B3 Parochiesecretariaat - Bisdom `s

Het parochiesecretariaat is het centrale adres in de parochie, waar op bepaalde tijden iedereen
met allerlei vragen terecht kan. Als gastvrouw/-heer vormt zij een schakel tussen parochie en
parochiegemeenschap en staat zij ten dienste van pastoor, pastoraal team, bestuur,
vrijwillig(st)ers en parochianen.
In haar ondersteuning werkt het secretariaat mee aan het opbouwen van een levende
gemeenschap van gelovigen.
Ook een nieuwe parochie vraagt een vast punt waar (communicatie)lijnen samenkomen. Het is
eigenlijk niet goed voorstelbaar dat een nieuwe parochie goed kan functioneren zonder
ondersteuning vanuit één centraal parochiesecretariaat. De vorming van een nieuwe parochie is
bedoeld om krachten te bundelen, niet alleen ambtsdragers, pastorale beroepskrachten en
bestuursleden, maar ook krachten ten behoeve van het secretariële werk.
Het parochiecentrum zou een centrale plaats - een open huis - moeten zijn, met hoge bereikbaarheid
en grote herkenbaarheid.
 centraal in de parochie gelegen;
 bereikbaar door vaste openingsuren;
 herkenbaar door een vaste bezetting;
 open huis met ontmoetings- en opvangfuncties. Een plaats waar ieder welkom is, waar mensen
terecht kunnen met hun vraag, boodschap of nood, voor ontmoeting en om te vergaderen.
De mogelijke taken van zo'n parochiesecretariaat zijn in de volgende paragrafen verder uitgewerkt.
taken:
Bereikbaarheid
Van
kennis/vaardigheden:
dag tot en met
dag
is de pastorie van
tot
uur
bereikbaar voor alle mogelijke vragen en/of informatie, zoals:
 voeren van inkomende en uitgaande telefoongesprekken
 ontvangen van mensen
 postbus en doorgeefluikfunctie
 informatie parochieactiviteiten
 registreren van misintenties,
 huwelijken, jubilea en andere bijzondere vieringen
 afspraken regelen voor de pastoraal team
Administratie
 de inkomende post sorteren, zo nodig doorlezen en distribueren
naar pastoor, pastoraal team, bestuur, werkgroepen
 uitgaande post
→ sociale houding
→ discretie
→ weten wat naar wie moet
→ beschikken over alle info
→ waar te vinden, wat te doen
→ agenda pastor
weten waarheen en hoe
→ weten wat naar wie moet
B3 PAROCHIESECRETARIAAT
B3 PAROCHIESECRETARIAAT
kennis/vaardigheden:
 bijhouden van registers en administratieve afwikkeling van
dopen (afgifte doopbewijzen), huwelijken, uitvaarten,
misintenties.
 Het bijhouden van de kerkledenadministratie, rapportages
maken, info verstrekken
 het bijhouden van de financiële administratie
 -bijhouden voorraden
→ waar te vinden, wat te doen
Eventueel afstemming / agendering
 organisatie van uitvaarten (priester zoeken; avondwakegroep en
koor waarschuwen etc.)
 bijhouden van de parochiële jaaragenda (overzicht van alle
activiteiten)
 verzorgen van rooster voor misdienaars, lectoren,
schoonmaakploegen
 beheer van kerk-/vergaderruimte voor bijeenkomsten, repetities
etc.
Ondersteunende diensten
 type, kopieer, stencilwerk
 documentatie bijhouden t.b.v. werkgroepen (materialen
archiveren, bestellen etc.)
 het op verzoek van anderen (pastoraal team, koster, bestuur)
doen van bestellingen, servicebeurten, kleine reparaties of bellen
om een vakman
 in voorkomende gevallen het doen van kleine boodschappen of
(laten) rondbrengen van post etc.
 -(laten) bewaren van sleutels van de kerk
→ omgaan met computer,
kennis van boekhouden
→ waar te vinden, wat te doen
→ weten wie waar en hoe
→ beschikken over alle info
→ beschikken over alle info
→ waar te vinden, wat te doen
→ bediening apparaten
→ weten waarheen en hoe
→ weten wat naar wie moet
→ waar te vinden, wat te doen
Voorwaarden
 eenvormigheid in aanpak van zaken en duidelijke afspraken;
 bijhouden van afspraken (dagboek en logboek);
 duidelijke relatie en afspraken met pastoor, pastoraal team en parochiebestuur.
Voordelen van een centraal parochiesecretariaat
De belangrijkste argumenten om tot een centraal parochiesecretariaat te komen zijn:
 ondersteuning op parochieniveau van het pastoraal team, het bestuur en wellicht een aantal
werkgroepen;
 ontlasting van de werkzaamheden van het pastoraal team;
 verhoging van efficiëntie;
 vergroting van de dienstverlening;
 vergroting van de dagelijkse bereikbaarheid.
B3 PAROCHIESECRETARIAAT
taken:







doop van een kind
1e communie doen (aannemen)
vormsel
inschrijven in de parochie
uitschrijven uit de kerk
melden verhuizing
katholiek worden
 aanvraag doopbewijs
 huwelijk
 scheiden/nietig verklaring huwelijk
 misintentie opgeven (jaargedachtenis)
 een gift aan de parochie
Daarnaast is een lijst van contactpersonen en informatieadressen onmisbaar. Denk hierbij naast
alle ‘interne’ nummers van mensen uit de parochie en/of het parochieverband, ook aan de
deken, bisdom, andere kerkgenootschappen, plaatselijke raad van kerken, ziekenhuis, politie en
brandweer e.d.
Vaak ligt er naast de draaiboekenmap ook een schrift waarin het logboek te vinden is. Degene
die 'dienst' heeft gehad laat aan degene die de volgende beurt heeft, weten wat er gedaan is en
wat van belang is om verder te kunnen. Door het standaardiseren van werkzaamheden is het
heel goed mogelijk met meerdere personen een klus te klaren en als parochie te voorzien in een
goede bereikbaarheid en continuïteit in de begeleiding.
B3 PAROCHIESECRETARIAAT
Draaiboeken en procedures
De gang van zaken in de parochie, maar ook op het secretariaat, is gebaat bij een efficiënte en
vlotte afwerking van vragen. Op de meeste secretariaten zie je mappen liggen met daarin
uitgewerkte draaiboeken voor veelvoorkomende werkzaamheden.
Een map met procedures en draaiboeken met daarin informatie over ‘hoe te antwoorden’ en
‘wat te doen’ is een belangrijk hulpmiddel voor het werk van het secretariaat. Hiermee wordt
gezorgd voor constante kwaliteit in de ‘dienstverlening’, maakt het werk goed overdraagbaar en
het voorkomt vergissingen en omissies.
Hieronder volgt een lijst van onderwerpen die onder meer in aanmerking komen voor opname
in een proceduremap. De concrete invulling van de stappen dient ter plekke uitgewerkt te
worden.
Hoe te handelen bij……
 uitvaart en begrafenis/crematie
 ziekenzalving
 gesprek met een zielzorger
 biecht
 wijwater/voorwerpen wijden of zegenen
 adequaat en goedgekeurd meubilair:
+ bureau(‘s)
+ bureaustoel(en)
+ kasten
 telefoon(centrale) en toegang tot communicatienetwerken
+ internet
+ telefoon
 pc(’s) met netwerkvoorziening
+ software (o.a. navision)
+ printer
+ eventueel andere randapparatuur (scanner)
 abonnement
+ telefoon
+ e-mail en internet
 kopieerapparaat
eventueel andere reproapparatuur en voorzieningen voor vergaren en binden
 kantoorartikelen
+ papier, formulieren, enveloppen
+ archiefbenodigdheden
B3 PAROCHIESECRETARIAAT
Inrichting en voorzieningen
Medewerk(st)ers in een parochiesecretariaat (of zij nu op vrijwillige basis hun inspanningen
leveren of als professional) verdienen een voor hun taak geschikte ruimte en passende
hulpmiddelen. Bij de keuze van een ruimte moet bedacht worden hoeveel mensen er tegelijk
moeten kunnen werken. Het is verstandig de regels die de ARBO stelt voor de inrichting van
een werkplek, als leidraad te nemen.
Indien mogelijk zal een ruimte in de nabijheid van de entree de voorkeur verdienen. Dat maakt
dat het secretariaat goed vindbaar is. Over het algemeen geldt dat werk- en gebruiksruimten in
de omgeving van de ingang de veiligheid in een gebouw verhogen. Er is dan ‘toezicht’.
IN DE NIEUWE PAROCHIE
Algemene omschrijving.
Het parochiesecretariaat is het centrale adres in de parochie, waar op bepaalde tijden iedereen
met allerlei vragen terecht kan. Als gastvrouw/-heer vormt zij een schakel tussen parochie en
parochiegemeenschap en staat zij ten dienste van pastoraal team, bestuur, vrijwillig-st-ers en
parochianen.
In haar ondersteuning werkt het secretariaat mee aan het opbouwen van een levende
gemeenschap van gelovigen.
Doel en positie.
Het parochiesecretariaat heeft als doel ondersteuning te geven aan het werk van de pastoor,
pastoraal team, bestuur en werkgroepen.
In de organisatie van de nieuwe parochie maakt het secretariaat deel uit van de groepen die
actief zijn op het vlak van voorwaardenscheppende activiteiten (gemeenschapsopbouw).
Functioneren
Het parochiesecretariaat ontvangt haar opdracht van en functioneert onder verantwoordelijkheid
van het bestuur van de nieuwe parochie.
Functies en taken.
Het secretariaat is verantwoordelijk voor het uitvoeren van een drietal functies met bijbehorende
taken.
 het verschaffen van informatie en het bevorderen van interne en externe communicatie;
 het coördineren van activiteiten die in de parochie worden uitgevoerd. Het gaat hier om o.a.
het bijhouden van de parochieagenda, het beheer van vergaderruimten en het coördineren bij
uitvaarten.
 het verzorgen van allerhande administratieve werkzaamheden: post, correspondentie,
ledenadministratie, enz.
Over de hieraan verbonden taken zoals omschreven in de bijlage beslist de pastoor of het
bestuur.
Samenstelling.
DE WERKGROEP SECRETARIAAT BESTAAT UIT EEN AANTAL PERSONEN DIE OP BEPAALDE
TIJDEN (HIERVOOR WORDT EEN DIENSTROOSTER OPGESTELD) HET SECRETARIAAT
BEMENST. EEN VAN HEN IS CONTACTPERSOON EN VERANTWOORDELIJK VOOR HET GOED
FUNCTIONEREN VAN DE WERKGROEP.
DE LEDEN VAN DEZE WERKGROEP ZIJN VRIJWILLIG ACTIEF EN WORDEN GEVRAAGD VOOR
EEN BEPAALDE PERIODE, DIE DAARNA OPNIEUW VERLENGD KAN WORDEN. WANNEER HET
NIET HAALBAAR IS OM HET PAROCHIESECRETARIAAT MET VRIJWILLIGERS TE BEMENSEN
B3 PAROCHIESECRETARIAAT
MODEL FUNCTIEOMSCHRIJVING VAN EEN PAROCHIESECRETARIAAT
DAN KUNNEN DOOR HET BESTUUR, INDIEN FINANCIEEL VERANTWOORD, OOK BETAALDE
KRACHTEN WORDEN INGEZET.
Verzoek oprichting