Voorspelbaarheid maakt project beheersbaar
advertisement
PRORAIL VOORSPELBAARHEID MAAKT PROJECT VLEUGEL BEHEERSBAAR ‘Bij spoorverbreding komen eindeloos veel partijen en deelprojecten kijken’ Met het Project VleuGel wordt de spoorbaan tussen Vleuten en Geldermalsen verbreed. Al is de afstand tussen beide plaatsen hemelsbreed maar 30 kilometer, de realisatie brengt ruim 15 jaar werk en een miljard euro aan kosten met zich mee. Opdrachtgever ProRail wilde meer grip op tijd, geld en voortgang en zette Earned Value Management (EVM) in voor dit omvangrijke project. Vanuit het bouwbureau langs het spoor, ter hoogte van Utrecht CS, vertelt ProRail-projectmanager Gerrit ten Klooster over de complexiteit van project VleuGel en de keuze om EVM in te zetten voor de projectbeheersing. Zijn doel: beter inzicht in de relatie tussen tijd, geld en voortgang, zodat je tijdig kunt bijsturen. Hoe zorg je voor samenhang tussen al die projecten? ‘Dat is inderdaad lastig. Toen ik anderhalf jaar geleden bij ProRail projectmanager werd van project VleuGel, had ik behoefte aan een instrument om de beheersing van het totaalproject te verbeteren. Robert Mulders en Marco Buijnsters, twee professionals van Balance, hebben ons toen geholpen met het implementeren van EVM. Een uitstekende tool, want hiermee zie je precies hoe het project ervoor staat, uitgedrukt in tijd, geld en voortgang. Niet in tabellen, maar in heldere grafieken met uitleg. Dat maakte het voor mij beter leesbaar. EVM maakt het project voorspelbaar, en dus beter te beheersen. Het signaleert plannings- en financiële problemen eerder dan andere projectbeheersingsmethoden. Waardoor je op tijd kunt bijsturen.’ Hoe gingen jullie te werk? Het spoor verbreden, dat klinkt eenvoudig… ‘Maar dat is het niet! Bij het verbreden van het spoor komt namelijk veel meer kijken. Het project omvat het ontwerpen en bouwen van de spoorbaan – rails én bovenleidingen –, kunstwerken zoals sifonconstructies en onderdoorgangen, ecopassages, wegen, tijdelijke en nieuwe haltes, technische installaties en sloopwerkzaamheden. Ieder onderdeel is een project op zich. Met een eigen budget en planning. Bij al die projecten zijn weer verschillende partijen betrokken. En met die partijen zijn weer verschillende afspraken vastgelegd in tal van contracten.’ ‘Samen met de professionals van Balance hebben we een plan van aanpak en een functioneel programma van eisen geschreven. Vervolgens hebben we EVM op laag niveau geïntroduceerd. Een groot verschil met voorheen: toen werd er vanaf een hoger abstractieniveau gestuurd. De afspraak was bijvoorbeeld dat er over drie maanden een product moest worden opgeleverd. ‘Gaat dat lukken?’ ‘Ja, hoor!’ En daar moest je dan maar op vertrouwen. Met EVM zetten we in op een lager niveau: gegevens over kosten en planning komen van de contractpartners, zoals aannemers en ingenieursbureaus. Al die data komen in een grafiek met mijlpalen. Dan zié je dat het goed komt. Eigenlijk is het best een simpele methode, maar bijzonder effectief!’ Waren er nog kinken in de kabel? ‘Iets wat je altijd wel tegenkomt in dit soort complexe trajecten: verandering is weerstand. De implementatie van EVM vroeg dan ook om een intensief veranderingstraject. Je moet immers alle betrokken partijen meekrijgen. Dat dat is gelukt bewijst bouwbedrijf Heijmans. Ze zijn zo enthousiast over EVM dat ze het hebben geadopteerd. Ze hebben Balance nu gevraagd om er iets over te komen vertellen binnen hun bedrijf.’ Ben je tevreden over de samenwerking? ‘Ja zeker. De professionals van Balance hebben echt hun toegevoegde waarde laten zien met hun EVM-kennis en -ervaring, die zij hadden opgedaan bij andere trajecten. Ze hebben een keurig plan van aanpak opgeleverd, de voortgang bij implementatie goed bewaakt en regelmatig besprekingen gevoerd. Hun initiatieven, creatieve voorstellen en meedenkend vermogen vond ik bijzonder prettig.’ DE VOORDELEN VAN EARNED VALUE MANAGEMENT (EVM) • Opdrachtgevers en uitvoerders kunnen gezamenlijk hun taakstructuren, prestaties en mijlpalen vastleggen. Resultaat: objectieve en systematische rapportages die op elkaar aansluiten. • EVM verbindt budget en planning aan de werkelijke uitgaven en technische voortgang. Resultaat: op elk moment is objectieve sturingsinformatie paraat. • Verbeterd zicht op het project en verhoogde rapportagefrequentie. Resultaat: problemen zijn sneller boven water en er kan tijdig worden ingegrepen. • Snellere en betere besluitvorming, door aan het begin met elkaar duidelijke afspraken te maken. Resultaat: beoordeling van rapportering gaat systematischer en objectiever. BALANCE BIJ PRORAIL Bij ProRail zette Balance twee projectconsultants in met EVM als specialisatie. Zij voerden een EVM-scan uit waarbij de planning, projectadministratie en aanbestedingscontracten werden geanalyseerd. In een uitgebreide rapportage werd beschreven wat nodig was voor een projectinrichting die aansloot bij EVM-standaarden. Ook ondersteunden de professionals ProRail bij de implementatie van EVM. PRORAIL VOORSPELBAARHEID MAAKT PROJECT VLEUGEL BEHEERSBAAR ‘Bij spoorverbreding komen eindeloos veel partijen en deelprojecten kijken’ Met het Project VleuGel wordt de spoorbaan tussen Vleuten en Geldermalsen verbreed. Al is de afstand tussen beide plaatsen hemelsbreed maar 30 kilometer, de realisatie brengt ruim 15 jaar werk en een miljard euro aan kosten met zich mee. Opdrachtgever ProRail wilde meer grip op tijd, geld en voortgang en zette Earned Value Management (EVM) in voor dit omvangrijke project. Vanuit het bouwbureau langs het spoor, ter hoogte van Utrecht CS, vertelt ProRail-projectmanager Gerrit ten Klooster over de complexiteit van project VleuGel en de keuze om EVM in te zetten voor de projectbeheersing. Zijn doel: beter inzicht in de relatie tussen tijd, geld en voortgang, zodat je tijdig kunt bijsturen. Hoe zorg je voor samenhang tussen al die projecten? ‘Dat is inderdaad lastig. Toen ik anderhalf jaar geleden bij ProRail projectmanager werd van project VleuGel, had ik behoefte aan een instrument om de beheersing van het totaalproject te verbeteren. Robert Mulders en Marco Buijnsters, twee professionals van Balance, hebben ons toen geholpen met het implementeren van EVM. Een uitstekende tool, want hiermee zie je precies hoe het project ervoor staat, uitgedrukt in tijd, geld en voortgang. Niet in tabellen, maar in heldere grafieken met uitleg. Dat maakte het voor mij beter leesbaar. EVM maakt het project voorspelbaar, en dus beter te beheersen. Het signaleert plannings- en financiële problemen eerder dan andere projectbeheersingsmethoden. Waardoor je op tijd kunt bijsturen.’ Hoe gingen jullie te werk? Het spoor verbreden, dat klinkt eenvoudig… ‘Maar dat is het niet! Bij het verbreden van het spoor komt namelijk veel meer kijken. Het project omvat het ontwerpen en bouwen van de spoorbaan – rails én bovenleidingen –, kunstwerken zoals sifonconstructies en onderdoorgangen, ecopassages, wegen, tijdelijke en nieuwe haltes, technische installaties en sloopwerkzaamheden. Ieder onderdeel is een project op zich. Met een eigen budget en planning. Bij al die projecten zijn weer verschillende partijen betrokken. En met die partijen zijn weer verschillende afspraken vastgelegd in tal van contracten.’ ‘Samen met de professionals van Balance hebben we een plan van aanpak en een functioneel programma van eisen geschreven. Vervolgens hebben we EVM op laag niveau geïntroduceerd. Een groot verschil met voorheen: toen werd er vanaf een hoger abstractieniveau gestuurd. De afspraak was bijvoorbeeld dat er over drie maanden een product moest worden opgeleverd. ‘Gaat dat lukken?’ ‘Ja, hoor!’ En daar moest je dan maar op vertrouwen. Met EVM zetten we in op een lager niveau: gegevens over kosten en planning komen van de contractpartners, zoals aannemers en ingenieursbureaus. Al die data komen in een grafiek met mijlpalen. Dan zié je dat het goed komt. Eigenlijk is het best een simpele methode, maar bijzonder effectief!’ Waren er nog kinken in de kabel? ‘Iets wat je altijd wel tegenkomt in dit soort complexe trajecten: verandering is weerstand. De implementatie van EVM vroeg dan ook om een intensief veranderingstraject. Je moet immers alle betrokken partijen meekrijgen. Dat dat is gelukt bewijst bouwbedrijf Heijmans. Ze zijn zo enthousiast over EVM dat ze het hebben geadopteerd. Ze hebben Balance nu gevraagd om er iets over te komen vertellen binnen hun bedrijf.’ Ben je tevreden over de samenwerking? ‘Ja zeker. De professionals van Balance hebben echt hun toegevoegde waarde laten zien met hun EVM-kennis en -ervaring, die zij hadden opgedaan bij andere trajecten. Ze hebben een keurig plan van aanpak opgeleverd, de voortgang bij implementatie goed bewaakt en regelmatig besprekingen gevoerd. Hun initiatieven, creatieve voorstellen en meedenkend vermogen vond ik bijzonder prettig.’ DE VOORDELEN VAN EARNED VALUE MANAGEMENT (EVM) • Opdrachtgevers en uitvoerders kunnen gezamenlijk hun taakstructuren, prestaties en mijlpalen vastleggen. Resultaat: objectieve en systematische rapportages die op elkaar aansluiten. • EVM verbindt budget en planning aan de werkelijke uitgaven en technische voortgang. Resultaat: op elk moment is objectieve sturingsinformatie paraat. • Verbeterd zicht op het project en verhoogde rapportagefrequentie. Resultaat: problemen zijn sneller boven water en er kan tijdig worden ingegrepen. • Snellere en betere besluitvorming, door aan het begin met elkaar duidelijke afspraken te maken. Resultaat: beoordeling van rapportering gaat systematischer en objectiever. BALANCE BIJ PRORAIL Bij ProRail zette Balance twee projectconsultants in met EVM als specialisatie. Zij voerden een EVM-scan uit waarbij de planning, projectadministratie en aanbestedingscontracten werden geanalyseerd. In een uitgebreide rapportage werd beschreven wat nodig was voor een projectinrichting die aansloot bij EVM-standaarden. Ook ondersteunden de professionals ProRail bij de implementatie van EVM.
