Sociale kennisgevingen

Sociale kennisgevingen
Protocolakkoord
1
Inhoudstafel
I.
Context
II.
Voorwerp
III.
Aanduiding van de partijen
IV.
Verbintenis van de partijen, geldigheid en controle
V.
Coördinatiestructuur
VI.
Handtekeningen
VII.
Inwerkingtreding
2
Bijlagen
BIJLAGE I:
Het gebruik van de aangetekende verzending
A. Woord vooraf
1. Wettelijke en reglementaire bepalingen
2. Lexicon
3. Reikwijdte van de wettelijke verplichtingen
3.1. De opzoeking van het identificatienummer
3.2. Het gebruik van de elektronische weg
3.3. De vermeldingen eigen aan het gebruik van de elektronische weg
3.4. Verzending van een tweede kennisgeving mogelijk in geval van materiële vergissing of
vormgebrek
B. Het beroep op de aangetekende verzending
1. Overmacht
2. Aanhoudend falen
3. De datum van de berichten, kennisgevingen en inlichtingen.
3.1.
3.2.
3.3.
De datum van het bericht
De datum van de kennisgeving
De datum van de inlichting
4. De diverse mogelijke situaties
4.1.
4.2.
4.3.
Voor het bericht
Voor de kennisgeving
Voor de inlichting
5. Samenloop van elektronische en papieren verzending
5.1. Geen samenloop van de elektronische en papieren verzending in het geval van
overmacht
5.2. Aanhoudend falen
6. Gentlemen’s agreement
BIJLAGE II:
Exception handling
3
I.
Context
In navolging van wat de fiscale wetgeving voorziet, leggen de wetten van 3 juli 2005 houdende
diverse bepalingen betreffende het sociaal overleg en van 20 juli 2005 houdende diverse
bepalingen, onder de door hen vastgestelde omstandigheden aan notarissen en andere personen die
bevoegd zijn om authenticiteit te verlenen aan aktes die de vervreemding of de hypothecaire
aanwending van een onroerend goed, een schip of een vaartuig tot voorwerp hebben, alsook aan
gerechtsdeurwaarders en openbare ambtenaren, belast met de verkoop van roerende goederen of
belast met het overgaan tot de evenredige verdeling van gelden die onder derdenbeslag gelegd zijn,
de verplichting op om de inninginstellingen van de sociale zekerheidsbijdragen op de hoogte te
brengen, zowel betreffende het stelsel van loontrekkenden als dat van zelfstandigen.
Deze verplichting tot verwittigen is voorzien met de bedoeling de voornoemde instellingen de
mogelijkheid te bieden om kennis te geven van hun schuldvorderingen, waarbij de aldus
uitgevoerde “sociale kennisgevingen” dezelfde gevolgen hebben als een derdenbeslag op de
ingehouden sommen en waarden.
De voornoemde wetgevingen voorzien dat zowel de verzending van de berichten en de
kennisgevingen als van de inlichtingen in geval van ontoereikendheid van de gelden die het
voorwerp hebben uitgemaakt van het derdenbeslag, geschiedt via elektronische weg, dat wil zeggen
door middel van een procedure waarbij informaticatechnieken worden gebruikt, via de
Kruispuntbank van de sociale zekerheid. Alleen wanneer de verzending niet kan worden uitgevoerd
volgens deze procedure, kan er een beroep worden gedaan op “elk ander middel dat de
mogelijkheid biedt voor ondertekening en verzending met vaste dagtekening van het bericht, de
kennisgeving en de inlichtingen”. Volgens de memorie van toelichting van de wet van 27 december
2006 houdende diverse bepalingen, gaat het om de aangetekende verzending op papier of langs
elektronische weg, waarbij de fax uitdrukkelijk wordt uitgesloten.
II.
Voorwerp
Gezien de moeilijkheid om in een wettekst de technische en organisatorische modaliteiten te
beschrijven die te maken hebben met de ingevoerde procedure, heeft de wetgever in de memorie
van toelichting van de wet aan de verschillende betrokken actoren uitdrukkelijk de toelating
verleend om, met het oog op het vrijwaren van de allerhoogste juridische zekerheid, een
operationele samenwerking tot stand te brengen via de afsluiting van een protocolakkoord, dat
onder meer de gevallen van aanhoudende onbeschikbaarheid bepaalt, die het gebruik van een
aangetekende verzending1 rechtvaardigen.
Het voorwerp van onderhavig protocol en zijn bijlagen bestaat erin de voornoemde samenwerking
te organiseren in het wederzijdse belang van de verschillende partijen bij het protocol. Dit wordt
geconcretiseerd in de bijlagen van het protocol.
De eerste bijlage van het protocol is gewijd aan de situaties die het gebruik van een aangetekende
verzending mogelijk maken. Zij bevat eveneens een woord vooraf met verwijzing naar de wettelijke
en reglementaire bepalingen terzake, een lexicon en de interpretatie die men moet geven aan
1
Onder aangetekende verzending wordt thans begrepen een aangetekende verzending via de post. Zodra de
informaticatechnieken het mogelijk maken een aangetekende verzending langs elektronische weg met vaste datum te
verzenden, zal deze aangetekende elektronische verzending erkend worden als een aangetekende verzending in het
kader van dit protocol.
4
bepaalde wettelijke verplichtingen. . In deze bijlage worden eveneens bepaalde “gentlemen’s
agreements” opgenomen.
De tweede bijlage van het protocol, genaamd “Exception handling”, bevat een beschrijving van de
berichtenstroom, de mogelijke uitzonderingen en hun verwerking.
III.
Aanduiding van de partijen
De bij het protocol betrokken partijen zijn:
o De Federale De Federale Overheidsdienst Informatie- en Communicatietechnologie
o De Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid
o De Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat
o De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid
o Het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen, waarin begrepen
de Nationale Hulpkas voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen
o De Vereniging der Sociale Verzekeringsfondsen voor Zelfstandigen, voor de vrije
sociale verzekeringsfondsen voor Zelfstandigen
IV.
Verbintenis van de partijen, geldigheid en controle
Het protocol wordt afgesloten voor een onbepaalde duur. Het kan echter worden opgezegd na
gezamenlijk akkoord van alle partijen wanneer blijkt dat dit protocol moet worden vervangen door
een ander. Los van deze veronderstelling wordt het protocol telkens stilzwijgend verlengd voor een
periode van 3 jaar.
Het protocol maakt het voorwerp uit van een permanente evaluatie op regelmatige tijdstippen die
worden bepaald in gezamenlijk overleg. Deze evaluatie kan plaatsvinden op verzoek van om het
even welke bij het protocol betrokken partij. Ze wordt vervolgens vastgelegd door de partijen op
tegensprekelijke wijze.
Op de eerste verjaardag van de afsluiting van het protocol moet er niettemin een eerste algemene
evaluatie door de Steering Sociale kennisgevingen 4de weg plaatsvinden.
De bijlagen kunnen worden gewijzigd in functie van het resultaat van de evaluaties en de
vaststellingen die op tegensprekelijke wijze zijn gedaan en die naar voren worden gebracht via de
coördinatiestructuur mits akkoord van alle partijen, zonder dat er een nieuwe handtekening
vanwege de verschillende ondertekenaars van het protocol nodig is.
5
V.
Coördinatiestructuur
De evaluatie van het voornoemde protocol en van de krachtlijnen die worden aangegeven in de
bijlagen, vindt plaats onder de leiding van het “Steering 4de weg” dat verplicht tweemaal per jaar
moet samenkomen en minstens eenmaal om de 6 maanden.
Alle vergaderingen van de coördinatiestructuur kunnen slechts geldig verlopen voor zover elk van
de betrokken partijen hiertoe op geldige wijze werd uitgenodigd. Voor wat betreft de
inninginstellingen en de openbare instellingen van de sociale zekerheid die deel uitmaken van de
Steering Sociale kennisgevingen 4de weg, kan de ene partij de andere vertegenwoordigen mits een
geldige volmacht.
De uitnodigingen voor en de verslagen van de vergaderingen van de coördinatiestructuur worden
waargenomen door Fedict.
Naargelang de noodzaak en op basis van de beslissing van de Steering Sociale kennisgevingen 4 de
weg, kunnen de specifieke technische, functionele en juridische werkgroepen, die aan dit Comité
hebben gerapporteerd bij de uitwerking van het project, worden gehandhaafd om de evaluatie
waarvan sprake onder punt IV te verzekeren.
VI.
Handtekeningen
o De Federale Overheidsdienst Informatie- en Communicatietechnologie,
vertegenwoordigd door de heer Jan Deprest, Voorzitter van het Directiecomité
o De Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, vertegenwoordigd door
Emmanuel Quintin, adjunct Administrateur-Generaal bij de Kruispuntbank van de
Sociale Zekerheid
o
De Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (KFBN), vertegenwoordigd
door de voorzitter, Meester Pierre Nicaise, notaris te Grez-Doiceau, Allée du Bois de
Bercuit 14, en door een bestuurder, Meester Joël Tondeur, notaris te Bastogne, rue
de Neufchâteau 31, overeenkomstig de statuten van de KFBN.
o De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid, vertegenwoordigd door Pierre Vandervorst,
Administrateur – Generaal bij de Rijksdienst voor sociale zekerheid
o Het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen, waarin begrepen
de Nationale Hulpkas voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen,
vertegenwoordigd door Ludo PAEME, Administrateur-Generaal
o De Vereniging der Sociale Verzekeringsfondsen voor Zelfstandigen, voor de vrije
sociale verzekeringsfondsen voor Zelfstandigen, vertegenwoordigd door Walter
Reynders, Directeur-Generaal
6
Jan Deprest, Voorzitter van het Directiecomité Fedict
Emmanuel Quintin, adjunct Administrateur-Generaal bij de Kruispuntbank van de
Sociale Zekerheid
Meester Pierre Nicaise, Voorzitter van de KFBN
Meester Joël Tondeur, Bestuurder bij de KFBN
Pierre Vandervorst, Administrateur – Generaal bij de Rijksdienst voor sociale
zekerheid
Ludo PAEME, Administrateur-Generaal van het Rijksinstituut voor de Sociale
Verzekeringen der Zelfstandigen, waarin begrepen de Nationale Hulpkas voor de
Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen
Walter Reynders, Directeur-Generaal van de Vereniging der Sociale
Verzekeringsfondsen voor Zelfstandigen, voor de vrije sociale verzekeringsfondsen
voor Zelfstandigen
7
BIJLAGEN
8
BIJLAGE I :
HET BEROEP OP DE AANGETEKENDE VERZENDING
A.
Woord vooraf
1) Wettelijke en reglementaire bepalingen

Voor het stelsel van de werknemers
 Artikel 41 quater van de wet van 27 juni 1969 tot
herziening van de besluitwet van 28 december 1944
betreffende de maatschappelijke zekerheid der
arbeiders.
 Ministerieel besluit van 27 februari 2007 houdende
vaststelling van het model van berichten en
inlichtingen bedoeld in artikel 41quater van de wet
van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet
van
28
december
1944
betreffende
de
maatschappelijke zekerheid der arbeiders (BS van 5
maart 2007)

Voor het stelsel van de zelfstandigen
 Artikel 23 ter van het koninklijk besluit nr. 38 van 27
juli 1967 houdende inrichting van het sociaal statuut
der zelfstandigen.
 Ministerieel besluit van 15 februari 2007 tot bepaling
van de modellen van berichten en inlichtingen
beoogd in artikel 23 ter van het KB nr. 38 van 27 juli
1967 houdende inrichting van het sociaal statuut der
zelfstandigen (BS van 28 februari 2007)
2) Lexicon
De uitdrukking…
Functionele ack
(of
functionele
ontvangstmelding van
het bericht)
Dient te worden verstaan als…
De functionele ontvangstmelding van de KSZ van het elektronische
bericht na ontvangst door haar van de technische ontvangstmelding,
afkomstig van de inninginstelling voor de sociale zekerheidsbijdragen
Het bericht
Bericht verzonden in toepassing van de artikels 41 quater van de wet van
27/06/1969 en 23 ter van het KB nr. 38 van 27/07/1967
De kennisgeving door de inninginstelling voor de sociale ezekerheidsbijdragen inzake de schuldvorderingen die vatbaar zijn voor
wettelijke hypotheek, beoogd in artikel 41 quater van de wet van
De kennisgeving
9
27/06/1969 en artikel 23 ter van het KB nr. 38 van 27/07/1967
De inlichting, waarvan sprake in artikel 41 quater§3 van de wet van 27
juni 1969 en artikel 23 ter§3 van het KB nr. 38 van 27/07/1967
Technische Ack
De technische ontvangstmelding van het elektronische bericht afgeleverd
door de toepassing van een partner aan de toepassing van de volgende
partner in de keten van de elektronische communicatie van berichten
Functionele Ack van De functionele ontvangstmelding door het E-notariaat van de
de kennisgeving
elektronische kennisgeving
Functionele Ack van De functionele ontvangstmelding door de KSZ van de elektronische
de inlichting
inlichting na ontvangst door deze van de technische ontvangstmelding
afgeleverd door afkomstig van de inningsinstelling voor de sociale
zekerheidsbijdragen
Systeem
Het geheel van de toepassingen, die door elke partner ter beschikking
worden gesteld voor de uitwisseling van elektronische boodschappen in
het kader van het project Sociale kennisgevingen (4de weg)
De inlichting
3) Reikwijdte van de wettelijke verplichtingen
3.1. De opzoeking van het identificatienummer
Artikel 41 quater van de wet van 27 juni 1969 en artikel 23 ter van het KB nr. 38 van 27 juli 1967
bepalen dat bij de verzending van de berichten aan de inninginstellingen, de betrokken personen
worden geïdentificeerd aan de hand van het identificatienummer, beoogd in artikel 5 van de wet van
16 januari 2003 tot oprichting van een Kruispuntbank van Ondernemingen, tot modernisering van
het handelsregister, tot oprichting van erkende ondernemingsloketten en houdende diverse
bepalingen, alsook aan de hand van het identificatienummer, beoogd in artikel 8 van de wet van 15
januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid.
De notarissen, de aankoopcomités en de ontvangers van domeinen doen alle mogelijke
inspanningen om het identificatienummer van de partijen te vinden. Wanneer de personen op wie
het bericht betrekking heeft, niet beschikken over een voornoemd identificatienummer, moeten de
notarissen, de aankoopcomités en de ontvangers van domeinen geen bericht verzenden voor deze
personen en moeten ze dus voor deze personen ook niet overgaan tot de verzending van het bericht
via een aangetekend schrijven. Ze moeten echter kunnen aantonen dat zij alle mogelijke middelen
hebben gebruikt voor de opzoeking van het identificatienummer voor deze personen. Indien kan
aangetoond worden dat de opzoeking via de opzoekmodule van de eigen applicatie geen resultaat
heeft gegeven, kan de notaris, het aankoopcomité en de ontvanger van domeinen niet
verantwoordelijk worden gehouden. Er zal worden onderzocht of een bijkomende opzoeking via
KSZ mogelijk is en/of wenselijk is indien het identificatienummer niet wordt teruggevonden via de
bestaande opzoekmodule van de eigen applicatie.
3.2. Het gebruik van de elektronische weg
Tussen de partijen wordt overeengekomen dat aan de verplichting om de elektronische weg te
gebruiken is voldaan wanneer elke betrokkene de toepassing heeft gebruikt die voor hem is
ontwikkeld. Dit betekent dat, indien deze toepassing onbeschikbaar is onder de omstandigheden
vastgesteld in B, hij kan overgaan tot de verzending van een aangetekend schrijven. Hij mag in dat
geval niet overgaan tot de verzending via een andere elektronische weg die eventueel voorhanden
is doch niet tot zijn eigen toepassing behoort.
10
3.3. De vermeldingen die eigen zijn aan het gebruik van de elektronische
weg
Het gebruik van de elektronische weg impliceert de automatische vermelding door de toepassing
van een procedurenummer. Er wordt overeengekomen dat er, wanneer het bericht wordt verzonden
via een aangetekend schrijven, geen enkel procedurenummer moet worden toegekend bij gebrek
aan bestaansreden.
3.4. Mogelijke verzending van een tweede kennisgeving in geval van
materiële of formele vergissing
Er kan door een inninginstelling slechts één kennisgeving worden verstuurd tijdens de termijn van
12 werkdagen.
3.5. Bedragen die in de inlichting moeten worden meegedeeld
Er wordt overeengekomen dat de in vak IV te vermelden sommen verschuldigd aan de
beslagleggende schuldeisers enkel de sommen vermeldt in de sociale kennisgevingen, evenals de
sommen waarvoor een beslag werd gelegd in handen van de notaris door de fiscus en/of de sociale
sector moeten worden vermeld.
De sommen verschuldigd aan de verzetdoende schuldeisers (waaronder de sommen die het
voorwerp uitmaken van een fiscale kennisgeving) moeten allemaal worden vermeld.
Het bedrag van de verschuldigde sommen te vermelden in vak IV van de informatie is, voor wat
betreft de sommen die het voorwerp van een fiscale kennisgeving uitmaken het totale bedrag dat in
de kennisgeving is vermeld (hierin de 3 maanden interest begrepen die in het totaal werden
opgenomen) en, voor wat betreft de sommen die het voorwerp van een kennisgeving door RSZ of
één van de sociale kassen, het totale bedrag dat in de kennisgeving is vermeld (zonder dat hier
interesten moeten worden aan toegevoegd)
Het ‘totaal’ bedrag van de vermelde verzetdoende en beslagleggende schuldeisers dat in het begin
van vak IV hernomen moet worden is de som van alle vermelde bedragen (zonder dat er
bijkomende interesten moeten worden toegevoegd).
B.
Het beroep op de aangetekende verzending
Het beroep op de aangetekende verzending is slechts toegelaten in geval van overmacht of
aanhoudend falen.
1) Overmacht
Overmacht wordt gedefinieerd als het zich voordoen van een gebeurtenis die volslagen vreemd en
buiten de wil is van degene die ermee wordt geconfronteerd, die redelijkerwijze niet te voorzien is
en menselijkerwijze onoverkomelijk is, en die de betrokkene in de absolute onmogelijkheid plaatst
om zijn verplichting na te komen, voor zover hij zichzelf geen enkele tekortkoming kan verwijten
inzake de totstandkoming van deze vreemde oorzaak.
11
Worden hier beoogd de onmogelijkheid en het onvermogen om het bericht, de kennisgeving en de
inlichtingen in te dienen via de gebruikelijke elektronische weg,. Het zal gaan ofwel om een geval
van overmacht dat niet inherent is aan de toepassing zelf, bijvoorbeeld bliksem, brand,
overstroming, elektriciteitspanne,…, en dat de toepassing onbruikbaar maakt, ofwel om een geval
van overmacht dat inherent is aan de toepassing zelf. In die gevallen waarin ofwel het bericht wordt
ingediend via een aangetekend schrijven, ofwel de kennisgeving wordt verzonden via een
aangetekend schrijven, zal de procedure volgens de artikels 41 quater, §10, eerste lid van de wet
van 27 juni 1969 en 23 ter, § 12, eerste en tweede lid van het koninklijk besluit nr. 38 van 27 juli
1967, in dat geval exclusief worden verder gezet via de aangetekende verzending.
2) Aanhoudend falen
Aanhoudend falen veronderstelt steeds en naargelang het geval dat het bericht, de kennisgeving of
de informatie werd ingediend langs elektronische weg, maar, ofwel tijdelijk, ofwel definitief, niet
kon worden verstuurd of ontvangen.
De identificatie van de situaties die zich kunnen voordoen, en de pragmatische oplossingen die
moeten worden ontwikkeld, veronderstellen voorafgaandelijk dat er wordt verduidelijkt wat de
datum is van de verschillende boodschappen .
3) De datum van de berichten, kennisgevingen en inlichtingen
3.1. De datum van het bericht
De verzendingsdatum van het elektronische bericht is de datum van de functionele
ontvangstmelding meegedeeld door de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, desgevallend na
ontvangst door haar van de technische ontvangstmelding, afkomstig van de RSZ en het RSVZ. Met
de datum van het bericht stemt dus die van de “functionele ack” van de KSZ overeen.
3.2. De datum van de kennisgeving
De datum van de elektronische kennisgeving is de datum van de verzending ervan. De kennisgeving
wordt als verzonden beschouwd op het moment van de ontvangst door de inninginstelling van de
technische ontvangstmelding van de kennisgeving door het volgende systeem in de keten. De
verzending van het bericht wordt op dat moment gedateerd. De datum van de kennisgeving is dus
de datum van de technische ontvangstmelding van de kennisgeving door het volgende systeem
in de keten (vb.: de KSZ voor de RSZ, …).
3.3. De datum van de inlichtingen
De datum van de elektronische inlichting is de datum van de verzending ervan. De inlichting wordt
als verzonden beschouwd op het moment van de ontvangst door de notaris, het aankoopcomité of de
ontvanger van domeinen, van de technische ontvangstmelding door het volgende systeem in de
keten. De verzending wordt op dat moment gedateerd. De datum van de inlichting is dus de
datum van de technische ontvangstmelding van de inlichting door het volgende systeem in de
keten (vb.: de FSB voor de KFBN).
12
4) De mogelijke situaties
4.1. Voor het bericht
o 1ste situatie: overmacht.
Als de goede afloop van het dossier dit rechtvaardigt, mogen de notarissen, de ontvangers en de
aankoopcomités, indien er zich een geval van overmacht voordoet zoals eerder beschreven, gebruik
maken van de aangetekende verzending van het bericht.
o 2de situatie: de toepassing is beschikbaar maar de notarissen, de ontvangers en
de aankoopcomités hebben de functionele ack van de KSZ niet ontvangen
binnen een termijn van 3u30.
Het bericht werd ingediend langs elektronische weg en de instructie voor de verzending werd
gegeven. Aangezien het de datum van de functionele ontvangstmelding is die de wettelijke termijn
van 12 dagen doet aanvangen, kan de notaris, het aankoopcomité of de ontvanger van domeinen, die
de functionele ack van de KSZ niet ontvangt binnen een termijn van 3u30, overgaan tot een
aangetekende verzending, indien de goede afloop van het dossier dit vereist.
4.2. Voor de kennisgeving
o 1ste situatie: overmacht
Als de goede afloop van het dossier dit rechtvaardigt, kunnen de inninginstellingen, indien er zich
een geval van overmacht voordoet zoals eerder beschreven, gebruik maken van de aangetekende
verzending van de kennisgeving.
o 2de situatie: de toepassing is beschikbaar maar de inninginstelling ontvangt
geen technische ontvangstmelding vanwege het volgende systeem in de keten.
De kennisgeving verschijnt niet als zijnde “verzonden” en heeft dus geen
geldige verzendingsdatum.
Als de goede afloop van het dossier dit rechtvaardigt, kunnen de inninginstellingen gebruik maken
van de aangetekende verzending wanneer de elektronische kennisgeving niet op geldige wijze is
verzonden binnen een termijn van 3u30, te rekenen vanaf de indiening en het geven van de
instructies voor verzending.
o 3de situatie: de inninginstelling heeft de kennisgeving op geldige wijze kunnen
verzenden maar heeft geen functionele ack gekregen van de bestemmeling.
Het ontbreken van een functionele ontvangstmelding heeft geen invloed op de verzendingsdatum.
Een aangetekend schrijven is in dit geval niet gerechtvaardigd, want de kennisgeving werd wel
degelijk verstuurd naar de notaris, het aankoopcomité of de ontvanger van domeinen.
Niettemin, verbindt de inninginstelling zich er toe de notaris telefonisch te verwittigen en dit ten
laatste de 12e werkdag, dat een kennisgeving naar hem werd verstuurd.
13
4.3. Voor de inlichtingen
o 1ste situatie: overmacht.
In het geval van overmacht, zoals eerder beschreven, kunnen de notarissen onmiddellijk gebruik
maken van een aangetekende verzending van de inlichtingen.
o 2de situatie: de toepassing is beschikbaar maar de notaris ontvangt binnen een
termijn van 3u30 geen technische ontvangstmelding van het volgende systeem
in de keten. Het bericht verschijnt niet als zijnde “verzonden” en heeft dus
geen geldige verzendingsdatum.
De notarissen, de aankoopcomités en de ontvangers kunnen een beroep doen op de aangetekende
verzending wanneer de elektronische inlichtingen niet op geldige wijze werden verzonden binnen
een termijn van 3u30, te rekenen vanaf de indiening en het geven van de instructies voor
verzending.
o 3de situatie: de notaris heeft de elektronische inlichtingen op geldige wijze
kunnen verzenden, maar heeft geen functionele ack gekregen van de
bestemmeling.
Het ontbreken van een ontvangstmelding heeft geen invloed op de verzendingsdatum.
Een aangetekend schrijven is in dit geval niet gerechtvaardigd, want de inlichting werd wel degelijk
verstuurd door de notaris of het aankoopcomité.
Niettemin verbindt de notaris zich ertoe de inninginstellingen telefonisch te verwittigen binnen de
24 uur dat een inlichting werd verstuurd (deze communicatie kan eventueel vergezeld gaan van een
bevestiging per fax of per mail). Buiten de diensturen van de betrokken instellingen verwittigt de
notaris de inninginstellingen per fax of per email.
5) Samenloop van elektronische weg en aangetekend schrijven
Samenloop van de elektronische weg en aangetekend schrijven kan zich slechts voordoen in het
geval van aanhoudend falen.
5.1. Geen samenloop van elektronische weg en papieren weg in het geval
van overmacht
In het geval van overmacht kon het bericht of de kennisgeving niet worden ingediend langs
elektronische weg en verloopt de hele procedure via aangetekend schrijven.
5.2. Aanhoudend falen
Samenloop van de elektronische weg en het aangetekend schrijven kan zich slechts voordoen in het
geval van aanhoudend falen. Dit is het geval voor de procedure die wordt ingeleid langs
elektronische weg, maar waarbij zich moeilijkheden voordoen wat betreft de opvolging (ontbreken
van functionele ontvangstmelding van de KSZ voor het bericht en ontbreken van geldige
verzendingsdatum van de kennisgeving en van de inlichting na het verstrijken van een termijn van
3u30).
14
Op grond van de wettelijke bepalingen is de boodschap die aangetekend wordt verstuurd
doorslaggevend ten opzichte van de elektronisch verzonden boodschap wanneer de datum van de
elektronische verzending verschilt van die van de verzending via een aangetekend schrijven.
In principe hebben de regels van samenloop belangrijke gevolgen zowel op het vlak van de
termijnen als voor wat betreft de verderzetting van de procedure. Als de datum van de aangetekende
verzending en de elektronische verzending verschillend is, heeft de aangetekende zending voorrang
volgens de regels van samenloop. Dit betekent dat de datum van de aangetekende zending de
toepasselijke termijnen doet lopen en dat de procedure moet verder gezet worden via aangetekend
schrijven.
Indien echter de aangetekende verzending is gedateerd op dezelfde dag als de elektronische
verzending (hetzij de datum van de ontvangstmelding van het bericht, hetzij de datum van de
verzending van de kennisgeving, hetzij de datum van de verzending van de inlichting), hebben de
regels van samenloop slechts belang voor wat betreft de verderzetting van de procedure. In dit geval
moet de procedure altijd worden verder gezet langs elektronische weg.
C.
Gentlemen’s agreement
De notarissen, de aankoopcomités en de ontvangers als ook de inninginstellingen komen overeen
om elkaar wederzijds te contacteren met het oog op een goede afloop van de procedure in de
volgende situaties:
1. De inninginstelling heeft haar kennisgeving op geldige wijze kunnen verzenden
maar heeft geen functionele ack gekregen van de bestemmeling.
Het ontbreken van de functionele ontvangstmelding heeft geen enkele invloed op de
verzendingsdatum. Een aangetekend schrijven is in dit geval niet gerechtvaardigd, want de
kennisgeving werd wel degelijk verstuurd naar de notaris of het aankoopcomité.
Niettemin verbindt de inninginstelling zich ertoe de notaris telefonisch te verwittigen, en dit
uiterlijk op de 12de werkdag, dat de kennisgeving werd verzonden (deze communicatie kan
eventueel vergezeld gaan van een bevestiging per fax of per mail). Buiten de openingsuren brengt
de inninginstelling de notaris hiervan op de hoogte via e-mail of per fax.
2. De inninginstelling heeft haar kennisgeving verzonden via een aangetekend
schrijven.
De inninginstelling kan gebruik maken van een aangetekende verzending onder de omstandigheden,
beschreven in punt 4. Ze brengt er niettemin de notaris telefonisch van op de hoogte, en dit uiterlijk
op de 12de dag (deze communicatie kan eventueel vergezeld gaan van een bevestiging per fax of
per mail). Buiten de openingsuren brengt de inninginstelling de notaris hiervan op de hoogte via email of per fax.
3. De notaris heeft de elektronische inlichtingen op geldige wijze kunnen verzenden
maar heeft geen functionele ack gekregen van de bestemmeling.
15
Het ontbreken van een functionele ontvangstmelding heeft geen enkele invloed op de
verzendingsdatum. Een aangetekend schrijven is in dit geval niet gerechtvaardigd, want de
inlichtingen werden wel degelijk verstuurd door de notaris, het aankoopcomité of de ontvanger.
Niettemin verbinden de notaris, het aankoopcomité of de ontvanger zich ertoe de inninginstellingen
telefonisch te verwittigen, en dit binnen 24 uur, dat de inlichtingen werden verzonden (deze
communicatie kan eventueel vergezeld gaan van een bevestiging per fax of per mail). Buiten de
diensturen van de betrokken instellingen brengt de notaris de inninginstellingen hiervan op de
hoogte via e-mail of per fax.
16
BIJLAGE II:
EXCEPTION HANDLING
17