Stand van zaken contractmanagementsoftware

Stand van zaken
contractmanagementsoftware
“Een onderzoek naar gebruikerstevredenheid
en de mogelijkheden in de markt”
NEVI
www.nevi.nl
Mitopics
www.mitopics.nl
Hoewel de uiterste zorg is besteed aan de inhoud van dit rapport kan niet volledig worden ingestaan
voor eventuele fouten en onvolledigheden. U kunt geen rechten ontlenen aan dit rapport. Mitopics
aanvaardt daarvoor geen aansprakelijkheid. Niets van dit rapport mag worden vermenigvuldigd op welke
manier dan ook zonder schriftelijke toestemming van Mitopics.
2014
Stand van zaken CM-software 2014
1
Voorwoord
De onderkenning van het belang en de kansen van professioneel contract- en leveranciersmanagement
stijgt snel. Dit belang wordt door NEVI al vele jaren onderkend. Al meer dan 700 collega’s zijn inmiddels
opgeleid.
De voorbije decennia stond de ontwikkeling van de inkoopfunctie vooral in het teken van het
professionaliseren
van
de
initiële
inkoop
activiteiten.
Een
zorgvuldig
doorlopen
inkoop-
of
aanbestedingsproces betekent echter nog niet automatisch een garantie op succes. Doelen worden pas
gerealiseerd als de overeenkomst is geïmplementeerd en in de dagelijkse praktijk de prestaties opgevolgd,
geborgd en doorlopend getoetst worden aan de actualiteit en gebruikerswensen. Contractmanagement is
primair dus het voorkomen van het ‘weglekken’ van waarde uit het contract (kosten, risico, waarde).
Leveranciers en duurzame leveranciersrelaties vormen hierbij een cruciale rol. Steeds meer organisaties
zowel publiek als privaat, zien in dat contract- en leveranciersmanagement essentieel is voor het realiseren
van de beoogde bedrijfsresultaten, het beheersen van risico’s en kans tot waardecreatie en innovatie.
NEVI bundelt de kennis, expertise en het netwerk rond contract- en leveranciersmanagement om dit
vakgebied verder te ontwikkelen en te professionaliseren. Binnen dit nieuwe kennisnetwerk richten wij ons
in eerste instantie op kennisontwikkeling, het verzorgen van trainingen en opleidingen en het delen van
kennis en ervaringen via ons netwerk. Gezien het belang van dit vakgebied en de behoefte uit de markt,
start NEVI najaar 2014 de eerste beroepsopleiding voor contract- en leveranciersmanagers, inclusief
erkende diplomering! Meer informatie treft u aan op www.nevi.nl/contractmanagement.
Wij zijn verheugd dat wij met deze publicatie de resultaten en kennis vanuit het onderzoek ‘Stand van zaken
CM-software 2014’ kunnen delen met de inkoop- en contractmanagement professionals. Ik wil Mitopics, en
in het bijzonder Stefan van der Post, bedanken voor hun inzet en ingebrachte expertise. In dit rapport
maken NEVI en Mitopics inzichtelijk wat de succesfactoren zijn van CM-software,
in welke mate
organisaties hiervan gebruik maken en waar men (on)tevreden is over de geboden oplossing.
Graag nodigen wij u van harte uit voor één van onze open voorlichtingsavonden over de nieuwe
vakopleiding. Wij wensen u veel inspiratie en succes toe met de verdere professionalisering van contracten leveranciersmanagement binnen uw organisatie.
Erik de Bruine MA
Algemeen Directeur NEVI Perspective
Stand van zaken CM-software 2014
2
Inhoudsopgave
VOORWOORD ............................................................................................................................................. 1
1
INLEIDING ........................................................................................................................................... 3
2
SAMENVATTING .................................................................................................................................. 5
3
TEVREDENHEID MET CM-SOFTWARE ................................................................................................ 7
3.1 Inleiding en onderzoeksopzet .................................................................................................... 7
3.2 Gebruik CM-software algemeen ................................................................................................ 8
3.3 Operationeel contractmanagement .......................................................................................... 11
3.4 Tactisch contractmanagement ................................................................................................ 14
3.5 Beoogde voordelen CM-software ............................................................................................ 17
3.6 Gebruik CM-software over verschillende domeinen ................................................................. 20
4
MARKTVERKENNING CM-SOFTWARE ............................................................................................. 22
5
VISIE MITOPICS OP CONTRACTMANAGEMENT EN CM-SOFTWARE .............................................. 26
BIJLAGE I: ACHTERGROND CONTRACTMANAGEMENT.......................................................................... 27
BIJLAGE II: OVER MITOPICS..................................................................................................................... 29
BIJLAGE III: OVER NEVI ............................................................................................................................ 30
BIJLAGE IV: LEVERANCIERSINFORMATIE ................................................................................................ 30
Stand van zaken CM-software 2014
3
1 Inleiding
Doordat organisaties steeds meer complexe diensten en/of processen gaan uitbesteden wordt de relatie
tussen klant en leverancier steeds belangrijker en neemt de afhankelijkheid toe. Het belang van
contractmanagement neemt daarmee ook toe. Immers contractmanagement is er mede om te zorgen dat
een contract en de feitelijke situatie zo goed mogelijk bij elkaar aan blijven sluiten en contracten volledig
benut worden. Wanneer dit niet het geval is, kan het de basis vormen voor een geschil tussen klant en
leverancier. Goed contractmanagement kan dit helpen voorkomen!
Periodiek onderzoekt Mitopics de professionaliteit waarmee Nederlandse organisaties contractmanagement
inrichten en uitvoeren. Uit eerdere contractmanagementonderzoeken van 2009 en 2011, uitgevoerd in
1
samenwerking met NEVI , bleek dat contractmanagement zich met name richt op het managen van
operationele activiteiten. Daarnaast kregen aspecten als regie, leveranciersmanagement en proactief leren
onvoldoende aandacht. Tussen beide onderzoeken bleek weinig verschil in resultaten te zijn, ondanks de
veranderende markomstandigheden.
Contractmanagement lijkt zich met name te richten op operationele activiteiten, vandaar de vraag in
hoeverre software de contractmanagementprocessen kan ondersteunen en kan bijdragen bij het verder
professionaliseren. Door de vele verschillende mogelijkheden en aanbieders in de markt blijken organisaties
het lastig te vinden om helder te definiëren wat men precies nodig heeft. De beoogde voordelen worden
vaak niet behaald. Zie ook het artikel “Ben je een fool zonder contractmanagementtool?” welke is te
downloaden via www.mitopics.nl/artikelen.
Om beter in kaart te brengen waarom organisaties contractmanagementsoftware (CM-software)
aanschaffen en in welke mate ze er tevreden mee zijn is Mitopics, wederom in samenwerking met NEVI, een
onderzoek gestart onder gebruikers van CM-software. De resultaten geven aan hoe en in welke mate
organisaties gebruik maken van CM-software, wat de succesfactoren zijn en waar men (on)tevreden is met
de oplossing. Dit onderzoek richt zich met name op operationeel - (contractregistratie) en tactisch
contractmanagement (contractanalyse). In totaal hebben 155 van de 237 respondenten de vragenlijst
volledig ingevuld.
Daarnaast zijn ook diverse leveranciers uitgenodigd om deel te nemen, om zo meer inzicht in de markt van
CM-software te krijgen. Zo kan men, indien nodig en gewenst, zich gerichter oriënteren op de
mogelijkheden in markt. In totaal hebben 16 leveranciers de vragenlijst volledig ingevuld.
1
Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement, www.nevi.nl. Onderzoeken zijn te downloaden via:
2009: http://www.mitopics.nl/wp-content/uploads/2010/06/tblb-cm-onderzoek-anno-2009-20090625-artikel-vdef.pdf

2011: http://www.nevi.nl/sites/default/files/kennisdocument/2802_1%20Rapp_contract_man_2011_A1_samenvatting.pdf

Stand van zaken CM-software 2014
4
Wij danken alle betrokkenen en deelnemers die hebben bijgedragen aan de resultaten van dit onderzoek.
Indien u vragen heeft over het onderzoek kunt u contact opnemen met de hoofdonderzoeker en -auteur van
dit rapport, dhr. Stefan van der Post via [email protected].
Theo Bosselaers (Mitopics)
Reinold van Bruggen (Mitopics)
Richard Heijne den Bak (Mitopics)
René van den Hoven (NEVI)
Stefan van der Post (Mitopics)
Stand van zaken CM-software 2014
5
2 Samenvatting
Contractmanagement wordt door verschillende systemen ondersteund; ERP en Excel het meest populair
Zowel ERP-software (Enterprise Resource Planning) als Microsoft Excel worden vaker gebruikt in het
contractmanagementproces dan specifieke CM-software (i.e. 26 % voor ERP en Excel en 22,5% voor CMsoftware). Ook andere software, zoals document-, facility- of asset management systemen wordt door bijna
35% van de ondervraagden gebruikt. Het blijkt dat de functionaliteit die men zoekt door veel verschillende
soorten systemen ondersteund kan worden.
Ruim 25% gebruikt meer dan één oplossing, ruim 20% gebruikt geen oplossing
Ruim een kwart van de organisaties blijkt meer dan één systeem te gebruiken. Daarnaast wordt ook veel
informatie al in andere systemen opgeslagen. Het risico van het gebruik van meerdere systemen is evident,
informatie wordt op meerdere plaatsen opgeslagen waardoor bij gebrek aan koppelingen de kans op
inefficiëntie, fouten, en inconsistenties groter wordt. Verder blijkt bijna 1 op de 5 organisaties geen software
te gebruiken ter ondersteuning in het contractmanagementproces. Dit blijkt vooral in de kleinere bedrijven
(50 FTE of minder) zo te zijn. Daar kleinere bedrijven waarschijnlijk minder contracten en/of afdelingen
hebben, lijkt de noodzaak voor softwarematige ondersteuning in het contractmanagementproces hier
minder aanwezig.
Contractmanagement en Excel vaak naast elkaar gebruikt, maar geen grotere tevredenheid!
Uit de resultaten blijkt dat naast CM-software men veel gebruik maakt van Excel. Gebruikers die zowel CMsoftware
als
Excel
gebruiken
blijken
meer
ontevreden
te
zijn
dan
gebruikers
van
andere
softwarecombinaties of die één softwareoplossing gebruiken.
Alleen meest basale functionaliteit wordt gebruikt; er is meer uit te halen
Gebruikers
van
CM-software
blijken het systeem
vooral te
gebruiken om
signaleringen van
contractlooptijden en overige contractinformatie te registreren. Daarnaast worden ook contractrelaties (i.e.
meerdere niveaus van contracten of relaties tussen contracten) vastgelegd. Ruim 6 op de 10 gebruikers
geeft aan tevreden te zijn met de functionaliteit in de CM-software. Hier is dus nog wel ruimte voor
verbetering. Een grote meerderheid van de gebruikers (i.e. 89%) geeft aan dat, ondanks de matige
tevredenheid met de functionaliteit, het proces van operationeel contractmanagement wel degelijk (erg)
belangrijk is voor de organisatie. De noodzaak voor goede registratie mogelijkheden is wel aanwezig.
Signalering op contractperformance blijft achter
Het signaleren van de performance van een contract (i.e. is de dienst op tijd geleverd, volgens afspraak
etc.) wordt maar zeer beperkt gebruikt in CM-software (i.e. 19%). Dit kan mogelijk verklaard worden door
het feit dat een zeer grote meerderheid (i.e. 84%) van de gebruikers ontevreden is over de beschikbare
Stand van zaken CM-software 2014
6
functionaliteit. Echter, niet alleen de functionaliteit van de software kan beter, ook het proces van
signalering van performance zelf zou meer aandacht mogen krijgen. Uit de resultaten blijkt namelijk ook dat
ruim de helft van de respondenten deze signalering op performance helemaal niet uitvoert.
Contractanalyse vooral in ERP en Excel
Waar operationeel contractmanagement vooral door CM-software wordt ondersteund, geldt dit niet voor
tactisch contractmanagement. De analyses worden namelijk vooral in ERP of Excel uitgevoerd en maar zeer
beperkt (3 – 10%) in CM-software. Specifieke contract-managementsoftware lijkt hier niet voor geschikt
bevonden. Maar weinig gebruikers zijn tevreden zijn met de geboden functionaliteit (i.e. 10 – 33%). Dit geldt
met name voor het kunnen analyseren van verwachte spend op een contract en het kunnen analyseren van
(zelf gedefinieerde) KPI’s. Bovendien voert 20 – 37% van de gebruikers contractanalyses niet structureel uit.
Enerzijds valt dus de functionaliteit tegen, anderzijds zijn veel organisaties nog niet op het niveau waarop ze
contracten op tactisch niveau kunnen analyseren.
Tactisch contractmanagement wel erg belangrijk
Het tactisch contractmanagement is voor 8 op de 10 respondenten wel van belang voor de organisatie, en
dan met name voor de grotere organisaties (+500 FTE). Dit percentage ligt iets lager dan dat voor
operationeel contractmanagement, wellicht omdat organisaties meer bezig zijn om het registeren van
contracten in processen onder te brengen en er nog niet aan toe komen om het contractmanagement te
professionaliseren. Naar mate het belang van tactisch contractmanagement toeneemt, neemt ook de mate
van ontevredenheid toe.
CM-software aangeschaft voor contractbewaking en managementinformatie
De redenen voor aanschaf van CM-software lopen aardig uiteen. De voornaamste redenen blijken vooral
het kunnen bewaken van contracten en het genereren van managementinformatie. Voor wat betreft
contractbewaking hebben we eerder geconstateerd dat dit voornamelijk bestaat uit signalering op
looptijden van contracten en in mindere mate op performance. Voor de belangrijkste doelstellingen blijkt
maar 52 – 61% van de gebruikers tevreden. Mogelijke verklaringen hiervoor kunnen zijn dat de
functionaliteit niet aansluit bij de eisen en wensen, maar het kan ook zo zijn dat de noodzakelijke processen
ook (nog) niet (goed) zijn ingericht. Voor dat laatste geval blijkt aanschaf van CM-software alleen geen
garantie voor het professionaliseren van de contractmanagementfunctie in de organisatie.
Stand van zaken CM-software 2014
7
3 Tevredenheid met CM-software
3.1 Inleiding en onderzoeksopzet
Dit hoofdstuk is onderverdeeld in verschillende paragrafen waarin de resultaten worden beschreven en
wordt afgesloten met een interpretatie van die resultaten. Paragraaf 3.2 beschrijft in welke mate CMsoftware wordt gebruikt en door welk type organisatie. Paragraaf 3.3 en 3.4 beschrijven het gebruik van
CM-software voor respectievelijk operationeel- en tactisch contractmanagement en de bijbehorende
tevredenheid van de gebruikers. Paragraaf 3.5 beschrijft welke beoogde voordelen gebruikers willen
realiseren met CM-software en paragraaf 3.6 beschrijft welke relatie CM-software heeft met andere
domeinen in de organisatie.
Om de tevredenheid met CM-software onder gebruikers in kaart te brengen, is een vragenlijst ontwikkeld
welke middels een online survey aan de respondenten beschikbaar is gesteld. De respondenten zijn allen
contractmanagers en/of inkopers. De vragen zijn onderverdeeld in de volgende categorieën:

Of en welke softwareoplossing voor contractmanagement gebruikt wordt;

Welke functionaliteit voor contractregistratie gebruikt wordt;

Welke functionaliteit voor contractanalyse gebruikt wordt;

Tevredenheid met functionaliteit;

Beoogde voordelen met aanschaf CM-software;

Hoe breed wordt de contractmanagementoplossing ingezet in de organisatie.
Er is onderscheid gemaakt tussen operationeel contractmanagement en tactisch contractmanagement. Er
is bewust gekozen om de vragen aan gebruikers te richten op deze gebieden en het strategisch
contractmanagement buiten beschouwing te laten. Uit het eerdere Mitopics – NEVI onderzoek uit 2011 is
namelijk gebleken dat veel organisaties hier nog niet aan toe zijn. Voor meer informatie en achtergrond van
contractmanagement zie Bijlage I.
In totaal hebben 237 respondenten (i.e. gebruikers) deelgenomen aan het onderzoek, waarvan 155 de
vragenlijst volledig hebben ingevuld. Alleen volledige ingevulde vragenlijsten zijn meegenomen in de
resultaten.
Stand van zaken CM-software 2014
8
3.2 Gebruik CM-software algemeen
ERP en Excel vaker gebruikt dan CM-software
Uit de resultaten blijkt dat contractmanagementprocessen worden ondersteund door verschillende type
softwareoplossingen. Microsoft Excel en ERPoplossingen
blijken
de
meeste
Type software
gebruikte
door ruim 26% van de respondenten gebruikt.
Specifieke CM-software wordt door ruim 22%
CM software
heeft aangegeven separate software met een
Anders
contractmanagement
23%
20%
Geen software
Separaat
voor
26%
ERP
van de respondenten gebruikt en ruim 17%
module
26%
Excel
softwareoplossingen te zijn en worden beide
17%
15%
0%
te
10%
20%
30%
gebruiken. Dit blijken voornamelijk facilitaire Figuur 1: Type software gebruikt voor contractmanagement
systemen te zijn.
CM-software met name door grote organisaties gebruikt
Het blijkt dat CM-software vooral door grote organisaties (+500 FTE) wordt gebruikt. Daarnaast blijkt dat
juist de kleinere organisaties (minder dan 50 FTE) in 50% van de gevallen helemaal geen software
gebruiken of gebruik maken van ERP of Excel.
Grootte organisatie
Aantal
< 25 FTE
7
25 – 50 FTE
4
500 – 100 FTE
9
100 – 250 FTE
21
250 – 500 FTE
27
500 – 1000 FTE
15
1000 + FTE
72
Tabel 1: Respondenten naar grootte
organisatie
Type software naar grootte organisatie
32%
500-1000 FTE
21%
1000+ FTE
100-250 FTE 15%
50-100 FTE 11%
250-500 FTE 10%
25-50 FTE
< 25 FTE
0%
25%
CM
ERP
Separaat
Excel
Geen
Anders
50%
75%
100%
Figuur 2: Type software naar grootte organisatie
Verder geeft ruim 14% aan andere softwareoplossingen te gebruiken. Dit blijken met name document
management oplossingen te zijn. Verder geeft bijna 20% van de gebruikers aan helemaal geen CMsoftware te gebruiken en blijkt ruim 27% van de ondervraagden meer dan één systeem te gebruiken. Van
deze respondenten is 92,5% werkzaam bij een grote organisatie (+500 FTE).
Contractmanagement vaker in Excel en ERP dan in
CM-software
Stand van zaken CM-software 2014
9
Gebruik CM-software per sector
Onder de respondenten scoren zorg het hoogst qua gebruik: 38% van de respondenten die in de zorg
werken, maken gebruik van CM-software.
Gebruikte software per type organisatie
38%
Semi-publiek: Zorg
29%
Publiek: ZBO
25%
Bedrijfsleven: Projecten
25%
Bedrijfsleven: Bouw
22%
Publiek: Rijksoverheid
19%
Bedrijfsleven: Productie
17%
Overig
13%
Publiek: Politie
8%
Bedrijfsleven: Zak. Dienstverl.
Publiek: Provincie 0%
Publiek: Gemeente 0%
Semi-publiek: Onderwijs 0%
Bedrijfsleven: Handel 0%
0%
CM-software
ERP
Separaat
Excel
Geen
Anders
25%
50%
75%
100%
Figuur 3: Type software naar type organisatie
Aantal per type organisatie
Bedrijfsleven: Bouw
4
Semipubliek: Onderwijs
11
Publiek: Provincie
3
Bedrijfsleven: Productie
24
Semipubliek: Zorg
18
Publiek: ZBO
10
Bedrijfsleven: Projecten
5
Publiek: Gemeente
13
Overig
26
Bedrijfsleven: Handel
9
Publiek: Rijksoverheid
7
Bedrijfsleven: Zakelijke dienstverlening
20
Publiek: Politie
3
Tabel 2: Respondenten naar type organisatie
Gebruik CM-software per afdeling
Uit de resultaten komt naar voren dat CM-software door 51% van de respondenten wordt gebruikt op de
afdelingen facilitair en ICT. Verder blijkt dat respondenten aangeven dat CM-software door gemiddeld 3
afdelingen wordt gebruikt.
Gebruik CM-software per afdeling
51%
Facilitair
51%
ICT
Services
43%
Onderhoud
43%
43%
Werken
40%
HRM
34%
Primair proces
25%
Anders
0%
25%
Figuur 4: Gebruik CM-software per afdeling
50%
75%
Stand van zaken CM-software 2014
10
CM-software voornamelijk gebruikt door afdelingen
“Facilitair” en “ICT”
Als we daarnaast kijken naar op welk niveau
Niveau gebruik CM-software
11%
6%
9%
6%
28%
40%
binnen de organisatie de CM-software wordt
Directie
gebruikt, blijkt dit in 40% van de gevallen op
TMT
middelmanagementniveau te zijn, gevolgd
Middelmgt
door operationeel niveau in 28% van de
Operationeel
gevallen.
Ondersteunend
Anders
Tabel 3: Gebruik CM-software per niveau
Interpretatie van de resultaten
Hoewel het verschil klein is blijkt uit de resultaten dat Excel en ERP vaker wordt gebruikt ter
ondersteuning van contractmanagementprocessen dan CM-software. Juist dit kleine verschil kan
mogelijk betekenen dat de functionaliteit die gebruikers zoeken (en wellicht gebruiken) in verschillende
soorten systemen te vinden is. Het feit dat 27% van de respondenten meer dan 1 systeem gebruikt
onderschrijft dit. Het gevaar is daarbij echter dat contractinformatie op verschillende plaatsen in de
organisatie wordt opgeslagen en bewerkt waardoor een wildgroei aan informatie kan ontstaan.
Als we kijken naar specifieke CM-software blijkt dat deze voornamelijk wordt gebruikt in grote
organisaties (+500 FTE). Specifieke CM-software wordt kennelijk pas interessant bij een minimum
aantal contracten. Verder zien we dat 51% van de CM-softwaregebruikers werkzaam is op de afdeling
facilitair en/of ICT en dat de CM-software door gemiddeld 3 afdelingen gebruikt wordt. Dit geeft aan dat
de contractmanagementfunctie steeds centraler en over meerdere afdelingen heen wordt belegd.
Verder zien we dat Cm-software veel in combinatie met Excel gebruikt wordt, vermoedelijk door een
gebrek aan functionaliteit of koppelingen met andere systemen binnen CM-software.
Als laatste zien we dat CM-software zowel door middelmanagement als op operationeel niveau wordt
gebruikt. CM-software wordt dus zowel in de uitvoering als in de analyse gebruikt, hetgeen
verschillende eisen aan het systeem stelt. Of dit ook daadwerkelijk (naar tevredenheid) ondersteund
wordt zal uit de volgende paragrafen moeten blijken.
Stand van zaken CM-software 2014
11
3.3 Operationeel contractmanagement
Voor operationeel contractmanagement zijn respondenten gevraagd welke software gebruikt wordt voor
contractregistratie en in hoeverre ze tevreden zijn met de functionaliteit. Dit is onderverdeeld in:

Vastleggen contractinformatie;

Vastleggen van contractrelaties;

Signaleren van einddata van contracten;

Signaleren van performance van contracten (bijv. op tijd geleverd, conform afspraken etc.);

Delegeren van acties.
CM-software met name gebruikt voor signalering van einddata
Uit de resultaten blijkt dat CM-software met name wordt gebruikt om signaleringen op einddata van
contracten vast te leggen (46%) en contractinformatie en -relaties op te slaan (42%). Voor alle onderdelen
geldt verder dat CM-software de meest gebruikte software-oplossing is. Verder blijkt slechts 18% van de
respondenten CM-software te gebruiken voor signalering van de performance van een contract. Daarnaast
geeft 52% van de respondenten aan dat signalering op performance van een contract ook niet van
toepassing is binnen de organisatie.
Functionaliteit operationeel
contractmanagement
46%
Signaleren einddata contract
Vastleggen contractrelaties
37%
Delegeren acties
34%
Signaleren performance contract
CM
42%
Vastleggen contractinformatie
ERP
Sep.
Excel
19%
0%
52%
25%
50%
75%
N.v.t.
100%
Figuur 5: Functionaliteit operationeel contractmanagement
CM-software gebruikt voor signalering op looptijd.
Signalering op performance blijft achter
Gebruikers zijn gematigd tevreden over functionaliteit
Stand van zaken CM-software 2014
12
62 – 65% van de gebruikers van CM-software zegt tevreden te zijn met de meest basale functionaliteit (i.e.
signalering op einddata en vastleggen contractinformatie, zie figuur 6). Dat is minder dan de gemiddelde
tevredenheid van alle respondenten voor deze twee onderdelen. Voor het vastleggen van contractrelaties
en het delegeren van acties zijn gebruikers van CM-software meer tevreden dan het gemiddelde over alle
respondenten.
Verder blijkt 84% van de gebruikers van CM-software ontevreden te zijn met de functionaliteit voor
signalering van de performance van een contract. Dit kan mogelijk verklaren waarom het signaleren van
performance zo weinig in CM-software wordt ondergebracht (zie figuur 5).
Tevredenheid functionaliteit contractregistratie
73%
Totaal: Signalering einddata contract
10%
65%
CM-software: Signalering einddata contract
9%
67%
Totaal: Vastleggen contractinformatie
38%
Totaal: Vastleggen contractrelaties
9%
17%
29%
22%
43%
CM-software: Vastleggen contractrelaties
26%
16%
62%
CM-software: Vastleggen contractinformatie
17%
Tevreden
40%
13%
Neutraal
43%
Ontevreden
33%
Totaal: Delegeren acties
43%
CM-software: Delegeren acties
15%
Totaal: Signalering performance contract
CM-software: Signalering performance contract
25%
7%
50%
25%
8% 8%
0%
42%
60%
84%
25%
50%
75%
100%
Figuur 6: Tevredenheid functionaliteit operationeel contractmanagement
Gebruik van meerdere systemen maakt meer ontevreden
Zoals in paragraaf 3.2 weergegeven blijkt ruim 27% van de respondenten meer dan één systeem te
gebruiken. Dieper ingezoomd op de mate van tevredenheid over de functionaliteit blijkt dat gebruikers van
meerdere systemen, op het vastleggen van contractrelaties na, voor alle bovenstaande onderdelen meer
ontevreden zijn dan gebruikers van één systeem.
Gebruikers CM-software zijn meer ontevreden over
de functionaliteit
Stand van zaken CM-software 2014
13
Belang van operationeel contractmanagement is hoog
89%
Belang operationeel contractmanagement
7%
4%
van
de
respondenten
geeft
aan
dat
operationeel contractmanagement belangrijk tot
zeer belangrijk is voor de organisatie. Het type- en
de grootte van de organisatie of het type
(Zeer) belangrijk
softwareoplossing dat men gebruikt heeft hier
Neutraal
geen invloed op. Daarbij hechten organisaties die
(Zeer) onbelangrijk
gebruik van software voor contractmanagement
89%
meer waarde aan het belang van operationeel
contractmanagement dan organisaties die dat niet
Figuur 7: Belang operationeel contractmanagement
doen.
Interpretatie van de resultaten
De resultaten laten zien dat CM-software voornamelijk wordt gebruikt voor het vastleggen van
contractgegevens en signalering op einddata, oftewel basale registratie. Wat opvalt, is dat het signaleren
van de performance van een contract maar zeer beperkt ondersteund wordt door CM-software of
software in het algemeen. Een mogelijke verklaring hiervoor kan de grote mate van ontevredenheid over
de functionaliteit op dit onderdeel. Wellicht wordt CM-software niet gebruikt omdat de functionaliteit
niet toereikend is.
Wat we ook zien is dat het gebruik van meer dan één systeem voor contractmanagement gebruikers
over het algemeen meer ontevreden maakt. Een mogelijk verklaring hiervoor kan zijn dat het (moeten)
gebruiken van twee systemen (i.v.m. de ontbrekende functionaliteit) meer ontevreden maakt. Echter de
verwachtingen kunnen ook te) hoog of (te) specifiek zijn, waardoor men sneller ontevreden is met wat
men krijgt. Oorzaak en gevolg zijn hier wat onduidelijk.
In de uitnutting van contracten (i.e. ervoor zorgen dat je ook krijgt wat je hebt afgesproken) is dus nog
een goede stap te maken. Dit geldt zeker ook procesmatig, want ruim 51% van de ondervraagden geeft
aan dat uitnutting niet van toepassing is. En dat terwijl 89% van de respondenten aangeeft dat
operationeel contractmanagement (zeer) belangrijk te vinden!
Stand van zaken CM-software 2014
14
3.4 Tactisch contractmanagement
Voor tactisch contractmanagement zijn respondenten gevraagd welke software gebruikt wordt voor
contractanalyse en in hoeverre ze tevreden zijn met de functionaliteit, onderverdeeld in:

Analyseren van uitnutting van contracten (huidige en toekomstige spend);

Analyseren van contracten op basis van (eigen) KPI’s;

Analyseren van contractinformatie over meerdere afdelingen;

Analyseren van leveranciers met meerdere contracten.
Contractanalyse met name in ERP en Excel
Uit figuur 8 komt naar voren dat CM-software door 10% van de respondenten wordt gebruikt voor analyse
van contracten. Voor financiële analyse ten behoeve van sturing op uitnutting is dit percentage 3 – 5%. Het
blijkt dat contractanalyse voornamelijk door ERP (21 – 49%) en door Excel (15 – 32%) wordt ondersteund.
Verder blijkt 20% van de respondenten contractanalyse in meer dan één systeem uit te voeren en geeft 20
– 37% van de respondenten aan dat software-ondersteuning in contractanalyse voor hun niet van
toepassing is of niet weten of en waar contractanalyse wordt uitgevoerd.
Functionlaliteit voor tactisch contractmanagement
Leveranciers met meerdere contracten 10%
20%
Analyseren contracten over afdelingen 5%
26%
Analyseren (eigen) KPI's 3%
37%
Raadplegen spend 0%
24%
CM-software
ERP
Separaat
0%
Excel
25%
50%
75%
N.v.t
100%
Figuur 8: Functionaliteit voor tactisch contractmanagement
20 – 37% geeft aan dat softwareondersteuning bij
contractanalyse niet van toepassing is of niet weet
of dit wordt uitgevoerd
Stand van zaken CM-software 2014
15
Gebruikers gematigd tevreden over functionaliteit
Respondenten geven aan niet uitgesproken tevreden te zijn met functionaliteit voor contractanalyse. Het
blijkt dat maximaal 40% van de respondenten tevreden is over de geboden functionaliteit, en dan met name
die voor analyse van leveranciers met meerdere contracten. Voor alle onderdelen geldt overigens dat
gebruikers van CM-software minder tevreden dan het gemiddelde van alle respondenten. Verder blijken
respondenten het minst tevreden met de mogelijkheden om de spend op contracten te analyseren en
contracten te kunnen analyseren op basis van (eigen) KPI’s.
Tevredenheid functionaliteit contractanalyse
40%
Totaal: Leveranciers meerdere contracten
28%
33%
CM-software: Leveranciers meerdere contracten
36%
Totaal: Analyseren van contract-informatie over…
26%
CM-software: Analyseren van contract-informatie…
32%
30%
36%
26%
38%
39%
36%
Tevreden
Neutraal
27%
Totaal: Raadplegen spend
22%
CM-software: Raadplegen spend
34%
18%
Totaal: Analyseren (eigen) KPI's
CM-software: Analyseren (eigen) KPI's
31%
10%
0%
Ontevreden
44%
25%
57%
33%
25%
42%
56%
50%
75%
100%
Figuur 9: Tevredenheid functionaliteit tactisch contractmanagement
Gebruikers zijn het minst tevreden met
analysemogelijkheden op KPI’s en “spend”
Stand van zaken CM-software 2014
16
Organisaties met het grootste belang bij contractanalyse zijn het meest ontevreden
Uit figuur 10 blijkt dat 80% van de respondenten het analyseren van contracten (zeer) belangrijk vind. Dit
percentage ligt iets lager dan het belang van het kunnen registreren van contractmanagement (i.e. 89% in
figuur 7).
Vooral de grote organisaties (500-1000 FTE en 1000+
Belang contractanalyse
FTE) vinden contractanalyse (zeer) belangrijk. Tegelijk
6%
blijken juist deze organisaties meer ontevreden te zijn
14%
80%
(Zeer) belangrijk
met de mogelijkheden voor het analyseren contracten en
Neutraal
dan met name op basis van (eigen) KPI’s.
(Zeer)
onbelangrijk
Figuur 10: Belang tactisch contractmanagement
Interpretatie van de resultaten
Ondanks dat 80% van de respondenten contractanalyse (zeer) belangrijk vindt, wordt het door (zeer)
weinig respondenten in CM-software uitgevoerd. Net als bij de uitnutting van contracten zien we hier
ook dat gebruikers veelal ontevreden zijn met de geboden functionaliteit. Men blijkt voornamelijk ERP te
gebruiken om contracten te analyseren. Echter, contractanalyse kan überhaupt nog veel verder
geprofessionaliseerd worden. 37% van de ondervraagden zegt (nog) geen contracten te analyseren op
basis van (eigen) KPI’s en 24% geeft aan dat het de huidige en toekomstige spend op een contract niet
helder heeft. Ook heeft 26% geen idee of een bepaald contract betrekking heeft op meerdere afdelingen
en heeft 20% geen inzicht in welke leveranciers nu meerdere contracten hebben met de organisatie.
Hierdoor ontbreekt niet alleen inzicht in de risico’s en impact per contract en leverancier, maar worden
ook optimalisatie- en synergiemogelijkheden niet of onvoldoende benut.
Blijkbaar focussen organisaties zich vaak nog op het operationele contractmanagement en maken de
volgende stap naar contractanalyse nog te weinig. Er is op het gebied van contractanalyse en -uitnutting
dus zowel qua ondersteuning als organisatorisch nog veel te winnen.
Stand van zaken CM-software 2014
17
3.5 Beoogde voordelen CM-software
Om te kunnen beoordelen of gebruikers de CM-software ook als toegevoegde waarde ervaren, is gevraagd
of de voordelen die men initieel beoogde gerealiseerd zijn, en wel op de volgende gebieden (deze lijst is niet
limitatief):

Betere contractbewaking: Het kunnen signaleren op einddata en performance van contracten;

Betere managementinformatie: Inzicht in resultaat, risico en impact van een contract;

Betere serviceverlening: Informatievoorziening aan interne en externe klanten;

Kostenbesparing: Door efficiency en effectiviteit;

Tijdsbesparing: Door minder dubbele en/of handmatige handelingen;

Vaste werkmethodiek: Ter voorkoming van fouten;

Oplossen van issues: Het snel en effectief kunnen oplossen van problemen/issues bij een contract.
Beoogde voordelen aanschaf CM-software
82%
78%
Betere contractbewaking
Betere managementinformatie
63%
Betere service
44%
44%
Kostenbesparing
44%
41%
74%
CM-software
40%
40%
Tijdbesparing
Anders
25%
32%
26%
Vaste methodiek
Algemeen
34%
9%
14%
Oplossen van issues
0%
25%
50%
75%
100%
Figuur 11: Beoogdelen voordelen bij aanschaf CM-software
Contractmanagement aangeschaft voor betere contractbewaking en managementinformatie
Het blijkt dat 78 - 82% van de respondenten aangeeft contactmanagementsoftware aan te schaffen om
contracten beter te kunnen bewaken. Daarnaast geeft 63 – 74% aan ook betere managementinformatie uit
het systeem te willen halen. Voor beide onderdelen geldt dat gebruikers van specifieke CM-software deze
beoogde voordelen hoger scoren dan de overige respondenten.
CM-software vooral aangeschaft voor betere
contractbewaking en managementinformatie
Stand van zaken CM-software 2014
18
Daarnaast blijkt dat gebruikers van CM-software ook vaker andere motieven hebben om software aan te
schaffen. De aanvullende motieven blijken het behalen van “compliancydoelstellingen”, het kunnen
vastleggen van de verplichtingenadministratie, het “in control zijn” en een gecentraliseerde opslag van
documenten.
Tevredenheid met beoogde voordelen CM-software
61%
65%
CM-software: Betere contractbewaking
Totaal: Betere contractbewaking
19%
21%
52%
48%
CM-software: Betere managementinformatie
Totaal: Betere managementinformatie
31%
26%
17%
26%
28%
24%
20%
21%
52%
55%
CM-software: Vaste methodiek
Totaal: Vaste methodiek
46%
48%
CM-software: Betere service
Totaal: Betere service
19%
14%
35%
28%
Tevreden
19%
24%
Neutraal
Ontevreden
42%
37%
CM-software: Oplossen van issues
Totaal: Oplossen van issues
40%
48%
CM-software: Kostenbesparing
Totaal: Kostenbesparing
31%
40%
CM-software: Tijdbesparing
Totaal: Tijdbesparing
0%
25%
21%
30%
37%
33%
28%
25%
32%
27%
38%
34%
50%
31%
26%
75%
100%
Figuur 12: Tevredenheid met beoogde voordelen CM-software
Beoogde voordelen worden matig behaald
Gebruikers blijken niet uitgesproken tevreden te zijn met het behalen van de beoogde voordelen. Hierin
blijkt er weinig verschil in tevredenheid met de afzonderlijke onderdelen te zijn tussen gebruikers van CMsoftware en gebruikers van andere software. Voor contractbewaking is 61 - 65% van de respondenten
tevreden en voor het verkrijgen van betere managementinformatie is 48 - 52% tevreden. Voor beide
onderdelen geldt dat gebruikers van CM-software meer tevreden zijn dan het gemiddelde over alle
respondenten. Verder blijkt dat voor de meeste andere onderdelen de tevredenheid onder de 50% ligt.
Beoogde voordelen worden met aanschaf van CMsoftware matig behaald
Stand van zaken CM-software 2014
19
Koppelingen met andere systemen het belangrijkste verbeterpunt
Gebruikers blijken over het algemeen tevreden te zijn met de betrouwbaarheid van het systeem. Het
technische
Algemene tevredenheid met CM-software
73%
Betrouwbaarheid
53%
Kosten
36%
Functionaliteit
30%
Koppeling met andere systemen
0%
25%
23%
50%
zitten.
Gebruikers
zijn
echter minder tevreden met de
39%
Neutraal
functionaliteit
42%
Ontevreden
oplossing en de koppelingen
18%
22%
de
Tevreden
27%
44%
Informatie eruit kunnen halen
van
oplossingen lijkt dus wel goed
te
15%12%
aspect
20%
47%
75%
van
de
met andere systemen.
100%
Die twee zaken blijken ook
Figuur 13: Algemene tevredenheid met CM-software
nauw met elkaar verbonden,
want in de top-3 van functionaliteit die gebruikers missen dan wel ontevreden mee zijn in de huidige
oplossing wordt ook de koppeling met het ERP/financieel systeem genoemd. Hieronder het overzicht van
de top-3 sterke en verbeterpunten van CM-software.
Sterke punten
Verbeterpunten
1) Het vastleggen van contractinformatie
1) Koppeling met ERP of financieel systeem;
2) Het bewaken van contracten (signalering);
2) Managementinformatie en –analyses;
3) Centralisatie van documentopslag.
3) Ondersteuning t.b.v. leveranciersmanagement
en –performance.
Interpretatie van de resultaten
De resultaten laten zien dat over het algemeen CM-software wordt aangeschaft om contracten beter te
kunnen bewaken en managementinformatie te kunnen genereren. Echter blijkt men maar matig tevreden
te zijn met het behalen van deze voordelen. Mogelijke oorzaken hier de missende functionaliteit en/of
koppelingen met andere systemen. Gebruikers van CM-software geven ook aan met deze 2 onderdelen
het minst tevreden te zijn, waarbij op het gebied van functionaliteit dit vooral betrekking heeft op
analyses van performance van contracten en leveranciers. Het is echter ook mogelijk dat de
tevredenheid achterblijft door een onvoldoende heldere en bewaakte business case of onrealistische
verwachtingen.
Een mogelijk verklaring voor de ontevredenheid met de functionaliteit voor performance is het gebruik
aan up-to-date financiële informatie. Dit is blijkbaar niet beschikbaar (genoeg), want de koppeling met
het ERP- of financieel systeem is ook als beste verbeterpunt aangegeven. Dit verklaart mogelijk ook
waarom ruim 27% van de gebruikers meer dan 1 systeem gebruikt, want niet alle (financiële) informatie
zit in de CM-software.
Stand van zaken CM-software 2014
20
3.6 Gebruik CM-software over verschillende domeinen
Vanwege het feit dat het proces van contractmanagement verschillende domeinen en afdelingen binnen
een organisatie raakt, is er in dit
onderzoek ook gekeken naar
hoe breed CM-software wordt
ingezet binnen de organisatie.
Onderstaand
eenvoudige
figuur
een
verschillende
geeft
indruk
hoe
systemen
en
domeinen in een organisatie met
elkaar
kunnen
samenhangen.
Contractmanagement
staat
in
deze weergave centraal en is
gerelateerd aan documentbeheer
Figuur 14: Samenhang contractmanagement met verschillende domeinen
(bijv.
opslag
facilitair
van
beheer
contracten),
(bijv.
service
contracten), financiën (bijv. voor de contractwaarde en spend), inkoop (bijv. voor leveranciersinformatie) en
verkoop (bijv. voor klantinformatie).
Om die reden is gebruikers gevraagd aan te geven in hoeverre de CM-software gebruikt wordt voor:

Asset management:



Documentenbeheer:

Het kunnen bijvoegen van documentatie als bijlage bij een contract

Het kunnen vastleggen en/of wijzigen in versies van documenten
Ondersteuning financiële afhandeling:


Het kunnen vastleggen en beheren van beheercontracten en SLA’s
Het kunnen afletteren van inkomende facturen
Operationele inkoopondersteuning:

Het kunnen bewaken van een inkoopproject

Het
kunnen
vastleggen
van
leveranciersinformatie
op
basis
van
voorafgaande
inkooptrajecten (o.a. wanneer een leverancier is afgevallen en om welke reden)

Het kunnen bestellen/afroepen op een contract en buiten een contract om (i.e. maverick
spend
Uit figuur 15 blijkt dat ruim 39% van de respondenten de CM-software gebruikt om documentatie (bijv.
gescande contracten) elektronisch bij te voegen in het systeem. Ruim 30% van de respondenten daarnaast
Stand van zaken CM-software 2014
21
aan de CM-software te gebruiken om het versiebeheer van die documenten te managen. Voor alle andere
gebieden (i.e. asset management, inkoop of financiële afhandeling) wordt de CM-software door 8 – 17%
van de respondenten ingezet.
Breedte van gebruik functionaliteit CM-software
Document management: Bijvoegen van
documentatie
CM-software
39,1%
ERP
Document management: Versiebeheer
documentatie/contract
30,2%
Assetmanagement: Vastleggen en bewaken
beheercontracten
Separaat
Excel
17,0%
Weet niet/N.v.t.
Operationele inkoop: Bewaken inkoopproject
12,1%
Operationele inkoop: Vastleggen afwijzing
leverancier
10,7%
Operationele inkoop: Bestellen/afroepen op 10,0%
contract
Financiele afhandeling: Afletteren facturen
8,5%
0%
25%
50%
75%
100%
Figuur 15: Breedte van gebruik functionaliteit CM-software
Interpretatie van de resultaten
Uit de resultaten blijkt dat CM-software door 30 – 39% van de respondenten ook als document
management systeem gebruikt door contracten en andere documentatie op te slaan en te beheren. Dit
is ook wel handig, want op die manier heb je het contract snel paraat.
Verder zien we echter dat ondanks de samenhang met de verschillende domeinen in de organisatie,
CM-software dit qua functionaliteit niet ondersteunt. Enerzijds geven de respondenten aan voor deze
domeinen andere software te gebruiken (bijv. ERP- of inkoopsoftware), anders geven ze aan dit niet te
weten of dat het niet van toepassing is.
Bovenstaande geeft aan dat contractmanagement pro-actiever kan worden benaderd door zowel de
voorkant (inkoop en bestelling) als achterkant (i.e. financiële afhandeling) van een contract integraal in de
contractmanagementfunctie op te nemen. Naast centralisatie over afdelingen (zoals bijv. ICT en facilitair)
zou dus ook centralisatie over processen een stap voorwaarts voor contractmanagement kunnen
betekenen.
Stand van zaken CM-software 2014
22
4 Marktverkenning CM-software
In dit hoofdstuk wordt het tweede onderdeel beschreven, namelijk een marktverkenning onder leveranciers
van CM-software. Hierbij is ook gebruik gemaakt van een vragenlijst welke middels een online survey aan
leveranciers is verstuurd. Hierin zijn leveranciers gevraagd enerzijds informatie te verschaffen over de
aangeboden oplossing, en anderzijds aan te geven welke functionaliteit in de oplossing beschikbaar is en
welke type klanten daar gebruik van maken. Hierbij is ook onderscheid gemaakt tussen functionaliteit voor
operationeel contractmanagement (i.e. contractregistratie), voor tactisch contractmanagement (i.e.
contractanalyse) en de aanvullende functionaliteit (i.e. ondersteuning in andere domeinen).
In totaal zijn 39 leveranciers van CM-software of een module contractmanagement uitgenodigd om deel te
nemen aan het onderzoek. Daarvan hebben er 16 de vragenlijst volledig ingevuld. Informatie over deze
leveranciers is terug te vinden in bijlage VI.
Vanwege het feit dat het doel van het onderzoek puur een marktverkenning betreft en geenszins een
marktonderzoek, zijn er daarom ook geen analyses dan wel verificaties uitgevoerd op de gegeven
antwoorden van de leveranciers. Dit hoofdstuk bevat dus alleen beschrijvende informatie en
vertegenwoordigt geenszins de analyse en/of visie van Mitopics en/of NEVI.
Leveranciers geven aan veel en diverse klanten te hebben
Uit de antwoorden van de leveranciers blijkt dat de helft al langer dan 10 jaar actief is in Nederland.
Daarnaast heeft 50% van de leveranciers tussen de 50 en 150 afzonderlijke klanten, heeft 25% tussen de
150 en 500 klanten en 25% heeft meer dan 500 afzonderlijke klanten die gebruik maken van de CMsoftware. Daarnaast geven leveranciers aan voornamelijk grotere organisaties (vanaf 250 werknemers) als
klant te hebben (zie figuur 16).
Type klanten: Omvang
Meer dan 1000 werknemers
100%
500-1000 werknemers
100%
250-500 werknemers
100%
81%
100-250 werknemers
50-100 werknemers
75%
25-50 werknemers
75%
Minder dan 25 werknemers
75%
0%
Figuur 16: Type klanten leverancier (omvang)
25%
50%
75%
100%
Stand van zaken CM-software 2014
23
Als we kijken naar het type klanten wat volgens de leveranciers gebruik maakt van de oplossing blijkt dat de
bediende sectoren vrij divers zijn (zie figuur 17).
Type klanten: Sector
88%
Semi-publiek: Zorg
88%
Bedrijfsleven: Zak. Dienstverl.
Publiek: Gemeente
81%
Semi-publiek: Onderwijs
81%
81%
Bedrijfsleven: Projecten
75%
Bedrijfsleven: Productie
69%
Bedrijfsleven: Handel
63%
Bedrijfsleven: Verzekeringen
Publiek: Provincie
56%
Bedrijfsleven: Service en Verhuur
56%
56%
Bedrijfsleven: Bouw
Publiek: ZBO
50%
Publiek: Rijksoverheid
50%
31%
Semi-Publiek: Musea
25%
Publiek: Politie
25%
Publiek: Defensie
13%
Semi-publiek: Bibliotheken
Anders
6%
0%
25%
50%
75%
100%
Figuur 17: Type klanten leveranciers (sector)
Leveranciers geven aan dat operationeel contractmanagement veel wordt gebruikt
Net als in het onderdeel naar tevredenheid onder gebruikers van CM-software, is ook aan leveranciers
gevraagd welke functionaliteit op het gebied van contractregistratie in hun oplossing ondersteund wordt.
Deze functionaliteit is onderverdeeld in:

Vastleggen van contractinformatie;

Vastleggen van contractrelaties;

Signalering van einddata van contracten;

Signalering van performance (uitnutting) van contracten;

Delegeren van acties.
Stand van zaken CM-software 2014
24
Het blijkt dat leveranciers
Gebruik van functionaliteit voor operationeel
contractmanagement
Signaleren einddata
contract
100%
Vastleggen
contractinformatie
100%
Vastleggen
contractrelaties
Ja, 100% v/d klanten
gebruikt het
Ja, 75% v/d klanten
gebruikt het
Ja, 50% v/d klanten
gebruikt het
Ja, 25% v/d klanten
gebruikt het
Ja, 0% v/d klanten
gebruikt het
Nee, wordt niet
ondersteund
73%
67%
Delegeren acties
Signaleren
performance contract
40%
0%
25%
50%
75%
100%
aangeven
dat
alle
gevraagde functionaliteit
ondersteund
wordt
en
dat hiervan met name het
vastleggen van contractinformatie en –relaties en
signalering van einddata
van
contracten
gebruikt.
Dit
wordt
komt
overeen met hetgeen de
Figuur 18: Gebruik functionaliteit voor operationeel contractmanagement
gebruikers hebben aangegeven welke functionaliteit zij voornamelijk gebruiken.
Leveranciers geven aan dat tactisch contractmanagement minder wordt gebruikt
Naast functionaliteit voor contractregistratie, is leveranciers ook gevraagd aan te geven welke functionaliteit
rondom contractanalyse wordt ondersteund en hoeveel klanten van die functionaliteit gebruik maken. Deze
functionaliteit is, net als bij het gebruikersgedeelte, onderverdeeld in:

Overzicht van de prestatie (uitnutting) van een contract op basis van huidige en toekomstige spend;

Het analyseren van contracten op basis van eigen KPI’s;

Het analyseren van contractinformatie over verschillende afdelingen;

Inzicht in leveranciers met meerdere contracten over meerdere afdelingen.
Uit de resultaten blijkt dat
Gebruik functionaliteit voor contractanalyse
Inzicht in leveranciers met
meerdere contracten over
meerdere afdelingen
Ja, 100% v/d klanten
gebruikt het
80%
Ja, 75% v/d klanten
gebruikt het
Analyseren van contractinformatie over afdelingen
73%
Analyseren prestaties
o.b.v. eigen KPI's
27%
Raadplegen
contractprestatie
(uitnutting)
25%
50%
75%
100%
dat
oplossing
hun
voornamelijk
wordt
gebruikt om leveranciers
en
Ja, 25% v/d klanten
gebruikt het
analyseren.
Nee, wordt niet
ondersteund
0%
aangeven
Ja, 50% v/d klanten
gebruikt het
Ja, 0% v/d klanten
gebruikt het
27%
leveranciers
contract-relaties
te
Financiële
analyse
blijkt
minder
gebruikt
te
worden,
waarbij 7 – 20% van de
leveranciers aangeeft de
Figuur 19: Gebruik functionaliteit tactisch contractmanagement
gevraagde functionaliteit
ook niet te ondersteunen.
Stand van zaken CM-software 2014
25
Diversiteit van functionaliteit CM-software
Leveranciers zijn gevraagd aan te geven hoe breed de functionaliteit in hun oplossing is en hoe klanten de
deze functionaliteit gebruiken. Onderstaande domeinen zijn hierin meegenomen:

Asset management




Het kunnen vastleggen en beheren van beheercontracten en SLA’s
Documentenbeheer

Het kunnen bijvoegen van documentatie als bijlage bij een contract

Het kunnen vastleggen en/of wijzigen in versies van documenten
Ondersteuning financiële afhandeling

Het kunnen afletteren van inkomende facturen

Het kunnen betalen volgens een procuratieschema
Operationele inkoopondersteuning

Het kunnen bewaken van een inkoopproject

Het kunnen vastleggen van leveranciersinformatie op basis van voorafgaande inkooptrajecten
(o.a. wanneer een leverancier is afgevallen en om welke reden)Het kunnen bestellen/afroepen
op een contract

Het kunnen bestellen buiten een contract om (i.e. maverick spend)
Breedte functionaliteit CM-software
Document management: Bijvoegen van
documentatie
100%
Document management: Versiebeheer
documentatie/contract
0%
93%
7%
73%
Operationele inkoop: Bewaken inkoopproject
Assetmanagement: Vastleggen en bewaken
beheercontracten
67%
Operationele inkoop: Vastleggen afwijzing
leverancier
67%
Operationele inkoop: Bestellen/afroepen op
contract
13% 13%
20%
7%
60%
Operationele inkoop: Bestellen buiten contract om
(maverick spend)
43%
Financiele afhandeling: Afletteren facturen
43%
Financiele afhandeling: Betalen volgens
procuratieschema
40%
0%
25%
13%
Meer dan 50% v/d
klanten gebruikt het
Minder dan 50% v/d
klanten gebruikt het
Wordt niet
ondersteund
27%
40%
14%
7%
13%
50%
43%
50%
47%
75%
100%
Figuur 20: Breedte gebruik functionaliteit CM-software (leveranciers)
Uit de resultaten blijkt dat leveranciers aangeven dat hun oplossing ook veel wordt gebruikt voor het
managen van documenten. Denk hierbij aan de gescande contracten of bijvoorbeeld SLA’s (Service Level
Agreemenst) of DAP’s (Dossier Afspraken en Procedures). Tevens wordt volgens de leveranciers hun CMsoftware gebruikt om versies van documenten te beheren.
Stand van zaken CM-software 2014
26
5 Visie Mitopics op contractmanagement en CM-software
Dit rapport sluiten we af met een korte visie, waarbij we vanuit Mitopics CM-software in een breder kader
plaatsen en enkele tips geven.
Het lijkt dat het niveau van gebruik van CM-software aansluit bij de stand van zaken van
contractmanagement in Nederland (zie het eerdere onderzoek uit 2011). Ook in het kader van CM-software
zien we dat veel organisaties voornamelijk de basiselementen inrichten of ingericht hebben. De pogingen
om te komen tot goede rapportage, worden nog beperkt gebruikt en beperkt aangeboden in CM-software.
Verder zien we dat contractmanagementinformatie vaak verspreid zit in de organisatie en is opgeslagen in
meerdere informatiesystemen. Als deze bestaande systemen de benodigde functionaliteit in voldoende
mate en effectief kunnen bieden, is het denkbaar dat specifieke CM-software helemaal niet nodig is. Het
gaat immers om de contractmanagementinformatie en niet om de software (zie ook het artikel “Ben je een
fool zonder contractmanagementtool?”). Zo kan simpele, met andere systemen gekoppelde CM-software
een prima oplossing zijn.
Uit het onderzoek komt duidelijk naar voren dat het belang van contractmanagementinformatie vaak groot
is. Denk hierbij aan goede registratie, signalering en rapportage op bijv. uitnutting, compliance en
performance (KPI’s). Het helpt daarbij om eerst te bepalen welke leveranciers / contracten je actief wilt
managen. Door prioriteiten te stellen en daarop leveranciers / contracten te groeperen, kun je voor
belangrijke groepen afspraken maken en bijvoorbeeld de top 30 actief managen. Bedenk vervolgens wat je
eigenlijk zou willen in de ideale CM-software. Wat staat erin, wat doet het en wat komt eruit. Als dat helder
is kijk dan hoe je dat zo simpel mogelijk, gebruik makend van wat er al is, kunt realiseren. Is dat niet
mogelijk, dan is het wellicht een goed idee om eventueel specifieke CM-software te gaan gebruiken. Wees
dan wel kritisch en gebruik niet klakkeloos alles wat de software biedt, maar gebruik wat je nodig hebt.
Hoe je contractmanagementinformatie ook organiseert en met welke software dan ook, zorg dat de
organisatie het kan - en ook echt gaat gebruiken! Hier geldt dat je beter simpele software kan hebben dat
gebruikt wordt, dan een complex systeem dat niemand (volledig) gebruikt. En pluk daar dan ook de
vruchten van, zoals door optimalisatiemogelijkheden (evt. kostenbesparingen) en door altijd overzicht en
een compleet dossier beschikbaar te hebben voor de belangrijke leveranciers en contracten. Zo help je de
organisatie vooruit!
Stand van zaken CM-software 2014
27
Bijlage I: Achtergrond contractmanagement
Contractmanagement is een managementproces en heeft daarom ook een cyclisch karakter. Het
ontwikkelen van visie, het faciliteren van de realisatie van die visie, het daadwerkelijk realiseren en tenslotte
het evalueren van de resultaten van het één en ander staan centraal in een managementproces. Voor
contractmanagement is dat niet anders. Vandaar dat Mitopics het Contractmanagementwiel© ontwikkeld
heeft waarin deze managementcyclus voor contractmanagement nader is uitgewerkt (zie figuur 24 en
www.mitopics.nl/diensten/topics/contract-management).
CM-software
kan
deze
managementcyclus
ondersteunen. Hieronder worden de vier onderdelen van het Contractmanagementwiel© nader toegelicht.
Praktijkervaring
leert
dat
het
nakomen
van
de
afspraken en / of realiseren van de voordelen van het
contract niet altijd even soepel verloopt. Als gevolg van
niet effectief samenwerken, intern of met leveranciers,
komen de beoogde voordelen niet of slechts beperkt
tot stand en blijven de leveranciersprestaties achter bij
de verwachte of misschien wel overeengekomen
kwaliteitsniveaus.
Visioneren
In het onderdeel “Visioneren” wordt op beleidsniveau
de
kaders
geschapen
waarbinnen
het
inkopen,
contracteren en managen van contracten plaatsvindt.
Figuur 21: Mitopics Contractmanagementwiel©
Tot het onderdeel “Visioneren” behoort ook het
contracteringsbeleid, oftewel de spelregels voor het
sluiten van contracten. Hierbij is bijvoorbeeld van belang om als organisatie vast te stellen welke mate van
risico-aversie wenselijk wordt geacht, welk type geschillenregeling in de regel wordt overeengekomen met
leveranciers,
welke
aansprakelijkheidsregelingen
verantwoord
zijn
gegeven
de
afgesloten
aansprakelijkheidsverzekeringen etc.
Andere relevante beleidsgebieden zijn onder andere: het sourcings-, inkoop- en leveranciersbeleid van de
organisatie. Het sourcingsbeleid geeft antwoord op de vraag welke producten / diensten ingekocht kunnen
en mogen worden en welke de organisatie in eigen beheer realiseert. Leveranciersbeleid beschrijft het
beleid rondom selectie, beoordeling en evaluatie van leveranciers. De wijze waarop contractmanagement
moet worden uitgevoerd valt hier dus ook onder. Inkoopbeleid ten slotte heeft met name betrekking op het
inkoopproces.
Stand van zaken CM-software 2014
28
Faciliteren
Benodigde faciliteiten ter realisatie van de contractmanagementvisie liggen in de sfeer van mensen (met de
juiste competenties, eventueel te bewerkstelligen middels trainingen), middelen (bijvoorbeeld budget),
registratie (bijvoorbeeld CM-software), organisatie (verdeling van taken, verantwoordelijkheden en
bevoegdheden met betrekking tot contractmanagementactiviteiten) etc. Dit onderzoek naar de
gebruikerstevredenheid valt derhalve onder dit aandachtsgebied.
Realiseren
Het “realiseren” bestaat uit drie stappen: prestatiebepaling, prestatiecontractering en prestatiebewaking.
Prestatiebepaling houdt in dat de eisen waaraan de te contracteren prestatie en de te contracteren
wederpartij moeten voldoen op gestructureerde wijze worden vastgelegd als toetsingskader voor later.
Prestatiecontractering omvat het totstandkomingsproces van het contract met daarin onder meer aandacht
voor het opstellen, onderhandelen en autoriseren van contracten.
Het operationele deel van prestatiebewaking omvat het nauwgezet monitoren van de verrichtingen van de
tegenpartij en het kwalificeren van de verrichtingen van de tegenpartij in relatie tot het contract. Met andere
woorden, worden de afspraken door klant en leverancier nagekomen. Bijvoorbeeld wanneer een klant i.s.m.
een leverancier een acceptatietest uitvoert. Daarbij is het van belang om vast te stellen of met het goed
doorlopen van deze test aan alle verplichtingen uit het contract is voldaan. Het is dan prettig dat de laatste
versie van deze verplichtingen te raadplegen is in bijvoorbeeld CM-software.
Het tactische deel van prestatiebewaking en evaluatie houdt zich onder andere bezig met de mate waarin
de leverancier bijdraagt aan de ontwikkelingen van de klant. Ten slotte dienen alle genoemde activiteiten in
het kader van prestatiebewaking zorgvuldig en op het juiste detailniveau te worden gedocumenteerd. Deze
documentatie dient de overdraagbaarheid en transparantie en vormt daarnaast ook de dossiervorming voor
beslechting van onverhoopt gerezen geschillen over de uitvoering van het contract.
Evalueren
Tenslotte is het van belang vast te stellen of de contractmanagementvisie is waargemaakt als resultaat van
het faciliteiten en realiseren. Om dit te kunnen doen zullen meetmomenten en concrete doelstellingen
moeten zijn vastgesteld, op basis waarvan periodiek een beoordeling plaats kan vinden van de bijdrage van
contractmanagement aan de bedrijfsvoering. Een belangrijk element hierbij is de interpretatie van succesen faalfactoren én communicatie met de betrokkenen over de resultaten en verbeterpunten in onder andere
het beleid en de faciliteiten voor- en de uitvoering van het contractmanagement. CM-software kan hier een
belangrijke rol spelen. Als het contract bijvoorbeeld 42 KPI’s bevat kan het wellicht handig als deze via de
CM-software geraadpleegd en geanalyseerd kunnen worden.
Stand van zaken CM-software 2014
29
Bijlage II: Over Mitopics
Mitopics is een onafhankelijk adviesbureau met haar roots in de IT dat sinds 1991 organisaties adviseert
vanuit de combinatie van technische, juridische en bedrijfskundige expertise. Vanuit deze jarenlange
ervaring adviseert Mitopics onder andere bij beleid- en verandermanagement, (out)sourcing, Europese
aanbestedingen, contractmanagement, IT-vernieuwing en pakketselectie, (IT-) contracten en geschillen,
SLA’s en onderhandelingen. Tevens verzorgt Mitopics taxaties en second opinions en worden de eigen
beëdigde informatiedeskundigen af en toe opgeroepen als onafhankelijke deskundige in IT-geschillen.
Op het vlak van contractmanagement heeft Mitopics vele jaren ervaring met het begeleiden van
organisaties bij onder meer:

Professionaliseren van en /of inrichten van de contractmanagementfunctie en regie

Opstellen van jaarplannen voor contractmanagementteams om gaandeweg verder te professionaliseren

Uitvoeren van contractmanagementscans

Uitwerken van business cases

Inrichten van klant – leveranciersrelaties inclusief het opstellen van IT-contracten en SLA’s

Interim contractmanagement

Selectie en implementatie van contractmanagement software

Opzetten van AO en interne informatievoorziening om gedegen contractmanagement te realiseren
Naast bovenstaande diensten is Mitopics binnen contractmanagement al jaren kennispartner van o.a. NEVI,
waarvoor zij cursussen Contractmanagement verzorgt. Ook is Mitopics actief lid van IACCM, NBCM en
NEVI. Voor nadere informatie over CM-software en contractmanagement kunt u contact opnemen met
[email protected]
Mitopics bezoekadres
Stavorenweg 4, 2803 PT Gouda
Telefoon: 0182 – 573 211
Fax: 0182 – 535550
E-mail: [email protected]
Website: www.mitopics.nl
Mitopics postadres
Postbus 514
2800 AM Gouda
Stand van zaken CM-software 2014
30
Bijlage III: Over NEVI
Over NEVI, het kennisnetwerk voor inkoop, contract- en supply management
NEVI® is de 3e inkoopvereniging ter wereld en al sinds 1956 hét kennisnetwerk van inkoop en supply
management binnen zowel de publieke als private sector in Nederland. NEVI heeft circa 6.500 leden en
heeft via haar NEVI Research Stichting (NRS) de afgelopen 25 jaar circa 10 miljoen Euro geïnvesteerd in
wetenschappelijk onderzoek en onderwijs op het gebied van inkoop- en supply management. Hiermee is
NEVI de grootste investeerder op dit gebied wereldwijd. Zij heeft als eerste inkooporganisatie de Global
Standard ontvangen voor haar inkoopopleidingen. NEVI maakt inkoop- en supply management kennis
toegankelijk voor iedereen die betrokken is bij het inkoopproces. Zij organiseert (inter)nationale congressen,
vakopleidingen en maatwerktrainingen, alsmede netwerkbijeenkomsten voor zo’n 8.000 personen. De NEVI
Gedragscode is leidend in het vakgebied. De NEVI PMI® indiceert maandelijks de ontwikkeling van de
Nederlandse industrie.
Het belang van contract- en leveranciers- management en de ontwikkeling van dit vakgebied stijgt
snel. NEVI bundelt de kennis, expertise en het netwerk rond contract- en leveranciersmanagement om dit
vakgebied verder te ontwikkelen en te professionaliseren. Binnen dit nieuwe kennisnetwerk richt NEVI zich
op kennisontwikkeling, het verzorgen van trainingen en opleidingen en het delen van kennis en ervaringen
via hun netwerk en events zoals de Contractmanagementdag (www.contractmanagementdag.nl).
Gezien het belang van dit vakgebied en de behoefte uit de markt, start NEVI komend najaar de eerste
beroepsopleiding voor contractmanagers inclusief erkende diplomering.
NEVI staat voor de professionalisering van de inkoop- en contractmanagementfunctie in het belang van het
bedrijfsleven, de overheid en de samenleving en is de norm voor elke organisatie die professioneel inkoopt.
www.nevi.nl/contractmanagement
NEVI bezoekadres:
Orfeoschouw 2 (wijk 26), 2726 JC Zoetermeer
Telefoon 088 – 33 00 700
Fax: 088 – 33 00 770
E-mail: [email protected]
Website: www.nevi.nl
NEVI postadres:
Postbus 198
2700 AD Zoetermeer
Stand van zaken CM-software 2014
31
Bijlage IV: Leveranciersinformatie
Hieronder volgt een beschrijving van de leveranciers en oplossing die hebben deelgenomen aan het
onderzoek. De inhoud van de omschrijvingen is door de leveranciers aangeleverd en niet door Mitopics
geanalyseerd en geverifieerd. Echter op punten waar de aangeleverde tekst te veel commerciële aspecten
bevat is de vrijheid genomen deze niet in het rapport op te nemen. De tekst is derhalve ter beeldvorming en
informatie en er zijn geen rechten aan te ontlenen. De leveranciers zijn op alfabetische volgorde
weergegeven.
2Agree contractbeheer
Naam oplossing:
2agree contractbeheer
Website
www.2agree.nl
Contactpersoon:
[email protected]
Omschrijving:
2Agree contractbeheer stelt organisaties in staat om te voorkomen dat contracten
ongewenst worden verlengd of ongepland om aandacht vragen. Het pakket geeft op
ieder moment een compleet overzicht van alle contractinformatie binnen de
organisatie, reduceert risico’s en ondersteunt de overdraagbaarheid van het
contractbeheer bij ziekte of vertrek van een medewerker. Het pakket wordt
aangeboden vanaf € 4,30 per gebruiker per maand. 2Agree is verkrijgbaar als Cloud
oplossing en als client-server oplossing. Hoe meer beheerders het pakket gebruikers
des te lager de afnameprijs per beheerder. Voor viewers vragen we een service-fee
van 6 euro per jaar. Ontwikkeling geschiedt middels een ontwikkel, test/validatie en
productie omgeving principe. Nieuwe functionaliteit wordt doorgaans door (nieuwe)
klanten geïnitieerd of middels kennisgroepen.
Axxerion
Naam oplossing:
Axxerion
Website
www.axxerion.nl
Contactpersoon:
[email protected]
Omschrijving:
Axxerion is een geïntegreerde oplossing voor life cycle management van contracten.
Het wordt als Software as a Service (SaaS) oplossing in de Cloud aangeboden. De
workflow managementmodule stelt organisaties in staat op een gestructureerde wijze
alle processen rond contracten te automatiseren. Deze processen zijn bijvoorbeeld
het
opstellen
van
contracten,
goedkeuring,
verwerken
van
automatische
herinneringen en termijnfacturatie. De contractenmodule is volledig geïntegreerd met
ruimtebeheer, waardoor de bezettingsgraad op basis van huur- en verhuurcontracten
Stand van zaken CM-software 2014
32
berekend kan worden. Verplichtingen en facturen kunnen direct in Axxerion worden
geboekt of doorgestuurd naar een ander financieel systeem. Er wordt een vast
bedrag per gebruiker per jaar betaald. Axxerion wordt in Nederland doorontwikkeld
en heeft meer dan 70.000 gebruikers in 20 landen.
ContractO
Naam oplossing:
ContractX
Website
www.onlinecontractbeheer.nl
Contactpersoon:
[email protected]
Omschrijving:
ContractO is de Nederlandse vertegenwoordiging van het Zwitserse bedrijf Symfact
en levert het pakket ContractX. Het pakket ondersteunt het creëren, vastleggen en
beheren van contracten. ContractX is beschikbaar als Cloud toepassing of als in
house applicatie De licentiestructuur hangt af van de gekozen vorm: Cloud of onpremise en hangt af van het aantal concurrent users, welke add-ons etc. De oplossing
wordt continue doorontwikkeld, zowel vanuit Nederland als vanuit Zwitserland.
CTM Solution
Naam oplossing:
CTM
versie
7.1:
Contractmanagement,
Tendermanagement,
Leveranciersmanagement, Marktplaatsen, Inhuur, Veilingen
Website
www.ctmsolution.nl
Contactpersoon:
[email protected]
Omschrijving:
CTM stelt organisaties in staat contracten en tenders online te managen. Met de
software krijgen organisaties grip op budgeten en is de actuele status en prestatie per
contract altijd inzichtelijk. CTM ondersteunt het gehele contractproces, vanaf het
opstellen van het contract met de leverancier tot en met het beheren van het actieve
contract. Het CTM is flexibel in te richten, zoals bijvoorbeeld onbeperkt aantal custom
datavelden en custom (management) rapportages. Daarnaast zijn alle modules binnen
CTM
volledig
met
elkaar
geïntegreerd,
waardoor
bijvoorbeeld
binnen
de
contractmanagementmodule eenvoudig minicompetities kunnen worden uitgezet
binnen raamcontracten. De CTM oplossing wordt volledig in de Cloud als SaaS
aangeboden waarbij de hoogste veiligheidseisen in acht worden genomen. CTM is
ISO 270001 gecertificeerd. De licentiestructuur wordt aangepast op het gebruik van
de klant, zodat voor elk type organisatie een passende licentie tot stand komt op
basis van aantallen contracten en gebruikers. Minimaal vijf keer per jaar vindt er een
nieuwe release plaats. De (door)ontwikkeling van het CTM platform wordt continue
door circa 30 ontwikkelaars uitgevoerd. Het CTM platform wordt door heel Europa
Stand van zaken CM-software 2014
33
gebruikt door meer dan 6.000 organisaties, waarbij nieuwe ontwikkelingen gratis (als
optie) voor alle klanten beschikbaar komen.
Qando
Naam oplossing:
Zycus Procurement Performance Suite
Website
www.qando.nl
Contactpersoon:
[email protected]
Omschrijving:
De Zycus Procurement Performance Suite is een compleet inkooppakket bestaande
uit de modules: Contractmanagement (Contract Authoring en Contract Repository),
Spend Management, eSourcing (Rfx en Auctions), Supplier Management (Supplier
Information en Supplier Performance), Financial Savings management en een P2Pmodule. Het gehele pakket is gebouwd in één taal en vanuit één datamodel waardoor
alle modules moeiteloos met elkaar kunnen integreren. Zycus is onlangs door Gartner
Magic Quadrant benoemd als een van de Leaders in de markt.
Crics
Naam oplossing:
Crics
Website
www.crics.nl
Contactpersoon:
[email protected]
Omschrijving:
CRICS helpt organisaties om meer te halen uit de relaties met hun leveranciers.
CRICS stelt gebruikers in staat om viewers aan te maken, contracten in te voeren,
documenten opslaan, KPI’s in te voeren en te managen, automatisch reminders naar
leveranciers te sturen voor kortingen en bonussen en informatie over KPI’s. CRICS is
een SaaS oplossing en heeft een licentiestructuur gebaseerd op het aantal actieve
gebruikers. De prijzen zijn abonnementsprijzen per jaar, waarbij onderhoud, upgrades,
support en back-up inclusief is. 2 x per jaar vindt er, in overleg met de gebruikers, een
nieuwe release plaats met uitbreidingen en verbeteringen
E-size Netherlands
Naam oplossing:
Esize Contract management
Website
www.esize.nl
Contactpersoon:
[email protected]
Omschrijving:
Met E-size Contract Management worden alle leverancierscontracten centraal
vastgelegd. Het vergroot het inzicht in de benodigde contractinformatie, zodat er een
betrouwbare basis is voor het onderhouden van het contractenportfolio. Het pakket
geeft real-time inzicht in de financiële verplichtingen en stelt in staat afspreken te
Stand van zaken CM-software 2014
34
bewaken en te beheren De oplossing maakt het eenvoudig om overeenkomsten op te
stellen
(door
contracttemplates)
Contractafspraken
worden
en
bewaakt
om
door
voorwaarden
Key
aan
Performance
te
passen.
Indicators
en
opzegtermijnen. Het systeem waarschuwt automatisch als een contract gaat aflopen
of moet worden aangepast. Door de oplossing te koppelen aan het bestelsysteem
gebruikt de organisatie altijd de meest recente versie van een contract en worden de
juiste condities en voorwaarden gehanteerd. Het is mogelijk om productcatalogi te
koppelen aan contractdata om contracten optimaal te benutten. De oplossing wordt
aangeboden als SaaS.
Effacts
Naam oplossing:
Effacts
Website
www.effacts.com
Contactpersoon:
[email protected]
Omschrijving:
Effacts wordt gebruikt om contracten en andere juridische zaken zoals claims vast te
leggen, goed te keuren en te beheren. Effacts richt zich niet op een specifiek
bedrijfsproces zoals Inkoop of Verkoop. Het software platform biedt een alles-in-een
oplossing voor verschillende soorten contracten. Daarnaast biedt Effacts software
tools die de gehele levenscyclus van een contract kunnen digitaliseren, zoal het
opstellen van de voorwaarden, het intern goedkeuren van de afspraken, het digitaal
ondertekenen van de overeenkomst en het automatisch controleren van het nakomen
van de afspraken. Effacts wordt aangeboden in de "Cloud" en on-premise. Klanten
kunnen op ieder moment switchen tussen de verschillende service levels. Effacts
wordt aangeboden in verschillende licenties op basis van het aantal gebruikers die
contracten kunnen maken, gebruikers die contracten kunnen goedkeuren en bekijken
en de hoeveelheid data. Kosten starten bij EUR 150 p/m en kunnen oplopen tot meer
dan EUR 1.000 p/m voor hele grote organisaties. Effacts wordt doorontwikkeld door
een dedicated R&D team van 8 FTE.
Inconto
Naam oplossing:
Inconto CM; Inconto One
Website
www.inconto.com
Contactpersoon:
[email protected]
Omschrijving:
INCONTO Contractmanagement™ bevat contractbeheer en draagt zorg voor een
proactieve signalering zodat contracten tijdig opgezegd of verlengd worden. Door
rechten toe te kennen aan de documenten waarborgt u de veiligheid van
Stand van zaken CM-software 2014
35
bedrijfsgevoelige informatie en wordt informatie alleen gedeeld met daartoe
geautoriseerde personen. Documenten en gegevens uit alle contractfasen worden
eenduidig vastgelegd in een elektronisch inkoopdossier. De behoefte bestaat om
binnen het INCONTO de mogelijkheid te creëren voor het doorlopen van een
autorisatie workflow bij contracten. Hierbij moet gedacht worden aan het autoriseren
van contracten, alvorens ze in gebruik worden genomen, door contract-goedkeurders
binnen de organisatie. INCONTO integreert de INCONTO modulen: E-procurement,
Voorraad en Logistiek, Digitale factuurverwerking en Scan&Herken. INCONTO is
zowel als SAAS als on premise verkrijgbaar. De licentiestructuur is onafhankelijk van
het aantal gebruikers of contracten. Door te koppelen met financiële systemen en uw
Active Directory ontstaat een volledig ingebed inkoop- en contractmanagement
systeem. Specifiek voor MKB bedrijven is de SaaS variant INCONTO|one ontwikkeld.
MochaDocs
Naam oplossing:
Mochadocs
Website
www.mochadocs.com/nl
Contactpersoon:
[email protected]
Omschrijving:
10 MochaDocs stelt contractmanagers in staat binnen 20 seconden een start te
maken met het managen van een contract. Daarnaast heeft de contractmanager de
volledig vrije hand in het managen van de inhoud van een contract, ongeacht die
inhoud, de complexiteit of de eenvoud van een contract. De contractmanagementprocessen kunnen volledig worden geconfigureerd in de setup en per contract. De
oplossing wordt alleen via de Cloud aangeboden. In meer dan 45 landen wordt actief
gewerkt met MochaDocs. Er wordt een vaste fee per gebruiker in rekening gebracht.
Abonnementen lopen per maand en kunnen maandelijks worden opgezegd.
MochaDocs kent geen extra investering voor functionaliteiten. Alle klanten hebben
alle functionaliteiten voor dezelfde prijs. De oplossing wordt doorontwikkeld op een
"Less is Better" en "Need" basis.
Negometrix
Naam oplossing:
Negometrix
Website
www.negometrix.com/nl
Contactpersoon:
[email protected]
Omschrijving:
Negometrix geeft inzicht in alle lopende en afgeronde contracten, met herinneringen
op de door de klant ingestelde momenten. Er is volledige vrijheid in het opstellen van
Stand van zaken CM-software 2014
36
templates voor contracten. Elk template kan gekoppeld worden aan een specifiek
product of dienst en aan de relevante afdeling (inclusief autorisatie op organisatie-,
afdeling-
of
contractniveau.)
Door
de
automatische
koppeling
met
de
tenderoplossing, is de historie inzichtelijk. Het pakket is gemakkelijk in te richten op
prestatiemetingen binnen contracten. De oplossing wordt standaard Cloud-based
aangeboden, maar kan in overleg ook on-premise draaien. Er zijn 2 type licenties, één
voor Contractmanagement en één voor Contractbeheer.
Pactum
Naam oplossing:
Pactum Contractbeheer
Website
www.contractbeheer.com
Contactpersoon:
[email protected]
Omschrijving:
Pactum stelt organisaties in staat om automatisch herinnert te worden om
overeenkomsten te beëindigen, evaluatieafspraken met leveranciers in te plannen,
garantietermijnen van aankopen vast te leggen, geeft volledig inzicht in alle lopende
overeenkomsten, geeft inzicht in welke contracten lopen en zorgt ervoor dat
gedigitaliseerde documenten altijd bij de hand zijn. Daarnaast geeft het pakket inzicht
in contractwaardes, indexeringen en contract specifieke afspraken. Pactum is een
werkplekonafhankelijke en schaalbare oplossing die
geschikt is voor organisaties
van1 tot 10.000 medewerkers. Pactum is een Cloud oplossing. Er wordt betaald naar
gebruik en de oplossing is beschikbaar vanaf 14,95 per maand tot 249,95 per maand.
Jaarlijks vinden er twee grote updates op basis van klantervaringen, klantvraag,
klantpanel, onderzoeken en eigen bevindingen.
Proquro
Naam oplossing:
Proquro
Website
www.proquro.nl
Contactpersoon:
[email protected]
Omschrijving:
Proquro
is
een
gebruiksvriendelijk,
flexibel
en
modulair
systeem
voor
e-
Contractmanagement, e-Procurement en e-Invoicing, dat eenvoudig kan worden
aangepast. Doordat Proquro als Software-as-a-Service (SaaS) wordt aangeboden,
betaalt u naar gelang het gebruik, zonder verborgen kosten of hoge investeringen.
Proquro bespaart u tijd, geld en ergernis, en kan probleemloos worden gekoppeld
met bestaande backoffice systemen.
Stand van zaken CM-software 2014
37
United Quality
Naam oplossing:
Contract Control
Website
www.unitedquality.nl
Contactpersoon:
[email protected]
Omschrijving:
Het pakket geeft in één oogopslag inzicht in de status van contracten d.m.v. een
dashboard specifiek ontwikkeld voor het managen van de inhoud van contracten. Het
bevat geen overbodige functionaliteiten. Contract kunnen worden ingevoerd en
gemanaged op einddatum. Het pakket is eenvoudig in gebruik, werkt intuïtief en het
vereist geen zware training om de applicatie te gebruiken. Het pakket is web-based
wat betekent dat het online toegankelijk is vanaf elke computer, tablet of smartphone.
Licenties worden per gebruiker per maand verstrekt en zijn per maand opzegbaar.
Data kan worden geëxporteerd naar een voor MS-Office in te lezen formaat. Het
pakket is in continue doorontwikkeling.
VendorLink
Naam oplossing:
VendorLink Spend Management, -Vendor Management, -Contract Management
Website
www.vendorlink.nl
Contactpersoon:
[email protected]
Omschrijving:
VendorLink
brengt
de
actuele
spend
in
kaart,
beoordeelt
actuele
leveranciersprestaties op kwalitatieve en kwantitatieve gronden en stelt organisaties
in staat contractafspraken te monitoren en risico’s te analyseren. VendorLink is
onderscheidend door de relatie te leggen tussen uitgaven (Spend), contractafspraken
(Contract Management) en prestaties (Vendor Rating). VendorLink wordt uitsluitend
als Cloud oplossing aangeboden. De licentiestructuur is gebaseerd op een model per
module waarvoor een vergoeding per maand wordt betaald. VendorLink is bij meer
dan 70 klanten in gebruik en wordt doorontwikkeld door technologische
mogelijkheden en de klantbehoefte.