Maken van een classificatiesysteem

Maken van een classificatiesysteem
Heb je vaak moeite een bepaald document te vinden, of hoor je regelmatig collega’s of je baas hierover klagen?
Dan is het hoog tijd de mappenindeling op de server aan te passen! Deze mappenindeling, die ook wel
classificatie wordt genoemd, moet voor alle medewerkers in de organisatie de basis bieden voor het opslaan van
de documenten.
Zo’n classificatie ontwikkel je op basis van de volgende acht stappen:
1.
Overzicht maken van de documenten die gearchiveerd moeten worden.
Stel een werkgroep in met vertegenwoordigers van alle afdelingen. Laat deze werkgroepleden een uitdraai maken
van de op dat moment gebruikte directories met daarop alle mappen en documenten per afdeling. Zo krijg je
een goed overzicht van alle documenten die gearchiveerd moeten worden.
2.
Analyseren van de informatie.
Analyseer de te archiveren informatie op inhoud en vorm. Je krijgt zo een hoofdindeling op (maximaal tien)
hoofdrubrieken, die je weer kunt uitsplitsen naar rubrieken, die je vervolgens ook weer kunt uitsplitsen naar
subrubrieken, enzovoorts.
Tip: Gebruik voor het maken van je indeling post-it-blokjes.
Schrijf elk in te delen onderwerp op zo’n memovelletje. Met behulp van deze memovelletjes kun je zo eenvoudig
een indeling maken. Je selecteert de hoofdrubrieken en plakt bij elke hoofdrubriek alle onderwerpen die daarbij
horen. Vervolgens selecteer je uit alle onderwerpen de subrubrieken, enzovoort. Doordat je gebruikmaakt van de
memovelletjes, houd je een prima overzicht en ben je flexibel in het maken van keuzes. Je plakt een onderwerp
eenvoudig ergens anders bij als blijkt dat een onderwerp toch beter bij een andere hoofdrubriek hoort.
Een voorbeeld:
Hoofdrubriek
Personeelszaken
Rubriek
Opleidingen
Personeelsdossiers
Arbeidsvoorwaarden
Pensioen
Subrubriek
Intern
Extern
In dienst
Uit dienst
Opbouw salarissysteem
Cao
Afvloeiingsregelingen
Verlofregelingen
Opbouw pensioenen
Uitkering pensioenen
3.
Benoemen van de rubrieken en subrubrieken.
Vul nu per hoofdrubriek het laagste niveau in het classificatieschema (in het voorbeeld de rechterkolom) in. Dat
wil zeggen: hier moet aan elk document een trefwoord worden gekoppeld.
4.
Onderbrengen van de documenten in een bestaande classificatie.
Oriënteer je nu op bestaande classificatiesystemen. Als blijkt dat (een deel daarvan) bruikbaar is, kan dat je veel
tijd besparen.
5.
Een conceptindeling maken van hoofd- en subrubrieken.
Zie voor een voorbeeld de tabel onder punt 2.
6.
Toetsen van de conceptindeling.
Laat toetsen of de conceptindeling past bij de wensen van de gebruikers. Luister naar alle opmerkingen van
degenen die het systeem toetsen en verwerk deze in het systeem.
7.
Uitwerking en verfijning van de classificatie.
Werk nu de classificatie geheel uit en voorzie deze van een definitieve nummering. Om het gebruiksgemak nog
verder te verhogen, kun je aan deze lijst synoniemen toevoegen , zodat bepaalde onderwerpen langs meerdere
wegen (zoekingangen) benaderd kunnen worden.
8.
Afspraken maken over invoering, onderhoud en bewaking van het systeem.
Ten slotte maak je afspraken over invoering, onderhoud en bewaking van het systeem. Duidelijk moet worden
wanneer en door wie de classificatie in de organisatie gebruikt wordt en wie verantwoordelijk is voor het actueel
houden ervan.