10.1 Brieven en e-mail

Koninklijke Nederlandse Natuurhistorische Vereniging
KNNV afdeling Delfland
Postbus 133
2600 AC DELFT
[email protected]
www.knnv.nl/afdelingDelfland
twitter: KNNVafdDelfland
facebook: KNNV-afdeling-Delfland
10.1 Brieven en e-mail
Geldig tot: december 2018
Functionaris
Secretaris
Naam
Cor Nonhof
Paraaf
wg
Voorzitter
Geert van Poelgeest
wg
De KNNV afdeling Delfland staat voor een natuurlijke leefomgeving, zie ook www.knnv.nl/afdelingDelfland
Voor de doelstellingen en het werkgebied, zie de website onder Vereniging www.knnv.nl/afdelingDelfland/Vereniging
1. Inleiding
De externe correspondentie vormt het visitekaartje van de KNNV. Het is daarom van belang
dat de brieven een verzorgd uiterlijk hebben en volgens een vaste stijl worden ingedeeld.
Ook bij interne correspondentie kan het van belang zijn dat de brief er verzorgd uitziet. Als
richtlijn kan aangehouden worden: alles wat gearchiveerd wordt, dient op 'net' papier
verzonden te worden.
2. Brieven
Er is een sjabloon voor brieven beschikbaar.
Zet de verstuurde brieven in het archief in Dropbox in de map van het Bestuur, zodat
iedereen ze kan nalezen.
Voor de detaillering van de lay-out van de brieven, zie de bijlage.
3. E-mail
Functionarissen van onze afdeling hebben een eigen e-mail account: afdeling/voorzitter,
secretaris, penningmeester, secretaris natuurstudie, secretaris natuurbescherming,
secretaris natuureducatie en duurzaamheid.
De handtekening onderaan de e-mail ziet er zo uit:
Cor Nonhof
Penningmeester KNNV afdeling Delfland
www.knnv.nl/afdelingDelfland
015 - 213 86 57
De KNNV afdeling Delfland staat voor een natuurlijke leefomgeving
Geef ons draagvlak met je lidmaatschap
Meestal kun je die van te voren als standaard of als optie invoeren.
Ook belangrijke e-mails moeten worden gearchiveerd in Dropbox in de map van het Bestuur,
zodat iedereen ze kan nalezen. Let op dat het format van Outlook niet door iedere lezer kan
worden geopend. Zet bij gebruik van Outlook de tekst in een word-document; let op dat er
een datum op staat.
10.01 Brieven en e-mail, KNNV afdeling Delfland, december 2015
2
Bijlage: Detaillering lay-out brief
Bij het ontwerp van de lay-out gaan we uit van het officiële briefpapier. Hierop staat het
volgende in de koptekst van de digitale versie.
o
o
rechts het KNNV-logo dit is 3,51 (b) x 3,3 (h), in groen,
links de naam voluit in Arial 8 punts en bold.
De verdere invulling ziet er als volgt uit:
o 1 x witregel,
o de naam van de afdeling (Arial 8 bold)
o het postbusnummer, en de postcode (Arial 8 bold)
o daarna het e-mail adres en de URL van de website (Arial 8 bold)
buiten de koptekst
o 2 of 3 witregels
De volgende tekst in Arial 10, 11 of 12 punts.
o Daaronder de datum, waarbij de maand voluit in letters wordt vermeld (geen
plaatsaanduiding dit staat reeds in het adres vermeld)
o Daaronder Onderwerp:
o Daaronder Kenmerk: b.v. POE 20152312; dit naar behoefte
o 1 x witregel
o Daaronder de naam van de geadresseerde (als deze persoon een functionaris is van een
organisatie noem dan deze organisatie en eventueel zijn functie in plaats van zijn naam)
o Daaronder straat en huisnummer
o Daaronder postcode en woonplaats (beide in hoofdletters; dit is TGP-regel)
o 2 x witregel
o Daarna Geachte (of Beste, wanneer het een informeel schrijven betreft) [naam van de
geadresseerde] gevolgd door een komma
o 1 x witregel
Hierna volgt de tekst van de brief. Een nieuwe alinea wordt steeds aangegeven door het
plaatsen van 1 witregel. Er wordt geen gebruik gemaakt van een inspring bij een nieuwe
alinea, dus alle regels beginnen vooraan de kantlijn.
Aan het einde van de brieftekst:
o 1 x witregel
o Hoogachtend (of Met vriendelijke groeten) gevolgd door een komma
o 3 of 4 x witregel (afhankelijk van de nog beschikbare ruimte)
o Naam van de eerste ondertekenaar (dit is meestal de opsteller van de brief, en indien
gewenst, zijn functie + telefoonnummer).
o Op dezelfde hoogte de naam van de tweede ondertekenaar (twee handtekeningen heeft
te maken met het feit dat we een vereniging zijn, dit heeft de notaris ons verteld bij het
vaststellen van de statuten). Dit is uiteraard uitsluitend voor externe correspondentie.
De tweede ondertekenaar wordt bepaald door de inhoudsopgave van het
Organisatiehandboek, de derde kolom).
In diverse gevallen kunnen uitgaande brieven door één persoon worden ondertekend
(bijvoorbeeld bij de tentoonstellingen) maar dat is geregeld in de betreffende paragraaf van
die activiteit.
10.01 Brieven en e-mail, KNNV afdeling Delfland, december 2015
3
Bij het aangaan van verplichtingen of bij belangrijke stukken wordt altijd door twee personen
getekend.
Uitsluitend door het bestuur kunnen financiële verplichtingen worden aangegaan.
Wanneer een brief langer is dan 1 bladzijde moet deze een voettekst hebben
de volgorde is:
Naam brief (= onderwerp), KNNV afdeling Delfland, datum
paginanummer
(8 punts, Times New Roman)
Wanneer je een kopie van de brief ter kennisname aan iemand stuurt (Copie conform,
afgekort Cc), vermeld dan diens naam of functie onderaan de brief:
(minimaal) 1 x witregel
Cc: [naam van degene die de kopie krijgt]
Stuur altijd een afschrift aan het secretariaat.
Als de brief vergezeld gaat van een of meer bijlagen, volsta je met onderaan te vermelden:
(minimaal) 1 x witregel
Bijlage: 1 (of, indien het meerdere bijlagen zijn)
Bijlagen: [aantal, meer dan 1]
Je moet op deze plaats de aard van de bijlage(n) niet vermelden.
In de voetnoot van elke brief staat een verwijzing naar onze website:
De KNNV afdeling Delfland staat voor een natuurlijke leefomgeving, zie ook www.knnv.nl/afdelingDelfland
Voor de doelstellingen en het werkgebied, zie de website onder Vereniging www.knnv.nl/afdelingDelfland/Vereniging
In 8 punts, Times New Roman.
10.01 Brieven en e-mail, KNNV afdeling Delfland, december 2015
4