Gebruiksvriendelijk beheer van de gemeentelijke

ANDERE PRODUCTEN
ORGANISATIE
GEMEENTELIJKE SAMENWERKING
Gebruiksvriendelijk beheer van de
gemeentelijke vastgoedportefeuille.
TECHNISCHE SPECIFICATIES
HET VASTGOEDBEHEERSYSTEEM
VBS®
Het VastgoedBeheerSysteem
Mogelijke koppelingen van het VastgoedBeheerSysteem
Het VBS® is gebruiksvriendelijke software voor het administratief, juridisch en
financieel beheer van uw vastgoedportefeuille. Het biedt inzicht en overzicht en helpt
u bij het op orde houden van uw vastgoedcontracten.
Het pakket is eenvoudig te bedienen en kan daarom vrijwel zonder begeleiding
worden ingevoerd. De inbreng van de adviseurs van Metafoor vastgoed richt zich
vooral op de juiste inrichting van het systeem, om zoveel mogelijk profijt te halen uit
de mogelijkheden die het VBS® biedt.
GIS Viewer / GEO Browser
- Ned Browser
- Stroomlijn
Financiële administratie
- CIVision
-Decade
Key2finance
-AFS
Document Management
Systeem (DMS)
-Decos
-Corsa
Het installeren van de software vraagt weinig tijd en aandacht van de I&A afdeling en
wordt doorgaans zelfstandig door medewerkers van de gemeente uitgevoerd. Indien
gewenst, kan er voor worden gekozen om een specialist van Metafoor Vastgoed en
Software te betrekken.
De gegevens die in het VBS® worden verzameld worden opgeslagen in een solide
Oracle database, dezelfde die door gemeenten voor de basisregistraties wordt
gebruikt. Daardoor kunnen de veiligheidsvoorzieningen als autorisatie en back-up op
dezelfde en vertrouwde manier worden uitgevoerd. Dat vraagt geen extra inspanning
en is wel zo veilig.
VBS
®
VBS
®
Huur v.a. 495,- p.m.
Koop v.a. 15.000,-
In het VBS® kunnen per gebruiker rechten worden ingesteld. Zo kunt u zelf per
scherm bepalen wie gegevens mag zien en wie ze mag wijzigen. Worden gegevens
gemuteerd dan legt VBS® vast wie de wijziging heeft gemaakt en op welk tijdstip.
Hetzelfde geldt voor gegevens die worden verwijderd. Er kan dus altijd worden
gereconstrueerd wat er is gebeurd.
Objecten
Contracten
Van de gemeentelijke bezittingen kunnen alle mogelijke kenmerken worden ingevoerd.
Daarna kunnen ze worden getoond op een landkaart voor een goed overzicht. In het
VBS® is het mogelijk om per vastgoedobject meerdere verhuurbare eenheden te
registreren. Daarmee kan het gemeentelijk bezit naar keuze op objectniveau worden
benaderd, bijvoorbeeld als het gaat om de exploitatie, of per verhuurbare eenheid
met het bijbehorende contract. Aanvullend wordt de mogelijkheid van deeltijdverhuur
geboden, bijvoorbeeld voor een sporthal. Het is mogelijk om kadastrale percelen te
koppelen aan de gebouwen of gronden die zijn ingevoerd. De kadastrale informatie
kan via een bestand in het VBS® worden ingelezen.
Voor een efficiënt en effectief contractenbeheer moeten naast de gegevens over de
contractant en het object, ook alle contractvoorwaarden worden ingevoerd. Hiervoor
biedt het VBS® vele mogelijkheden. Centraal staan daarbij de administratieve,
juridische en financiële aspecten. Daarom wordt automatisch gesignaleerd wanneer
contracten aflopen, wanneer prijzen moeten worden geïndexeerd en wanneer er
moet worden gefactureerd.
Relaties
In het VBS® kunnen de benodigde gegevens van huurders en pachters worden
opgeslagen, van personen maar ook van stichtingen en instellingen. Ook kunnen
leveranciers en bijvoorbeeld woningzoekenden worden geregistreerd. Gegevens van
natuurlijke en van niet-natuurlijke personen komen uit het GBA. Zo heeft u altijd de
juiste informatie beschikbaar.
Managementinformatie
Nadat de vastgoedgegevens in het VBS® zijn ingevoerd, wordt het beheer van
uw portefeuille een stuk overzichtelijker en gemakkelijker. U heeft te allen tijde
al uw gegevens voorhanden. Ze staan veilig opgeslagen in de centrale database.
Geselecteerde collega’s hebben toegang, maar alleen tot de onderdelen die u
beschikbaar stelt. Het VBS® zal u attenderen op datums die aanstaande zijn en acties
die moeten worden ondernomen. U stelt met een druk op de knop een rapportage
op met de managementinformatie waarom is gevraagd. Kleurrijke grafieken
illustreren hoe de vastgoedportefeuille is opgebouwd en hoe deze er voor staat.
Aangevuld met de gegevens uit de financiële en onderhoudsadministratie kunnen
exploitatieoverzichten worden gemaakt, met het rendement per object en voor
het totaal. VBS® wordt hiermee het centrale dashboard waarmee verantwoorde
strategische beslissingen kunnen worden genomen.
In het VBS® zijn diverse standaard rapportagemogelijkheden opgenomen, zoals
de actielijst, het inkomstenoverzicht, het objectenoverzicht en de leegstandslijst.
Gebruikers kunnen met een wizard zelf verschillende rapportages genereren. Daarbij
kan gefilterd worden op alle beschikbare velden uit de database. Vanzelfsprekend
kan een selectie worden gemaakt op een bepaald object, een overeenkomst, of een
bepaalde periode. De verschillende lijsten ondersteunen het vastgoedbeheer en zijn
te gebruiken als managementinformatie. Tevens is het mogelijk de om de rapportages
te exporteren naar de verschillende office applicaties (Excel, Word en PDF).
HET VASTGOEDBEHEERSYSTEEM
De software bestaat uit de onderdelen Objecten, Relaties, Contracten, Kadaster,
Aansluitingen, Data en Beheer. Een VBS® 3.0 licentie geeft de mogelijkheid om met
een onbeperkt aantal (gelijktijdige) gebruikers maximaal 1000 actieve contracten te
beheren.
GBA / BAG
Technische specificaties
Metafoor Helpdesk
gemeente Hoorn
‘In één oogopslag wordt duidelijk
gemaakt waar leegstand is en waar
contractverlenging aan de orde is’
gemeente Amstelveen
Technische specificaties
1. Programmatuur:
VastgoedBeheerSysteem (VBS) versie 3.0
2. Apparatuur:
Voor het goed laten functioneren van het VBS
dient men ten minste te beschikken over:
a. Werkstation:
-
Besturingssysteem:
Microsoft Windows XP, Windows 7 of 8
-
Software:
MS Office, Adobe Acrobat Reader en/of andere
toepassingen (benodigd voor het openen van in
VBS opgeslagen documenten)
-
Resolutie monitor:
ten minste 1024 x 768
b. Server:
-
Schijfruimte:
50 Mb voor de uitvoerbare bestanden
Ruimte voor de database (afhankelijk van de
gebruikte database: een separate database-server)
Indien het VBS wordt gevuld met grote aantallen foto’s
en gescande documenten dient men rekening te
houden met enkele Gb aan opslagruimte.
- GBA/BAG-koppeling:
Windows 2008 SP2 of hoger
Microsoft.NET Framework 4.0 Full Profile
Internet Information Server 7.0 of hoger met ASP.NET 4.0
Applicationpool: LocalNetworkService
Oracle Client 10 of hoger
Oracle ODP.NET/ODAC
Software ontwikkeling
Het VastgoedBeheerSysteem VBS® is door de adviseurs van Metafoor ontwikkeld vanuit de
praktijk van het gemeentelijk vastgoedbeheer. De kennis en ervaring die deze professionals bij
hun werk in tientallen Nederlandse gemeenten hebben opgedaan is ondergebracht in de opbouw
en werking van het VBS®.
De technische ontwikkeling van de VBS® software is uitbesteed aan externe professionals. Met
een vaste ontwikkelaar als stabiele factor, worden per geval specialisten ingeschakeld voor het
ontwikkelen van specifieke onderdelen als koppelingen en plugins. Er wordt aangesloten bij de
standaarden die door de gezamenlijke Nederlandse gemeenten zijn ontwikkeld in de vorm van
het Referentiemodel Stelsel van Gemeentelijke Basisgegevens (RSGB) en het GEMeentelijke
Model Architectuur (GEMMA) zoals dat door KING (Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten)
wordt beheerd. De koppeling met de GBA/BAG is in samenwerking met Centric en Pink Roccade
ontwikkeld en getest. Er wordt gebruik gemaakt van het standaard uitwisselingsformaat StUFBG 2.04 en StUF-BG 3.10.
c. Databases
-
Oracle-database 9 en hoger;
-
Oracle Express (gratis database met beperkingen)
Het VBS® is geschikt om in een omgeving met een Virtuele Desktop Infrastructuur (VDI) te
draaien. Verschillende klanten maken gebruik van virtualisatie en thin clients. Vanuit de dagelijkse
praktijk is gebleken dat het VBS® in VDI omgevingen op basis van VM-Ware, Citrix en Microsoft
Hyper probleemloos functioneert.
Bij het ontwikkelen van de VBS® software wordt gebruik gemaakt van een versiebeheersysteem
(Version Control System) dat op het netwerk van de KMM-groep is geplaatst. Dit netwerk, waarop
door meerdere zuster bedrijven software wordt ontwikkeld, wordt door Karmac Holland BV
beheerd. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de modernste beveiligingstechnieken. Bestanden
worden op servers op meerdere locaties opgeslagen (‘mirrored’), terwijl frequent decentrale
back ups worden gemaakt en opgeslagen. Zo kan Metafoor garanderen dat onder alle denkbare
omstandigheden de broncodes van het VBS® beschikbaar blijven. In de onderhoudsovereenkomst
van VBS® is een bepaling opgenomen die beschrijft dat de gebruikers van VBS® recht hebben
op het gebruik van die broncode wanneer Metafoor onverhoopt niet meer in staat zou zijn de
ondersteuning te verzorgen. Karmac Holland BV vervult hierin de rol van ‘Trusted Third Party’.
TECHNISCHE SPECIFICATIES
In de vijftienjarige historie van het gebruik van het VBS® als registratiehulpmiddel bij gemeenten
is er geen geval bekend van uitval van het systeem. Door voor de opslag van de gegevens gebruik
te maken van de uiterst betrouwbare Oracle database - bij gemeenten het meest gebruikt –
wordt optimaal aangesloten bij de reeds aanwezige veiligheidsvoorzieningen.
Daarnaast wordt door Metafoor ondersteuning verleend bij het gebruik van het VBS® volgens
een Service Level Agreement. Storingsmeldingen worden direct opgevolgd. Over het algemeen
zal eerst telefonisch worden overlegd. Indien van toepassing wordt binnen 8 uur aangevangen
met het correctieve onderhoud, wanneer nodig op locatie bij de klant. De helpdesk van Metafoor
Vastgoed en Software is tijdens kantooruren bereikbaar voor storingsmeldingen, maar ook voor
vragen over het gebruik en de bediening van het VBS®. Vastgoedbeheerders van Metafoor
kunnen de gemeente uit eigen ervaring adviseren over de beste manier om met het VBS® de
vastgoedportefeuille te registreren, analyseren en optimaliseren.
‘We kozen voor het VBS van Metafoor
vanwege de overzichtelijkheid en
gebruiksvriendelijkheid’
Gemeentelijke samenwerking en
VastgoedBeheerSysteem
Voorbereid op gemeentelijke samenwerking - Synergie programma
Onze werkwijze
Speciaal voor samenwerkende gemeenten is in het VBS® een veld aanwezig waarin per object de gemeente
van herkomst kan worden gezet. Met behulp van dit veld kunnen rapportages en factuurgegevens naar keuze
gezamenlijk of per oorspronkelijke gemeente worden aangemaakt.
Proces van gemeentelijke samenwerking en implementatie van het VSB®
Afstemmen
vastgoedbeleid
Harmoniseren
vastgoed beheer
Registratie vastgoed
op uniforme wijze
Huur- en
Pachtvoorwaarden
vergelijken
Presenteren en
rapporteren
vastgoed op
identieke wijze
Gemeente is
zelfstandig
Gemeente is
zelfstandig
Eenvoudig
vergelijken van
bezittingen
Gemeenschappelijke
administratie
Herkomst van
object blijft
zichtbaar
Stippenkaart zorgt
voor overzicht
Gemeenschappelijke
administratie
VBS® Synergie Programma
Fusie Fase
Looptijd contracten
afgestemd op
situatie
Onderhouds
tarieven omlaag
Gereduceerd tarief
Schaalbaar in
gebruik
Fusie Fase
Geen extra
opleidings
instructie kosten
Conversie
Conversie
Deellicenties
worden 1 licentie
Conversie door
Metafoor
Praktische voordelen zolang de gemeenten nog zelfstandig opereren:
•
•
•
•
•
•
•
Gemeenten inventariseren zodat hun vastgoed goed in kaart komt en niets aan de aandacht ontsnapt
Gemeenten registreren hun vastgoed en gronden op uniforme wijze, ieder in het eigen VBS
Gemeenten presenteren/rapporteren hun vastgoed op identieke wijze, ook aan elkaar
Gemeenten kunnen hun bezittingen gemakkelijk naast elkaar leggen
Gemeenten kunnen de huur/pachtvoorwaarden (contracten) met elkaar vergelijken
Gemeenten kunnen hun werkwijze bij het beheer van het vastgoed gaan harmoniseren
Gemeenten kunnen hun vastgoedbeleid op elkaar gaan afstemmen
Praktische voordelen wanneer een gemeenschappelijke administratie ontstaat:
1 VastgoedBeheerSysteem
bij gemeentelijke
samenwerking
•
•
•
•
•
Metafoor voert de conversie naar het gemeenschappelijke systeem voor u uit
Er wordt aan alle objecten een kenmerk meegegeven zodat onderscheid naar gemeente van herkomst mogelijk blijft; u kunt overzichten en rapportages per deelportefeuille maken
Exporteren van factuurgegevens naar verschillende boekhoudingen zolang als dat nodig is
Een stippenkaart geeft inzicht in de topografische locaties van de objecten van de samenstellende gemeenten
Het personeel is vertrouwd met het werken met VBS; er is geen tijdverlies
Financieel voordeel in de aanloop naar samenwerking:
•
•
•
De looptijd van de huur- en onderhoudscontracten wordt op de samenwerkingsplanning afgestemd
Deelnemende gemeenten ontvangen een interessante korting
Hoe meer deelnemende gemeenten, hoe voordeliger; de eerste profiteert het meest
Financieel voordeel bij de conversie:
•
•
•
•
De conversie naar de gemeenschappelijke administratie wordt door Metafoor in één keer uitgevoerd
Er zijn geen extra opleidings/instructiekosten
De onderhoudstarieven gaan omlaag
De gezamenlijke licentie is het totaal van de betaalde deellicenties, bijbetalen is niet nodig
GEMEENTELIJKE SAMENWERKING
Wanneer een gemeente heeft besloten om het beheer van het vastgoed in een afdeling onder te brengen,
kan het VBS® de afdeling registreren namens welke het beheer wordt uitgevoerd. Zo kan de afdeling
vastgoed de sporthal uit naam van de afdeling sport op professionele wijze beheren.
“VBS® is een investering die ons
nu al veel geld opgeleverd heeft”
ORGANISATIE
De organisatie
Metafoor Vastgoed en Software is een landelijk opererend advies- en detacheringsbureau. Sinds de oprichting in
1995 hebben wij al veel gemeenten, woningbouwcorporaties, zorginstellingen en andere semi-overheidsorganisaties
geadviseerd bij al haar vragen omtrent vastgoed- en grondzaken. Onze enthousiaste groep vastgoedadviseurs,
projectmanagers en juristen is werkzaam in heel Nederland, met als uitvalsbasis ons kantoor in Lelystad. Wij organiseren
diverse events in Nederland om samen met de klant te brainstormen over actuele thema’s in ons vakgebied.
Missie
Metafoor Vastgoed en Software is een betrouwbare en ambitieuze partner die met slimme producten, detachering en
adviezen organisaties in heel Nederland ontzorgt bij al haar vastgoedvraagstukken. Wij bieden een totaaloplossing van
bestuurlijk niveau tot aan de uitvoering. Ons doel is een langdurig partnership met onze klanten.
Visie
•
Professioneel en kennisdelers
•
Het aanbieden van software, welke voldoet aan de laatste eisen, op het gebied van Vastgoedbeheer
•
Ons doel is een langdurig partnership met onze klanten tegen de juiste prijs- kwaliteitsverhouding
•
De adviseur is het visitekaartje van Metafoor Vastgoed en Software en is daar trots op
•
De klant is tevreden en is graag onze ambassadeur
•
Metafoor Vastgoed en Software is ambitieus en sprankelend en dit dragen wij over op onze klanten en medewerkers
Metafoor Vastgoed en Software is onderdeel van de KMM groep, een snelgroeiende en innovatieve bedrijvengroep uit
Flevoland met inmiddels 30 landelijke en deels internationaal actieve bedrijven met gezamenlijk ruim 600 medewerkers.
Andere producten van Metafoor Vastgoed en Software
Snippergroen
Gemeenten worden steeds vaker geconfronteerd met het gebruik van gemeentegrond door burgers zonder dat daar toestemming
voor is gegeven. Het snippergroen!
Vastgoed op Orde
Metafoor Vastgoed is specialist in vastgoedbeheer bij de overheid. Door een methode van inventarisatie, registratie, analyse en
optimalisatie wordt het vastgoedbezit en -beheer bij de overheid nauwkeurig en volledig in kaart gebracht.
Het resultaat is een vastgoedorganisatie die haar werk efficiënt en effectief uitvoert op grond van een vastgelegd beleid, met
praktische instrumenten zoals een goede administratieve organisatie. Complete en toegankelijke vastgoeddossiers en een correcte
administratie maken hier deel van uit.
Een volledige inventarisatie kost geld, maar gebleken is dat de opbrengsten
•
•
•
Het ontbreken van een gestructureerde aanpak leidt tot rechtsongelijkheid.
Door verjaring kunnen percelen verloren gaan en verliest de gemeente het eigendomsrecht.
Het gemeentelijke bezit is onduidelijk.
Metafoor Vastgoed heeft een brede ervaring met de aanpak van dit probleem. Zowel met het schrijven van beleidsplannen als de
uitvoering van het dit beleid biedt Metafoor Vastgoed ondersteuning.
Het resultaat?
Duidelijkheid voor de burger en een besparing voor de gemeente!
doorgaans de kosten ruimschoots overtreffen.
Kostprijs dekkende huur
Steeds meer partijen zoals gemeenten en corporaties hanteren voor commerciële partijen een marktconforme huur en voor
maatschappelijke groeperingen een kostprijs dekkende huur.
Over wat onder het begrip kostprijsdekkend moet worden verstaan, daar lopen de meningen over uiteen. In ieder geval moeten alle
kosten die gedurende de exploitatieperiode worden gemaakt, in rekening worden gebracht. Denk aan kapitaallasten en de kosten
voor beheer en onderhoud.
Of bepaalde kosten worden doorberekend, is afhankelijk van de keuzes die in het eigen beleid zijn verwoord. Deels zijn de variabelen
vastgelegd in het Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV), andere zijn onderwerp van discussie. Zo kunnen bijvoorbeeld de
volgende afwegingen worden gemaakt:
•
Moet er verschil gemaakt worden tussen de berekeningsmethodiek voor courant en incourant vastgoed?
•
Moeten de kosten worden gebaseerd op een historisch gemiddelde of op een inschatting van toekomstige uitgaven?
•
Moeten toekomstige investeringen voor upgrading ook in de berekening worden meegenomen?
•
Kan de restant looptijd worden gekoppeld aan de duur van een huurcontract en worden gerekend met een ingeschatte restwaarde?
•
Kunnen risico’s op het vastgoed of het beheer worden doorberekend? En zo ja, hoe?
Vastgoed QuickScan
Inzicht in de stand van zaken van uw gemeentelijke vastgoedorganisatie. Andere ogen die een blik werpen op uw organisatie
zien de mogelijke opbrengsten en kostenbesparingen sneller. Een QuickScan van het gemeentelijk vastgoed, door interviews en
dossieronderzoek, biedt inzicht in:
•
•
•
•
•
•
De aanwezigheid en toegankelijkheid van relevante documenten en de volledigheid van de administratieve bestanden.
De volledigheid van de eigendommen administratie.
De volledigheid van de te innen vergoedingen.
De kwaliteit van de contracten.
De waarde van het bezit.
De administratieve processen.
Na het onderzoek ontvangt u een rapport waarin de conclusies en aanbevelingen
duidelijk op een rijtje staan. U kunt meteen aan de slag met het optimaleren van uw
vastgoedportefeuille.
Quick Scan Wet Markt en Overheid gemeentelijk vastgoed
Vanaf 1 juli 2014 moet iedere gemeente voldoen aan de gedragsregels van de Wet Markt en Overheid. Dit betekent dat voor het
gemeentelijk vastgoed een minimaal kostendekkende huur doorberekend moet worden.
Het belang om aan de regels van deze wet te voldoen is groot. De Autoriteit Consument en Markt (ACM) kan een onderzoek instellen
en indien blijkt dat een gemeente niet voldoet aan de regels wordt een boete geriskeerd.
Metafoor kan binnen een dag voor u onderzoeken of uw gemeente voldoet aan deze gedragsregels! Door het stellen van vragen,
doornemen van beleidsstukken en screenen van een aantal vastgoeddossiers wordt een rapport opgesteld met conclusies en
aanbevelingen. Met de aanbevelingen kunt u direct aan de slag en weet u wat er moet gebeuren om uw gemeente Wet-Markt-enOverheid-proof te maken.
ANDERE PRODUCTEN
Het gemeentelijk vastgoed ligt steeds vaker onder een vergrootglas. Kent u de werkelijke omvang van uw bezit? Kunnen de
opbrengsten omhoog of de kosten omlaag?
Door bovengenoemde ingebruikname van openbaar groen kunnen problemen optreden:
TEAM VBS®
Leo Looise
Arnout Huisman
Dominique Diertens
Jan Willem Groenink
Jan Ouwehand
Metafoor Vastgoed en Software B.V.
Pascallaan 74
8218 NJ Lelystad
(0320) 286 333
[email protected]
www.metafoorvastgoed.nl