1e aanmaning (brief) - Administratiecollectief

STRIKT VERTROUWELIJK
De heer/Mevrouw* (naam)
(Straat)
(Postcode en woonplaats)
Datum:
(datum)
Ons kenmerk:
(kenmerk)
Behandeld door: (naam)
Betreft: aanmaning1
Geachte heer/mevrouw* (naam),
Uit onze administratie is gebleken dat u tot op heden niet heeft voldaan aan uw betalingsverplichting
ten bedrage van € (bedrag), welke verplichting voortvloeit uit de verrichte diensten zoals
gespecificeerd in bijgevoegde kopie van de factuur d.d. (datum) en nummer (factuurnummer).
De betalingstermijn van de factuur is (aantal) dagen. Deze fatale termijn is reeds verstreken2. Als
gevolg van het verstrijken van deze termijn bent u op grond van artikel (...) van de algemene
1
Deze model brief vormt een aanmaning in de zin van artikel 6:96 BW en kan worden gebruikt in de uitoefening van uw eigen
adviespraktijk, maar kan ook als voorbeeld dienen voor uw cliënten. Indien u echter uw schuldenaar enkel wenst te herinneren
aan het feit dat betaling nog niet heeft plaatsgevonden, kunt u gebruik maken van de modelbrief incasso 1:
betalingsherinnering. Let op: op 1 juli 2012 is in werking getreden de Wet Normering Incassokosten. Deze incassowetgeving is
dwingendrechtelijk van aard voor particuliere wederpartijen (consumenten). Wordt gehandeld met een professionele wederpartij
(bedrijf) dan is deze wetgeving van toepassing, tenzij de leverancier/dienstverlener anders is overeengekomen (bij
overeenkomst of in algemene voorwaarden). Vanzelfsprekend staat het de leverancier/dienstverlener vrij om bij het aangaan
van een overeenkomst of door aanpassing van algemene voorwaarden aansluiting te zoeken bij de Wet Normering
Incassokosten. De juridische modellenbank bevat twee rubrieken: ‘incasso zakelijk’ en ‘incasso particulier’. Indien schuldenaar
een consument c.q. particulier is, dan dient u gebruik te maken van de modelbrieven die zijn opgenomen onder de rubriek
‘incasso particulier’. Wordt gehandeld met een professionele wederpartij en zijn de professionele wederpartijen
overeengekomen aansluiting te zoeken bij de Wet Normering Incassokosten of zijn de professionele partijen niets
overeengekomen met betrekking tot incassokosten, dan kan eveneens gebruik worden gemaakt van dit model.
2
De betalingstermijn wordt normaliter vermeld op de factuur, maar is veelal ook onderwerp van een overeenkomst en/of maakt
deel uit van de algemene voorwaarden. Let op: uitsluitend indien de algemene voorwaarden op de juiste wijze worden
gehanteerd kan op deze voorwaarden door schuldeiser een beroep worden gedaan! Een betalingstermijn is in beginsel een
fatale termijn. Het verzuim treedt in zonder dat een ingebrekestelling is vereist. De termijnstelling kan zijn opgenomen in de
algemene voorwaarden of in de overeenkomst die partijen zijn aangegaan. Daarin kan zijn vastgelegd dat de gestelde termijn
een fatale termijn is. Het niet nakomen door schuldenaar binnen de gestelde termijn leidt er alsdan toe dat schuldenaar door het
enkele verstrijken van de termijn in verzuim is. Is het feit dat het verstrijken van de termijn leidt tot verzuim niet of niet voldoende
vastgelegd, dan wel niet goed overeengekomen, dan dient schuldenaar eerst in gebreke te worden gesteld. Dit kan bijvoorbeeld
incasso 3: aanmaning '14-dagen brief’(brief)_010714
1
bepalingen/(...) van de overeenkomst/het schrijven3 d.d. (datum)* in verzuim. Wij verzoeken u uiterlijk
binnen veertien dagen na dagtekening en dus voor (datum4) het openstaande factuurbedrag over te
maken op rekeningnummer (nummer) t.n.v. (naam) onder vermelding van het factuurnummer.
(Optie in rekening te brengen incassokosten zijn gelijk aan de incassokosten welke op basis van de
wettelijke regeling in rekening mogen worden gebracht)**5
Wij wijzen u er op dat indien u binnen de gestelde termijn van 14 dagen6 niet tot betaling overgaat wij
buitengerechtelijke incassokosten in rekening zullen brengen. De incassokosten bedragen € (bedrag)
en zijn als volgt berekend: (berekening toevoegen volgens de staffel). Dit bedrag is gelijk aan de
hetgeen op basis van de wettelijke regeling aan u in rekening mag worden gebracht.
aan de orde zijn, omdat de gehanteerde algemene voorwaarden niet correct aan schuldenaar ter hand zijn gesteld. Hiervoor
kunt u gebruik maken van de model brief ingebrekestelling.
Let op: voordat u deze aanmaningsbrief kunt verzenden, moet aan de voorwaarde zijn voldaan dat schuldenaar in verzuim is!
3
Met dit schrijven wordt de schriftelijke ingebrekestelling bedoeld. (Zie modelbrief incasso 2: ingebrekestelling)
4
Aannemende dat er sprake is van verzuim dient in deze brief aan schuldenaar nog een termijn van minimaal veertien dagen,
welke termijn aanvangt de dag na de dagtekening van de aanmaning, te worden verstrekt om te betalen. Zoals reeds
aangegeven kan van deze termijn niet ten nadele van consumenten worden afgeweken.
5
De vergoeding voor de incassokosten moeten in overeenstemming zijn met de maximale incassokosten die voortvloeien uit de
algemene maatregel van bestuur. Verifieer altijd de laatst geldende staffel. Op 1 juli 2012 geldt de volgende staffel:

Er geldt een minimum van € 40,--.

Over de eerste € 2.500 kan 15% worden berekend;

Over de volgende 2.500 kan 10% worden berekend;

Over de volgende € 5.000 kan 5% worden berekend;

Over de volgende € 190.000 kan 1% worden berekend;

0,5% kan over het meerdere van de hoofdsom worden berekend met een maximum van € 6.775,--.
Op grond van de wettelijke bepaling bent u verplicht uw schuldenaar te informeren over het bedrag dat als vergoeding voor de
incassokosten in rekening zal worden gebracht. Ook dienen de maximale incassokosten die op basis van de wettelijke regeling
in rekening kunnen worden gebracht te worden vermeld, indien u niet de maximale incassokosten op grond van de wettelijke
regeling in rekening brengt. Dit kan bijvoorbeeld aan de orde zijn als u in een overeenkomst met uw schuldenaar dit bent
overeengekomen of in de algemene voorwaarden er een ander bedrag is bepaald. Let wel, indien uw schuldenaar een
consument is, mag het bedrag niet meer bedragen dan hetgeen op basis van de wettelijke regeling in rekening gebracht mag
worden.
6
Op 17 september 2013 heeft het gerechtshof Arnhem-Leeuwarden (ECLI:NL:GHARL:2013:6760) uitspraak gedaan op de
vraag of voor de verschuldigdheid door een consument van de vergoeding voor buitengerechtelijke kosten de verzending en
ontvangst van deze zogenaamde 14-dagen brief en het verstrijken van de in deze brief aangeduide termijn volstaat. Het Hof
heeft bepaald dat voor de verschuldigdheid van de kosten het niet nodig is dat nadere incassohandelingen (dus andere
incassohandelingen dan de verzending van deze 14-dagen brief) hebben plaatsgevonden. Op 23 oktober 2013 heeft de
Rechtbank Gelderland (ECLI:NL:GHARL:2013:6760) echter prejudiciële vragen gesteld aan de Hoge Raad over deze
verschuldigdheid, omdat zij de uitspraak van het Hof naast zich neer wil leggen. Op 13 juni 2014 heeft de Hoge Raad deze
vraag als volgt beantwoord (ECLI:NL:HR:2014:1405). Als de schuldeiser in redelijkheid tot het verrichten van
incassohandelingen is overgegaan en de in art. 6:96 lid 6 BW genoemde 14-dagen brief aan de consument-schuldenaar heeft
gestuurd, wordt bij uitblijven van de betaling binnen de termijn van veertien dagen de in het Besluit vergoeding voor
buitengerechtelijke incassokosten (lees: de staffel) genormeerde vergoeding voor buitengerechtelijke incassohandelingen door
de consument-schuldenaar verschuldigd, zonder dat de schuldeiser gehouden is daartoe nog nadere incassohandelingen te
verrichten.
incasso 3: aanmaning '14-dagen brief’(brief)_010714
2
(Optie 1)**7
Tevens wijzen wij u erop dat voornoemde incassokosten worden verhoogd met een percentage gelijk
aan het btw-percentage, zijnde ...%, omdat wij de inning van de vordering uit handen zullen geven aan
een derde en wij geen ondernemer zijn in de zin van artikel 7 van de Wet op de omzetbelasting 1968
en derhalve de btw niet kunnen verrekenen. Derhalve zullen de totale incassokosten € (...) bedragen.
(Optie 2)**
Tevens wijzen wij u erop dat voornoemde incassokosten worden verhoogd met een percentage gelijk
aan het btw-percentage, zijnde ...%, omdat de vordering betrekking heeft op een vrijgestelde prestatie
als bedoeld in artikel 11 van de Wet op de omzetbelasting 1968. Derhalve zullen de totale
incassokosten € (...) bedragen.
(Optie in rekening te brengen incassokosten zijn lager dan de incassokosten welke op basis van de
wettelijke regeling in rekening mogen worden gebracht)**
Wij wijzen u erop als u binnen de gestelde termijn van 14 dagen niet tot betaling overgaat wij
buitengerechtelijke incassokosten in rekening zullen brengen. Deze incassokosten bedragen
€ (bedrag). Tevens willen wij u erop wijzen dat de maximale incassokosten, welke wij op grond van de
wet aan u in rekening mogen brengen, € (bedrag) bedragen. Deze zijn als volgt berekend:
(berekening toevoegen volgens de staffel).
(Optie in rekening brengen van wettelijke rente op basis van art. 6:119, 119a en 120 BW)**
Tevens wijzen wij u er op dat wij op grond van het bepaalde in het Burgerlijk Wetboek gerechtigd zijn
om, bij gebreke van tijdige betaling, vanaf (datum verzuim) aan u de8 wettelijke rente in rekening te
brengen. Dit onverminderd ons recht om andere passende (rechts-)maatregelen jegens u te
ondernemen.
(Optie in rekening brengen van rente op basis van de algemene voorwaarden)**9
7
Op grond van de wettelijke regeling mag de vergoeding van de incassokosten worden verhoogd met een percentage dat
overeenkomt met een percentage als bedoeld in artikel 9 lid 1 Wet op de omzetbelasting 1968, indien schuldeiser voor de
verkrijging van voldoening buiten rechte gebruik maakt van een dienst als bedoeld in de Wet op de omzetbelasting 1968 ter
zake waarvan op grond van die wet omzetbelasting verschuldigd is en schuldeiser hem/haar in rekening gebrachte
omzetbelasting niet op grond van genoemde wet kan verrekenen en zulks nadrukkelijk verklaart en verklaart dat de kosten in
verband daarmee zijn verhoogd. Derhalve is deze optie bepaling toegevoegd. Het is bedoeld ter voorkoming van het feit dat
schuldeiser met kosten in verband met de btw wordt geconfronteerd op het moment dat hij/zij besluit de incasso van de
vordering uit handen te geven.
8
Indien schuldenaar in verzuim verkeert ten aanzien van een verbintenis tot betaling van een geldsom wordt de
schadevergoedingsverbintenis primair bepaald door de artikelen 6:119, 119a en 120 BW. De wegens vertraging verschuldigde
schadevergoeding wordt gefixeerd op de wettelijke rente, tenzij door schuldeiser een hogere rente werd bedongen, bijvoorbeeld
in de algemene voorwaarden. In dat geval kan deze optie verwijderd worden.
9
Hanteert schuldeiser bijvoorbeeld geen algemene voorwaarden dan heeft deze de mogelijkheid om de wettelijke rente in
rekening te brengen. Wij verwijzen hiervoor naar het bepaalde in de artikelen 6:119, 119a en 120 BW. Artikel 6:119a BW ziet
specifiek toe op de levering van goederen of diensten tussen professionals (de zogenaamde handelsovereenkomsten). De
Hoge Raad heeft op 28 juni 2013 (ECLI:NL:HR:2013:40) uitspraak gedaan over de vraag of over toegewezen
incasso 3: aanmaning '14-dagen brief’(brief)_010714
3
Tevens wijzen wij u er op dat wij gerechtigd zijn om, bij gebreke van tijdige betaling, aan u
overeenkomstig het bepaalde in onze algemene voorwaarden, vanaf (datum) rente in rekening te
brengen. Dit onverminderd ons recht om andere passende (rechts-)maatregelen jegens u te
ondernemen.
(Optie voor RB leden, gebaseerd op artikel 12 van het model algemene voorwaarden van het RB)**
Conform het bepaalde in de algemene voorwaarden verzoeken wij u (Optie 1 vooruitbetaling)** over te
gaan tot (gedeeltelijke) vooruitbetaling van een bedrag van € (bedrag),-- (Optie 2 zekerheid)** over te
gaan tot het stellen van zekerheid in de vorm van (…), teneinde te voorkomen dat wij ons
genoodzaakt zien onze dienstverlening op te schorten 10.
In uw eigen belang raden wij u dan ook dringend aan van het vorenstaande goede nota te nemen en
binnen voormelde termijn tot betaling over te gaan.
(Optie 1)**
Voor uw informatie, wij zenden u dit schrijven zowel "aangetekend", als per gewone post. Mochten
deze brief en uw betaling elkaar kruisen, dan kunt u dit verzoek tot betaling als niet verzonden
beschouwen. (Optie)** Tevens zenden wij een kopie van deze brief naar het e-mailadres: (emailadres).
(Optie 2)**
Mocht uw betaling reeds onderweg zijn, dan verzoeken wij u dit verzoek tot betaling als niet verzonden
te beschouwen.
Mocht u nog vragen hebben, dan vernemen wij deze uiteraard graag.
Met vriendelijke groet,
(naam)
* Verwijderen wat niet van toepassing is en onderstreping weghalen.
buitengerechtelijke kosten de wettelijke rente (art. 6:119 BW) dan wel de wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW) mag worden
gevorderd. De wettelijke handelsrente als bedoeld in art. 6:119a BW heeft uitsluitend betrekking op verplichtingen tot betalingen
uit handelsovereenkomsten. Een verplichting tot vergoeding van schade (zoals buitengerechtelijke kosten) kan daartoe niet
worden gerekend (ook al zien deze buitengerechtelijke kosten op een geschil inzake een handelsovereenkomst.) Rente over
schadevergoedingen dient dus altijd op grond van art. 6:119 BW te worden gevorderd.
10
Deze optiebepaling is gebaseerd op artikel 12 van de Algemene Voorwaarden zoals deze door het Register
Belastingadviseurs ter beschikking wordt gesteld en op 21 februari 2011 zijn gedeponeerd bij de Rechtbank Utrecht onder
nummer 51/2011. Let op: ook indien de opschorting in beginsel gerechtvaardigd is, kan de uitoefening daarvan in de gegeven
omstandigheden van het geval geheel of gedeeltelijk onaanvaardbaar zijn naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid.
incasso 3: aanmaning '14-dagen brief’(brief)_010714
4
** Verwijderen tekst van de optie die niet van toepassing is.
incasso 3: aanmaning '14-dagen brief’(brief)_010714
5