Bijlage1: Bijzondere toelating - Diensten

Reglement Werken door externe opdrachtnemers
aan de KU Leuven
Datum: 20/01/2017
Pagina | 1
B
I
J
Z
O
N
D
E
R
E
Bijlage 1 Toelating voor het uitvoeren van handelingen
Toelating voor het uitvoeren van specifieke
handelingen of werken
Dit document geldt als toelating op voorwaarde dat elk van de betrokken
partijen zijn akkoord per email heeft gegeven aan de
projectverantwoordelijke en zich akkoord verklaard heeft met de inhoud. De
toelating wordt voorafgaandelijk aan de werken vereist.
Datum: 20/01/2017
Identificatie van het werk
W Werknummer:
E
R
Perceelnummer:
K
T
Opdrachtnemer:
O
E
Periode waarvoor de toelating geldt:
L
A Locatie van het werk:
T
I
Afdeling:
N
G Lokaalnummer:
van
tot
Gebouw:
Installatie:
Onderdelen van het werk of de handeling waarvoor een schriftelijke
toelating wordt afgeleverd (niet limitatief, meerdere mogelijkheden kunnen
worden aangeduid):
- onderbreken of wijzigen van ventilatie in een laboratorium

- onderbreken of wijzigen van gas-, water- of elektriciteitstoevoer
in een laboratorium

- werken in een laboratorium

- werken in een serverruimte

- werken in een EX-zone

- werken onder elektrische spanning

- vuurvergunning

Pagina | 2
Vereiste voorzorgsmaatregelen onderbreken of wijzigen van ventilatie:
Laboratoriumactivi
teiten gaan door
zonder of met
onvoldoende
ruimteventilatie
De projecttechnicus brengt de projecteigenaar op de
hoogte van het juiste tijdstip waarop de werken
plaatsvinden.
De
projecteigenaar
antennecoördinator(en)
verwittigt
de
VGM-
Opmerkingen
Niet van toepass.
VGM-ant.coörd.
Opdrachtnemer
Projecttechnicus
Maatrege
l uit te
voeren
voor
(datum
invullen):
Controle van het nemen
van de maatregel
onmiddellijk
voorafgaand aan het
werk
Projecteigenaar
VGM-ant.coörd.
Opdrachtnemer
Projecttechnicus
Maatregel
Projecteigenaar
Risico
Niet van toepass.
Verantwoordelijke voor
het nemen van de
maatregel
X
X
De VGM-antennecoördinator verwittigt de gebruikers
van de ruimten die beïnvloed worden door de werken
en van de aard van de onderbreking of wijziging
X
De VGM-antennecoördinator brengt
de projecteigenaar op de hoogte
wanneer hij de gebruikers heeft
verwittigd.
Na de werken dient een functionele controle van de
goede werking van de ventilatie in de betreffende
ruimte(n) plaats te vinden.
X
X
Zie indienststelling veiligheidskritieke
installaties
(checklist
ruimteventilatie) – aannemer voert
meting uit, PT controleert metingen
Ook in de andere ruimten waarin de ventilatie kan
beïnvloed zijn door de werken dient de goede werking
van de ventilatie te worden gecontroleerd.
X
X
Metingen door
Exploitatie en
Operationeel
Beheer
is
een
mogelijkheid.
Pagina | 3
De
projecteigenaar
verwittigt
de
VGMantennecoördinator van het feit dat de ventilatie
opnieuw in werking is gesteld en functioneert.
X

Laboratoriumactivi
teiten gaan door
zonder of met
onvoldoende
debieten van de
zuurkasten
of
puntafzuigingen
De
projecteigenaar
verwittigt
de
VGMantennecoördinator(en)
van
het
betrokken
gebouwdeel van de aard van de onderbreking of
wijziging.
van








X
De VGM-antennecoördinator verwittigt de gebruikers
van de aard van de onderbreking of de wijziging.
Op de betrokken zuurkasten dient een aanduiding te
worden aangebracht van niet-functioneren
Ontstaan
explosieve
atmosfeer

X



Na de werken dient een controlemeting van de goede
werking van de ventilatie van de zuurkasten of
puntafzuigingen van de betreffende ruimte plaats te
vinden.
X
X
Ook andere puntafzuigingen en zuurkasten waarvan
de werking kan beïnvloed zijn door de werken dienen
te worden nagemeten
X
X
De aanduiding van niet-functioneren dient verwijderd
te worden. De gebruikers worden geïnformeerd van
het einde van de werken



X
Indien de werken het uitschakelen van de ventilatie
met zich meebrengt in EX-gezoneerde ruimten dient
de dienst VGM om advies te worden gevraagd
omtrent de te nemen maatregelen.
X



X










Pagina | 4
Vereiste voorzorgsmaatregelen bij onderbreken of wijzigen van gas-, water- of elektriciteitstoevoer


X
X


Niet van toepass.

X
Gebruikers
X














VGM-ant.coörd.
X

Opdrachtnemer
Indien
door
het
uitschakelen
van
de X
nutsvoorzieningen ook de ventilatie wordt beïnvloed
dienen de nodige maatregelen te worden getroffen
(zie: “Vereiste voorzorgsmaatregelen onderbreken of
wijzigen van ventilatie”)

Maatregel
uit te voeren
voor (datum
invullen):
Projecteigenaar

Niet van toepass.

Gebruikers
De VGM-antennecoördinator(en) in het gebouw of X
gebouwdeel worden op de hoogte gebracht van de
aard van de onderbreking en worden verzocht verder
te communiceren aan de gebruikers. In de
communicatie
wordt
aangegeven
welke
nutsvoorzieningen wegvallen met welke timing en
welke gevolgen dit heeft voor de voorzieningen in het
gebouw
(koeling,
ventilatie,
verwarming,
branddetectie,…)
VGM-ant.coörd.
Opdrachtnemer
Experimenten of
installaties die gas- waterof elektriciteitstoevoer
vereisen worden op een
ongecontroleerde manier
beïnvloed. Dit is van
toepassing op labo
gebouwen.
Maatregel
Projecteigenaar
Risico
Projecttechnicus
Verantwoordelijke voor het
nemen van de maatregel
Projecttechnicus
Controle van het nemen van
de maatregel onmiddellijk
voorafgaand aan het werk
Opmerkingen
Pagina | 5
Vereiste voorzorgsmaatregelen bij werken in een laboratorium
Opmerkingen



X

Niet van toepass.
Gebruikers
X
Niet van toepass.
Gebruikers

VGM-ant.coörd.

VGM-ant.coörd.

Opdrachtnemer
De gebruikers dienen toestemming te geven voor het
doorgaan van de werken:
Controle van het nemen van
de maatregel voor de start
van het werk
Projecttechnicus
X
Maatrege
l uit te
voeren
voor
(datum
invullen):
Projecteigenaar
Contact met chemische
producten, biologische
agentia, radioactieve
elementen
De VGM-antennecoördinator(en) in het gebouw of
gebouwdeel worden op de hoogte gebracht van de
aard van de werken en worden verzocht verder te
communiceren aan de gebruikers.
Opdrachtnemer
Maatregel
Projecteigenaar
Risico
Projecttechnicus
Verantwoordelijke voor het
nemen van de maatregel
Zij dienen in te staan voor:
Het verwijderen uit de werkzone van alle
chemische producten, biologische agentia,
radioactieve elementen.
Het voorafgaandelijk reinigen of ontsmetten
van alle oppervlakken die zullen aangeraakt
worden tijdens de werken.
Het veilig stellen van proefopstellingen.
Het informeren van de projecteigenaar/
projecttechnicus van de PBM’s die dienen
gedragen te worden bij het betreden van
het laboratorium tijdens de werken.
Het informeren van de
projecteigenaar/projecttechnicus omtrent de
chemische, biologische of radioactieve
stoffen die aanwezig kunnen zijn in
Pagina | 6
leidingen of infrastructuur die tijdens de
werken worden geopend of gemanipuleerd.
VGM-antennecoördinator bezorgt de toestemming
van de gebruikers aan de PE
X













Gevoelige apparatuur dient afgeschermd of tijdelijk
verwijderd te worden.

Indien nodig dienen maatregelen te worden
genomen om stofproductie te voorkomen
In geval het gaat om werken in een ruimte waar met
radioactieve bronnen wordt gewerkt (herkenbaar aan
pictogram) dient de ruimte te worden vrijgegeven
door VGM.
Beschadiging van
onderzoeksapparatuur
Ongewilde activering van
de branddetectie
X
X


































































X












Indien nodig dient de detector in de betrokken ruimte
buiten werking te worden gesteld door de
werkplaatsen KU Leuven en worden de VGM ant.co.
op de hoogte gebracht.
X
Na afloop van de werken dienen buiten gebruik
gestelde detectoren opnieuw in werking te worden
gesteld door de werkplaatsen KU Leuven
X










X
Pagina | 7
Vereiste voorzorgsmaatregelen bij werken in een serverruimte
VGM-ant.coörd.



X






























X




X


































Gebruikers
Opdrachtnemer

Niet van toepas.

Gebruikers

VGM-ant.coörd.
Projecttechnicus
Voor zover aanwezig dient de automatische blussing
te worden geborgd in overleg met de beheerder van
de serverruimte.

Maatregel uit
te voeren
voor (datum
invullen):
Projecteigenaar
Ongewilde activering van
de automatische
blussing
Stofdichte afscherming van gevoelige apparatuur
Opdrachtnemer
Beschadiging van de
apparatuur door
stofproductie
Maatregel
Projecttechnicus
Risico
Projecteigenaar
Verantwoordelijke voor het
nemen van de maatregel
Opmerkingen
Niet van toepass.
Controle van het nemen van
de maatregel onmiddellijk
voorafgaand aan het werk

Pagina | 8
Vereiste voorzorgsmaatregelen bij werken onder elektrische spanning:
Opmerkingen
Gebruikers
Niet van toepas.



X














































VGM-ant.coörd.
Opdrachtnemer

Projecteigenaar
De uitvoerder van de werken dient te beschikken over een
toelating voor werken onder spanning uitgereikt door de
installatieverantwoordelijke.
Controle van het nemen van
de maatregel onmiddellijk
voorafgaand aan het werk

Niet van toepas.
X
Gebruikers

VGM-ant.coörd.
Het advies van de installatieverantwoordelijke (hoofd divisie
I&T of hoofd van Projectcoördinatie Installatietechnieken /
hoofd van Infrastructuurbeleid Technieken) dient
ingewonnen te worden met betrekking tot de te nemen
maatregelen.
Opdrachtnemer
Projecttechnicus
Elektrocutie- en
brandgevaar / Risico op
beschadiging van
aangesloten toestellen.
Maatregel
Projecteigenaar
Risico
Maatregel
uit te
voeren
voor
(datum
invullen):
Projecttechnicus
Verantwoordelijke voor het
nemen van de maatregel
Pagina | 9
Vereiste voorzorgsmaatregelen bij werken in een EX-zone:
opmerkingen
Opdrachtnemer

Recipiënten en apparatuur die voor een explosieve
atmosfeer zorgen dienen verwijderd te worden



X



De werken dienen plaats te vinden onder constante
monitoring van de concentraties aan ontvlambare
gassen en dampen


X


X
De werken moeten uitgevoerd worden met uitsluitend
explosieveilige apparatuur die is aangepast aan de
zone waarin de werken plaatsvinden


X












Niet van toepas.
Projecttechnicus

Gebruikers
Projecteigenaar

Niet van toepas.

Gebruikers
X
VGM-ant.coörd.
Het advies van de dienst VGM dient ingewonnen te
worden met betrekking tot de te nemen maatregelen.
Opdrachtnemer
Projecttechnicus
Door de mogelijke
aanwezigheid van een
explosieve atmosfeer
kan bij ontsteking een
explosie plaatsvinden
Maatregel
Projecteigenaar
Risico
Maatregel uit
te voeren
voor (datum
invullen):
Controle van het nemen van
de maatregel onmiddellijk
voorafgaand aan het werk








X












VGM-ant.coörd.
Verantwoordelijke voor het
nemen van de maatregel
X


Pagina | 10
Projecteigenaar stuurt het ingevoelde formulier per email naar de VGMantennecoördinator(en) en aannemer die hun akkoord met planning en maatregelen per
email terugsturen.
Verklaring van de KU Leuven projecteigenaar / projecttechnicus . Ik verklaar over de
werkzaamheden en de te nemen voorzorgsmaatregelen te hebben gecommuniceerd met de
opdrachtnemer en de gebruikers. Ik verbind mij er toe om de door mij te nemen maatregelen tijdig uit te
voeren of te laten uitvoeren
Verklaring van de VGM-antennecoördinator
Ik verklaar kennis te hebben genomen van de aard van de werken die zullen uitgevoerd worden, dat ik dit
gecommuniceerd heb aan de betrokkenen gebruikers en hun akkoord heb ontvangen. Ik verbind mij er toe
om de door mij en de gebruikers te nemen maatregelen tijdig te laten uitvoeren. Ik zal de toelating geven
om de installatie pas (opnieuw) in dienst te nemen nadat ik mij vergewist heb van het einde van de werken.
Verklaring van de verantwoordelijke van de opdrachtnemer:
Ik verklaar kennis te hebben genomen van de te nemen voorzorgsmaatregelen. Ik verbind mij er toe om
de werken pas te starten na vaststelling dat alle noodzakelijke maatregelen zijn genomen. Indien zich
tijdens de uitvoering onvoorziene omstandigheden voordoen neem ik onmiddellijk contact met de
projecteigenaar / projecttechnicus KU Leuven.
Pagina | 11