Beleidsplan USV Hercules 2009-2013

Verenigingsplan USV Hercules 2009-2013
Verenigingsplan USV Hercules
2009-2013
“ontdek je talent”
15 april 2009
1
Verenigingsplan USV Hercules 2009-2013
2
Inhoudsopgave
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Visie en ambitie........................................................................ 3
Interne analyse ........................................................................ 3
Externe analyse ....................................................................... 5
Strategische keuzes .................................................................. 6
Financiën ................................................................................. 8
Actieplanplan 2009 ................................................................... 9
15 april 2009
Verenigingsplan USV Hercules 2009-2013
1.
3
Visie en ambitie
USV Hercules wil een kwalitatief goed bekend staande Utrechtse Omnivereniging zijn,
waarbij prestatief en recreatief sporten mogelijk is, maar waar meer te doen valt dan
sporten alleen. Het is een sportvereniging voor jong en oud, voor leden die hart hebben
voor de vereniging en een gezellige en veilige plek voor ontmoetingen en contact.
Een vereniging met een omvang zoals Hercules vergt de nodige aandacht. Zowel wat
betreft de organisatie, het sportaanbod, het technisch beleid, de accommodatie maar ook
voor een goede financiële onderbouwing om al de plannen te kunnen financieren. Ambitie
is er genoeg. Dat is terug te lezen in de plannen van de verschillende afdelingen.
Belangrijk is om die ambities op elkaar af te stemmen en in te passen in een
verenigingsbreed plan. Kwaliteit staat hierbij voorop. Dit betekent samengevat dat de
komende jaren de volgende punten extra aandacht krijgen:






Verbeteren van de interne communicatie
Verdere professionalisering van de organisatie
Ouders en leden (nog meer) betrekken bij de verenigingsactiviteiten
Verbeteren van de accommodatie
Aandacht voor de vele vrijwilligers
Aandacht voor de vele talenten en ruimte bieden om die te ontwikkelen
In paragraaf 2 en 3 is een analyse gemaakt voor de vereniging. Op basis van de analyse
zijn in paragraaf 4 de belangrijkste keuzes op een rijtje gezet. In paragraaf 5 worden de
uitgangspunten van de financiën beschreven. Paragraaf 6 is het actieplan 2009/2010
2.
Interne analyse
2.1
Aantal leden
Met ruim 2500 leden is USV Hercules op haar huidige locatie gekomen aan de grenzen
van de groei. De capaciteit van de voetbalvelden en het aantal tennisbanen is
onvoldoende om iedereen lid te kunnen maken. Dit betekent dat de afdelingen Tennis en
Voetbal een wachtlijst hebben voor de jeugd. Een beperkte groei is nog mogelijk op de
zondag bij de afdeling Voetbal en bij de afdeling Badminton. Het aantal leden bij de
afdeling Cricket is wat teruggelopen en dus is daar nog voldoende ruimte tot groei.
2.2
Sportaanbod
Hercules heeft een redelijk breed sport aanbod, te weten veldvoetbal, zaalvoetbal,
tennis, cricket, badminton en goalbal. Gezien het beperkte sportaanbod in de zomer zijn
er mogelijkheden voor nieuwe sporten, maar dat mag niet ten koste gaan van het
huidige sportaanbod. Toch moet te allen tijde in de gaten worden gehouden in hoeverre
het huidige sportaanbod voldoet en zullen er criteria opgesteld moeten worden
aangaande het bestaansrecht van de verschillende afdelingen.
2.3
Vrijwilligers
Een sportvereniging wordt gedragen door de leden en de vele vrijwilligers die zich
dagelijks inzetten om alles goed te laten verlopen. Hercules beschikt over veel
vrijwilligers. Maar toch moet, gezien de huidige en nog toenemende omvang van de
vereniging en de vele werkzaamheden die verricht moeten worden, de vraag gesteld
worden of bepaalde cruciale plaatsen niet ingevuld moeten worden door betaalde
krachten. Op dit moment is de ledenadministratie geheel uitbesteed en is er parttime een
verenigingsmanager werkzaam naast een hoofd opleiding. Ook de uitbating van het
paviljoen is uitbesteed. Er zal in kaart gebracht moeten welke plekken cruciaal zijn voor
de continuïteit van de vereniging en welke structurele werkzaamheden moeilijk in te
vullen zijn door vrijwilligers.
15 april 2009
Verenigingsplan USV Hercules 2009-2013
4
2.4
Talentontwikkeling
Talentontwikkeling is belangrijk bij USV Hercules. Talentontwikkeling moet dan ook breed
worden gezien en niet alleen op het sportveld. Het opleiden van (jeugd)trainers,
scheidsrechters, teambegeleiders behoort hier ook toe. Elke afdeling heeft wel plannen
ontwikkeld om talentenvolle jeugdspelers verder te begeleiden. Het doel moet zijn om
eigen talenten te ontwikkelen en niet van buiten aan te trekken.
2.5
Topsport of niet
Binnen de afdelingen is er zeker ambitie om zo hoog mogelijk te spelen. Dit is een
gezonde houding. Dit uit zich o.a. door een samenwerkingverband met PSV, het
aantrekken van een topspeler als trainer bij Badminton of de ambitie van de afdeling
Cricket om in de hoofdklasse te willen spelen. In de meeste gevallen kost dat geld. Dit
betekent dat er duidelijke voorwaarden gesteld moeten hoe de gelden over de
verschillende afdelingen verdeeld moeten worden, maar ook duidelijke richtlijnen hoe we
deze ambities willen realiseren. Bij het beschikbaar stellen van financiële middelen zal
het uitgangspunt zijn dat de breedtesport niet mag lijden onder de ambities van de
activiteiten ten behoeve van de topsport. Bovendien mag het niet zo zijn dat, eventueel
met behulp van sponsoren, talentvolle spelers van andere verenigingen binnen worden
gehaald indien dit ten koste gaat van eigen leden.
2.6
Belang van jeugd
Het zal duidelijk zijn dat een goede jeugdafdeling cruciaal is voor een gezonde
sportvereniging. De jeugd is het hart van de vereniging, maar we moeten ons hierop niet
blindstaren. Het is zeker belangrijk dat de jeugd, als ze seniorlid worden, blijven sporten
bij Hercules. Bijzonder aandacht moet er komen in de overgang van junior naar senior
(voor velen een belangrijk afhaakmoment) en naar een goede leeftijdopbouw, zowel bij
de jeugd als bij de senioren.
2.7
Complex
Hercules huurt de voetbalvelden van de gemeente, maar een groot gedeelte van het
complex is eigendom. Een vereniging met zoveel sporters stelt hoge eisen aan het
complex en de inrichting ervan. Hercules mag zich gelukkig prijzen met eigen
tennisvelden, een eigen sporthal en het nieuwe paviljoen straalt een modern jasje uit.
Maar toch zijn er heel wat knelpunten: te weinig kleedkamers, matige sanitaire
voorzieningen, te weinig parkeervoorzieningen, te weinig voorzieningen voor ontvangst
en vergaderingen. Dit zal deels opgelost moeten worden door de Gemeente. Daarnaast
zijn er plannen om het paviljoen verder uit te breiden. Een eerste inventarisatie onder de
afdelingen heeft al plaats gevonden. Uitgangspunt moet zijn: multifunctioneel, optimale
bezettingsgraad en financiële dekking door verhuur aan derden (voorbeeld hiervan is
Trias en Mik Mak).
2.8
Verenigingbrede activiteiten
Hoewel Hercules een onminvereniging is worden de meeste activiteiten vanuit de
afdelingen georganiseerd en door de ‘eigen’ afdelingsleden bezocht. Enerzijds ook heel
natuurlijk, maar aan de andere kant blijft de uitdaging bestaan om activiteiten te
organiseren die door alle leden bezocht kunnen worden om op deze manier het
“Herculesgevoel’ in stand te houden en een verdere integratie tot stand te brengen.
Gelukkig zijn er initiatieven die hierop gericht zijn (zoals het Sinterklaasfeest), maar
enige creativiteit is zeker gewenst.
Hercules kent ook vele commissies en ‘clubjes’ die actief zijn binnen de vereniging. Allen
met een specifiek doel om het nog leuker, gezelliger en beter te maken. Dit alles moet
wel gebeuren onder de vlag van Hercules en onder de verantwoordelijkheid van het
bestuur.
15 april 2009
Verenigingsplan USV Hercules 2009-2013
5
2.9
Communicatie
Een goede interne communicatie is cruciaal binnen een vereniging met zoveel leden. De
afgelopen jaren zijn de communicatiemiddelen en –mogelijkheden (vooral door internet)
enorm toegenomen. Hoe belangrijk het gebruik hiervan is valt af te lezen aan de
sponsorafspraken die op basis van het bereik gemaakt worden. Binnen een vereniging
moeten de verschillende geledingen goed geïnformeerd worden: ouders, leden, besturen,
commissies, vrijwilligers, technisch kader. Al deze mensen moeten up-to-date informatie
hebben om goed te kunnen sporten, om goed te kunnen functioneren maar ook om zich
betrokken te blijven voelen bij de vereniging. Dit moet dus goed georganiseerd en
begeleid worden. Te denken valt aan een aparte PR-functionaris die dit kan coördineren.
2.10 Financiën
USV Hercules is op dit moment een financieel gezonde vereniging. Er is gekozen voor een
centraal financieel beleid. Afdelingen dienen nog wel hun (deel)begroting in. Het
financieel kader is opgebouwd uit contributie, exploitatie/verhuur, subsidies, sponsoring
en schenking. Vooral de post exploitatie/verhuur neemt in belang toe. Op dit moment
mag Hercules zich verheugen op een groot aantal sponsors. Zij zorgen ervoor dat veel
extra dingen mogelijk kunnen worden.
3.
Externe analyse
3.1
Demografische ontwikkelingen
Nederland is een van de weinige landen uiteindelijk de bevolking niet groeit en ook niet
krimpt. Tot 2035 vindt er groei plaats tot 17 miljoen inwoners en daarna daalt de
bevolkingsomvang. In 2050 ligt de prognose op 16,8 miljoen inwoners. Forse
verschuivingen in de spreiding van de bevolking gaan zich voordoen. De bevolkingsgroei
zal onder andere rondom de stad Utrecht te zien zijn. Onder andere in wijken zoals
Leidsche Rijn. Hercules is een echte Utrechtse onminvereniging waarbij nu een belangrijk
gedeelte van haar leden uit de Noord-Oost kant van Utrecht komen. Dit geldt zeker voor
de jeugd. Veel leden komen uit de wijken Tuindorp, Tuinwijk en Voordorp. De
bevolkingsomvang van Utrecht Noord-Oost blijft stabiel op ca. 35.000 inwoners, waarvan
Tuindorp en Voordorp ca. 14.000 (7.000 huishoudens). Het aantal kinderen in Utrecht
neemt niet af. In Tuindorp en Voordorp is 18% jonger dan 14 jaar. Dit percentage blijft
de komende 10 jaar constant. In deze wijken is de grootste groei de komende 10 jaar te
vinden in het aantal mensen tussen de 55 en 64 jaar (stijging van 23%).
3.2
Plannen Veemarkt
Op 6 juni 2008 besloot het College van B&W, dat de huidige activiteiten op het terrein
per 1 januari 2011 worden gestopt. Op het terrein zullen circa 500 woningen worden
gebouwd, waarvan 40 % uit sociale huur en koop zal bestaan. Het aantal mensen in de
buurt van Hercules groeit daarmee ca. 7%.
3.3
Gemeentelijk beleid op gebied van integratie
Hoewel we onvoldoende weten van het beleid is duidelijk dat de Noord-Oost kant van
Utrecht relatief weinig inwoners van allochtone afkomt kent (20%), Tuindorp en
Voordorp behoren tot de wijken met de minste inwoners van allochtone afkomst (16%).
Plannen op het gebied van integratie zullen derhalve niet in eerste instantie gericht zijn
op deze kant van de stad.
3.4
Inzet op jeugd en wijk
Het ministerie van VWS heeft de BOS-impuls in het leven geroepen als reactie op
verschillende initiatieven in het land waarbij organisaties op het gebied van sport
samenwerken met onderwijs en/of buurtorganisaties. De BOS-impuls, waarbij BOS staat
voor buurt, onderwijs en sport, sluit aan op de in 1999 gestarte breedtesportimpuls
(BSI). Gemeenten die samen met buurt-, onderwijs- en sportorganisaties sportieve
activiteiten organiseren voor (kwetsbare) jongeren, kunnen sinds 2005 hiervoor een
15 april 2009
Verenigingsplan USV Hercules 2009-2013
6
financiële bijdrage krijgen. Het is voor Hercules zaak de mogelijkheden hier in rol in te
spelen te verkennen.
3.5
Technologie
Technologische ontwikkelingen maken het mogelijk om in interne bedrijfsprocessen te
optimaliseren. Zeker betekenen de internetmogelijkheden kansen voor optimalisering
van de interne- en externe communicatie.
3.6
Normen en waarden en vandalisme
De normen en waarden in de maatschappij zie je direct terug op en rond de velden.
Ouders en toeschouwers die schelden langs de kant staan, verruwing op het veld,
vernielingen in de kleedkamer en weinig begrip en tolerantie. Het zal duidelijk zijn dat
ook Hercules hier niet aan ontkomt. Aan ouders en eigen leden zal duidelijk gemaakt
moeten wat wel en niet op en rond het sportveld wordt getolereerd, maar ook wat men
van elkaar mag verwachten als lid en/of bezoeker van Hercules en dat men daar ook op
aangesproken mag worden.
Hoewel er op dit moment relatief weinig vandalisme bij Hercules voor komt zien we wel
een stijgende tendens naar meer vandalisme in Nederland. Hercules zal ook hiermee
geconfronteerd worden en het is dus zaak om hier proactief beleid op te maken.
3.7
Individualisering
De afgelopen decennia worden gekenmerkt door toename van individualisme en
consumentisme. Sporters komen steeds meer om uitsluitend te sporten en sociale
verbondenheid wordt minder. Men stelt zich steeds meer op als consument. Toch blijft de
sociale verbondenheid een belangrijke hoeksteen voor een sportclub en met name in
tijden waarin het economisch wat minder goed gaat worden deze verbindingen weer
belangrijker. Aan leden moet duidelijk worden gemaakt dat men lid wordt van een
vereniging en dat dat bepaalde verplichtingen met zich meebrengt
3.8
Populariteit huidige sportaanbod Hercules
Geconstateerd moet worden dat op meisjesvoetbal na de populariteit van de sporten die
bij Hercules over heel Nederland gezien niet groeit. Zowel bij cricket als badminton daalt
het aantal. Er is wel een cultuur ontstaan dat sporten gezond is, zowel bij kinderen als bij
de groep 25-40 jaar, maar ook bij de groep ouder dan 45 jaar. Men wil wel uit een
gedifferentieerd sportaanbod kunnen kiezen.
4.
Strategische keuzes
4.1
Sporters en sportaanbod
USV Hercules realiseert zich dat op de huidige locatie de groeipotentie zeer beperkt is.
Pas als uitgeweken wordt naar een andere locatie kan het aantal sporters toenemen. De
demografische omstandigheden en de plannen op het veemarktterrein zijn zodanig dat
7% groei in het aantal sporters bij huidige sporten mogelijk is. Ook kan het aantal
binnen- en buitenporten dan worden uitgebreid, waardoor verdere groei gerealiseerd kan
worden en een gedifferentieerder sportaanbod mogelijk wordt. Een voorwaarde is dat de
locatie wel in de Noord-Oosthoek van Utrecht moet zijn. Het kan dan gaan om complete
verhuizing of om gedeeltelijk uitbreiding op het veemarktterrein. Vooral deze laatste
variant is een optie die verkend moet morden. Belangrijk is hierover vroegtijdig met de
gemeente in contact te treden. Verhuizing is trouwens alleen dan interessant als de
gemeente een en ander faciliteert.
De strategische keuze is om de komende jaren kwaliteitsverbetering van de organisatie
en faciliteiten voorop te stellen. In overleg met de Gemeente moeten knelpunten waar
mogelijk worden opgelost. Verder zal het paviljoen en de kleedkamers worden uitgebreid.
Daarnaast zal geprobeerd worden om wat te groeien door de bestaande capaciteit zo
optimaal en zo creatief mogelijk te benutten (een voorbeeld hiervan is een
15 april 2009
Verenigingsplan USV Hercules 2009-2013
7
voetbalcompetitie van 7 tegen 7 spelers op de vrijdagavond). In het bijzonder voor de
sterk groeiende groep in de leeftijd 55-64 jaar zouden meer activiteiten geboden kunnen
worden in de ‘daluren’. Ook activiteiten gericht op jeugd en wijk zouden in dit kader
verder onderzocht kunnen worden.
Het huidige sportaanbod van voetbal, cricket, tennis, badminton, zaalvoetbal en goalbal
blijft bestaan, maar er zullen wel criteria opgesteld moeten worden over bestaansrecht
en financiële kaders. Er zal op deze locatie niet actief gezocht worden naar andere
sporten. Wel zullen vragen van sporten voor minder validen serieus op haalbaarheid
worden bekeken. Verder zullen er duidelijke afspraken worden gemaakt over
mogelijkheden voor topsport bij afdelingen. Bij het beschikbaar stellen van financiële
middelen zal het uitgangspunt zijn dat de breedtesport niet mag lijden onder de ambities
van de activiteiten ten behoeve van de topsport. Bovendien mag het niet zo zijn dat,
eventueel met behulp van sponsoren, talentvolle spelers van andere verenigingen binnen
worden gehaald, indien dit ten koste gaat van eigen leden.
Hercules kiest er voor een vereniging te zijn voor zowel jeugd als senioren. Er wordt zal
een integraal jeugdplan worden gemaakt met accent op: talentontwikkeling van eigen
jeugdleden, de overgang van junioren naar senioren en samenhang tussen de
verschillende afdelingen. Ook voor het opleiden van (jeugd)trainers, scheidsrechters,
teambegeleiders zal een plan gemaakt worden. Daarnaast zal een plan opgesteld worden
gericht op de groeiende doelgroep 55+ers.
Hercules is een vereniging. Huidige en toekomstige leden zal duidelijk gemaakt worden
dat ze lid zijn van een vereniging en wat de verplichtingen zijn die daarmee
samenhangen. Ook zullen de ‘clubjes’ extra aandacht krijgen. Veel activiteiten worden
door de afdelingen zelf voor de leden georganiseerd, maar afdelingsoverschrijdende
activiteiten zullen extra gestimuleerd worden.
Aan ouders en eigen leden zal duidelijk gemaakt moeten wat wel en niet op en rond het
sportveld wordt getolereerd, maar ook wat men van elkaar mag verwachten als lid en/of
bezoeker van Hercules en dat men daar ook op aangesproken mag worden. Ten aanzien
van mogelijk vandalisme wordt beleid gemaakt.
De sportoverschrijdende activiteiten zoals kinderopvangfaciliteiten blijven gehandhaafd.
Hercules zal nagaan wat haar rol de komend jaren kan zijn voor kinderen in de
buitenschoolse tijd en hoe samengewerkt kan worden met andere organisaties, zoals
‘brede scholen’(forumscholen). Ook zal nagegaan worden hoe Hercules haar rol in de wijk
kan vergroten. Vroegtijdig overleg met gemeente is daarbij van belang.
4.2
Organisatie
Een goede continuïteit is essentieel voor een vereniging met een dergelijke omvang. Dit
kan betekenen dat bepaalde werkzaamheden of cruciale plaatsen geprofessionaliseerd
moeten worden omdat dit niet langer door vrijwilligers op een goede manier
gewaarborgd kan worden. USV Hercules mag zich gelukkig prijzen met een groot aantal
vrijwilligers, maar er zullen beslissingen moeten worden genomen welke functies
eventueel geprofessionaliseerd of uitbesteed zullen worden. Inmiddels is op part time
basis een verenigingsmanager aangesteld naast het hoofd jeugdopleiding. Verder kan
gedacht worden aan bijvoorbeeld een pr-functionaris.
Het vrijwilligersbeleid zal verder ontwikkeld en ingevuld moeten worden. Dit beleid zal er
op gericht zijn om de openstaande functies in kaart te brengen, aantal vrijwilligers te
vergroten (evt. eisen stellen aan lidmaatschap). Tevens worden en plan gemaakt om de
betrokkenheid van leden en ouders bij de vereniging te verhogen.
15 april 2009
Verenigingsplan USV Hercules 2009-2013
8
Er zal een communicatieplan worden opgesteld gericht op de leden, oud-leden, gemeente
en omgeving. Voor uitvoering van het plan zullen extra gelden beschikbaar gesteld
worden. Tevens krijgt een lid van het hoofdbestuur het pr-beleid specifiek in zijn
portefeuille en wordt een pr-functionaris voor de vereniging aangesteld (betaald of
onbetaald).
5.
Financiën
5.1
Algemene uitgangspunten administratieve organisatie
Het is van belang dat Hercules een financieel onafhankelijke en gezonde vereniging blijft.
Gezien de complexiteit van de vereniging en de relatie met de Stichting Beheer is het
moeilijk om hier ratio’s op los te laten, maar we streven wel naar:
Onafhankelijk: Dat betekent dat de kosten van het huidige sportaanbod voor het
grootste deel betaald moet kunnen worden uit reguliere contributiebijdragen en pacht
van het paviljoen. (ratio: contributie+pacht/totale inkomsten> 60%).
Gezond: De liquiditeitsratio (current ratio) > 1 te zijn zodat te allen tijde aan
kortlopende verplichtingen voldaan kan worden. Ook is er een minimum verhouding
tussen Eigen vermogen en Vreemd vermogen vastgesteld op > 2,5 (solvabiliteit). Dit is
belangrijk als men vreemd vermogen aan wil kunnen trekken. De doelstelling van het
eigen vermogen is om als buffer te dienen om onverwachte tegenvallers te kunnen
opvangen en de continuïteit van de organisatie veilig te stellen. Het eigen vermogen van
organisaties zonder winststreven kan slechts worden besteed aan de doelstellingen
waarvoor de organisatie in het leven is geroepen.
Het hoofdbestuur is verantwoordelijk om alle sportfaciliteiten in stand te houden
(paviljoen, kleedkamers, zaal enz.) en te vernieuwen. Afdelingen kunnen wel verzoeken
in dit kader indienen.
Allerlei initiatieven zullen projectmatig worden aangepakt met een sluitende financiering.
Vaak zal daarbij extra financiering en subsidies nodig zijn.
Financiële aansprakelijkheid bestuurders wordt geregeld en de administratieve
organisatie wordt vastgelegd in een financieel statuut
5.2
planning en control
Iedere afdeling van Hercules maakt in het najaar een afdelingsplan met een daarbij
behorende begroting. Op deze begroting staan de geplande uitgaven en een planning
voor het aantal leden. Deze wordt, na de afdelingsleden de kans te hebben gegeven te
reageren op de plannen, ingediend bij het Hoofdbestuur. Als deze akkoord is zal de
afdelingsbegroting door de penningmeester van het HB in de totaalbegroting van
Hercules worden verwerkt. Om de afdelingsbegroting goed te keuren worden een aantal
criteria vastgesteld. Zo wordt er een ratio afdelingsuitgaven/aantal leden gehanteerd,
wat echter niet voor iedere afdeling hetzelfde hoeft te zijn.
De penningmeester stelt de contributie voor. De verenigingsbegroting wordt in het najaar
aan de ALV gepresenteerd ter goedkeuring. Iedere afdeling heeft een eigen
penningmeester die de uitgaven registreert en verantwoordelijk is dat men binnen die
begroting blijft. Overschrijding van de begroting van een afdeling behoeft de
voorafgaande goedkeuring van het hoofdbestuur. Tevens worden de
afdelingspenningmeesters geacht bepaalde betalingen zelf te doen. Aan het einde van
het jaar rapporteert de afdelingspenningmeester aan de afdelingsleden en het HB de
realisatie versus begroting.
15 april 2009
Verenigingsplan USV Hercules 2009-2013
9
De rol van penningmeester van het hoofdbestuur wordt die van controller. Hij stuurt
tussentijds de afdelingen bij als begrotingen mogelijk overschreden worden. Tevens
stuurt hij/zij het administratiekantoor aan, die de boekingen doet en de rekeningen
verstuurt en de centraleledenadministratie.
Na afloop van het jaar wordt het algemene jaarverslag gemaakt en in het voorjaar aan
de ALV ter goedkeuring voorgelegd. De kascommissie heeft een controlerende functie.
Het is van belang dat jaarlijks zowel de begroting als het jaarverslag inzichtelijk aan de
leden wordt gepresenteerd. Gezien de verwevenheid met de Stichting Beheer worden om
Btw-technische reden veel inkopen via deze stichting afgehandeld en worden overzichten
met begrotingen/resultaten per afdeling alleen nog via de betreffende afdeling
gepresenteerd. Uitsluitend de geconsolideerde resultatenrekening en balans wordt aan de
algemene ledenvergadering voorgelegd, voorzien van een toelichting waarin de
besproken ratio’s zijn opgenomen. Afdelingsbegrotingen worden door de afdeling
opgesteld en na overleg door de penningmeester vastgesteld.
6.
Actieplanplan 2009
Bestuur en Organisatie



De begroting van de afdelingen zal besproken worden in de afdelingsvergadering door
de penningmeester van de betreffende afdeling en niet meer tijdens de Algemene
Ledenvergadering. Voorafgaand hieraan wordt de begroting ter fiattering ingediend bij
de penningmeester van het HB. De ALV blijft uiteraard de instantie die de totale
begroting moet goedkeuren.
Er komt periodiek tussentijds overleg tussen de penningmeesters van de afdelingen en
de penningmeester van het HB.
De nog aan te stellen verenigingsmanager zal ondersteuning verlenen aan het bestuur
o.a. inzake complexbeheer en de vrijwilligersorganisatie.
Sportaanbod
De wachtlijstproblematiek is onder de aandacht van de gemeente gebracht. Het
standpunt van de USV Hercules is dat uitbreiding van de accommodatie zeer gewenst
is. Alle opties worden hierbij opengehouden.
In bestuurlijke en organisatorische zin loopt Hercules tegen zijn grenzen aan.
Uitbreiding van het sportaanbod heeft geen prioriteit, het accent zal liggen op
verbetering van de kwaliteit van het huidige sportaanbod.
Overwogen moet worden een aantal activiteiten van de zaterdag naar de zondag te
verplaatsen omdat op zondag het complex minder intensief in gebruik is.
Wat betreft het voetbal in prestatief opzicht blijft het accent liggen op het
zondagvoetbal.
Er zal onderzocht worden hoe onze vereniging ook voor de oudere Herculanen
aantrekkelijk kan blijven.
15 april 2009
Verenigingsplan USV Hercules 2009-2013
10
Leden.



Er zal een databank worden opgezet, waarin specifieke kwaliteiten van de (ouders van
) de leden worden opgenomen, opdat in voorkomende gevallen op vrijwillige basis
van deze expertise gebruik kan worden gemaakt door de vereniging.
Aangezien het aantal leden dat op bepaalde uren tegelijkertijd gebruikt maakt van ons
complex erg groot kan zijn, is het extra van belang de normen en waarden zoals deze
gelden binnen onze vereniging streng te handhaven. Hierop zal extra worden
toegezien. Er is inmiddels op zaterdagen een functionaris aangesteld die toezicht houdt
op o.a. de staat waarin kleedkamers worden achtergelaten. Tevens hopen we hierdoor
insluipingen en diefstal te voorkomen.
Tegen vernielingen aangericht door eigen leden zal zeer streng worden opgetreden.
Indien leden zich in het veld misdragen, zal gekeken worden of er naast de door de
bonden eventueel opgelegde straffen nog extra corrigerende maatregelen door de
vereniging moeten worden genomen.
Training

Het opvoeren van de trainingsactiviteiten zal per afdeling moeten worden beoordeeld
op de consequenties. De balans tussen recreatief en prestatief beslag op de faciliteiten
mag daarbij niet uit het oog worden verloren. Hercules wil een vereniging voor het
hele gezin c.q. de hele familie zijn en het is dan ook zaak dat een ieder aan zijn of haar
trekken kan komen ongeacht het niveau waarop gepresteerd wordt.
Accommodatie



Voor het onderhoud van het complex leunt de vereniging tot nu toe zwaar op één
vrijwilliger en het bestuurslid complexbeheer. De nieuw aan te stellen
verenigingsmanager zal de organisatie van het complexonderhoud onder supervisie
van het hoofdbestuur op zich gaan nemen.
Het komende jaar zal getracht worden de accommodatie nog meer in
overeenstemming te brengen met de hoge verwachtingen die aan onze vereniging
worden gesteld. Gedacht wordt aan uitbreiding van kleedruimtes met betere
beveiliging van privé spullen, extra (representatieve) vergader- en commissieruimte,
vernieuwing van sanitair in het paviljoen en indien mogelijk een upgrading van het
paviljoen zelf. Ook wordt in de ontwikkelingsplannen rekening gehouden met wensen
van onze onderhuurders.
Hercules is in gesprek met de gemeente over uitbreiding van de accommodatie.
Communicatie



Per afdeling zal een bestuurslid aangewezen moeten worden als PR functionaris. Het
hoofdbestuur is en blijft eindverantwoordelijk voor de externe communicatie. Indien
nodig kan hiervoor expertise van buiten worden aangetrokken.
De kwaliteit van de website, de Argo en de Herculaan zal minimaal op het huidige
niveau gehandhaafd dienen te blijven.
Het intranet behoeft verbetering. Overwogen wordt om dit eventueel uit te besteden.
Overige activiteiten
15 april 2009
Verenigingsplan USV Hercules 2009-2013

11
Om leden ook voor de toekomst te kunnen binden zullen verdere activiteiten moeten
worden ontwikkeld. Dit zal in overleg met de diverse commissies, zoals de reünisten,
moeten worden besproken en geregeld. Ook onze pachter zal hier een aandeel in
hebben. Immers de activiteiten zullen veelal op ons complex moeten kunnen
plaatsvinden. Initiatieven voor verenigingsbrede activiteiten zullen door het
hoofdbestuur zoveel mogelijk worden ondersteund.
Sponsors

Er is de afgelopen jaren door de sponsorcommissie veel bereikt. Willen we echter ook
in de toekomst onze ambities kunnen blijven verwezenlijken, dan zullen we moeten
blijven zoeken naar mogelijke financiële ondersteuning. Deze taak rust weliswaar op
de schouders van diezelfde sponsorcommissie, maar ook de hulp van de individuele
leden is hierin belangrijk. Al is het maar door het signaleren van mogelijkheden of het
spontaan aanbieden van sponsoring. Sponsoring is geen eenzijdige zaak, de vereniging
zal ook voor de sponsoren een toegevoegde waarde moeten hebben, immers “voor
wat, hoort wat”.
15 april 2009