Integriteitsbeleid

Integriteitsbeleid
Integriteitsbeleid Stadgenoot – versie 0.2
Januari 2010
1
Inleiding
Stadgenoot hecht veel waarde aan het integer zijn van haar medewerkers en aan het integer
handelen door de organisatie. Daarom heeft Stadgenoot integriteitsbeleid dat zij actief
onderhoudt. Normen zijn immers dynamisch. Wat in het verleden als acceptabel werd
gezien, is dat nu misschien niet meer.
Het doel van het integriteitsbeleid is:
-
Het verhogen van het bewustzijn van haar medewerkers ten aanzien van
integriteitkwesties; dit moet ertoe leiden dat medewerkers zich correct en integer
gedragen naar elkaar, naar de organisatie en naar relaties.
Een betrouwbare partner zijn voor onze relaties.
Het voorkómen dat Stadgenoot relaties aangaat of onderhoudt met partijen die op het
punt van integriteit een slechte staat van dienst hebben.
Om dit doel te bereiken moet Stadgenoot integriteitrisico’s beheersen. Hieronder staat
beschreven hoe Stadgenoot dit doet.
Het beleid
Het Bestuur van Stadgenoot heeft dit overkoepelende integriteitsbeleid vastgesteld. Het
bestuur stelt ook regelingen en procedures op waarvan de uitvoering bijdraagt aan het doel
van het integriteitsbeleid.
Deze regelingen hebben betrekking op
• persoonlijke integriteit,
• organisatorische integriteit
• relationele integriteit.
Persoonlijke integriteit
Hiermee bedoelen we de integriteit van de medewerkers van Stadgenoot en van haar
dochterondernemingen. Een aantal voorbeelden van risico’s in dit verband zijn:
- ongewenst gedrag
- belangenverstrengeling
- misbruik van informatie
De belangrijke beheersmaatregel in dit verband is de gedragscode. Integriteit heeft immers
alles te maken met onze waarden en normen en daaruit voortvloeiend ons gedrag. De
gedragscode bevat regels voor de omgang met elkaar, met klanten, leveranciers en overige
relaties. De code gaat ook in op belangenverstrengeling, het gebruik van bedrijfsmiddelen
en de omgang met informatie.
Stadgenoot ontwikkelt beleid t.a.v. de screening van medewerkers in risicovolle functies. Bij
de invulling van iedere functie binnen Stadgenoot komt het onderwerp integriteit bij
indiensttreding aan de orde. Daarna komt het terug op werkoverleggen en bij
beoordelingsgesprekken.
Organisatorische integriteit
Hierbij gaat het om de integriteit van Stadgenoot als organisatie. Risico’s die het integer
functioneren van de organisatie bedreigen zijn bijvoorbeeld fraude en het niet naleven van
wet- en regelgeving maar ook mogelijke benadeling van de huurder. Ter beheersing van
deze risico’s heeft Stadgenoot een groot scala aan maatregelen getroffen, zoals:
- beschreven werkprocessen; deze bevatten voldoende maatregelen van interne controle.
- er wordt gewerkt volgens de procuratiestructuur die bepaalt wie tot welk bedrag de
organisatie mag binden, bijvoorbeeld bij het voor akkoord tekenen van een factuur; het
financiële systeem voorkomt dat mensen hun bevoegdheid te buiten gaan.
Integriteitsbeleid Stadgenoot – versie 0.2
Januari 2010
2
-
functiescheiding; voorbeeld: een medewerker die een factuur ter betaling in het systeem
opvoert, kan niet zelf de betaling uitvoeren.
een jaarlijkse analyse van de integriteitsrisico’s
het functioneren van een Ombudsman.
het uitvoeren van interne audits: een onafhankelijke afdeling onderzoekt of maatregelen
zoals hierboven beschreven wel naar behoren werken
Wanneer een medewerker van Stadgenoot een (vermeende) misstand wil melden, dan kan
men gebruik maken van de klokkenluidersregeling.1
Relationele integriteit
Stadgenoot loopt het risico dat zij banden aangaat, of is aangegaan, met partijen van wie
later kan blijken dat Stadgenoot hier niet mee geassocieerd wil worden. Hiervoor moet
Stadgenoot waken. Stadgenoot heeft een maatschappelijke taak en iedereen die met
Stadgenoot te maken heeft, moet er van uit kunnen gaan dat Stadgenoot alleen zaken doet
met partijen met een schoon blazoen. Daarom ontwikkelt Stadgenoot een integriteitstoets.
Deze zal worden uitgevoerd bij het aangaan van nieuwe relaties. Ook bestaande relaties
worden, afhankelijk van hun aard, aan een integriteitstoets onderworpen. Hierbij verzamelt
Stadgenoot informatie over de achtergrond en betrouwbaarheid van de relatie.
Het kan vóórkomen dat Stadgenoot welbewust een relatie aangaat met personen die
negatief in het nieuws geweest zijn. Soms dragen dit soort contacten bij aan de doelstelling
van de organisatie. Wanneer medewerkers van Stadgenoot een afspraak hebben met een
partij die geen vlekkeloze reputatie heeft, gaan zij nooit alleen naar deze afspraak toe.
Uitvoering
Hieronder staat aangegeven hoe Stadgenoot het integriteitsbeleid daadwerkelijk uitvoert en,
indien gewenst, aanpast.
• Medewerkers bekend maken en bekend houden met de regelingen
Bij indiensttreding ontvangen medewerkers van Stadgenoot de eerder genoemde
gedragscode. Om deze code een document voor maar ook ván iedereen te laten zijn,
worden medewerkers betrokken bij het bespreken van de thema’s waar de code op ingaat.
Dit kan leiden tot aanpassing van de code.
Leidinggevenden zorgen ervoor dat hun medewerkers bekend zijn en blijven met procedures
die integriteitsrisico’s afdekken, zoals bijvoorbeeld het ‘4-ogen principe’. Hierbij controleert
een medewerker het werk van een collega.
Minimaal eenmaal per jaar staat ‘integriteit’ op de agenda van het werkoverleg van elke
afdeling. Ook bij de jaarlijkse beoordelingsgesprekken komt het aan de orde. Daarnaast
kunnen de diverse regelingen onderwerp zijn van een onder medewerkers te houden
enquête. Zo houdt Stadgenoot het onderwerp levend.
• Regelingen onderhouden
Opvattingen over wat integer is, kunnen veranderen. Daarom past de afdeling die een
regeling onder haar hoede heeft deze aan op basis van ontwikkelingen in de samenleving
en/of in de organisatie.
• Toetsen naleving van regelingen
Het is uiteraard de verantwoordelijkheid van de medewerker zelf om zich aan de regels te
houden. Leidinggevenden zien hier evenwel op toe, met name op aspecten van persoonlijke
integriteit, en hebben een corrigerende taak. Bij een overtreding nemen zij een passende
maatregel. Zelf geven zij het goede voorbeeld.
1
Deze is onder constructie.
Integriteitsbeleid Stadgenoot – versie 0.2
Januari 2010
3
Een onafhankelijke afdeling toetst de werking van regelingen in opdracht van het Bestuur of
op eigen initiatief.
• Bijstellen van beleid
De afdeling IRK toetst de interne processen en maakt eenmaal per jaar een analyse van de
integriteitsrisico’s die Stadgenoot en haar dochterondernemingen lopen. Zij rapporteert
hierover aan het Bestuur. Deze rapportage gaat in op de mate waarin de risico’s beheerst
worden en kan aanbevelingen bevatten om de risico’s (nog) beter te beheersen. Op basis
van deze rapportage en alle overige signalen uit de organisatie en de samenleving kan het
management van Stadgenoot besluiten om regelingen aan te passen of om nieuwe regels en
procedures op te stellen. Waar nodig gebeurt dit in nauw overleg met de afdeling
Personeelsmanagement en Ontwikkeling en de Ondernemingsraad.
Integriteitsbeleid Stadgenoot – versie 0.2
Januari 2010
4