1. Voorbereiding-dagvoorzitter-word

Voor trainers/Rol dagvoorzitter/Voorbereiding lokale bijeenkomst
Checklist voorbereiding lokale bijeenkomst
Je bent als dagvoorzitter betrokken bij een lokale bijeenkomst. Voor het slagen van deze bijeenkomst, is het
belangrijk dat je een aantal zaken grondig checkt. Onderstaande checklist helpt je daarbij. Deze checklist is
bedoeld om je bewust te maken van de diverse elementen die bij een bijeenkomst aan de orde (kunnen)
zijn. Al heb je niet overal antwoorden op, ze helpen je om jezelf gedegen voor te bereiden.
1. Je presentatie als onderdeel van Zorg Verandert.
 Waarom vindt deze bijeenkomst plaats?
 Wie besloot de bijeenkomst te organiseren?
 Wat is de agenda?
 Is er een verborgen agenda?
 Wat hoopt de (mede)organisator (zowel Zorg Verandert als de organiserende partij) te bereiken?
 Wat weet je zelf van de veranderingen in de zorg?
2. Het publiek
 Welke voorinformatie heb je over de doelgroep?
 Is het een bestaande of een nieuwe groep?
 Wat zijn de achtergronden van de aanwezigen?
 Wat vinden zij belangrijk/waar hebben zij behoeften aan?
 Wat verwachten zij van jou?
3. Groepsgrootte en karakter van de bijeenkomst
 Intiem (tot 10 personen): informeel en interactief. Een beamer of flip-over volstaat.
 Grote bijeenkomst (10-30): enigszins formeel. Afspraken over individuele bijdragen. Ruimte voor
improviseren.
 On stage (30-100): je gebruikt een podium, belichting en audiovisuele middelen. Improviseren tot een
minimum beperken.
 Theater (100+): je bent vertrouwd met de dynamiek van grote groepen. Je blijft je bewust van de sfeer
van het moment, zonder de doelstellingen uit het oog te verliezen. Professionele steun gebruiken en
deels achter de hand houden.
4. Vooruitziende blik
We leven in een wereld met diepgaande veranderingen. In elke serieuze presentatie wordt aandacht
besteed aan de mate van en de soort verandering rond het betreffende onderwerp. Ook de daaruit
voortvloeiende consequenties verdienen aandacht. Up-to-date zijn met jouw onderwerp is een must!
5. Actualiteit
Blijf tot aanvang van je presentatie op de hoogte van het nieuws. Ook nieuws is van invloed op de context
waarin de bijeenkomst plaatsvindt. Nieuws over de veranderingen in de zorg én relevant nieuws op lokaal
en wereldniveau. Bepaalde uitzonderlijke weersomstandigheden – zoals de val van de regering, of het
overlijden van een belangrijk persoon – vragen bij aanvang van je presentatie meer of minder aandacht.
6. Omstandigheden
Waar wordt de bijeenkomst gehouden? In wat voor soort ruimte? Met welke faciliteiten? Welke mate van
luxe en service zijn er beschikbaar? Is de gelegenheid goed toegankelijk? Welke voorzieningen zijn er? Heb
je enige invloed op wenselijke veranderingen (klimaat, storende elementen, catering, licht, e.d.)? Hoe is je
relatie met de organiserende partij? Wie zijn de gespreksbegeleiders?
7. De ‘kleur’ en ‘lading’ van het moment
Je hebt alles nauwkeurig voorbereid, maar ga ook niet voorbij aan de actuele sfeer en dynamiek binnen de
groep. Dit is de meest gemaakte misser, met soms verstrekkende gevolgen. Stel dus kort voor aanvang de
gemoedstoestand van je publiek vast (vermoeid, prikkelbaar, opgewonden, hongerig, e.d.). Erken deze
actuele realiteit en maak deze op een constructieve manier onderdeel van je presentatie.
8. Je eigen gemoedstoestand.
Wees onvoorwaardelijk en volledig bewust. En sta je eigen emoties (angst, teleurstelling, schaamte) en
fysieke sensaties (zweten, trillende stem, blozen) toe. Dat is vaak al de helft of soms de hele oplossing van
het ‘probleem’.
9. Neem de plaats van je publiek in.
Ga eens letterlijk op de stoel in de zaal van het publiek zitten. Dit kun je vooraf doen voordat de groep er is,
of tijdens de inloop. Het helpt om je te verplaatsen in je publiek. Dit kan ervoor zorgen dat het aangaan van
wezenlijk contact tijdens je eigen optreden vanzelfsprekender verloopt.
10. Wie heeft hier de leiding?
Met de vaardigheden die jij bezit, krijg je op een natuurlijke wijze je collega's (gespreksbegeleiders,
medeorganisatoren, spreker, bedienend personeel) aan jouw zijde. Kom wat eerder op je plaats van
bestemming en maak met oprechte belangstelling een praatje met de anderen. Met oprechte erkenning
van hun waardigheid zullen zij vanzelfsprekend en prettig met je samenwerken.