Checklist voor een geslaagd feest

CHECKLIST VOOR EEN GESLAAGD FEEST
(Bron: LOCUS, HELP! Ik organiseer, Brussel: Politeia, 169 blz.)
WAT
WIE
FASE 1 : VOORBEREIDING
1 JAAR TOT 6 MAANDEN VOORAF


OVERLEG ORGANISEREN

DOELSTELLINGEN BEPALEN

NADENKEN OVER EERSTE CONCEPT

OPMAAK EERSTE VERSIE PROGRAMMA
OPMAAK VAN EEN EERSTE PLANNING

WAT MOET ER GEBEUREN?

TIMING?

WELKE PARTNERS SPREKEN WE AAN?

WELKE PROMOTIE IS NODIG, DOELGROEP, PERS?

MAAK EEN RAMING VAN HET BUDGET
6 MAANDEN VOORAF

LEG HET PROGRAMMA VAST: DATE, LOCATIE…

AANVRAAG FEEST IN OPENLUCHT

AANVRAAG ZAAL, STRAAT, PLEIN

AANVRAAG MATERIAAL: PODIUM, TENT, GELUIDSINSTALLATIE

BOEKING ARTIESTEN, DJ, MUZIKANTEN

CONTROLEER DATA OP CONCURRERENDE ACTIVITEITEN

AANVRAAG ANDERE TOELATING BIJ GEMEENTE, PROVINCIE

ZOEKEN NAAR SPONSORS

AANVRAAG SUBSIDIES BIJ GEMEENTE, PROVINCIE ENZOVOORT

LEG DEADLINES VAST VOOR DE ORGANISATIE VAN HET PROGRAMMA

BAKEN DE VERANTWOORDELIJKHEDEN GOED AF
FASE 2: ORGANISATIE
DRIE À VIER MAANDEN VOORAF


PROMOTIECAMPAGNE UITWERKEN

ONTWERPEN VAN AFFICHES, STROOIBRIEFJES, FOLDER

ONTWERPEN VAN TOEGANGSKAARTEN

OPSTELLEN PERSMAP

PERSWOORDVOERDER AANDUIDEN

AANVRAAG AANPLAKKING
OPSTELLEN VAN EEN RISICOANALYSE
TWEE À DRIE MAANDEN VOORAF

OPVOLGEN VAN VERZEKERINGEN (O.A. VRIJWILLIGERSVERZEKERING)

AANVRAAG LOGISTIEK: TAFELS, STOELEN, HEKKEN ENZOVOORT

MAKEN VAN DRANKBONNEN

DRUKWERK NAAR DE DRUKKERIJ
FASE 3: UITVOERING
EEN À TWEE MAANDEN VOORAF

VOORVERKOOP KAARTEN

OPNIEUW CONTACTEREN ARTIESTEN

START PROMOTIECAMPAGNE

AANVRAAG SABAM EN BILLIJKE VERGOEDING
EEN À TWEE WEKEN VOORAF

VERWITTIGEN BUREN

INTENSIFIËREN PROMOTIECAMPAGNE
EEN À TWEE DAGEN VOORAF

KLAARZETTEN ZAAL/STRAAT/PLEIN

MATERIAAL CONTROLEREN EN TER PLAATSE BRENGEN

OPHALEN BENODIGD MATERIAAL

PODIUM/TENT/GELUIDSINSTALLATIE PLAATSEN

FINANCIEEL

AFREKENING VOORVERKOOP

KASSA KLAARMAKEN

WISSELGELD VOORZIEN

BETALEN SABAM EN BILLIJKE VERGOEDING

LAATSTE PROMOTIEKANALEN AANSPREKEN

LIJST NUTTIGE TELEFOONNUMMERS

KLEIN BARMATERIAAL VOORZIEN, ZOALS STEMPELKUSSEN

CATERING ARTIESTEN BESTELLEN
DE DAG ZELF

CONTROLE VEILIGHEIDSVOORZIENINGEN

LAATSTE AFSPRAKEN MET MEDEWERKERS

PROGRAMMA OVERLOPEN MET ALLE BETROKKENEN

VRIJWILLIGERS OPVANGEN EN BEGELEIDEN

COÖRDINEREN EN OPVOLGEN VAN LOPENDE ACTIVITEITEN
FASE 4: NAZORG

OPRUIMEN ZAAL/STRAAT/PLEIN (VOLGENS DE GEMAAKTE AFSPRAKEN

EVENTUELE SCHADE OPMETEN

MATERIAAL TERUGBRENGEN

FINANCIEEL

REKENINGEN BETALEN

OPMAAK EINDAFREKENING

FINANCIEEL VERSLAG

MEDEWERKERS BEDANKEN

FEEDBACK AAN DE SPONSORS

EVALUATIE