handreiking_vergoedingen_voor_afdelingsbestuurders

Handreiking vergoeding voor afdelingsbestuurders
LTO Noord afdelingen kunnen naar eigen inzicht, afhankelijk van de eigen situatie en wensen een
vergoedingsregeling vaststellen. De vergoedingen komen namelijk uit de kas van de eigen LTO Noord afdeling.
Bestuurders geven aan prijs te stellen op een leidraad. Deze notitie voor een vergoedingsregeling voor de
afdelingen van LTO Noord is bedoeld als een handreiking voor afdelingsbesturen bij de vaststelling van een
eigen declaratieregeling.
Uitgangspunten:
•
Een richtlijn voor het bedrag dat kan worden besteed aan de vergoedingen voor bestuurders wordt
begroot door de te verwachten contributie-inkomsten (A) te berekenen, dat is het aantal leden keer het
contributiebedrag. In de afgelopen jaren is gebleken dat de jaarlijkse begroting van de afdelingen globaal
vier hoofdposten kent:
bestuurskosten
ca. 55 %
ledenbijeenkomsten
ca. 30 %
scholing en kadervorming
ca. 5 %
pr en overige kosten
ca. 10 %
•
Het maximaal beschikbare budget bedrag voor bestuurskosten is dan 55% van bedrag (A) in een jaar.
Aan hoeveel bestuurders en in welke vorm (vacatievergoedingen, kilometervergoedingen ) dit wordt
vergoed is ter invulling aan het bestuur van de afdeling.
•
Bestuurdersvergoedingen bestaan in de regel uit 2 onderdelen:
1. Vergoedingen voor bestede tijd en kosten
2. Reiskostenvergoedingen
Ad 1. Vergoedingen voor bestede tijd en kosten: De regeling is praktisch van opzet. Een vergoeding van
elke uitgave van bestuurders op basis van bonnetjes vraagt een uitgebreide administratie. Hier zit
niemand op te wachten. Daarom is het aan te raden om als basis een vast bedrag aan een bestuurder uit
te betalen. De vaste vergoeding is bedoeld als tegemoetkoming voor de tijdsinzet van bestuurders voor
zakelijke belangenbehartiging. Ook kan in de vaste vergoeding een bedrag opgenomen zijn voor moeilijk
meetbare onkosten. Het is aan de afdeling om te bepalen wat onder
deze kosten moet vallen. Te denken valt in ieder geval aan:
papier en porto;
telefoon;
Ad 2. Reiskostenvertgoedingen: De gemaakte reiskosten worden verantwoord via declaratieformulieren
waarop bestemming en reisafstand staan aangegeven. De declaratieformulieren moeten worden
gefiatteerd door de secretaris of penningmeester van het bestuur.
LTO Noord - Zwartewaterallee 14 - 8031 DX Zwolle - Postbus 240 - 8000 AE Zwolle
T 088 - 888 66 66 - F 088 - 888 66 60 - E [email protected] - I www.ltonoord.nl
Het hoofdkantoor is gevestigd in Zwolle
Uitwerking van een voorbeeld:
A.
Reiskosten
De reiskosten binnen het werkgebied van de afdeling kunnen worden vergoed tegen een vaste vergoeding
per kilometer. Het is verstandig om het aantal bestuursvergaderingen binnen het werkgebied vooraf te
begroten, zodat ook de reiskosten vooraf kunnen worden begroot.
Per vergadering worden de reiskosten dan gedeclareerd. De reiskosten worden in het algemeen vergoed
tegen € 0,19 per gereden kilometer. Dit is de vergoeding die belastingvrij kan worden gedeclareerd. De
overige reiskosten voor zover met de eigen auto gemaakt, worden ook vergoed voor zover door het
bestuur is afgesproken. Ook deze vergoeding kan € 0,19 per km zijn.
B
Deelname aan gestructureerd overleg.
Dit betreft overleg door vertegenwoordigers van het afdelingsbestuur in het kader van de
belangenbehartiging voor de leden. Bijvoorbeeld; overleg Burgemeester en Wethouders, Waterschap,
landinrichtingscommissie e.d.. Hiervoor kan per deelnemer per vergadering/dagdeel een bedrag worden
vergoed, bijvoorbeeld € 40.
C
Vaste jaarlijkse vergoeding.
De bedragen zijn gerelateerd aan de verantwoordelijkheid van de functie en de geschatte tijdsinzet.
Wat er na aftrek van de te vergoeden uit te betalen kosten overblijft kan via
een te bepalen verdeel sleutel aan de bestuursleden als vast bedrag worden vergoed. Als indicatie
kunnen de volgende bedragen dienen: voorzitter € 1.000, secretaris en penningmeester
€ 500 en overige bestuursleden € 350.
D Overige declaraties.
Betreft een bloemetje, cadeaubon e.d. wordt vergoed op basis van een nota en na goedkeuring door het
bestuur.
De financiële consequenties
Bij bovengenoemde bedragen en uitgaande van een bestuur van 5 personen bedragen de bestuursvergoeding
jaarlijks naar schatting:
*
vaste kosten
- vacatievergoeding
- begrote reiskosten vaste bestuursvergaderingen 10 x 20 km x 5 pers x 0,19
*
variabele kosten
Vergoeding per vergadering
gemeente;
3 x € 40 x 3 personen
LTO Noord;
10 x € 40
overig
15 x € 40
Reiskosten
gemeente
3 x 10 km x 3 pers x € 0,19
provinciale bijeenkomsten
10 x 150 km x € 0,19
overig
15 x 40 km x € 0,19
*
overige- en representatiekosten
€ 2.700
€ 190
€
€
€
360
400
600
€
€
€
17
285
114
€ 1.776
€ 400
------------€ 5.066
2
INITIAAL.2012.0027
Voorbeeld Toelichting op het declaratieformulier
Algemeen
Geef bij het declareren duidelijk aan:
uit hoofde van welke functie/portefeuille gedeclareerd wordt
de soort van bijeenkomst/activiteit en de plaats
het aantal kilometers vice versa en het aantal dagdelen
de secretaris tekent het declaratieformulier voor akkoord
Bestuursvergoedingen
De vaste bestuurdersvergoedingen bedragen:
voorzitter
secretaris
penningmeester
webbeheerder
overige bestuursleden
€
€
€
€
€
…
…
…
…
…
Vergaderingen anders dan de vaste afdelingsbestuursvergaderingen
het presentiegeld is per vergadering/dagdeel € …
er is geen onderscheid voor een dagvergadering of een avondvergadering
bij een volledige dagvergadering geldt de dubbele vergoeding
door de organiserende instantie uitgekeerde presentiegelden en/of reiskosten worden in mindering
gebracht op de afdelingsvergoedingen
Reiskosten
Als de reis met de eigen auto is gemaakt, wordt per gereden kilometer € 0,19 vergoed.
Kosten voor openbaar vervoer kunnen gedeclareerd worden op basis van bonnetjes of vervoersbewijzen.
Overige kosten
Diverse uitgaven die uit hoofde van de bestuursfunctie of het portefeuilleschap gemaakt worden, kunnen
worden gedeclareerd na goedkeuring door het bestuur. Hierbij kan worden gedacht aan een lunch
tijdens een vergadering of een attentie t.b.v. bijv. receptie, De kosten worden vergoed op basis van
bonnetjes of facturen.
Representatie afdeling bij bijeenkomsten die in het afdelingsbestuur besproken zijn en waarvan besloten
is dat een bestuurder er naar toe gaat (dagdeelvergoeding is dan geldig)
Niet vergoed worden
De tijd besteed aan afdelingsbestuursvergaderingen en de tijd en reiskosten voor de ledenvergaderingen
van de afdeling: deze wordt vergoed via de vacatievergoeding,
Activiteiten als feesten en recepties uit hoofde van de functie, al kan hiervoor wel een vergoeding in de
reiskosten worden gegeven na goedkeuring door het bestuur.
3
INITIAAL.2012.0027
Declaratieformulier
Naam declarant
Functie of portefeuille
Bank-/gironummer
Datum
Handtekening
Bestuurder
Voor akkoord
secretaris/penningmeester afdeling
Betreft ………e kwartaal 20…..
Reiskosten
Bijeenkomst
Overige kosten
Bedrag
Datum
aantal km (v.v.)
aantal dagdelen
(m.b.t. diverse
(in te vullen door
gemaakte kosten)
penningmeester)
Omschrijving activiteit/bijeenkomst en
plaats
Totaal
LTO Noord - Zwartewaterallee 14 - 8031 DX Zwolle - Postbus 240 - 8000 AE Zwolle
T 088 - 888 66 66 - F 088 - 888 66 60 - E [email protected] - I www.ltonoord.nl
Het hoofdkantoor is gevestigd in Zwolle