anders Den Haag Marketing (DHM)

Den Haag Marketing - anders
Den Haag Marketing (DHM) wil - in samenwerking met publieke en private partijen - de stad Den Haag op een eenduidige en consistente manier op de
kaart zetten om zo bezoekers te stimuleren in Den Haag te verblijven.
De core business van DHM is dus om Den Haag onder de aandacht van potentiële bezoekers te brengen:
1. Voorafgaand aan een bezoek door marketingcampagnes en activiteiten gericht op het aantrekken van zakelijke- en toeristische bezoekers, en
2. Tijdens een bezoek door deze bezoekers zo te benaderen dat ze op basis van de verstrekte informatie verrast zijn door het brede, gevarieerde
aanbod van Den Haag en haar gastvrijheid en meer bekijken en doen (lees:uitgeven) dan gepland. Om vervolgens nogmaals terug te komen of
anderen adviseren een bezoek aan Den Haag te brengen.
Om dit goed uit te kunnen voeren, vindt in 2011 een reorganisatie plaats. Aanleiding tot aanpassing van de organisatie heeft zowel een inhoudelijke als
financiële achtergrond:
1. De wens van Raad van Toezicht, directie en medewerkers (en van de subsidiegever en stakeholders, verenigd in het College van Participanten) om
de organisatie te kantelen van op segmenten en producten gerichte afdelingen naar eenheden met een integrale marketingopdracht. Deze
kanteling vindt plaats in het verlengde van het organisatietraject Klantgericht & Transparant. Dit betekent een andere organisatie- en
managementstructuur voor DHM.
2. Aanbevelingen van externe onderzoeken (in 2009 en 2010 door PWC, LAgroup en Leisure Result): versnippering van kleinere afdelingen
terugdringen, externe oriëntatie versterken, kerntaak marketing centraal, focus op het realiseren van economische spin off, verzakelijken van de
relatie met de gemeente, verder professionaliseren van de organisatie. Dit doorvoeren betekent een nadere aanscherping van Klantgericht en
Transparant door de organisatie zo in te richten dat zij zich volledig concentreert op de kerntaak marketing, gericht op bezoekers.
3. Een aangekondigde korting op subsidie vanuit de gemeente in de komende jaren t.o.v. de basissubsidie van 2010, waarbij de verdeling over
jaarschijven in de jaarbeschikkingen zullen worden vastgelegd:
- voor 2011: -/- 300.000,- voor 2012: -/- 300.000,- voor 2013: -/- 700.000,- voor 2014: -/- 940.000,- (voorwaardelijk)
Naast deze korting op de basissubsidie via Dienst Stedelijke Ontwikkeling moet rekening gehouden worden met het gegeven dat er veel minder extra
activiteiten bekostigd zullen kunnen worden en met bezuiniging ook vanuit de eenheden Cultuur en Citymarketing.
Als extra voorwaarde is door de gemeente gesteld dat:
- de korting doorgevoerd moet worden met name op kosten voor eigen organisatie en overhead (en niet out of pocket kosten voor
activiteiten)
- er bij voorkeur een ratio tussen organisatiekosten: out-of-pocket budgetten moet ontstaan van 25%-75%
1
Hoewel de kosten voor personeel in 2011 al lager zijn als gevolg van vertrokken en niet-vervangen medewerkers is deze verlaging van de personeelskosten
nog niet voldoende om de voorziene korting in te vullen. De reorganisatie moet dus leiden tot minder personeelskosten; ook al om de out-of-pocket voor
de toeristische marketing op peil te houden. Dat kan door de formatie terug te dringen (van 65fte op 1-1-2010 naar 45fte op 1-1-2012).
Den Haag Marketing - anders
DHM wordt de actieve verbinder van marketing inzet van alle partners in de stad. Een succesvolle promotie en positionering van Den Haag is gebaseerd
op drie pijlers:
- gemeentelijk beleidskader (de citymarketingvisie)
- gezamenlijke strategie en aanpak
- intensieve samenwerking met partners
Kerntaak van DHM is dan het vergroten van economische spin off van de Haagse toeristische infrastructuur met effectieve marketing die grotere
bezoekersaantallen oplevert.
De marketingplannen en –activiteiten maken gebruik van het aanbod van partners, iconen en de (zakelijke en recreatieve) toeristische infrastructuur van
de stad.
Deze positionering vraagt van DHM een andere werkwijze en organisatie. Doelstellingen voor c.q. effecten waar de reorganisatie toe moet leiden zijn
daarom:
- Deskundigheid bundelen, versnippering in deeltaken en afdelingen verminderen. Daarmee vergroten van kwaliteit, slagkracht, efficiëntie en
effectiviteit. Zorgen voor flexibiliteit in organisatie en aanpak.
- Zorgen voor voldoende aansluiting op de partners in de stad om samen met hen effectieve en aanspreekbare activiteiten te ontplooien waarmee
het aantal bezoekers c.q. hun bestedingen (relatief) stijgen.
- Zorgen dat partners bereid zijn (en blijven) bij te dragen uit eigen middelen (naast publieke gelden) t.b.v. marketingactiviteiten
- Een marketingorganisatie zijn, dus daarmee marketing als kern en basis voor organisatie en werkprocessen nemen. Minder zelf uitvoeren en meer
uitbesteden. Activiteiten uitvoeren die spin off opleveren: die bezoekersaantallen verhogen en daarmee de werkgelegenheid in de sector.
- Herkenbare aanspreekpunten voor doelgroepen, deelgebieden en partners in de stad verzorgen. Relatiemanagement versterken.
- Eenvoudiger organisatie met korte lijnen, minder afdelingen en minder managers.
Perspectief voor medewerkers – partners - stakeholders
De organisatorische verandering betekent inzetten op de samenwerking en effectiviteit. DHM wil partners terzijde staan als dé marketingorganisatie met
strategische advisering, marketingplannen en account management. En DHM wil spin off realiseren zodat marketingeuro’s goed besteed zijn.
DHM wil een invloedrijke organisatie zijn die als spin in het web zowel naar gemeente als partners een cruciale adviserende rol kan innemen. Door de
werkwijze van DHM zullen de inspanningen en budgetten van afzonderlijke partijen op een constructieve, innovatieve en creatieve manier gebundeld
worden en goede resultaten opleveren.
2
DHM is daarmee voor senior medewerkers een plek waar met veel eigen inbreng en intensieve samenwerking met andere senior professionals
aansprekende en zichtbare resultaten gehaald kunnen worden en voor jonge professionals een hele intensieve en verrijkende leeromgeving. DHM biedt
nadrukkelijk ruimte voor stagiairs om het vak in de praktijk te leren.
Organisatieontwerp Den Haag Marketing – anders
Marketing van de stad door marketingactiviteiten samen met partners uit te voeren is kerntaak van DHM. Basis voor organisatie en werkprocessen wordt
het integrale marketingproces:
1. Geen specifieke afdelingen gericht op bepaalde segmenten of sectoren (cultuur, toerisme) maar integrale marketing van de stad: uitgaan van de
pijlers, de doelgroepen en de partners van de stad. Deze bepalen de marketingstrategie.
2. Partners committeren zich inhoudelijk en financieel aan marketingactiviteiten. Dit vraagt intensief relatiebeheer (vast te leggen in
partnerplannen).
3. Marketingplannen leiden tot economische spin off en bezoekersaantallen. Het vraagt om een zorgvuldige en efficiënte inzet van middelen uit de
marketing mix en het (doen) uitvoeren door middel van een selectieve inzet van middelen uit de marketingmix.
4. Verwerven van private bijdragen van partners, gekoppeld aan investeringen door de gemeente (in de juiste verhouding)
5. Meten en evalueren van effecten worden ingezet om effectiviteit, rendement en bijsturing te bepalen.
Naast de kerntaak zijn er twee servicetaken die op verzoek en in overleg met de gemeente worden uitgevoerd:
- de afdeling Topsport. Er is een duidelijke link naar de generieke marketing van de stad, maar ook meer servicegerichte onderdelen naar
topsporters en verenigingen. Het lijkt mogelijk deze afdeling op termijn onder te brengen in de te ontwikkelen Zuiderpark-campus. Daarom wordt
de afdeling vooralsnog als onderdeel van DHM gehandhaafd en zodanig gepositioneerd dat de afdeling op termijn makkelijk elders onder te
brengen is of is te verzelfstandigen.
- De ondersteuning van de gemeentelijke Evenementenprocedure c.q. de Adviescommissie Evenementen. Naast de meer marketinggerichte taken
rondom evenementen (die onderdeel vormen van de kerntaak van DHM) wordt DHM gevraagd de advisering m.b.t. de evenementenprocedure en
de ondersteuning van de Adviescommissie in te vullen. Hoewel dit laatste gezien wordt als gemeentelijke taak kan het in de combinatie van
werkzaamheden ook bij DHM uitgevoerd worden.
DHM nieuwe stijl vraagt kwalitatieve versterking van organisatie en flexibiliteit van de medewerkers in hun functie, taakopvatting en werkwijze.
Tegelijkertijd kan DHM niet breed extern werven en zijn directie, pz en management overtuigd van groeimogelijkheden van veel medewerkers.
Opleidings- en coachingplannen maken daarom deel uit van het transitieplan.
Door het kantelen van de organisatie en het verminderen van eenheden wordt het aantal managers duidelijk verminderd. In 2007 waren er nog drie
directeuren. In 2010 waren er 6 managers van eenheden (exclusief leidinggevenden in de staf en de leidinggevende voor Topsport), in de nieuwe opzet zal
dit daalt dit naar 2.
DHM-oud kenmerkte zich door veel eilandjes. Sinds 2007 is er hard aan gewerkt om dit te doorbreken. DHM-anders wil dat voor eens en voor altijd
uitsluiten. Uitgangspunt is een werkwijze die waarborgt dat eenheden elkaar nodig hebben om eigen en DHM-doelstellingen te realiseren. Het beeld is een
3
“ estafette”-organisatie: samen het traject aflopen, elk met een eigen taak en verantwoordelijkheid. Zorgen dat het stokje op het juiste moment wordt
doorgegeven (en niet op de grond valt). Dat vergt een goede teambalans en samenwerking langs de volgende afspraken:
-
Het managementteam bestaat uit de directie plus managers van 2 kerntaakafdelingen. Stafleden (financiën, pz) draaien mee met hun
onderwerpen en deskundigheid.
De twee kernafdelingen hebben elk een eigen taak en verantwoordelijkheid en schakelen voor andere competenties en deskundigheden op het
juiste moment andere afdelingen in. In elk proces wordt expliciet gemaakt welke competenties/deskundigheden nodig zijn en dat wordt
vervolgens bewaakt in het MT.
Activiteiten worden waar nodig door multidisciplinaire teams voorbereid en uitgevoerd. Teams worden door MT benoemd.
Besluitvorming over plannen, teams en wijzigingen vindt altijd plaats in het MT.
Door deze werkwijze gaan eenheden actief samenwerken vanuit de verschillende expertises van medewerkers. Ook de samenwerkingscultuur van DHM, die
de laatste jaren al sterk is verbeterd, wordt verder versterkt. Samenvattend zien we de volgende organisatorische uitgangspunten:
- Focus op de kerntaak marketing; nadruk op het opstellen en (doen) uitvoeren van marketingstrategie ten behoeve van het maximaliseren van
economische spin off voor de stad en partners van Den Haag en de marketingcyclus als basis voor taken en werkprocessen.
- Kiezen voor een procesorganisatie, waarin kernafdelingen elkaar nodig hebben om de totale dienstverlening te realiseren. Stoppen met
versplinteren van expertise in veel verschillende eenheden en afdelingen.
- Vereenvoudigen van de structuur; korte lijnen en minder management.
4
In schema:
Raad van Toezicht
Directie
Ondernemingsraad
Stafdiensten
(FZ, PZ)
Marketing
College van
Participanten
Afdeling Topsport
Distributie
Fig. Organogram DHM- anders
Organisatie- en procesbeschrijving
DHM neemt de integrale marketingcyclus als basis voor organisatie en het primaire proces:
5
1. Strategie &
doelstellingen
formuleren
(onderzoek)
6. Evalueren t.b.v.
nieuw cyclus
2. tactische
activiteiten invullen
en partners
commiteren
integrale
marketing
cyclus
Activiteiten
DHM 3.operationeel
5. Distributie via
specifieke kanalen
uitwerken
4. Activiteiten (doen)
uitvoeren; bijsturen
Fig: schematische weergave marketingcyclus
Annex aan dit primair proces zijn staf en secundaire processen (hier niet afgebeeld).
Toelichting:
1.
DHM formuleert de marketingstrategie voor Den Haag op basis van:
a. Gemeentelijk
telijk beleid op het gebied van zakelijk en recreatief toerisme en citymarketing
b. Gesprekken met en doelstellingen van stakeholders, partners
c. Eigen deskundigheid van DHM en beschikbaar onderzoek naar kansrijke doelgroepen, segmenten en trends
2.
De marketingstrategie / jaarplannen worden
en voorgesteld en overeengekomen met partners, die zich inhoudelijk, organisatorisch en financieel
willen committeren. Samen met die partners worden doelstellingen en activiteiten benoemd waarmee de doelstellingen worden gehaald.
geh
3.
Op basis van de gekozen strategie wordt het jaarplan uitgewerkt in operationele afspraken participatie, campagnes, activiteiten,
activiteit
producten en
diensten die voor en met partners worden uitgevoerd. Afspraken worden vastgelegd in partnerplannen.
4.
Feitelijke
e uitvoering van de activiteiten. Van belang is hier vooral de samenwerking met de partners, het realiseren en meten van de
overeengekomen resultaten en efficiënte en effectieve uitvoering.
5.
Via eigen kanalen van de eenheid Distributie of via specifieke kkanalen
analen worden de doelgroepen van verschillende marketingactiviteiten bewerkt.
6
6.
De feed back van partners en evaluatieresultaten worden benut in bijsturing van activiteiten en de nieuwe plancyclus.
Accountmanagement:
Met DHM-anders zet Den Haag Marketing stevig in op accountmanagement met de stakeholders om zodoende te komen tot een gezamenlijke
marketinginzet. Voor dat doel zijn ook contactpersonen aangewezen, zodat de verschillende sectoren waarvoor Den Haag Marketing werkt weten wie hun
contactpersoon is. Vanzelfsprekend hebben verschillende medewerkers van Den Haag Marketing op dagelijkse basis contact met medewerkers van Haagse
bedrijven in de toeristische sector, maar door het benoemen van contactpersonen weten de besturen van stichtingen en directies van organisaties en
bedrijven wie hun eerste aanspreekpunt is.
Contactpersonen:
Marketingstichtingen deelgebieden:
Scheveningen: Nicole Janssen-Van Vonderen
Haagse Binnenstad: Nicole Janssen-Van Vonderen
Kijkduin: Nicole Janssen-Van Vonderen
Hotels en congreslocaties:
Congreslocaties: David Bodor
3/4/5-sterrenhotels: David Bodor
Residentiehotels: Maaike van Wijngaarden
Attracties:
Nicole Janssen-Van Vonderen
Musea, podia, en festivals:
7
Musea: Mariëtte de Wijs
Podia: Maurice Haak
Festivals: Niki Vermeer
Evenementen:
Over subsidieprocedure: Ralf van Peeren
Over realisatie en marketing: Maarten van Gool
Horeca:
Maarten van Gool
Zakelijke markt sales:
Jan Elbers
Topsportverenigingen:
Renske van der Vegt
Topsporters en trainingscentra:
Edgar Vermaas
VVV Nederland/regionale VVV’s:
Hans Doets
NBTC, ZHBT, NUB:
Anja Overhoff
8
NOC/NSF:
Nienke Nijenhuis
Gemeente Den Haag:
B&W: Anja Overhoff
DSO Economie: Marco Esser
DSO Citymarketing: Nicole Janssen-Van Vonderen
Cultuur: Mariëtte de Wijs
Sport: Nienke Nijenhuis
9
Telefoonnummer
Directie
E-mailadressen
directeur
Anja Overhoff
070-3618812
[email protected]
adjunct directeur
Marco Esser
070-3618812
[email protected]
manager marketing
Mariëtte de Wijs
070-3618845/06-55376864
[email protected]
Nicole Janssen-Van
Vonderen
070-3618822
[email protected]
strategisch marketeer consumenten markt
strategisch marketeer zakelijke markt
David Bodor
070-3618852/06-12459823
[email protected]
medewerker CRM beheer en ontwikkeling
Arja Kalhorn
070-3618803
[email protected]
medewerker business research
Mireille Zijm
070-3618836
[email protected]
medewerker sales & partneracquisitie
vacature
medewerker marketing & sales consumenten I
Niki Vermeer
070-3618816/06-55376846
[email protected]
medewerker marketing & sales consumenten II
medewerker marketing & sales zakelijk I
Maaike van Wijngaarden 070-3618890/06-52473486
070-3618813/06-55376850
Bart Klaver
medewerker marketing & sales zakelijk II
vacature
medewerker evenementen (3 dagen)
Maarten van Gool
070-3618823/06-21891360
[email protected]
projectcoördinator
Dennis Hoencamp
070-3618881
[email protected]
medewerker evenementensubsidie en onderzoek
Ralf van Peeren
070-3618833/06-53789271
[email protected]
coördinator communicatie
Mirjam Ruijters
070-3618877/06-54747450
[email protected]
medewerker communicatie & PR
Mieke Smid
070-3618804/06-12435043
[email protected]
medewerker communicatie en contentbeheer
Rob Hogeslag
070-3618874
[email protected]
medewerker marketing inkoop & huisstijl
Arjan de Jager
070-3618841
[email protected]
Marketing
[email protected]
[email protected]
10
marketeer sales & online marketing
Maurice Haak
070-3618871
[email protected]
website & internet coördinator
Mijke Braam
070-3618818
[email protected]
manager distributie
Hans Doets
070-3618811/06-55376845
[email protected]
senior medewerker VVV
Lucia Visser
070-3618844/06-26052694
[email protected]
senior medewerker VVV
Wil de Jong
senior medewerker VVV
Trude Rutten
070-3618861/06-10232576
[email protected]
senior medewerker VVV
Marije 't Hart
070-3618840/06-55376849
[email protected]
medior medewerker VVV
Anja Somer
medior medewerker VVV
Claudia Becks
070-3618864
[email protected]
medior medewerker VVV
Martine Oosterveen
070-3618864
[email protected]
medior medewerker VVV
Melody Shirt
[email protected]
medior medewerker VVV
Marietta Manders
[email protected]
medior medewerker VVV
Tamar de Koning
medior medewerker VVV
Jordy de Bruin
medior medewerker VVV
Brenda van Oldenmark
junior medewerker VVV
Mylene de Bruijne
junior medewerker VVV
Carola Schwabl
junior medewerker VVV
Julie Spoor
marketeer distributie & sales
Jan Elbers
070-3618832/06-53789272
[email protected]
medewerker administratie & bonnen
Frieda Notebaart
070-3618825
[email protected]
medewerker administratie UITpas
Monique Sciarone
070-3618870
[email protected]
controller
Robbert van der Zalm
070-3618830
[email protected]
salarisadministrateur
Marcel Vlak
070-3618835
[email protected]
financieel administrateur
Kees Reeuwijk
070-3618807
[email protected]
Distributie
[email protected]
070-3618826
[email protected]
[email protected]
070-3618864
[email protected]
[email protected]
070-3618888
[email protected]
[email protected]
Services
11
medewerker P&O en facilitaire zaken
Wendy Lupker
070-3618815
[email protected]
medewerker facilitaire zaken
Harry Bourquin
070-3618800/06-22848333
[email protected]
medewerker inkoop & administratie
Ingrid Schoenmaker
070-3618873/06-20753244
[email protected]
directiesecretaresse
Josee Pieters-Moers
070-3618812
[email protected]
manager topsport
Nienke Nijenhuis
070-3618884/06-55376847
[email protected]
medewerker evenementen (2 dagen)
Maarten van Gool
070-3618823/06-21891360
[email protected]
coördinator topsport en topsporters
Edgar Vermaas
070-3618846/06-23440924
[email protected]
coördinator topsportcommunicatie – en evenementen
vacature
medewerker topsportverenigingen
Renske vd Vegt
070-3618880
[email protected]
medewerker administratie topsport
Sandra Buytelaar
070-3618817
[email protected]
Topsport
12