Projectleider Strategische Cel

Projectleider Strategische Cel
A1a – A2a
Doel van de functie
De Stad Roeselare werkt sinds 1 januari 2016 binnen een vernieuwde
organisatiestructuur met drie directies:
 Mens: verantwoordelijkheidsdomeinen burger, welzijn en vrije tijd
 Ruimte: verantwoordelijkheidsdomeinen grondgebonden zaken
 Ondersteuning: verantwoordelijkheidsdomeinen personeel & organisatie,
financiën, facilitair beheer, bestuurszaken, ICT en communicatie
Hiernaast is er een organisatiebreed werkende Strategische Cel waarbinnen
ingezet wordt op:




Strategisch plannen en coördineren
Continu verbeteren
Projectmatig werken
Ontwikkelen externe en stedelijke relaties
Binnen de Strategische Cel wordt ingezet op een gedegen programma- en
projectmanagement en worden stadsbrede en directie-overstijgende projecten en
programma’s opgevolgd en begeleid. Dit gebeurt in nauwe samenwerking met de
betrokken beleidsverantwoordelijken (de politieke sponsors), de medewerkers van
de Strategische Cel en medewerkers en experten uit de andere directies.
Als projectleider trek je of lever je een actieve bijdrage aan de toegewezen
projecten.
Plaats in de organisatie
De projectleider maakt deel uit van de Strategische Cel en rapporteert aan de
verantwoordelijke voor de specifieke kernprocessen. De evaluatie gebeurt via
360°-feedback (klanten, zelfsturend team etc.). Gesprekken verlopen finaal via
het algemene aanspreekpunt strategische cel (coördinatierol Srategische Cel).
De projectleider werkt departements- en dienstoverschrijdend om in
samenwerking het project te realiseren of op te zetten.
Als projectleider draag je actief bij tot de realisatie van 1 of meerdere
onderstaande resultaatsgebieden/kernprocessen van de Strategische Cel.
Resultaatsgebieden
Meewerken aan de coördinatie van het strategisch meerjarenplan en de jaarlijkse
beleidsnota (budget)(kernproces 1). Dit houdt in:







Mee ondersteunen van het proces, de timing en de kwaliteitsbewaking
Begeleiden en faciliteren van de ‘verantwoordelijken’ in de directies
Mee verzorgen van de procescommunicatie en andere infomomenten
Mee implementeren van organisatiebrede systemen, formats en tools
Meewerken aan het beheer van de portfolio van alle beleidsacties
Meewerken aan allerhande (kwartaal)rapportering t.a.v. beleid en
management
Meewerken aan het ontwikkelen en implementeren van
performantiemanagement
Meewerken aan de continue verbetering van de organisatie door in te zetten op
lopende en op te starten initiatieven inzake operationele en service excellentie
(kernproces 2). Dit houdt in:




Meewerken aan het analyseren en herontwerpen van primaire processen
i.f.v. het optimaliseren van de operationele werking
Meewerken aan initiatieven om de cultuur en het proces van continue
verbetering in te bedden (lerende organisatie)
Meewerken aan het beheer van de procesarchitectuur, de
organisatiebeheersing en de uitwerking en opvolging van interne audits
Meewerken aan projecten om de dienstverlening van de Stad verder te
optimaliseren
Professioneel trekken van of actief meewerken aan de toegewezen projecten en
programma’s (kernproces 3). Dat houdt in:


Programmamanagement: de coördinatie en sturing van de programmaactiviteiten (in de vorm van projecten en reguliere activiteiten) en bewaakt de
onderlinge samenhang en afhankelijkheid. Het doel is om integrale,
projectoverstijgende doelstellingen te realiseren.
Projectmanagement: de planning, het toezicht en de aansturing van alle
aspecten van een project en het motiveren van alle betrokkenen om de
projectdoelstellingen op tijd, volgens afgestemd budget, volgens de
vastgestelde kwaliteit en conform de overeenkomen inhoud te bereiken.

Meewerken aan het verder inbedden van het projectmatig werken in de
organisatie

Meewerken aan het beheer en de rapportering van de programma- en
projectportfolio
Meewerken aan de ontwikkeling van stedelijke en regionale relaties (kernproces
4). Dit houdt in:





Meewerken aan het ontwikkelen en onderhouden van
samenwerkingsverbanden op intergemeentelijk, regionaal, Vlaams,
nationaal en Europees niveau
Initiëren en versterken van externe relaties
Opstarten en opvolgen van trajecten om subsidies te verwerven
Meewerken aan initiatieven in het kader van het Vlaams stedenbeleid en
de werking van het Kenniscentrum Vlaamse Steden
…
Functiedoelstellingen
Vaktechnische doelstellingen
▪ Professionele toepassing van:



Kennis over (en bij voorkeur ervaring in) het projectmatig werken (projecten programmamanagement)
Gangbare informaticatoepassingen (Word, Excel, Outlook, Internet enz.).
Meerwaarde:
o Kennis van wetgeving en reglementering eigen aan openbare
besturen in het algemeen en een lokaal bestuur in het bijzonder.
COMPETENTIEPROFIEL
Voortdurend Verbeteren
Je zet anderen er toe aan mee te denken/werken aan de verbetering van de manier van werken (binnen de
eigen functie, dienst, departement, organisatie)(stimuleren)(niveau 4)
Voorziet in mogelijkheden tot permanente vorming en bijscholing van anderen en stimuleert het gebruik
daarvan.
Leert anderen alert zijn voor toekomstige uitdagingen en voor wat ze voor de eigen werking kunnen
betekenen.
Stimuleert anderen om kritisch te kijken naar de huidige werking en om voorstellen tot verbetering te
formuleren.
Klantgericht handelen
Je onderneemt structurele acties om de eigen dienstverlening, of die van de dienst aan klanten te
optimaliseren. (proactiviteit/structureel – eigen functie/dienst)(niveau 3)
Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd.
Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten
(tevredenheidenquêtes, mondelinge enquêtes,…).
Formuleert concrete voorstellen om de (eigen) dienstverlening te verbeteren.
Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten.
Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk.
Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening
houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen …).
Samenwerken
Je creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen verschillende groepen. (Stimuleren +
systematisch inbakken tussen verschillende groepen)(niveau 4)
Creëert structuren om de samenwerking met andere ploegen/diensten/departementen te verbeteren.
Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen andere
ploegen/diensten/departementen te verstevigen.
Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde in de ploeg/dienst/departement/organisatie en
daarbuiten en spreekt anderen daarop aan.
Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties die de eigen ploeg/dienst/departement
overstijgen.
Creëert en benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het overleg rond aangelegenheden die
de eigen ploeg/dienst/departement overstijgen.
Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met andere
ploegen/diensten/departementen.
Resultaatsgericht handelen
Je ontwikkelt systemen om de doelstellingen te halen (niveau 4)
Stelt procedures op om de voortgang van de eigen taken en verantwoordelijkheden en van
gedelegeerde taken te bewaken.
Initieert systematische communicatie om anderen op te volgen.
Definieert processen om anderen te checken op hun voortgang ten aanzien van langetermijnresultaten.
Definieert duidelijke criteria op basis waarvan de voortgang en de kwaliteit van het proces worden
beoordeeld.
Overtuigen
Je overtuigt met argumenten waardoor u bij anderen betrokkenheid, interactiviteit en dynamisme verkrijgt
m.b.t. uw standpunt, mening of visie (niveau 3)
Je hanteert de gepaste beïnvloedingstechnieken (aangepast aan het doelpubliek) om de ander te
overtuigen.
Je gaat na of de ander uw mening deelt door dit al dan niet expliciet na te vragen.
Trekt tijd uit om in te gaan op signalen van weerstand ook al betreft het inhoudelijke details.
-
Blijft zich open opstellen ten aanzien van vragen en opmerkingen, ook als zijn boodschap onder vuur
komt te liggen.
Legt voorafgaandelijk contacten met anderen om problemen te kunnen detecteren en om tot afspraken
te komen.
Vergroot de impact van zijn boodschap door een gepaste communicatiemix te gebruiken (bv.
beeldmateriaal gebruiken, interactieve momenten inlassen).
Weet tegenargumenten om te buigen en aan te wenden in de eigen argumentatie.
Denkt (vooraf) aan welke impact of weerstand die de eigen argumentatie kan hebben op of oproepen bij
anderen. Durft hiervoor een speciale, ongewone actie te gebruiken.
Conceptualiseren
Je ontwikkelt een eigen beleid dat het departement/de organisatie op lange termijn beïnvloedt (niveau 3)
Anticipeert op maatschappelijke ontwikkelingen en de toekomst, evenals op de manier om de eigen
ploeg/dienst/departement/organisatie hierop voor te bereiden.
Komt met plannen en ideeën met een looptijd van enkele jaren.
Houdt vast aan de langetermijnvisie, niettegenstaande de dagelijkse gebeurtenissen.
Brengt een eigen beleid naar voren dat gebaseerd is op een duidelijke visie op de missie en de
doelstellingen van de ploeg/dienst/departement/organisatie.
-
Zich Flexibel opstellen
Je blijft flexibel en doelgericht functioneren in sterk en/of continue veranderende situaties (niveau 3)
Blijft resultaatsgericht en doelmatig handelen in situaties waar meerdere variabelen plots veranderen.
Ontwikkelt meerdere strategieën: bekijkt voorafgaandelijk meerdere wegen om het doel te bereiken en
heeft alternatieven voorhanden.
Weet de impact van de wijziging van één variabele op de andere aspecten snel en correct in te
schatten.
-
Netwerken
Je bouwt doelgericht een invloedrijk, professioneel netwerk uit over de grenzen van de eigen
taak/ploeg/dienst/departement/organisatie dat u structureel aanwendt voor professionele doeleinden
(niveau 3)
Kan zijn netwerk inschakelen om de eigen werkzaamheden te ondersteunen (informatie verzamelen,…).
Betrekt anderen bij de eigen professionele netwerken en stimuleert hen die uit te bouwen.
Schakelt anderen in om een breder draagvlak te creëren waardoor de organisatie haar doelstellingen
beter kan waarmaken.
Zoekt gericht contact met anderen die een rol kunnen spelen in de uitbouw van een invloedrijk netwerk.
Is integer, samenwerkend en niet-manipulatief ingesteld bij het inschakelen van zijn netwerk.