Basistraining PTB90 NL_v01

Principal Toolbox
Basistraining
RELEASE 9.0
Onderwerpen
1.
Voorstelrondje
2.
Leerdoelen
3.
Introductie PTB
4.
Navigeren
5.
Rollen en Autorisaties
6.
Project en Portfoliomanagement
7.
Resource Allocatie
8.
Tijdregistratie
9.
Rapportagemogelijkheden
10.
Zelf aan de slag met de Verhuiscase (projectmanagement)
11.
Vragen en discussie
Onderwerpen
1.
Voorstelrondje
2.
Leerdoelen
3.
Introductie PTB
4.
Navigeren
5.
Rollen en Autorisaties
6.
Project en Portfoliomanagement
7.
Resource Allocatie
8.
Tijdregistratie
9.
Rapportagemogelijkheden
10.
Zelf aan de slag met de Verhuiscase (projectmanagement)
11.
Vragen en discussie
Leerdoelen
• Algemeen inzicht in PTB
• Hands-on training: Project- en portfoliomanagement
• Hands-on training: Rapportagemogelijkheden
• Hoe kan PTB mijn leven mooier maken?
4
Onderwerpen
1.
Voorstelrondje
2.
Leerdoelen
3.
Introductie PTB
4.
Navigeren
5.
Rollen en Autorisaties
6.
Project en Portfoliomanagement
7.
Resource Allocatie
8.
Tijdregistratie
9.
Rapportagemogelijkheden
10.
Zelf aan de slag met de Verhuiscase (projectmanagement)
11.
Vragen en discussie
Principal Toolbox®
Wat is PTB?
• Integrale oplossing voor project-, programma- en
portfoliomanagement.
• Ingebouwde best practices (PRINCE2,MSP,P3O,MoP,Stage Gate)
• 100 % web-based (SaaS, hosted & on-site)
• Intuïtief, gebruikersvriendelijk en zeer snel te implementeren
• Werkt uitstekend samen met MS Office
• Robuuste interfaces met business systemen waaronder SAP,
Peoplesoft, JDEdwards, Baan & Dynamics.
• Rapporten & processen zijn eenvoudig aanpasbaar
6
Hiërarchie in PTB
Hoe is PTB opgebouwd?
Enterprise
dashboard
Afdeling
Operations
Infrastructuur
Programma
Project
Project
Programma
Project
Divisie …
Afdeling
ICT
Unit
Project
Project
Project
Project
Project
Project
Project
7
Organisatie eenheid
De bouwstenen
Organisational unit
Navigation
Project Management
Portfolio Management
Resource
Management
Time Entry
Benefits
Ideas
8
Organisatie eenheden
Organisatie-eenheden: een minimale structuur
Enterprise
Portfolio Management
Project Management
Organisational Unit
Organisational Unit
Time Entry
Time Entry
Resource
Management
Resource
Management
9
Organisatie eenheden
Organisatie-eenheden: een uitgebreide structuur
Enterprise
Portfolio Management
Project Management
Organisational Unit
Organisational Unit
Portfolio Management
Project Management
Project Management
Ideas
Organisational Unit
Organisational Unit
Time Entry
Time Entry
Resource
Management
Resource
Management
10
Onderwerpen
1.
Voorstelrondje
2.
Leerdoelen
3.
Introductie PTB
4.
Navigeren
5.
Rollen en Autorisaties
6.
Project en Portfoliomanagement
7.
Resource Allocatie
8.
Tijdregistratie
9.
Rapportagemogelijkheden
10.
Zelf aan de slag met de Verhuiscase (projectmanagement)
11.
Vragen en discussie
Navigeren
Inloggen
• Link naar PTB: https://xxxx.principaltoolbox.com
• Inloggen met gebruikersnaam
• URL en wachtwoord krijg je via de e-mail
14
Navigeren
1: via je startpagina
Portfolio’s/programma’s/projecten
Waarin de gebruiker een rol heeft
Producten/werkpaketten/
acties waarvan de
gebruiker eigenaar is
Risico´s/wijzigingen
waarvan de gebruiker
eigenaar is
Issues/kwaliteitsbeoordelingen
waarvan de gebruiker
eigenaar is 15
Navigeren
2: met het kruimelspoor
• Je kunt navigeren door te klikken in het kruimelspoor in je
menubalk.
• Het kruimelspoor toont het pad naar het programma/project
in de hiërarchie.
Terug naar startpagina
16
Navigeren
3: met het zoekveld
• Je kunt je project makkelijk vinden door een gedeelte van de
naam in te tikken in het zoekveld
(sneltoets: /)
• Ook kun je hier je recente locaties vinden.
• NB: Je vindt hier alleen projecten waar je een rol in hebt.
17
Onderwerpen
1.
Voorstelrondje
2.
Leerdoelen
3.
Introductie PTB
4.
Navigeren
5.
Rollen en Autorisaties
6.
Project en Portfoliomanagement
7.
Resource Allocatie
8.
Tijdregistratie
9.
Rapportagemogelijkheden
10.
Zelf aan de slag met de Verhuiscase (projectmanagement)
11.
Vragen en discussie
Rollen en rechten
Twee soorten gebruikers
• Systeembeheerders t.b.v. beheer
• Normale gebruikers voor normaal gebruik
• Systeembeheerders hebben alle rechten binnen het systeem.
• De rechten van normale gebruikers zijn afhankelijk van de
rollen die ze krijgen (in portfolio’s, projecten en add-ons)
20
Rollen en rechten
Rollen in een project: gebaseerd op de PRINCE2 rollen
• Projectmanager en project support
o Alle rechten binnen het project
• Stuurgroep, teammanagers en teamleden
o Leesrechten binnen het project
o Aanmaken van issues
• Producteigenaar (per product te benoemen)
o Toevoegen van documenten (resultaten) aan het product
o Aanmaken van risico’s, issues en andere log items gekoppeld aan het
product
21
Rollen en rechten
Scherm om rollen te beheren in projecten
•
•
Klik op
in het programma of het project.
Voeg vervolgens gebruikers toe in de juiste rol.
22
Onderwerpen
1.
Voorstelrondje
2.
Leerdoelen
3.
Introductie PTB
4.
Navigeren
5.
Rollen en Autorisaties
6.
Project en Portfoliomanagement
7.
Resource Allocatie
8.
Tijdregistratie
9.
Rapportagemogelijkheden
10.
Zelf aan de slag met de Verhuiscase (projectmanagement)
11.
Vragen en discussie
Portfoliomanagement
strategie
collegeprogramma
wetgeving
idee
concurrenten
technologie
initiatiefselectie
I
I
I
I I
P
P
P
P
het totaal aan
projecten juist doen
P
I P
P
P
de juiste
projecten doen
P
P
P
P
P
P
P
opstart
van projecten
lopende projecten
P
P
Projecten en Portfolio’s
Monitoring & Uitvoering
OU 1
OU 2
OU 3
Portfolio
Management
Project
Management
Project
Management
Folder
Folder
Folder
Folder
Folder
Folder
Portfolio 2
Portfolio
Report
Request
Programme
Project
Pre Project
Project
Project
Project
Portfolio 1
Portfolio
Report
Request
Project
Project
Project
Project
= Initiatief
= Single Sheet project
= Project
= Programma
25
Hoe ziet een project eruit?
Logboeken, waaronder
issues, risico’s, besluiten, acties
Tab
Portfoliorapportage
Tab Rapportage
Tab Eigenschappen
Automatische
rapporten
Tab Planning:
fasering, producten,
tijd, uren
26
Hoe ziet een map er uit?
Issues,
risico’s, acties
Dashboard
Ruimte voor
verschillende widgets
Rapporten en
rapportage
Een map kan programma’s en
projecten bevatten
27
Onderwerpen
1.
Voorstelrondje
2.
Leerdoelen
3.
Introductie PTB
4.
Navigeren
5.
Rollen en Autorisaties
6.
Project en Portfoliomanagement
7.
Resource Allocatie
8.
Tijdregistratie
9.
Rapportagemogelijkheden
10.
Zelf aan de slag met de Verhuiscase (projectmanagement)
11.
Vragen en discussie
Resource Allocatie
Algemeen
Resource allocatie ondersteunt het proces van het aanvragen en
toewijzen van resourcecapaciteit aan projecten:
Projectmanagers beheren de planning & vragen resourcecapaciteit aan
 Resourcemanagers beheren de beschikbaarheid & wijzen de capaciteit toe

Kan antwoord geven op o.a.:




Wie werkt wanneer aan welk project?
Is er capaciteit om dit project te gaan doen?
Welke capaciteit behoefte vanuit projecten komt er aan?
Wordt het team efficiënt ingezet?
Resource Management
Het proces
Resources
aanvragen
Project
plannen
Resources
plannen
Analyse
PM
Communicatie
tussen
PM - RM
Resources
alloceren
Tijdschrijven
(realisatie)
Beschikbaarheid beheren
Resource Management
De rollen
Projectmanager
Resourcemanager(s)
Resources
aanvragen
Project
plannen
Resources
plannen
Resource
alloceren
Tijdschrijven
(realisatie)
Medewerkers
Beschikbaarheid beheren
Resource Management
Modules Principal Toolbox
Resource Allocatie
Projectmanagement
Project
plannen
Resources
aanvragen
Resources
plannen
Resource
alloceren
Tijdschrijven
(realisatie)
Tijdschrijven
Beschikbaarheid beheren
Resource Allocatie
Principal Toolbox voor de resourcemanager
•
•
•
Resource pool per team
Schermen voor: Invoeren beschikbaarheid, zien van aanvragen en
toewijzen uren
Rapportages en widgets voor inzicht en analyse
Onderwerpen
1.
Voorstelrondje
2.
Leerdoelen
3.
Introductie PTB
4.
Navigeren
5.
Rollen en Autorisaties
6.
Project en Portfoliomanagement
7.
Resource Allocatie
8.
Tijdregistratie
9.
Rapportagemogelijkheden
10.
Zelf aan de slag met de Verhuiscase (projectmanagement)
11.
Vragen en discussie
Tijdschrijven
Algemeen
De module Tijdschrijven ondersteunt het proces van indienen en
afhandelen van weekstaten.


Gebruikers schrijven tijd
Goedkeuren vindt plaats door projectmanagers en/of lijnmanagers, of
automatisch
Tijdschrijven kan zowel op projectactiviteiten als andere
activiteiten
Tijdschrijven kan alleen op projecten waar je een rol hebt!
Tijdregistratie
Voorselectie
(o.b.v. de filters)
Vrij selecteerbaar
(binnen de filters)
Tijdregistratie
Goedkeuringsproces
Goedkeuring
projectmanager
Weekstaat
invullen
Weekstaat
indienen
indienen
Goedkeuring
lijnmanager
Afgekeurde
weekstaat
Heropenen
weekstaat
Goedgekeurde
weekstaat
Onderwerpen
1.
Voorstelrondje
2.
Leerdoelen
3.
Introductie PTB
4.
Navigeren
5.
Rollen en Autorisaties
6.
Project en Portfoliomanagement
7.
Resource Allocatie
8.
Tijdregistratie
9.
Rapportagemogelijkheden
10.
Zelf aan de slag met de Verhuiscase (projectmanagement)
11.
Vragen en discussie
Soorten Rapportages

Automatische rapporten (Word, Excel)

Widgets

Ad hoc rapportages (views)

Website (Rijks ICT dashboard, ICT dashboard Den Haag)
Soorten Rapportages
Automatische rapporten (Word / Excel)
• Met Automatische
rapporten kun je
‘sjablonen’ laten vullen
met gegevens uit PTB.
• Voorbeelden:
o PID
o Hoofdlijnenrapport
o Portfolio-overzicht
o Balkenplanning
40
Soorten Rapportages
Widgets
•
•
•
•
Met widgets kan je grote hoeveelheden data visualiseren
Widgets zijn eenvoudig te configureren
Widgets staan op meerdere plekken in de toolbox
Voor klanten kunnen specifieke widgets worden ontwikkeld
Soorten Rapportages
Geo widget
Soorten Rapportages
Ad hoc rapportage: werken met weergaven
• Je kunt weergaven gebruiken voor ad hoc rapportage
• Een weergave kun je zelf samenstellen uit de beschikbare
velden.
• Weergaven worden ook gebruikt in Automatische rapporten
43
Soorten Rapportages
Ad hoc rapportage: werken met weergaven
• Weergaven definieer je met kolommen en filters
• Weergaven zijn beschikbaar op:
o Op de startpagina
o Op alle logboeken
o Op alle niveaus (portfolio, programma, project)
o Op alle objecten (producten, issues, risico’s, kwaliteitsbeoordelingen,
wijzigingen, acties, etc)
44
Soorten Rapportages
Ad hoc rapportage: weergave-opties
• Filter instellen
o Op views kunnen filters worden ingesteld om de juiste informatie eruit
te filteren
• Kolommen kiezen
o Kies de kolommen met informatie
• Kolombreedtes
o Stel de breedte van de kolommen in. De instellingen worden gebruikt
bij weergave in het dashboard en in MS Word.
45
Soorten Rapportages
Ad hoc rapportage: weergave-opties
• Opslaan
o Opslaan van de huidige weergave instelling
o Maak een nieuwe of overschrijf een bestaande weergave
o Types:
 Persoonlijk – alleen voor de huidige gebruiker toegankelijk
 Lokaal – te zien voor alle gebruikers met toegang op dat niveau
• Maak standaard
o Maak van de huidige view je persoonlijke standaard view
• Weergaven beheren
o Wijzigen, verwijderen, import / export van weergaven
o Hidden: verbergen van view in de lijst met views. De view kan nog wel
gebruikt worden in automated reports.
46
Onderwerpen
1.
Voorstelrondje
2.
Leerdoelen
3.
Introductie PTB
4.
Navigeren
5.
Rollen en Autorisaties
6.
Project en Portfoliomanagement
7.
Resource Allocatie
8.
Tijdregistratie
9.
Rapportagemogelijkheden
10.
Zelf aan de slag met de Verhuiscase (projectmanagement)
11.
Vragen en discussie
Oefening
Verhuisproject
48
Oefening Verhuisproject
Wat gaan we doen?
• Een initiatief opvoeren in het portfolio
• Een project starten
• Een project opzetten: planning en bemensing
• Een project managen: voortgang en beheersing
• Automatische rapportages, ad hoc rapportage
• Een project afsluiten
49
Verhuisproject
Oefeningen
• 2.1 Inloggen
• 3.1 Definiëren van het projectplan (fasen en werkpakketten)
• 3.2 Projectorganisatie: rollen toekennen
• 3.3 Datums plannen, eigenaren, afhankelijkheden, baseline
• 3.4 Het managen van risico’s en toewijzen van acties
• 3.5 Projectinitiatiedocument
• 3.6 Resources plannen
• 4.1 Voortgang vastleggen, issues
• 4.2/4.3 Rapporteren
• 4.4 Werken met widgets
• 5
Project afsluiten
50
Verhuisproject
2.1 Inloggen
De beheerder stuurt de logingegevens per mail
51
Verhuisproject
2.2 Een initiatief starten
• In het portfolio kun je een initiatief starten
• Je kunt ervoor kiezen om deze direct of op een later tijdstip
om te zetten naar een project
52
Verhuisproject
2.3 Een project starten
• Je kunt het initiatief upgraden naar een project
• Kies een locatie voor het project, een projectmodel en een
projectmanager
53
Verhuisproject
3.1 Maak de projectplanning
• Voer hier de planning en afhankelijkheden (en meer..) in
Het projectplan: fases, werkpakketten,
producten, activiteiten.
(planning, volgorde, afhankelijkheden)
54
Verhuisproject
3.2 Rollen toekennen
• Klik op
in het programma of het project.
• Voeg vervolgens gebruikers toe in de juiste rol.
55
Verhuisproject
3.3 Maak de projectplanning: tijdplanning
• Invoeren in cellen (typen of kalender) of slepen in Gantt
• Klik op
voor weergave op volledig scherm
• Zie QRC voor:
56
Verhuisproject
3.3 Maak de projectplanning: afhankelijkheden
• Binnen het project:
o sleep in de Gantt, klik op de pijl om aan te passen
o in de productpagina
• Met andere projecten:
o op de productpagina (klik op de productnaam)
57
Verhuisproject
3.3 Maak de projectplanning: afhankelijkheden
• De Gantt toont alle afhankelijkheden
• De Gantt geeft planningsconflicten weer in het rood met een
blauwe indicator
• Klik in de Gantt met je rechtermuisknop op een
afhankelijkheid voor meer informatie
58
Verhuisproject
3.3 Maak de projectplanning: baselines
• In de Gantt kun je een initiële en een actuele baseline
instellen.
• In de Gantt kun je een baseline tonen NAAST de actuele
planning
59
Verhuisproject
3.4 Het managen van risico’s
• In het risicologboek kun je risico’s toevoegen
• Je kunt ieder risico scoren op Kans, Impact en eventuele
overige informatie toevoegen.
60
Verhuisproject
3.5 Projectinitiatiedocument
• Documenten kunnen toegevoegd worden voor
projecten/producten
• Voor documenten kan een goedkeuringsproces worden gestart
61
Verhuisproject
3.6 Resources plannen
• In projecten kunnen resources worden gepland op producten.
Op deze resources kunnen dan weer uren worden gepland.
62
Verhuisproject
4.1 Werken met logboeken
• 7 Logboeken
o
o
o
o
o
o
o
Issue logboek
Risico logboek
Kwaliteit logboek
Besluitenlogboek
Dagelijks / Actielogboek
Leerpunten logboek
Notulen
• Logboek items kunnen aan gebruikers worden toegekend en
worden dan op hun startpagina getoond
• Logboek items kunnen aan producten worden gekoppeld
63
Verhuisproject
4.2: Automatische Rapporten
• Klik op het rapport
• Altijd eerst opslaan en daarna openen
• Sta Macro’s toe om het rapport te openen!
(Macro security instellingen in MS Excel moeten op medium of lager staan)
64
Verhuisproject
4.3 Rapporteren aan het portfolio
• Het PMO stuurt periodiek een rapportageverzoek aan alle
projecten, voor een update van de status van projecten.
• De projectleider krijgt het verzoek per email en ziet het op zijn
Startpagina.
• De projectleider vult de tab Portfoliorapportage in
o Om te wijzigen klik op
o Voor tussentijds opslaan, klik op Opslaan
o Voor definitieve rapportage, klik op Publiceer naar portfolio
65
Verhuisproject
4.3 Rapporteren aan het portfolio
Status-informatie
66
Verhuisproject
4.4 Widgets
• Configureer de resource uitnutting widget
67
Verhuisproject
5 Project afsluiten
• Zet alle producten op 100% gereed
• Sluit alle open issues, risico’s en acties
• Archiveer eventueel het project
NB: daarmee verdwijnt het project van je startpagina
68
Onderwerpen
1.
Voorstelrondje
2.
Leerdoelen
3.
Introductie PTB
4.
Navigeren
5.
Rollen en Autorisaties
6.
Project en Portfoliomanagement
7.
Resource Allocatie
8.
Tijdregistratie
9.
Rapportagemogelijkheden
10.
Zelf aan de slag met de Verhuiscase (projectmanagement)
11.
Vragen en discussie
Bedankt voor uw aandacht
Fortes Solutions BV
Capitool 50-3
7521 PL Enschede
The Netherlands