Project Architectuur Nieuwe Stijl - Ngi-NGN

Project Architectuur
Frans Manders
MPMA
[email protected]
Stellingen
1.
Een goed plan van aanpak dat strikt wordt
uitgevoerd leidt vrijwel zeker tot succes.
2.
De organisatie stelt de vraag, het project
geeft de oplossing.
3.
Een projectleider met een Prince II of IPMA
certificering zal een project vrijwel zeker tot
een succesvol einde brengen.
© 2007 MPMA
NGI - 20-3-2007 - # 2
Wat is Project Architectuur




Een bewezen succesvolle benadering voor de organisatie
en uitvoering van complexe ICT gerelateerde projecten.
Een filosofie die de klant echt centraal plaatst, zowel bij
de benadering van een probleem als de uitvoering van de
oplossing.
Een breed toepasbare aanpak voor projecten en
veranderingsmanagement, als referentiemodel zowel
voor klanten als leveranciers.
Een werkwijze die situationeel het beste uit mensen,
methoden en technieken weet te halen.
© 2007 MPMA
NGI - 20-3-2007 - # 3
Achtergrond
Standish onderzoek



26% projecten mislukt volledig
50% 200-200-50 regel
al vijftien jaar dezelfde uitkomsten
© 2007 MPMA
Oorzaken
1. User Involvement
2. Executive Management Support
3. Clear Statement of Requirements
4. Proper Planning
5. Realistic Expectations
6. Smaller Project Milestones
7. Competent Staff
8. Ownership
9. Clear Vision & Objectives
10. Hard-Working, Focused Staff
Other
15.9%
13.9%
13.0%
9.6%
8.2%
7.7%
7.2%
5.3%
2.9%
2.4%
13.9%
NGI - 20-3-2007 - # 4
van Henderson >>> Project Architectuur
Business
IT
Business
Scope
Technology
Scope
Extern
Administratieve
Infrastructuur
IT
Infrastructuur
Intern
© 2007 MPMA
NGI - 20-3-2007 - # 5
Project Architectuur Filosofie
Plaats de klant altijd centraal, zowel bij de benadering van
een vraagstuk als de aanpak.
Richt je op de klant zijn kennis, kunde en ervaring, en op
oplossingen die voor hem het meeste rendement
opleveren.
© 2007 MPMA
NGI - 20-3-2007 - # 6
Commiment
Positionering
Hoog
Laag
Laag
Hoog
Toegevoegde Waarde
© 2007 MPMA
NGI - 20-3-2007 - # 7
Traditionele Aanpak
© 2007 MPMA
NGI - 20-3-2007 - # 8
Waar moet de focus komen te liggen?
1. User Involvement
15.9%
2. Executive Management Support 13.9%
3. Clear Statement of Requirements 13.0%
4. Proper Planning
9.6%
5. Realistic Expectations
8.2%
6. Smaller Project Milestones
7.7%
7. Competent Staff
7.2%
8. Ownership
5.3%
9. Clear Vision & Objectives
2.9%
10. Hard-Working, Focused Staff
2.4%
Other
13.9%
© 2007 MPMA
NGI - 20-3-2007 - # 9
Struktuur
Operatie
VORM
Strategie
• produkten &
diensten
• marktpositie
• richting
• besturing
• organisatie
• kennis
management
• trends
• innovatie
• partnerships
• differentiatie
• modellen
• vermogen
• programma
• communicatiemodel
• info stroom
• kennis
ontwikkeling
• architectuur
• keuzes
• principes
• projecten
• processen
• ervaring
• afspraken
• procedures
• training
• standaards
• vaardigheden
• uitvoering
INHOUD
OMGEVING
MIDDELEN
© 2007 MPMA
NGI - 20-3-2007 - # 10
Project Architectuur
Wat is Project Architectuur








Aanpak versus methode
Organisatie centraal
Relatie tussen doelen, omgeving
en mogelijkheden
Besturingsmodellen
Omvang en reikwijdte
Programma/Project gericht
Interactief
Kennisoverdracht
© 2007 MPMA
Hulpmiddelen





Organisatie, advies en
ICT hulpmiddelen
Modellen
Methodieken
Voorbeelden
Ervaringsgegevens
NGI - 20-3-2007 - # 11
Case voorbeeld 1








SAP/Euro implementatie
Wijzigen artikel nummer en interface development
SAP Core Solution
Eerste implementatie zeer moeizaam verlopen
Geen documentatie
Fixed deadline
30% te weinig resources
Slechte ervaring met verander trajecten
© 2007 MPMA
NGI - 20-3-2007 - # 12
Management Involvement
Uitbesteden



Programma
Inventarisatie
Verandering aspecten toetsen
Aanpak definiëren en toetsen
ge
we
ns
t
ref
ere
nti
e
Advantage
operation
implementation
design
Freeze
va
lku
il
analysis
exploration
Change
informeren
Nov.99
May.2000
Dec.2000
Summer 2001
Verwarring
ontkenning
accepteren
Negatieve
perceptie
verankeren
Begrip
Adoptie
User Involvement
Executive Support
Clear Requirements
Proper Planning
Realistic Expectations
© 2007 MPMA
NGI - 20-3-2007 - # 13
Scope management

Toetsing verander bereidheid
afstemming verwachtingen, waar staan we, wat kunnen en willen we

Scope sessie(s)

Toetsing vermogen organisatie
vermogen organisatie en individuen, sterkte/zwakte analyse

Toetsing aanpak
herkenning, vertrouwen, bewustwording
User Involvement
Executive Support
Clear Requirements
Proper Planning
Realistic Expectations
© 2007 MPMA
NGI - 20-3-2007 - # 14
Vermogen om te veranderen
Druk
om te
veranderen
+
Duidelijke
visie
+
Eerste
uitvoerbare
stappen
+
Capaciteit
om te
veranderen
= Veranderen
 Onderaan het stapeltje
=
Snelle start zonder grip
=
Valse start, goed geluk

Frustratie, tegenwerking
User Involvement
Executive Support
Clear Requirements
Proper Planning
Realistic Expectations
© 2007 MPMA
NGI - 20-3-2007 - # 15
Aanpak, strategie

Middle management betrokkenheid
spelletjes, voorbeelden, interactieve sessies

Aanpak vertalen in houding, gedrag, afspraken en
voorbeelden
herkenning, bewustwording, eigen-kaders en voorbeelden

Change “bewustzijn” en tempo afstemmen
synchronisatie, proces-belang, impact

Restricties en randvoorwaarden
van buiten naar binnen redeneren
User Involvement
Executive Support
Clear Requirements
Proper Planning
Realistic Expectations
© 2007 MPMA
NGI - 20-3-2007 - # 16
Project Definitie

Plan van Aanpak
van binnen naar buiten maar het moet wel passen

Milestones en Planning
verwachtingen

Project Organisatie
User Involvement
Executive Support
Clear Requirements
Proper Planning
Realistic Expectations
© 2007 MPMA
NGI - 20-3-2007 - # 17
Project Management

Besluitvorming en afstemming
principes, optimalisatie

Sturing en begeleiding
onderdeel van dagelijkse werkzaamheden, binnen de organisatie

Impact
van buiten naar binnen, interactie tussen doel en middelen

Verankering
ownership
User Involvement
Executive Support
Clear Requirements
Proper Planning
Realistic Expectations
© 2007 MPMA
NGI - 20-3-2007 - # 18
Case voorbeeld 2






Ziekenhuis
Introductie nieuwe infrastructuur
Grootschalige wijzigingen in de organisatie structuur
Grip op financiële rapportage en control
Eerste implementatie zeer moeizaam verlopen
ICT heeft geen eigen gezicht en probeert de eisen en
wensen zo goed als mogelijk in te vullen
© 2007 MPMA
NGI - 20-3-2007 - # 19
Aandachtgebieden
Planvorming
Richten
Fasering
Verrichten
Project &
Regulier
Technologie
I&A
Eisen en wensen
Ziekenhuis Beleidsplan
Informatiebeleid
Bestuurlijk Model
Taken en
verantwoordelijkheden
Technologie Plan
Visie
richting gevend
Missie
Kaderbrief
ICT Projecten Plan
Actie Plan
Comm.Plan
Sturing
Draagvlak
Beheerplan
IT Architectuur
Blauwdruk
Doelen (meetbaar)
Scope
Aanpak
Fasering
COMMUNICATIE
COMMUNICATIE
Plan van Aanpak,
Risk Management Plan
Goedkeuring
Change Mngmt
Info
Uitvoering
Beheer
Support
Aanpak (plannen)
Principes
Normen
Standaards
Werkwijze
Huidige situatie
Organisatie, Functionaliteit,
Techniek
Inrichten
Formele
Besturing en
Rapportage
Uitvoering
Besturing
Verantwoordelijkheden:
Management
IT afdelingen
Besliscriteria:
Criteria:
1. Is er een noodzaak/wens/eis?
2. Duidelijk beeld verandering?
3. Eerste uitvoerbare stappen?
Aspecten:
1. Tijd
2. Kwaliteit
3. Geld
4. Functionaliteit
5. Cultuur
© 2007 MPMA
NGI - 20-3-2007 - # 20
Focus
Q
?™
Kwaliteit
10
Cultuur
t
F
5
0
Tijd

Functionaliteit
Organisatie
Geld
$
User Involvement
Executive Support
Clear Requirements
Proper Planning
Realistic Expectations
© 2007 MPMA
NGI - 20-3-2007 - # 21
Struktuur
Operatie
VORM
Strategie
• produkten &
diensten
• marktpositie
• richting
• besturing
• organisatie
• kennis
management
• trends
• innovatie
• partnerships
• differentiatie
• modellen
• vermogen
• programma
• communicatiemodel
• info stroom
• kennis
ontwikkeling
• architectuur
• keuzes
• principes
• projecten
• processen
• ervaring
• afspraken
• procedures
• training
• standaards
• vaardigheden
• uitvoering
INHOUD
OMGEVING
MIDDELEN
© 2007 MPMA
NGI - 20-3-2007 - # 22
?
© 2007 MPMA
NGI - 20-3-2007 - # 23
De Tien Geboden voor de Project Architect
Luisteren en Leren:
Klanten waarderen het als je hun omgeving en business goed leert kennen voordat je hen iets verkoopt.
Diplomatiek Sturen:
In vrijwel alle gevallen betaalt de klant niet alleen voor diensten maar ook voor een gemotiveerd persoon die hem helpt
zijn richting te bepalen.
Vakkennis:
Wees een expert op je eigen gebied. Werk samen met andere experts om je eigen kennis te verbreden .
Ervaring:
Kapitaliseer op het werk dat je eerder hebt uitgevoerd. Gebruik de ervaringen uit andere omgevingen om jezelf te
ondersteunen en om een zo hoog mogelijke service bieden.
Markt Bewustzijn:
Zorg voor een brede kijk op ICT oplossingen in het algemeen en toets je eigen aanpak en kennis voortdurend.
Business Gevoel:
Wees jezelf bewust van de impact die je adviezen en aanpak hebben op een organisatie.
De klant zijn voordelen hebben altijd de hoogste prioriteit.
Manage Acceptatie:
Zorg voor een voortdurende interactie met je klant tijdens de ontwikkeling van je plannen. Stel je eerlijk en kwetsbaar
op en wees bereid de uitgangspunten en aanpak ter discussie te stellen om het beste resultaat te verkrijgen.
Zoek het niet in extremen:
Zoek een “Gezond verstand oplossing” en toets het aan de klant omgeving.
De ICT hypes en je persoonlijke voorkeur zijn niet altijd de beste oplossingen. Wees open minded.
Zoek het optimum:
Als een oplossing te duur of te complex is, kies dan die elementen die het meeste effect sorteren
en de minste impact veroorzaken. (80/20).
Duurzame oplossingen:
Gebruik de klant zijn kennis, kunde en ervaring. Investeer niet in zaken die een twijfelachtig rendement
opleveren
© 2007
MPMA voor een klant.
NGI - 20-3-2007 - # 24