Handreiking Vervangingsbeleid primair onderwijs, versie oktober

Handreiking
Vervangen van afwezige leerkrachten in
het primair onderwijs vanaf 1 juli 2016
Na inwerkingtreden Wet werk en zekerheid
en CAO 2016-2017
Versie Oktober 2016
Handreiking
Vervangingsbeleid primair onderwijs
na volledige inwerkingtreding Wet werk en zekerheid en CAO PO 2016-2017
versie 2.0, 18 oktober 2016
Deze handreiking en bijbehorend
rekenmodel zijn opgesteld door
Infinite Financieel te Utrecht, in
samenwerking met Driessen HR,
Dyade Advies en Leeuwendaal. In
opdracht van:
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 2
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 3
Inhoud
Voorwoord ......................................................................................................................................5
1. Opbouw van de handreiking ...........................................................................................................6
2. Algemene informatie over de Wet werk en Zekerheid (aspect vervangingsarbeid) en de CAO PO
2016-2017 .......................................................................................................................................8
Verschillen tussen openbaar en bijzonder onderwijs .....................................................................8
WWZ en cao voor bijzonder onderwijs ...........................................................................................8
WWZ en cao voor openbaar onderwijs ..........................................................................................8
De ketenregeling ............................................................................................................................8
Overige cao bepalingen ...................................................................................................................9
3. Vervangingsbeleid en de relatie met het HR beleid .................................................................... 10
3.1. Vervangingsbeleid ................................................................................................................ 10
3.2. Vervangingsbeleid als onderdeel van het totale HR-beleid ................................................. 11
4. Het in kaart brengen van de vervangingsbehoeften ................................................................... 13
5. Vervangingsmogelijkheden .......................................................................................................... 15
5.1. Werkzaamheden later zelf uitvoeren ................................................................................ 15
5.2. Werkzaamheden door een reeds ingeroosterde medewerker ........................................... 15
5.3. Werkzaamheden door medewerker die gepland verlof verzet .......................................... 16
5.4. Inzet van een medewerker uit een school- of bestuurlijke vervangingspool ..................... 16
5.5. Inzet van een medewerker uit een regionale vervangingspool .......................................... 17
5.6. Detachering van een medewerker vanuit een ander schoolbestuur .................................. 17
5.7. Tijdelijke taakuitbreiding van een medewerker in tijdelijke dienst .................................17
5.8. Tijdelijke taakuitbreiding van een medewerker in vaste dienst ......................................... 17
5.9. Tijdelijk dienstverband in verband met diverse vervangingswerkzaamheden ................... 18
5.10. Tijdelijk dienstverband in verband met bepaalde vervangingswerkzaamheden................ 18
5.11. Flexibele inzet van medewerkers ........................................................................................ 18
5.12. Inzet uitzendkrachten ......................................................................................................... 19
5.13. Inhuur van interim-personeel ............................................................................................. 20
5.14. Payrolling…. ......................................................................................................................... 20
5.15. Noodmaatregelen .............................................................................................................. 21
Samenvattend ............................................................................................................................. 21
6. Vervangingsplan ........................................................................................................................... 22
6.1. De kosten van de vervangingsarbeid ................................................................................. 22
7. Vervangingspraktijk - Vijf praktijkvoorbeelden ........................................................................... 24
7.1. Eenpitter, algemeen bijzonder onderwijs .......................................................................... 24
7.2. Middelgroot schoolbestuur openbaar onderwijs .............................................................. 26
7.3. Middelgroot schoolbestuur, prot. chr. onderwijs .............................................................. 28
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 4
7.4. Groot schoolbestuur voor rooms-katholiek onderwijs ...................................................... 29
7.5. Groot schoolbestuur protestants christelijk onderwijs ...................................................... 30
7.6. Leerpunten en conclusies uit de vijf praktijkvoorbeelden ................................................. 32
8.
Overige aspecten van de bedrijfsvoering in relatie tot de vervangingsarbeid ........................... 34
8.1. Exploitatiebegroting en formatieplan ................................................................................ 34
8.2. Vervangingsplan en -praktijk in relatie tot het Participatiefonds ...................................... 34
-------Bijlage 1 Praktische uitwerking ketenregeling (bijzonder onderwijs) ........................................ 36
Bijlage 2 Overzicht wijzigingen CAO in reglementen vervangingsfonds en participatiefonds….42
Bijlage 3 Twee voorbeelden uit ‘Eindrapportage verzuimonderzoek PO en VO 2014’ (DUO) ... 43
Bijlage 4 Nadere informatie over Payrolling .............................................................................. 44
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 5
Voorwoord
Met ingang van 1 juli 2016 wordt het vervangen van afwezig onderwijspersoneel middels tijdelijke
contracten complexer als gevolg van de volledige inwerkingtreding van de Wet werk en zekerheid.
Bovendien treedt de CAO PO 2016-2017 in werking. De PO-Raad biedt u hierbij een handreiking aan
om zo efficiënt en effectief mogelijk met de gewijzigde wet- en regelgeving om te gaan. Deze
handreiking is een actualisatie van eerdere versies die in april 2015 en mei 2016 verschenen. In
deze nieuwste versie van de handreiking zijn de wijzigingen in de reglementen van het
Vervangingsfonds en het Participatiefonds in verband met de CAO PO 2016-2017 verwerkt.
Deze handreiking kent primair een pragmatische insteek: wat zijn, gegeven de situatie in wet- en
regelgeving per 1 juli 2016, mogelijke vormen van aanpak met betrekking tot vervangingsarbeid?
Deze handreiking helpt schoolbesturen vervangingsbeleid te formuleren en uit te voeren in een
nieuwe situatie waarin vervanging niet meer met vele korte tijdelijke contracten geregeld kan
worden zoals we dat gewend waren. Omdat de regelgeving voor bijzonder en openbaar onderwijs
anders is, wordt in deze handreiking steeds nadrukkelijk stil gestaan bij de verschillen. De
handreiking heeft een procesmatig karakter en wil u een bruikbare, algemene werkwijze aan de
hand doen. Daarbinnen kan elk schoolbestuur eigen inhoudelijke keuzes maken.
Voor de opstellers van deze notitie staat vast dat er vanaf nu een fundamenteel andere kijk op
vervangingsbeleid gevraagd wordt. De WWZ speelt hierbij een rol, maar ook diverse andere
ontwikkelingen. Het zal de sector enige tijd kosten om alle (on)mogelijkheden die bij dit nieuwe
tijdperk horen te ontdekken. Deze handreiking helpt u daarbij. Helpt u op een andere,
bedrijfsmatiger manier om te gaan met verloven en vervangingsarbeid. En helpt u vervangingen als
een meer integraal onderdeel van uw totale HR-, taak- en formatiebeleid te gaan beschouwen.
Eerdere versies van deze handreiking zijn besproken met bestuurders, schoolleiders en P&Omedewerkers van schoolbesturen. Zij toonden zich enthousiast over deze handreiking (‘Het brengt
mij op mogelijkheden waar ik nog niet aan gedacht had’, ‘Dit maakt de WWZ voor mij iets beter
hanteerbaar’), maar uit de gesprekken concluderen wij ook dat het energie zal kosten een echte
omslag in denken te realiseren, daar waar het gaat om Vervangingsbeleid.
Wij hopen dat deze handreiking u daartoe zal stimuleren en faciliteren!
Simone Walvisch
Vicevoorzitter PO-Raad
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 6
1.
Opbouw van de handreiking
Hoofdstuk 2 van de handreiking bevat algemene, in het kader van vervangingsbeleid relevante,
informatie over de WWZ en de CAO PO 2016-2017. Hier gaan we ook in op de verschillende positie
van het openbaar en het bijzonder onderwijs.
In hoofdstuk 3 gaan we in algemene zin in op vervangingsbeleid. In de hoofdstukken 4, 5 en 6
werken we dit nader uit, via de thema’s vervangingsbehoeften, vervangingsplan en
vervangingspraktijk. Hoofdstuk 7 bevat praktijkvoorbeelden. In hoofdstuk 8 komen enkele overige
aspecten aan de orde.
Deze handreiking is met de grootst mogelijke zorgvuldigheid samengesteld, maar er kunnen geen
rechten aan ontleend worden. Wet- en regelgeving, alsmede de cao, zullen zich altijd blijven
ontwikkelen. Daarom zal deze handreiking zodra dit nodig is worden geactualiseerd.
Drie stappen vormen, in de benadering die wij in deze handreiking presenteren, de kern van het
schoolbestuurlijke vervangingsbeleid:
- De Vervangingsbehoeften in kaart brengen.
- Een Vervangingsplan opstellen.
- De Vervangingspraktijk organiseren.
De drie stappen worden in deze handreiking uitgewerkt.
Daarbij stellen we de volgende uitgangspunten centraal1:
a. Vervangingsbeleid moet in letter en geest voldoen aan vigerende wet- en regelgeving (we gaan in
deze handreiking dus niet op zoek naar de mazen in de wet- en regelgeving).
b. Vervangingsbeleid moet bijdragen aan kwalitatief goed onderwijs (wij leggen het primaat bij het
aanbieden van zo goed mogelijk onderwijs en denken in deze handreiking dus niet louter “vanuit
de portemonnee”).
c. Vervangingsbeleid wordt vormgegeven vanuit het principe van goed werkgeverschap (we gaan
uit van voldoende ruimte voor medewerkers om hun taak uit te voeren, stellen hen in staat
onder optimale omstandigheden een bijdrage te leveren aan de bestuurlijke opgave van de
organisatie en houden ons aan de cao-afspraken). Vervangingsbeleid wordt echter ook bepaald
door bedrijfseconomische principes (we denken in deze handreiking dus ook vanuit het
beheersen van de kosten opdat de beschikbare middelen rechtmatig, maar ook doeltreffend
worden ingezet).
In de CAO PO 2016-2017 heeft het opstellen van Vervangingsbeleid een verplichte status gekregen,
voor het bijzonder onderwijs. Voor het openbaar onderwijs zijn er goede redenen om dit op
vrijwillige basis te doen. In volgende hoofdstukken van deze handreiking gaan wij hier nader op in.
Rekenmodel bij de handreiking
Bij deze handreiking hoort een Excel-rekenmodel. Dit rekenmodel concretiseert, detailleert en
visualiseert de aanpak die in deze handreiking gepromoot wordt. Net als voor de handreiking, geldt
ook voor het rekenmodel dat het niet zonder meer 1:1 toepasbaar is op uw eigen situatie. Ook het
rekenmodel wil u aan het denken zetten, tips geven en u in staat stellen uw eigen
vervangingsbeleid vorm te gaan geven. Geadviseerd wordt dit rekenmodel te benutten bij het
uitwerken van uw vervangingsbeleid.
1
Deze uitgangspunten zijn mede ontleend aan de brochure “Professionalisering van besturen in het primair onderwijs”
van de PO-Raad, d.d. november 2013 (commissie Meurs).
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 7
Het rekenmodel bestaat uit vijf bladen, waarvan de eerste vier bij elkaar horen en het vijfde blad
een losstaand blad is. De eerste vier bladen volgen de structuur die ook in deze handreiking gevolgd
wordt.
1.
'Startscherm'. In de gele velden vult u de algemene informatie over uw organisatie in, het
aantal vrije dagen per maand, alsmede alle informatie over de vervangingsbehoeften. Enkele zaken
worden op basis van beschikbare data voor u ingevuld, maar dienen nog wel gecontroleerd te
worden.
2.
'Vervangingsbehoefte per maand'. Dit blad toont de door het model berekende
vervangingsbehoefte op basis van de door u ingevoerde behoeften in het Startscherm.
3.
'Vervangingsplanning per maand'. In dit blad voert u in de gele velden de door u gewenste,
te realiseren, vervangingsarbeid in.
4.
'Totaal'. Dit blad toont de uitkomsten, nadat u de bladen 'Vervangingsbehoefte per maand'
en 'Vervangingsplanning per maand' hebt ingevuld.
5.
‘Simulatie'. Dit is een losstaand blad. Hier kunt u op persoonsniveau simuleren,
bijvoorbeeld wanneer in bepaalde situaties personeel in dienst voordeliger is dan uitzendarbeid, en
omgekeerd.
Het model biedt in het startscherm de keuzemogelijkheid om het BAPO overgangsrecht wel of niet
als onderdeel van de vervangingsplanning mee te nemen (sommige scholen hebben dit al in hun
reguliere formatie verwerkt).
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 8
2. Algemene informatie over de Wet werk en zekerheid (aspect vervangingsarbeid) en de
CAO PO 2016-2017
Verschillen tussen openbaar en bijzonder onderwijs
Het openbaar onderwijs valt niet onder de werking van de WWZ, tenzij een openbare school onder
een samenwerkingsbestuur valt. Werknemers in het openbaar onderwijs vallen onder het
ambtenarenrecht. Cao-partijen zijn overeengekomen openbare besturen niet via de cao collectief
te binden aan de WWZ-bepalingen. Het bijzonder onderwijs (inclusief het samenwerkingsbestuur)
valt onder het Burgerlijk Wetboek (BW). De WWZ geldt voor werkgevers die onder het BW vallen.
WWZ en cao voor bijzonder onderwijs
Voor het bijzonder onderwijs geldt de WWZ. In de cao is gebruik gemaakt van de wettelijke
mogelijkheid een ruimere ketenregeling overeen te komen, namelijk maximaal zes contracten in
maximaal drie jaar. Deze geldt alleen voor vervangingen en bovendien alleen voor vervangingen
van lesgevende en behandeltaken en alleen als er uitsluitend vervangingsaanstellingen zijn
geweest. Zijn er (ook) betrekkingen geweest op formatie of een project, dan geldt drie contracten
in een periode van 24 maanden. Ook zijn er zijn nieuwe contractvormen in de cao mogelijk
gemaakt, namelijk het ‘min-max-contract’ en het ‘bindingscontract’.
Schoolbesturen bijzonder onderwijs zijn bij cao verplicht vervangingsbeleid vast te stellen. De
P(G)MR2 heeft hierop instemmingsrecht. Geadviseerd wordt de O(G)MR3 hierbij te betrekken.
WWZ en cao voor openbaar onderwijs
Openbare besturen zijn niet verplicht om de bepalingen uit de WWZ toe te passen. Zij kunnen er
wel zelf voor kiezen om de afspraken uit paragraaf 3 van de cao rondom vervanging toe te passen
met de nieuwe vormen van aanstellingen (‘min-max-contract’ en het ‘bindingscontract’). Dan gaat
ook de ketenbepaling gelden.
Een schoolbestuur openbaar onderwijs is niet bij cao verplicht vervangingsbeleid op te stellen,
maar kan hier gedurende de looptijd van de cao eenmalig toe besluiten. Dit leidt tot rechten en
plichten (o.a. nieuwe contractvormen uit de CAO PO 2016-2017 kunnen benut worden,
ketenbeding wordt van toepassing).
Als het bestuur deze keuzes maakt, is instemming van de P(G)MR nodig. Geadviseerd wordt de
O(G)MR hierbij te betrekken.
De ketenregeling
In de CAO PO 2015-2016 is opgenomen dat een onbeperkt aantal tijdelijke contracten gedurende 3
jaren mogelijk is. De WWZ staat dergelijke afwijkingen bij cao niet meer toe. Binnen het bijzonder
onderwijs wordt de ketenregeling uit de WWZ de hoofdregel. Voor het openbaar onderwijs geldt
dat de ketenbepaling zoals deze is opgenomen in de CAO PO 2015-2016 van toepassing blijft;
onbeperkte korttijdelijke vervangingen binnen drie jaar blijven mogelijk en er is geen sprake van
een transitievergoeding bij ontslag.
In deze WWZ-ketenregeling staat dat er maximaal drie tijdelijke contracten kunnen worden
afgesloten in een periode van maximaal 24 maanden, voordat een contract voor onbepaalde tijd
ontstaat. Een lopende keten wordt doorbroken als er een periode van meer dan zes maanden (zes
maanden en één dag) geen contract is geweest. Dit geldt vanaf 1 juli 2016, daarvoor is het drie
maanden en 1 dag.
In de CAO PO 2016-2017 is - alleen voor vervanging - een verruiming van de ketenregeling
afgesproken van drie naar zes contracten en van 24 naar 36 maanden. Dit geldt dus niet voor
andere tijdelijke contracten die een andere grond hebben dan vervanging. Deze verruiming geldt
2
3
Personeelsgeleding van de (Gemeenschappelijke) Medezeggenschapsraad.
Oudergeleding van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad.
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 9
voor werknemers die ingezet worden voor vervanging van werknemers met lesgevende taken of
met lesgebonden en/of behandeltaken. Een vaste benoeming ontstaat bij het zevende contract of
wanneer de termijn van 36 maanden wordt overschreden. Een lopende keten wordt doorbroken
als er een periode van meer dan zes maanden (zes maanden en één dag) geen contract is geweest.
In bijlage 1 bij dit document is de praktische toepassing van de ketenregeling voor het bijzonder
onderwijs in een schema weergegeven. Voor werknemers die zijn ingezet op zowel contracten voor
vervanging als tijdelijke contracten die een andere grond kennen, geldt de verruimde ketenregeling
niet. Bij hen is de WWZ ketenregeling van toepassing.
Een verzamelakte telt niet als één dienstverband. Een verzamelakte is precies wat het woord zegt:
een akte met daarop een verzameling aan dienstverbanden. Elk van de dienstverbanden op de
verzamelakte moet apart worden meegeteld. Zes dienstverbanden op één akte tellen dus ook als
zes afzonderlijke dienstverbanden.
Overige cao-bepalingen
In de CAO PO 2016-2017 zijn nog enkele verandering opgenomen die van belang zijn in verband
met het vervangingsbeleid.
Overplaatsingsbepalingen
Met betrekking tot de overplaatsingsbepaling is voor vervangers afgesproken dat in de akte van
benoeming/aanstelling de werktijdfactor niet langer per instelling wordt opgenomen. Dit om de
benodigde flexibiliteit van vervangers te regelen.
Reiskostenvergoeding vervanging
Voor zowel het openbaar als het bijzonder onderwijs wordt de vergoeding voor woon-werk verkeer
voor vervangers verruimd naar 35 kilometer (dat is nu 21,5 kilometer). De vergoeding per kilometer
blijft ongewijzigd. De tabel in de cao wordt aangepast.
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 10
3.
Vervangingsbeleid en de relatie met het HR beleid
3.1.
Vervangingsbeleid
Het bijzonder onderwijs moet en het openbaar onderwijs mag vervangingsbeleid vormgeven.
Natuurlijk is van belang dat het vervangingsbeleid voldoet aan wet- en regelgeving, maar nog
belangrijker is dat het vervangingsbeleid aansluit op de behoefte en situatie van het betreffende
schoolbestuur4.
Omstandigheden die van invloed zijn op de vormgeving van het vervangingsbeleid, zijn onder meer:
- zijn wij een klein, middelgroot of groot schoolbestuur?
- werken we (onder meer) ten aanzien van vervangingsbeleid samen met andere schoolbesturen?
- hoe staat de regionale arbeidsmarkt er voor: zijn er weinig of veel vervangers beschikbaar?
- zijn wij wel/geen eigenrisicodrager Vervangingsfonds (VF)?
- wat is de aard van de onderwijsconcepten op onze scholen: vereist het pedagogisch/didactisch
concept van de school specifieke kennis en vaardigheden van de vervangers?
- wat is de aard van de leerlingen waar het onderwijs aan wordt gegeven: laat de doelgroep het
werken met (wisselende) invallers gemakkelijk toe?
- wat is de leeftijdsopbouw van het personeel (verwachten we bijvoorbeeld veel pensioneringen,
of zwangerschaps- en ouderschapsverloven)?
Het startpunt van vervangingsbeleid is het in kaart brengen van de eigen flexbehoefte als
onderdeel van het formatiebeleid van het schoolbestuur. De behoefte aan flexibiliteit omvat de
vervangingsbehoefte, maar omvat bijvoorbeeld ook tijdelijk regulier werk, extra capaciteit voor
projecten. Vervolgens wordt in het vervangingsbeleid beschreven op welke manier vervanging
wordt georganiseerd en met welk type contracten. Daarbij geldt, zo is in de cao overeengekomen,
dat gewerkt wordt in de volgorde van vast, vast/flexibel naar flexibel. Op een manier die past bij de
eigen schoolbestuurlijke situatie en uitgaand van de historische vervangingsbehoefte. Gemaakte
keuzes dienen praktisch in de organisatie te worden ingebed en daarvoor is draagvlak nodig op de
werkvloer. Het betrekken van verschillende stakeholders en helder communiceren van gemaakte
keuzes met onderbouwing is essentieel.
Er zijn goede redenen om het vervangingsbeleid te integreren met het totale formatiebeleid. Een
integrale benadering van reguliere arbeid, projectarbeid (denk bijvoorbeeld aan arrangementen in
het kader van passend onderwijs) en vervangingsarbeid zal leiden tot een doelmatiger inzet van
middelen. De sociale partners verenigd in het Arbeidsmarktplatform PO hebben eind 2015 een
project geïnitieerd om te komen tot meer solide meerjarenformatiebeleid in het primair
onderwijs. Dit project heeft het instrument ‘Scan en verbeter uw meerjarenformatieplan’
opgeleverd. lees meer
Vervangingsbeleid formuleren kent dus strategische, tactische en praktische aspecten.
Ondanks het feit dat de omstandigheden voor schoolbesturen (zeer) ongelijk zijn, is de
procesmatige hoofdlijn van denken en werken die in deze handreiking gepresenteerd wordt wel
voor elk schoolbestuur gelijk:
1. De behoefte aan vervangingsarbeid wordt zo nauwkeurig mogelijk vooraf bepaald.
2. De inzet van vervangingsopties wordt vooraf ook zo nauwkeurig mogelijk gepland.
Meer in concreto betekent dit:
A. De nieuwe wetten en regels vereisen dat het schoolbestuur vooruit de vervangingsbehoeften zo
goed mogelijk kent en plant.
4
We spreken in deze handreiking over schoolbesturen. Daarmee bedoelen we ook de samenwerkingsverbanden passend
onderwijs met personeel in dienst. Ook voor hen gelden de WWZ en de cao (bepalingen bijzonder onderwijs).
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 11
B. De noodzaak de vervangingsbehoefte vooruit te plannen, vraagt om historische
(schoolbestuurlijke) gegevens met betrekking tot verzuim, verlof en vervanging.
C. Het schoolbestuur kent de - theoretische - opties die er zijn om vervangingen te realiseren en
heeft zich een mening gevormd over de eigen schoolbestuurlijke ideaaltypische situatie: ‘welke
mix van vervangingsopties past gegeven onze specifieke omstandigheden het beste bij onze
situatie?’.
D. Het schoolbestuur heeft een structuur georganiseerd om daadwerkelijke vervangingen te
organiseren. Hiermee wordt het theoretische vervangingsplan in praktijk gebracht.
E. Door cyclisch te werken, worden de data die ten grondslag liggen aan B. en C. steeds
nauwkeuriger, zodat vervangingsplan- en vervangingspraktijk elkaar op termijn steeds meer
zullen kunnen gaan benaderen.
Figuur 1: Stappen in vervangingsbeleid organiseren
Vervangingsbehoeften zo nauwkeurig mogelijk in kaart brengen
Vervangingsplan opstellen (o.b.v. vervangingsmogelijkheden)
Vervangingspraktijk organiseren
Evalueren, leren en verbeteren
In hoofdstuk 5 van deze handreiking komt aan de orde hoe een schoolbestuur de vervangingsbehoeften in kaart kan brengen (behoeftenkant). In hoofdstuk 6 wordt beschreven over welke
- theoretische - vervangingsmogelijkheden schoolbesturen primair onderwijs kunnen beschikken.
Op basis van deze mogelijkheden komt het schoolbestuur tot een eigen schoolbestuurlijk
vervangingsplan (concretisering inzetkant), passend bij de specifieke omstandigheden van de eigen
organisatie. Dit vervangingsplan (hoofdstuk 7) vormt de basis voor het organiseren en uitvoeren
van de vervangingspraktijk (het koppelen van de behoeftenkant en de beoogde
inzetmogelijkheden, alsmede de koppeling met het totale HR-beleid). Deze stappen tezamen
vormen het vervangingsbeleid van de organisatie.
3.2.
Vervangingsbeleid als onderdeel van het totale HR-beleid
Vervangingsbeleid kan niet los gezien worden van het totale HR-beleid (Human Resource) van de
organisatie, dat zich richt op het verwerven en behouden van voldoende, bekwaam, betaalbaar,
gezond, gemotiveerd en duurzaam inzetbaar personeel om het onderwijs te verzorgen, te
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 12
verbeteren en te innoveren. HR-beleid is een onderdeel van het strategisch beleid van de
organisatie, ondersteunend aan de visie en strategie van de instelling. Zo is vervangingsbeleid, de
organisatie van de vervanging, ook gekoppeld aan het totale beleid van de organisatie, de visie op
onderwijs(kwaliteit). In onderstaande figuur is dit uitgewerkt.
Figuur 2: Cyclus van vervangingen organiseren in het primair onderwijs
Meerjarig inzicht in toekomstige personeelsbehoeften maakt ook strategische personeelsplanning
mogelijk. En gerichte invulling van de flexibele schil. Zo ontstaat er steeds meer samenhang tussen
de diverse aspecten van HR-beleid, formatiebeleid en taakbeleid.
Goed vervangingsbeleid vraagt dus om twee koppelingen. Eén met het totale HR-beleid van de
organisatie. En één met de andere vormen van arbeid binnen de organisatie, zoals reguliere arbeid,
projectmatige werkzaamheden en werkzaamheden in het kader van extra ondersteuning. Op
laatstgenoemde koppeling komen we nog op diverse plaatsen in de handreiking terug.
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 13
4.
Het in kaart brengen van de vervangingsbehoeften
Het in kaart brengen van de vervangingsbehoeften verloopt voor elk schoolbestuur min of meer
identiek. Het bestaat uit twee componenten: het in kaart brengen van historische gegevens en het
inventariseren van reeds bekend aanstaand verlof. Zo wordt gewerkt met een mix van
ervaringsgegevens en feitelijke gegevens over de (nabije) toekomst, om de vervangingsbehoeften
zo nauwkeurig mogelijk te ramen. Daarbij gaat het zowel om de totale vervangingsbehoefte als om
de pieken en dalen gedurende het jaar.
De typen afwezigheid die onderscheiden worden bij het in kaart brengen van de
vervangingsbehoeften staan in de onderstaande tabel.
Tabel 1: verschillende typen van afwezigheid
Typen afwezigheid
1. Ziekteverlof < 1 week
2. Ziekteverlof 1 - 6 weken
3. Ziekteverlof > 6 weken
4. Zwangerschaps- en bevallingsverlof5
5. Ouderschapsverlof, betaald
6. Ouderschapsverlof, onbetaald6
7. Verlof i.v.m. regeling duurzame inzetbaarheid en overgangsregeling BAPO7, hoofdstuk 8A cao
8. Verlof i.v.m. professionele ontwikkeling, paragraaf 9.7 cao
9a. Kort buitengewoon verlof, paragraaf 8.7 cao (planbaar)8
9b. Kort buitengewoon verlof, paragraaf 8.7 cao (niet planbaar)
9c. Kort buitengewoon verlof, paragraaf 8.8 cao (calamiteiten)
10. Langdurig zorgverlof, zonder behoud van salaris
11. Lang buitengewoon verlof, zonder behoud van salaris
12. Vakantieverlof, voor zover niet tijdens de schoolvakanties
13. Schorsing9 en ontslag op staande voet
Het in kaart brengen van historische gegevens kan het beste gebeuren aan de hand van de
gemiddelden van enkele schooljaren (bijvoorbeeld de laatste drie schooljaren) of van een
‘genormaliseerd’ schooljaar. De gegevens over de nabije toekomst hebben betrekking op reeds
aangevraagd verlof, dan wel aangekondigde verlofaanvragen (zwangerschaps- en bevallingsverlof,
ouderschapsverlof, langdurig verlof, etc.).
5
Werkneemsters die zwanger zijn, hebben recht op zwangerschaps- en bevallingsverlof. In overleg met de werkgever kan
zij een deel van het bevallingsverlof gespreid opnemen. Het bevallingsverlof begint de dag na de bevalling. Dit verlof
duurt nog minimaal 10 weken. In het geval dat de werkneemster eerder bevalt dan de uitgerekende datum, mag de
werkneemster na afloop van het bevallingsverlof van zes weken het overgebleven bevallingsverlof over 30 weken
verspreid opnemen. Deze regeling geldt sinds 1 januari 2015. De werkneemster doet dit in overleg met de werkgever. Het
verzoek om dit verlof op te nemen moet zij uiterlijk 3 weken na de bevallingsdatum indienen bij de werkgever.
6 Naast de bestaande regels met betrekking tot ouderschapsverlof, geldt er sinds 1 januari 2015 een aanvullende regel.
De partner van een moeder van een pasgeboren kind heeft per 1 januari 2015 recht op drie dagen (onbetaald)
ouderschapsverlof. Dit komt bovenop de al langer bestaande twee dagen betaald kraamverlof.
7 Sommige schoolbesturen zien BAPO niet als een vraagstuk in het kader van verlof en vervangingsarbeid. Zij hebben
BAPO in de reguliere formatie verwerkt. Deze schoolbesturen sluiten BAPO dan uit van de in deze handreiking gepromote
werkwijze. In het bij deze handreiking behorende rekenmodel is dit als optie aan te geven.
8 In het kader van het in deze handreiking gehanteerde denkmodel wordt ten aanzien van paragraaf 8.7. van de cao
onderscheid gemaakt tussen planbaar en niet planbaar verlof. Huwelijk, verhuizing en examen zijn vormen van planbaar
verlof. Bevalling, overlijden, e.d. niet. Omdat planbaar of niet planbaar een belangrijk bedrijfseconomisch en
organisatorisch gegeven is bij het opstellen en uitvoeren van het Vervangingsplan wordt dit onderscheid gemaakt.
9 M.i.v 1 januari 2016 wordt de vervanging op grond van schorsing maximaal 6 weken bekostigd.
Dit geldt voor alle schorsingsgronden uit de CAO-PO (artikel 3.13 tot en met 3.17 en 4.11 tot en met 4.16).
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 14
Het schoolbestuur kan de historische gegevens in kaart brengen aan de hand van gegevens in de
personeels- en salarisadministratie (PSA) en bij de ARBO-dienst. Indien deze gegevens bijvoorbeeld
ontoereikend zijn, kunnen ook landelijke gegevens worden benut. De ‘Eindrapportage
verzuimonderzoek PO en VO 2014’ van DUO (november 2015) bevat zeer veel informatie over
landelijke cijfers en trends. Twee voorbeelden zijn opgenomen in bijlage 2 bij deze handreiking. Het
is de moeite waard het rapport te bestuderen en te bepalen welke cijfers benut kunnen worden bij
het formuleren van uw vervangingsbeleid. Het rapport bevat vele tabellen, die u kunnen helpen uw
vervangingsbehoefte in kaart te brengen, als cijfers van de eigen organisatie (nog) ontbreken. Of als
u uw cijfers wilt spiegelen aan landelijke gemiddelden.
Raadpleeg het hele rapport: http://www.voion.nl/downloads/0ce84997-8f2f-470c-ac15f70d1a5e1c5e
Ook het Vervangingsfonds publiceert jaarlijks kengetallen e.d.
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 15
5.
Vervangingsmogelijkheden
In dit hoofdstuk worden alle - theoretische - mogelijkheden die een schoolbestuur primair
onderwijs ter beschikking staan om in Vervangingsbehoeften te voorzien besproken. Elke vorm
kent haar eigen kansen en risico’s. Per optie wordt ook de eventuele relatie met het
Vervangingsfonds benoemd.
De volgende vervangingsmogelijkheden worden in deze paragraaf beschreven:
Tabel 2: Verschillende vervangingsmogelijkheden
Vervangingsmogelijkheden
1. Werkzaamheden worden door de afwezige medewerker op een later tijdstip zelf uitgevoerd
(al dan niet binnen de al overeengekomen werktijd)
2. Werkzaamheden worden overgenomen door een reeds ingeroosterde medewerker
3. Werkzaamheden worden overgenomen door een medewerker die gepland verlof verzet
4. Inzet van een medewerker voor vervangingswerk in vaste dienst
5. Inzet van een medewerker uit een regionale vervangingspool
6. Detachering van een medewerker vanuit een ander schoolbestuur
7. Tijdelijke uitbreiding van de aanstelling c.q. benoeming van een medewerker die reeds in
tijdelijke dienst is (tijdelijke taakuitbreiding)
8. Tijdelijke uitbreiding van de aanstelling c.q. benoeming van een medewerker die reeds in
vaste dienst is (tijdelijke taakuitbreiding)
9. Aanstelling c.q. benoeming in een tijdelijk dienstverband met vaste einddatum t.b.v. diverse
vervangingswerkzaamheden
10. Aanstelling c.q. benoeming in een tijdelijk dienstverband t.b.v. één specifieke verlofsituatie
voor de duur van die verlofsituatie
11. Flexibele inzet van medewerkers
12. Inzet van een uitzendkracht
13. Inhuur van interim personeel
14. Payrolling
15. Noodmaatregelen (zoals het samenvoegen van groepen)
In de hoofdstukken 5 en 6 wordt vanuit een verschillende invalshoek naar vervangingsarbeid
gekeken. In hoofdstuk 5 ligt de nadruk op organisatorische mogelijkheden die er bestaan om
vervangingsarbeid te realiseren. In hoofdstuk 6 ligt de nadruk op de juridische vormen waarin deze
mogelijkheden gerealiseerd kunnen worden.
5.1 Werkzaamheden later zelf uitvoeren
Bij kortdurend verzuim of verlof kan bij medewerkers met niet lesgebonden taken afgesproken
worden dat de medewerker zelf de werkzaamheden op een later moment alsnog uitvoert. Dit kan
desgewenst in de jaartaak verdisconteerd worden of door middel van een tijdelijke taakuitbreiding
worden gerealiseerd. Maar er zullen ook situaties zijn waarin dit niet nodig is en betrokkene het
gewoon zelf plooit en oplost, al dan niet in samenwerking met collega’s. Er is geen declaratie
mogelijk bij het vervangingsfonds.
5.2 Werkzaamheden door een reeds ingeroosterde medewerker
In deze optie hebben bepaalde medewerkers een betrekkingsomvang die gebaseerd is op hun
hoofdwerkzaamheden. Op bepaalde dagen, bij pieken in de vervangingsbehoeften, zetten deze
medewerkers een deel van hun hoofdwerkzaamheden opzij en verrichten zij
vervangingswerkzaamheden. Met name functies waarbij de werkzaamheden voor een deel niet
sterk tijdgebonden zijn, lenen zich hiervoor. Deze optie komt niet voor vergoeding door het VF in
aanmerking. Vervangingsarbeid van medewerkers met een vast of een tijdelijk contract die ten dele
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 16
reguliere werkzaamheden verrichten en ten dele zijn aangesteld voor vervangingswerkzaamheden
kunnen niet worden gedeclareerd bij het VF.
Een specifieke groep binnen deze optie wordt gevormd door LIO-ers, stagiaires e.d. Rekening
houdend met toezicht op hun taakuitoefening, kunnen ook zij een deel van de
vervangingsbehoeften invullen. Voor laatstgenoemde groep geldt dat declaratie bij het
Vervangingsfonds in het geheel niet mogelijk is. cc
5.3 Werkzaamheden door medewerker die gepland verlof verzet
Met medewerkers die planbaar verlof gaan genieten (bijvoorbeeld oudere medewerkers duurzame
inzetbaarheid verlof verzetten of in het algemeen studieverlof verzetten) wordt vooraf de afspraak
gemaakt dat het verlof op bepaalde (vooraf als zodanig aangemerkte) dagen ingetrokken (verzet)
kan worden indien sprake is van een onverwacht grote behoefte aan vervangingsarbeid. Zij kunnen
dit verlof uiteraard op een later moment alsnog opnemen.
5.4 Inzet van medewerkers voor vervangingswerk in vaste dienst
Een bestuur kan medewerkers in vaste dienst nemen voor het uitvoeren van
vervangingswerkzaamheden. Wanneer het gaat om meer dan één medewerker vormen zij vaak
samen op een school10 of binnen een bestuur een vervangingspool. Het schoolbestuur bepaalt, op
basis van de vervangingsbehoeften, de aard, de omvang, de inzet van de medewerkers met een
vaste aanstelling voor vervangingswerk. Wanneer het schoolbestuur ervoor kiest om een
vervangingspool op te starten kan dit worden georganiseerd conform paragraaf 4.2. van het
Reglement Vervangingsfonds. Deze pool wordt dan, onder voorwaarden, grotendeels bekostigd
door het Vervangingsfonds (vereist is een 98% bezetting bij een pool met een omvang van 4% en
een 100% bezetting bij een pool met een omvang van 6%). Het verschil tussen het vereiste
bezettingspercentage en het daadwerkelijke percentage komt voor rekening van het schoolbestuur
zelf. Het Vervangingsfonds kent vervangingspools per kalenderjaar toe. Aanvragen voor start of
continuering van een vervangingspool moeten jaarlijks voor 1 november worden gedaan.
Door de nieuwe contractvormen voor vervangingsarbeid die zijn opgenomen in de CAO-PO 20162017 wordt het voor een schoolbestuur eenvoudiger om eigen beleid te maken op dit gebied en
daarin keuzes te maken.
Het VF vergoedt (zie artikel xxx11) vervangingswerk van mensen in vaste dienst die er uitsluitend zijn
ten behoeve van vervangingswerk. Dit moet blijken uit de akte (zie cao bijlage IA.1) en deze mensen
dienen van te voren aangemeld te zijn bij het VF. Het schoolbestuur krijgt alleen een vergoeding
voor de duur en de omvang van een feitelijke vervanging van ziekte of schorsing.
Eigenrisicodragers kunnen de akte in cao bijlage IA benutten voor een combinatie van reguliere
arbeid en vervangingsarbeid (niet declarabel bij het VF).
Kanttekening
Opstellers van deze notitie zien een trend in de richting van het integreren van het beleid voor
reguliere en vervangingsarbeid. Het werken met een vervangingspool kan als risico hebben dat
reguliere arbeid en vervangingsarbeid als twee gescheiden circuits benaderd blijven worden. Maar
praktijkvoorbeeld vijf (paragraaf 8.5.) laat zien dat dit ook ondervangen kan worden.
Indien een vervangingspool een centraal meldpunt kent waar vervangingsbehoeften gemeld
kunnen worden, kan dit een taakverlichting betekenen voor de schooldirecties. Zij hebben dan
geen omkijken meer naar het regelen van de vervanging. Ook kan bij dit coördinatiepunt de
registratie van het eventueel ontstaan van (her)benoemingsverplichtingen belegd worden.
Bij het nastreven naar integratie van reguliere arbeid, projectarbeid en vervangingsarbeid is het
volgende van belang. Er zijn contractvormen die integratie van verschillende vormen van arbeid
niet toestaan of bemoeilijken. De min/maxcontracten en de bindingscontracten zijn louter bedoeld
10
11
Bij grote scholen of grote eenpitters.
Het VF moet dit artikel nog bekend maken. Het zal met terugwerkende kracht in werking treden.
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 17
voor vervangingsarbeid (zie 5.11) en zijn altijd tijdelijk van aard. Bovendien kan de verruimde
ketenbepaling (zes contracten in drie jaar) alleen toegepast worden als er louter sprake is van
vervangingsarbeid. De voorwaarden die verbonden zijn aan de toepassing van de flexibele
contractvormen zijn belangrijk om te overwegen bij het maken van keuzes in het vervangingsbeleid
en het vormgeven van de vervangingspool. Bij andere, ‘vastere’ contractvormen zijn deze
voorwaarden er niet.
5.5 Inzet van een medewerker uit een regionale vervangingspool
Eén of enkele medewerkers vormen de regionale, bovenbestuurlijke vervangingspool. De
gezamenlijke schoolbesturen bepalen, op basis van de Vervangingsbehoeften, de aard, de omvang
en de inzet van de pool. De medewerkers zijn (tijdelijk of vast) in dienst bij een van de
deelnemende schoolbesturen (meerdere besturen hebben één of meerdere poolers in dienst). Een
bovenbestuurlijke vervangingspool kan op basis van een samenwerkingsovereenkomst worden
georganiseerd.
De hiervoor onder ‘schoolbestuurlijke vervangingspool’ genoemde voorwaarden, mogelijkheden en
risico’s gelden allemaal ook voor de regionale, bovenbestuurlijke vervangingspool.
5.6 Detachering van een medewerker vanuit een ander schoolbestuur
In artikel 3.20 en 4.19 van de CAO PO 2016-2017 is bepaald dat een werknemer op zijn verzoek of
met zijn instemming voor bepaalde tijd belast kan worden met werkzaamheden bij een werkgever
van een andere instelling of instellingen dan wel buiten het onderwijs.
Via de detacheringsconstructie kunnen schoolbesturen hun momenten van overschot en tekort aan
personeel ‘middelen’. Detacheringen in verband met ziekte (en schorsing gedurende maximaal 42
kalenderdagen) komen in beginsel voor vergoeding door het Vervangingsfonds in aanmerking
(Reglement VF, artikel 29, lid 3d.).
5.7 Tijdelijke taakuitbreiding van een medewerker in tijdelijke dienst
Een schoolbestuur geeft een medewerker die reeds in tijdelijke dienst is, een tijdelijke
taakuitbreiding van de benoeming. Dit kan op ad hoc basis plaatsvinden, maar beter is nog de
mogelijkheden en bereidheid hiertoe vooraf te inventariseren en principe-afspraken hierover te
maken. Indicatie voor de omvang van de betrekking is deze maximaal 120% van de normbetrekking
te laten bedragen. Van deze mogelijkheid kan bij deze optie gebruik worden gemaakt. Hoewel
jurisprudentie over dit onderwerp nog in ontwikkeling is, lijken er bij tijdelijke taakuitbreidingen
binnen tijdelijke contracten minder risico’s te bestaan ten aanzien van bijvoorbeeld de
ketenbepaling. Houd voor meer informatie over dit onderwerp de website van de PO-Raad in de
gaten: https://www.poraad.nl/themas/werkgeverszaken/arbeidsrecht-actueel.
De tijdelijke taakuitbreiding in verband met ziektevervanging komt aan de orde in artikel 3.9 van de
cao. Artikel 29, lid 3.c. van het Reglement Vervangingsfonds regelt de bekostiging van dit type
vervanging.
Het bindingscontract (zie 5.11) is een bijzondere vorm van tijdelijke taakuitbreiding in verband met
vervangingswerkzaamheden.
5.8 Tijdelijke taakuitbreiding van een medewerker in vaste dienst
Een schoolbestuur geeft een medewerker die reeds in vaste dienst is, een tijdelijke taakuitbreiding
van de benoeming. Dit kan op ad hoc basis plaatsvinden, maar beter is nog de mogelijkheden en
bereidheid hiertoe vooraf te inventariseren en principe-afspraken hierover te maken. Van deze
mogelijkheid kan bij deze optie gebruik worden gemaakt. Hoewel jurisprudentie over dit
onderwerp nog in ontwikkeling is, lijken er bij tijdelijke taakuitbreidingen binnen vaste contracten
risico’s te bestaan ten aanzien van bijvoorbeeld de ketenbepaling. Het risico van het tijdelijk
uitbreiden van een vast dienstverband is dat de tijdelijke uitbreidingen als zelfstandige
arbeidsovereenkomsten worden gezien, waarop de ketenregeling van toepassing is en ook voor
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 18
deze omvang een vast dienstverband ontstaat. Het is dus van belang hier alert op te zijn. Het begrip
‘rechtsvermoeden arbeidsomvang’ (BW art. 7:610b) speelt hierbij ook een rol. De tijdelijke
taakuitbreiding in verband met ziektevervanging komt in beginsel voor vergoeding door het
Vervangingsfonds in aanmerking. Het is onduidelijk of een tijdelijke taakuitbreiding een nieuwe
arbeidsovereenkomst is in de zin van de ketenbepaling. Jurisprudentie daarover is tegenstrijdig12.
Houd voor meer informatie over dit onderwerp de website van de PO-Raad in de gaten:
https://www.poraad.nl/themas/werkgeverszaken/arbeidsrecht-actueel.
De tijdelijke taakuitbreiding in verband met ziektevervanging komt aan de orde in artikel 3.9 van de
cao. Artikel 29, lid 3.c. van het Reglement Vervangingsfonds regelt de bekostiging van dit type
vervanging.
5.9 Tijdelijk dienstverband in verband met diverse vervangingswerkzaamheden
Een schoolbestuur neemt een medewerker maximaal een jaar in (tijdelijke) dienst met het doel
diverse vormen van vervangingsarbeid te verrichten: twee dagen op de ene school wegens ziekte,
twee weken op een andere school in verband met calamiteitenverlof, 16 weken op een andere
school in verband met zwangerschaps- en bevallingsverlof, 10 dagen op een school in verband met
ziekteverlof e.d., etc. Omdat een tijdelijke aanstelling/benoeming voor een jaar verstrekt wordt,
geldt dat er sprake is van één dienstverband waarop het ketenbeding van toepassing is. Daarnaast
moet er een goed plan van inzet zijn, juist omdat er sprake is van een benoeming voor een jaar.
Immers, op dagen dat er geen vervangingsarbeid voor handen is, lopen de kosten door. Deze dagen
moeten dus tot een minimum beperkt worden. En er moet bepaald worden welke werkzaamheden
dan in elk geval wél verricht zullen worden door betrokkene. Er kan in het kader van dit soort
benoemingen eventueel samengewerkt worden met andere schoolbesturen. Wanneer tijdelijke
dienstverbanden bij het ene schoolbestuur worden afgewisseld met tijdelijke dienstverbanden voor
langer dan 6 maanden bij andere schoolbesturen, wordt de keten van tijdelijke dienstverbanden
steeds onderbroken, waardoor geen vast dienstverband ontstaat. Let wel op met het onderling
detacheren van medewerkers die op dezelfde school en in dezelfde klas werkzaam blijven. In dat
geval ontstaat er wel het risico van opvolgend werkgeverschap.
Een tijdelijk dienstverband in verband met diverse vervangingswerkzaamheden komt aan de orde
in paragraaf 3.4. van de cao. Het VF vergoedt (zie artikel 29.3, lid g) vervangingswerk van mensen in
tijdelijke dienst die er uitsluitend zijn ten behoeve van vervangingswerk. Dit moet blijken uit de
gehanteerde akte (zie 5.4). Het schoolbestuur krijgt alleen een vergoeding voor de duur en de
omvang van een feitelijke vervanging van ziekte of schorsing.
Het min/maxcontract (zie 5.11) kan ook benut worden als tijdelijk contract in verband met diverse
vervangingswerkzaamheden.
5.10 Tijdelijk dienstverband in verband met bepaalde vervangingswerkzaamheden
Een schoolbestuur geeft een aanstelling c.q. benoeming in een tijdelijk dienstverband t.b.v. één
specifieke verlofsituatie voor de duur van die verlofsituatie (langdurige zieke, ouderschapsverlof of
zwangerschaps- en bevallingsverlof). Indien ziektevervanging (of schorsing gedurende maximaal 42
kalenderdagen) aan de vervangingswerkzaamheden ten grondslag ligt, komt deze situatie in
beginsel voor vergoeding door het Vervangingsfonds in aanmerking. Deze optie komt in paragraaf
3.4 en 3.5 van de cao aan de orde. Artikel 29, lid 3.c. van het Reglement Vervangingsfonds regelt de
bekostiging van dit type vervanging.
5.11 Flexibele inzet van medewerkers
In de tot dusver besproken mogelijkheden is het begrip flexibiliteit al diverse malen aan de orde
geweest. Thans gaan we in op mogelijkheden van flexibilisering die gebaseerd zijn op
12
Zoals gezegd is het onduidelijk of op een tijdelijke uitbreiding de ketenregeling van toepassing is. Wij raden het in ieder
geval af medewerkers een zeer kleine aanstelling te geven, met elke keer een grote urenuitbreiding daar bovenop. Een
leraar af en toe laten invallen voor zijn duo-partner is daarentegen een stuk minder risicovol.
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 19
contractvormen die specifiek hiervoor in het leven zijn geroepen. Dit zijn het min/max-contract en
het bindingscontract. (Ook het nul-urencontract is zo’n contractvorm, maar deze is in het po
volgens de CAO PO 2016-2017 niet mogelijk.)
Min/max-contracten
Het min/max- contract is een arbeidsovereenkomst in de zin van artikel 7:610 BW. Dit betreft een
arbeidsovereenkomst waarin een minimum aantal uren is opgenomen en waaraan een
oproepclausule is toegevoegd tot een maximum aantal uren. Dit minimum aantal uren wordt in
ieder geval uitbetaald. De werkgever is in principe verplicht een oproepkracht op te roepen
wanneer er werkaanbod is waarvoor de oproepkracht in aanmerking komt. Bij meerdere
oproepkrachten dienen de oproepen zo evenredig mogelijk te worden verdeeld. In de CAO PO
2016-2017 is overgekomen dat deze contracten mogelijk zijn, maar uitsluitend ten behoeve van
vervanging. Ze worden aangegaan voor een verhouding van maximaal 1:2,5 (bijvoorbeeld 8-20 uur).
Een aandachtspunt hierbij is dat indien er structureel meer gewerkt wordt dan het minimaal
overeengekomen aantal uren, er voor betrokkene (na zes maanden) rechten kunnen ontstaan op
het uitbreiden van het minimale aantal contracturen.
De sociale partners bespreken in het bestuur van het Vervangingsfonds op welke wijze de
contractvormen genoemd in de CAO PO 2016-2017 vergoed gaan worden.
Bindingscontracten
Het bindingscontract is in de CAO PO 2016-2017 als nieuwe vorm opgenomen, mogelijk tot 30
september 2017. De werknemer komt voor (ten minste) 1 uur in dienst. Dit uur kan niet ingezet
worden voor de klas, maar wordt ingezet voor de eigen professionalisering en duurzame
inzetbaarheid van de medewerker. Als het contract meerdere vaste uren kent worden ook deze
niet ingezet voor de klas, maar zijn ook deze bedoeld voor de eigen professionalisering en
duurzame inzetbaarheid van de medewerker. Werkgever en werknemer maken heldere afspraken
over de invulling van het bindingsuur. Op deze manier kan de werknemer meerdere
bindingscontracten naast elkaar hebben. Invulling van het vaste bindingsuur is tijd- en
plaatsonafhankelijk. De werknemer legt achteraf, in een functioneringsgesprek, verantwoording af
over de inzet van het bindingsuur conform de gemaakte afspraken.
Bovenop deze vaste uren is sprake van tijdelijke uitbreidingen. De tijdelijke uitbreidingen op dit
contract worden uitsluitend ingezet voor onvoorziene en onplanbare vervanging. Een
schoolbestuur kan in het vervangingsbeleid beschrijven wat onvoorzien en onplanbaar voor zijn
specifieke situatie inhoudt. Het contract kent voor de werknemer niet de verplichting om gehoor te
geven aan een verzoek om het contract tijdelijk uit te breiden. De tijdelijke uitbreiding op een
bindingscontract is vrijwillig. Als dit contract te breed en te vaak tijdelijk uitgebreid wordt bestaat
het risico dat de tijdelijke uitbreiding als zelfstandig contract wordt gezien. Dan wordt de WWZketenregeling van toepassing. Wanneer de tijdelijke uitbreidingen niet meer dan zes keer worden
gegeven, bestaat uiteraard geen risico op het onbedoeld ontstaan van een vast contract.
Het min-max-contract en het bindingscontract komen in de artikelen 3.6. en 3.7 van de cao aan de
orde. Artikel 29.3.g. van het Reglement VF regelt de bekostiging van dit type vervanging. Voor het
bindingscontract geldt dat alleen de tijdelijke uitbreidingen op het bindingscontract voor
vergoeding door het VF in aanmerking komen. Voor het min-max contract geldt dat er alleen een
vergoeding wordt verstrekt door het VF voor de duur en de omvang van een feitelijke vervanging
van ziekte of schorsing. Er wordt geen vergoeding verstrekt als er in een bepaalde periode meer
gewerkt wordt dan het overeengekomen maximum.
5.12 Inzet uitzendkrachten
Bij uitzendwerk geeft een schoolbestuur de opdracht aan een uitzendbureau om een medewerker
te zoeken voor een bepaalde vacature. De medewerker komt in dienst bij het uitzendbureau, dat
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 20
de juridische werkgever is. Op de uitzendovereenkomst is de ABU CAO van toepassing. De ABU CAO
verplicht het uitzendbureau de uitzendkracht te belonen op dezelfde wijze als werknemers in
dienst van het schoolbestuur. Het uitzendbureau brengt het schoolbestuur deze kosten in rekening,
alsmede een opslag en 21% BTW.
In artikel 4.20 van de CAO PO 2016-2017 is bepaald dat uitzendarbeid mogelijk is in geval van:
a. vervanging wegens ziekte of buitengewoon verlof;
b. activiteiten van kennelijk tijdelijke aard;
c. kennelijk onvoorziene omstandigheden.
Het artikel geeft tevens weer aan welke voorwaarden het schoolbestuur moet voldoen. De WWZ
kent een verruimde ketenregeling voor de uitzendbranche. Voor de uitzendbranche gelden andere
en ruimere regels voor het aangaan van tijdelijke contracten. Deze vorm van vervangingsarbeid
leent zich bij uitstek om pieken in de vraag naar vervangingsarbeid op te vangen. Diverse uitzend
organisaties zijn gespecialiseerd in het leveren van uitzendkrachten voor het primair onderwijs. In
beginsel kan uitzendarbeid in verband met ziektevervanging gedeclareerd worden bij het
Vervangingsfonds (Reglement artikel 29,lid 3e.).
5.13 Inhuur van interim-personeel
Met name voor specialistische functies geldt dat het inhuren van vervangingsarbeid bij een
gespecialiseerd bureau een geschikte optie is. Bijvoorbeeld: bestuurs- of directiefuncties en
gespecialiseerde staffuncties. Onder voorwaarden is het ook mogelijk te werken met ZZP-ers
(‘Overeenkomst van opdracht’). De fiscus is echter van mening dat ZZP-ers die onderwijs geven,
geen echte ZZP-er zijn, omdat sprake is van een gezagsverhouding. Volgens de fiscus is sprake van
een fictieve dienstbetrekking. Dat betekent dat inhuur van ZZP-ers mogelijk is, maar dat wel
loonbelasting en premies moeten worden afgedragen. Ook dient aandacht te geworden
geschonken aan het feit dat onder bepaalde omstandigheden zelfs kan worden aangenomen dat
sprake is van arbeidsovereenkomst in de zin van 7:610 BW. In beginsel kan de inhuur van interim
personeel in verband met ziektevervanging van directieleden en OOP gedeclareerd worden bij het
Vervangingsfonds (Reglement artikel 29, lid 3f.).
5.14 Payrolling
Hoewel payrolling juridisch gezien mogelijk is, presenteren wij deze optie met enig voorbehoud.
Het voorbehoud komt voort uit het feit dat payrolling door jurisprudentie onder druk is komen te
staan en er nog onduidelijkheid is over de toepassing. Wanneer payrolling wordt ingezet als een
mogelijke oplossing voor de vervangingsproblematiek, bestaat het risico dat een schoolbestuur
toch als formeel werkgever wordt gezien, waardoor de cao PO – en dus de ketenregeling – van
toepassing is. Bij payrolling geeft een organisatie (in dit geval het schoolbestuur) de
verantwoordelijkheid voor zijn werkgeverschap uit handen, een werknemer heeft formeel een
arbeidsovereenkomst met het payrollbedrijf. Het schoolbestuur besteedt de juridische en
administratieve aangelegenheden zoals de salarisadministratie, afdracht van sociale premies en
bijvoorbeeld pensioenen uit aan een payrollonderneming, terwijl men de werving en selectie veelal
zelf uitvoert. In beginsel kan personeel dat volgens een payrollconstructie betaald wordt, geen
beroep doen op de afspraken uit de collectieve arbeidsovereenkomst die van toepassing is bij de
inlener (CAO PO). Payroll-ondernemingen passen de ABU CAO toe (CAO uitzendbranche). Hoewel
payrolling gelijkenissen heeft met uitzenden, onderscheidt payrolling zich van uitzendarbeid,
doordat de payrollwerkgever, anders dan een uitzendbureau, werknemers in dienst neemt die
door de opdrachtgever zelf zijn geworven en geselecteerd. In de meeste gevallen wordt er vooral
arbeid verricht bij de opdrachtgever.
Wanneer een payrollconstructie evident is gebruikt om te voorkomen dat door toepassing van de
ketenbepaling verplichtingen ontstaan tegenover de werknemer is de kans groot dat een rechter
door een dergelijke constructie heen zal prikken. Dit doet zich bijvoorbeeld voor als de
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 21
payrollonderneming uitsluitend dient als formeel werkgever, waar de werknemer op de loonlijst
staat. Wanneer de werknemer kan aantonen dat een schoolbestuur naast zijn materieel werkgever,
óók als formeel werkgever moet worden gezien, houdt een payrollconstructie geen stand.
Jurisprudentie over payrolling heeft dan ook veelal betrekking op de situatie waarin een
werknemer zich op het standpunt stelt dat een arbeidsovereenkomst (voor onbepaalde tijd) tot
stand is gekomen tussen hem en de inlener (het schoolbestuur). Het is van belang dat
schoolbesturen zich hiervan bewust zijn en dat duidelijk is dat zij risico nemen als zij een
payrollcontract aangaan.
Daarnaast is payrolling minder aantrekkelijk gemaakt, als gevolg van afspraken in het Sociaal
Akkoord. Daarin is bepaald dat payrollconstructies niet gebruikt mogen worden om collectieve
arbeidsvoorwaarden te ontduiken.
Een gevolg daarvan is dat het in het nieuwe Ontslagbesluit moeilijker is gemaakt om een
payrollovereenkomst met medewerker in vaste dienst te beëindigen, net als het tussentijds
beëindigen van een payroller met een tijdelijke payrollovereenkomst. Om de arbeidsovereenkomst
met de medewerker te beëindigen moet het payrollbedrijf in dat geval een opzegvergunning
aanvragen bij UWV op basis van de omstandigheden bij het schoolbestuur (dus, de plek waar
feitelijk gewerkt wordt). Zo moet bijvoorbeeld bij disfunctioneren, het disfunctioneren binnen het
schoolbestuur worden aangetoond, en bij tussentijds ontslag wegens bedrijfseconomische
omstandigheden zal het payrollbedrijf de slechte financiële positie van het schoolbestuur moeten
aantonen. De aanvraag van een ontslagvergunning bij UWV of het aantonen van disfunctioneren, is
de verantwoordelijkheid van het payrollbedrijf, niet bij het schoolbestuur. Payrollbedrijven zullen
waarschijnlijk anticiperen op deze risico’s (bijvoorbeeld via hogere kosten, de verplichting tot
informatieverschaffing, een beding waarin staat dat de overeenkomst met payrollbedrijf alleen mag
worden opgezegd indien er een vergunning is verkregen van UVW). In geval van ontslag wegens
bedrijfseconomische omstandigheden (krimp) kan UWV nu een wederindiensttredingsvoorwaarde
vaststellen. Dit betekent dat het schoolbestuur wordt verplicht de ontslagen payroller weer in
dienst te nemen indien er binnen een half jaar na ontslag vacatureruimte ontstaat. Dit zal zelden
gebeuren, maar mocht het gebeuren dan ligt het risico van het niet naleven daarvan bij het
payrollbedrijf.
Geadviseerd wordt om zorgvuldig te kijken naar de contractuele afspraken die gemaakt worden
met het payrollbedrijf. Payroll wordt juridisch gezien een steeds minder stabiele constructie, zoals
hiervoor beschreven. In bepaalde situaties en onder bepaalde omstandigheden zou payrolling nog
kunnen (waarbij het vooral van belang is dat aangetoond kan worden dat het payrollbedrijf niet
uitsluitend als formeel werkgever optreedt), maar er zijn veel risico’s. De risico’s kunnen deels
contractueel uitgesloten worden, maar dat zal extra kosten met zich meebrengen.
In bijlage 3 bij deze handreiking is meer informatie over payrolling opgenomen.
5.15 Noodmaatregelen
Geadviseerd wordt om als sluitstuk van het Vervangingsplan één of meerdere noodmaatregelen te
formuleren. Noodmaatregelen komen aan de orde als geen van bovengenoemde 14 opties mogelijk
zijn, dan wel ze allemaal ongeschikt zijn in een bepaalde situatie. Maar ook indien er geen
financiële middelen meer beschikbaar zijn om een bepaalde optie in te zetten. Voorbeelden van
noodmaatregelen zijn:
o Groepen samenvoegen.
o Ouders vragen hun kinderen morgen thuis te houden.
De mate waarin een schoolbestuur noodmaatregelen zal moeten toepassen is sterk situationeel
bepaald. De volgende punten spelen hierbij een grote rol:
o Het openbaar onderwijs kan de oude ketenregeling (vooralsnog) blijven toepassen.
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 22
o
o
De regionale arbeidsmarkt bepaalt in hoge mate in hoeverre er steeds ‘nieuwe’
arbeidskrachten beschikbaar zijn, waarmee nog tijdelijke dienstverbanden kunnen worden
aangegaan zonder dat er sprake moet zijn van een vast contract.
De financiële positie van het schoolbestuur.
Samenvattend
De vijftien in dit hoofdstuk besproken opties vormen tezamen het (deels theoretische) palet
waarover het schoolbestuur kan beschikken bij het opstellen van schoolbestuurlijk
Vervangingsplan. Met deze opties kan elk schoolbestuur een Vervangingsplan maken. Het opstellen
van zo’n plan komt in hoofdstuk 7 aan de orde. In hoofdstuk 8 komen bovenstaande 15
mogelijkheden nogmaals aan de orde, maar dan in de vorm van vijf praktijkvoorbeelden: de wijze
waarop vijf schoolbesturen de 16 (theoretische) mogelijkheden gewogen hebben en al dan niet
benutten als onderdeel van hun schoolbestuurlijke Vervangingsbeleid.
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 23
6.
Vervangingsplan
In het Vervangingsplan plant het schoolbestuur de gewenste, optimale samenstelling van de
benodigde vervangingsarbeid. Dit plan vormt de leidraad voor het handelen van schooldirecties of
bijvoorbeeld een staf P&O bij het contracteren en inzetten van vervangingsarbeid. Bij het opstellen
van het plan komen zowel kwantitatieve als kwalitatieve aspecten aan de orde. Voor sommige
groepen leerlingen kunnen immers alleen vervangers ingezet worden die beschikken over
specifieke kennis en vaardigheden. Bovendien worden in het plan keuzes gemaakt ten aanzien van
vormen van tijdelijke arbeid: welke tijdelijke arbeid de voorkeur geniet bij welke omvang/aard van
het verzuim? (voor kort verzuim is over het algemeen een andere vorm van invulling van de
vervanging gewenst dan bij langdurig verzuim).
CAO partners zijn overeengekomen dat bij het opstellen van het vervangingsbeleid gewerkt wordt
in de volgorde van vast, vast/flexibel naar flexibel:
o Vaste overeenkomsten op bestuursniveau, met inzet op het niveau van de school,
bovenschool en bovenbestuurlijk;
o Vaste overeenkomsten met tijdelijke uitbreiding;
o Tijdelijke overeenkomsten;
o Tijdelijke overeenkomsten met tijdelijke uitbreidingen;
o Min-max-contracten;
o Bindingscontracten.
Een nog iets andere vorm van visualisatie hiervan is de Blokkendoos, de totale formatie beschouwd
als stapeling van meer of minder flexibele contractvormen.
Reguliere arbeid, projectarbeid en vervangingsarbeid integraal beschouwd (Blokkendoos)
7. Uitzendarbeid en Payroll
6. Bindingscontracten
5. Min/max-contracten
4. Tijdelijke uitbreidingen
3. Tijdelijke contracten
2. (Boven)bestuurlijke pool
1. Vast in dienst in flexibele inzet voor groter deel of helemaal
* Ook detacheringen kunnen hierbij een rol spelen.
6.1.
De kosten van de vervangingsarbeid
Algemeen
In de meeste gevallen bekostigt het schoolbestuur de vervangingsarbeid (uit de lumpsum). Soms
zijn er aanvullende inkomsten, bijvoorbeeld van het UWV (bij orgaandonaties, zwangerschaps- of
bevallingsverlof) of een verzekering. In bepaalde gevallen kan ziektevervanging bekostigd worden
via het Vervangingsfonds (zie volgende alinea).
Vervangingsfonds
Voor veel schoolbesturen geldt nog steeds dat zij een deel van de vervangingskosten in verband
met ziekte (en schorsing) kunnen declareren bij het Vervangingsfonds. Het Vervangingsfonds biedt
het instrument Quickview aan. Met behulp van deze digitale tool kan binnen enkele minuten
bepaald worden of een vervangingssituatie declarabel is en zo ja, aan welke voorwaarden moet
worden voldaan en welke documenten minimaal in de administratie aanwezig moeten zijn.
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 24
Per 1 januari 2016 bekostigt het Vervangingsfonds niet langer de feitelijke salariskosten van de
vervanger, maar een normvergoeding die is gebaseerd op de inschaling van de afwezige. Er zijn vijf
normklassen, waarbinnen de afwezige kan vallen. Per normklasse is er één normvergoeding
(inclusief werkgeverslasten). In totaal zijn er vijf normvergoedingen. Voor de vervangingspools blijft
het salaris van de vervanger het uitgangspunt. De cao-partners zijn overeengekomen gezamenlijk te
streven naar een snelle aanpassing van de regels van het VF en PF. Partijen kunnen dit afspreken
omdat bestuursleden van het bestuur van VF en PF worden voorgedragen uit de gelederen van
sociale partners. Het streven is vervanging op basis van alle in de cao genoemde contractvormen
per 1 juli 2016 mogelijk te maken voor de besturen die nog geen eigenrisicodrager zijn.
ERD
De mogelijkheden om eigenrisicodrager (ERD) te worden zijn de afgelopen jaren verruimd. Ook
schoolbesturen met een lumpsum van minder dan € 20 miljoen en samenwerkende schoolbesturen
met een lumpsum van € 20 miljoen of meer kunnen onder bepaalde voorwaarden eigenrisicodrager
worden. Ook schoolbesturen met een lumpsumbudget van minder dan € 20 miljoen kunnen nu
onder bepaalde voorwaarden eigenrisicodrager worden. Een van de voorwaarden is een
ziekteverzuimpercentage in 2014 lager dan 10% of met tenminste 10% gedaald t.o.v. 201313. Een
andere voorwaarde is dat er een vastgesteld verzuim- en vervangingsbeleid is.
ERD kan jaarlijks per 1 januari ingaan. De aanvraagprocedure neemt minimaal 8 weken (en
gemiddeld - zo leert de ervaring - 3 à 4 maanden) in beslag. Denkt u daarbij ook aan advies
van/instemming door de (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad.
Als een bestuur kiest ervoor kiest om eigenrisicodrager te worden kunnen zij het risico van ziekte
op verschillende manieren herverzekeren:
• Wachtdagenmodel met eigen risico van 14 kalenderdagen (ERD WD14)
• Wachtdagenmodel met eigen risico van 42 kalenderdagen (ERD WD42)
• Stop loss model met een eigen risico in vaste bedragen (ERD SL80)
• Stop loss model met een eigen risico in vaste bedragen (ERD SL100)
Bij de varianten met wachtdagen wordt kort en middellang verzuim niet meer vergoed. Hierdoor
heeft u meer mogelijkheden om dit verzuim op te lossen, zoals beschreven in hoofdstuk 6.
In de afgelopen jaren zijn de mogelijkheden voor ERD steeds verder verruimd. Het is niet bekend of
dit ook weer per 1 januari 2017 zal gebeuren.
Bij de keuze voor ERD spelen financiële overwegingen een rol (kost het ons wat?, levert het ons wat
op?, staat onze financiële buffer het nemen van bepaalde risico’s toe?), maar ook inhoudelijke
argumenten moeten nadrukkelijk in de afweging betrokken worden (visie op de kwaliteit van het
onderwijs, maatwerk, flexibiliteit, etc.).
Businesscase
Schoolbesturen die inmiddels wat ervaring hebben opgedaan in het opstellen van een
Vervangingsplan kunnen dit plan uitbouwen tot een business-case, door meerdere scenario’s door
te rekenen. Het bij deze handreiking behorende rekenmodel kan hierbij ook behulpzaam zijn.
13
Mogelijk worden genoemde jaartallen in het reglement 2017 aangepast naar resp. 2015 en 2014.
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 25
7.
Vervangingspraktijk - Vijf praktijkvoorbeelden
In dit hoofdstuk presenteren worden vijf schoolbesturen en hun plannen voor de vormgeving van
het Vervangingsbeleid gepresenteerd, vanaf 1 augustus 2016. Ongetwijfeld bevatten deze
voorbeelden elementen die in uw situatie niet toepasbaar zijn en/of in uw ogen onwenselijk zijn.
Het is ook niet de bedoeling dat u één van de voorbeelden 1:1 kopieert. Met deze voorbeelden
willen we u aan het denken zetten en bouwstenen aanreiken die wél een aspect kunnen gaan
vormen van úw Vervangingsbeleid. Het hoofdstuk eindigt met een opsomming van leerpunten voor
alle schoolbesturen uit de vijf praktijkvoorbeelden.
Hoewel de ketenbepaling uit de WWZ niet geldt voor het openbaar onderwijs, is in onderstaande
praktijksituaties toch een voorbeeld opgenomen dat betrekking heeft op het openbaar onderwijs.
Dit schoolbestuur beschouwt het ontwikkelen en toepassen van Vervangingsbeleid (als onderdeel
van een integrale formatieplanning) als kans om de inzet van (vervangings)arbeid zo doelmatig
mogelijk te organiseren.
7.1.
Eenpitter, algemeen bijzonder onderwijs
Kenmerken
Aard
Aantal leerlingen
Aantal scholen
Aantal fte
Aantal medewerkers
Typering regionale arbeidsmarkt
Typering demografische situatie in
de regio
Relatie met VF
Financiële positie
Vereniging voor algemeen bijzonder onderwijs
(Montessorischool)
350
1 (bao)
17 fte
32
Goed, het aanbod van flexibel personeel is zeer groot
Het aantal leerlingen daalt de komende jaren met 15%
Bijna 20% van de leraren gaat tussen nu en 2021 met
pensioen
Verplicht aangesloten
Zeer matig (de algemene reserve is amper toereikend)
De school kent een ziekteverzuimpercentage van ongeveer 4,5%. Nadere gegevens daarover
ontbreken. Er is een project gestart om de aard van het verzuim in kaart te brengen. De school
heeft samen met de andere schoolbesturen in de regio een regionaal transfercentrum14 (in de zin
van het Sectorplan PO) opgericht. Dit wordt momenteel uitgewerkt. Schoolbestuur en directie
hebben geconstateerd dat de WWZ bepaalde vormen van flexibilisering mogelijk maakt. Met de
MR zijn hierover afspraken gemaakt.
Vervangingsbeleid
De school heeft met ingang van het schooljaar 2015-2016 de groepsformatie enigszins beperkt. Dit
was mogelijk in verband met een gunstige verdeling van de leerlingen over de leerjaren. Er is, onder
meer langs deze weg, budget vrij gespeeld. In een deel van dit budget is vervangingsformatie
benoemd (2 leraren, beide gemiddeld 20 uur per week). Deze vervangingsformatie wordt wellicht
slechts deels door het VF vergoedt en brengt dan dus extra kosten met zich mee. Beide genoemde
leraren zijn bereid op wisselende werkdagen te werken en waar nodig ook meer of minder uren per
week te werken. Het andere deel van het budget kent bij aanvang van het schooljaar nog geen
vaste invulling. Het is bedoeld als dekking voor de andere onderdelen van het vervangingsbeleid
14
https://www.participatiefonds.nl/artikelen/2014/sectorplan-primair-onderwijs.html
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 26
van de vereniging. Eén aspect hiervan is het werken met tijdelijke taakuitbreidingen. De school kent
vrijwel louter parttimers. De meesten van hen hebben zich bereid verklaard, indien noodzakelijk, in
bepaalde (vooraf vastgelegde) weken van het jaar in een bepaalde omvang een tijdelijke
taakuitbreiding te accepteren. Een ander aspect betreft de regionale samenwerking. Met enkele
schoolbesturen in de regio (men werkt daar al mee samen in het kader van het regionaal
transfercentrum) is de principe afspraak gemaakt dat men bereid is bij langdurige verlofsituaties
personeel te detacheren (vanzelfsprekend tegen betaling). Als in piekperiodes voorgaande
mogelijkheden onvoldoende soelaas bieden wordt korttijdelijk personeel geworven op de lokale
arbeidsmarkt (die erg ruim is) of wordt gebruikt gemaakt van de afspraak dat medewerkers bij
wijze van uitzondering enkele malen per jaar dringend verzocht kan worden een geplande
verlofdag te verzetten. In noodsituaties worden groepen samengevoegd.
Samenvattend
Dit schoolbestuur kent een vervangingsbeleid dat stoelt op zes pijlers:
- 1 fte (2 leraren) vervangingsformatie in de school (flexibel in te zetten),
- werken met tijdelijke taakuitbreidingen,
- een budget voor (inkoop van) detacheringen,
- het benoemen van korttijdelijken,
- gepland verlof verzetten,
- groepen samenvoegen.
Indien er ontslagen dreigen vanwege krimp, kan de periode van rddf plaatsing benut worden om
ingezet te worden voor vervangingswerkzaamheden.
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 27
7.2
Middelgroot schoolbestuur openbaar onderwijs
Kenmerken
Aard
Aantal leerlingen
Aantal scholen
Aantal fte
Aantal medewerkers
Typering regionale arbeidsmarkt
Typering demografische situatie
in de regio
Relatie met VF
Financiële positie
Stichting voor openbaar basisonderwijs
1.285
5 (bao)
65
114
Het aanbod van flexibel personeel is redelijk tot goed
10% krimp van het aantal leerlingen in de regio tot en met
2020. Ruim 20% van de leraren gaat tussen nu en 2020 met
pensioen
Men is verplicht aangesloten. Men is met andere schoolbesturen in de regio heteigenrisicodrager
eigenrisicodragerschap VF aan het verkennen. Maar
vooralsnog komt de stichting hier niet voor in aanmerking,
omdat het ziekteverzuimpercentage te hoog is
Gezond (algemene reserve van € 1,5 miljoen)
De stichting kent drie grote scholen (ongeveer 18 fte) en twee kleine scholen (ongeveer 8 fte), de
scholen liggen alle vijf hemelsbreed in een straal van 5 kilometer. Elke school heeft een intern
begeleider, de kleinere scholen hebben een adjunct-directeur, de grotere scholen kennen twee of
drie bouwcoördinatoren. Op de kleinere scholen is intern begeleider een parttimefunctie, op de
grote scholen fulltime. De adjunct-directeuren en de bouwcoördinatoren hebben naast hun
managementtaken ook lesgevende taken. De stichting kende enkele jaren een relatief hoog
verzuimpercentage: 8% in 2011 en 2012. Sinds die tijd maakt men werk van de analyse van de
verzuimcijfers en wordt er sterk ingezet op preventie. Er is heel bewust ingezet op het effectief
benutten van de uren duurzame inzetbaarheid, er is geïnvesteerd in het intensiveren van de
gesprekkencyclus en ook het professionaliseringsbeleid is onder de loep genomen. Dit leidde tot
een daling van de verzuimcijfers.
Het kortdurend verzuim ligt (2013) met 0,8% ruim onder het landelijk gemiddelde. Het middellange
verzuim is 0,3%. Het totale verzuim bedraagt 6,9%, hiervan is 5,6% langdurig verzuim. Uit een
analyse is gebleken dat vooral oudere leerkrachten en directeuren langdurig uitvallen. De stichting
registreert ook het aantal ziektedagen per school, omdat men het belangrijk vindt trends te
signaleren en waar nodig maatregelen te nemen.
Ziektedagen t.o.v. het aantal werkdagen (op de vijf scholen en het bestuursbureau)
Organisatieonderdeel
Aantal
medewerkers
2013
in%
2012
in%
School A
School B
School C
School D
School E
Bestuursbureau
Totaal
16
18
9
33
42
5
114
1,2
3,1
2,7
6,9
12,1
0,3
6,9
1,8
13,1
2,1
5,6
10,5
13,6
8,0
20112012
in%
1,8
15,8
2,0
5,6
8,7
13,5
8,0
20102011
in%
3,9
5,3
6,5
11,1
2,6
0,3
5,9
20092010
in%
5,1
5,0
9,2
10,9
1,5
0,1
6,1
20082009
in%
2,5
5,0
0,9
7,8
3,5
0,0
4,4
Vervangingsbeleid
De adjunct-directeuren, de bouwcoördinatoren en de intern begeleiders (12 personen in totaal)
hebben per 1 augustus 2015 in hun betrekkingsomvang 5 à 8 uren p.p. zitten die, indien
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 28
noodzakelijk, besteed kunnen worden aan vervangingswerkzaamheden. Men heeft hier per 1
augustus 2015 op geanticipeerd, toen het rechtspositioneel verlof niet langer voor rekening van het
Vervangingsfonds kwam, maar voor rekening van het schoolbestuur. De premieverlaging is toen
gereserveerd om een begin te maken met het aanstellen van vervangingsformatie op de scholen.
Genoemde 5 à 8 uur p.p. is beschikbaar gekomen door de betrekkingsomvang uit te breiden of
taken uit het takenpakket te halen. Er is een vaste dag in de week benoemd waarop deze dag
‘geclaimd’ kan worden voor vervangingsarbeid, op de eigen school of één van de andere vier
scholen. Op deze dag plannen deze medewerkers werkzaamheden die te verzetten zijn. Op deze
manier zijn dagelijks één of twee van de twaalf medewerkers beschikbaar voor invalwerk. Deze
invalcapaciteit wordt benut voor het invullen van acute vervangingssituaties.
Daarnaast heeft de stichting een vervangingspool (via het VF) waarin 1,8 fte is ondergebracht. Deze
medewerkers worden in eerste instantie ingezet voor de middellange vervangingssituaties. Het
schoolbestuur ziet deze pool ook als ‘vijver’ waaruit reguliere vacatures vervuld kunnen worden.
Tussenpozen tussen deze langduriger vervangingssituaties worden opgevuld met kortlopende
vervangingswerkzaamheden. In de begroting van de stichting is rekening gehouden met het feit dat
de kosten voor eigen rekening van deze vervangingspool € 15.000 bedragen. De stichting kent een
uitgebreid programma voor begeleiding, scholing en coaching. Hieraan nemen ook de medewerkers
uit de vervangingspool deel, zodat zij als het ware alvast voorbereid worden op een vaste baan
binnen de stichting.
Voorts heeft de stichting in samenwerking met vijf andere schoolbesturen in de regio een bestand
aangelegd van medewerkers die op tijdelijke basis ingezet kunnen worden voor langdurige
vervangingswerkzaamheden. Door te rouleren tussen de werkgevers wordt het aangaan van te veel
verplichtingen (vaste contracten) vermeden. Elk schooljaar voert de HR-medewerker van één van
de schoolbesturen de coördinatie over de carrousel (zowel de inzet van de medewerkers, als het
aanvullen van het bestand, want deze medewerkers stromen regelmatig uit naar reguliere banen).
Hoewel het aangescherpte ketenbeding (nog) niet geldt voor het openbaar onderwijs, vindt het
bestuur van deze stichting het belangrijk te participeren in de regionale carrousel en te anticiperen
op een situatie die mogelijk ook voor hen gaat gelden. Bovendien kan men op deze manier het
beste omgaan met de krapte op de arbeidsmarkt. En het draagt bij aan goed werkgeverschap en
het effectief organiseren van vervanging.
Het laatste element in het vervangingsbeleid (noodmaatregel, als alle andere maatregelen zijn
uitgeput) is het opdelen van groepen. Er worden nooit groepen naar huis gestuurd, desnoods wordt
personeel van een andere school ‘ingevlogen’ en worden daar groepen samengevoegd.
Samenvattend
Het vervangingsbeleid van deze stichting bestaat uit vier hoofdelementen:
- een schoolbestuurlijke vervangingspool (1,8 fte),
- 72 uur per week in de formaties beschikbaar voor vervangingsarbeid,
- een regionaal bestand van personen die in langdurige tijdelijke betrekkingen kunnen worden
aangesteld,
- groepen samenvoegen als alle voorgaande mogelijkheden zijn uitgeput.
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 29
7.3.
Middelgroot schoolbestuur, prot. chr. onderwijs
Kenmerken
Aard
Aantal leerlingen
Aantal scholen
Aantal fte
Aantal medewerkers
Typering regionale arbeidsmarkt
Typering demografische situatie in
de regio
Relatie met VF
Financiële positie
Stichting voor protestants christelijk onderwijs
1.600
7
73
140
Voldoende, er is een redelijk aanbod aan flexibele
arbeidskrachten
Twee van de zeven scholen liggen in nieuwbouwwijken, ze
zullen de komende jaren nog aanzienlijk groeien. De
andere scholen kennen een lichte krimp. Per saldi zal de
stichting nog enkele jaren groeien
De stichting wil graag eigenrisicodrager worden. Nu dit ook
mogelijk is geworden voor besturen met een bekostiging
van minder dan € 20 miljoen en een laag ziekteverzuim,
heeft men dit in gang gezet. Vooralsnog is men echter nog
verplicht aangesloten
Gezond (een algemene reserve van ruim € 2 miljoen)
De stichting kent een laag ziekteverzuim (3%). Daarnaast kent de stichting een bovengemiddeld
aantal zwangerschaps-/bevallingsverloven per jaar. De stichting is zeer bezorgd over de risico’s die
men loopt in het kader van het ketenbeding (alsmede de instroomtoets PF e.d.). Daarom heeft men
de uitvoering van het Vervangingsbeleid gecentraliseerd op het bestuursbureau. De medewerker
HRM en de controller (beiden parttime functies) werken nauw samen in het monitoren van deze
risico’s. Directeuren mogen geen (tijdelijke) medewerkers contracteren.
Vervangingsbeleid
De zwangerschaps- en bevallingsverloven vult deze stichting in met tijdelijke contracten. Met
enkele schoolbesturen in de regio heeft men afspraken gemaakt over het rouleren van deze
medewerkers, zodat geen ongewenste verplichtingen ontstaan. Wel hebben deze schoolbesturen
de intentie uitgesproken deze medewerkers op termijn in hun vaste formatie te benoemen. Zo
wordt er een koppeling gerealiseerd tussen het vervangingsbeleid en het wervings- en
selectiebeleid en het professionaliseringsbeleid. De kortdurende verloven worden in beginsel
opgevuld met werknemers die een min/max-contract hebben. Deze optie past goed bij de regionale
arbeidsmarkt, die veel aanbod kent. Daarnaast wordt gewerkt met tijdelijke taakuitbreidingen. Als
met deze twee opties geen goede oplossing gerealiseerd kan worden, wordt een uitzendkracht
ingehuurd. De kosten van alle drie de opties worden bovenschools gedragen. De stichting hecht aan
een goede invulling van vervangingsvacatures. In principe is het de directeuren (uit
kwaliteitsoverwegingen) niet toegestaan noodmaatregelen toe te passen. Het samenvoegen van
groepen is bijvoorbeeld alleen toegestaan tot het moment waarop de uitzendkracht is gearriveerd.
Samenvattend
De drie pijlers van het vervangingsbeleid van dit schoolbestuur zijn:
- langdurige verloven invullen met tijdelijke werknemers die rouleren tussen de schoolbesturen in
de
regio,
- korte(re) verloven invullen met medewerkers die een min/max-contract hebben,
- uitzendarbeid.
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 30
7.4.
Groot schoolbestuur voor rooms-katholiek onderwijs
Kenmerken
Aard
Aantal leerlingen
Aantal scholen
Aantal fte
Aantal medewerkers
Typering regionale arbeidsmarkt
Typering demografische situatie in
de regio
Relatie met VF
Financiële positie
Stichting voor rooms-katholiek onderwijs
7.000
25 (bao en sbao)
360
590
Matig, het aanbod van flexibel personeel is beperkt
7% krimp van het aantal leerlingen in de regio tot en met
2020. 10% van de leraren gaat tussen nu en 2020 met
pensioen
Eigen risicodrager
Zeer gezond (algemene reserve van 8 miljoen)
De stichting telt 25 middelgrote basisscholen (gemiddeld 280 leerlingen). Er zijn geen hele grote of
hele kleine scholen, alleen de sbao school is iets kleiner. De scholen liggen verspreid over een
geografisch groot gebied. De stichting hanteert als beleidsuitgangspunt dat men streeft naar een
combinatie van professionaliseringsbeleid, leeftijdsbewust personeelsbeleid en vervangingsbeleid.
Bij invoering van heteigenrisicodrager eigenrisicodragerschap (ERD) is besloten dat men binnen de
stichting wil werken met een aanzienlijke pool van medewerkers die in opleiding zijn, dan wel net
afgestudeerd zijn en op weg zijn naar een vaste baan binnen de stichting. De stichting maakte
gebruik van de subsidieregeling ‘Jong en Oud’ uit het Sectorplan PO15. Hierdoor is er sprake van een
combinatie van vrijwillige vervroegde uittreding en instroom van stagiairs (LIO’s), met inzet van de
(loonkosten)subsidie van de regeling Jong en Oud, waardoor jonge leraren kunnen instromen als
reguliere leerkracht of als langdurige vervanger (bijvoorbeeld bij zwangerschaps- en
bevallingsverlof).
De stichting kent een (laag) ziekteverzuimpercentage van 3,2%. Nadere gegevens over de aard en
de specificatie van het verzuim ontbreken. De stichting hanteert als beleidsuitgangspunt dat er
geen groepen kinderen naar huis gestuurd worden en er slechts bij zeer hoge uitzondering
(maximaal 1x per groep per jaar) kinderen verdeeld worden over andere groepen.
Vervangingsbeleid
De stichting kent een (grote) interne pool van flexibel in te zetten medewerkers (ongeveer 20 fte’s).
Hiervoor is in de begroting ongeveer € 1 miljoen gereserveerd. Zij zijn, gedurende een maximale
periode, in tijdelijke dienst bij de stichting en (bij gebleken geschiktheid) daarna in vaste dienst
(doorstroming). De coördinator van deze pool coördineert de inzet van deze medewerkers, op basis
van aanvragen van scholen voor vervangingsarbeid (kort en lang) en inzet in projecten, leer- en
verbetertrajecten e.d. Voor (piek)situaties waarin de capaciteit van de pool ontoereikend is, werkt
het schoolbestuur samen met uitzendbureaus gespecialiseerd in het aanbieden van leraren
basisonderwijs. Elke school heeft hier een budget voor beschikbaar, gerelateerd aan het aantal
leerlingen. Over dit budget kan de directeur zelf beschikken, maar het is ook taakstellend (de school
moet er mee uitkomen).
Samenvattend
Dit schoolbestuur organiseert het vervangingsbeleid vanuit kwalitatieve overwegingen. De grote
schoolbestuurlijke pool moet, zo is het streven, in beginsel toereikend zijn om de vraag naar
vervangingsarbeid te dekken. In uitzonderingsgevallen huurt men uitzendkrachten in.
15
http://www.arbeidsmarktplatformpo.nl/arbeidsmarktplatform-po/activiteiten-subsidies/sectorplan-po/jong-enoud.html
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 31
7.5.
Groot schoolbestuur protestants christelijk onderwijs
Kenmerken
Aard
Aantal leerlingen
Aantal scholen
Aantal fte
Aantal medewerkers
Typering regionale arbeidsmarkt
Typering demografische situatie in
de regio
Relatie met VF
Financiële positie
Stichting voor protestants christelijk onderwijs
12.000 (veel gewogen leerlingen, waardoor extra formatie)
29
705
1025
Slecht, het aanbod van (goed) flexibel personeel is beperkt
Het aantal leerlingen blijft de komende jaren ongeveer
stabiel. Ruim 20% van het personeel gaat tussen nu en
2020 met pensioen
Verplicht aangesloten
Voldoende
Het schoolbestuur kent een ziekteverzuimpercentage van ongeveer 6%. Er is relatief veel
kortdurend verzuim. De scholen werken samen in clusters, onder leiding van een cluster-directeur.
Er zijn zes clusters. De stichting kent een vervangingspool (op basis van het reglement
Vervangingsfonds), deze pool telt 25 fte (35 medewerkers).
Vervangingsbeleid
De stichting heeft op het stafbureau onder meer een staf HRM. Eén van de medewerkers van de
afdeling HRM coördineert de vervangingspool. De pool wordt met name benut voor het invullen
van kortdurende en middellange vervangingsvacatures. Elk cluster beschikt over ongeveer 4 fte
poolinvallers. De clusters kunnen capaciteit uit deze pool naar eigen goeddunken onderling
uitwisselen (bij te weinig/overschot), hierover beslist de clusterdirecteur. In periodes van een
beperktere vervangingsvraag worden poolmedewerkers ingezet voor andere werkzaamheden op
de scholen (om pieken in werkzaamheden op te vangen of projectmatige ontwikkelingsgerichte
werkzaamheden uit te voeren). Over deze inzet beslissen de cluster-directeuren. In de begroting
van de stichting is er daarom rekening mee gehouden dat de totale eigen bijdrage aan de VFvervangingspool € 325.000 bedraagt. Indien de behoefte aan vervangingsarbeid groter is dan vanuit
de vervangingspool beschikbaar is, worden scholen in beginsel geacht dit dan intern op te lossen,
bijvoorbeeld door groepen samen te voegen. Slechts bij zeer hoge uitzondering (uitzonderlijke
calamiteiten) wordt door het bestuur toestemming verleend een tijdelijke taakuitbreiding te
realiseren of een uitzendkracht in te huren.
Op stichtingsniveau is daarnaast ook een budget begroot voor de vervanging van specialistische
functionarissen: directeuren, medewerkers stafbureau, vakleerkrachten e.d.. Hoofd afdeling HRM
beheert dit budget. De (zeer) langdurige vervangingsvacatures worden ingevuld met leraren in
tijdelijke dienst. Omdat er de komende jaren veel verloop verwacht wordt binnen de stichting
(natuurlijk verloop en pensioneringen) en er (nog) geen krimp is in de regio, is het mogelijk om de
groep leraren in tijdelijke dienst na drie tijdelijke dienstverbanden (bij gebleken geschiktheid) in
vast dienst te nemen. Sluitstuk van het vervangingsbeleid is het samenvoegen van groepen, waar
mogelijk in combinatie met de inzet van een assistent. Dit wordt binnen de stichting gezien als een
reële optie, omdat de scholen, als uitvloeisel van gemeentelijke subsidies en veel
gewichtenleerlingen, beschikken over relatief veel formatie, waaronder ook assistenten. Bij het
opstellen van de jaarplanning voor alle medewerkers wordt er rekening mee gehouden dat een
deel van de uren hieraan besteed zal moeten worden. Clusterdirecteuren hebben de mogelijkheid
om bij knelpunten personeel van de ene school naar de andere school ‘te dirigeren’ voor enkele
uren of enkele dagen (eventueel ook over clusters heen).
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 32
Samenvattend
Dit schoolbestuur voorziet in haar vervangingsarbeid door:
- een schoolbestuurlijke vervangingspool - 25 fte’s - (toebedeeld aan clusters),
- personeel in tijdelijke dienst, dat na drie (langdurige) vervangingsbanen instroomt in de vaste
formatie,
- een budget voor inhuur van tijdelijk personeel voor specialistische functies,
- beleid met betrekking tot het samenvoegen van groepen, in combinatie met het toevoegen van
een
assistent.
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 33
7.6.







Leerpunten en conclusies uit de vijf praktijkvoorbeelden
Doordacht vervangingsbeleid is gebaseerd op een grondige analyse van de eigen situatie,
niet alleen qua verzuim en vervangingsbehoeften, maar ook qua arbeidsmarkt,
demografische ontwikkeling, leeftijdsopbouw van het zittende personeel (vacatures die op
middellange termijn zullen ontstaan) en natuurlijk verloop.
Schoolbestuurlijk Vervangingsbeleid is maatwerk, gebaseerd op een grondige analyse van
die eigen specifieke situatie, alsmede geformuleerde uitgangspunten, zowel kwalitatief als
financieel.
Een efficiënte vervangingspraktijk ontstaat onder meer als makkelijk (tijdelijk) geschoven
kan
worden met medewerkers (eventueel ook tussen scholen). In dit verband kan het van
belang zijn dat er één medewerker is met overzicht, die kan bepalen waar de noden het
hoogste zijn en dus de (schaarse) capaciteit het beste ingezet kan worden. Maar ook
andere coördinatievormen zijn denkbaar. Er zijn ook voorbeelden die juist laten zien dat
het leggen van veel verantwoordelijkheid op schoolniveau (in combinatie met veel
regelruimte) erg goed kan bevallen. In die gevallen is enige bovenschoolse coördinatie, om
het aangaan van ongewenste verplichtingen te voorkomen, wel belangrijk.
Veel voorbeelden laten zien dat het totaal van de beschikbare formatie/budgetten voor
reguliere taken en vervangingstaken steeds meer integraal benaderd en afgewogen wordt.
Het is wel van belang om bij het toepassen van de min-max contracten en
bindingscontracten een duidelijk onderscheid te maken tussen vervangingswerkzaamheden
en reguliere werkzaamheden.
Schoolbesturen maken verschillende keuzes bij het beantwoorden van de vraag in welke
mate uitvoering van de WWZ (in combinatie met het voldoen aan andere wet- en
regelgeving, zoals herbenoemingsverplichtingen) centrale regie (en capaciteit) vergt. Het
antwoord op deze vraag is mede afhankelijk van de gekozen oplossingen. Het
schoolbestuur in voorbeeld 3 kiest voor een sterke centrale regie, het schoolbestuur uit
voorbeeld 5 (dat veel ruimte geeft aan de scholen) doet dit veel minder.
Er zijn vervangingsmogelijkheden die zich bij uitstek lenen voor het invullen van
(middel)lange vervangingssituaties en vervangingsmogelijkheden die zich bij uitstek lenen
voor het invullen van kortdurende vervangingssituaties. Aspecten die hierbij een rol spelen
zijn: een soepele voortgang van het primair proces, de kosten, de moeite die gedaan moet
worden om het georganiseerd te krijgen, e.d. In onderstaand schema wordt dit globaal
zichtbaar gemaakt. Uitgangspunt hierbij is de leraarsfunctie (voor functies als directeur,
intern begeleider, stafmedewerker en conciërge zal het schema er - deels - anders uitzien).
Tot dusver biedt het Reglement VF eigenrisicodragers meer flexibiliteit. In het nieuwe
reglement van het VF wordt het advies van de sociale partners verwerkt. Zodra dit gereed
is kan beoordeeld worden of dit nog steeds zo is.
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 34
Tabel 3: Verschillende vervangingsmogelijkheden gecombineerd met type verzuim
Langdurig Middellang Kort
Zeer kort
1. Werkzaamheden worden door de
afwezige medewerker op een later
tijdstip zelf uitgevoerd
2. Werkzaamheden worden overgenomen door een reeds ingeroosterde
medewerker
3. Werkzaamheden worden overgenomen door een medewerker die gepland
verlof verzet
4. Inzet van een medewerker uit een
schoolbestuurlijke vervangingspool
5. Inzet van een medewerker uit een
regionale vervangingspool
6. Detachering van een medewerker
vanuit een ander schoolbestuur
7. Tijdelijke (taak)uitbreiding van de
aanstelling c.q. benoeming van een
medewerker die reeds in tijdelijke of
vaste dienst is
8. Tijdelijke (taak)uitbreiding van de
aanstelling c.q. benoeming van een
medewerker die reeds in tijdelijke of
vaste dienst is
9. Aanstelling c.q. benoeming in een
tijdelijk dienstverband met vaste
einddatum t.b.v. diverse
vervangingswerkzaamheden
10. Aanstelling c.q. benoeming in een
tijdelijk dienstverband t.b.v. één
specifieke verlofsituatie voor de duur
van die verlofsituatie
11. Flexibele inzet van medewerkers
12. Inzet van een uitzendkracht
13. Inhuur van interim personeel
14. Payrolling
15. Noodmaatregelen (zoals het
samenvoegen van groepen)
(Donker)rood: optie ligt niet voor de hand. (Donkergroen): optie ligt voor de hand.
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 35
8.
Overige aspecten van de bedrijfsvoering in relatie tot de vervangingsarbeid
8.1.
Exploitatiebegroting en formatieplan
Het vervangingsplan van een schoolbestuur (i.c. de na te streven vervangingspraktijk) kent
vanzelfsprekend ook een financiële component. Het is van belang de lasten die gemoeid zijn met
het realiseren van de vervangingspraktijk in de exploitatiebegroting op te nemen. Tevens moet
bepaald worden wie de budgethouder(s) is of zijn, met andere woorden wie kan besluiten tot
besteding van een deel van het budget dat bestemd is voor vervangingsarbeid. Bij het ontwerpen
van de beoogde vervangingspraktijk doen zich bepaalde financiële dilemma’s voor. Er zijn
omslagpunten tussen het benutten van de verschillende vervangingsmogelijkheden. Zo kan
bijvoorbeeld berekend worden bij hoeveel dagen ‘leegloop’ (d.w.z. geen vervangingsarbeid
beschikbaar) van een voor vervangingswerkzaamheden aangestelde leraar het voordeliger wordt
met uitzendkrachten te gaan werken (en omgekeerd). Het bij deze handreiking behorende
rekenmodel, faciliteert het maken van dit soort afwegingen. In de praktijk spelen vanzelfsprekend
ook andere aspecten een belangrijke rol, zoals de kwaliteit van het onderwijs. Hoewel in deze
handreiking het Vervangingsplan als afzonderlijk document gepresenteerd wordt, zal er in de
praktijk een nauwe verbinding zijn met andere documenten (formatieplan en begroting). Naarmate
het schoolbestuur meer kiest voor een integrale benadering van reguliere arbeid, projectarbeid en
vervangingsarbeid, zal er een sterkere integratie ontstaan van Formatieplan, Vervangingsplan en
begroting.
8.2.
Vervangingsplan en -praktijk in relatie tot het Participatiefonds
Ook het Reglement Participatiefonds is aangepast aan de CAO PO 2016-2017. Dit betreft artikel 4,
lid 64. Enkele nieuwe contractvormen en een nieuwe functie (de participatiebaan) kunnen bij niet
voortzetten of beëindiging in aanmerking komen voor vergoeding van de uitkeringskosten. De
nieuwe contractvormen die dit betreft zijn: opeenvolgende dienstverbanden ten behoeve van
vervanging (cao lid 3.4.), het min-max-contract (cao lid 3.6) en het bindingscontract (cao lid 3.7.).
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 36
Colofon
Deze handreiking en het bijbehorende rekenmodel zijn opgesteld op verzoek van de PO-Raad, door
Infinite Financieel, in samenwerking met Driessen HR, Dyade Advies en Leeuwendaal.
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 37
Bijlage 1
Praktische uitwerking ketenregeling (bijzonder onderwijs)
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 38
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 39
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 40
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 41
Bijlage 2
Overzicht wijzigingen CAO in reglementen vervangingsfonds en participatiefonds
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 42
Bijlage 3 Twee voorbeelden uit ‘Eindrapportage verzuimonderzoek PO en VO 2014’ (DUO)
http://www.voion.nl/downloads/0ce84997-8f2f-470c-ac15-f70d1a5e1c5e
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 43
Bijlage 4
Nadere informatie over Payrolling
In deze bijlage wordt nader ingegaan op de (on)mogelijkheden van payrolling. Hierbij is de situatie op
1 mei 2016 vertrekpunt. Omdat nog jurisprudentie moet ontstaan, is deze informatie daarom deels
speculatief van aard.
Naast contracten voor onbepaalde tijd gaan payrollwerkgevers ook contracten voor bepaalde tijd
aan. Payrollwerkgevers maken daarbij gebruik van de ruime ketenbepaling zoals opgenomen in de
ABU CAO. Met ingang van 1 januari 2015 wordt in het Ontslagbesluit de payrollwerkgever formeel
onderscheiden van een uitzendbureau (artikel 1:1 lid d Ontslagbesluit). Onder payrollwerkgever
wordt verstaan: ”de werkgever, die op basis van een overeenkomst met een derde, welke niet tot
stand is gekomen in het kader van het samenbrengen van vraag en aanbod op de arbeidsmarkt, een
werknemer ter beschikking stelt om in opdracht en onder toezicht en leiding van die derde arbeid te
verrichten, waarbij de werkgever, die de werknemer ter beschikking stelt, alleen met toestemming
van die derde gerechtigd is de werknemer aan een ander ter beschikking te stellen”.
Het Ontslagbesluit bepaalt dat bijlage B, dat de regels voor bedrijfseconomisch ontslag bij
uitzendbureaus regelt, niet van toepassing is op payrollwerkgevers. Het Ontslagbesluit bevat een
nieuwe paragraaf (6a) voor payrollwerkgevers. Artikel 6a:1 zal inhouden dat de omstandigheden bij
de opdrachtgever bepalend zijn voor het antwoord op de vraag of aan de payrollwerkgever
toestemming wordt verleend tot ontslag van de payrollwerknemer over te gaan. Als een
opdrachtgever wegens bedrijfseconomische omstandigheden de opdracht met het payrollbedrijf
opzegt, zal de payrollwerkgever dus moeten onderbouwen dat een juiste toepassing van het
afspiegelingsbeginsel bij die opdrachtgever, tot afvloeiing van de payrollwerknemer zou leiden.
Volgens de toelichting bij de wijziging van het Ontslagbesluit, zal bedrijfsbeëindiging door de
payrollwerkgever niet leiden tot het verkrijgen van toestemming voor ontslag. Het UWV toetst
immers de situatie bij de opdrachtgever en aan die situatie is in dat geval niets veranderd.
Het schoolbestuur heeft met het regime Ontslagbeleid of Werkgelegenheidsbeleid te maken
(afhankelijk van de gekozen relatie met het Participatiefonds).
Indien de opdrachtgever regels hanteert die afwijken van het afspiegelingsbeginsel als in artikel 4:2
van het Ontslagbesluit, dan worden die afwijkende regels toegepast. Denk aan een afwijkende
ontslagvolgorde zoals vastgelegd in een Sociaal Statuut: het resultaat van het overleg tussen het
bevoegd gezag van een school en vakcentrales. Het nieuwe ontslagbesluit heeft mogelijk tevens
gevolgen voor de beantwoording van de vraag of de payrollovereenkomst wel of niet kan worden
gekwalificeerd als een uitzendovereenkomst. De VPO gaat nog steeds uit van een
uitzendovereenkomst en stelt zich tot op heden op het standpunt dat artikel 7:690 BW de allocatieve
functie van de arbeid niet als vereiste stelt voor een uitzendovereenkomst. Of dit standpunt gelet op
de nieuwe insteek van het Ontslagbesluit nog overeind blijft zal in september duidelijk worden
wanneer de Hoge Raad een uitspraak doet.
Indien in lijn met de redenering in het ontslagbesluit wordt aangenomen dat geen sprake is van een
uitzendovereenkomst, dan heeft dit ook consequenties voor tijdelijke payrollcontracten. Immers de
wettelijke ketenbepaling is dan van toepassing op grond waarvan de tijdelijke werknemer na
ommekomst van drie tijdelijke contracten aanspraak kan maken op een vast dienstverband.
Daardoor zullen er minder mogelijkheden zijn voor flexibele inzet van payroll medewerkers.
Het is dus van belang om alert te zijn op de ontwikkelingen rondom deze besluitvorming bij de
uiteindelijke beslissing over het toepassen van Payrolling.
Handreiking: Vervangen van afwezige leerkrachten in het primair onderwijs - 44