Gedragscode - de Volksbank

Gedragscode
GEZOND
VERSTAND
GEZOND
GEWETEN
Voorwoord
De Volksbank N.V. gelooft in de cultuur van normaal
bankieren. Wij willen bouwen aan een maatschappij
waarin vol vertrouwen en optimisme wordt geleefd.
Iedereen die bij ons werkt zet zich elke dag vol
overtuiging in om Nederland, mens voor mens,
financieel weerbaar te maken.
De normen en waarden waar we vanuit het Manifest
aan hechten, moeten bij iedereen en bij alles wat we
doen vanzelfsprekend zijn. Door het hier met elkaar
over te blijven hebben en onszelf verder te blijven
verbeteren, houden we het Manifest levend. Jij als
medewerker bent de menselijke maat.
De bankensector heeft de bankierseed geïntroduceerd
om een cultuuromslag in de financiële sector teweeg
te brengen. Op deze wijze wil de banksector bijdragen
aan het herstel van het vertrouwen van consumenten
en van de samenleving in de bancaire sector. Je kunt
de bankierseed zien als een bevestiging van ons
Manifest. Namelijk ‘Bankieren met de menselijke
maat’. Onze financiële dienstverlening gaat over nut in
plaats van rendement. Over waarde in plaats van geld.
Het betekent vooral dat we oprecht de belangen van
onze klanten voorop zetten.
Wij vinden het vanzelfsprekend dat jij als medewerker
hierin je verantwoordelijkheid neemt. Jij als
bankmedewerker legt ook de bankierseed af én
onderwerpt je hiermee aan het bancaire tuchtrecht.
Door het afleggen van de bankierseed ben je
persoonlijk verantwoordelijk voor het naleven van de
sectorbrede gedragsregels, welke in lijn zijn met onze
Gedragscode ‘Gezond Verstand, Gezond Geweten’, en
ben je aanspreekbaar op je gedrag voor de
samenleving als geheel.
Om je concrete handvatten te geven, heeft de
Volksbank N.V. voor alle medewerkers deze
gedragscode opgesteld met daarin de hoofdlijnen van
de gedragsregels. Speciale functiespecifieke
gedragsregels en toelichting op deze gedragsregels
zijn opgenomen in de aanvullende gedragsregels.
Dit document is meer dan een set regels op papier:
wij verwachten dat je daadwerkelijk naar deze regels
handelt.
Wij geloven dat onze medewerkers het verschil
maken voor onze klanten. Als ieder van ons zijn
bijdrage levert aan het gewenste gedrag en
duurzaamheid als uitgangspunt neemt voor de
toekomst dan winnen we en behouden we het
vertrouwen van onze klanten!
Directie de Volksbank N.V.
GEDRAGSCODE ‘GEZOND VERSTAND, GEZOND GEWETEN’, juli 2016
2
1. Respect en professioneel gedrag
Gelijke behandeling voor iedereen
Ieder mens is uniek. Binnen ons bedrijf werken wij
vanuit het Manifest op een respectvolle manier met
elkaar en met anderen samen. Dat wil zeggen open en
gelijkwaardig, met de menselijke maat en met oog en
waardering voor de ander - ongeacht nationaliteit,
cultuur, geloof, sekse, leeftijd en gezondheid. Wij
nemen andere mensen serieus en maken geen
misbruik van iemands vertrouwen. Wij communiceren
op begrijpelijke wijze met elkaar en met anderen; we
zeggen wat we doen en we doen wat we zeggen.
Ongewenste omgangsvormen worden niet
getolereerd
Binnen ons bedrijf willen wij een veilige
werkomgeving creëren. Dit betekent dat binnen ons
bedrijf geen ruimte is voor ongewenste
omgangsvormen zoals discriminatie, machtsmisbruik
of seksuele intimidatie. Ook ongewenste
omgangsvormen van klanten worden niet getolereerd.
Tegen iedereen die zich hieraan toch schuldig maakt
worden maatregelen genomen. Daarbij mag de
indiener van de klacht geen nadelige consequenties
ondervinden van het feit dat hij of zij dergelijk gedrag
bespreekbaar maakt.
Betrouwbaarheid voorop
De Volksbank N.V. gelooft in de cultuur van normaal
bankieren. Wij willen bouwen aan een maatschappij
waarin vol vertrouwen en optimisme wordt geleefd.
Iedereen die bij ons werkt zet zich elke dag vol
overtuiging in om Nederland, mens voor mens,
financieel weerbaar te maken. Jouw gedrag is
belangrijk voor het vertrouwen dat anderen in ons
bedrijf en de financiële markten hebben. Gedraag je
daarom zowel zakelijk als privé zodanig dat dit
vertrouwen niet geschaad wordt en dat je gedrag geen
afbreuk doet aan de goede reputatie van ons bedrijf.
Neem in je werk geen risico’s die de bank en anderen
in gevaar kunnen brengen. Hierdoor draag je bij aan
het vertrouwen van de samenleving in de bank.
Wij verwachten van jou dat je eerlijk en oprecht bent
en dat je je houdt aan de wet en andere regels. Toets
je gedrag ook aan deze regels.
De Volksbank N.V. werkt niet mee aan corruptie. Ook
jij maakt je niet schuldig aan fraude of corruptie, op
welke manier dan ook. Dat betreft onder meer het
vervalsen van documenten, het indienen van onjuiste
declaraties of omkoping. Je gaat ook niet in op
fraude- of corruptievoorstellen van anderen.
Daarnaast maak je je niet schuldig aan diefstal. Je bent
verplicht incidenten en misstanden of het vermoeden
daarvan te melden. Hiervoor is een incidentenregeling
beschikbaar.
Voor (vermoedelijke) misstanden, die je niet met de
leidinggevende wil bespreken, is een
klokkenluidersregeling van kracht, die dient ter
bescherming van degene die melding maakt van een
(vermoedelijk) misstand.
Transparant naar relaties en klanten
Wij willen zaken doen met relaties die eenzelfde of
vergelijkbare visie op integriteit hebben als ons bedrijf
en wij doen geen zaken met partijen die naar ons
oordeel niet integer handelen.
Vanuit het Manifest helpen wij iedereen, mens voor
mens, om op zijn eigen manier financieel weerbaar te
zijn of te worden. We maken in ons werk een
zorgvuldige afweging tussen de belangen van klanten,
relaties, de aandeelhouder, de obligatiehouders en de
andere schuldeisers van de bank, de werknemers van
de bank en de samenleving. Dit geldt in het bijzonder
voor de dienstverlening aan de klant en de daarbij
behorende zorgplicht.
GEDRAGSCODE ‘GEZOND VERSTAND, GEZOND GEWETEN’, juli 2016
3
Klantbelang centraal
Wij stellen het belang van de klant centraal. Dat
betekent onder andere dat:
• wij focus houden op de klantbehoefte: wij doen wat
voor de klant belangrijk is en bieden de klant geen
onnodige producten aan;
• wij onze producten daarom ontwerpen naar de
behoefte van de klant. Wij maken en houden
bijvoorbeeld de producten eenvoudig, veilig en
begrijpelijk;
• wij bankieren voor de klant écht makkelijk willen
maken voor een goede prijs.
Maar hoe zeer wij ook om onze klanten geven, wij
verlenen geen medewerking aan transacties of
opdrachten van klanten die strijdig zijn met de wet.
Denk bijvoorbeeld aan mogelijke belastingfraude,
criminele activiteiten of handelen met koersgevoelige
informatie.
lijn met deze Gedragscode ‘Gezond Verstand, Gezond
Geweten’ en zijn dan ook volledig geïntegreerd in deze
gedragscode & aanvullende gedragsregels.
Vakmanschap is meesterschap
Als professionele organisatie zijn wij ook continu alert
op ontwikkelingen in de markt.
Wij verwachten van jou dat je oplossingen bedenkt om
problemen aan te pakken, dat je weet wat er speelt op
je eigen vakgebied én continu investeert in de
benodigde kennis en vaardigheden. Wij verwachten
van jou dat jouw kennis en vakbekwaamheid zodanig
op peil zijn dat je je werkzaamheden op een goede
manier kunt uitvoeren.
Verdachte verzoeken of opdrachten van klanten
moeten direct gemeld worden bij de Leidinggevende,
via het meldpunt incidenten of bij de afdeling
Compliance.
Niet meewerken aan concurrentievervalsing
Wij maken onderling geen afspraken met andere
ondernemingen over bijvoorbeeld prijzen, verdeling
van klanten of het boycotten van leveranciers en/of
afnemers. Een afspraak maken met ondernemingen
die de concurrentie kan verhinderen, beperken of
vervalsen is verboden. Op sommige onderwerpen is
het noodzakelijk om afspraken te maken met andere
partijen. Zolang ze geen negatieve invloed op de
concurrentie kunnen hebben, is dat toegestaan.
Als je twijfelt of bepaalde afspraken gemaakt mogen
worden neem dan contact op met de afdeling
Compliance.
Bankierseed afleggen
Als medewerker van de Volksbank N.V. leg je de
bankierseed af en onderwerp je je aan het tuchtrecht.
Hiermee ben je persoonlijk verantwoordelijk voor het
naleven van de sectorbrede gedragsregels en ben je
aanspreekbaar op je gedrag voor de samenleving als
geheel. Deze sectorbrede gedragsregels zijn geheel in
GEDRAGSCODE ‘GEZOND VERSTAND, GEZOND GEWETEN’, juli 2016
4
2. Zorgvuldig met informatie en
bedrijfsmiddelen
Informatie deel je, maar niet met iedereen
Ons bedrijf is een informatiebedrijf bij uitstek. Naast
onze eigen bedrijfsgegevens beheren wij veel
vertrouwelijke informatie van onze relaties. Wij
verwerken bepaalde persoonsgegevens alleen als dat
is toegestaan. Sommige informatie (zoals geloof,
seksuele geaardheid en lidmaatschap van een
vakbond) leggen we helemaal niet vast, ook niet in
gespreksnotities. Klanten vertrouwen erop dat die
persoonsgegevens en financiële gegevens bij ons in
veilige handen zijn. Wij gaan hier dus altijd
zorgvuldig mee om. Dit betekent onder andere dat wij
geen vertrouwelijke informatie over klanten zonder
hun toestemming aan een derde geven. Wij geven
informatie over klanten alleen aan anderen als dat
moet van de wet of de rechter of als er andere
rechtvaardigingsgronden zijn. Dit betekent ook dat wij
in ons werk geen misbruik maken van informatie die
we hebben.
Als je vragen van journalisten krijgt over de gang van
zaken bij ons bedrijf, dan verwijs je altijd direct door
naar de afdeling Communicatie.
Internet en e-mail met verstand
Voor al het internet- en e-mailverkeer geldt dat de
informatie, bezittingen en reputatie van ons bedrijf
gewaarborgd moeten blijven. Internet is een open
netwerk. Dit betekent niet alleen dat iedereen toegang
tot het internet heeft, maar ook dat de gegevens die
via internet worden verspreid voor veel personen
toegankelijk zijn. Het is niet toegestaan om
vertrouwelijke informatie of correspondentie via
internet te versturen, zonder de daarvoor
voorgeschreven beveiliging te gebruiken. Gebruik
e-mail en internet in beginsel alleen voor zakelijke
doeleinden. Het is verboden deze middelen te
gebruiken voor handelingen die in strijd zijn met de
wet, de goede zeden, de openbare orde en onze
‘gouden regels’ voor informatiebeveiliging.
Behandel koersgevoelige informatie op
voorgeschreven wijze
Je dient zowel zakelijk als privé uiterst zorgvuldig om
te gaan met alle beschikbare informatie die je uit
hoofde van je functie verkrijgt. Je mag informatie niet
misbruiken, ongeoorloofd bekend maken of delen met
derden. Indien je over een informatievoorsprong
beschikt, mag je deze voorsprong nooit gebruiken om
een persoonlijk voordeel (proberen) te behalen. Dit
geldt met name voor privé-beleggingstransacties in
bijvoorbeeld effecten, spaarvormen, onroerende
zaken, edele metalen of (vreemde) valuta. Je mag niet
met koersgevoelige of vertrouwelijke informatie
handelen. Wie over koersgevoelige informatie
beschikt, moet dat melden bij de afdeling Compliance
en een geheimhoudingsverklaring tekenen.
Zakelijke middelen voor zakelijk gebruik
Alle bedrijfsmiddelen die wij onze medewerkers
aanbieden zijn in beginsel alleen voor zakelijk gebruik.
Iedereen heeft de plicht om zorgvuldig om te gaan
met:
• bedrijfsmiddelen, zoals computers, mobiele
telefoons, kantoorartikelen, toegangspassen; en
• het maken en/of declareren van kosten.
Zuinig omgaan met ons milieu
Ons bedrijf hecht grote waarde aan zorg voor het
milieu. Wij streven naar kostenverlaging door gebruik
te maken van producten en processen die
minder grondstoffen en energie vragen en minder
afval opleveren. Wij verwachten ook dat jij bijdraagt
aan een beter milieu. Ga bijvoorbeeld zuinig om met
papier en energie en beperk en scheid afval.
GEDRAGSCODE ‘GEZOND VERSTAND, GEZOND GEWETEN’, juli 2016
5
3. Privé en zakelijk scheiden
Voorkom belangenverstrengeling
Binnen ons bedrijf hanteren wij als regel: houd werk
en privé gescheiden en voorkom zelfs de schijn van
belangenverstrengeling. Dit geldt ook voor alle
zakelijke relaties, zoals klanten, leveranciers en
intermediairs. Het is bijvoorbeeld verboden
privé-transacties aan te gaan met leveranciers van ons
bedrijf onder andere voorwaarden dan deze
leverancier hanteert voor reguliere klanten. Voor
bekenden of familie doe je geen zaken; deze draag
je over aan collega’s. Je collega’s bied je geen andere
voorwaarden aan bij afname van een product
van onze bedrijfsonderdelen dan die gelden voor
reguliere klanten (met uitzondering van officiële
personeelscondities). Meld mogelijke
belangenverstrengeling altijd bij je leidinggevende.
Vermijd iedere (schijn van) vermenging van zakelijke
en privé belangen die te maken heeft met (privé)
beleggingstransacties.
In privé niet beleggen in effecten van SNS Bank
Vanuit de verbondenheid met onze missie en
ambitie past het niet dat wij als medewerker beleggen
in effecten van de Volksbank. Daarom beleggen wij in
privé niet in effecten van de Volksbank zoals obligaties.
Zo willen wij duidelijk maken dat de belangen van de
klant niet benadeeld kunnen worden door een
mogelijk persoonlijk financieel belang van ons en
vermijden wij (de schijn van) belangenverstrengeling.
Het verbod geldt voor transacties op eigen naam van
de medewerker en rekeningen waartoe deze
gerechtigd of gemachtigd is (bijvoorbeeld van
kinderen, ouders of eigen BV).
Relatiegeschenken niet zonder meer aannemen
of weggeven
Wij streven naar tevreden en langdurige relaties, zowel
met onze klanten als met onze leveranciers en andere
partijen met wie wij werken. Van jou wordt verwacht
dat je je contacten kent en weet met wie je werkt. Juist
het persoonlijke element is hierin ook belangrijk,
zakelijk en professioneel maar niet kil en afstandelijk.
Relatiegeschenken (zoals eindejaarsgeschenken,
cadeaus voor jubilea, reizen en evenementen) mag
je - onder voorwaarden - aannemen als blijk van een
goede relatie of deelname aan het relatienetwerk,
maar ze mogen je onafhankelijkheid niet beïnvloeden
en moeten in verhouding staan tot de relatie. Kijk
bijvoorbeeld kritisch naar het moment waarop je het
relatiegeschenk krijgt (net voor of lang na een
onderhandeling), de waarde van het cadeau en de
mogelijke bedoeling van de gever. Bespreek een
aangeboden relatiegeschenk altijd met je
leidinggevende, zodat jullie samen kunnen bepalen of
je het relatiegeschenk kunt accepteren. Er mag geen
sprake zijn van de (schijn van) belangenverstrengeling.
Dit geldt ook voor relatiegeschenken die je weggeeft.
Het is niet toegestaan om contanten of tegoedbonnen
die direct inwisselbaar zijn voor geld in ontvangst te
nemen of te geven.
Kom je in een situatie waarin je twijfelt? Bespreek dit
dan met je leidinggevende, zodat jullie samen kunnen
bepalen of er een risico op (schijn van) belangenverstrengeling kan ontstaan. Dit geldt ook voor relatiegeschenken die je weggeeft.
Houd je aan de regels ten aanzien van het weggeven
van relatiegeschenken welke gelden bij jouw
bedrijfsonderdeel.
Nevenactiviteiten als het kan
Wij waarderen het als medewerkers zich inzetten voor
de maatschappij. Dit mag alleen niet in strijd zijn met
ons bedrijfsbelang. Naast je functie bij de Volksbank
mag je nevenactiviteiten uitoefenen, als je hiervoor
toestemming van je leidinggevende hebt. De
nevenactiviteit mag niet leiden tot (de schijn van)
belangenverstrengeling. Om (de schijn van)
belangenverstrengeling te voorkomen, moet je de
afspraken voor het hebben van nevenactiviteiten
volgen.
GEDRAGSCODE ‘GEZOND VERSTAND, GEZOND GEWETEN’, juli 2016
6
Wat te doen bij een dilemma?
Wij verwachten van jou dat je de Gedragscode kent en
ernaar handelt. Helaas is de praktijk niet altijd even
zwart-wit: er is vaak niet zomaar één haarscherpe
grens van wat wel en niet kan en mag. Om met dit
grijze gebied om te kunnen gaan, is het handig dit
stappenplan te volgen:
1. Breng situatie en belanghebbenden in beeld
Wat is het dilemma, wie spelen hierin een rol en welke
belangen spelen er?
2. Wat zijn de regels?
Kijk of er regels en/of processen zijn beschreven voor
deze situatie.
3. Overleg met leidinggevende en collega’s
Welke kijk hebben zij op het probleem en welke
mogelijke oplossingen zien zij?
Wat vinden zij van jouw denkrichting?
4. Zet alle mogelijke oplossingen op een rij
inclusief alle plussen en minnen
Bij twijfel bel de Compliance Officer van je
bedrijfsonderdeel.
5. Neem een beslissing
Beslis op basis van alle informatie welke oplossing je in
dit specifieke geval kiest.
Bedenk dat het kenmerk van een dilemma nu juist is
dat je niet altijd én de klant én de organisatie én jezelf
én andere partijen tevreden kunt stellen.
6. Koppel terug
Bespreek na afloop je beslissing met de
leidinggevende en collega’s. Gebruik het als
leermoment.
GEDRAGSCODE ‘GEZOND VERSTAND, GEZOND GEWETEN’, juli 2016
7
Algemene uitgangspunten
Bij de Gedragscode ‘Gezond Verstand, Gezond
Geweten’ en bij de aanvullende gedragsregels behoren
‘algemene uitgangspunten’. Lees deze zorgvuldig door,
want deze zijn niet vrijblijvend.
Je vindt deze algemene uitgangspunten bij de
aanvullende gedragsregels op iD.
GEDRAGSCODE ‘GEZOND VERSTAND, GEZOND GEWETEN’, juli 2016
8