Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten

Handleiding
Rekenmodel
Digitaliseringskosten
DEN in samenwerking met Erfgoed Nederland
Auteurs: Robert Gillesse, Romy Jochems, Machteld Maris (redactie)
Versie: 1.0 (maart 2010)
Inhoudsopgave
Inleiding
Stap voor stap door het Rekenmodel digitaliseringskosten
Werkblad Basisgegevens
Werkblad Voorbereidingswerkzaamheden
Werkblad Vervoer
Werkblad Scanning en fotografie
Werkblad Metadata
Werkblad Kwaliteitscontrole
Werkblad Opslag online – beschikbaarstelling afbeeldingen en metadata
Werkblad Archiefopslag
Werkblad Webdienst (site of applicatie) ontwikkelen
Werkblad Webdienst (site of applicatie) beheer
Werkblad Promotie
Werkblad Nazorg
Werkblad Overige kosten
Werkblad Risico-inschatting
Werkblad Totalen
3
6
9
11
12
13
15
17
18
19
21
22
23
24
25
26
27
Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten
Versie: 1.0 (maart 2010)
3
Inleiding
Voor u ligt het Rekenmodel digitaliseringskosten, ontwikkeld door Digitaal Erfgoed Nederland
(DEN, Robert Gillesse) in samenwerking met Erfgoed Nederland (Romy Jochems). Het model is
geïnspireerd op een rekenmodel van het Gelders Archief uit 2008 dat is gemaakt door Alfred Stern.
Waarom een rekenmodel?
Het Rekenmodel digitaliseringskosten is bedoeld om inzicht te verschaffen in álle mogelijke
kosten die digitalisering met zich mee kan brengen. In het Rekenmodel kunnen zowel de
incidentele projectkosten als de structurele kosten van een digitaliseringsproject worden
berekend. Een grondige materiaalanalyse kan zich zo terugbetalen. Hoe specifieker u deze
gegevens invult, des te betrouwbaarder de uitkomst. Enkele mogelijkheden:
Hoeveel kan dit project ons gaan kosten?
Het Rekenmodel leent zich als instrument voor het opstellen van begrotingen. Het kan de
gebruiker, voorafgaand aan het project, een indicatie geven van de projectkosten.
Hoeveel heeft dit project ons gekost?
Uiteraard kan het model, tijdens of na afloop van het project, ook worden gebruikt om inzicht te
krijgen in de daadwerkelijk gemaakte kosten. U heeft dan een goede vergelijking in handen.
Als ik meer of minder uitgeef aan deze post, wat betekent dat dan voor de totale kosten?
U kunt als gebruiker de cijfers in het model aanpassen om te zien welke gevolgen dat heeft voor
de kosten. Denk bijvoorbeeld aan:
– Het aanpassen van afmetingen en hoeveelheden van de originelen (Basisgegevens, tabel 1a). Dit
kan gevolgen hebben voor de benodigde opslag en totale kosten.
Figuur 1 Voorbeeld aan te passen hoeveelheden en afmetingen in werkblad Basisgegevens
– Het aanpassen van de bestandsformaten (Basisgegevens, tabel 1b en 1c).
Het al dan niet toepassen van compressie kan bij grote hoeveelheden en/of grote formaten
originelen een verschil maken in de benodigde opslagruimte.
– Het aanpassen van opslagkosten (Basisgegevens, tabel 4).
Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten
Versie: 1.0 (maart 2010)
4
Figuur 2
– Het aanpassen van loonschalen op de verschillende werkbladen.
– Het aanpassen van de risico-inschatting (zie het werkblad risico-inschatting).
Figuur 3
Inzicht nu = handig voor later!
Het Rekenmodel kan inzicht verschaffen in de verschillende incidentele en structurele
kostenposten die een digitaliseringsproject met zich meebrengt. Onontbeerlijke informatie voor
ieder digitaliseringsproject dat u in de toekomst wilt starten!
Benchmark
Een complex onderwerp als ‘kosten van digitalisering’ leent zich voor een benchmark. Vanwege
het inzicht dat dit Rekenmodel in de complexe materie verschaft, het maakt posten en projecten
immers onderling vergelijkbaar, is het zeer geschikt als benchmarktool. In de huidige versie zijn
op het werkblad Totalen genormaliseerde cijfers berekend (op basis van duizend gedigitaliseerde
objecten). Deze cijfers kunnen, met de nodige voorzichtigheid, nu al voor onderlinge vergelijking
worden gebruikt.
Indien u geïnteresseerd bent in deelname aan een benchmark kunt u contact opnemen met
de werkgroep Benchmark van de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN):
[email protected].
Vóór u aan de slag gaat
Voordat u het Rekenmodel gaat invullen, moet u bepalen hoe u de uitkomsten wilt gaan
gebruiken. Voor eigen inzicht óf voor een benchmark. In het laatste geval willen wij u met klem
verzoeken om geen wijzigingen in de werkbladen aan te brengen.
Het huidige Rekenmodel bestaat uit twee delen: één model met een aantal (ingevulde)
voorbeeldposten en één leeg model. Graag wijzen wij u op enkele aandachtspunten bij de huidige
versie van het Rekenmodel:
– Het model is (nog) niet geschikt voor de berekening van de kosten die samenhangen met de
digitalisering van audiovisueel materiaal en het driedimensionaal scannen van objecten.
– De voorbeeldkosten in het model moeten ook echt als voorbeeld worden gezien. De opgenomen
posten zijn indicatief en hebben geen verplichtend karakter.
Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten
Versie: 1.0 (maart 2010)
5
1
Onder andere te
gebruiken in Open Office:
http://nl.openoffice.org/
– Het Rekenmodel kan de basiscijfers produceren voor het maken van een projectbegroting, maar
is in eerste instantie niet bedoeld ter vervanging van kostenbeheersings- of begrotingstools.
– Om goed inzicht te krijgen in de kosten, is het van belang dat u de werkbladen zo volledig
mogelijk invult. Dit wil echter niet zeggen dat alles moet worden ingevuld. Als materiaal
bijvoorbeeld niet wordt vervoerd (of het vervoer bij de scanprijs is inbegrepen) hoeft u het
werkblad Vervoer niet in te vullen.
– U kunt ervoor kiezen om slechts een onderdeel van het model te gebruiken. Wanneer u
bijvoorbeeld inzicht wilt krijgen in de kosten voor het in huis digitaliseren, kan het werkblad
Scanning en fotografie uitkomst bieden.
– Het model is gemaakt in Excel versie 2003. Voor zover wij weten kan het model zonder probleem
worden geconverteerd naar Excel versie 2007 (.xlsx) en naar het Open Document formaat (.ods)1.
Gebruikt u Excel versie 2003?
Zoals dat gaat bij modellen in ontwikkeling, ontdekten wij gaandeweg een beperking van Excel
versie 2003. Op het werkblad Basisgegevens kunt u loonschalen en tarieven opgeven (tabel 2).
Wanneer schalen in de vervolgwerkbladen worden opgegeven of gewijzigd, wordt de verwijzing
naar het werkblad Basisgegevens echter niet automatisch aangepast. Dit zult u vooralsnog
handmatig moeten doen. In de onderstaande Handleiding wordt stap voor stap uitgelegd hoe
dit werkt.
Wanneer u Excel versie 2007 of Open Office gebruikt, kunt u een formule gebruiken (een
zogenaamd ‘als dan’ statement) die de verwijzing wel automatisch aanpast. Op de website van
DEN vindt u een voorbeeldmodel met werkende schalen.
Wat kunt u in de toekomst van ons verwachten?
We hopen dat er in de nabije toekomst een aantal verschillende versies van het Rekenmodel
wordt gemaakt. Te denken valt aan specifieke rekenmodellen voor kranten-, boeken- en/of
fotodigitalisering , objectfotografie en de invoer van genealogische data. Bovendien zal het
Rekenmodel mogelijk worden doorontwikkeld tot een webapplicatie.
Delen van data en geven van feedback
Wanneer u het model heeft ingevuld, bent u vrij om de gegevens naar eigen behoefte en inzicht
te gebruiken. In het kader van kennisdeling en verdere ontwikkeling van het model, zou u
uw erfgoedcollega’s en DEN een groot plezier doen wanneer u uw gegevens deelt. Ook geheel
gewijzigde en aangepaste rekenmodellen zijn interessant.
DEN zal een beschermde omgeving creëren waarin u kunt aangeven of u het model alleen door
DEN medewerkers wilt laten bekijken of dat het ook kan worden gedeeld met andere organisaties
in het erfgoedveld. We waarderen iedere vorm van input en feedback.
Heeft u vragen en/of opmerkingen?
U kunt een bericht sturen aan [email protected] onder vermelding van ‘feedback Rekenmodel
digitaliseringskosten’.
In verband met eventueel hergebruik van het Rekenmodel digitaliseringskosten attenderen
wij u erop dat hierop de voorwaarden van de Creative Commons licentie van toepassing zijn:
Naamsvermelding-Niet-commericeel-Gelijk delen 3.0.
6
Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten
Versie: 1.0 (maart 2010)
Stap voor stap door het Rekenmodel digitaliseringskosten
In deze handleiding leiden we u stap voor stap door het Rekenmodel. U leest hier de
belangrijkste aanwijzingen en inhoudelijke opmerkingen over het Rekenmodel. Voor het
gemak gaan we ervan uit dat u het hele Rekenmodel digitaliseringskosten wilt gebruiken
en de chronologische route volgt.
In het Rekenmodel vindt u zowel verhelderende introducties per werkblad als enkele
hulpmiddelen:
Introductie per werkblad
Ieder werkblad start met een introductie (grijs gearceerd). Hierin staat kort beschreven waar
dat werkblad voor dient en wat u kunt verwachten.
Velden met een rood driehoekje in de rechterbovenhoek
Ga met uw muis over de rode driehoek om gedetailleerde informatie (of een waarschuwing!)
te lezen.
Figuur 4 Voorbeeld helpfunctie
Er zijn velden in verschillende kleuren te onderscheiden:
Optionele velden
Verplichte velden
Formulevelden
Indicatievelden
Figuur 5
Wat u tijdens het invoeren van de gegevens niet moet vergeten
U kunt werkbladen en/of hoofdcategorieën toevoegen of verwijderen. Vergeet dan niet om de
betreffende hoofdcategorie ook in het werkblad Totalen toe te voegen of te verwijderen. Indien
u ervoor kiest de uitkomsten van het Rekenmodel voor benchmarking te gebruiken, verzoeken
geen wijzigingen in de werkbladen aan te brengen.
Gebruikers van Excel 2003 attenderen wij er nadrukkelijk op dat het in de huidige versie van
het Rekenmodel digitaliseringskosten noodzakelijk is om handmatig te verwijzen naar de juiste
loonschaal in het werkblad Basisgegevens (tabel 2). Dit gaat als volgt:
Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten
Versie: 1.0 (maart 2010)
7
1. Selecteer een aan te passen loonschaal:
Figuur 6
2. Hierna verschijnt in de formulebalk de formule ‘=Basisgegevens!D87*C11’
Figuur 7
3. Wijzig in de formule ‘=Basisgegevens!D87*C11’ de gegeven schaal in de gewenste schaal door het
aangeven van de juiste kolomletter met het rij nummer. Dus als het schaal 4 moet worden, vult u
dit in bij D85.
Dit zijn de gegevens uit het werkblad Basisgegevens. Zie de afbeelding hieronder. Wijzig
vervolgens ook de gegevens bij Uitgevoerd door schaal het schaalnummer in de tabel. Dit
voorbeeld is gebaseerd op de standaardgegevens van het model.
Figuur 8
Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten
Versie: 1.0 (maart 2010)
8
Beschikt u wel over een hogere versie dan Excel 2003 dan is het mogelijk om gebruik te maken
van een formule (een zogenaamd ‘als-dan’ statement) die de schalen automatisch aanpast. Op de
DEN website is hiervan een voorbeeld beschikbaar.
Op de volgende pagina’s treft u een korte beschrijving van alle werkbladen.
Hierin is per werkblad opgenomen:
– Korte beschrijving van het werkblad
– Per tabel de kolommen die mogen/moeten worden ingevoerd of die worden berekend.
– Indien nodig hebben we in deze beschrijvingen uitleg toegevoegd.
Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten
Versie: 1.0 (maart 2010)
9
Werkblad Basisgegevens
Dit werkblad is de kern van het Rekenmodel digitaliseringskosten. U verzamelt en registreert
gegevens in vijf hoofdcategorieën. Deze gegevens zijn van belang voor de doorberekening in de
hierna volgende werkbladen.
1. Materiaal digitale reproductie
Wat en hoeveel gaat u digitaliseren en welke bestandsformaten gebruikt u om op te slaan?
Let op! Vul eerst tabel 1a. in en daarna tabel 1b. of 1c.
In tabel 1a. vermeldt u de hoeveelheden te digitaliseren materiaal, de afmetingen van de
originelen, de resolutie en bitdiepte waarmee wordt opgenomen. Vervolgens wordt voor
verschillende bestandsformaten berekend hoeveel opslag nodig zal zijn. In de twee tabellen die
volgen (1b. en 1c.) maakt u de daadwerkelijke keuzes voor een bestandsformaat. De hier door u
gekozen bestandsformaten worden gebruikt in volgende werkbladen.
–
–
–
–
–
–
–
Tabel 1a. Berekening opslagruimte en opties bestandsformaten
Categorie materiaal
De hoeveelheid opnames
Afmetingen van de originelen (hoogte en breedte)
Resolutie in ppi
Scancapaciteit p/w
Doorlooptijd in weken (wordt berekend)
Opties opslag master en beschikbaarstelling (wordt berekend)
–
–
–
–
–
–
Tabel 1b. Keuze opslag masters
Categorie materiaal
Bestandsformaat (selecteer uit lijst)
Opslag TB (wordt berekend)
De hoeveelheid opnames
Tarief per opname in €
Scanprijs per categorie (wordt berekend)
–
–
–
–
–
–
Tabel 1c. Keuze opslag online beschikbaarstelling
Categorie materiaal
Bestandsformaat (selecteer uit lijst)
Opslag TB (wordt berekend)
De hoeveelheid opnames
Tarief per opname in €
Scanprijs per categorie (wordt berekend)
–
–
–
–
Indicatietabellen (in geel)
Mogelijke bitdieptes
PDF opties
Indicatie scans per meter
Indicatie afmetingen
Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten
Versie: 1.0 (maart 2010)
10
–
–
–
–
–
–
2. Tarieven personeel
Vult u hier de loonschalen in (als u wilt kunt u overheadkosten apart meerekenen).
Let op! In de andere werkbladen moet u de loonschalen handmatig invoeren.
Berekende overhead (percentage)
Uren p/j
Salarisschaal
Uurtarief exclusief overhead
Uurtarief inclusief overhead
Loonkosten p/j
3. Doorlooptijd
Hier vult u de gewenste (of gerealiseerde) doorlooptijd in, deze komt terug in de werkbladen
die volgen. Daarin kunt u ook nog het aantal uren of fte’s verhogen. De doorlooptijd die wordt
gebruikt in tabel 1. van dit werkblad is indicatief.
–
–
–
–
4. Prijzen opslag.
Let op! Wanneer één of meer soorten opslag onrelevant zijn voor uw project kunt u deze
overslaan.
Prijs TB/jaar online opslag
Prijs TB/jaar archief opslag
Prijs per TB voor tijdelijke opslag
Prijs GB/jaar opslag metadata
5. Prijs stroom
Hier geeft u de prijs van stroom per kilowatt/uur op. Deze prijs speelt alleen een rol in het
werkblad Scanning en fotografie en wanneer er in huis wordt gedigitaliseerd. Wanneer dit niet het
geval is, hoeft u deze prijs hier dus niet in te vullen.
Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten
Versie: 1.0 (maart 2010)
11
Werkblad Voorbereidingswerkzaamheden
In dit werkblad brengt u kosten in kaart die betrekking hebben op de voorbereidende
werkzaamheden. De loonkosten kunt u hier (en op de meeste werkbladen die volgen) op
verschillende manieren berekenen. Kiest u één optie.
–
–
–
–
–
Optie 1: Personele kosten doorlopend gedurende looptijd
Activiteit
Benodigde uren p/w
Salarisschaal
Personeelskosten p/w (wordt berekend)
Personeelskosten looptijd (wordt berekend)
–
–
–
–
–
Optie 2: Personele kosten totale aantal uren
Activiteit
Benodigde uren
Benodigde fte (wordt berekend)
Salarisschaal
Personeelskosten (wordt berekend)
–
–
–
–
Optie 3: Personele kosten op basis fte
Activiteit
Benodigde fte
Uitgevoerd door schaal
Personeelskosten (wordt berekend)
Niet-personele kosten
– Facilitaire kosten p/m
U kunt facilitaire kosten hier invullen, maar u kunt deze kosten ook verrekenen via de
overheadkosten.
Zie het werkblad Basisgegevens, tabel 2, Tarieven personeelskosten, berekende overhead:
Figuur 9
Totale kosten (wordt berekend)
We adviseren u om voordat u verder gaat te controleren of de totaalberekening strookt met de
door u gekozen loonkostenberekening (zie optie 1, 2 of 3 hierboven).
Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten
Versie: 1.0 (maart 2010)
12
Werkblad Vervoer
In dit werkblad brengt u kosten in kaart die betrekking hebben op vervoer (gerelateerd aan het
digitaliseringsproject). De loonkosten kunt u hier (en op de meeste werkbladen die volgen) op
verschillende manieren berekenen. Kiest u één optie.
–
–
–
–
–
Optie 1: Personele kosten doorlopend gedurende looptijd
Activiteit
Benodigde uren p/w
Salarisschaal
Personeelskosten p/w
Personeelskosten looptijd (wordt berekend)
–
–
–
–
–
Optie 2: Personele kosten totale aantal uren
Activiteit
Benodigde uren
Benodigde fte
Salarisschaal
Personeelskosten (wordt berekend)
–
–
–
–
Optie 3: Personele kosten op basis fte
Activiteit
Benodigde fte
Salarisschaal
Personeelskosten (wordt berekend)
Niet-personele kosten
U kunt facilitaire kosten hier invullen (denk aan benzinekosten, afschrijvingen, et cetera), maar u
kunt deze ook opnemen in het werkblad Basisgegevens (in de post Berekende overhead in tabel 2.
Tarieven personeelskosten).
Totale kosten (wordt berekend)
We adviseren u om voordat u verder gaat te controleren of de totaalberekening strookt met de
door u gekozen loonkostenberekening (zie optie 1, 2 of 3 hierboven).
Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten
Versie: 1.0 (maart 2010)
13
Werkblad Scanning en fotografie
In dit werkblad brengt u de kosten in kaart die betrekking hebben op het digitaliseren (het
scannen en/of fotograferen) van originele objecten. U zult enkele keuzes moeten maken.
Allereerst moet u beslissen of u het werk uitbesteedt aan een externe partij of dat u het in huis
laat uitvoeren (een combinatie van beide is in het Rekenmodel ook mogelijk).
Scanning en fotografie door externe leverancier
Wanneer u kiest voor uitbesteden, kunt u een vaste prijs (lumpsum) afspreken met de leverancier
of een prijs die is samengesteld uit verschillende materiaalcategorieën. Het is dus van essentieel
belang dat u de tabellen voor master- en afgeleide bestanden zo volledig mogelijk invult. Dit geldt
specifiek voor de kolom Tarief per opname in het werkblad Basisgegevens.
Mogelijke opties
– Vaste prijs
– Totaalprijs scanning op basis onderverdeling in categorieën
Scanning en fotografie intern
Wanneer u het digitaliseren in huis laat uitvoeren, kan er op dit werkblad een inschatting worden
gemaakt van zowel de personele kosten als de kosten van de benodigde hard- en software.
Daarvoor dient u hier in ieder geval de aanschafkosten en afschrijvingsperiode in te voeren. De
stroomkosten (die u kunt invullen op het werkblad Basisgegevens, tabel 5. Prijs stroom) maken
hier deel uit van de totale kosten.
–
–
–
–
–
Optie 1: Personele kosten doorlopend gedurende looptijd
Activiteit
Benodigde uren p/w
Salarisschaal
Personeelskosten p/w (wordt berekend)
Personeelskosten looptijd (wordt berekend)
–
–
–
–
–
Optie 2: Personele kosten totale aantal uren
Activiteit
Benodigde uren
Benodigde fte (wordt berekend)
Salarisschaal
Personeelskosten (wordt berekend)
–
–
–
–
Optie 3: Personele kosten op basis fte
Activiteit
Benodigde fte
Salarisschaal
Personeelskosten (wordt berekend)
Scanapparatuur (voor zowel software als hardware)
– Prijs per eenheid
– Afschrijving in jaren
Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten
Versie: 1.0 (maart 2010)
14
–
–
–
–
–
Wattage (Watt)
Kosten stroom looptijd (wordt berekend)
Kosten gedurende looptijd (wordt berekend)
Kosten stroom per jaar (wordt berekend)
Totaalkosten per jaar (wordt berekend)
Overig
– Inhuur externe kennis
– Benodigde TB voor tijdelijke opslag
Het gaat hier om opslag die ofwel nodig is na overhandiging van de gedigitaliseerde afbeeldingen
(en metadata) door een externe leverancier ofwel de opslagruimte die intern nodig is tijdens het
digitaliserings- en controleproces.
– Facilitaire kosten p/m
Let op! U kunt de facilitaire kosten hier invullen, maar u kunt deze ook opnemen in het
werkblad Basisgegevens (in de post Berekende overhead in tabel 2. Tarieven personeelskosten).
Totale kosten (wordt berekend)
We adviseren u om voordat u verder gaat te controleren of de totaalberekening strookt met de
door u gekozen loonkostenberekening (zie optie 1, 2 of 3 hierboven).
Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten
Versie: 1.0 (maart 2010)
15
Werkblad Metadata
In dit werkblad brengt u de kosten in kaart die betrekking hebben op metadata. Er wordt
onderscheid gemaakt tussen incidentele en structurele kosten. Incidentele kosten: het ontwerpen
van metadataschema’s, het toevoegen, verrijken, verbeteren, conversie en de ontsluiting van
metadata. Alle hieronder genoemde posten zijn facultatief in te vullen. Ook hier geeft de
nummering een logische volgorde aan. De controle, het laden en de opslag van metadata zijn
respectievelijk opgenomen in de werkbladen Kwaliteitscontrole, Opslag_online en Opslag_archief.
–
–
–
–
–
1. Ontwikkelen metadatastructuur
(Het gaat hier om het ontwikkelen of aanpassen van een datamodel of XML-schema)
In tegenstelling tot de andere werkbladen kunt u hier op één manier de loonberekening
uitvoeren. In onderstaande tabellen gaan we uit van uren. U kunt ze naar wens veranderen in
een berekening op basis van doorlooptijd of fte’s.
Activiteit
Benodigde uren
Benodigde fte (wordt berekend)
Salarisschaal
Personeelskosten (wordt berekend)
–
–
–
–
–
–
2a. Toevoegen van metadata gerekend met tarief per record
Let op! Het gaat hier het om het toevoegen van nieuwe metadata. Bij het invullen dient u een
keuze te maken tussen tabel 2a. en 2b.
Activiteit
Hoeveelheden te beschrijven scans/objecten
Records per week
Tarief per record in €
Totaalprijs per categorie (wordt berekend)
Doorlooptijd in weken (wordt berekend)
–
–
–
–
–
2b. Toevoegen van metadata gerekend in benodigde uren
Activiteit
Benodigde uren
Benodigde fte (wordt berekend)
Salarisschaal
Personeelskosten (wordt berekend)
–
–
–
–
–
3. Aanpassen van bestaande metadata
Let op! Het is van groot belang dat u zich hier bewust bent van het verschil tussen tabel 2 en
3. In tabel 2 gaat het over nieuwe metadata. Hier, in tabel 3, kunt u gegevens invoeren over het
verrijken, standaardiseren of anderszins aanpassen van bestaande metadata.
Activiteit
Benodigde uren
Benodigde fte (wordt berekend)
Salarisschaal
Personeelskosten (wordt berekend)
Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten
Versie: 1.0 (maart 2010)
16
–
–
–
–
–
4. Conversie van Metadata
Het gaat in deze kolom om conversie van bestaande metadata naar een ander, uitwisselbaar
formaat. In de meeste gevallen Dublin Core.
Activiteit
Benodigde uren
Benodigde fte (wordt berekend)
Salarisschaal
Personeelskosten (wordt berekend)
–
–
–
–
–
5. Ontsluiten van metadata
In deze tabel gaat het om het doorzoekbaar maken van metadata (indexering), het leggen van
koppelingen tussen de verschillende metadata, het leggen van koppelingen tussen objecten en
metadata.
Activiteit
Benodigde uren
Benodigde fte (wordt berekend)
Salarisschaal
Personeelskosten (wordt berekend)
Overig
– Inhuur externe kennis
– Facilitaire kosten p/m
Let op! U kunt facilitaire kosten hier invullen, maar u kunt deze ook opnemen in het werkblad
Basisgegevens (in de post Berekende overhead in tabel 2. Tarieven personeelskosten).
Totale kosten gedurende projectperiode/incidentele kosten (wordt berekend)
Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten
Versie: 1.0 (maart 2010)
17
Werkblad Kwaliteitscontrole
In dit werkblad brengt u de kosten in kaart die betrekking hebben op kwaliteitscontrole. Denkt u
bijvoorbeeld aan de controle van (gedigitaliseerde) afbeeldingen of (ingevoerde) metadata waarbij
al dan niet gebruik wordt gemaakt van speciale (te ontwikkelen) controlesoftware.
–
–
–
–
–
Optie 1: Personele kosten doorlopend gedurende looptijd
Activiteit
Benodigde uren p/w
Salarisschaal
Personeelskosten p/w (wordt berekend)
Personeelskosten looptijd (wordt berekend)
–
–
–
–
–
Optie 2: Personele kosten totale aantal uren
Activiteit
Benodigde uren
Benodigde fte (wordt berekend)
Salarisschaal
Personeelskosten (wordt berekend)
–
–
–
–
Optie 3: Personele kosten op basis fte
Activiteit
Benodigde fte (wordt berekend)
Salarisschaal
Personeelskosten (wordt berekend)
Niet-personele kosten
U kunt facilitaire kosten hier invullen, maar u kunt deze ook opnemen in het werkblad
Basisgegevens (in de post Berekende overhead in tabel 2. Tarieven personeelskosten).
– Facilitaire kosten p/m
Totale kosten (wordt berekend)
We adviseren u om voordat u verder gaat te controleren of de totaalberekening strookt met de
door u gekozen loonkostenberekening (zie optie 1, 2 of 3 hierboven).
Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten
Versie: 1.0 (maart 2010)
18
Werkblad Opslag online – beschikbaarstelling
afbeeldingen en metadata
In dit werkblad brengt u de kosten in kaart die betrekking hebben op de opslag van afbeeldingen
en metadata voor online beschikbaarstelling. Het gaat hierbij exclusief om de kosten voor opslag.
In het werkblad Webdienst_beheer kunt u de kosten invoeren voor beschikbaarstelling van de
webdienst (website of applicatie) en benodigde bandbreedte.
Op basis van de door u ingevoerde prijs van de opslag wordt de hoeveelheid benodigde
opslagruimte voor de gedigitaliseerde afbeeldingen berekend op het werkblad Basisgegevens
(tabel 1).
–
–
–
–
–
Optie 1: Personele kosten doorlopend gedurende looptijd
Activiteit
Benodigde uren p/w
Salarisschaal
Personeelskosten p/w (wordt berekend)
Personeelskosten looptijd (wordt berekend)
–
–
–
–
–
Optie 2: Personele kosten totale aantal uren
Activiteit
Benodigde uren
Benodigde fte (wordt berekend)
Salarisschaal
Personeelskosten (wordt berekend)
–
–
–
–
Optie 3: Personele kosten op basis fte
Activiteit
Benodigde fte (wordt berekend)
Salarisschaal
Personeelskosten (wordt berekend)
Niet-personele kosten
U kunt facilitaire kosten hier invullen, maar u kunt deze ook opnemen in het werkblad
Basisgegevens (in de post Berekende overhead in tabel 2. Tarieven personeelskosten).
– Facilitaire kosten p/m
Totale kosten gedurende projectperiode/incidentele kosten
We adviseren u om voordat u verder gaat te controleren of de totaalberekening strookt met de
door u gekozen loonkostenberekening (zie optie 1, 2 of 3 hierboven).
Totale kosten per jaar na looptijd/structurele kosten per jaar
We adviseren u om voordat u verder gaat te controleren of de totaalberekening strookt met de
door u gekozen loonkostenberekening (zie optie 1, 2 of 3 hierboven).
Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten
Versie: 1.0 (maart 2010)
19
Werkblad Archiefopslag
In dit werkblad brengt u de kosten in kaart die betrekking hebben op de opslag van afbeeldingen
en metadata in het archiefopslagsysteem. Denkt u aan e-depots of andere bewaardepots.
Wat is het doel van uw digitaliseringsproject: archiefopslag of online beschikbaarstelling?
De meeste instellingen hanteren een duidelijke scheiding tussen archiefopslag en opslag die
nodig is voor beschikbaarstelling. De bestanden in de eerstgenoemde categorie zijn in de regel
‘zwaarder’ dan de afbeeldingen die worden gebruikt voor beschikbaarstelling (veelal JPEG).
Verschillende factoren spelen hierbij een rol: de gekozen resolutie, het - al dan niet - toepassen
van compressie, et cetera. Op het werkblad Basisgegevens wordt daarom een onderscheid
gemaakt tussen bedragen voor opslag voor archief en opslag online.
Wanneer er sprake is van enkelvoudige opslag, kunt u de prijs voor archiefopslag als basis
gebruiken voor de prijs voor beschikbaarstelling. U kunt dan één van de twee werkbladen
(Opslag_online of Opslag_archief) invullen. Op basis van de door u ingevoerde prijs van de opslag,
wordt de hoeveelheid benodigde opslagruimte voor de hoeveelheid gedigitaliseerde afbeeldingen
berekend op het werkblad Basisgegevens (tabel 1).
–
–
–
–
–
Optie 1: Personele kosten doorlopend gedurende looptijd
Activiteit
Benodigde uren p/w
Salarisschaal
Personeelskosten p/w (wordt berekend)
Personeelskosten looptijd (wordt berekend)
–
–
–
–
–
Optie 2: Personele kosten totale aantal uren
Activiteit
Benodigde uren
Benodigde fte (wordt berekend)
Salarisschaal
Personeelskosten (wordt berekend)
–
–
–
–
Optie 3: Personele kosten op basis fte
Activiteit
Benodigde fte (wordt berekend)
Salarisschaal
Personeelskosten (wordt berekend)
Niet-personele kosten
U kunt facilitaire kosten hier invullen, maar u kunt deze ook opnemen in het werkblad
Basisgegevens (in de post Berekende overhead in tabel 2. Tarieven personeelskosten).
– Facilitaire kosten p/m
Totale kosten gedurende projectperiode/incidentele kosten (wordt berekend)
We adviseren u om voordat u verder gaat te controleren of de totaalberekening strookt met de
door u gekozen loonkostenberekening (zie optie 1, 2 of 3 hierboven).
20
Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten
Versie: 1.0 (maart 2010)
Totale kosten per jaar na looptijd/structurele kosten per jaar (wordt berekend)
We adviseren u om voordat u verder gaat te controleren of de totaalberekening strookt met de
door u gekozen loonkostenberekening (zie optie 1, 2 of 3 hierboven).
Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten
Versie: 1.0 (maart 2010)
21
Werkblad Webdienst (site of applicatie) ontwikkelen
In dit werkblad brengt u de kosten in kaart die betrekking hebben op de ontwikkeling van een
webdienst (website en/of applicatie). Denkt u aan de ontwikkeling van een complete nieuwe
website of een onderdeel van een bestaande website. De kosten kunnen te maken hebben met
het maken van plannen (functioneel en technisch ontwerp), de aanbesteding voor een ontwerp en
de uiteindelijke uitvoering (door de programmeur en ontwerpbureau).
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Optie 1: Personele kosten totale aantal uren
Activiteit
Benodigde uren
Benodigde fte (wordt berekend)
Salarisschaal
Personeelskosten (wordt berekend)
Optie 2: Personele kosten op basis fte
Activiteit
Benodigde fte
Salarisschaal
Personeelskosten (wordt berekend)
Niet-personele kosten
U kunt facilitaire kosten hier invullen, maar u kunt deze ook opnemen in het werkblad
Basisgegevens (in de post Berekende overhead in tabel 2. Tarieven personeelskosten).
– Kosten eenmalig
Totale kosten (wordt berekend)
We adviseren u om voordat u verder gaat te controleren of de totaalberekening strookt met de
door u gekozen loonkostenberekening (zie optie 1 of 2 hierboven).
Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten
Versie: 1.0 (maart 2010)
22
Werkblad Webdienst (site of applicatie) beheer
In dit werkblad brengt u de kosten in kaart die betrekking hebben op het beheer van de
webdienst (website en/of applicatie). Denkt u aan de kosten die worden gemaakt voor de
beschikbaarstelling van de webdienst (benodigde bandbreedte, huur server, Service Level
Agreement, et cetera). Aangezien deze kosten structureel van aard zijn, worden de loonkosten per
jaar berekend.
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Optie 1: Personele kosten totale aantal uren
Activiteit
Benodigde uren
Benodigde fte (wordt berekend)
Salarisschaal
Personeelskosten (wordt berekend)
Optie 2: Personele kosten op basis fte
Activiteit
Benodigde fte (wordt berekend)
Salarisschaal
Personeelskosten (wordt berekend)
Niet-personele kosten
U kunt facilitaire kosten hier invullen, maar u kunt deze ook in het werkblad Basisgegevens (in
de post Berekende overhead in tabel 2. Tarieven personeelskosten) opnemen.
–
–
–
–
Activiteit
Kosten
Afschrijving in jaren
Kosten p/j (wordt berekend)
Totale kosten p/j (wordt berekend) We adviseren u om voordat u verder gaat te controleren
of de totaalberekening strookt met de door u gekozen loonkostenberekening (zie optie 1 of 2
hierboven).
Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten
Versie: 1.0 (maart 2010)
23
Werkblad Promotie
In dit werkblad brengt u de kosten in kaart die betrekking hebben op de promotie van de nieuwe
webdienst (website en/of applicatie).
–
–
–
–
–
Optie 1: Personele kosten totale aantal uren
Activiteit
Benodigde uren
Benodigde fte (wordt berekend)
Salarisschaal
Personeelskosten (wordt berekend)
–
–
–
–
Optie 2: Personele kosten op basis fte
Activiteit
Benodigde fte (wordt berekend)
Salarisschaal
Personeelskosten (wordt berekend)
Niet-personele kosten
U kunt facilitaire kosten hier invullen, maar u kunt deze ook in het werkblad Basisgegevens (in
de post Berekende overhead in tabel 2. Tarieven personeelskosten) opnemen.
– Kosten eenmalig
Totale kosten (wordt berekend)
We adviseren u om voordat u verder gaat te controleren of de totaalberekening strookt met de
door u gekozen loonkostenberekening (zie optie 1 of 2 hierboven).
Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten
Versie: 1.0 (maart 2010)
24
Werkblad Nazorg
In dit werkblad brengt u de kosten in kaart die betrekking hebben op de ‘nazorg’ van het project.
Denkt u aan het uitpakken, terugplaatsen en registreren van de (geretourneerde) gedigitaliseerde
originelen.
–
–
–
–
–
Optie 1: Personele kosten doorlopend gedurende looptijd
Activiteit
Benodigde uren p/w
Salarisschaal
Personeelskosten p/w (wordt berekend)
Personeelskosten looptijd (wordt berekend)
–
–
–
–
–
Optie 2: Personele kosten totale aantal uren
Activiteit
Benodigde uren
Benodigde fte (wordt berekend)
Salarisschaal
Personeelskosten (wordt berekend)
–
–
–
–
Optie 3: Personele kosten op basis fte
Activiteit
Benodigde fte (wordt berekend)
Salarisschaal
Personeelskosten (wordt berekend)
Niet-personele kosten
U kunt facilitaire kosten hier invullen, maar u kunt deze ook in het werkblad Basisgegevens (in
de post Berekende overhead in tabel 2. Tarieven personeelskosten) opnemen.
– Facilitaire kosten p/m
Totale kosten (wordt berekend)
Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten
Versie: 1.0 (maart 2010)
25
Werkblad Overige kosten
Wellicht bent u tijdens het doorlopen van het Rekenmodel kosten tegengekomen die u niet in één
van de voorgaande werkbladen hebt kunnen invoeren. Op dit werkblad kunt u dit alsnog doen.
Let op! Wanneer u dit Rekenmodel gebruikt om inzicht te krijgen in de te maken of gemaakte
kosten voor een digitaliseringsproject, dan kunt u naar eigen inzicht werkbladen en/of
hoofdcategorieën toevoegen. Denkt u er aan om deze ook op te nemen in het werkblad Totalen.
–
–
–
–
–
Optie 1: Personele kosten totale aantal uren
Activiteit
Benodigde uren
Benodigde fte (wordt berekend)
Salarisschaal
Personeelskosten (wordt berekend)
–
–
–
–
Optie 2: Personele kosten op basis fte
Activiteit
Benodigde fte (wordt berekend)
Salarisschaal
Personeelskosten (wordt berekend)
Niet-personele kosten
U kunt facilitaire kosten hier invullen, maar u kunt deze ook opnemen in het werkblad
Basisgegevens (in de post Berekende overhead in tabel 2. Tarieven personeelskosten).
– Activiteit
– Kosten eenmalig
Totale kosten gedurende projectperiode/incidentele kosten (wordt berekend)
Structurele kosten p/j (totaal wordt berekend)
U kunt zelf posten toevoegen. Denk bijvoorbeeld aan auteursrechten.
26
Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten
Versie: 1.0 (maart 2010)
Werkblad Risico-inschatting
In dit werkblad kunt u een risico-inschatting opgegeven. Dit percentage wordt zowel over de
incidentele (project)kosten als de structurele kosten gerekend. Indien u een onderscheid wilt
maken of twee verschillende risicopercentages wilt gebruiken, kunt u de percentages handmatig
aanpassen in het werkblad Totalen. In de (gele) tabel staan enkele indicatieve percentages.
Percentage risico-inschatting (in te vullen)
Handleiding Rekenmodel Digitaliseringskosten
Versie: 1.0 (maart 2010)
27
Werkblad Totalen
Eindelijk kunt u de vruchten plukken van al uw inspanningen! Hier komen de totalen van alle
voorgaande werkbladen bij elkaar.
In de eerste tabel (1.) zijn incidentele en structurele kosten tegen elkaar afgezet.
In tabel 2. en 3. worden de incidentele en structurele kosten opgesplitst in personele en niet
-personele kosten. In tabel 4. wordt op basis van de gegevens uit de eerste tabel over een
periode van tien jaar een prognose gemaakt (geëxtrapoleerd) aan de hand van een aantal
indexeringspercentages.
In de rechterkolommen van tabel 1., 2. en 3. zijn de gegevens genormaliseerd naar duizend
opnames. Zo kunt u de gegevens tussen verschillende projecten vergelijken. Het aantal te
vergelijken opnames kunt u naar wens aanpassen (door in de formule ‘*1000’ het getal te
veranderen in het gewenste aantal).
1. Totale kosten per hoofdonderdeel tijdens en na de projectperiode
– Kostenpost
– Projectposten (incidentele kosten) (wordt berekend)
– Kosten na looptijd p/j (structurele kosten) (wordt berekend)
2. Personele en niet-personele kosten tijdens projectperiode (incidentele kosten)
– Kostenpost
– Personeel (wordt berekend)
– Niet-personeel (wordt berekend)
3. Personele en niet-personele kosten na projectperiode (structurele kosten p/j)
– Kostenpost
– Personeel (wordt berekend)
– Niet-personeel (wordt berekend)
4. Geëxtrapoleerde personele en niet personele kosten na projectperiode (structurele
kosten p/j) (wordt berekend)
– Indexeringspercentages (in te vullen)
Heeft u vragen of opmerkingen over het Rekenmodel digitaliseringskosten?
Neem contact op met [email protected]