Accomodatiebeleid - Korfbalvereniging Roreko

Accommodatiebeleid K.V. Roreko
Aanleiding
De korfbalvereniging Roreko beschikt over diverse vormen van accommodatie. Zo is er het
clubgebouw, maar tevens wordt gebruik gemaakt van kleedruimtes, sportvelden en erf oftewel
het overige terrein. Aangezien het onderhoud van de accommodatie van groot belang is i.v.m.
primair gebruik voor het korfbal, maar tevens als uitstraling – identiteit van de vereniging is
een zorgvuldig beleid en daarmee beheer van groot belang.
De gemeente De Wolden is bezig met een heroriëntatie op het bestaande accommodatiebeleid
binnen de gemeente. Daarmee beoogt ze een efficiënt en effectief gebruik van sport – en
culturele accommodaties te bewerkstelligen. Aangezien ook de KV Roreko een relevante
partner in het geheel is, maar ook omdat de beweging naar maximale privatisering vanuit de
overheid is ingezet, is het van groot belang om na te denken over beheer, exploitatie e.d. van
de accommodatie welke in eigendom is van de KV Roreko.
Welke accommodatie draait het om ?
In totaal beschikt de KV Roreko over de volgende accommodatie:
1. Sportterrein / velden: beheer en eigendom is gemeente De Wolden;
2. Kleedruimtes / accommodatie: beheer is KV Roreko, eigendom opstallen is gemeente De
Wolden;
3. materialenruimte/ berging achter etc.: beheer is KV Roreko, eigendom opstallen is
gemeente De Wolden;
4. Clubgebouw: eigendom is KV Roreko, beheer is KV Roreko.
Stand van zaken op dit moment
Ad 1
Sportterrein/ velden is de gemeente bezig met een heroriëntatie. Door de KV Roreko is
ingebracht dat er een latente wens is om een kunstgrasveld te krijgen, eventueel te gebruiken
samen met de v.v. Wacker. Dit verzoek is afgewezen. Verder is aangegeven dat de verlichting
op het (hoofd) trainingsveld verbetering behoeft. Vanuit de gemeente is aangegeven dat dit
beheer bij de KV Roreko ligt en de vereniging daarom geheel in eigen beheer aanpassingen
dient te realiseren.
Ad. 2
Kleedruimtes
De gemeente De Wolden heeft jaren geleden de uitbreiding van deze ruimtes gefinancierd.
Dit betreft als het ware een eenmalige investering. Het verdere onderhoud is bij de vereniging.
Middels een wekelijks schoonmaakrooster wordt hier grotendeels in voorzien. Nader groot
onderhoud zal vanuit het bestuur moeten worden gecoördineerd en uitgevoerd.
Ad. 3
Deze ruimtes, bergingen etc. zijn onderdeel van – en eigendom van de gemeente. Deze
ruimtes dienen nagenoeg geen onderhoud en daarin wordt dan ook niet voorzien. Wel is het
beheer bij de gemeente, dus daarmee ook de aansprakelijkheid. Denk daarbij aan gevaarlijke
stoffen en/of nutsvoorzieningen. Relevant is het om te bekijken in hoeverre de verzekeringen
e.e.a. bij omstandigheden dekt.
Ad. 4
Clubgebouw
De opstallen zijn geheel in beheer en eigendom van de vereniging. De grond en het erf
waarop de opstallen staan zijn eigendom van de gemeente De Wolden. De vraag hierbij is in
hoeverre er bijvoorbeeld een erfpachtconstructie en/of een huurconstructie is gerealiseerd
voor deze kavel.
Het beheer en onderhoud van dit gebouw is bij de vereniging. Lusten en lasten zijn dan ook
voor de korfbalvereniging. De jaarlijkse kosten aan het gebouw lopen, naarmate het gebouw
ouder wordt navenant op. De opbrengsten van deze accommodatie zijn vooral terug te vinden
in de exploitatie van de kantine en daarmee deze opbrengsten. Mogelijk ook een deel daarvan
uit de contributieopbrengsten.
Het clubgebouw is feitelijk het enige object waarop direct invloed is uit te oefenen op gebied
van kosten dan wel baten. De overige objecten zijn vooral gebruiksvoorwerpen en zijn
doordat het beheer en eigendomsrecht niet geheel bij de vereniging liggen, niet nader geheel
over te beschikken. De velden bijvoorbeeld kunnen door de vereniging niet onder verhuurd
worden en daarmee inkomsten genereren.
In deze notitie wordt dan ook nader ingezoomd op het beheer en mogelijkheden die het
clubgebouw bieden.
Clubgebouw KV Roreko
Staat van onderhoud
Het clubgebouw van de vereniging is in een redelijke staat van onderhoud (eigen
waarneming). Doordat enige jaren geleden een uitbreiding is gerealiseerd en daarmee ook het
bestaande gedeelte gedeeltelijk is aangepast bestaat deze accommodatie eigenlijk uit een
onderhoudsintensief gedeelte (het oude deel: vooral hout) en een onderhoudsarm deel (
nieuwe deel, steen, plavuizen vloer etc.). De onderhoudswerkzaamheden die dan ook
regelmatig moeten plaatsvinden is vooral schilderwerk aan de buitenkant.
Een wekelijks schoonmaakrooster voorziet in het op orde houden van de binnenkant van het
clubgebouw evenals het schoonmaken van dit deel.
Gebruik in uren
Het gebruik van het gebouw wordt wekelijks geschat op 20 uren. Deze uren zijn ‘ over de
duim’, onderverdeeld in trainingsavonden 3 x / week a 4 uren en op de wedstrijddagen 2 x 4
uren. Dit betreft dan vooral de periode april – november, namelijk het veldseizoen, immers in
de winterperiode wordt accommodatie gehuurd van de gemeente, te weten de sporthal.
Over een geheel jaar bekeken kan gezegd worden dat we maximaal 26 weken de
accommodatie gemiddeld 20 uren/ week gebruiken, kortom ongeveer 520 uren.
Er is in bovenstaande geen rekening gehouden met overige activiteiten welke plaatsvinden in
het gebouw, denk daarbij aan jeugdactiviteiten, oud - Nieuwjaarsborrel, ondersteuning bij
acties. Echter deze zijn te verwaarlozen in relatie tot het begrote aantal uren gebruik
sportactiviteiten (520).
Note!
Een jaar bevat ongeveer 8760 uren (365 x 24 uren). Een gemiddeld kantoorpand / school /
cultureel centrum wordt ongeveer 1800 uren / jaar gebruikt (45 weken x 40 uren).
Kosten beheer en onderhoud en inkomsten
Er wordt in de begroting van de vereniging jaarlijks een bedrag aan onderhoud accommodatie
opgenomen. Dit bedrag bedraagt 650,- Euro.
Aan de opbrengsten kant kan gesteld worden dat vanuit de posten contributie en kantine
hierin wordt voorzien. Dit deel zal en kan met cijfers nader onderbouwd worden.
Samenvattend
Er kan gesteld worden dat het clubgebouw het deel van de accommodatie van de KV Roreko
is, waarop het bestuur direct beleid kan formuleren teneinde zowel de kosten als de baten, ten
behoeve van de leden, te beheersen.
Het gebouw verkeert in een redelijke staat van onderhoud. De opbrengsten komen vooral uit
de contributie en de kantine. Het aantal uren gebruik clubgebouw is laag.
Nieuw beleid en mogelijkheden
Van een bestuur mag verwacht worden dat zij vanuit het heden naar de toekomst kijkt en als
zodanig op onderzoek is naar mogelijkheden om de vereniging en de doelstellingen te
realiseren. Een van de doelstellingen is ook om een vereniging te zijn die een breed
maatschappelijk belang vertegenwoordigt en een sociale functie daarnaast. Uiteraard dienen
we ook de korfbalsport te dienen en onze leden, immers die gaan een relatie aan met de
vereniging.
Deze maatschappelijke en sociale functie kan vertaald worden naar het anders benutten van
het clubgebouw. Leden bieden we mogelijkheden aan om deel te nemen aan activiteiten
georganiseerd voor en door de vereniging, maar leden hebben ook rechten, namelijk het recht
om het clubgebouw daarvoor te gebruiken. We kunnen deze rechten van de leden uitbreiden
door het clubgebouw ter beschikking te stellen. Ook zou dit kunnen gelden voor andere /
overige verenigingen. We doen dit al door bijvoorbeeld de accommodatie ter beschikking te
stellen aan WGV voor het jaarlijkse straatvolleybaltoernooi, of voor de touwtrekvereniging,
of……voor onze leden die tijdens de wintermaanden willen kaarten. Daarnaast hebben we
afgesproken dat UNICEF voor haar vergaderingen gebruik kan maken van het clubgebouw.
Kortom, het breder aanbieden van het clubgebouw doen we in feite al. Er is echter nog geen
concreet beleid op en ook eenduidige afspraken zijn nog niet vastgelegd.
Welke beperkingen zijn er ?
Sociaal gezien kunnen we denken aan zogenaamd oneerlijke concurrentie. De accommodatie
aanbieden betekent dat uitbaters van professionele ruimtes, denk daarbij aan cultureel centrum
Havezate of een café, hiermee inkomsten misloopt.
Juridisch gezien zijn er mogelijk obstakels, hoewel ik dat betwijfel daar waar het gaat om een
besloten bijeenkomst en/of het gebruik maken van de accommodatie door een lid van de
vereniging al dan niet in combinatie met een sportactiviteit. Deze kan zich namelijk beroepen
op rechten en plichten.
Beheersmatig zal er een beperking kunnen zijn. Het bestuur is verantwoordelijk namens de
leden van de vereniging. Deze verantwoordelijkheid kan duiden op het feit dat heldere
beheersafspraken gemaakt moeten worden. Het betreffende lid dat gebruik maakt van de
accommodatie zal hoofdelijk aansprakelijk gemaakt moeten worden voor het beheer op dat
moment.
Opties
Het lijkt geheel mogelijk om aan leden van de vereniging het clubgebouw ter beschikking te
stellen. Dit kan voor diverse aangelegenheden en doeleinden al dan niet in combinatie met een
(korfbal) sportactiviteit. Verder kan gedacht worden aan bijvoorbeeld gebruik voor een andere
(sport) activiteit of vereniging. Het lid zal dan zelf verantwoordelijk zijn voor deze activiteit
en het ordelijk en volgens de spelregels opgesteld door het bestuur. Deze spelregels moeten
nader worden vastgesteld.
Spelregels overig gebruik
Waar het om gaat is dat we als bestuur heldere spelregels formuleren en er zelf zo weinig
mogelijk fysiek mee bezig moeten zijn. We moeten daarbij ook uitgaan van het vertrouwen
dat we in onze leden schenken.
Hieronder wordt niet uitputtend een aantal spelregels afgesproken:
- het lid dat het clubgebouw wil gebruiken heeft de verantwoordelijkheid over het ordelijke
verloop van de activiteit(en) en is daarvoor aansprakelijk. Hij of zij vergoed schades die
aangebracht worden aan het gebouw en of inventaris;
- het lid meldt het gebruik vroegtijdig bij een bestuurslid van de vereniging. Hij of zij haalt de
sleutel van het clubgebouw voor de activiteit bij het bestuurslid en deponeert die aan het einde
van de activiteit bij datzelfde bestuurslid. Hiermee ontstaat ook overzicht over dag, datum en
de tijd dat gebruik is gemaakt van het clubgebouw;
- het clubgebouw wordt na de activiteit schoon opgeleverd;
- het lid maakt gebruik van het clubgebouw en betrekt daarbij alle eet – en drinkwaren van de
vereniging. Deze waren worden tegen de op dat moment gehanteerde kantineprijzen gebruikt
en betaald;
- de betaling geschiedt of op rekening of door middel van het gehanteerde kaartensysteem. De
kaarten worden door een bestuurslid verkocht en afgerekend bij de penningmeester.
- indien alleen gebruik gemaakt wordt van de ruimte van het clubgebouw en het betreffende
lid in eigen beheer de eet – en drinkwaren wil regelen, wordt gewerkt met een zaalhuur tarief.
Dit is om de vaste kosten te voorzien, o.a. nutsvoorzieningen, glaswerk etc. Het zaaluur tarief
is gebaseerd op een uur – tarief a 12,50 Euro / uur, all – in.
Tot slot
Bovenstaand beleid betreft een uitvoering van een wens van het bestuur om bij te dragen
vanuit haar verantwoordelijkheid voor een vereniging welke op een gezonde manier haar
doelen willen bereiken en daarmee haar leden wil faciliteren. Dit voorlopig accommodatie
beleid kan daaraan bijdragen door het clubgebouw, anders dan alleen voor korfbalactiviteiten,
te laten gebruiken door een lid van de vereniging.
De vereniging dient daarmee een maatschappelijk en sociaal verantwoord doel.
De Wijk, 16 november 2012.
Het bestuur K.V. Roreko,
De voorzitter,
De secretaris,