Samenwerking met externe partijen (622-1)

Samenwerking met externe partijen (622-1)
Dit voorbeelddocument omvat aandachtspunten die van belang zijn wanneer
een samenwerking met één of meerdere externe partijen wordt aangegaan. Dit
kan inhoudelijk het geval zijn, bijvoorbeeld uitbesteding activiteiten die
betrekking hebben op de informatievoorziening, denk aan het laten ontwikkelen
van een informatiesysteem. In alle gevallen is het van belang dat voldoende
aandacht wordt besteed aan informatiebeveiliging en aan andere aspecten,
zoals aansprakelijkheid, het hanteren van geldende algemene voorwaarden,
etc. Wanneer de organisatie beschikt over een afdeling Juridische Zaken is het
van belang deze bij het opstellen van het contract en de bijbehorende bijlagen
te betrekken, indien een dergelijke afdeling niet binnen de organisatie aanwezig
is is het zinvol juridisch advies in te winnen bij het opstellen van contracten
Let op, dit document kan ook worden gebruikt voor de invulling van de
onderdelen 10.2, Uitbesteding, 10.8.2, Overeenkomsten, en 12.5.5, Uitbestede
ontwikkeling van programmatuur.
1/5
versie 1.0 – 20
jul 17
Handboek NEN7510
6.2.2 Samenwerking met externe partijen
Inleiding
Binnen de apotheek wordt op verschillende manieren samengewerkt met
externe partijen. In samenwerking met externe partijen worden clinical trials
uitgevoerd, met andere instellingen wordt medisch personeel uitgewisseld, met
andere instellingen hebben wij een samenwerking, van externe partijen worden
producten en diensten afgenomen, etc. Hierbij is het van belang dat uit diverse
invalshoeken (juridisch, informatiebeveiliging, inkoop, contactbeheer) aandacht
wordt besteed aan het vormgeven en reguleren van de samenwerking. Een
essentieel middel om de genoemde aspecten van de samenwerking te borgen
is het aangaan van een schriftelijke overeenkomst.
Doelstelling
Deze richtlijn en de bijbehorende bijlage heeft tot doel te waarborgen dat
voldoende aandacht wordt besteed aan de relevante aspecten die
samenhangen met het aangaan van een samenwerking met één of meerdere
externe partijen. Hierbij is het van belang dat de wederzijdse overeengekomen
rechten en plichten duidelijk zijn en dat de verantwoordelijkheden van de
apotheek en van de externe partij(en) goed zijn toegewezen.
Hoofdlijn
Bij het aangaan van een samenwerking met een externe partij wordt een
schriftelijke overeenkomst opgesteld waarin de voorwaarden voor de
samenwerking worden vastgelegd. Hierbij wordt zoveel mogelijk gebruik
gemaakt van binnen de apotheek beschikbare modellen voor
samenwerkingsovereenkomsten en van de Algemene Inkoopvoorwaarden
apotheek.
Het aangaan van een samenwerking met externe partij en het opstellen van
een bijbehorende schriftelijke overeenkomst wordt gemeld bij de centrale
contractbeheerder van de apotheek.
Bij het opstellen van de overeenkomst en de advisering hierover wordt gebruik
gemaakt van bijlage ORG-662-B-1 (achteraan dit document), Aandachtspunten
overeenkomst samenwerking externe partijen.
Bij de start van het aangaan van een samenwerking met een externe partij
worden de volgende verantwoordelijkheden toegewezen:
- Contractverantwoordelijkheid, degene die verantwoordelijk is voor het
aangaan van de verplichtingen en voor ondertekenen van het contract,
inclusief bijbehorende voorwaarden, conform de hiervoor geldende
bevoegdhedenregeling van de apotheek;
- Contractbeheer, degene die verantwoordelijk is voor het beheer van het
contract;
- Advisering, degene die wordt ingeschakeld voor de advisering over de
inhoud van het contract.
Aandachtspunten bij contractbeheer zijn:
- Registratie en administratie van de overeenkomsten;
- Naleving van de bevoegdhedenregeling van de apotheek;
- Bijwerking van de contracten;
2/5
versie 1.0 – 20
jul 17
Handboek NEN7510
6.2.2 Samenwerking met externe partijen
-
Controle op de naleving van gemaakte afspraken die in de overeenkomst
zijn vastgelegd;
Evaluatie van de overeenkomsten;
Signalering en rappel ter voorkoming van ongewenste stilzwijgende
verlenging van lopende overeenkomsten;
Toetsing bij verlenging van de overeenkomst.
De samenwerking met de externe partij worden pas geëffectueerd nadat de
overeenkomst door beide partijen is getekend
Verantwoordelijkheden
De verantwoordelijkheden voor het aangaan van een samenwerking met een
externe partij zijn als volgt verdeeld:
- contractverantwoordelijke
aangaan van de verplichtingen en voor
ondertekenen van de overeenkomst, inclusief
bijbehorende voorwaarden, conform de
hiervoor geldende bevoegdhedenregeling
van de apotheek
- archief apotheek
scheppen van voorwaarden voor effectief
contractbeheer
- [Inkoop]
beheer van de Algemene
Inkoopvoorwaarden apotheek
bijdrage leveren aan de onderhandelingen
met leveranciers
- [Juridische Zaken]
adviseren over de juridische aspecten van de
overeenkomst
- [beherend apotheker]
eindverantwoordelijk voor samenwerking met
externe partijen.
Controle en rapportage
De leiding van de apotheek is verantwoordelijk voor de (controle op de)
naleving van deze richtlijn.
De contractbeheerders ondersteunen de leiding van de apotheek bij hun taken
door het produceren en aanleveren van overzichten.
De afdeling [Interne controle] van de apotheek kan, eventueel met
ondersteuning van de externe accountant, gevraagd en ongevraagd het stelsel
van maatregelen voor contractbeheer controleren. Hierover wordt
gerapporteerd aan de leiding van de clusters en directies.
Procedures en overige verwijzingen
Bij deze richtlijn horen de volgende procedures:
- [Beheer centrale contractadministratie]
- [Beheer decentrale contractadministratie]
Daarnaast zijn de volgende documenten relevant:
- [Model overeenkomsten]
- …
3/5
versie 1.0 – 20
jul 17
Handboek NEN7510
6.2.2 Samenwerking met externe partijen
ORG-622-B-1
Aandachtspunten overeenkomst
samenwerking externe partijen
Toelichting
In deze bijlage is een checklist opgenomen waarin aandachtspunten voor het
opstellen van overeenkomsten met externe partijen zijn vastgelegd. Hierbij
wordt onderscheid gemaakt naar algemene aandachtspunten en
aandachtspunten per soort overeenkomst.
Overzicht van aandachtspunten
Bij het afsluiten van overeenkomsten met externe partijen gelden de volgende
aandachtspunten:
- Algemeen
- Aansprakelijkheid, de externe partij moet aansprakelijkheid voor de
levering van producten en/of diensten aanvaarden. Beperking van deze
aansprakelijkheid verdient specifieke aandacht
- Algemene voorwaarden, bij voorkeur worden de Algemene
Inkoopvoorwaarden apotheek onverkort van toepassing verklaard. Zo
niet, dan worden de inkoopvoorwaarde van de externe partij gebruikt en
worden gewenste aanvullingen en uitsluitingen hierop schriftelijk
overeengekomen
- Controle, rapportage en evaluatie van de samenwerking.
- Geheimhouding, hierover moet in de overeenkomst een clausule
worden opgenomen. De externe partij moet deze clausule aantoonbaar
bekend maken aan de medewerkers die in de samenwerking worden
betrokken
- Meldingsplicht voor (beveiligings)incidenten
- Tenaamstelling apotheek
- Toepasselijkheid van wet- en regelgeving (WBP, WGBO, NEN 7510).
- Wederzijdse taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
- Vermelding toepasselijk recht en wijze afhandeling geschillen.
- Sancties bij overtreding afspraken
- Voorwaarden ontbinding samenwerking
- Externe partijen die eigen activiteiten verrichten op locatie(s) van het
apotheek
- Toegangsbeveiliging van de ruimten van de externe partij
- Voorwaarden voor het gebruik van de faciliteiten van de apotheek
(toegangsbeheer, stroomvoorziening, netwerk, etc.)
- Levering van producten en diensten aan onderdelen van de apotheek
- Acceptatieprocedure voor de geleverde producten en diensten
- Samenwerking met andere zorginstellingen
- Netwerkbeveiliging in geval van koppelingen van netwerken
- Wederzijdse toegang tot (vertrouwelijke) gegevens en het gebruik van
informatiesystemen
- Samenwerking met zorgverzekeraars
- Ter beschikking stellen van gegevens van klanten (privacy en
informatiebeveiliging)
4/5
versie 1.0 – 20
jul 17
Handboek NEN7510
6.2.2 Samenwerking met externe partijen
-
-
-
5/5
Toegang van (medewerkers van) externe partijen tot de infrastructuur
van de apotheek (gebouwen, computers en netwerken)
- Ondertekenen gastvrijheidsverklaring
- Uitreiken gedragscode computerfaciliteiten apotheek
- Naleving richtlijnen en procedures apotheek (ARBO, toegang, etc.)
- Toegang tot gebouwen en ruimten
- Toegang tot netwerk, informatiesystemen en (vertrouwelijke) gegevens
Uitbesteding van activiteiten aan externe partijen
- Bepalen en vastleggen eisen uitbestede dienstverlening
- Service Level Agreement
Uitwisseling personeel
- Naleving richtlijnen en procedures apotheek
…
- …
versie 1.0 – 20
jul 17
Handboek NEN7510
6.2.2 Samenwerking met externe partijen