Export Control Assurance

Export Control
Assurance
Nederland is bereid om met andere
landen samen te werken aan de
productie, instandhouding en
doorontwikkeling van de ‘Joint Strike
Fighter’. Hiermee verbinden zowel
de Nederlandse overheid als de
toeleveranciers zich aan de Amerikaanse
Export Control wet- en regelgeving.
Ghislaine Gillessen, Assurance
1. Inleiding
Exportregels zijn ontstaan om de veiligheid en handel
van de Verenigde Staten te beschermen. De Export
Control wet- en regelgeving gaat over het vervoeren van
militaire producten en technologieën. Voor defensie- en
luchtvaartgerelateerde bedrijven is het naleven van deze
regels belangrijk. Non-compliance kan namelijk leiden tot
aanzienlijke boetes en gevangenisstraffen voor het bedrijf
Samenwerking met de Verenigde Staten
In 2001 werd in de Verenigde Staten groen licht
gegeven voor de ontwikkeling van de ‘Joint Strike
Fighter’, JSF ofwel de F-35 Lightning II. Een jaar later
tekende Nederland voor deelname aan dit ontwikkelprogramma. Eind 2006 heeft Nederland vervolgens
toegezegd om samen met de Verenigde Staten
en de partnerlanden te werken aan de productie,
instandhouding en doorontwikkeling van de JSF.
Ondanks het politieke debat zijn de Nederlandse
overheid en ondernemingen voortdurend bezig op dit
gebied. Het is daarom essentieel in dit soort samenwerkingsverbanden tussen overheidsorganen en
private ondernemingen te opereren zonder daarbij de
bepalingen in de exportregels te overtreden. Dit geldt
bijvoorbeeld ook voor de Apache, Chinook en NH-90.
46
en de betrokken individuen. Aan de andere kant zijn er ook
concurrentievoordelen. Immers, compliance garandeert een
bepaalde mate van betrouwbaarheid voor de zakenpartner.
Export Control raakt niet alleen de fabrieken binnen de
defensie- en luchtvaartindustrie; het raakt de volledige
bedrijfsketen van kapitaal, kennis, machines en mensen over
verschillende sectoren, bijvoorbeeld de logistieke, telecommunicatie en chemische sector. Dit houdt in dat bijvoorbeeld
een zogenoemd ‘track & trace’-systeem, voor het vervoer
van de ene partij naar de andere partij, gebruikt kan worden.
Daarnaast wordt het uitwisselen van gegevens (onder
andere door mondelinge communicatie, e-mails, marketingbrochures en exposities op beurzen) gezien als een export.
2. Export Control wet- en regelgeving
Export Control wet- en regelgeving bestaat onder andere
uit International Traffic in Arms Regulations (ITAR) en
Export Administration Regulations (EAR). Exportregels zijn
in de negentiende eeuw ontstaan om de veiligheid en de
Amerikaanse handel te beschermen. Deze rechtsregels gaan
over het vervoeren van militaire producten en technologieën.
Dit betekent in de praktijk dat er bijvoorbeeld screeningprocedures dienen te zijn voor landen, organisaties en
mensen. Voor defensie- en veiligheidsgerelateerde bedrijven,
zoals op het gebied van logistiek, productie, technologie,
PricewaterhouseCoopers
dienstverlening en communicatie, is het belangrijk op de
hoogte te zijn van deze regels. Zo bepaalt de Amerikaanse
wetgeving of een product van Amerikaanse oorsprong kan
worden uitgevoerd uit Europa. Voor bedrijven is het dan ook
belangrijk om vast te stellen of een product dat in Europa
geproduceerd is, onderworpen is aan de bepalingen van de
Amerikaanse exportregelgeving en of dit product mag worden
vervoerd naar een bepaald persoon of een bepaald land van
bestemming. Schending van deze regels zorgt ervoor dat een
bedrijf op een zwarte lijst wordt geplaatst. Voor bedrijven die
zaken doen in de Verenigde Staten of aan de Amerikaanse
beurs zijn genoteerd, kan dit ernstige gevolgen hebben, zoals
uitsluiting van de Amerikaanse markt, boetes (tot US$1m per
overtreding) of gevangenisstraf (tot tien jaar voor individuen).
Het bovenstaande heeft directe financiële consequenties en
daarmee ook consequenties voor de aandeelhouderswaarde
van ondernemingen. Non-compliance kan de continuïteit van
ondernemingen serieus in gevaar brengen.
Casus: Export Control Assurance in de
praktijk
Samenvatting
Dit artikel gaat in op internationale luchtvaartprogramma’s, zoals de ‘Joint Strike Fighter’, de
Amerikaanse Export Control wet- en regel­
geving en de praktische invulling daarvan voor
Nederlandse ondernemingen. Aan de orde
komen samenwerkingsconstructies, export­regels
en het Export Control raamwerk. Ten slotte
wordt kort de taak van de assuranceleverancier
beschreven.
Tegelijkertijd zijn er ook concurrentievoordelen. Immers,
compliance garandeert een bepaalde mate van betrouwbaarheid voor de zakenpartner. Bedrijven die kunnen
aantonen dat zij voldoen aan de Amerikaanse exportregels
creëren zo een sterkere onderhandelingspositie.
In het kader links staat een casus van Export Control
Assurance in de praktijk.
Casus ‘nulmeting’
3. Export Control raamwerk
Probleemstelling
Het management van een onderneming stelt zich de
vraag in welke mate de interne-beheersingsmaatregelen rondom de in- en export van producten en
technologieën voldoen aan de van toepassing zijnde
Amerikaanse Export Control wet- en regelgeving.
Hoe wordt de Export Control wet- en regelgeving nu
in de praktijk gebracht? Export Control compliance
is een onlosmakelijk verbonden onderdeel van het
interne-beheersingscontroleraamwerk of het ondernemingscontroleraamwerk. De organisatie is immers niet ‘in control’
indien een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering,
Export Control compliance, niet is geborgd in de ondernemingsystemen. Het ambitieniveau hiervan en de wijze van
aansturing is voor iedere onderneming anders. Dat verklaart
dan ook dat er niet zoiets bestaat als een standaard Export
Control raamwerk.
Oplossing
De assuranceleverancier maakt samen met een
multidisciplinair team gebruik van benchmarkingtools
en -methoden. In die benchmark wordt onder andere
gekeken naar de structuur, naar de manier waarop
de processen georganiseerd zijn en naar hoe het er
in de dagelijkse praktijk aan toegaat. Ten slotte wordt
gekeken of de mensen in de organisatie zich bewust
zijn van de exportregels en hoe ze deze beleven.
Resultaat
Een dergelijke nulmeting geeft aan wat goed gaat en
wat beter kan in de vorm van concrete verbetervoorstellen, ‘industrie standards’ en ‘best practices’ met
betrekking tot de interne-beheersingsmaatregelen
van de exportregels.
Spotlight Jaargang 16 - 2009 | Uitgave 4
Een Export Control raamwerk identificeert de relaties tussen
de ondernemingsrisico’s en de interne-beheersingsmaatregelen op het gebied van de exportregels. Op deze manier
maakt het model de volgende componenten overzichtelijk:
• Interne omgeving
De interne omgeving omvat de toon van een organisatie
en stelt de mate waarin Export Control risico’s worden
genomen. Het gaat hier om de manier waarop de
mensen van een onderneming de risico’s aanpakken,
inclusief integriteit en ethische normen en waarden.
Het bevorderen en borgen van normen en waarden met
47
gedragscodes betekent aandacht besteden aan de
cultuur van ondernemingen. Denk hier aan het tonen van
voorbeeldgedrag, het aanspreken op elkaars gedrag en
commitment van het management ten aanzien van de
relevante wet- en regelgeving.
• Beoordeling risico’s
Met het model is een beoordeling van de geïdentificeerde
Export Control risico’s mogelijk (waarschijnlijkheid dat het
risico zich zal voordoen en de gevolgen indien het zich
voordoet). Wat is bijvoorbeeld het risico dat zaken wordt
gedaan met landen waar embargo op rust? Of: wat is het
risico dat personeel ‘non-compliant’ handelt?
• Procedures en organisatorische maatregelen
De beheersingsactiviteiten geven de procedures en
organisatorische maatregelen weer om te waarborgen
dat reacties op risico effectief worden uitgevoerd, waarbij
ruimte bestaat om passende maatregelen te nemen als
het toch mis mocht gaan. Zo is ‘screening’ van partijen
die betrokken zijn bij een transactie, een belangrijke
maatregel. Een compliancehandboek is een onmisbaar
onderdeel van de organisatie en legt de regels die van
toepassing zijn (zowel wetgeving als eigen regels van de
organisatie), normen en procedures in begrijpelijke taal
uit.
• Informatie en communicatie
Het model maakt informatie en communicatie naar
externe en interne belanghebbenden overzichtelijk. Door
actief met de regels bezig te zijn, bijvoorbeeld tijdens
een interactieve workshop of discussiemiddag, krijgen
werknemers de regelgeving goed tussen de oren. Een
aansprekend communicatietraject waarborgt dat de
organisatie ook daadwerkelijk effectief is.
Voorbeelden exportcontrolemaatregelen
Voorbeelden van exportcontrolemaatregelen zijn het
opzetten van een complianceoffice, het organiseren
van bewustwordingstrainingen, het ondertekenen van
‘non-disclosure agreements’ het centraal beheren
van contracten, het garanderen van een veilige
samenwerking zoals toegangscontrole tot gevoelige digitale inhoud – wapenontwerpen, fabrieken,
software, onderzoek, productie en besturingsdetails.
4. Ten slotte
De Amerikaanse Export Control wet- en regelgeving is
complex, maar het voldoen hieraan is een randvoorwaarde.
Voor het verwerven van nieuwe contracten is het van belang
dat de interne-beheersingsmaatregelen rondom de exportregels op orde zijn. Non-compliance kan het voortbestaan
van ondernemingen serieus in gevaar brengen. Er is dus
werk aan de winkel, vooral voor de ondernemer maar ook
voor de assuranceleverancier die de evaluatie van wat
al goed gaat en wat nog beter kan, inzichtelijk maakt en
aanbevelingen geeft. Belangrijk zijn de prioriteitstelling en
de eventuele impact van de bevindingen. Het is de taak
van de assuranceleverancier om hier proactief over mee te
denken, maar de daadwerkelijke keuze en implementatie
van de oplossing blijft de verantwoordelijkheid van het
management.
• Monitoring
Ook monitoring wordt overzichtelijk. Dit is van belang om
het gedrag van mensen in het kader van de naleving van
de exportregels in de juiste richting te sturen en om vast
te stellen dat continu voldaan wordt aan de relevante weten regelgeving op het terrein van export van goederen,
diensten en technologieën. Om te zorgen dat compliance
geen eendagsvlieg is maar tot een blijvende competentie
uitgroeit, kan een organisatie bijvoorbeeld compliance­
doelstellingen in de jaarplannen opnemen. Met een
doordacht monitoringsysteem ten slotte kan compliance
binnen de organisatie ook meetbaar gemaakt worden en
kunnen organisaties het beleid bijstellen waar nodig.
48
PricewaterhouseCoopers