Risico`s binnen een project

Risico’s binnen een project
Alles loopt op wieltjes…
•
•
•
•
Je hebt de zaak vanuit alle hoeken onderzocht.
Je hebt het al 1000x gedaan
Alles is vanzelfsprekend
Je weet perfect wat je aan het doen bent, je
bent er immers voor getrained.
• Dus… niks kan nog mis gaan.
Denk toch maar 2x na!
Overzicht
• Wat is een project risico?
Wat is Risico management?
• Risico aanpak:
–
–
–
–
Identificatie van risico’s
Risico analyse
Risico respons planning
Risico monitoring en controle
• Risico management tijdens het verloop van een
project
• Risicoregister
• Risico management in de praktijk (Best practices)
Wat is een project risico?
Risicomanagement?
• Definities project risico:
– Een onzeker feit of onzekere omstandigheid die, als deze
zich voordoet, gevolgen heeft voor het realiseren van de
projectdoelstellingen. (Prince2)
– Project risk is an uncertain event or condition, that, if it
occurs, has a positive or negative effect on a project
objective (PMBoK PMI)
• Risico <> Issue
• Project risico management <> Enterprise risico
management
Geen project management
zonder project risico management!
Risico identificatie
Risico identificatie
• Consulteer breed
– Personen: PM’s, SME’s
– Invalshoeken
•
•
•
•
•
Risico identificatie is een team activiteit
Zero risico is geen optie!
Start zo vroeg mogelijk
Risico vs. Return
Technieken:
–
–
–
–
Brainstorming
Interview
SWOT analyse
What if scenario’s
Risico identificatie
• Beschouw elke stakeholder van het project
• Analyseer de Project Decompositie Structuur:
afhankelijkheden, bottlenecks
• Elke assumptie is een potentieel risico
• Gebruik de ‘lessons learned’ van vorige projecten
• Zoek risico’s per domein:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Organisatorisch
Contractueel
Financieel
Technisch
Wettelijk
Veiligheid & privacy
Intellectuele eigendom
Onderaannemers
Klanten (interne, externe, eindgebruikers, onzichtbare)
• Zoek triggers / ‘early warning’ signalen voor elk risico
Identificatie is de belangrijkste stap.
Een risico niet identificeren = het risico nemen!
Risico analyse: Kwalitatief
• P-I matrix:
– Wat is de kans dat het risico zich voordoet?
– Zo goed als onbestaand, klein, matig, groot, zeer groot
– Hoe groot is de impact van het risico?
– Verwaarloosbaar, klein, matig, groot, zeer groot
Risico analyse: Kwantitatief
Risk exposure =
potentieel verlies (in EUR)
x
de kans dat het risico zich voordoet.
• niet altijd eenvoudig
• geen exacte wetenschap
• tijdsintensief
Risico respons planning
• Mogelijke strategieën:
– Vermijden
– Transfereren
– Reduceren (mitigatie)
– Accepteren
• Passief
• Actief
• Definieer acties
• Duid verantwoordelijken aan (owner)
Risico monitoring en controle
•
•
•
•
•
•
•
Opvolgen van bekende risico’s
Monitoren van ‘early warning’ signalen
Identificeren van nieuwe risico’s
Opvolgen van de risico respons planning
Starten van contingency plannen
Communiceren met project stakeholders
Escaleer indien nodig
Situering van Risico management
tijdens het project
Risicoregister
Risicoregister
Omschrijving risico Kans ( 1-5) Impact (1-5) Score (K*I) Strategie
Actiebeschrijving datum / planning verantwoordelijke voor uitvoering
Risicoregister
R-id.
Owner Date
Risk worst case (prior)
Loss
K€
R1
R2
R3
R4
R5
R6
R7
R8
R9
0
Total
R-id. M-id. Measure
R1
R2
R3
R4
R5
R6
R7
R8
R9
0
M1
M2
M3
M4
M5
M6
M7
M8
M9
0
Prob.
Risk
(%) exposure
K€
0 K€
Total risks with mitigation
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0 K€
0 K€
Risk best case (after)
Loss
K€
Prob.
Risk
(%) exposure
K€
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0 K€
0 K€
Cost of Resp. Planned
Actual
Extent of Current
measure
risk
risk
implement. residual
mitigation mitigation
date
date
of measure
risk
(%)
K€
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0 K€
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0 K€
Delta Current Residual Risk
new
risk
0 K€
materi disapp delta
alized eared expos.
risk
risk
/mitig.
effect.
0 K€
0 K€
0 K€
Planned
Actual
Loss
Bubble
risk
risk
incured
expiration expiration
date
date
BC + Cost
K€
0 K€
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0 K€
Risicoregister
Best practices
• Doe steeds aan Risico Management, maar
gebruik de juiste dosering!
• Begin tijdens de Project Opstart
• Risico Management is een constante activiteit
• RAG-status = Risico status
• Escalatie level = f(grootte project, risico status)
• Belang van goede communicatie!
• Anticiperen is de boodschap
Best practice uit industrie
• Standaard risico checklist -> standaard risico
score
• PM dashboard (grootte project, risico score,
RAG status)