Modelovereenkomst voor contracten met illustratoren van

Modelovereenkomst voor contracten met illustratoren van
kinderboeken
Inleiding
Voor de meeste uitgevers is de relatie met de makers van zogenoemde ‘visuele werken’
van groot belang. Dit geldt niet alleen in het geval van in opdracht vervaardigde
illustraties voor kinderboeken en andere geïllustreerde uitgaven, maar ook voor
afspraken over een of meer reproducties die worden geplaatst in de door de uitgever uit
te geven producten. Het is van belang dat de relatie tussen uitgever en auteur goed
geregeld wordt. Daartoe werd reeds in 1982 een gedragscode ontwikkeld door de
toenmalige Werkgroep Kinderboekenuitgevers (WKU) en de Kunstenbond FNV. Wanneer
rekening wordt gehouden met een aantal veranderingen in de dagelijkse praktijk, is deze
gedragscode nog steeds goed bruikbaar als checklist en is hij nog immer toepasbaar als
voorbeeldovereenkomst.
Nederlandse vereniging voor illustratoren
De Nederlandse illustratoren hebben zich verenigd in de Nederlandse Vereniging voor
Illustratoren (N.I.C.). Deze vereniging werd in 1985 als de Nederlandse Illustratoren Club
(N.I.C.) opgericht. Deze club werd in eerste instantie opgericht met het doel de
onderlinge contacten tussen de illustratoren te bevorderen, maar heeft zich meer en
meer ontwikkeld tot een vereniging die de beroepsbelangen van de leden behartigt.
Tegenwoordig staat de afkorting N.I.C. dan ook voor de ‘Nederlandse Vereniging voor
Illustratoren (N.I.C.)’. De N.I.C. heeft als doelstelling de promotie van illustratoren en
illustraties in Nederland en de belangenbehartiging van allen die beroepsmatig hun
inkomsten verwerven met het vervaardigen van illustraties in opdracht. De NIC heeft
voor zijn leden onder meer een gedragscode en leveringsvoorwaarden opgesteld.
De voorwaarden van de N.I.C. zijn van toepassing indien een illustrator daarnaar verwijst
(bijvoorbeeld door middel van een vermelding op zijn briefpapier) en voor zover er niet
uitdrukkelijk, schriftelijk van wordt afgeweken in de overeenkomst met de
opdrachtgever. Net als voor de relatie met fotografen geldt dat het raadzaam is om de
afspraken schriftelijk overeen te komen en algemene voorwaarden uit te sluiten. De
algemene voorwaarden zijn eenzijdig opgesteld en houden amper rekening met de
specifieke belangen van de uitgever.
Het secretariaat van de N.I.C. is gevestigd aan de Wethouder Frankeweg 26 hs, 1098 LA
te Amsterdam, telefoon 020 663 59 08, fax 020 663 59 15.
Status voorbeeldovereenkomst
De ‘voorbeeldovereenkomst’ voor contracten tussen uitgevers en illustratoren van
kinderboeken is te zien als een ‘checklist’, die kan worden gebruikt bij het tot stand
komen van verbintenissen. Daarbij dient zeker ook de toelichting in ogenschouw te
worden genomen. Aan het slot van deze toelichting wordt aandacht besteed aan een
aantal punten dat bij deze voorbeeldovereenkomst in overweging dient te worden
genomen.
Voorbeeldovereenkomst voor uitgevers en illustratoren van
kinderboeken
Partijen
‘de uitgever’
en
‘de illustrator’;
Overwegende dat de uitgever voornemens is over te gaan tot het uitgeven in de
Nederlandse taal van een werk, (voorlopig) getiteld:
Verklaren te zijn overeengekomen als volgt:
Artikel 1
De illustraties
De illustrator zal de in de bijlage in aantal, aard en soort nader gespecificeerde
illustraties vervaardigen voor de hierboven door de uitgever voorgenomen uitgave.
Artikel 2
Levering
De illustraties zullen door de illustrator aan de uitgever worden afgeleverd uiterlijk op ...
/ uiterlijk binnen .... dagen nadat de tekst van het te illustreren werk, respectievelijk een
nadere omschrijving van de opdracht door de uitgever ter beschikking van de illustrator
is gesteld.
Artikel 3
Vrijwaring
De illustrator verklaart met betrekking tot de door hem te vervaardigen illustraties de
uitgever te zullen vrijwaren tegen aanspraken van derden.
Artikel 4
Aanvaarding
Binnen een maand na ontvangst van de illustraties dient de uitgever te verklaren of hij
deze al dan niet ten behoeve van de beoogde uitgave aanvaardt. Bij gebreke van een
deugdelijke aanvaarding wordt de uitgever geacht de illustraties te hebben aanvaard.
Artikel 5
Vergoeding voor niet gebruikte illustraties
Ingeval de illustrator zijn verplichtingen uit deze overeenkomst naar behoren heeft
nageleefd en de uitgever nochtans verklaart van één of meer illustraties geen gebruik te
zullen maken, is door de uitgever aan de illustrator een vergoeding verschuldigd. Deze
wordt door partijen vastgesteld op € ... voor iedere niet gebruikte en op grond van deze
overeenkomst door de illustrator vervaardigde illustratie.
Artikel 6
Verlening en beëindiging exclusieve licentie
1. De illustrator verleent bij aanvaarding van de illustraties door de uitgever aan
laatstgenoemde het exclusieve recht om de illustraties in combinatie met de tekst
waarbij zij zijn vervaardigd, in boekvorm openbaar te maken en te
verveelvoudigen.
2. Wanneer uit deze overeenkomst gedurende .... achtereenvolgende jaren geen
revenuen voor de illustrator zijn voortgevloeid, is ieder van beide partijen
bevoegd de overeenkomst te beëindigen. De overeenkomst zal dan zijn
ontbonden door het bericht van beëindiging.
3. De illustrator heeft voorts het recht de overeenkomst te beëindigen op een door
de uitgever en illustrator nader te bepalen tijdstip, wanneer voortzetting daarvan
nadeel zou toebrengen aan de eer of de naam van de illustrator of aan zijn
waarde in deze hoedanigheid.
4. De overeenkomst eindigt van rechtswege, wanneer de uitgever voor een volgende
druk geen gebruik meer maakt van de illustraties die hem op grond van deze
overeenkomst ter beschikking staan.
Artikel 7
Honorarium
1. Voor de uitoefening van het in artikel 6 lid 1 omschreven exclusieve recht is door
de uitgever aan de illustrator verschuldigd:€...
Dit bedrag zal worden voldaan uiterlijk binnen een maand nadat de uitgever de
oplage heeft vastgesteld.
a. De freelancer verplicht zich medewerking te verlenen aan de uitgever bij het
beoordelen van zijn juridische status.
b. Hiertoe zal de freelancer desgevraagd een Eigen Verklaring invullen ter
vaststelling of de uitgever gehouden is loonheffingen in te houden op het
overeengekomen honorarium, tenzij de freelancer anderszins zijn zelfstandigheid
afdoende kan aantonen door middel van de VAR-WUO (Verklaring Arbeidsrelatie Winst Uit Onderneming) of VAR-DGA/RRV (Resultaat voor Rekening en Risico van
een Vennootschap).
c. De uitgever is gerechtigd de betaling van het honorarium op te schorten zolang de
freelancer, ondanks het verzoek van de uitgever daartoe, de Eigen Verklaring niet
naar behoren (tijdig) aan de uitgever ter beschikking heeft gesteld of zijn
zelfstandigheid niet heeft aangetoond middels een VAR-WUO of VAR-DGA.
d. De freelancer is verplicht om, indien in het kader van voornoemde verklaringen
zich wijzigingen voordoen, de uitgever daarvan onverwijld schriftelijk op de
hoogte te stellen.
e. Indien de uitgever in het kader van de loonbelasting en/of sociale
verzekeringsplicht tot inhouding verplicht is, zullen op het aan de freelancer uit te
betalen honorarium de vereiste inhoudingen worden gedaan.
f. Het tussen partijen overeengekomen honorarium is een brutobedrag. Mocht de
freelancer om redenen die voor zijn rekening en risico komen niet (meer) als
zelfstandige worden aangemerkt, dan is de uitgever gerechtigd het honorarium
aan te passen aan de situatie en alle daaruit voor de uitgever voortvloeiende
schade te verhalen. Onder deze schade is onder meer begrepen de loonbelasting
en zowel het werknemers- als het werkgeversdeel van de premies
volksverzekeringen, met inbegrip van naheffingen. Redenen die voor rekening en
risico van de freelancer komen, zijn in ieder geval het niet inleveren van een naar
waarheid getrouw volledig en correct ingevulde Eigen Verklaring als bedoeld in lid
b en het niet naleven van de in artikel lid d genoemde verplichting tot het melden
van wijzigingen ter zake.
Artikel 8
Betaling/niet terugvorderbaar voorschot
In mindering op het bedrag dat door de uitgever aan de illustrator is verschuldigd, zal
door de uitgever bij aanvaarding van de illustraties aan de illustrator een niet
terugvorderbaar voorschot worden verstrekt ten bedrage van € ...
Artikel 9
BTW
De in de artikelen 7 en 8 genoemde bedragen zijn exclusief BTW. Wordt door de
illustrator BTW in rekening gebracht, dan zal betaling door de uitgever uitsluitend
plaatsvinden aan de hand van een door de illustrator te verstrekken factuur waarop de
verschuldigde BTW is vermeld.
Artikel 10
Nevenrechten
De uitgever is met uitsluiting van ieder ander bevoegd toestemming aan derden te
verlenen om:
a. een gedeelte van het werk in een bloemlezing op te nemen;
b. een gedeelte van het werk op te nemen als voorpublicatie of anderszins in krant
of tijdschrift;
c. het werk geheel of gedeeltelijk bij een feuilletonbewerking te doen afdrukken;
d. het werk geheel of gedeeltelijk te tonen, hetzij voor publiek, hetzij voor televisie;
e. het werk geheel of gedeeltelijk te verveelvoudigen door het vastleggen daarvan
op beelddrager en deze verveelvoudiging of het aldus vastgelegde werk openbaar
te maken.
Voor alle niet genoemde nevenrechten dienen aparte regelingen te worden getroffen.
Artikel 11
Verdeling opbrengst nevenrechten
De opbrengst uit de exploitatie door de uitgever van de onder 10 genoemde rechten zal,
na aftrek van kosten, tussen partijen worden verdeeld. De illustrator ontvangt ...% van
de door de uitgever ontvangen netto-opbrengst. Ingeval van een transactie, waarbij
meerdere rechthebbenden zijn betrokken, zal ieders aandeel naar billijkheid door de
uitgever worden vastgesteld.
Artikel 12
Betaling opbrengst nevenrechten
Hetgeen door de uitgever op grond van het bepaalde in artikel 11 aan de illustrator is
verschuldigd, zal worden voldaan uiterlijk binnen een maand nadat de betreffende
opbrengst door de uitgever is ontvangen.
Artikel 13
Gebruik voor promotionele activiteiten
De uitgever is bevoegd om zonder dat door hem een vergoeding aan de illustrator
verschuldigd zal zijn, in het kader van promotionele activiteiten ten behoeve van de
uitgave waarvoor de illustraties bestemd zijn, van één of meer van deze illustraties
gebruik te maken, met inachtneming van de regels van de redelijkheid.
Artikel 14
Naamsvermelding
De uitgever is gehouden op de daarvoor volgens bestaand gebruik aangewezen plaats in
of bij het werk waarvoor de illustraties zijn vervaardigd de aanduiding van de illustrator
als volgt te vermelden ...
Artikel 15
Belettering omslag
Voor zover deze overeenkomst mede betrekking heeft op een omslagillustratie die wordt
beletterd, zal de belettering - indien de illustrator dit wenst na overleg met hem - door
de uitgever worden vastgesteld.
Artikel 16
Inzage proeven
De uitgever zal de illustrator desgewenst, en voor zover het voor de uitgever mogelijk is,
inzage verlenen in de montagemodellen en lithoproeven, voordat deze gedrukt worden.
Artikel 17
Eigendom illustraties en risico van verlies
1. De originelen van de illustraties blijven eigendom van de illustrator, tenzij anders
wordt overeengekomen.
2. De originelen worden binnen ... maanden na verschijnen van de uitgave waarvoor
zij zijn bestemd of binnen ... maanden na aflevering door de illustrator aan de
uitgever, aan de illustrator geretourneerd.
3. De illustrator zal de originelen ter beschikking van de uitgever houden vanaf het
moment dat ze aan hem zijn geretourneerd, althans voor een redelijke vervanging
zorgen indien dat nodig blijkt.
4. Het risico van beschadiging en/of verlies van de originelen is voor rekening van de
uitgever gedurende de periode tussen de ontvangst van de originelen door hem
en de retournering daarvan aan de illustrator.
5. De illustrator verplicht zich derden, die van hem de beschikking over de illustraties
verkrijgen, attent te maken op de bij deze overeenkomst aan de uitgever
verleende exclusieve rechten.
6. Indien wordt overeengekomen dat de uitgever eigenaar wordt van de originelen,
hij deze na verloop van tijd niet meer nodig heeft en besluit ze te vernietigen,
dient hij voorafgaand aan de vernietiging van de originelen, de illustrator hiervan
op de hoogte te brengen en hem de gelegenheid te bieden binnen een redelijke
termijn de originelen van de uitgever terug te ontvangen.
Artikel 18
Procesvolmacht
De illustrator machtigt de uitgever om namens hem de aan de illustrator toekomende
auteursrechtelijke bevoegdheden uit te oefenen ter bescherming van de aan de uitgever
verleende exclusieve rechten.
Artikel 19
Auteursexemplaren
De illustrator ontvangt bij verschijnen van de eerste druk van de in artikel 1 bedoelde
uitgave ... exemplaren en bij iedere volgende druk .... exemplaren.
Artikel 20
Accountantscontrole
De illustrator is bevoegd op eigen kosten de voor de berekening van de hem toekomende
vergoeding relevante gegevens uit de administratie van de uitgever te laten controleren
door een NIVRA-accountant. Deze dient zich te verplichten aan zijn opdrachtgever
slechts de uitkomst van de controle te laten weten. Wanneer uit deze controle mocht
blijken dat de illustrator minder heeft ontvangen dan waarop hij uit hoofde van deze
overeenkomst aanspraak heeft, komen de kosten van deze controle voor rekening van de
uitgever.
Artikel 21
Overdracht aan derden
De uitgever kan de uit deze overeenkomst voor hem voortvloeiende rechten en plichten
aan een ander overdragen. De uitgever is gehouden de illustrator hiervan, per
aangetekende post, op de hoogte te stellen. De illustrator is bevoegd zich gedurende een
maand na ontvangst van een dergelijk bericht tegen de overdracht te verzetten. Hij is in
dit verzet ontvankelijk indien hij aannemelijk kan maken dat de nieuwe uitgever
onbekwaam of ongeschikt moet worden geacht de exploitatie van het werk voort te
zetten in de geest en op de wijze als voor de overdracht plaatsvond.
Artikel 22
Geschillen
Tenzij partijen anders overeenkomen zullen zij geschillen ter zake van deze
overeenkomst onderwerpen aan arbitrage, zulks overeenkomstig de bepalingen
vastgelegd in het Reglement van het Nederlands Arbitrage Instituut.
Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend te
(datum)
De illustrator:
...............
......
......... (plaats) op .........
De uitgever:
.........
Toelichting voorbeeldovereenkomst voor uitgevers en illustratoren
van kinderboeken
Inleiding
Illustratief werk kan op verschillende wijzen worden gehonoreerd. Daarbij is het van
belang te bepalen in hoeverre de illustraties een belangrijk onderdeel van de complete
uitgave uitmaken. Vormen de illustraties geen gewichtig deel van de complete uitgave,
dan kan worden gedacht aan een vergoeding per illustratie, gerelateerd aan een bepaald
aantal exemplaren. Maken de illustraties wel een belangrijk deel uit van de uitgave,
zonder dat zij daarvan hoofdbestanddeel vormen, dan kan er aanleiding zijn een
royaltyregeling te treffen met de illustrator. Kunnen de illustraties als hoofdbestanddeel
van de uitgave leveren worden aangemerkt, dan is er reden te overwegen met de
illustrator een zogenaamde ‘uitgeefovereenkomst’ te sluiten conform het auteurscontract.
Het kan daarnaast ook voorkomen dat de uitgever zich, al dan niet tegen betaling van
een bedrag ineens, de volledige auteursrechten van de in zijn opdracht te vervaardigen
illustraties wenst te verschaffen, zoals dat bij educatieve uitgaven gebruikelijk is.
Hieronder volgt een korte toelichting op een aantal bepalingen uit de
voorbeeldovereenkomst.
Ad
Preambule
Staat de titel van de voorgenomen uitgave nog niet vast, dan kan hier ook de
zogenoemde ‘werktitel’ worden vermeld.
Ad artikel 1 De illustraties
Het is verstandig om, teneinde misverstanden te voorkomen, het aantal, de aard en de
soort zo zorgvuldig mogelijk te omschrijven. Immers, een voldoende concrete opdracht
geeft de uitgever bij een eventueel onjuiste uitvoering daarvan een duidelijke en
eenvoudig aan te tonen beroepsgrond. Een en ander kan worden vastgelegd in een
bijlage die onderdeel van de overeenkomst is. Artikel 1 verwijst al naar zo’n bijlage. Het
is van belang dat beide partijen de bijlage ondertekenen.
Ad artikel 2 Levering
Wanneer de tekst van het te illustreren werk bij het sluiten van de overeenkomst
beschikbaar is, kan op dat moment de datum van aflevering der illustraties worden
vastgesteld. Hetzelfde geldt in het geval dat voldoende over het te illustreren werk
bekend is om de opdracht nader te omschrijven.
Ad artikel 5 Vergoeding tenzij wanprestatie
De illustrator dient zijn opdracht behoorlijk uit te voeren en de illustraties op de
afgesproken tijd in te leveren. Doet hij dit niet, dan kan er sprake zijn van een
toerekenbare tekortkoming. Een illustrator die zijn opdracht naar behoren heeft vervuld,
heeft recht op een beloning voor zijn prestatie, óók wanneer de uitgever de conform zijn
opdracht vervaardigde illustraties niet wenst te gebruiken. Er dient een onderscheid
gemaakt te worden tussen vergoedingen voor het maken van de illustratie en de
vergoeding voor de uitoefening van het reproductierecht. Indien het reproductierecht niet
wordt uitgeoefend, vindt de vergoeding alleen voor de vervaardiging van de illustratie
plaats.
Ad artikel 6.2
Ontbinding
Het wordt redelijk geacht partijen de bevoegdheid te geven de overeenkomst te
ontbinden wanneer de uitgever met betrekking tot de uitgave en illustraties gedurende
een aantal jaren geen activiteiten meer ontwikkeld heeft waaruit revenuen voor de
illustrator voortvloeien. Indien de uitgever besluit om voor een volgende druk geen
gebruik te maken van de illustraties, geeft hij daarvan vóór de herdruk bericht aan de
illustrator.
Ad artikel 7.1
Vormen van honorering
A. Het aandeel van de illustrator is niet groot waardoor er geen aanleiding is een
royaltyregeling te treffen. Er kan dan worden uitgegaan van een vast bedrag per
illustratie. De afgesproken bedragen gelden doorgaans per illustratie en zijn meestal
gebonden aan een bepaalde oplage van het product waarin het werk is opgenomen.
Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen zwart/wit en kleuren illustraties en werken die
als omslag worden gebruikt. In zo’n geval geldt als honorarium de afgesproken
vergoeding per illustratie tot een maximum oplage, bijvoorbeeld een vergoeding van 400
euro bij een oplage tot 10.000 exemplaren. Wordt een illustratie vaker gebruikt in
hetzelfde werk dan kan dit tot uiting komen in een hogere vergoeding.
Bedrag per illustratie tot een maximum van .... geproduceerde exemplaren van de
uitgave waar de illustratie in is opgenomen.
zwart/wit
kleur
omslag
€ …-
€…
€…
Wanneer een extra oplage van de uitgave wordt uitgebracht, dienen opnieuw afspraken
te worden gemaakt met de illustrator. Hierbij geldt ook weer dat het te betalen bedrag
per illustratie is gerelateerd aan de (nieuwe) extra oplage. Het honorarium van de
illustrator kan volgens de hieronder geplaatste formule worden vastgesteld. De formule
houdt niet alleen rekening met de betaling (en de hoogte) van een eerdere vergoeding
voor de eerste oplage, ook de hoogte van de extra oplage wordt betroken bij de
berekening van het uiteindelijk aan de illustrator te betalen honorarium voor de extra
oplage.
Formule voor de berekening van het honorarium van de illustrator voor de extra
oplage van de uitgave waar de illustratie in is opgenomen.
V x 1b/1a x Honorarium 1a = Honorarium 1b
V = De vooraf door partijen vast te stellen verhouding tussen de vergoeding aan de
illustrator voor het gebruik van de illustratie in de werken vallend onder de nieuwe
oplage en het honorarium van de illustrator voor het gebruik van zijn werk in eerste
uitgave van het werk.
1a = de eerste oplage
1b = de extra oplage
Voorbeeld: Partijen spreken af dat er een herdruk van een bepaald boek zal worden
uitgebracht. Het zal in eerste instantie gaan om een oplage van 1000 boeken. Daarbij
wordt vastgelegd dat bij deze extra druk op het eerder bij de eerste druk (met een
oplage van 10000 exemplaren) vastgelegde honorarium van de illustrator van € 400 per
illustratie de factor 0.5 zal worden toegepast. De vergoeding voor de herplaatsing
bedraagt € 200 per illustratie. Met deze gegevens kan nu het nieuwe honorarium van de
illustrator berekend worden:
0,5 x 1000 / 10000 x €400 = € 20
Bij elke extra druk kan vervolgens deze formule worden toegepast (de in dit voorbeeld
gebruikte bedragen en berekeningsfactoren zijn geheel willekeurig vastgesteld en hebben
geen bindende status). Op deze wijze kan de onderstaande tabel worden ingevuld.
Ieder volgend geproduceerd aantal exemplaren, met een maximum van ……., van de
uitgave waar de illustratie in is opgenomen.
zwart/wit
kleur
omslag
€…
€…
€…
B. Het aandeel van de illustrator is zo groot, dat er aanleiding is een royaltyregeling te
treffen:Voor de uitoefening van het in artikel 6 omschreven exclusieve recht is door de
uitgever aan de illustrator een royalty verschuldigd van ...% van de verkoopprijs van de
eerste ... verkochte exemplaren en van ...% van het daarboven aantal verkochte
exemplaren. Eventueel kunnen afwijkende percentages worden vastgesteld voor levering
aan boekenclubs en/of voor het verramsjen.
N.B. Het is mogelijk dat de uitgever zich tegen betaling van een bedrag ineens de
volledige auteursrechten op de illustraties laat overdragen. Bij de redactie van onder
andere de artikelen 6 tot en met 12 en 19 dient daarmee dan wel rekening te worden
gehouden.
Ad artikel 7.2
Als opdrachtgever bent u wettelijk verplicht te beoordelen of u loonheffingen moet
afdragen op het honorarium van uw auteurs en redactiemedewerkers. Niet alleen
werknemers komen daarvoor in aanmerking, het kan ook verplicht zijn om
loonheffingen in te houden op de honoraria van freelancers. De wet geeft aan dat dit
in principe het geval is wanneer een freelancer in een periode van dertig dagen
werkzaam is, daarmee 40 procent van het wettelijk minimumloon verdient en
werkzaam is op twee dagen per week of meer (ongeacht het aantal uren per
gewerkte dag). Op deze hoofdregel gelden voor de uitgeverij verschillende
uitzonderingen:
1. Auteur/redactiemedewerker werkt hoofdzakelijk op royaltybasis
2. Het honorarium bij deze opdrachtgever blijft vermoedelijk onder de 7200 euro per
jaar*
3. De freelancer is werkzaam als ‘erkend’ zelfstandig ondernemer
4. Auteur/redactiemedewerker heeft een ander hoofdberoep
*als deze freelancer niet eerder voor u heeft gewerkt zult u de 7200 grens naar rato van
de duur van het resterende kalenderjaar moeten berekenen.
Het overgrote deel van de freelance auteurs/redactiemedewerkers in de uitgeverssector
valt onder één van deze vrijstellingen. Dit betekent echter niet dat u niets hoeft te doen:
u blijft als opdrachtgever wettelijk verplicht te beoordelen of u loonheffingen moet
inhouden en -als u besluit dat dit niet nodig is- het bewijs te leveren van de reden. Doet
u dit niet of niet correct, dan loopt u het kostbare risico op naheffingen en boetes
tegemoet met terugwerkende kracht van vijf jaar.
In veel gevallen is het leveren van bewijs zeer eenvoudig omdat u het zelf al in huis
heeft. De eerste uitzondering bewijst u met een royaltycontract. De hoogte van het
honorarium op jaarbasis mag u in principe afleiden uit het honorarium van betrokkene in
het vorige jaar. Bij nieuwe freelancers kunt u uw beslissing baseren op het aantal reeds
verstrekte opdrachten.
Zelfstandig ondernemerschap bewijst u met een geldige VAR-WUO (Winst Uit
Onderneming) of VAR-DGA (Inkomsten voor rekening en risico van een vennootschap.
De letters VAR staan voor Verklaring Arbeidsrelatie.
De VAR is een formulier dat op verzoek van de freelancer door de Belastingdienst wordt
afgegeven. Het formulier schept vooraf duidelijkheid over de aard van de inkomsten voor
bepaalde werkzaamheden. Let op: Alleen bij een VAR-WUO of
VAR-DGA voor dezelfde werkzaamheden als die u laat uitvoeren, mag u
ervan uitgaan dat er sprake is van zelfstandig ondernemerschap. Met een VAR-Loon of
een VAR-ROW heeft u geen enkel bewijs van zelfstandig ondernemerschap.
Van een ander hoofdberoep voor auteurs/redactiemedewerkers is alleen sprake als de
auteur aan dat andere beroep meer dan 50 procent van zijn tijd besteedt en meer dan 50
procent van zijn inkomsten mee verdient. In educatieve en wetenschappelijke
uitgeverijen werken heel wat freelancers die onder deze uitzondering vallen omdat zij in
het dagelijkse leven een ander beroep hebben. Zij zijn vaak gevraagd als auteur juist
vanwege dat andere hoofdberoep. Denk bijvoorbeeld aan de advocaat die maandelijks
een bijdrage levert aan een juridisch vakblad.
Het bestaan van een ander hoofdberoep kunt u bewijzen met de zogenaamde Eigen
Verklaring, een formulier dat de auteur moet invullen (u kunt dit formulier downloaden
via www.nuv.nl, dossier Freelancers). Advies: als de auteur zelf aangeeft dat hij een
ander hoofdberoep heeft, vraag hem dan op het formulier te schrijven welk beroep dat
is, dat maakt uw bewijs sterker.
Verhaal van naheffingen en boetes in verband met niet ingehouden premies
werknemersverzekeringen op de freelancer is wettelijk niet mogelijk. Een contractuele
bepaling van die strekking is nietig. Wel kunt u vooraf contractueel vastleggen dat u niet
betaalt zolang de gewenste bewijsstukken niet zijn ontvangen van de freelancer. Dit is de
enige manier waarop u zich kunt beschermen tegen naheffingen en boetes.
Meer informatie en adviezen over de fiscale kant van het werken met freelancers leest u
in de brochure Veilig werken met freelancers, die u kunt downloaden via www.nuv.nl,
onder Economische en Juridische Zaken, dossier Freelancers. In het dossier en in de
brochure vindt u ook het Convenant Eigen Verklaring. Dit is een overeenkomst tussen
het NUV, de Belastingdienst en UWV, waarin de hierboven beschreven spelregels zijn
vastgelegd.
Ad artikel 8 Betaling in geval van royaltyregeling
In geval van een royaltyregeling dient deze bepaling te luiden: ‘Hetgeen door de uitgever
op grond van het bepaalde in artikel 7 aan de illustrator is verschuldigd, zal worden
voldaan jaarlijks in de maand ...’ Hierna kan dan de voorschotregeling volgen.
Ad artikel 9
In geval van een royaltyregeling vervalt de eerste zin van deze bepaling.
Ad artikel 10
Nevenrechten
Naast de in dit artikel specifiek genoemde voorbeelden zijn ook andere nevenrechten
denkbaar, zoals de levering van de illustraties aan een uitgever die een vertaling
uitbrengt van het werk waarbij zij zijn vervaardigd, het gebruik van illustraties bij
vastlegging van het werk waarbij zij zijn vervaardigd op cassette of plaat, bij de
bewerking van het werk tot toneelstuk, televisiespel of film. Over het algemeen zal
kunnen worden volstaan met het treffen van een regeling daaromtrent op het moment
dat er een zekere mate van waarschijnlijkheid is, dat een dergelijke situatie zich zal
voordoen. Ten slotte is er de mogelijkheid van ‘merchandising’.
Ad artikel 17
Verzekering
Diverse malen dient in dit artikel een keuze te worden gemaakt uit de gegeven
mogelijkheden. Aan de uitgever die de originelen onder zijn berusting heeft, wordt
aanbevolen het risico van beschadiging en/of verlies te verzekeren. Dit is met name van
groot belang als de originelen eigendom van de illustrator blijven. Denk hierbij ook aan
het risico van verlies en/of beschadiging bij transport!
Aanvullende bepalingen
Het is mogelijk om in een of meer aanvullende bepalingen nadere regelingen te treffen,
bijvoorbeeld omtrent het inleveren door de illustrator van materiaal dat bestemd is om in
reisdummy’s voor de beoogde uitgave te worden gebruikt.
Aandachtspunten
•
Met betrekking tot nevenrechten dienen uitgevers van schoolboeken die in
schoolboekenfondsen kunnen worden opgenomen, rekening te houden met de
regeling van het verhuurrecht.
•
De ontwikkelingen op het terrein van multimediaal uitgeven zijn een belangrijk
aandachtspunt bij het verwerven van de rechten.
•
De media cd-rom en film en daarnaast de merchandising dienen ter sprake te
komen bij de onderhandelingen.
•
De voorbeeldovereenkomst bevat geen bepaling over buitenlandse licentierechten
en co-producties.