TVB-sessie Justis - RONT Management Consultants

Lean Auditen
Congres Kwaliteit: de volgende stap
28 oktober 2014
Esther Aelbers
Ontwikkelen 2015: vernieuwde ISO norm
In ISO 9001 meer aandacht voor:
 Effectiviteit van het managementsysteem gericht op de context van
de organisatie
 Betrokkenheid van leiders, die kwaliteit binnen de organisatie
promoten en bewustwording vergroten bij medewerkers
 Risicoanalyse en risicodenken
 Procesdenken gericht op verbeteren van het integrale proces
De kwaliteitsmedewerker krijgt een rol als coach en motivator van het
klantgericht denken in de organisatie
Introductie: vormen van kwaliteitsaudits
Risk based
auditen
Conformiteiten
audit
Waarderend
auditen
Lean
auditen
Conformiteiten audit
Risk based
audit
Waarderende
audit
Lean audit
Uitgangspunt
Verschil
tussen praktijk
en document/
afspraken
Risico’s die
niet worden
gemanaged.
Kracht en
kwaliteiten
Verspillingen
en continu
verbeteren
Instrumenten
Interviews en
documentstudie
Interviews,
FMEA
Dialoog
Groepssessies
en andere
instrumenten
Scope
Alle processen Geselecteerde
processen
Geselecteerde
processen
Geselecteerde
processen met
gedetailleerde
analyse
Rol auditor
Constateert
Coacht
Analyseert en
adviseert
Constateert
Verschillen in definities van auditen
 (kwaliteits)Audit:
“Een systematisch, onafhankelijk en gedocumenteerd proces voor het
verkrijgen van auditbewijsmateriaal en het objectief beoordelen
daarvan om vast te stellen in welke mate aan auditcriteria is voldaan”.
ISO
 Lean audit:
“ Een (gezamenlijke) activiteit waarin vanuit de Lean filosofie inzicht
wordt verkregen in het verbeterpotentieel van een organisatie en/of
proces en waarbij het optimaliseren van waarde voor klanten,
medewerkers, bestuur en maatschappij centraal staat.”
TNO Management Consultants
Belemmeringen bij uitvoering van audits in de praktijk
1. Eisen zijn veelal alleen oppervlakkig bekend en worden door
elkaar gehaald
2. Onderhoud vindt vaak plaats vlak voor een externe audit
3. Verbeteringen komen veelal alleen tot stand op basis van
constateringen (afwijkingen) en wat medewerkers in de audits
aangeven
4. Auditen Is noodzakelijk, maar zit weinig passie in
Terug naar de bedoeling
Bron: Verdraaide organisatie, Wouter Hart
Wat is een Lean Audit?
Lean Auditen:
 Combineert audittechnieken met de principes van Lean
Management
 Audit vanuit een Lean Bril
 Achterhaalt de kernoorzaak van (1) verspillingen OF (2)
belemmeringen in het continu verbeteren
Twee typen Lean Audits:
1. Audit op een geselecteerd proces, gericht op het elimineren van
verspillingen
2. Audit op het systeem van continu verbeteren in een organisatie,
gericht op het toewerken naar een systeem en cultuur van continu
verbeteren
Type 1: Audit gericht op het elimineren van
verspillingen

Toepasbaar op alle organisaties

Onderzoek naar de effectiviteit van processen vanuit een lean bril
(slimmer, sneller, slanker)

Toepassing Lean instrumenten in groepssessie (o.a. VSM,
Verspillingswandeling, Ishikawa, 5x Waarom)

Rol van auditor: veelal procesbegeleider
Voorbeelden
Inlopende collega’s
voor ophalen
printjes
In te scannen voorraad
(+/- 40 uur werkvoorraad,
oplopend)
Voorbeelden Esther
Lean audit: continu verbeteren (type 2)


Veelal bij organisaties die al enige tijd met Lean werken
De effectiviteit van het verbeterproces vanuit een Lean bril
(ordes van verbeteren)
 Auditvragen op basis van Lean filosofie (ordes van verbeteren)
 Rol van auditor: interviewer / onderzoeker, specifiek aandacht
voor:
o Organisatie breed leren
o Langetermijn perspectief
o Kort cyclisch verbeteren
o Delegeren verantwoordelijkheden
o Stimuleren en waarderen van medewerkers
o Probleemoplossend vermogen
Voorbeeld Type 2 audit: Talen B.V.
Lean volwassenheid
Audit op continu
verbeteren
Lean principes
Lean systeem
Lean tools
Adhoc
Tijd
Bron: Shingomodel
Ordes van continu verbeteren
Eerste
orde
verbeteren
Het ontdekken en
herstellen van fouten
(reactief)
Tweede
orde
verbeteren
Het reflecteren tijdens
het werk (proactief)
Derde orde
verbeteren
Cultuur van continu
verbeteren: het zit in
de haarvaten
van de organisatie
verankerd (Lean
systeem)
Over TNO Management Consultants
TNO Management Consultants inspireert en versterkt organisaties bij
het verwezenlijken van hun maatschappelijke opgave. Wij brengen:
 Inventieve wetenschappelijke kennis en implementatiekracht
 Verbinding tussen inhoud, proces én de professional
 Verfrissende inzichten bij actuele maatschappelijke thema’s
 Focus, consistentie en samenhang
 Een toegewijde, waarderende én creatieve werkwijze
De kernthema’s waar wij ons op richten zijn:
1. Transparant sturen
2. Waardengedreven leiderschap
3. Lean Werken
4. Auditen en onderzoeken
5. Transitie en transformatie
Lean Management in de dienstverlening
Contactpersoon
Drs. E.J.M. (Esther) Aelbers
Senior Consultant en Blackbelt Lean Six Sigma
Email: [email protected]
Tel: 06 - 551 715 50