kunt u de e-factuur al ontvangen?

PIANOo-congres 2017
Kunt u de e-factuur al
ontvangen?
Kornelis Drijfhout
WIJZIGING AANBESTEDINGSWETGEVING
Op basis van de Europese richtlijn 2014/55/EU moeten
aanbestedende diensten en speciale-sectorbedrijven voor
overeenkomsten waarop de aanbestedingsrichtlijnen of
concessierichtlijn van toepassing zijn, elektronische
facturen (e-facturen) kunnen ontvangen en verwerken
die voldoen aan de EU-norm en lijst van syntaxen.
Deze eisen worden met de wijziging van de
Aanbestedingswetten en Aanbestedingsbesluiten
geïmplementeerd.
Internetconsultatie van 17 mei tot 14 juni 2017
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
2
DOEL WERKATELIER
•
•
•
•
•
•
•
Wijziging aanbestedingswet
Europese Norm
ICT inrichting
Inkoopvoorwaarden
On-boarding toeleveranciers
Stappen plan implementatie
Programmabureau e-facturen
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
3
AANBESTEDINGSWETGEVING
• Wie?
> aanbestedende diensten & speciale-sectorbedrijven
• Wat?
> verplicht om e-facturen te ontvangen en te verwerken
> als gevolg van een overeenkomst op basis van de
aanbestedingsrichtlijnen of concessierichtlijn
> boven de geldende Europese drempelbedragen
> die voldoet aan de Europese norm
> gescande PDF is geen e-factuur
• Wanneer?
> 18 maanden nadat Europese norm is gepubliceerd
> verwachting december 2018
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
4
AANBESTEDINGSWETGEVING
• Waarom?
>
>
>
>
>
>
>
handelsbelemmeringen weg te nemen
gebrek aan interoperabiliteit oplossen
de voordelen van tijd- en kostenbesparingen te proeven
minder milieubelastend zijn
vermindering van administratieve lasten door te voeren
innovatieve diensten (zoals ketenfinanciering) mogelijk maken
facturen sneller te betalen
• Waarom eigenlijk niet?
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
5
EUROPESE NORM FACTUUR
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
6
EUROPESE NORM FACTUUR
Semantisch data model
Gebruik specificaties
Factuur met
maximaal 150 velden
in XML formaat
Syntax
UBL
Syntax
UN/CEFACT
Richtlijn voor domein extensies
Aanbevelingen voor ICT inrichting
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
7
ICT INRICHTING – 1 OP 1 AANSLUITINGEN
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
8
ICT INRICHTING – CENTRALE HUB
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
9
ICT INRICHTING – NETWERK
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
10
ICT INRICHTING (CENTRALE OVERHEID)
• 59 Rijksdiensten aangesloten op DigiPoort
• UBL-OHNL -> EU Norm
• Toeleveranciers verplicht efactuur te zenden (1 jan)
> Via SimplerInvoicing netwerk
> Via aansluting op DigiPoort
> Via klantportaal
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
11
ICT INRICHTING (MEDEOVERHEDEN)
• Aansluiten op SimplerInvoicing netwerk
• UBL-SI -> EU Norm
• Toeleveranciers uitnodigen efactuur te zenden
> Via SimplerInvoicing netwerk
> Via klantportaal
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
12
INKOOPVOORWAARDEN
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
13
INKOOPVOORWAARDEN (CENTRALE OVERHEID)
ARIV 2014
10.2 Leverancier verzendt de factuur elektronisch zodat deze met
inachtneming van de door Koper gegeven specificaties elektronisch
kan worden ontvangen en verwerkt.
bron:
http://wetten.overheid.nl/BWBR0035022/2014-04-05#Bijlage2 dd. 28/06/2016
https://www.pianoo.nl/document/9580/algemene-rijksinkoopvoorwaarden-2014-ariv-2014voorwaardentekst-meezendversie dd. 28-06-2016
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
14
INKOOPVOORWAARDEN (WATERSCHAPPEN)
AWIV-2016
10.3. Leverancier verzendt de factuur elektronisch zodat deze met
inachtneming van de door Koper gegeven specificaties elektronisch
kan worden ontvangen en verwerkt.
AWVODI-2016
17.2. Opdrachtnemer verzendt de factuur elektronisch zodat deze met
inachtneming van de door Opdrachtgever gegeven specificaties
elektronisch kan worden ontvangen en verwerkt.
AWBIT-2016
14.3. Wederpartij verzendt de factuur elektronisch zodat deze met
inachtneming van de door Opdrachtgever gegeven specificaties
elektronisch kan worden ontvangen en verwerkt.
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
15
INKOOPVOORWAARDEN (PROVINCIES)
AIV Provincies 2015
Geen verwijzing naar de e-factuur.
Wordt meegemomen in de herziening voor 2017
Bron:
https://www.provincieutrecht.nl/publish/library/681/algemene_inkoopvoorwaarden_provincies_2015_voor_lever
ingen_en_diensten.pdf
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
16
INKOOPVOORWAARDEN (GEMEENTEN)
VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en
diensten
Elektronisch factureren - De gemeente ontvangt bij voorkeur
elektronische facturen. Deze facturen moeten voldoen aan door de
gemeente te stellen aanvullende eisen voor elektronische verwerking.
Toelichting - De elektronische factuur moet voldoen aan de in artikel 18
genoemde eisen. Daarnaast moet de elektronische factuur voldoen aan
aanvullende eisen voor elektronische verwerking. De gemeente kan
deze eisen vermelden in de overeenkomst. Dit kan ook in de
offerteaanvraag.
bron:
https://vng.nl/onderwerpenindex/recht/aanbesteden/nieuws/bevorderen-van-digitaalfactureren-vng-advies dd. 27-06-2016
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
17
INKOOPVOORWAARDEN (GEMEENTEN)
GIBIT
Artikel 9. Vergoeding, facturatie en betaling
9.3 Een factuur dient te voldoen aan de wettelijke eisen alsmede de
eisen die in de Overeenkomst worden gesteld.
9.5 Leverancier verzendt de factuur elektronisch overeenkomstig de
geldende eisen voor facturatie zoals opgenomen in de Gemeentelijke
ICT-kwaliteitsnormen, tenzij anders tussen partijen overeengekomen.
bron:
https://www.kinggemeenten.nl/GIBIT dd. 19-05-2017
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
18
UITNODIGEN OF VERPLICHTEN?
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
19
DE ROUTE VAN DE FACTUUR
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
20
IS DE E-FACTUUR TE VEEL GEVRAAGD?
• proportioneel, niet discriminerend?
• in redelijke verhouding tot het gevraagde?
• leidt niet tot volledige uitsluiting van toeleveranciers?
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
21
DE E-FACTUUR IS ALGEMEEN
< 10 facturen per jaar?
Klantportaal
10 – 1.000 facturen per jaar?
Boekhoudpakket aangesloten op
netwerk
> 1.000 facturen per jaar?
Direct aangesloten op netwerk
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
22
ONBOARDING TOELEVERANCIERS
• On-boarden leveranciers - toolkit
> Visie bepalen (en uitdragen)
> Aansluitplan on-boarding - Inkoop betrekken.
> Inkoopvoorwaarden aangepast.
> Toeleveranciers identificeren + selecteren
> Opstellen leveranciersbrief / leaflet / bijsluiter e-facturen
> Extern simpel communiceren
> Procesbegeleiding / contactpersoon voor leveranciers
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
23
WAT BETEKENT DIT VOOR MIJN ORGANISATIE?
• IT systemen op orde
• Financiële processen op orde
• Inkoopvoorwaarden op orde
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
24
STAPPENPLAN E-FACTUREREN
1. Initiëren project
2. Situatiebeschrijving
3. Bepalen veranderstappen
4. Uitvoering tijdens project
5. Uitvoering na project
•
https://www.pianoo.nl/themas/elektronischfactureren/handreikingen-e-factureren/stappenplanimplementatie-e-factureren
6. Evaluatie na project
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
25
PROGRAMMABUREAU E-FACTUREREN
> Thema e-factureren op PIANOo website
> Hulpmiddelen: documenten en handreikingen zoals
een business case, plan van aanpak, checklist PvE,
> Organisatie regiobijeenkomsten,
> Expertgroep met medeoverheden, toeleveranciers,
ICT-dienstverleners.
> IT service providers: EU subsidieaanvraag (CEF-Call
e-Invoicing)
> Toeleveranciers: project ketenactivatie
> Implementatiemonitor (voortgang e-factureren bij
medeoverheden).
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
26
HELPDESK E-FACTUREREN
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
27
SAMENVATTING WERKATELIER
•
•
•
•
•
•
•
Wijziging aanbestedingswet
Europese Norm
ICT inrichting
Inkoopvoorwaarden
On-boarding toeleveranciers
Stappen plan implementatie
Programmabureau e-facturen
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
28
Hartelijk dank voor uw aandacht!
www.pianoo.nl/e-factureren
[email protected]
070-379 82 89
https://procurement-forum.eu/
Kunt u de e-factuur al ontvangen?
29