inzicht in kosten voor meer effectiviteit en transparantie

&
FINANCE
CONTROL
Treasury management
Pe n sioenfond s e n
INZICHT IN KOSTEN VOOR MEER
EFFECTIVITEIT EN TRANSPARANTIE
Het Nederlandse pensioenstelsel staat volop ter discussie. Nu de deelnemers zich ervan bewust zijn dat zij
de risico’s lopen en niet de werkgevers, is de roep om transparantie toegenomen. Welke en hoeveel kosten
maakt een pensioenfonds eigenlijk en welke worden doorberekend aan de deelnemers? De auteurs leggen uit
dat zonder dieper inzicht in de werkelijke kosten het niet mogelijk is tegemoet te komen aan deze roep om
transparantie. Dit inzicht kan alleen verkregen worden als pensioenfondsen professioneler gaan werken.
D O O R R O B B E R T VA N D E G R I E N D T, R E N É M O L E N E D WA R D S N I E D E R
D
oor de ontwikkelingen in het pensioensysteem van het
afgelopen decennium in brede zin (onder andere de transitie
van eindloon- naar middelloonregelingen, de huidige trend
van defined benefit naar defined contribution en de vergrijzing
van de bevolking) en van de laatste drie jaar in het bijzonder
(druk op dekkingsgraden door de crisis, verplaatsen van risico van werkgever naar deelnemer, vertrouwenscrisis in de financiële sector) is een maatschappelijk debat ontstaan over de
transparantie van pensioenfondsen. Om in te spelen op deze
ontwikkelingen heeft de pensioenfederatie eind 2011 aanbevelingen gedaan voor het inzichtelijk maken van de kosten
van het pensioenbeheer per deelnemer, de kosten van het vermogensbeheer en transactiekosten (Pensioenfederatie, Aanbevelingen Uitvoeringskosten 2011). Bij deze aanbevelingen
van de pensioenfederatie geldt het comply or explain-principe.
De genoemde ontwikkelingen brengen onzekerheden met
zich mee voor pensioenfondsen. Pensioenfondsen zullen een
transparantie moeten gaan tonen die ze nog niet eerder hebben laten zien. Deze transparantie zal ook effect hebben op de
relatie met zowel deelnemers, werkgevers als met uitvoeringsorganisaties. Daarnaast zal deze transparantie waarschijnlijk
ook intern bij pensioenfondsen tot nieuwe inzichten leiden.
De controller die pensioenen in zijn portefeuille heeft staat
centraal binnen deze ontwikkeling. De controller zal, als verantwoordelijke voor het verzorgen van managementinformatie, namelijk de eerste persoon zijn naar wie gekeken wordt
JUNI 2012
om kosteninformatie te ontsluiten en transparantie te verwezenlijken. Met dit in het achterhoofd is het goed om bewust
om te gaan met de mogelijke effecten van toegenomen transparantie voor pensioenfondsen.
Duidelijkheid over de kosten heeft een effect op zowel het
strategische als op het operationele beleid van pensioenfondsen. Het strategische effect heeft betrekking op de producten
die pensioenfondsen kunnen aanbieden en de activiteiten die
Dit ‘productdenken’ is nieuw voor
veel pensioenfondsen en pensioenuitvoerders
zij kiezen uit te voeren. Op operationeel gebied heeft kostentransparantie invloed op hoe het fonds de interne organisatie
aanstuurt. In dit artikel schetsen wij een beeld van hoe deze
effecten er in de praktijk zullen uitzien.
Productdenken
Om überhaupt een kostprijs te kunnen berekenen is een eenduidige productdefinitie vereist. In het geval men niet dieper gaat
dan het definiëren van één product, namelijk een pensioen (voor
|
23
W W W. F I N A N C E - C O N T R O L . N L
&
FINANCE
CONTROL
slechts één werkgever), is dit heel gemakkelijk. In dit geval kunt u
namelijk alle kosten van een bepaalde soort toerekenen aan dat
ene product. Om te komen tot de kosten per deelnemer hoeft
men vervolgens alleen maar te delen door het aantal deelnemers.
Deze methode is echter niet zuiver omdat pensioenfondsen
over het algemeen meerdere werkgevers bedienen. De diensten/producten die deze werkgevers afnemen verschillen van
elkaar. Daarnaast zijn de kosten per deelnemer afhankelijk van
factoren als complexiteit van de regeling, schaalgrootte, mate
van uitbesteding, en dergelijke. Alleen een getal zegt weinig.
Het moet in verband worden gebracht met de bepalende factoren. Zo zijn bijvoorbeeld hogere kosten voor een servicegericht
pensioenfonds te rechtvaardigen wanneer deze vergeleken worden met de kosten van een pensioenfonds dat service aan deelnemers minder hoog op de agenda heeft staan.
Het op deze manier benaderen van de kosten stimuleert het
denken in producten. Dit ‘productdenken’ is nieuw voor veel
pensioenfondsen en pensioenuitvoerders. Echter, het is een
belangrijke voorwaarde voor het verkrijgen van controle op
uitvoeringskosten.
doorlooptijd heel direct tot een betere beheersing van de processen moeten leiden. Zo maakt u dus een bewuste afweging
tussen kosten, snelheid en kwaliteit.
Binnen pensioenfondsen is een discussie nodig om inzichtelijk te maken wat deze verschillen zijn en of, in het geval van
additionele activiteiten/kosten, het gerechtvaardigd is deze
door te berekenen (c.q. of de regeling nog wel efficiënt en effectief uit te voeren is).
Toetsen strategische opties
Meer inzicht in kosten biedt de mogelijkheid tot het toetsen
van de strategie van het pensioenfonds. Kosteninformatie zou
altijd een rol moeten spelen in de discussie over strategische
opties van de samenstelling van productportfolio, het uitbesteden van activiteiten, herverzekeren, aansluiting bij uitvoeringsorganisaties enzovoort.
In dit verband zijn kosten, kwaliteit en snelheid/doorlooptijd
onlosmakelijk met elkaar verbonden (zie figuur 1). Door via
de impact op processen naar kosten te kijken kunnen we deze
relatie inzichtelijk maken. In dit kader zou u bijvoorbeeld
kunnen denken aan wat het toevoegen van beheersmaatregelen kost en wat dit betekent voor de doorlooptijd van een proces. In dit geval zou een kostenverhoging en vergroting van de
rekent vaak historisch geërfd en niet rationeel benaderd is.
Dit heeft te maken met het feit dat veel uitvoeringsorganisaties zijn ontstaan uit de pensioenfondsen die zij bedienen.
Een verhoogd inzicht in de (oorsprong van de) kosten kan
daardoor tot grote verschuivingen leiden.
kosten
match
kwaliteit
snelheid
Figuur 1
Kosten, kwaliteit en snelheid/doorlooptijd zijn onlosmakelijk met
elkaar verbonden
24
|
Hoewel we in dit artikel vooral focussen op pensioenfondsen,
is het bij uitvoeringsorganisaties het geval dat de verdeling
van de kosten aan pensioenfondsen die de uitvoerder doorbe-
Veel uitvoeringsorganisaties zijn
ontstaan uit de pensioenfondsen die
zij bedienen
Kostentransparantie in de markt leidt tot het vergelijken
van producten/diensten – zowel door deelnemers als door
pensioenfondsen zelf
Transparantie van kosten in de markt zal een effect hebben op
hoe zowel vanuit klanten als vanuit uitvoerders naar pensioenfondsen gekeken wordt. Inzicht in kosten maakt het namelijk mogelijk om te benchmarken met vergelijkbare pensioenfondsen/uitvoerders. Dit geeft een focus op twee punten:
~ de levensvatbaarheid van (de producten van) een pensioenfonds (bijvoorbeeld kunnen zij extra service bieden?). Dit
speelt met name op de lange termijn;
~ wat betaalt een pensioenfonds voor de uitvoering van de
administratie (bijvoorbeeld in geval van uitbesteding)? Dit
kan zowel een opwaartse als neerwaartse druk op de kosten
veroorzaken.
Externe communicatie
Inzicht in kosten is de eerste stap, het bieden van transparantie en de communicatie/verantwoording hierover is een stap
verder. Hiervoor kunnen verschillende communicatiemidde-
JUNI 2012
&
FINANCE
Beheren
producten
Administreren
werkgevers
CONTROL
Beheren
vermogen
Administreren
deelnemers
Verzorgen
uitkering
Services
verstrekken
Verzorgen bestuursondersteuning
Verzorgen rapportages
Verzorgen financiële administratie
Verzorgen IT-ondersteuning
Verzorgen riskmanagement & compliance
Figuur 2
High-levelprocesketen van een pensioenorganisatie
len worden ingezet. Daarbij valt te denken aan het jaarverslag,
de rapportage aan toezichthouders, de Uniform Pensioen
Overzichten (UPO’s) enzovoort. Een pensioenfonds kan bijvoorbeeld een paragraaf in het jaarverslag opnemen, waarin
het een toelichting geeft op het percentage van de inleg per
deelnemer dat werkelijk voor premieopbouw beschikbaar is.
Kosteninformatie heeft meerwaarde in externe rapportages.
Het fonds kan laten zien in hoeverre het in control is en dat
de door de deelnemers betaalde premies zo veel mogelijk ten
goede komen aan hun eigen spaarpotten. Zoals genoemd,
moeten de kosten van de deelnemers wel in samenhang met
de bepalende (niet-beïnvloedbare) factoren worden gezien.
Operationele betekenis
Sturen op waarde is het einddoel; het koppelen van kosten en
opbrengsten door middel van inzicht in cost en performance
drivers is het middel. De basis hiervoor is inzicht in processen. Door het koppelen van de processen door de processtappen van de verschillende afdelingen heen ontstaat inzicht in
het procesverloop (zie figuur 2).
Daarnaast is bekend hoe de verschillende processtappen te
beïnvloeden zijn en hoe de overdracht van afdeling naar afdeling kwalitatief verbeterd kan worden teneinde het proces te
verbeteren en/of kosten te besparen.
De processen worden bekeken vanuit het oogpunt van de
klant, waarbij de toegevoegde waarde van elke activiteit wordt
bepaald door de klant – dit is waarvoor hij wil betalen. Hierbij wordt zowel gekeken naar de toegevoegde waarde van output als geheel als naar inefficiënties (bijvoorbeeld overcapaciteit) binnen bepaalde processen/afdelingen.
Idealiter streeft men naar volledige inbedding van kosteninformatie in de planning & controlcyclus. Alleen dan kan kosteninformatie effectief worden meegenomen in investeringsen uitbestedingsvraagstukken, alsmede in operationele
JUNI 2012
vraagstukken (bijvoorbeeld planning en doorlooptijd). Sturen
op kritische prestatie-indicatoren (kpi’s) als kosten per deelnemer (pensioenbeheer) en kosten vermogensbeheer in percentage van het gemiddeld belegd vermogen.
Kosteninformatie heeft meerwaarde
in externe rapportages
Een top-down- en bottom-upcyclus is nodig om het kostprijsmodel continu te voeden met de juiste informatie en
doelstellingen (onder andere om capaciteitsvraagstukken effectief te managen).
Conclusie
In dit artikel hebben we het verschil beschreven tussen inzicht
krijgen en transparantie bieden. Meer transparantie bieden in
de uitvoeringskosten wordt een noodzaak. Dit vergt tevens
een professionaliseringsslag bij de pensioenfondsen.
Het voortraject (het inzicht krijgen in) biedt echter zowel
pensioenfondsen als uitvoeringsorganisaties veel kansen,
wanneer zij de verkregen inzichten ook daadwerkelijk gebruiken als input voor het maken van keuzes in alle lagen van de
bedrijfsvoering. De hieruit volgende efficiencyslag kan daarmee bijdragen aan het waarborgen van de houdbaarheid van
het pensioenstelsel. De controller heeft vanuit zijn rol de kans
om dit proces op een goede manier te begeleiden.
Robbert van de Griendt, René Mol en Edward Snieder zijn
organisatieadviseurs bij KPMG Advisory N.V. met een ruime
ervaring zowel in de pensioensector als met kosten- en beheersingsvraagstukken.
|
25
W W W. F I N A N C E - C O N T R O L . N L