Stap 2: Verwerken

Basisprincipes van Getting Things Done (GTD van David Allen)
De methodiek van David Allen is gebaseerd op het eenvoudig opslaan, bijhouden en
terugvinden van alle relevante informatie die nodig is voor de taken die je uit moet
voeren.
De mentale blokkades waar mensen tegenaan lopen bij het uitvoeren van bepaalde taken
worden veroorzaakt door onvoldoende 'front-end' planning. Dit komt vooral doordat we
in het algemeen onvoldoende duidelijk hebben welk doel we nastreven met een activiteit
of project. Wanneer we niet precies weten wat willen bereiken is het ook lastig om te
bedenken hoe we iets gaan aanpakken. We moeten ons dus meer focussen op wat we
precies willen bereiken met een activiteit of project.
Wat is het doel en welke acties leiden tot het eindresultaat? Door deze acties te rubriceren
hoeven we later niet meer uitvoerig te plannen.
Een stappenplan
De methodiek bestaat uit een aantal opéénvolgende stappen. Op basis van onze ervaring
en expertise hebben wij daar een aantal zaken in aangepast. Dat betreft met name het
denken in prioriteiten. In tegenstelling tot andere time management experts focust Allen
zich niet op het stellen van prioriteiten. Het risico is derhalve dat teveel tijd wordt besteed
aan wel dringende, maar minder relevante activiteiten. In het navolgende stappenplan is
het stellen van prioriteiten wel een essentieel onderdeel van de methodiek.
Stap 1: Verzamelen
Verzamel alles wat je moet onthouden, volgen of doen in mappen en boxen. De meest
gebruikte zijn je email inbox, een fysiek postbakje, een laptop en een pda. Haal alles uit je
hoofd en stop het in dit systeem, gereed om verwerkt te worden.
Wanneer er (te)veel activiteiten op deze lijst staan is het raadzaam om ze te plaatsen
binnen de context waar de actie uitgevoerd gaat worden. Dus: project A, project B,
kantoor, telefoon, overleg, etc. Alle mappen en boxen moeten minimaal eens per week
geleegd worden.
Stap 2: Verwerken
Verwerk de gegevens in de mappen en boxen op een strikte, gestructureerde wijze:




pagina 1
Begin bovenaan.
Verwerk één item per keer.
Vraag je af wat je wilt met dit item
(Wat is het doel? Moet ik actie ondernemen?)
Stop nooit iets terug in de ‘in-boxen’.
Als voor een item geen actie nodig is:
 gooi het item weg
 archiveer het item voor latere referentie,
 neem het item op voor mogelijk latere actie (someday/maybe)
Als een item wel een actie vereist:
 vraag je eerst af wat de volgende concrete actie is
 voer deze uit (als het korter duurt dan twee minuten)
 beleg de actie bij iemand anders (delegeren)
 neem het item op in de lijst “volgende activiteit’ (zie stap drie)
Belangrijk onderdeel van de methodiek is de 2-minuten regel:
Als het minder dan 2 minuten kost om iets te doen, doe het dan direct. Want twee
minuten is de tijd die het zou kosten om de actie op te nemen in de juiste actielijst.
Stap 3: Organiseren
Organiseer de items waarop actie moet volgen in een aantal lijsten:
Next actions (volgende activiteit)
Bedenk bij ieder item wat de volgende fysieke actie is die hiervoor ondernomen moet
worden. Hoewel er vaak meerdere stappen en activiteiten nodig zijn om een actie te
voltooien zal er altijd iets zijn wat als eerste moet gebeuren. Die actie moet in deze lijst
worden opgenomen.Wanneer de ‘volgende actie’ lijst veel items omvat kun je ze beter
plaatsen binnen de context waar de actie uitgevoerd gaat worden. Dus: project A, project
B, kantoor, telefoon, overleg, etc.
In aanvulling op de methodiek van GTD adviseren wij om van elke activiteit metéén de
juiste prioriteit te bepalen. (A-B-C-1-2-3). Dit is van essentieel belang voor een effectieve
uitvoering.
Projecten
Alles dat meer dan één fysieke actie vereist wordt aangemerkt als een 'project'. Ook hier
geldt het ‘volgende actie’ principe. Zorg ervoor dat je de projecten volgt en periodiek een
volgende actie vastlegt, zodat de voortgang is gewaarborgd.
In de wacht
Als een actie aan iemand anders is gedelegeerd of wanneer je moet wachten op een
externe gebeurtenis voordat een project verder kan gaan, zet de activiteit dan in deze lijst.
dan moet dit vastgelegd worden in deze lijst. Het spreekt voor zich dat je deze lijst
regelmatig moet controleren.
Ooit / misschien (someday/maybe)
pagina 2
Dingen die je ooit zou willen doen, maar niet nu. Ook interessante informatie die later van
pas kan komen, kan in deze map.
Kalender
Activiteiten met een harde deadline en activiteiten die vaststaan in tijd en plaats, komen
op de kalender.
pagina 3
Stap 4: Kijken en doen (review and do)
De systematiek van GTD is volstrekt nutteloos wanneer je de lijsten niet regelmatig
bekijkt en de juiste actie onderneemt. Alle mappen en boxen moeten daarom minimaal
eens per week geleegd worden.
Allen stelt dat de juiste actie wordt bepaald op basis van de beschikbare tijd, energie en
voorzieningen die aanwezig zijn. Wanneer je daarbij neigt naar het uitstellen van
vervelende klussen, kun je besluiten om de acties uit de lijst stuk voor stuk op volgorde af
te werken. Wij vinden dit advies echter minder geslaagd, omdat het voorbijgaat aan de
prioriteit van een activiteit. Een goede keuze impliceert het stellen van de juiste
prioriteiten. Bepaal daarom altijd eerst het belang en de urgentie van een taak of activiteit,
voor je ermee aan de slag gaat.
Begin elke dag met het doornemen van de ‘volgende actie’ lijst.
Begin je dag vooral niet met e-mail of telefoongesprekken. Dat is een gegarandeerde
manier om metéén volop in de e-mailhel te belanden. Het is veel verstandiger om eerst je
dag in kaart te brengen. Loop dus door je lijst met ‘volgende acties’ en geef elke actie de
benodigde tijd en het beste tijdstip voor een goede uitvoering. (zie: planningstips)
Discipline
GTD vereist wel de nodige discipline. Loop minimaal één maal per week langs alle
openstaande taken, projecten en 'in de wacht'-taken. Controleer of nieuwe taken en
gebeurtenissen in de lijst zijn opgenomen en dat alles is bijgewerkt.
Archiveren
Een handig hulpmiddel is het 'het vervaldagen systeem' . Dit bestaat uit 43 mappen voor
het sorteren van al je papierwerk: 12 mappen voor de twaalf maanden van het jaar en 31
mappen voor de dagen in de maand.
De mappen worden gebruikt om activiteiten voor een bepaalde dag in op te bergen.
Iedere dag staat de genummerde map voor die dag centraal. De inhoud van de map
wordt eruit gehaald en de lege map wordt in de volgende maandmap gestopt. Hierdoor
kunnen papieren herinneringen op de juiste dag teruggehaald worden.
Conclusie
GTD is een goede methode om meer grip te krijgen op de flow van je activiteiten. Vooral
het omzetten van je to-do-list naar ‘volgende actiepunt’ is een goede zet. Het biedt
overzicht en leidt tot meer rust in je hoofd. Grote nadeel is het ontbreken van prioriteiten.
Wanneer die worden toegevoegd, zoals in onze aanpak, leidt dat tot betere resultaten.
© Novitijd, 2008.
pagina 4
pagina 5