Zaak dossier E-Team 2006 - Platform Shared Services bij de Overheid

Gemeentelijke
implementatie
GFO
Zaken
Corné Dekker, informatie-architect e-government
E-Team 2006
Drechtsteden Digitaal,
30 augustus 2006
1
E-government architectuur
E-Team 2006
2
Gegevensmagazijn
• bevat kopieën van gegevens uit
backoffice-administraties
• gebaseerd op GFO-Basisgegevens
• basisregistraties: natuurlijke personen,
niet-natuurlijke personen, adressen,
gebouwde objecten, grond objecten,
kadastrale objecten, medewerkers
• afspraken met bronhouders
• geometrie tbv kaartfunctionaliteit
E-Team 2006
3
Wat is een zaaktype ?
“een proces waarvan kwaliteit en
doorlooptijd bewaakt moet worden”
er wordt momenteel geïnventariseerd
welke zaaktypen (DSPwerkprocessen) de gemeente kent
E-Team 2006
4
Voorbeelden van zaaktypen
E-Team 2006
Geïnitieerd door burger of bedrijf:
• behandelen van een aanvraag
vergunning
• verstrekken van een paspoort
• afhandelen van een melding of klacht
• verstrekken van informatie op
aanvraag
Geïnitieerd door gemeente zelf:
• controleren van een café op naleven
voorwaarden vergunning
5
Zaaktypen m.b.t. bouwvergunning
E-Team 2006
6
Wat is een zaak ?
“een samenhangende hoeveelheid werk
waarvan kwaliteit en doorlooptijd
bewaakt moet worden”
E-Team 2006
7
Voorbeelden van een zaak
Geïnitieerd door burger of bedrijf:
• behandelen van een aanvraag
vergunning bedrijf X
• verstrekken van een paspoort
mevrouw Y
• afhandelen van een melding of klacht
klant Z
E-Team 2006
8
Reikwijdte GFO-Zaken
E-Team 2006
9
Reikwijdte implementatie
E-Team 2006
10
MOZAIEK
m id
o ffice
zaken
i nformatie
e n
k ennis
de naam voor het
nieuwe systeem
waarmee Dordrecht
gaat werken
E-Team 2006
11
Per zaaktype wordt vastgelegd
• welke afdeling is verantwoordelijk?
• wie mag zaken inzien of behandelen?
• welke statussen gaan we de aanvrager
terugmelden?
• welke besluiten/beschikkingen zijn relevant?
• wat zijn de mogelijke resultaten?
• welke documenten zijn relevant of zelfs
verplicht?
• welke kenmerken zijn relevant of verplicht?
• aan welke registraties (personen, bedrijven,
adressen) kan of moet worden gekoppeld?
• wat zijn de DSP-kenmerken?
• checklist per status?
E-Team 2006
12
Checklist per statuswijziging
• behandelaar beantwoordt ja/nee
vragen
• rechtmatigheid
• toepassing legt stappen minder
dwingend op
• is je chef akkoord?
• is het advies van de Brandweer
positief?
E-Team 2006
13
Verbeterde registraties
Bij elke statuswijziging en bij het
afhandelen van een zaak wordt
gecontroleerd:
• is het dossier compleet (bevat het
dossier de verplichte documenten)?
• zijn de verplichte kenmerken
ingevoerd?
• zijn de verplichte koppelingen
(personen, bedrijven, adressen, etc)
gelegd?
E-Team 2006
14
Voordelen
• van elke afgeronde zaak is het dossier altijd
compleet
• van elke zaak is bekend welke personen,
bedrijven, adressen het betreft
• voorbeeld m.b.t. handhaving: men krijgt
inzicht in álle zaken (alle
vergunningsaanvragen) m.b.t. een bepaald
bedrijf, inclusief de bijbehorende dossiers
(alle vergunningen)
• voorbeeld m.b.t. klantbeheer:
mijnDordrecht.nl, straks: PIP
E-Team 2006
15
Taakbak
• het overzicht met zaaktypen en
openstaande zaken wordt de taakbak
genoemd (signalering nieuwe zaken en
statuswijzigingen evt. via GroupWise)
• taakbak per zaaktype, niet persoonlijk
• selecties mogelijk:
– bepaalde status
– door medewerker in behandeling
genomen
– door eerstelijns toegewezen
– op basis van kenmerk
E-Team 2006
16
Taakbak
E-Team 2006
17
Zaak dossier
E-Team 2006
18
Locatie van een zaak
E-Team 2006
19
www.dordrecht.nl/zaakinfo (1)
E-Team 2006
20
www.dordrecht.nl/zaakinfo (2)
E-Team 2006
21
www.dordrecht.nl/zaakinfo (3)
E-Team 2006
22
vergunningen / bekendmakingen
E-Team 2006
23
vergunning
E-Team 2006
24
Monitor Kwaliteit
E-Team 2006
25
Inzoomen op organisatie-onderdeel
E-Team 2006
26
Inzoomen op product
E-Team 2006
27
Fasering zaken in de midoffice
Per kanaal:
• fase 1: webintakes
(web intake systeem)
• fase 2: post/fax/email
(functionaliteit Mozaiek)
• fase 3: balie/telefoon
E-Team 2006
28
Samengevat: de zaak centraal !
Ook als het proces nog niet in kaart is
gebracht !
• management-informatie geeft op elk
moment het totaal-overzicht m.b.t. álle
zaken (CRM)
• management-informatie signaleert
processen die aandacht behoeven (WFM)
Ook als er nog geen geautomatiseerde
koppeling met de BO mogelijk is !
• geen extra werk, straks minder werk
E-Team 2006
29
Meer informatie
• www.dordrecht.nl/e-government
• [email protected]
E-Team 2006
30
Egem midoffice proces architectuur
E-Team 2006
31