code 00 - Tangram

Bedrijf:
Functie:
Uren:
Standplaats:
Code tangram:
een executive search bureau
Projectcoördinator / Executive Assistant
32 - 40 uur
Amsterdam
(Klik hier)
Functieomschrijving
Als Executive Assistant werk je voor een ambitieuze gedreven consultant/partner. De functie wordt
gezien als een ‘partnership’ waarbij in teamverband aan een opdracht gewerkt wordt. De consultant
gaat samen met haar executive assistent en researcher op zoek naar een bepaald profiel van een
kandidaat voor een opdrachtgever. Als ‘spin in ’t web’ verzorg je als Executive Assistant de rol van
informatiesluis tussen de consultant en andere collega’s enerzijds en tussen de consultant en klanten
en potentiele kandidaten anderzijds. Je draagt zorg voor een goede voortgang van lopende zaken. De
uitdaging in de functie is groot, mede door het internationale karakter, de verantwoordelijkheid en de
eigen invulling die je eraan kunt geven. Er wordt veel van je organisatievermogen gevraagd in deze
functie. Wij zijn op zoek naar een doortastende, proactieve en sprankelende assistant. In deze 1-op-1
positie draag jij alle verantwoordelijkheid en neem je de volledige regie over het secretariële proces ter
ondersteuning van de Consultant/Partner.
Een greep uit de werkzaamheden
 Telefoonbehandeling (discreet met klanten en kandidaten)
 Postbehandeling (screenen, distribueren en waar mogelijk acties ondernemen)
 Complex agendabeheer (efficiënt plannen van afspraken, zowel interviews op kantoor als
interviews van de kandidaten bij de opdrachtgevers, bewaken van deze afspraken)
 Corrigeren en redigeren van teksten in de Nederlandse en Engelse taal
 Up-to-date houden van dossiers en database
 Organiseren van interne en externe vergaderingen en bewaken van de follow- up
 Verzorgen van catering-, vergadering,-hotel- reisreserveringen
 Organiseren van diverse events
 Uitwerken van proposals en functiebeschrijvingen
 Verzorgen van presentaties van kandidaten t.b.v. de klant
 Bewaking huisstijl, zowel lay-out, spelling en stijl
De organisatie
Onze opdrachtgever is een van ’s werelds grootste executive search bureaus met 51 kantoren in 27
landen en meer dan 300 consultants. De organisatie kenmerkt zich door kwaliteit, betrokkenheid en
een grote klantgerichtheid. De cultuur laat zich omschrijven als informeel, een open deuren cultuur
met korte en directe communicatielijnen. Sleutelwoorden: Internationaal, dynamisch, teamgeest, oog
voor de mens, hardwerkend, professioneel.
Functie-eisen
Kennis en ervaring
 Minimaal HBO werk- en denkniveau, aangevuld met een secretariële opleiding en/of
universitaire opleiding
 Min. 5 jaar ervaring in soortgelijke functie binnen een commerciële professionele
internationale organisatie
 Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
 Zowel zelfstandig als in teamverband goed kunnen functioneren
 Uitstekende kennis van MS Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint)
Vaardigheden
 Met flair en tact zaken gedaan krijgen
 Goed gevoel voor relatiebeheer











Een hoog kwaliteitsbesef
Resultaatgericht, kunnen werken met deadlines
Organisatiesensitief
Problemen signaleren en oppakken
Goede organisatorische vaardigheden
Scherp oog voor detail
Behoud van overzicht, helikopterview
Gestructureerde werkstijl
Goed in het inschatten van de zakelijke en menselijke aspecten van een organisatie
Kan de juiste balans vinden tussen zelfstandig optreden en overleg
Uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden
Gedragscompetenties
 Energieke, nuchtere, open persoonlijkheid
 Beschaafd, representatief
 Goed gevoel voor humor
 Op gepaste wijze ‘mondig’
 Zelfverzekerd
 Groot relativeringsvermogen
 Groot verantwoordelijkheidsgevoel
 Proactief, zelfstandig, ‘selfstarter’
 Zeer collegiaal en betrokken
 Initiatiefrijk
 Stressbestendig en flexibel
Arbeidsvoorwaarden
Onze opdrachtgever kent een platte organisatiestructuur met weinig hiërarchische elementen. Een
dynamische intelligente zakelijke omgeving met oog voor de mens.