Aanmeldingsformulier verenigingsactiviteit v1.0

Aanmelding clubactiviteit
Dit is het aanvraagformulier waarmee je ondersteuning kunt aanvragen voor het
organiseren van een verenigingsactiviteit. Het antwoord op deze aanvraag kun je uiterlijk 4
weken na indiening van de aanvraag verwachten.
Alleen volledig ingevulde aanvragen kunnen in behandeling worden genomen.
Voeg eventueel een bijlage toe ter verduidelijking van de activiteit.
Aanvragen kunnen worden ingediend bij de Toercoördinator.
Naam aanvrager
(= contactpersoon)
Naam activiteit
Datum activiteit1
Beantwoord onderstaande vragen zodat duidelijk wordt wat de activiteit behelst en welke
middelen ter ondersteuning aangevraagd worden.
Organisator activiteit
Waar vindt de activiteit plaats?
Korte omschrijving van de activiteit
Hoe vindt de communicatie naar de
leden plaats?
Hoeveel deelnemers van Ruiten Drie
worden verwacht?
Welke middelen worden ter
ondersteuning aangevraagd? 2
1
2
Wanneer een datum nog niet vaststaat graag zo nauwkeurig mogelijk een periode aangeven.
Zie de toelichting voor mogelijke middelen.
Geef onderstaand aan hoe de begroting eruit ziet.
Inkomsten
Omschrijving3
Eigen bijdrage
deelnemers
Bijdrage sponsoren
-
Bedragen
Uitgaven
Omschrijving4
Inschrijfgelden
Bedragen
Reiskosten
Verblijfskosten
Koffie / thee
Zaalhuur
-
Welke bijdrage wordt gevraagd van de club?
Waarom vindt je dat deze activiteit als verenigingsactiviteit moet worden aangemerkt?
3
Voor de hieronder genoemde posten moet, wanneer van toepassing, een bedrag ingevuld worden.
Extra posten (zie toelichting) kunnen toegevoegd worden en overbodige posten kunnen worden verwijderd.
4
Zie de opmerking hierboven.
Toelichting aanmeldingsformulier clubactiviteit
Algemeen
Van belang is dat het formulier zo volledig mogelijk ingevuld wordt, eventueel vergezeld
van extra informatie, zodat het bestuur zich een goed beeld kan vormen van de
beoogde clubactiviteit.
Wees creatief in het gebruik van communicatiemogelijkheden (mail, social media,
website) en geef dit aan. Ook een verslag achteraf is gewenst.
Wanneer financiële ondersteuning gewenst is dan is een volledig begroting
noodzakelijk.
Procedure
Aanmeldingen voor activiteiten kunnen voorafgaand aan het verenigingsjaar of tijdens
het jaar ingediend worden bij de toercoördinator.
Binnen 4 weken bepaalt het bestuur of een aanvraag gehonoreerd wordt en op welke
wijze de clubactiviteit ondersteund wordt. Eén en ander is uiteraard afhankelijk van de
ruimte in het jaarlijks vastgestelde budget voor verenigingsactiviteiten.
Voorwaarden
De voorwaarden waaraan voldaan moet worden voor een clubactiviteit zijn als volgt:
 Het voorstel wordt middels het vastgestelde formulier aangevraagd;

Bij het voorstel van een activiteit wordt een begroting ingediend;

De activiteit wordt (mede) door R3-leden georganiseerd en staat open voor
deelname door in principe alle R3-leden;

Het bestuur vind de activiteit passend bij de missie en visie van de vereniging;

Het past in een evenwichtige verdeling van soorten activiteiten gedurende het
verenigingsjaar;

Er is ruimte in het voor clubactiviteiten vastgestelde budget voor de gevraagde
ondersteuning;

Het bestuur beslist welke kosten voor vergoeding vanuit de vereniging in aanmerking
komen.

De goedgekeurde activiteiten worden in clubkleding verreden.

Van de activiteit wordt binnen een maand na de activiteit een verslag aangeleverd voor
de website, met foto's als bijlage.
Middelen
Voor een clubactiviteit kunnen middelen van de vereniging ter beschikking worden
gesteld.
Dit kan verschillende vormen aannemen:
 Financiële ondersteuning (met name wanneer naar verwachting veel leden
deelnemen)
o Zaalhuur;
o Koffie of een drankje bij / na een activiteit;
o Versnapering tijdens een activiteit;
o Bijdrage in reis- of deelnamekosten;

Begeleiding van de activiteit door de R3 bus;

Gebruik van de R3 bus voor personen of materiaal vervoer.
Voor gebruik van de bus zal een apart contract met de contactpersoon van de activiteit
worden afgesloten.
Brandstofkosten zijn voor rekening van de gebruiker. De bus dient na gebruik afgetankt
teruggebracht worden. Bij grote afstanden (> 500 km) zal er sprake zijn van een km
vergoeding.
Voor gebruik van de R3 bus wordt een borg gevraagd ter hoogte van €150,-. De borg
dient ervoor om de R3 bus weer schoon en onbeschadigd afgeleverd te krijgen na de
activiteit. Indien hieraan niet wordt voldaan vervalt de borg.
De hoogte van de borg is gelijk aan het bedrag van eigen risico van de verzekering van de
bus.
Let op! Omdat de R3 bus via Obifit wordt geleasd is onze verzekering voor schades
exclusief het BTW bedrag. Dit betekent dat bij een schade van bijv. €5000,- de borg
vervalt (het eigen risico) en daarnaast 19% van het schadebedrag betaald moet worden
(in totaal €1100,-).
Het gebruik van de bus is dus niet zonder (financieel) risico, mede omdat het niet
mogelijk blijkt dit risico te verzekeren.

Fungeren als rechtspersoon bij het aangaan van financiële verplichtingen;

Mogelijkheid om betalingen via de penningmeester van R3 te laten lopen.
Aanmelding is definitief als geld op rekening penningmeester staat. Geen uitgebreide
administratie voor penningmeester. Vereniging huurt niet, contactpersoon / organisator
doet dit.