Procedure werving selectie aanstelling

Procedure: Werving, selectie en aanstelling vrijwilligers
Werkingsgebied : Zijlenbreed
Eigenaar
: sectormanager P&O
Evaluatiedatum: augustus 2011
Uitgiftedatum : 01-11-07
Pagina 1 van 5
Versie: 2
Doel
Deze procedure beschrijft de wijze waarop de werving, selectie en aanstelling van vrijwilligers bij De Zijlen
plaatsvindt.
Relevante documenten






Vrijwilligersbeleid
Vrijwilligers begeleiden (procedure)
Formulier: - vacature vrijwilligerswerk voor activiteiten met individuele cliënt
- vacature vrijwilligerswerk voor groepsactiviteit
- aanmeldingsformulier vrijwilligerswerk
- vrijwilligersovereenkomst
- declaratieformulier voor vrijwilligers
Standaardbrief over melding Seksueel Misbruik
Standaardbrief met samenvatting gedragscode de Zijlen
Toelichtende brief over Verklaring omtrent Gedrag
Werkwijze
1
Ontstaan vacature voor vrijwilliger
Uit het persoonlijk plan van de cliënt of vanuit een andere invalshoek kan blijken dat een vrijwilliger
gewenst is. De begeleider geeft aan de hand van een vacatureformulier aan wat de wensen zijn. Daarin
wordt zo concreet mogelijk het volgende aangegeven:
- een omschrijving van de activiteiten;
- gewenste dagen/dagdelen en frequentie waarop de vrijwilliger activiteiten onderneemt;
- de mogelijkheden van de cliënt zoals communicatie, lichamelijk, verstandelijk etc.;
- gewenste profiel van vrijwilliger;
- om welke afdeling het gaat;
- onder wiens begeleiding de vrijwilliger valt;
- de naam van de verantwoordelijke contactpersoon binnen het team.
Concreet gemaakte en goed ingevulde formulieren zorgen voor het vergemakkelijken van de afstemming
tussen vraag en aanbod.
Een kopie van het ingevulde formulier wordt naar de coördinator vrijwilligerswerk gestuurd. De coördinator
kan zo bepalen of er een geschikte potentiële vrijwilliger in het bestand zit. Is dat het geval dan neemt de
coördinator vrijwilligerswerk contact op met deze persoon. De coördinator geeft aan wat de vacature
inhoudt en indien de vrijwilliger interesse heeft, stelt de coördinator de begeleider op de hoogte. Zie verder
stap 4 ‘aanstellingsgesprek/vrijwilligersovereenkomst’ van deze procedure.
Is er geen geschikte potentiële vrijwilliger dan wordt in overleg met de begeleider bepaald welke acties
worden ondernomen. Zie stap 2 van deze procedure.
Belangrijk bij het invullen van de activiteiten die een vrijwilliger zal gaan uitvoeren, is dat deze voldoet aan
de uitgangspunten van vrijwilligerswerk zoals in het vrijwilligersbeleid is aangegeven. Het is de
verantwoordelijkheid van de begeleider en zijn locatiehoofd om te bepalen waar de grenzen liggen bij de
inzet van vrijwilligers. De coördinator vrijwilligerswerk kan dit zonodig toetsen of adviseren.
NB: a. Familieleden van cliënten kunnen geen vrijwilliger zijn voor het eigen familielid.
b. Medewerkers kunnen geen vrijwilliger zijn op de eigen groep.
Printdatum: 21-7-2017 4:38
De papieren versie is alleen geldig op printdatum
Procedure: Werving, selectie en aanstelling vrijwilligers
Werkingsgebied : Zijlenbreed
Eigenaar
: sectormanager P&O
Evaluatiedatum: augustus 2011
Uitgiftedatum : 01-11-07
Pagina 2 van 5
Versie: 2
c. Familieleden die participeren in de Centrale cliëntenraad of de Lokale cliëntenraad vallen niet
onder het vrijwilligersbeleid. Dit geldt ook voor leden van locatiegebonden werkgroepen.
d. Ook coaches die cliënten ondersteunen in de diverse participatieraden vallen niet onder het
vrijwilligersbeleid.
2
Wervingsprocedure
Interne wervingsprocedure.
Nadat de vacature helder is en de coördinator vrijwilligerswerk heeft aangegeven dat er geen geschikte
kandidaat in portefeuille is, wordt het volgende traject doorlopen.
De eerste twee maanden probeert de begeleider zelf via netwerken, affiches, mond-op-mond reclame of
indien aanwezig de werkgroep sociale integratie een vrijwilliger te werven en zet de coördinator
vrijwilligerswerk de vacature op de website van De Zijlen. Voor de publicatie op de website wordt een
standaard format gebruikt waarin aan bod komen:
- een stukje waarin de cliënt zich voorstelt en aangeeft waarvoor hij/zij een vrijwilliger zoekt, óf:
- de vraag die bestaat ter ondersteuning van een groepsactiviteit van cliënten;
- de verwachtingen ten aanzien van de vrijwilliger;
- de dagen/tijden, frequentie;
- contactpersoon, wie, bereikbaar;
- vergoedingen.
Bij deze procedure wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van een actieve rol van de cliënt. Dit betekent
onder meer dat de cliënt zoveel mogelijk wordt betrokken bij de procedure en de stappen die daarin
ondernomen worden.
Externe wervingsprocedure
Indien bovengenoemde trajecten na twee maanden geen resultaten opleveren dan beslissen de
begeleider, de coördinator en locatiehoofd in overleg welke van de volgende acties nog kunnen worden
uitgezet.
-
inschakelen van de locale vrijwilligerscentrale;
plaatsing van de vacature op een vrijwilligerswebsite: www.vrijwilligersgroningen.nl;
plaatsing van de vacature in een huis-aan-huisblad;
ophangen van affiches met de vacature bij de supermarkt, buurthuis, sportvereniging, bibliotheek.
Is (een van) bovenstaande actie(s) uitgezet dan is de locale contactpersoon het aanspreekpunt. Als de
contactpersoon met een vrijwilliger een oriënterend gesprek heeft gehad, dan stelt deze de begeleider op
de hoogte en kan de begeleider een kennismakingsgesprek aangaan.
De locale contactpersonen dragen zorg voor de actualiteit van uitgezette vacatures.
Indien een vrijwilliger zich spontaan meldt, bijvoorbeeld via de site van de Zijlen of anderszins, dan wordt
het kennismakingsgesprek belegd door en met de coördinator vrijwilligerswerk. In geval van een geschikte
vacature stelt de coördinator de betreffende aanvrager op de hoogte. Het verdere contact loopt dan via de
aanvrager van de vacature.
Printdatum: 21-7-2017 4:38
De papieren versie is alleen geldig op printdatum
Procedure: Werving, selectie en aanstelling vrijwilligers
Werkingsgebied : Zijlenbreed
Eigenaar
: sectormanager P&O
3
Evaluatiedatum: augustus 2011
Uitgiftedatum : 01-11-07
Pagina 3 van 5
Versie: 2
Kennismakings- en selectiegesprek
De kandidaat vrijwilliger heeft altijd een kennismakingsgesprek met de persoonlijk begeleider of
activiteitenbegeleider. Een goede selectie bevordert dat de juiste vrijwilligers op de juiste plaatsen terechtkomen. Het doel van dit gesprek is dat de potentiële vrijwilliger meer informatie over De Zijlen krijgt en
De Zijlen zich een beeld kan vormen van de kandidaat vrijwilliger.
In het gesprek komen de volgende onderwerpen aan bod:
 Kennismaking;
 Visie, doelgroep en werkwijze van De Zijlen;
 Informatie over vrijwilligerswerk (situatie/taakbeschrijving). De activiteit die de vrijwilliger kan/zal gaan
verrichten; het geven van informatie over de werkwijze van de afdeling/groep waarmee men gaat
werken;
 Beeldvorming over de kandidaat: wensen, verwachtingen, motivatie, achtergrond, ervaring en
geschiktheid;
 Informatie over de wederzijdse rechten en plichten.
 Informatie over het aanvagen van de Verklaring omtrent Gedrag
Als de zakelijke aspecten aan bod zijn geweest, is het ook mogelijk dat de cliënt deelneemt aan het
gesprek. Dit is natuurlijk alleen het geval indien het gaat om cliëntgerelateerde activiteiten.
Gedurende het gesprek zal al duidelijk worden of de potentiële vrijwilliger geschikt lijkt voor de vacature
en of de potentiële vrijwilliger dat gevoel zelf ook heeft. Zijn beide partijen positief dan kan de begeleider
voorstellen om, in geval van vrijwilligerswerk met een cliënt, een afspraak te maken met de cliënt erbij om
te kijken of het klikt tussen beiden. Is dat het geval dan kan vervolgens in een aanstellingsgesprek de
vrijwilligersovereenkomst worden ingevuld ( zie punt 4)
Afwijzen vrijwilligers
Als zich teveel mensen aanmelden of als mensen die zich aanmelden minder of niet geschikt zijn dan
dient de begeleider ze binnen een week af te wijzen voor desbetreffende vacature. Zijn er wel geschikte
potentiële vrijwilligers bij dan neemt de begeleider eerst contact op met de vrijwilligerscoördinator zodat
deze kan bekijken of er nog andere geschikte vacatures zijn. Is dit het geval dan neemt de coördinator
contact op met de potentiële vrijwilliger.
4
Aanstellingsgesprek/Vrijwilligersovereenkomst
Als het na de eerste kennismakingen met de cliënt lijkt te klikken dan volgt een aanstellingsgesprek. De
contactpersoon van het team brengt de vrijwilliger op de hoogte van de rechten en plichten. De
contactpersoon wijst de kandidaat er op dat vrijwilligerswerk niet vrijblijvend is. De Zijlen en haar cliënten
moeten op de vrijwilligers kunnen rekenen en andersom. Daarom is het van belang dat er afspraken
tussen beide partijen gemaakt worden. In dit aanstellingsgesprek komen verder de volgende onderwerpen
aan bod:
 Werktijden, vakantie en wat te doen bij ziekte. De contactpersoon en indien mogelijk de cliënt maken
zelf afspraken met de vrijwilliger wanneer hij komt om de activiteit uit te voeren. Is de vrijwilliger
verhinderd, bijvoorbeeld door vakantie of ziekte, dan moet hij hierover de contactpersoon en indien
mogelijk de cliënt informeren. Dit geldt uiteraard andersom ook.
 Geheimhoudings- en meldplicht: De vrijwilliger heeft een geheimhoudingsplicht over alles wat de
vrijwilliger over de cliënt en zijn of haar familie te weten komt. Dit is vastgelegd in het privacyreglement.
Dit betekent dat het niet de bedoeling is dat de vrijwilliger buiten de instelling praat over
privacygevoelige zaken van de cliënt. Uiteraard kan de vrijwilliger wel met de contactpersoon of de
begeleiders over cliënt(en) praten, dat kan zelfs nuttig zijn. Als de vrijwilliger een vermoeden heeft dat
een cliënt ongewenst bejegend wordt door iemand, bijvoorbeeld op het vlak van seksualiteit dan kent
Printdatum: 21-7-2017 4:38
De papieren versie is alleen geldig op printdatum
Procedure: Werving, selectie en aanstelling vrijwilligers
Werkingsgebied : Zijlenbreed
Eigenaar
: sectormanager P&O





Evaluatiedatum: augustus 2011
Uitgiftedatum : 01-11-07
Pagina 4 van 5
Versie: 2
De Zijlen een meldplicht. Gegevens over de meldplicht ontvangt de vrijwilliger, via de
vrijwilligerscoördinator, als bijlage bij het informatiepakket bij de getekende overeenkomst.
Vertrouwenspersoon: De Zijlen kent vertrouwenspersonen die de vrijwilliger kan raadplegen bij
problemen die de vrijwilliger niet volgens de gebruikelijke kanalen kan oplossen. De namen en
telefoonnummers staan in de bijlage over meldplicht bij de vrijwilligersovereenkomst.
Ongewenste gebeurtenis: de vrijwilliger kan voor het melden van een ongewenste gebeurtenis gebruik
maken van het hiertoe bestemde meldingsformulier OG.
Verzekeringen: De vrijwilliger is tijdens de uitoefening van het vrijwilligerswerk collectief verzekerd
tegen wettelijke aansprakelijkheid (WA). Bovendien is er voor de vrijwilliger een collectieve
ongevallenverzekering en een auto-inzittendenverzekering. De ongevallenverzekering is voor
inzittenden van auto’s voor totaal 4 personen exclusief de bestuurder. En er is een collectieve
ongevallenverzekering bij overlijden en bij blijvende invaliditeit. Daarnaast bestaat een WA-verzekering
waar bij schade aan derden tijdens uitoefening van het vrijwilligerswerk wordt vergoed. Schade
aangericht door een cliënt bij de vrijwilliger, bijvoorbeeld het kapotmaken van een bril of kleding, wordt
vergoed.
Reiskosten/onkosten: De reiskosten woon-werkverkeer worden vergoed vanuit het centrale budget van
de vrijwilligerscoördinator. Daarnaast worden reiskosten gemaakt met cliënten, zoals uitstapjes en
dergelijke, ook vergoed mits dit vooraf is overlegd met de begeleider. Eventuele andere kosten,
bijvoorbeeld een toegangskaartje, een kopje koffie of andere consumpties, worden in overleg met
begeleider/locatiehoofd ook vergoed. Bovenstaande kosten kunnen worden gedeclareerd door het
invullen van het daartoe bestemde declaratieformulier. Het locatiehoofd ondertekent ter goedkeuring
de declaratie en stuurt deze door naar de financiële administratie. In uitzonderlijke situaties kan er
sprake zijn van een bijzondere vergoedingsregeling. Deze regeling staat vooraf benoemd in de
vacature en wordt tevens in een bijlage vastgelegd in de overeenkomst.
Klachtenreglement: Binnen De Zijlen bestaan verschillende klachtenreglementen waar vrijwilligers van
op de hoogte moeten zijn. Deze reglementen zijn te vinden op de verschillende locaties.
Ter afronding wordt samen met de vrijwilliger de overeenkomst ingevuld.
Deze overeenkomst wordt na ondertekening door de vrijwilliger doorgestuurd naar de coördinator
vrijwilligerswerk.
Deze ondertekent vervolgens de overeenkomst namens De Zijlen en stuurt het origineel retour.
Bij de ondertekende overeenkomst krijgt de vrijwilliger de volgende documenten meegestuurd:

Uitlegvel “Vrijwilligerswerk in de zorg”.

brochure ‘Welkom bij De Zijlen’

Bijlage over meldplicht, behorende bij de overeenkomst

Bijlage met samenvatting van de gedragscode bij De Zijlen

Documenten tbv het aanvragen van de Verklaring omtrent Gedrag
Zodra de Verklaring omtrent Gedrag ontvangen is door de coördinator vrijwilligerswerk stuurt deze een
kopie van de overeenkomst naar de contactpersoon op de locatie (en bij afwezigheid hiervan het
locatiehoofd).
Een tweede kopie wordt, samen met de VoG, bewaard in het centrale bestand van de
vrijwilligerscoördinator.
De coördinator verwerkt de gegevens in het centrale bestand.
Registraties
Printdatum: 21-7-2017 4:38
De papieren versie is alleen geldig op printdatum
Procedure: Werving, selectie en aanstelling vrijwilligers
Werkingsgebied : Zijlenbreed
Eigenaar
: sectormanager P&O
Soort registratie
Overeenkomst
Evaluatiedatum: augustus 2011
Uitgiftedatum : 01-11-07
Verantwoordelijk voor beheer
vrijwilligerscoördinator
Pagina 5 van 5
Versie: 2
Bewaartermijn
Gedurende
samenwerking
Printdatum: 21-7-2017 4:38
De papieren versie is alleen geldig op printdatum