Bij het aanhouden van normale pagina marges begint

Referentiematrix
ISO 26000
1
Referentiematrix Leo de Kock & Zn. B.V.
Opgesteld door Werkgroep MVO Leo de Kock:
- Claris ten Napel (Directeur – lid werkgroep)
- Rick Pronk (Bedrijfsanalist – leider werkgroep)
- Anke Poortman (Marketing medewerker – lid werkgroep)
- Gert-Jan Ganzinga (Logistiek commercieel medewerker – lid werkgroep)
- Jos te Riele (Loodschef – lid werkgroep)
Versie 1 augustus 2016
Status: Definitief
Inhoudsopgave
Inleiding
4
Scope
4
L e e s w i j z er
4
Z e l f v er k l ar i n g NE N - I S O 2 6 0 0 0 : N P R 9 0 2 6 + C 1 : 2 0 1 2
5
MVO Principes
6
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Onze organisatie legt rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de
economie en het milieu
6
Onze organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben
op de omgeving
7
Onze organisatie gedraagt zich ethisch
8
Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in
9
Onze organisatie respecteert de geldende wet- en regelgeving
10
Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnormen
11
Onze organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten
12
S t a k e h o l d er s
8.
9.
10.
Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders geïdentificeerd?
Wie zijn de stakeholders van uw organisatie?
Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders?
13
14
16
Kernthema’s
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
Geef aan waar u bij het bepalen van relevante onderwerpen naar heeft gekeken
Welke onderwerpen zijn relevant?
Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen?
Welke onderwerpen zijn significant?
Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van prioritaire onderwerpen?
Welke onderwerpen hebben prioriteit?
Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u nemen?
Toelichting op de prioriteitsstelling
Geef aan welke stakeholders – en op welke wijze – u heeft betrokken bij het
identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen
17
17
18
18
19
19
20
21
21
K e t e n v e r an t w o o r d el i j k h ei d e n i n v l o e d ss f e e r
20.
21.
Welke (typen) organisaties bevinden zich in uw invloedssfeer en hoe verhouden
die zich tot uw organisatie?
Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties?
22
23
2
D u e d i l l i g e n c e ( G e p a s t e z o r g v u l d i g h ei d )
22.
23.
24.
25.
Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) negatieve effecten van
de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie?
Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten
van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de
maatschappij, milieu en economie?
Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw
organisatie (en geef voorbeelden van de invulling)?
Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie
heeft uw organisatie geïdentificeerd?
24
26
26
27
V i s i e , mi s si e , b el e i d e n st r at e g i e
26.
Hoe heeft uw organisatie richting gegeven aan haar maatschappelijke
verantwoordelijkheid?
28
O n t w i k k el e n v an d r a a g v l a k e n c o m p et e n t i es
27.
28.
Op welke manier creëert uw organisatie draagvlak voor maatschappelijke
verantwoordelijkheid – binnen én buiten de organisatie?
Op welke manier ontwikkelt uw organisatie de benodigde competenties voor
het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid – binnen en eventueel
buiten de organisatie?
29
29
I n t e gr e r e n v a n m a a t s c h a p p el i j k e v e r a n t w o o r d e l i j k h ei d i n
b e s t u r i n g sp r o c e ss e n , s y s t e m e n e n p r o c e d u r e s
29.
Op welke manier heeft uw organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures?
3
30
C o m m u n i c a t i e en r a p p o r t a g e
30.
31.
32.
33a.
33b.
Criteria voor communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid
Op welke manier communiceert uw organisatie over haar maatschappelijke
verantwoordelijkheid (geef voorbeelden)?
Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan
niet als losstaand verslag)?
Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders?
Welke methoden heeft u om eventuele conflicten op te lossen?
31
31
32
33
33
H e t m o n i t o r e n v a n a c t i vi t ei t e n e n b eo o r d e l e n v a n p r e s t at i e s
34.
35.
36.
37a.
37b.
Op welke manier monitort uw organisatie haar activiteiten die effecten hebben
op relevante thema’s en onderwerpen?
Hoe heeft uw organisatie haar prestaties op relevante thema’s beoordeeld?
Heeft u stakeholders betrokken, zo ja welke?
Welke verbeteringen of successen heeft uw organisatie bereikt?
Welke doelen zijn nog niet bereikt?
34
35
35
36
36
S e l e c t e r en v a n M VO - i n i t i a t i e v e n en i n s t r u m e n t e n
38.
39.
40.
Aan welke MVO-initiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt uw
organisatie deel?
Welke punten heeft u overwogen bij de keuze voor dit initiatief (ISO 26000)?
Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO-initiatief?
37
37
38
Inleiding
Leo de Kock is specialist in het verwerken en verpakken van verse tafelaardappelen voor
groothandel en retail. Het bedrijf werd in 1916 opgericht door naamgever Leo de Kock. Het
bedrijf heeft tientallen decennia als familiebedrijf geopereerd en verhuisde eind jaren 70
van Amsterdam naar Purmerend alwaar we nog steeds gevestigd zijn. Eind jaren 90 werd
Leo de Kock & Zn. B.V. onderdeel van de coöperatie Agrico en heeft zich sindsdien
ontwikkeld tot een belangrijke schakel en gewaardeerd partner in de aardappelketen.
Anno 2016 is het bedrijf uitgegroeid tot een middelgrote speler in ‘verpakkersland’ en
onderscheidt zich door innovatieve (klein)verpakkingen en verpakkingstechnieken.
Daarnaast kenmerkt het bedrijf zich door expertise in bijzondere aardappelrassen,
herkomsten en teeltwijzen. Diverse afnemers worden beleverd onder het eigen merk van
Leo de Kock, De Nieuwe Keuken.
Enkele kengetallen:




50 vaste medewerkers, personeelssterkte van 47 fte (inclusief tijdelijke
medewerkers);
20 productielijnen;
Gangbare, biologische en extra-care productie;
Jaarlijks 25 miljoen kilogram aardappelen, 20 miljoen consumentenverpakkingen.
Bij Leo de Kock werken wij dagelijks met een prachtig natuurproduct dat een onmiskenbaar
onderdeel is van de Nederlandse cultuur. Helaas heeft de verse onbewerkte aardappel last
van een oubollig karakter en loopt de consumptie hiervan in Nederland en NoordwestEuropa terug. Dat aardappelen gezond en zeer veelzijdig zijn is bij veel consumenten te
weinig bekend. Aan Leo de Kock en haar branchegenoten om hier verandering in te
brengen! Aan de basis hiervan ligt een eerlijk product dat op juiste wijze tot stand is
gekomen. Duurzaam geteeld, verhandeld en verwerkt is de aardappel het antwoord op
voeding met respect voor natuur, dier en mens.
Scope MVO 2015/2016
De scope voor MVO ISO 26000 betrekt zich voornamelijk op de productiefaciliteit van Leo de
Kock gevestigd aan de Van IJsendijkstraat 176 te Purmerend.
Leeswijzer
In dit document worden de vragen uit de referentiematrix beantwoord. Indien nodig wordt
verwezen naar andere bronnen voor aanvullende informatie. Bronnen kunnen desgewenst
op aanvraag worden toegelicht of aangeleverd.
4
Zelfverklaring NEN-ISO 26000: NPR 9026+C1:2012
Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van Organisaties
Ondergetekende, de heer K.C. ten Napel, algemeen directeur Leo de Kock,
verklaart NEN-ISO 26000:2010, Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van Organisaties toe
te passen bij al haar organisatieonderdelen en dit te hebben onderzocht en beoordeeld aan
de hand van het proces beschreven in NPR 9026+C1:2012.
De organisatie verklaart de principes en richtlijnen van NEN-ISO 26000:2010 toe te passen
en te borgen dat dit bij voortduring het geval zal zijn. In het kader van deze zelfverklaring
wordt dat minimaal eenmaal per jaar onderzocht en beoordeeld.
De organisatie geeft met deze zelfverklaring een onderbouwing en uitwerking van de
gemaakte keuzes ten aanzien van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid op de
volgende gebieden:
1.
2.
3.
4.
Onderschrijven en toepassen van de zeven principes van MVO.
Identificeren en betrekken van stakeholders.
De zeven MVO-kernthema’s en 37 MVO-onderwerpen.
Integratie van maatschappelijke verantwoordelijkheid binnen de organisatie.
De resultaten van het onderzoek zijn te vinden op www.leodekock.nl
Naam organisatie:
Locatie:
Straat en huisnr.:
Postcode en woonplaats:
Leo de Kock & Zn. B.V.
Purmerend
Van IJsendijkstraat 176
1442 LC Purmerend
Leo de Kock & Zn. B.V.
Claris ten Napel
Algemeen directeur
Datum en plaats: 1 augustus 2016, Purmerend
5
MVO Principes
1. Onze organisatie legt rekenschap af over onze effecten op
de maatschappij, de economie en het milieu
DE EFFECTEN VAN ONZE BEDRIJFSVOERING OP DE MAATSCHAPPIJ, HET MILIEU EN DE ECONOMIE EN
IN HET BIJZONDER OVER DE EVENTUELE NEGATIEVE EFFECTEN;
DE MAATREGELEN DIE WE HEBBEN GENOMEN OM HERHALING VAN DIE NEGATIEVE EFFECTEN TE
VOORKOMEN.
Leo de Kock legt rekenschap af voor gevoerd beleid aan haar aandeelhouder(s) middels
jaarverslagen en directieoverleg. Daarnaast geldt de accountantsverklaring als het bewijs
van financiële rekenschap.
Leo de Kock beschikt onder meer over de volgende kwaliteitscertificaten: British Retail
Consortium (BRC), Hazard Analysis and Critical Control Points (HACCP), Good Manufacturing
Practices (GMP) en Skal. Deze certificeringen en daarbij behorende werkwijzen
ondersteunen Leo de Kock bij het borgen en afleggen van verantwoording ten aanzien van
voedselveiligheid, bedrijfsproces en kwaliteit.
Sinds 2014 wil Leo de Kock door middel van een ISO 26000 zelfverklaring en jaarlijkse update
van deze referentiematrix ook maatschappelijke rekenschap afleggen.
Bronnen:
- Jaarverslagen Leo de Kock (niet openbaar)
- Nen.nl/publicatieplatform
- BRC Procedurehandboek
- Kwaliteitscertificaten (op te vragen)
6
2. Onze organisatie is transparant over besluiten en
activiteiten die een effect hebben op de omgeving
HET DOEL, DE AARD EN DE PLAATS VAN ONZE ACTIVITEITEN;
WIE HET MEERDERHEIDSBELANG IN ONZE ORGANISATIE HEEFT;
DE MANIER WAAROP BESLUITEN TOT STAND KOMEN;
WELKE VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN BIJ DIE FUNCTIES HOREN IN HET KADER VAN
DE BESLUITVORMING;
WIE WELKE FUNCTIE BINNEN ONZE ORGANISATIE HEEFT IN HET KADER VAN DE BESLUITVORMING;
HOE ONZE MVO-PRESTATIES WORDEN GEËVALUEERD;
ONZE MVO-PRESTATIES OP SIGNIFICANTE ONDERWERPEN;
DE GEVOLGEN VAN ONS BELEID EN ONZE ORGANISATIEBESLISSINGEN EN -ACTIVITEITEN OP DE
OMGEVING (BELANGHEBBENDEN, DE MAATSCHAPPIJ, HET MILIEU ENZ.);
WIE WIJ ALS ONZE STAKEHOLDERS BESCHOUWEN;
DE MANIER WAAROP DEZE STAKEHOLDERS ZIJN GESELECTEERD;
HOE DEZE STAKEHOLDERS WORDEN BETROKKEN BIJ DE ORGANISATIE.
Deze informatie is:
 Openbaar en gemakkelijk beschikbaar
 Begrijpelijk voor onze stakeholders
 Tijdig, feitelijk juist, duidelijk en objectief
Leo de Kock is transparant over besluiten en activiteiten. Hierover wordt via
ondernemingsraad, nieuwsbrieven, website Leo de Kock en (in)formele bijeenkomsten
gecommuniceerd.
In het kader van MVO toepassen wordt sinds 2014 halfjaarlijks een personeelsbijeenkomst
gehouden waarin de eindverantwoordelijke afdelingsfunctionarissen tekst en uitleg gegeven
over het gevoerde beleid en wat de plannen zijn voor de toekomst.
In haar communicatie richting stakeholders is Leo de Kock open en transparant over het
doel, de aard en de plaats van haar activiteiten. Ook is bekend wie het meerderheidsbelang
in onze organisatie heeft.
Bronnen:
- http://www.leodekock.nl/over-ons/
- (externe) Nieuwsbrieven
- Stakeholdersanalyse
- Notulen halfjaarlijkse personeelsbijeenkomst
7
3. Onze organisatie gedraagt zich ethisch
WIJ MAKEN ONZE KERNWAARDEN EN PRINCIPES BEKEND;
RICHTEN ONZE BESTUURSSTRUCTUREN OP EEN MANIER IN DIE ETHISCH GEDRAG BEVORDERT
(BIJVOORBEELD DOOR HET VOORKOMEN VAN BELANGVERSTRENGELING);
MAKEN DE GEDRAGSNORMEN BEKEND DIE WORDEN VERWACHT VAN VERSCHILLENDE MENSEN IN
EN OM DE ORGANISATIE (BIJVOORBEELD BESTUUR, MEDEWERKERS, LEVERANCIERS,
CONTRACTANTEN, EIGENAREN EN MANAGERS);
VOORKOMEN OF LOSSEN BELANGENCONFLICTEN OP IN DE HELE ORGANISATIE DIE ZOUDEN KUNNEN
LEIDEN TOT ONETHISCH GEDRAG;
STELLEN TOEZICHT- EN BEHEERSINGSMECHANISMEN IN OM ETHISCH GEDRAG TE MONITOREN, TE
ONDERSTEUNEN EN TE VERSTERKEN;
LEVEN INTERNATIONAAL ERKENDE NORMEN VAN ETHISCH GEDRAG BIJ MEDISCH ONDERZOEK NA.
Leo de Kock gedraagt zich ethisch. Onze kernwaardes en principes worden bekendgemaakt,
onder meer op onze website.
De bedrijfsvoering voltrekt zich in een zeer ‘open werksfeer’, hetgeen onethisch gedrag
alsmede belangenverstrengeling tegengaat. Richting haar klanten hanteert Leo de Kock
prijslijsten met een hoge mate van transparantie in prijsopbouw.
Binnen Leo de Kock wordt gewerkt met een arbeidsvoorwaardenhandboek, welke aan elke
nieuwe medewerker ter beschikking wordt gesteld. Hierin zijn zaken als algemene houding
werkgever, algemene houding werknemer, antidiscriminatie, gedragscode e-werken en
diverse protocollen geformaliseerd.
Hoe is dit ethische gedrag geformaliseerd?
 Beleid of standaard voor ethisch gedrag, namelijk: “aan het werk bij Leo de Kock”
 Werkgroep werksfeer
Bronnen:
- http://www.leodekock.nl/missie-visie
- Arbeidsvoorwaardenboek
- ‘Working at Leo de Kock’
8
4. Onze organisatie respecteert de belangen van
stakeholders en speelt hierop in
WIJ WETEN WIE ONZE STAKEHOLDERS ZIJN;
ERKENNEN EN WAARDEREN STAKEHOLDERS EN WE REAGEREN OP BEZORGDHEID VAN
STAKEHOLDERS;
ONDERKENNEN DAT STAKEHOLDERS DE ACTIVITEITEN VAN ONZE ORGANISATIE KUNNEN
BEÏNVLOEDEN;
HEBBEN VASTGESTELD OF STAKEHOLDERS IN STAAT ZIJN MET ONS IN CONTACT TE TREDEN OM
INVLOED UIT TE OEFENEN EN DAT WE HIERMEE REKENING HOUDEN;
WEGEN DE BELANGEN VAN ONZE STAKEHOLDERS IN HET LICHT VAN BREDERE MAATSCHAPPELIJKE
VERWACHTINGEN;
HOUDEN REKENING MET DE BELANGEN VAN STAKEHOLDERS WAARMEE WE GEEN FORMELE RELATIE
HEBBEN.
Leo de Kock heeft middels een stakeholdersanalyse haar stakeholders in kaart gebracht en
hierbij geïdentificeerd welke verwachtingen deze stakeholders hebben van Leo de Kock
alsmede de vormen van dialoog en rol in het MVO-beleid. Daarnaast zal Leo de Kock de
stakeholdersmatrix jaarlijks herzien en waar nodig acties uitzetten.
Bronnen:
- Stakeholdersanalyse 2015/2016 (zie vraag 9)
9
5. Onze organisatie respecteert de geldende wet - en
regelgeving
WIJ STELLEN ONS OP DE HOOGTE VAN DE TOEPASSELIJKE WET- EN REGELGEVING;
TREFFEN MAATREGELEN OM ERVOOR TE ZORGEN DAT ONZE RELATIES EN ACTIVITEITEN IN
OVEREENSTEMMING MET WET- EN REGELGEVING ZIJN;
INFORMEREN MEDEWERKERS OVER RECENTE EN RELEVANTE WET- EN REGELGEVING EN HOE ZIJ DEZE
KUNNEN NALEVEN;
BEOORDELEN PERIODIEK OF DE ORGANISATIE NOG VOLDOET AAN WET- EN REGELGEVING.
Leo de Kock respecteert geldende (inter)nationale wet- en regelgeving en handelt
dienovereenkomstig. Middels de P&O-functionaris en de bedrijfsarts wordt (nieuwe)
Arbowetgeving tijdig gesignaleerd en toegepast in het belang van Leo de Kock en haar
stakeholders. Middels moederbedrijf Agrico blijft Leo de Kock verder gewaarborgd van
kennis en uitoefening van geldende wet- en regelgeving.
Bronnen:
- Arbeidsvoorwaardenregeling (niet openbaar)
- Halfjaarlijkse personeelsbijeenkomst
- ‘Working at Leo de Kock’
10
Leo de Kock in 1974
6. Onze organisatie respecteert de internationale
gedragsnormen
WIJ RESPECTEREN MINIMAAL DE INTERNATIONALE GEDRAGSNORMEN IN LANDEN WAAR
WETGEVING HET MILIEU OF DE MAATSCHAPPIJ ONVOLDOENDE BESCHERMT OF CONFLICTEERT MET
INTERNATIONALE GEDRAGSNORMEN;
HEROVERWEGEN ONZE RELATIES EN ACTIVITEITEN IN GEBIEDEN WANNEER DE INTERNATIONALE
GEDRAGSNORMEN NIET WORDEN NAGELEEFD;
VOORKOMEN DAT WE MEDEPLICHTIG ZIJN AAN HET SCHENDEN VAN DE INTERNATIONALE
GEDRAGSNORMEN DOOR ANDERE ORGANISATIES.
Leo de Kock conformeert zich minimaal aan de Internationale gedragsnormen
overeenkomstig Nationale en Internationale wet- en regelgeving. Bij sourcing uit
risicogebieden wordt ten aanzien van social compliance BSCI of een equivalente certificering
van leveranciers geëist.
Leo de Kock hanteert een arbeidsvoorwaardenboek en een gedragscode waarin
medewerkers onder meer worden gewezen op het naleven van geldende wet- en
regelgeving. Iedere medewerker dient zich te committeren aan de geldende gedragsregels.
Bronnen:
- Business Social Compliance Initiative (BSCI, Code of Conduct)
- Arbeidsvoorwaardenboek
11
La papa ofwel de aardappel kent zijn oorsprong in Peru. Al 8.000 jaar
geleden werden er aardappels gegeten in Chicla (wijk in Lima, Peru) en
verbouwd door de Inca’s. De aardappel werd onder de Inca’s veel
geconsumeerd, omdat ze veel zetmeel bevatten en tot op de
sneeuwgrens op ongeveer 4.000 meter hoog te telen zijn. Deze
voedingsbron werd in 1550 voor het eerst in Europa geïntroduceerd
en is inmiddels wereldwijd, naast rijst, één van de belangrijkste
bronnen van voeding geworden.
7. Onze organisatie respecteert en erkent de universele
mensenrechten
WIJ RESPECTEREN DEZE RECHTEN IN ALLE LANDEN, CULTUREN EN SITUATIES;
ONDERNEMEN STAPPEN IN SITUATIES WAARIN DE MENSENRECHTEN WORDEN GESCHONDEN IN HET
KADER VAN ONZE BEDRIJFSVOERING, DE WAARDEKETEN EN/OF ONZE INVLOEDSSFEER;
MAKEN GEEN MISBRUIK VAN OF HALEN GEEN VOORDEEL UIT SITUATIES WAARIN DE
MENSENRECHTEN ONVOLDOENDE ZIJN BESCHERMD;
RESPECTEREN DE INTERNATIONALE GEDRAGSNORM.
Leo de Kock is met haar productiefaciliteit enkel in Nederland gevestigd. Haar
bedrijfsvoering is overwegend nationaal, sourcing geschiedt wel internationaal. Leo de Kock
hanteert een beleid waarin vrijheid van religie, politieke voorkeur en fundamentele
mensenrechten worden beschermd. Deze is geformaliseerd in de beleidsverklaring en het
‘working at Leo de Kock’ instructieboekje.
Bronnen:
- Universele Verklaring van de Rechten van de Mens
- OESO-richtlijnen
- Beleidsverklaring Leo de Kock
12
Malta aardappelen worden elk voorjaar aangevoerd vanuit
(hoe kan het ook anders) Malta. Telers op Malta hebben
vaak slechts enkele vierkante meters land om hun
aardappelen op te telen. Het merendeel van hun
aardappelen wordt verscheept naar Europa, waar ze sinds
jaar en dag een begrip in de supermarkt zijn!
Teler Malta aardappelen
Stakeholders
8. Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders
geïdentificeerd?
Mede door haar holding company is Leo de Kock gestart met het toepassen van
Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van Organisaties. Leo de Kock bevind zich in
dezelfde duurzame aardappelketen welke door de Analist Operations en werkgroep MVO
Agrico is geïdentificeerd en gepubliceerd. In het (duurzame) ketencomplex bevind Leo de
Kock zich in de schakel ‘Tussenhandel’ als verpakker/verwerker om precies te zijn. Dit
(duurzame) ketencomplex is instructief en leidend bij het uitvoeren van de
stakeholdersanalyse.
Bij het uitvoeren van de stakeholdersanalyse zijn de diverse stakeholders in kaart gebracht
aan de hand van hun verwachtingen, vorm van dialoog en rol in MVO-beleid.
13
Het (duurzame) ketencomplex van Agrico
Bronnen:
- Referentiematrix en zelfverklaring ISO 26000 Agrico
9. Wie zijn de stakeholders van uw organisatie ?
In onderstaand model zijn de stakeholders gegroepeerd:
14
Korte toelichting op de stakeholders:
Holding/moederbedrijf:
Agrico is een handelscoöperatie in aardappels, waarvan de leden aandeelhouder/eigenaren
zijn. Agrico Holding B.V. heeft het meerderheidsbelang in Leo de Kock en Zn. Als
ketenregisseur verwacht Agrico van Leo de Kock een betrouwbare partner en afzetkanaal.
Afnemers binnenland:
Voornaamste afnemers voor Leo de Kock zijn supermarktketens, waarvan Albert Heijn op
basis van omzet de belangrijkste is. Hiernaast belevert Leo de Kock op kleinere schaal een
aantal retailers onder andere onder het eigen label ‘De Nieuwe Keuken’.
Leveranciers binnen/buitenland:
Als productiebedrijf zijn de leveranciers van Leo de Kock mede bepalend in de kwaliteit van
haar output, dus nemen zij als stakeholder een belangrijke plaats in binnen het
bedrijfsproces. Voornaamste leveranciers zijn die van aardappelen, verpakkingsmaterialen
en techniek/personeel.
Medewerkers:
Bij Leo de Kock werken ca. 50 personen, welke overwegend in de nabijheid van het bedrijf
wonen. Binnen de diverse (productie)processen van Leo de Kock is de factor arbeid het
belangrijkst. Leo de Kock ziet haar medewerker als ‘menselijk kapitaal’ en een belangrijke
succesfactor in haar onderscheidend vermogen.
Consumenten:
Als eindverbruiker van de producten van Leo de Kock is de consument in zijn algemeenheid
de belangrijkste stakeholder in het welslagen van de onderneming.
Brancheorganisaties:
Vervullen een functie ten aanzien van normering, certificering en (voedsel)veiligheid. De
Nederlands Aardappel Organisatie is hierin het belangrijkste als overkoepelende organisatie
voor de Nederlandse aardappel.
Maatschappelijke organisaties:
Belangbehartiging van gemeenschappen en specifieke doelgroepen.
Overheid/Semioverheid:
Formuleren en organiseren handhaving en naleving van richtlijnen en wet- en regelgeving.
De Nederlandse Agrarische Keuringsdienst, Phytosanitaire Dienst en Skal zijn de
belangrijkste normbepalers.
Concurrenten:
In het “verpakkerslandschap” zijn er een tiental ondernemingen te onderscheiden welke
allen hun uitwerking op de markt realiseren. Als groothandel bekleed Leo de Kock een
kleinere rol en is het aantal concurrenten groter en diverser.
(logistieke) Ketenpartners:
Leo de Kock voert slechts op kleine schaal aanleverend transport in eigen beheer uit. Het
merendeel van alle transportbewegingen wordt uitgevoerd door logistieke dienstverleners.
Omwonenden/gemeenten:
Leo de Kock is gevestigd op bedrijventerrein De Koog te Purmerend en heeft hierdoor
slechts bedrijven als omwonenden. De gemeente speelt een rol ten aanzien van
vergunningen, milieu- en personeelszaken.
Bronnen:
- Stakeholdersanalyse Leo de Kock
15
10. Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar
stakeholders ?
OM INZICHT TE KRIJGEN IN DE IMPACT VAN ONZE BESLUITEN EN ACTIVITEITEN OP SPECIFIEKE
STAKEHOLDERS;
ONZE MVO-PRESTATIES BEOORDELEN;
WAAR MOGELIJK PARTNERSCHAPPEN TE VORMEN DIE VOOR ONS EN ONZE STAKEHOLDERS
VOORDELEN BIEDEN.
Leo de Kock betrekt haar stakeholders om de effecten van haar besluiten en activiteiten te
meten. Tevens is deze tweerichtingscommunicatie de manier om te peilen wat stakeholders
van Leo de Kock als organisatie en als onderdeel van de maatschappij verwachten en
waaraan de organisatie dus aandacht behoort te geven. Bovenal zal het betrekken van
stakeholders (in het kader van MVO toepassen) in de toekomst een nadrukkelijkere rol gaan
spelen.
Leo de Kock betrekt haar stakeholders op navolgende manieren:
Met moederbedrijf en tevens voornaamste leverancier van aardappelen wordt
gecommuniceerd middels periodiek directieoverleg, commerciële vergaderingen en
beurzen. Daarnaast zijn diverse medewerkers facilitair ondersteunend en zijn de lijnen van
communicatie zeer kort.
Met afnemers wordt gecommuniceerd via de gebruikelijke lijnen: EDI, internet/telefoon,
bedrijfsbezoeken en (trade)marketing. Samen met het moederbedrijf zijn afnemers
binnenland de voornaamste eisenstellers t.a.v. MVO.
Met leveranciers verloopt communicatie zoals voorgenoemd met als verschil dat Leo de
Kock als klant opteert en eisenstellend is (zal zijn). Voornaamste rol die leveranciers in het
huidige (MVO-)beleid spelen is die van borging social compliance.
Middels werkgroep werksfeer, presentaties en functioneringsgesprekken wordt het
personeel betrokken bij de organisatie. Via deze vormen van dialoog worden medewerkers
in staat gesteld om hun verwachtingen en oordelen te uiten ten aanzien van gevoerd beleid.
Richting consumenten wordt gecommuniceerd middels de innovatieve verpakkingen die Leo
de Kock (mede) ontwikkelt en produceert. Diverse zaken als bewaaradviezen,
bereidingsadviezen, afvalscheidingsadviezen en allergenen-informatie worden
medegedeeld. Impliciet communiceert Leo de Kock middels haar innovatieve toepassingen
en (productie)processen (t.a.v. verpakkingen) welke voornamelijk hun uitwerkingen hebben
op Planet-issues. Houdbaarheid van producten wordt verlengd, verspilling van
verpakkingsmateriaal en aardappelen wordt verbeterd. Andersom hebben consumenten
middels klachtenprocedures en klantenservices van retailers een platform om hun
verwachtingen en kritieken te delen.
Branche- en maatschappelijke organisaties worden in staat gesteld om audits en
werkbezoeken te voltrekken. Als partner in wet- en regelgeving en door middel van
kennisuitwisseling worden organisaties betrokken bij Leo de Kock.
16
Kernthema’s
11. Geef aan waar u bij het bepalen van relevante
onderwerpen naar heeft gekeken
DE EIGEN ACTIVITEITEN EN BESLUITEN;
ACTIVITEITEN EN BESLUITEN VAN ORGANISATIES IN DE WAARDEKETEN EN INVLOEDSSFEER VAN UW
ORGANISATIE;
DAGELIJKSE ACTIVITEITEN EN BIJZONDERE SITUATIES.
Bij het bepalen van relevante onderwerpen voor MVO/ISO 26000 is een prioriteringsmatrix
conform NPR 9026+C1:2012 uitgewerkt. Hierbij is vanuit de 7 principes waarop de ISO 26000
normering is gestoeld, gekeken naar de relevantie, de significantie en de prioriteit van de
thema’s op Leo de Kock en haar stakeholders.
Ten aanzien van het uitwerken van de prioriteringsmatrix zijn additionele criteria opgesteld
voor het bepalen van de mate van relevantie:
1. Is wet- en regelgeving van toepassing?
2. Waar in de keten ligt de activiteit / het MVO-thema?
3. Is er effect op stakeholder(s) / duurzaamheidsissues?
12. Welke onderwerpen zijn relevant?
Onderstaande onderwerpen zijn vanuit de prioriteringsmatrix benoemd als relevant:
1:
2:
3:
5:
6:
16:
25:
34:
Bestuur van de organisatie.
Gepaste zorgvuldigheid.
Risicosituaties m.b.t. mensenrechten.
Het oplossen van klachten.
Discriminatie en kwetsbare groepen.
Duurzaam gebruik van hulpbronnen.
Het beschermen van de consumentengezondheid en -veiligheid.
Ontwikkeling en toegang tot technologie.
17
13. Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de
significante onderwerpen?
DE MATE VAN BEZORGDHEID VAN ONZE STAKEHOLDERS OVER HET ONDERWERP;
DE MAATSCHAPPELIJKE VERWACHTINGEN VAN WAT VERANTWOORD GEDRAG IS MET BETREKKING
TOT DEZE EFFECTEN OP DIT ONDERWERP.
Ten aanzien van het uitwerken van de prioriteringsmatrix zijn additionele criteria opgesteld
voor het bepalen van de mate van significantie:
1. Omvang van effect op stakeholder(s) / duurzaamheidsissues.
2. Belang dat stakeholders aan MVO-onderwerp hechten.
3. Risico bij niet naleven (inter)nationale wet- en regelgeving.
14. Welke onderwerpen zijn significant?
Onderstaande onderwerpen zijn vanuit de prioriteringsmatrix benoemd als significant:
5:
13:
15:
16:
22:
25:
26:
27:
36:
Het oplossen van klachten.
Gezondheid en veiligheid op het werk.
Voorkoming van milieuvervuiling.
Duurzaam gebruik van hulpbronnen.
Het bevorderen van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de keten.
Het beschermen van de consumentengezondheid en -veiligheid.
Duurzame consumptie.
Dienstverlening aan consumenten.
Gezondheid.
Nieuwe oogst Israël aardappelen
18
15. Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van
prioritaire onderwerpen?
UW PRESTATIES AFGEZET TEGEN WET- EN REGELGEVING EN INTERNATIONALE (GEDRAGS)NORMEN;
DE TIJD DIE HET KOST OM DE GEWENSTE RESULTATEN TE BEREIKEN.
Ten aanzien van het uitwerken van de prioriteringsmatrix zijn additionele criteria opgesteld
voor het bepalen van de mate van significantie:
1.
2.
3.
4.
Quick-wins en herkenbare doelen.
Huidige prestaties.
Kostenimplicaties.
Planet; vermindering hulpstoffenverbruik en afval.
16. Welke onderwerpen hebben prioriteit?
Onderstaande onderwerpen zijn vanuit de prioriteringsmatrix benoemd als significant:
5:
13:
15:
16:
25:
Het oplossen van klachten.
Gezondheid en veiligheid op het werk.
Voorkoming van milieuvervuiling.
Duurzaam gebruik van hulpbronnen.
Het beschermen van de consumentengezondheid en -veiligheid.
Bronnen:
- Prioriteringsmatrix NPR 9026+C1:2012 bijlage C (niet openbaar) Leo de Kock 2015
19
17. Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u neme n?
In het begin is er een werkgroep MVO geformeerd om de ISO 26000-systematiek structureel
in de bedrijfsvoering van Leo de Kock te integreren. Na het prioriteren van de MVO-thema’s
is een actie- en doelstellingenmodel opgesteld waarin de geformuleerde actiepunten zijn
weggezet. Een selectie is gemaakt van doelen welke huidig cyclusjaar (2015/2016) opgepakt
zullen worden.
Door de werkgroep zijn de volgende acties uitgezet:
Het maaltijdenaanbod is herzien, het assortiment is gezonder gemaakt.
Arbeidsveiligheid
Alle medewerkers hebben een veiligheidspet ter beschikking aangeboden
gekregen.
Diverse bordessen waaronder medewerkers werkzaamheden moeten
uitvoeren zijn voorzien van stootkussens.
Het leveren van een reststroom aardappelen aan de voedselbank heeft zijn vervolg
gekregen.
Diverse verpakkingen zijn verdund en/of verkort ten einde een cost benefit alsmede
een duurzamer verbruik van plastic te realiseren.
20
18. Toelichting op de prioriteitsstelling
Zoals eerder aangegeven bij de criteria voor prioritering is er voor de korte termijn gekozen
voor quick wins en herkenbare doelen. Cyclusjaar 2013/2015 was een opstartjaar voor de
toepassing van MVO en de ISO 26000-systematiek. In cyclusjaar 2015/2016 is gepoogd de
gelegde basis verder vorm te geven middels een herkenbaarder beleid. De scope van het
MVO-beleid is voorlopig ongewijzigd en voor de middellange termijn intern gericht, op de
productiefaciliteit van Leo de Kock. Dit betekent niet dat quick wins binnen de keten worden
genegeerd. Indien mogelijkheden zich aandienen om (d.m.v. samenwerking) duurzaamheid
binnen de keten mogelijk te maken, zullen deze gehonoreerd worden.
Vanuit het opstartjaar is het de intentie geweest om de prioriteitsstelling aan te gaan passen
aan de wensen van de diverse stakeholders. Tevens zal in de gaten worden gehouden welke
acties concurrenten ondernemen (benchmarking), hoewel Leo de Kock er naar streeft best
practices op het gebied van MVO te effectueren.
19. Geef aan welke stakeholders
– en op welke wijze – u
heeft betrokken bij het identificeren van relevante,
significante en prioritaire onderwerpen
Binnen Leo de Kock is een werkgroep MVO vanuit verschillende disciplines geformeerd, om
de toepassing van Maatschappelijke Verantwoordelijkheid van Organisaties structureel en
zo volledig mogelijk te realiseren.
Omdat de focus dit cyclusjaar ongewijzigd is (intern, productiefaciliteit), is in het kader MVO
toepassen alleen gebruik gemaakt van de input van de werkgroepleden en ‘open stoel’
deelnemers. Daarnaast is wel meer samenwerking tussen Leo de Kock en Agrico ontplooit
hetgeen zich onder meer vertaald in het wederzijds bijwonen van overleggen.
21
Ketenverantwoordelijkheid en
invloedssfeer
20. Welke (typen) organisaties bevinden zich in uw
invloedssfeer en hoe verhouden die zich tot uw organisatie ?
Het eigenaarsbelang dat Agrico heeft in Leo de Kock vertaalt zich in de day-to-day business
als een sterk partnerschap. De samenwerkingen zijn divers wat over en weer de grote
invloedssfeer tekent. Ten aanzien van ketenverantwoordelijkheid betekent dit dat de
gezamenlijke invloedssfeer significant is.
Afnemers binnenland c.q. klanten vormen de schakel na Leo de Kock binnen de
aardappelketen. Klanten kunnen/zullen eisen stellend zijn t.a.v. MVO-aspecten binnen en
buiten de invloedssfeer van Leo de Kock. Leo de Kock zal waar mogelijk de dialoog met haar
afnemers aangaan ten aanzien van duurzaamheidsaspecten. Voorbeelden hiervan kunnen
zijn: een duurzamere verpakking, grondstof of belading. Of bijvoorbeeld een transparantere
prijsstelling of verwerkingsproces. Leo de Kock is zich er terdege van bewust dat deze
invloedssfeer zich beperkt tot de mate van welwillendheid van de afnemer. Leo de Kock is
niet in staat keuzes op te leggen, maar wel in staat om afnemers keuzes te bieden.
Leveranciers in binnen- en buitenland bevinden zich in grotere mate in de invloedssfeer van
Leo de Kock, en hebben ten aanzien van diverse (duurzaamheid)aspecten al hun
verantwoordelijkheid te nemen. Voorbeelden hiervan zijn voedselveiligheidsaspecten en
social compliance. Leo de Kock is van mening dat draagvlak en eisen keten-op moeten
worden geëffectueerd. Initiatie en realisatie van MVO-aspecten dienen binnen de keten
door elke schakel afzonderlijk gecreëerd te worden op basis van “pull”. Hierdoor staat de
consument aan de basis van hoe maatschappelijke verantwoordelijkheid door organisaties
toegepast moeten worden, en legt iedere schakel (als klant) zijn criteria en eisen neer bij de
voorgaande schakel (leverancier).
Als verpakker en verwerker van aardappelen bevindt Leo de Kock zich in een dynamisch
speelveld waarin elke (concurrerende) organisatie zich in elkaars invloedssfeer bevind.
Benchmarking door middel van MVO-toepassingen is hoe deze organisaties zich tot elkaar
(zouden moeten) verhouden.
Bronnen:
- Stakeholderanalyse
22
21. Op welke manier stimuleert uw organisatie
maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere
organisaties?
DOOR EEN OPENBARE VERKLARING OVER MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID AF TE
LEGGEN;
DOOR BIJ HET NEMEN VAN INVESTERINGSBESLISSINGEN MAATSCHAPPELIJKE CRITERIA TE HANTEREN;
DOOR HET PROMOTEN VAN GOEDE VOORBEELDEN.
Middels de ISO 26000-systematiek en de openbare zelfverklaring geeft Leo de Kock een
signaal af naar haar branchegenoten. Door zelf openheid te geven, en verantwoordelijkheid
te nemen over haar MVO inspanningen, stimuleert Leo de Kock het toepassen van MVO bij
andere organisaties.
Leo de Kock stimuleert het toepassen van MVO door duurzaamheidscriteria op te leggen bij
selectie van leveranciers en leveranciersbeoordelingen. Ook bij het nemen van
investeringsbeslissingen zullen duurzaamheidscriteria worden meegewogen.
Periodiek wordt een nieuwsbrief uitgedaan naar afnemers en diverse overige stakeholders.
O.a. MVO staat op de agenda van deze nieuwsbrief.
Op de website van Leo de Kock wordt verwezen naar de referentiematrix en het
publicatieplatform van de NEN. Daarnaast wordt (MVO-)nieuws gedeeld.
Bronnen:
23
- Website Leo de Kock
- (BRC) Procedurehandboek
Perceel Opperdoezer Ronde
Due dilligence (Gepaste zorgvuldigheid)
22. Op welke manier beoordeelt uw organisatie
(potentiële) negatieve effecten van de eigen
activiteiten en besluiten op de maatsc happij, milieu en
economie
Viermaal per jaar vindt directieoverleg plaats waarin aspecten als klanttevredenheid,
omzetten, VGM (Veiligheid, Gezondheid, Milieu), ziekteverzuim en MVO worden
beoordeeld.
Leo de Kock registreert haar verbruik van materialen, middelen, grond- en hulpstoffen en
evalueert dit jaarlijks. Op basis hiervan zal Leo de Kock haar doelstellingen (her)formuleren
en zullen eventueel aanvullende maatregelen getroffen worden om zo tot blijvende en
continue verbeteringen te komen.
Ten aanzien van milieu (Planet) worden de volgende zaken gemonitord en geregistreerd:








Energie- water- en gasverbruik
Afval (grondstof)
Afval (plastic)
Afval (papier en karton)
Afval (rest)
Grondverwerking
Cartridges en papierverbruik
Verbruik van disposables en huishoudartikelen
Op een aantal zaken wordt (MVO-)beleid geformuleerd, hoewel meerdere facetten
onderhevig zijn aan meerdere variabelen dan de (productie)processen van Leo de Kock.
Voorbeelden hiervan zijn o.a. de hoeveelheid aanhangende grond op aardappelen en de
hoeveelheid (rest-)afval in aangevoerd leeg fust.
Ten aanzien van maatschappij (People) worden de volgende zaken gemonitord en
geregistreerd:





Verzuim
Personeelssterkte- en opbouw
Arbeidsveiligheid- en satisfactie
Functionerings- en beoordelingsgesprekken
Medewerker tevredenheid
Een aantal facetten van deze parameters zijn al onderdeel van huidig P&O-beleid. In de
toekomst zullen deze indicatoren dienen als input voor beoordeling conform ISO 26000systematiek.
24
Ten aanzien van economie (Profit) worden de volgende zaken gemonitord en geregistreerd:




Afnemers klachtenregistratie
Consumenten klachtenregistratie
Leveranciers klachtenregistratie
Leveranciersselectie en -beoordeling
Op deze zaken wordt BRC-beleid geeffectueerd en zal in de toekomst tevens dienen als
input voor MVO toepassingen. Middels de voorgenomen actiedoelen aangaande bestuur
van de organisatie (transparantere/duurzamere communicatie) zal Leo de Kock zichzelf
nadrukkelijker gaan beoordelen ten aanzien van (potentiële) (negatieve) effecten van de
eigen activiteiten. In de toekomst zullen de genoemde indicatoren dienen als input voor
beoordeling conform ISO 26000-systematiek.
25
Tekst..
23. Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële)
(negatieve) effecten van de activiteiten en besluiten van
organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu
en economie?
Tot op heden is hier door Leo de Kock alleen invulling aan gegeven indien (inter)nationale
wet- en regelgeving van toepassing was, of indien dit gewenst werd door stakeholders.
Voorbeelden hiervan zijn het BRC gecertificeerde voedselveiligheidssysteem, Skalcertificering en social compliance bij sourcing uit importgebieden.
Leo de Kock beoordeeld (potentiële) (negatieve) effecten van de activiteiten en besluiten
van organisaties in haar invloedssfeer onder meer door duurzaamheidscriteria op te leggen
bij leveranciersselectie en -beoordelingen.
Het toepassen van de ISO 26000-systematiek (of equivalente toepassing van MVO) zal in de
toekomst een zwaarwegender belang krijgen in de keuze met welke stakeholders Leo de
Kock zaken doet/wil gaan doen.
Bronnen:
- Business Social Compliance Initiative (BSCI, Code of Conduct)
24. Hoe wordt gepaste zorgvuld igheid uitgeoefend of
geïmplementeerd in uw organisatie (en geef voorbeelden
van de invulling)?
Vanuit aandeelhoudend belang wordt gepaste zorgvuldigheid bekrachtigd door
verantwoording voor het gevoerde beleid. Het toepassen van MVO staat in de operationele
beleidsvoering nadrukkelijker en zichtbaarder op de agenda. Ten aanzien van maatschappij
(people) is gepaste zorgvuldigheid onder meer geformaliseerd in het BRCprocedurehandboek, de arbeidsvoorwaarden en ‘working at Leo de Kock’.
Daarnaast hanteert Leo de Kock de volgende periodieke overleggen: algemeen (werk),
commercieel, technisch, productie en BRC. Indien zaken ten aanzien van MVO hier
besproken moeten worden zijn de leden van de werkgroep belast met de handeling dit op
de agenda te zetten en te effectueren.
√ Instrumenten om de impact van geplande en bestaande activiteiten in kaart
te brengen.
Diverse functionarissen binnen Leo de Kock monitoren en meten diverse variabelen van
(productie)processen voor andere bedrijfsdoeleinden. Er is sprake van grote overlap tussen
onder meer de gegevens die worden verzameld voor bijvoorbeeld personeelszaken, BRC,
leveranciersselectie, investeringsbehoeftes en procesoptimalisatie.
26
√ Instrumenten om de MVO-kernthema’s in uw hele organisatie te integreren.
Binnen Leo de Kock is de bedrijfsanalist belast met de initiatie, implementatie en borging
van MVO toepassingen en kernthema’s. Daarnaast maakt Leo de Kock gebruik van een P&Oen technische-/ facilitaire functionaris vanuit haar holding company.
Bronnen:
- Arbeidsvoorwaardenboek
25. Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij,
milieu en economie heeft uw organisatie geïdentificeerd ?
De werkgroep MVO heeft de volgende (potentiële) negatieve effecten op maatschappij
(People) geïdentificeerd:





Een tot verbetering vatbare spreiding van sourcing;
Een tot verbetering vatbare meting van medewerker tevredenheid;
Onvoldoende invulling aan mogelijkheden uitvoeren religieus gebed;
Een tot verbetering vatbare arbeidsveiligheid;
Een tot verbetering vatbare consumenten advisering.
De werkgroep MVO heeft de volgende (potentiële) negatieve effecten op milieu (Planet)
geïdentificeerd:






Afvalstromen plastic, papier en karton, restafval;
Energie-, water- en gasverbruik;
Brandstofverbruik eigen transport;
Papier en cartridges verbruik;
Disposables en huishoudartikelen verbruik;
Een tot verbetering vatbare verspillingenbewustzijn.
De werkgroep MVO heeft de volgende (potentiële) negatieve effecten op economie (Profit)
geïdentificeerd:



Verspilling van product door grotere verpakkingseenheid;
Aardappelen van mindere kwaliteit in eindproduct;
Misbruik van concurrentiegevoelige informatie.
27
V isie, missie, beleid en strategie
26. Hoe heeft uw organisatie richting gegeven aan haar
maatschappelijke verantwoordeli jkheid?
DOOR DE ROL VAN MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID OP TE NEMEN IN ONZE VISIE EN
MISSIE;
DOOR BELANGRIJKE PRINCIPES EN ONDERWERPEN VAN MAATSCHAPPELIJKE
VERANTWOORDELIJKHEID OP TE NEMEN IN ONS BELEID EN STRATEGIE;
DOOR PRIORITEREN VOOR ACTIE OP KERNTHEMA’S DOOR TE VERTALEN IN DOELSTELLINGEN;
DOOR HET OPSTELLEN VAN EEN ACTIEPROGRAMMA.
Door ISO 26000 MVO toe te passen en zich middels de zelfverklaring hieraan te confirmeren.
Leo de Kock heeft een medewerker (bedrijfsanalist) aangewezen als eindverantwoordelijke
aangaande MVO toepassen. Deze is belast met het initiëren, implementeren en borgen van
MVO toepassingen. Dit omhelst ook de bewaking van voortgang en rapportage
door jaarlijks een MVO actieplan op stellen. Hierin wordt bepaald welke actiedoelen
uitgevoerd zullen gaan worden.
Leo de Kock heeft de woorden maatschappelijk verantwoord, duurzaam en ethisch
opgenomen in haar missie, visie en kernwaarden.
Bronnen:
- Missie en visie Leo de Kock
- Acties- en doelstellingmodel Leo de Kock 2016
Corebusiness bij Leo de Kock is het verpakken van aardappelen. An
sich is dit geen duurzame activiteit, daar er jaarlijks 20 miljoen
(wegwerp-)verpakkingen worden geproduceerd. Als innovatieve
kleinverpakker realiseert Leo de Kock wel minder verspilling van
voedsel. Bij kleinverpakkingen wordt minder inhoud verspilt en
tevens hebben het merendeel van de door Leo de Kock gevoerde
verpakkingsmaterialen groen- en spruitvorming remmende
eigenschappen.
28
Ontwikkelen van draagvlak en
competenties
27. Op welke manier creëert uw organisatie draagvlak voor
maatschappelijke verantwoordelijkheid – binnen én buiten
de organisati e?
Bij het creëren van draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid besteed Leo de
Kock aandacht aan:
HET VERGROTEN VAN KENNIS VAN DE PRINCIPES, MVO-KERNTHEMA’S EN -ONDERWERPEN;
DE BETROKKENHEID VAN DE TOP VAN DE ORGANISATIE BIJ HET NEMEN VAN HAAR
MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID.
Het MVO-beleid wordt geconcretiseerd in heldere meetbare acties en doelstellingen.
Effectiviteit en nut zullen (jaarlijks) worden geëvalueerd. Deze pragmatische manier van
werken zal leiden tot bewustwording bij diegene die er mee in aanraking komen. Dit zijn
bijvoorbeeld medewerkers, leveranciers en afnemers.
MVO is een terugkerend onderwerp in de maandelijkse nieuwsbrief van Leo de Kock.
Iedere medewerker wordt de mogelijkheid geboden om middels een ‘open stoel’ periodiek
aan te sluiten bij een overleg van de werkgroep MVO.
Bronnen:
- Communicatieplan MVO (niet openbaar beschikbaar)
- Nieuwsbrieven Leo de Kock
28. Op welke manier ontwikkelt uw organisatie de
benodigde competenties voor het nemen van
maatschappelijke v erantwoordelijkheid – binnen en
eventueel buiten de organisatie?
Door het concreet formuleren van doelstellingen wordt een continue inventarisatie van
vereiste competenties geschept, welke vereist zijn dan wel ontwikkeld dienen te worden.
Binnen Leo de Kock is de bedrijfsanalist belast met het in kaart brengen en realiseren van
het juiste kennis- en bewustwordingsniveau ten aanzien van MVO.
Leo de Kock is aangesloten bij brancheorganisatie MVO-Nederland om op de hoogte te
blijven van alle relevante ontwikkelingen. Tevens ontvangt de organisatie alle relevante
NEN-mailing.
29
Integreren van maatschappelijke
verantwoordelijkheid in besturingsprocessen,
systemen en procedures
29. Op welke manier heeft uw organisatie haar
maatschappelijke verantwoordeli jkheid geïntegreerd in haar
besturingsprocessen, systemen en procedures?
Leo de Kock integreert MVO in haar organisatie:
DOOR DE EFFECTEN VAN ONZE EIGEN ACTIVITEITEN OP MAATSCHAPPIJ, MILIEU EN ECONOMIE
ZORGVULDIG TE MONITOREN EN TE MANAGEN;
DOOR REKENING TE HOUDEN MET EFFECTEN VAN BESLUITEN, BIJVOORBEELD OVER NIEUWE
ACTIVITEITEN;
DOOR ERVOOR TE ZORGEN DAT DE PRINCIPES VAN MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID IN
ONZE BESTURINGSPROCESSEN WORDEN TOEGEPAST EN WORDEN WEERSPIEGELD IN ONZE
STRUCTUUR EN CULTUUR.
Leo de Kock hanteert een procedurehandboek voor haar voedselveiligheidssysteem conform
HACCP- en BRC-normen. Hierin zijn een aantal duidelijke overlappingen te identificeren ten
aanzien van diverse MVO-thema’s. Duurzaamheid / toepassing ISO 26000-systematiek zijn
onder meer geïntegreerd in de procedures leveranciersselectie en leveranciersbeoordeling.
Bij formering van de werkgroep MVO is gekozen voor een cross-functionele benadering om
zoveel mogelijk werkgebieden te bereiken en een optimale integratie te bewerkstelligen. In
cyclusjaar 2016/2017 zal de werkgroep MVO worden uitgebreid met de afdeling marketing.
Voor de toekomst wordt nagedacht om werkwijzen, procedures en processen vast te leggen
in een kwaliteitshandboek.
Bronnen:
- BRC Procedurehandboek
- Acties- en doelstellingenmodel LdK 2016
- Organogram Leo de Kock 2016
Organogram LdK met MVO
functiegebieden
30
Communicatie en rapportage
30. Criteria voor communicatie over maatschappelijke
verantwoordelijkheid
Leo de Kock vindt het belangrijk dat zij volledig, begrijpelijk, responsief, verantwoordelijk,
actueel en doelgericht over de vorderingen op het gebied van MVO toepassen
communiceert. Daarbij wordt aansluiting gezocht bij het kennisniveau van de stakeholders.
Om lijn te brengen in de criteria en verantwoordelijkheden ten aanzien van communicatie
over maatschappelijke verantwoordelijkheid wordt voor cyclusjaar 2016-2017 een
communicatieplan opgesteld.
31. Op welke manier communiceert uw organisatie over haar
maatschappelijke verantwoorde lijkheid (geef voorbeelden)?
IN VERGADERINGEN EN GESPREKKEN MET STAKEHOLDERS;
DOOR OVER SPECIFIEKE ONDERWERPEN OF PROJECTEN MET STAKEHOLDERS TE COMMUNICEREN;
COMMUNICATIE OVER DE PRESTATIES OP HET GEBIED VAN MVO;
PUBLIEKSCOMMUNICATIE OVER NOODGEVALLEN, ZOWEL VOORAF ALS TIJDENS EEN NOODGEVAL;
CONSUMENTENINFORMATIE VIA PRODUCTEN.
31
Leo de Kock wil via haar website (externe) stakeholders en overige belanghebbenden en
geïnteresseerden informeren over actuele zaken in relatie tot MVO. In 2015 is een geheel
vernieuwde website gelanceerd waarbij MVO een geïntegreerd onderdeel is.
Daarnaast zal Leo de Kock bij het uitgeven van brochures, flyers, (nieuws)brieven et cetera
haar inspanningen en resultaten met betrekking tot MVO waar mogelijk weergeven.
Bronnen:
- Nieuwsbrief Leo de Kock
- www.leodekock.nl/mvo
- Communicatieplan 2015/2016
32. Rapporteert uw organisatie over MVO via een
maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)?
Ja, door middel van de ISO 26000 referentiematrix en zelfverklaring. Een (losstaand)
maatschappelijk verslag wordt door Leo de Kock per cyclusjaar 2015/2016 niet uitgegeven.
Een maatschappelijk verslag was wel gepland, maar is mede door vertraagde implementatie
van ERP-systemen niet van de grond gekomen. Voor cyclusjaar 2016/2017 staat een
dergelijk (beknopt) verslag wederom op de planning welke ook extern gecommuniceerd zal
worden. Hier zullen onder andere de (prestaties m.b.t.) volgende onderwerpen in worden
behandeld:
-
Geformuleerde doelen en uitgezette acties;
Behaalde resultaten en successen;
Hoe en wanneer stakeholders betrokken dan wel benaderd zijn;
Toelichting op functioneren MVO in besturingsprocessen, systemen en procedures;
(BRC-) kwaliteitssysteem;
CO2-footprint;
Verantwoording over gedane investeringen en gevoerd beleid.
32
33a. Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met
stakeholders?
In het cyclusjaar 2015/2016 hebben zich geen noemenswaardige conflicterende belangen
voorgedaan met stakeholders.
33b. Welke methoden heeft u om eventuele conflicten op te
lossen?
Om (eventuele) conflicten op te lossen beschikt Leo de Kock over de volgende methoden:
RECHTSTREEKSE DISCUSSIES MET STAKEHOLDERS MET WIE EEN CONFLICT OF MENINGSVERSCHIL IS
ONTSTAAN;
HET VERSTREKKEN VAN SCHRIFTELIJKE INFORMATIE OM VERKEERDE INTERPRETATIES TE
VOORKOMEN;
FORMELE PROCEDURES VOOR KLACHTENBEHANDELING.
Leo de Kock hanteert een klachtenprocedure als onderdeel van haar productkwaliteitssysteem.
Consumenten en afnemers kunnen hun klachten richten tot Leo de Kock. Methode hiertoe
staat onder meer vermeldt op de verpakkingen van de producten die door Leo de Kock
geproduceerd worden.
Afnemers en leveranciers kunnen klachten direct richten tot de daartoe verantwoordelijke
personen binnen Leo de Kock.
Werknemers kunnen conflicten/klachten confidentieel melden bij de vertrouwenspersoon.
Bronnen:
- Klachten- en retourenregistratie
- Vertrouwenspersoon
33
Het monitoren van activiteiten en
beoordelen van prestaties
34. Op welke manier monitort uw organisatie haar
activiteiten die effecten hebben op relevante thema’s en
onderwerpen?
Binnen Leo de Kock is de bedrijfsanalist belast met het monitoren van diverse verbruikverwerkings- en consumptiestromen. De belangrijkste prestatie-indicatoren ten aanzien van
milieu (Planet) worden gemeten. De P&O-functionaris en personeelszaken meten de
belangrijkste prestatie-indicatoren ten aanzien van maatschappij (People) zoals
ziekteverzuim en klachten.
In dit proces houdt Leo de Kock rekening met:
FEEDBACK VAN STAKEHOLDERS;
METEN MET BEHULP VAN INDICATOREN, NAMELIJK MILIEUBAROMETER EN FIELD RESEARCH.
De werkgroep MVO is geformeerd uit diverse functiegebieden/disciplines binnen Leo de
Kock. Doel hiervan is onder meer te bewerkstelligen dat de juiste input en feedback van
zoveel mogelijk verschillende (interne) stakeholders wordt verkregen. Daarnaast ook om de
resultaten van besluiten en activiteiten te polsen.
Bronnen:
- Verbruik-, verwerking- en consumptieregistratie
- Monitoringsrapporten
- Acties- en doelstellingenmodel Leo de Kock
- Milieubarometer
34
35. Hoe heeft uw organisatie haar prestaties op relevante
thema’s beoordeeld?
De werkgroep MVO heeft bij de initiatie van het MVO-project de prioriteringsmatrix
conform ISO 26000 bijlage C ingevuld. Deze is bedoeld om prioritaire (sub-)thema’s te
onder- en herkennen. Per (sub)thema is geïnventariseerd wat de relevantie en significantie
van deze thema’s is voor Leo de Kock. Vervolgens is bepaald of deze thema’s prioriteit
hebben voor Leo de Kock.
Met terugwerkende kracht zijn diverse verbruik-, verwerkings- en consumptiestromen in
kaart gebracht.
De werkgroep MVO houdt in haar beoordeling rekening met:
ZIJN DE BEOOGDE DOELEN GEHAALD?
WAREN HET, ACHTERAF GEZIEN, DE JUISTE DOELEN?
HADDEN WE DE JUISTE STRATEGIEËN EN PROCESSEN VOOR DE TE BEHALEN DOELEN?
WAT WERKTE GOED, EN WAAROM? WAT WERKTE NIET GOED, EN WAAROM NIET?
ZIJN ALLE RELEVANTE PERSONEN BETROKKEN?
Bronnen:
- Prioriteringsmatrix NPR 9026+C1:2012 bijlage C
36. Heeft u stakeholders betrokken, zo ja welke?
Leo de Kock heeft bij de initiatie van MVO een stakeholdersanalyse uitgevoerd, waarbij de
belangrijkste stakeholders zijn geïdentificeerd, wat hun verwachtingen zijn, welke vormen
van dialoog onderhouden worden en welke rol zij spelen in het MVO-beleid van Leo de Kock.
Vanuit het opstartjaar zijn alleen de stakeholders ‘moederbedrijf’ en ‘medewerkers’
betrokken. De uitgezette acties zijn wel op diverse andere stakeholders gericht.
35
37a. Welke verbeteringen of successen heeft uw organisatie
bereikt?
Zie antwoord bij vraag 17. Deze uitgezette acties alsmede de acties vermeld in
referentiematrix 2015 worden gezien als successen. Daarnaast heeft de werkgroep MVO
doelstellingen geformuleerd om prestaties ten aanzien van een aantal (bedrijfs)processen te
verbeteren.
Deze doelstellingen worden eind cyclusjaar 2016/2017 beoordeeld en verantwoord in het
maatschappelijk verslag.
Bronnen:
- Acties- en doelstellingenmodel Leo de Kock
- Zelfverklaring en referentiematrix Leo de Kock 2015
37b.
Welke doelen zijn nog niet bereikt?
Het toepassen van MVO volgens de ISO 26000-systematiek is geen einddoel maar een
continu proces. Het opleveren van een nieuwe zelfverklaring en onderbouwing daarvan is
afsluiting van een cyclusjaar. In het continue acties- en doelstellingenmodel zijn diverse
doelstellingen en daaruit volgende acties ten aanzien van People, Planet en Profit
geformuleerd. Uit de geformuleerde acties is een selectie gemaakt welke voor 2016
uitgevoerd zullen worden. De overige hebben een “uitgestelde” status gekregen.
Zoals uitgelegd bij vraag 32 worden alle doelstellingen eind cyclusjaar 2016/2017
beoordeeld en verantwoord in het maatschappelijk verslag. Derhalve zal dan duidelijk
worden welke doelen nog niet bereikt zijn.
36
Selecteren van MVO-initiatieven en
instrumenten
38. Aan welke MVO -initiatieven en eventuele bijbehorende
instrumenten neemt uw organisatie deel?
LEO DE KOCK HANTEERT DE NPR 9026+C1 HANDLEIDING ZELFVERKLARING NEN-ISO 26000;
LEO DE KOCK IS LID VAN EN GECERTIFICEERD DOOR DE SKAL VOOR DE VERHANDELING VAN
BIOLOGISCH AARDAPPELEN;
LEO DE KOCK IS LID VAN BIONEXT;
PARTNER VAN MVO NEDERLAND;
LID VAN ALLESDUURZAAM.NL
39. Welke punten heeft u overwogen bij de keuze voor
dit initiatief (ISO 26000)?
Leo de Kock heeft de volgende punten overwogen bij de keuze voor het ISO 26000-initiatief:
GEEFT PRAKTISCHE RICHTLIJNEN OM MET MVO AAN DE SLAG TE GAAN;
IS ONTWIKKELD OM DOOR VERSCHILLENDE ORGANISATIES TE WORDEN TOEGEPAST;
HELPT DE ORGANISATIE OM SPECIFIEKE STAKEHOLDERGROEPEN TE BEREIKEN;
HEEFT EEN GOEDE REPUTATIE ALS HET GAAT OM GELOOFWAARDIGHEID EN INTEGRITEIT;
IS GOED TOEGANKELIJK;
IS EEN BREED GEDRAGEN NORM WELKE UNIFORMITEIT BIEDT.
Bij de keuze voor deelname aan MVO-initiatieven kijkt Leo de Kock naar de motivatie
(ondersteunen de principes ISO 26000), betrouwbaarheid, kosten en meerwaarde van het
initiatief voor Leo de Kock (exposure en credibility).
Een praktisch hanteerbare richtlijn die breed gedragen wordt, is een must om uniformiteit te
creëren in het beeld van MVO toepassen bij organisaties. De systematiek is handig voor het
verkrijgen van de juiste inzichten en er wordt een beheersbaar instrument geboden om
MVO-beleid vorm te geven, en nog belangrijker, hierover te communiceren.
37
40. Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met
het MVO-initiatief?
Leo de Kock heeft de volgende acties ondernomen nadat zij de keuze heeft gemaakt de ISO
26000-systematiek te implementeren in haar bedrijfsprocessen:
 De werkgroep MVO heeft de prioriteringsmatrix en de referentiematrix conform
NPR 9026+C1:2012 uitgewerkt en opgesteld;
 Medewerkers Leo de Kock zijn middels een presentatie op de hoogte gebracht van
het genomen initiatief;
 MVO is agendapunt bij periodieke personeelsbijeenkomsten;
 De bedrijfsanalist voert alle benodigde research uit, en waar nodig worden deze
geanalyseerd en gepresenteerd ten aanzien van maatschappelijke (People),
milieutechnische (Planet) en/of economische (Profit) zaken;
 Continue registratie van benodigde (prestatie)indicatoren.
Jaarlijks (einde cyclusjaar) zullen de prestaties ten aanzien van het acties- en
doelstellingenmodel geëvalueerd worden door de werkgroep MVO. De bedrijfsanalist is
verantwoordelijk voor de analyse en verslaglegging. Deze evaluatie is de basis voor nieuw te
kiezen en formuleren doelstellingen/acties.
Jaarlijks zal de inhoud van de referentiematrix getoetst en waar nodig aangepast worden
voor publicatie.
Het prioriteringsproces alsmede het uitwerken en opstellen van een prioriteringsmatrix
conform bijlage C zal per termijn van 3 tot 5 jaar geschieden.
Bronnen:
- Brondocument Maatschappelijke Verantwoordelijkheid voor Organisaties
38