Notulen jaarvergadering 2008 77KB

Concept notulen jaarvergadering Scouting Anna Paulowna
dd 20 februari 2008
Bijlagen:
A. Lijst van aanwezigen
1. Opening
Paul Fortgens opent om 20.05 uur de vergadering en heet iedereen welkom.
2. Notulen 2006
Eef Brinks merkt op dat hij niet in de lijst van aanwezigen staat vermeld.
3. Mededelingen bestuur
 De organisatie structuur is in 2007 volgens de regels van Scouting Nederland aangepast. Er is
een groepsvereniging opgericht en de stichting is een beheerstichting geworden. De statuten
zijn hieraan aangepast.
 E.e.a. heeft geleid tot veranderingen in de bestuurssamenstellingen. Het groepsbestuur bestaat
uit; Paul Fortgens,
Voorzitter
Els Schaap,
Penningmeester
Rob Vos,
Secretaris
Saskia Awater,
Groepsbegeleidster
Ben Moes,
Bestuurslid
Hendrik Spek,
Bestuurslid
Stefan Schaap,
Bestuurslid
Het stichtingbestuur bestaat uit;
Paul Fortgens,
Voorzitter
Saskia Awater,
Penningmeester
Rob Vos,
Secretaris
Eef Brinks,
Bestuurslid
Hendrik Spek,
Bestuurslid
Stefan Schaap,
Bestuurslid
Matthijs Vos
Bestuurslid
Ook is Lia van Kleef, als oudervertegenwoordiger voor de Pegasos, in de groepsraad gekomen.
 Als gevolg van de structuurwijziging moeten ook de financiën gesplitst worden. Door allerlei
problemen is deze splitsing nog niet helemaal afgerond.
 In 2007 hebben wij afscheid genomen van een aantal leidinggevenden: bij het Razend Zwin
van Dominic de Zwart en bij het bestuur van Robert Agg. Verder is Marjan van Dorp gestopt
als oud papier coördinator. Tot op heden is nog geen vervanging voor haar gevonden.
 Stefan Schaap is stuurman bij het het Razend Zwin geworden.
 .De aanbouw is bijna helemaal gereed en ingericht. Alleen de verwarming in het leslokaal is
nog niet geïnstalleerd.
 De brand in de perscontainer heeft ons een hoop geld gekost. De verzekering dekte alleen de
afvoer van het papierafval. De verzekering is aangepast, maar er geldt nog steeds een
behoorlijk eigen risico. Er wordt nog nagedacht over preventieve maatregelen. Ook zal de
gemeente worden verzocht hier een bijdrage in te leveren.
 Op verzoek van Sportservice Noord Holland, is SCAP in gesprek gegaan met de nieuw
opgerichte roeivereniging “de Kop”. Dit heeft ertoe geleid dat RV de Kop voor een periode
van drie jaar een tijdelijk onderkomen op het terrein van SCAP heeft gekregen.
 15 en 16 Mrt. zal er weer een werkweekend worden gehouden. Het kampeerveld zal daarbij de
meeste aandacht krijgen.
 Op 18 en 19 april zal de lotenactie worden gehouden. Een combinatie met de bloemendagen is
niet mogelijk omdat deze op dezelfde data plaatsvindt als de watervierdaagse.
1
Concept notulen jaarvergadering Scouting Anna Paulowna
dd 20 februari 2008


26 april zal de Stam haar jaarlijkse BBQ en feestavond houden.
SCAP bestaat dit jaar 25 jaar. Vanwege de financiële situatie die na de brand is ontstaan, zal er
naast het gezamenlijke zomerkamp alleen iets extra voor de jeugdleden worden gedaan.
4. Verslag Razend Zwin
Henri van Loon verzorgt de presentatie voor het Razend Zwin.
Het onderhoud aan de juniorvletten van het Razend Zwin wordt gedaan door leiding en ouders.
Daarnaast heeft de leiding ook een bijdrage geleverd in het onderhoud van de”Henkie”.
Het voorjaarskamp is samen met de juniorwachten van de Inka’s en Vita Nova gehouden. Het thema
was “sprookjes”.
Het zomerkamp is gehouden op de Stierop met 9 kinderen en 4 man leiding onder het motto, “laat
maar waaien”. De kampdoop is na het zomerkamp gehouden.
Er is geen bijzondere aandacht besteed aan het gegeven dat dit jaar de 50e Jota werd gehouden. Er
waren wel naast, het werken met de zenders en het internet, weer veel leuke activiteiten zoals
appeltaart bakken, solderen en pionieren.
Er zijn dit jaar 11 nieuwe leden geïnstalleerd. Het ledental staat nu op 26.
Voor het Sinterkerstklaasfeest werd een uitstapje gemaakt naar het reddingsmuseum waar een
speurtocht werd gehouden. Terug op SCAP werd de dag afgesloten met een film, chips en drinken.
Om 18.00 uur was het feest afgelopen.
Door een gebrek aan instructeurs/ leiding kon er dit jaar alleen een zeilcursus voor het thuis-MBL
worden gegeven en niet voor het zeilinsigne.
Voor 2008 staat, naast het vaste programma, het voorjaarskamp met Pinksteren gepland van 9 t/m 11
mei. Vermoedelijk zal Dirkshorn deze keer niet meedoen en wordt het alleen een gezamenlijk kamp
met Schagen.
Ook doet Het Razend Zwin mee aan het jubileum zomerkamp van SCAP, de locatie is nog geheim.
Verder wil de leiding het Razend Zwinlokaal aan gaan passen door onder meer een bank met opberg
mogelijkheden langs de gehele achterzijde te bouwen.
5. Kascontrole commissie
Doordat de boekhouding over 2007 pas laat klaar was heeft er geen kascontrole kunnen plaatsvinden
voor de Jaarvergadering. Voorgesteld wordt om de rapportage van de kascontrole commissie in een
later stadium te laten plaatsvinden. De vergadering gaat hiermee akkoord.
6. Verslag Pegasos
Ben Moes verzorgd een presentatie die doorspekt is met foto’s.
Dit jaar is er vanwege het aantal leden maar aan drie vletten onderhoud gegeven.
Vanwege het onderhoud aan de “Henkie” is dit jaar gebruik gemaakt van “de Krijger” om de vletten
naar het Amstelmeer te slepen voor de openingwedstrijden. De resultaten vielen enigszins tegen.
Aan de watervierdaagse deden ongeveer 18 vletten mee. De zeilwedstrijden werden, vanwege de
harde wind, deels op het Balgzand kanaal gehouden. De Pegasos heeft zich bij de zeilwedstrijden niet
kunnen plaatsen voor de Landelijke scouting zeilwedstrijden (LSZW). Ook bij de andere wedstrijden
wisten ze geen prijzen te scoren. Wel ging de kampprijs naar de Pegasos.
Het zeilinstructie weekend van de Admiraliteit werd dit jaar in Anna Paulowna gehouden. De
bedoeling van het zeilinstructie weekend is om, nadat de deelnemers op niveau zijn ingedeeld, het
individuele niveau op een wat hoger plan te brengen. Ook de leiding had het erg naar zijn zin en het
eten was voortreffelijk. Het zomerkamp is gehouden op “de Stierop”. Hier zijn ze in sleep heen
gevaren. De dagtocht langs de Rijp was een groot succes. Ook een bezoek aan de Zaanse Schans viel
in de smaak. Het zomerkamp is afgesloten met een BBQ op de laatste avond. Op de terugreis was het
weer erg slecht met veel regen. Maar bij thuiskomst was het weer prachtig weer.
Aan de LSZW is in de open klasse meegedaan. Hier eindigden zij als 26e van de 29 deelnemers.
2
Concept notulen jaarvergadering Scouting Anna Paulowna
dd 20 februari 2008
Er zijn 6 kinderen van het Razend Zwin overgevlogen naar de Pegasos. 6 kinderen zijn van de
Pegasos naar de Armada overgegaan.
Naast het gebruikelijke programma van de Jota/Joti is dit jaar voor het eerst gewerkt met
zelfgebouwde antennes voor de internetverbinding naar de nieuwe loods waar de computers stonden
opgesteld. Voor de zenders in het leslokaal is een eigen mast gebouwd waardoor de antenne hoger
kwam dan in voorgaande jaren. Dit bleek het bereik aanzienlijk te vergroten. Volgend jaar willen ze
een nog hogere mast pionieren.
Aan de “Katers berenspek race” werd met twee vletten meegedaan. Zij eindigden op de 6e en 7e plaats
in een deelnemersveld van 11 zeeverkenners vletten.
Met het sinterkerstklaasfeest is de Pegasos dit jaar naar het Viking Informatiecentrum in Den Oever
geweest. De jeugd, die zich hier ook kon verkleden als Viking, was erg enthousiast en geïnteresseerd.
Na terugkomst werd het door de leden zelf bereide diner genuttigd. De avond werd afgesloten met het
dobbelstenenspel en een Beeldenspel.
Voor 2008 staan, naast het standaard programma, het gezamenlijke zomerkamp op de geheime locatie,
ook de watervierdaagse (dit jaar 5 dagen) met de openingswedstrijden en een verrassingsweekend van
de Admiraliteit op het programma.
7. Verslag penningmeester
Robert Agg, die voor 2007 grotendeels de financiën en de boekhouding heeft beheerd, was niet in de
gelegenheid om verslag te komen doen. Daarom geeft Els Schaap een korte toelichting op de cijfers.
De begroting voor 2008 is voorzichtig opgebouwd. De kosten voor bankrekeningen lopen fors op. Er
zal één pas per wacht door de stichting worden vergoed.
8. Verslag Varia
Jacqueline de Graaf verteld dat in het komende jaar de Varia nog maar drie keer zal verschijnen. Tot
nu toe was dat 4 keer per jaar. Dit is ook van invloed op de reclame inkomsten. De sluitingsdatum
voor nieuwe kopij is 1 maart.
De voorzitter last pauze van 15 minuten in.
9. Verslag Armada
Omdat Hendrik (met de presentatie op zak) met pech onderweg staat wordt er door Matthijs Vos een
geïmproviseerde presentatie gehouden.
De Armada heeft dit jaar aan drie vletten onderhoud gegeven.
Het bijzonder geslaagde zomerkamp is in Giethoorn gehouden. De Armada heeft er dit zomerkamp
voor gekozen om geen eigen vletten mee te nemen maar ter plaatse zeilboten te huren. Tijdens de
Jota/Joti heeft de Armada het avondspel verzorgd.
Aan de “Katers berenspek race” werd met 1 vlet deelgenomen. Deze eindigde op de derde plaats. Er
deden overigens maar 4 Wilde Vaart vletten mee.
Er zijn dit jaar zes leden overgekomen van de Pegasos.
Het sinterkerstklaasfeest is traditie getrouw weer samen met de Boreasstam gevierd. Voor de
organisatie daarvan leverden beide wachten 2 leden voor de sinterkerstklaas commissie.
De jeugdleden organiseren zelf hun programma en activiteitenagenda.
In het wachtlokaal wordt gewerkt aan de bovenkant van de bar. Voor 2008 staan, naast het
gezamenlijke zomerkamp op de geheime locatie, weer de Water5daagse, de Jota/Joti, het overvliegen
en de katersberenspekrace op het programma.
10. Kascontrole commissie
Evert Brinks treedt af en Lia van Kleef treed aan. Zij vormt samen met Mirjam van der Pluim de
kascontrole commissie 2008.
3
Concept notulen jaarvergadering Scouting Anna Paulowna
dd 20 februari 2008
11. Verslag Boreas
Deze presentatie wordt verzorgd door Stefan Schaap, die zich voorstelt als de nieuwe Stamvoorzitter.
Binnen de stam is een bestuur geformeerd bestaande uit de voorzitter, een penningmeester en een
secretaris. Daarnaast hebben alle overige stamleden een vaste taak gekregen in de stamorganisatie.
Het streven is om 6 keer per jaar een scheepsraad te houden. Tot nu toe zijn er al twee gehouden.
In het afgelopen jaar is er een BBQ met aansluitend een feestavond gehouden na de
openingswedstrijden op het Amstelmeer. Aan de Jota/Joti is maar door 1 stamlid meegedaan. De
andere aanwezige stamleden waren als leiding aanwezig. De door de Stam georganiseerde kaarsen en
kaarten actie was een succes met een mooi resultaat. Het sinterkerstklaasfeest werd samen met de
Wilde Vaart gevierd. Het botenonderhoud ging dit jaar wat slechter. Er is volop geklust om het
nieuwe Stamlokaal in te richten. In het nieuwe jaar hoopt de Stam de bar nog te voorzien van een
spoelbakje en nieuwe Stamkleding aan te schaffen. De Stam gaat dit jaar samen met andere
loodsenstammen deelnemen aan “Katers berenspek race”. Zij zullen deze race niet gaan roeien maar
wrikken. Tot slot gaat de Stam mee met het gezamenlijke zomerkamp op de geheime locatie.
Aan het eind van zijn presentatie nodigt Stefan alle aanwezigen uit om na de vergadering een drankje
in het Stamlokaal te komen drinken.
12. Rondvraag.
 Henri van Loon: RV de Kop heeft sinds vorige week stroom in hun loods. Op de vlaggenmast
staat nog geen spanning. De aanpassing van het alarm en de stroomvoorziening in het gebouw
aan de nieuwste voorschriften is bijna gereed.
 De beschoeiing staat op instorten. Evert geeft aan dat de RV een deel voor haar rekening zou
nemen. E.e.a. zal door de TD onderzocht worden.
 Dorien Paauw: in 2007 is door 14 moeders 9 keer schoongemaakt. Zij wil graag een nieuwe
ledenlijst zodat ze deze mensen kan benaderen. Er zijn 7 ouders bereid om te helpen.
In 2008 zal het gebouw weer 9 keer worden schoongemaakt, waarvan 2 keer in de avonduren.
Het schoonmaakrooster zal ook in de Varia worden gepubliceerd.
Paul Fortgens bedankt haar voor de goede verzorging van de schoonmaak.
 Jacqueline de Graaf: vraagt of het klopt dat de uitnodigingen voor de jaarvergadering zo laat
verstuurd zijn. Dit kwam doordat het niet zeker was of het financiële jaarverslag op tijd klaar
zou zijn. Uiteindelijk is de knoop doorgehakt en zijn de uitnodigingen verstuurd.
 Saskia Awater: De verzekering is langs geweest om de veiligheidsrisico’s in en rond het
clubgebouw te inventariseren. Er komt n.a.v. dit bezoek nog een brief met daarin het overzicht
van gewenste aanpassingen en adviezen.
Punten die zij nu al aangaven zijn: het houthok moet min. 10mtr. van het gebouw afstaan
In de douche moeten spatwaterdichte lampen komen, de buitendeuren moeten van anti inbraak
profielen worden voorzien.
Naast de kritiekpunten waren er ook complimenten en werden er foto’s gemaakt van het
ontruimingsplan en de vluchtroute aanduidingen.
13. Sluiting
Paul Fortgens sluit om 21.50 uur de vergadering
Bijlage A, lijst van aanwezigen:
Groepsbestuur:
Paul Fortgens`
Saskia Awater
Els Schaap
Rob Vos
Voorzitter
groepsbegeleidster
penningmeester
secretaris
4
Concept notulen jaarvergadering Scouting Anna Paulowna
dd 20 februari 2008
Ben Moes
Stefan Schaap
schipper zeeverkenners wacht “Pegasos”
Voorzitter Loodsenstam “Boreas”
Leiding en TD.:
Matthijs Vos
Paul van Berkel
Mirjam van der Pluim
Dionne de Zwart
Niels Moes
Eef Brinks
begeleider Wilde Vaart “Armada”
stuurman zeeverkennerswacht “Pegasos”
stuurvrouw zeeverkennerswacht “Pegasos”
stuurvrouw juniorwacht “Razend Zwin”
stuurman juniorwacht “Razend Zwin”
TD
Ouders:
Lia van Kleef
Dorien Paauw
Jaqueline de Graaf
Jan Paauw
oudervertegenwoordigster zeeverkennerswacht “Pegasos”
coördinator schoonmaak
coördinator clubblad “Varia voor de Mast”
Afwezig met kennisgeving:
Fam. Krijns (Jonkerlaan)
Henk Holierhoek
Yvonne van Oldenbarneveld
Hans van Oldenbarneveld
Floris Fortgens
Dionne de Zwart
Fleur Wisse
ouders
TD
begeleidster Wilde Vaart “Armada”
begeleider Wilde Vaart “Armada”
stuurman zeeverkennerswacht “Pegasos”
stuurvrouw juniorwacht “Razend Zwin”
stuurvrouw juniorwacht “Razend Zwin”
5