Realisatieboek - financien.belgium.be
advertisement
317477127 Finale versie- 28 mei 2003 Realisatieboek annex Coperfin2 – BPR Stafdiensten 28 mei 2003 – Finale versie p. 1 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 Het realisatieboek van Coperfin 1 bevat een overzicht van de realisatieplanning over de jaren heen en geeft eveneens een insteek voor de programmamanagementstructuur voor het opvolgen en bijsturen van de realisatie van Coperfin. In de bijlage van voornoemd realisatieboek wordt een aanzet meegegeven van de projectfiches voor de projecten die binnen de Coperfin 1-programma’s gedefinieerd werden. Dit document, het realisatieboek van Coperfin 2, vormt een aanvulling op het realisatieboek van Coperfin 1. De specifieke initiatieven voor het ondersteunen van de to be situatie van de Stafdiensten worden ingeschoven in de planning en aanpak van Coperfin 1 en van een aantal federale initiatieven. Op die manier komen we tot een geïntegreerde voorstelling van de realisatieplanning voor Coperfin 1 en Coperfin 2. Het realisatieboek van Coperfin 2 vertrekt vanuit een ICT-invalshoek en vormt de input voor de Stafdienst PMO om gedetailleerde programma- en projectfiches op te stellen (waarin ook de niet-ICT aspecten uitgewerkt worden). In het eerste hoofdstuk hernemen we de applicatiearchitectuur voor Stafdiensten van de FOD Financiën uit het ICT-boek. In de volgende hoofdstukken beschrijven we de programma’s voor de verschillende applicatiegroepen van de Stafdiensten. Voor elk programma worden volgende elementen beschreven: Voorstel voor timing Verbanden met andere projecten of initiatieven Voorstel van projecten waaruit het programma kan bestaan Indicatoren voor de realisatie van het programma Voor de functionele eigenschappen en vereisten van applicaties verwijzen we naar hoofdstuk 2 en 3 van het ICT-boek. Zij maken dus geen deel uit van dit realisatieboek. p. 2 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 Inhoudstafel 0. COPERFIN 2 REALISATIEPLANNING ........................................................................................................... 6 0.1. APPLICATIEARCHITECTUUR VOOR DE STAFDIENSTEN VAN DE FOD FINANCIËN ...................................... 6 0.2. DEFINITIE VAN PROGRAMMA’S EN PROJECTEN VOOR COPERFIN 2 ..................................................... 8 1. DOMEIN 1: ERP VOOR FINANCIEEL BEHEER EN LOGISTIEK ..................................................................... 11 1.1. DRAAGWIJDTE EN CONTEXT ............................................................................................. 1.2. TIMING .................................................................................................................... 1.3. DEFINITIE VAN PROGRAMMA’S .......................................................................................... 1.4. DEELNEMERS AAN PROGRAMMA’S ....................................................................................... 1.5. RISICO’S EN RANDVOORWAARDEN ...................................................................................... 11 14 15 18 19 2. DOMEIN 2: E-LEARNING, PLANNING VAN RESOURCES EN ERP VOOR HUMAN RESOURCE MANAGEMENT . 20 2.1. DRAAGWIJDTE EN CONTEXT ............................................................................................. 2.2. TIMING .................................................................................................................... 2.3. PROGRAMMA’S ............................................................................................................ 2.4. DEELNEMERS AAN PROGRAMMA’S ....................................................................................... 2.5. RISICO’S EN RANDVOORWAARDEN ...................................................................................... 20 23 24 26 27 3. DOMEIN 3: INFORMATIE- EN KENNISBEHEER .......................................................................................... 28 3.1. DRAAGWIJDTE EN CONTEXT ............................................................................................. 28 3.1.1. Kennisdatabank, Document & Content Management ........................................................................................................................................... 28 3.1.2. Infotheekbeheer ............................................................................................................................................................................................ 28 p. 3 317477127 3.1.3. 3.1.4. 3.1.5. 3.1.6. Finale versie- 28 mei 2003 Vertaalsoftware ............................................................................................................................................................................................. 29 Kennissystemen bij automatiseringsprojecten .................................................................................................................................................... 30 e-Community ................................................................................................................................................................................................ 30 Legistieke kennissystemen .............................................................................................................................................................................. 30 3.2. TIMING .................................................................................................................... 3.3. PROGRAMMA’S ............................................................................................................ 3.4. DEELNEMERS AAN PROGRAMMA’S ....................................................................................... 3.5. RISICO’S EN RANDVOORWAARDEN ...................................................................................... 31 32 33 34 4. DOMEIN 4: STRATEGISCHE PLANNING, ANALYSE EN RAPPORTERING ..................................................... 35 4.1. DRAAGWIJDTE EN CONTEXT ............................................................................................. 4.2. TIMING .................................................................................................................... 4.3. PROGRAMMA’S ............................................................................................................ 4.4. DEELNEMERS AAN PROGRAMMA’S ....................................................................................... 4.5. RISICO’S EN RANDVOORWAARDEN ...................................................................................... 35 37 38 39 40 5. DOMEIN 5: CRM & CUSTOMER SUPPORT .................................................................................................. 41 5.1. DRAAGWIJDTE EN CONTEXT ............................................................................................. 5.2. TIMING .................................................................................................................... 5.3. PROGRAMMA’S ............................................................................................................ 5.4. DEELNEMERS AAN DE PROGRAMMA’S ................................................................................... 5.5. RISICO’S EN RANDVOORWAARDEN ...................................................................................... 41 42 43 44 44 6. DOMEIN 6: PROJECTMATIGE WERKING .................................................................................................... 45 6.1. DRAAGWIJDTE EN CONTEXT ............................................................................................. 6.2. TIMING .................................................................................................................... 6.3. PROGRAMMA’S ............................................................................................................ 6.4. DEELNEMERS AAN DE PROGRAMMA’S ................................................................................... 6.5. RISICO’S EN RANDVOORWAARDEN ...................................................................................... 45 46 47 47 48 7. DOMEIN 7: BEHEER IDENTITEITEN .......................................................................................................... 49 p. 4 317477127 7.1. DRAAGWIJDTE EN CONTEXT ............................................................................................. 7.2. TIMING .................................................................................................................... 7.3. PROGRAMMA’S ............................................................................................................ 7.4. DEELNEMERS AAN DE PROGRAMMA’S ................................................................................... 7.5. RISICO’S EN RANDVOORWAARDEN ...................................................................................... Finale versie- 28 mei 2003 49 50 51 51 51 p. 5 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 0. Coperfin 2 realisatieplanning 0.1. Applicatiearchitectuur voor de Stafdiensten van de FOD Financiën Het diagram op volgende bladzijde geeft de applicatiearchitectuur weer voor de FOD Financiën. Deze applicatiearchitectuur vormt in feite de synthese van de To Be situatie op ICT-vlak voor de Stafdiensten. De detailuitwerking van deze To Be is opgenomen in het ICT-boek. Voor elk initiatief wordt in dit realisatieboek een Stafdienst als leider van het initiatief voorgesteld. Voor een overzicht van de Stafdiensten die een bepaalde applicatie zullen gebruiken om één of meerdere van hun processen te ondersteunen, verwijzen we naar hoofdstuk 3 van het ICT-boek, waarin de ICT-behoeften van elke Stafdienst is opgenomen en ook naar de bijhorende ICTtemplates die door de Stafdiensten werden aangeleverd. p. 6 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 HR Planning Tijdsbeheer Payroll Evaluatie Mentoring Transitie eCommunities JEPP BDA Beheer van Identiteiten Toegang Facilities Identity Management Federale Directories Strategische Planning E-Learning Trend & Policy Analyse Balanced Scorecard Referentie Planning van Resources Tijdsregistratie Scheduling & Resource Management Informatie- en Kennisbeheer Projectmatige werking Dossierbeheer Program & Project Management Kennisdatabank Library Mgt. System Zoekmotor eCommunities Analyse & Rapportage MIS EIS Expertsystemen (Legistieke) Rulebases Vertaalsoftware Document & Content Mgt. FEDCOM PBEG Algemene Boekhouding Beheer Procurement Financiële Planning Beheer Kontrakten Financiële Controle Asset Management Facility Management Supply Chain Management Supply Chain Planning Program Portfolio Planning Simulatie Opleiding Horizontale FOD B&B E-Bid Financieel - Logistiek Competentie management E-Reg Software Dev. Knowledgebase CRM & Customer Support HR Management Human Resources eHR Recruiting Verticale FOD’s Federale Portaalsite Geïntegreerde verwerking Horizontale FOD P&O Contact Center G2C interactie Support Center G2B interactie G2E interactie G2G interactie Geïntegreerde modules voor Patrimonium Documentatie Geïntegreerde modules voor Belastingen & Invorderingen Gemeenschappelijke modules Registratiemodule Portaalsite Financiën (CCFF) Coperfin2 Applicatie Architectuur - Versie na Stuurgroep 25 april 2003 p. 7 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 0.2. Definitie van programma’s en projecten voor Coperfin 2 Bij het opstellen van dit realisatieplan wordt er expliciet voor gekozen om de Coperfin 2-initiatieven zoveel mogelijk in te passen in het realisatieplan voor Coperfin 1, om zo tot één globaal Coperfin realisatieplan te komen. Naast eerder gedefinieerde Coperfinprogramma’s wordt ook specifiek aandacht besteed aan synergieën en integratie met federale initiatieven die de FOD Financiën overstijgen. . Een aantal van de Coperfin 2-noden wordt al opgevangen door Coperfin 1-initiatieven. De meeste Coperfin 2-noden zijn evenwel toe te voegen aan het realisatieplan dat voor Coperfin 1 werd opgesteld. We hebben de initiatieven samengebracht binnen 7 domeinen, die om functionele redenen of omwille van de context een samenhangend geheel vormen. Binnen elk van deze domeinen werden een aantal programma’s geïdentificeerd. Voor elk programma definiëren we een of meerdere mijlpalen voor de realisatie ervan. Voor elk programma geven we een aanzet voor een realisatiefiche. Zo wordt voor elk programma: aangeduid wat de verbanden met andere initiatieven zijn een voorstel voor timing gegeven een voorstel gegeven van projecten die nodig zijn om het programma uit te voeren, i.e. om elk van de mijlpalen succesvol te bereiken een voorstel geformuleerd voor verantwoordelijke (Staf)diensten voor het programma p. 8 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 Na de realisatie van zulk een programma is een mijlpaal bereikt en zijn er dus meetbare effecten voor de organisatie en/of de burger. De programma’s zijn, zoals vermeld, verder opgesplitst in projecten. Deze projecten zijn uiteindelijk de bouwstenen van de realisatie van Coperfin. Zij voeren op het concrete niveau, het niveau van het terrein, de veranderingen in. De projecten kunnen betrekking hebben op het design, het bouwen en testen, en de uiteindelijke implementatie of uitrol in de organisatie van de benodigde capaciteiten/infrastructuur/… 1.2 Op het overzicht van de timing van de verschillende programma’s, worden de programma’s aangeduid door een symbool nummer verwijst hierbij naar het nummer van het programma in deze tekst. Onderlinge verbanden en afhankelijkheden tussen programma’s worden aangegeven door een symbool referentie wordt gebruikt naar de timing voor een ander domein, maar geen specifieke betekenis heeft. 1 . Het , waarbij het nummer als De verschillende programma’s worden hierna voorgesteld. We maken hierbij nog vier belangrijke opmerkingen: 1. Voor een aantal initiatieven is er een belangrijke afhankelijkheid van federale initiatieven. Indien deze initiatieven niet tijdig starten, zal de FOD Financiën eigen initiatieven starten om de Stafdiensten te voorzien van de gevraagde functionaliteit. Dit zal steeds gebeuren in nauw overleg met de verantwoordelijke horizontale FOD. 2. De timing van de Coperfin 1- programma’s die in de tijdsdiagrammen is opgenomen is steeds de initiële Coperfin 1 – timing. Bij het vertalen van dit realisatieboek naar een definitieve timing door de Stafdienst PMO, zal rekening moeten worden gehouden met de huidige realiteit hieromtrent. 3. In dit realisatieboek wordt de realisatie van finaliteiten beschreven, waarbij geen informatie over bijvoorbeeld quick wins en tijdelijke oplossingen wordt opgenomen. p. 9 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 4. De eerste stap binnen een aantal programma’s is een beslissing over de inzet van een pakket, tegenover de keuze om een oplossing op maat van de FOD Financiën te bouwen. Deze stap, en een eventuele pakketselectie, is niet systematisch opgenomen in de timingdiagrammen. Het is evenwel belangrijk deze opmerking in gedachten te houden bij het uitwerken van de detailplanning. p. 10 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 1. Domein 1: ERP voor financieel beheer en logistiek 1.1. Draagwijdte en context De implementatie van een financiële module gebeurt via de implementatie van de financiële onderdelen van een ERP-pakket. Hierbij moet vooral rekening gehouden worden met volgende initiatieven: FedCom (federaal ERP-project) JEPP: J(oint) E(lectronic) P(ublic) P(rocurement) Geïntegreerde verwerking (Coperfin1 - Thema 2) Het federale FedCom-initiatief zal: een globale oplossing bieden voor het voeren van een algemene en begrotingsboekhouding bij de federale overheid instaan voor het geldbeheer en het beheer van de inkomsten van de federale overheid het opstellen van de federale begroting en het opvolgen van de uitgaven ondersteunen het financieel beheer van vaste activa ondersteunen het aankoopproces en het beheer van leveranciers ondersteunen Een aantal functionaliteiten die de FOD Financiën wil implementeren zijn momenteel niet of slechts gedeeltelijk opgenomen in de scope van FedCom. Deze kunnen binnen de FOD Financiën aansluitend of parallel met de implementatie van FedCom gerealiseerd worden. Hierbij spreken we over volgende ERP-extensies op FedCom: Analytische boekhouding op maat van de FOD Financiën p. 11 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 De basis voor een analytische boekhouding wordt binnen de scope van FedCom gelegd. De invulling hiervan binnen de FOD Financiën kan als een aanvulling hierop beschouwd worden. Logistieke aspecten van het beheer van vaste activa Binnen de scope van FedCom worden de financiële aspecten van activabeheer opgenomen. De basis voor de logistieke opvolging (inventaris) behoort tot de scope van FedCom1. Als de FOD Financiën ook deze logistieke opvolging wil opnemen in de ERP-implementatie, kan een pilootimplementatie door de FOD Financiën hieromtrent een mogelijkheid zijn. Hierbij kan gesuggereerd worden om op federaal niveau een initiatief op te starten (in samenwerking met de Regie der Gebouwen2) waarbij de behoeften van de andere FOD in dit domein geanalyseerd worden. Facility management Het beheer van gebouwen kan door een applicatie (al dan niet een ERP-module) ondersteund worden. De database met informatie over gebouwen die in het kader van Coperfin 1 werd opgebouwd, kan hierbij als vertrekpunt dienen. Supply chain management Voor het beheer van de logistieke keten denken we onder meer aan voorraadbeheer, met links naar de aankoopmodule. Het voorraadbeheer heeft betrekking op de voorraad aan zowel “grondstoffen” (zoals papier, inkt, toners, kledingfonds van D&A,…), kantoormateriaal als op bijvoorbeeld publicaties onder beheer van de Stafdienst S&L. De voorraden zijn voor een aantal producten gedecentraliseerd en bevinden zich op verschillende locaties. Een interface van de operationele systemen voor de ondersteuning van het proces Levering & Distributie van de Stafdienst S&L (zie het Procesboek van Coperfin 1 voor meer details) kan hierbij overwogen worden. 1 Schriftelijk bevestigd door Mr Verkaeren, projectsponsor van Fedcom, op 2 april 2003 dat het beheer van vaste activa normaliter deel uitmaakt van de financiële module van een ERP systeem en als dusdanig ook zal geïmplementeerd worden. 2 De Regie der Gebouwen is een parastatale A onder voogdij van de Minister van Telecommunicatie en Overheidsbedrijven en Participaties. p. 12 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 In het licht van aankoop- en contractbeheer vermelden we ook het JEPP-initiatief (vanuit de FOD Defensie; zie het ICT-boek voor de BPR van de stafdiensten voor een beschrijving van de functionaliteit). In een eerste fase is JEPP gericht op de web-publicatie van lastenboeken. Verder moet voor aankoop- en contractbeheer ook rekening gehouden worden met andere initiatieven vanuit de diensten ABA (typecontracten) & FOR (productcatalogus) van de FOD P&O. Het systeem voor geïntegreerde verwerking is een applicatie die voor de FOD Financiën de overgang ondersteunt van een benadering en organisatie per type belasting naar een situatie waarbij de belastingplichtige centraal staat. De implementatie ervan is gradueel (per type belasting) voorzien. Op termijn zal de financiële (ERP)-module van FedCom het merendeel van zijn informatie met betrekking tot de fiscale inkomsten uit het geïntegreerd systeem halen (we verwijzen hierbij naar de annex van het ICT-Boek). Voor niet-fiscale inkomsten verwijzen we naar integratiemogelijkheden met het systeem voor geïntegreerde verwerking voor de Patrimoniumdocumentatie. Om een optimale afstemming tussen het design van beide systemen (ERP & Geïntegreerde Verwerking) te verzekeren lijkt het aangewezen om de realisatie van de financiële ERP-module parallel te laten lopen met de implementatie van het geïntegreerd systeem. Dit betekent dat ook de financiële module de roll-out-filosofie “per belastingtype” zou volgen. Op die manier kan van bij het ontwerp van de financiële module en van het geïntegreerd systeem wederzijds rekening gehouden worden met zowel de noden vanuit financiële als vanuit fiscale hoek. p. 13 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 1.2. Timing Q2 JEPP 2004 Q3 Q4 Q1 Bestek & Selectie Q2 2005 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 2006 Q4 Q1 Q2 2007 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 2008 Q4 Q1 Realisatie + pilootimplementatie Roll-out (federale ambtenaren) JEPP E-Bid ? E-Reg ? JEPP 1.9 ERP extensies op FEDCOM 1.5 6 Asset Mgt. (financieel) Aankoop- & 1 Kontraktenbeheer 1.6 FEDCOM 1.4 1.3 1.1 GIV (Thema 2) 1.2 Financiële Planning Basis Analytische 1.5 boekhouding Alg. & Begrotingsboekhouding Niet-fiscale inkomsten in FEDCOM Integratie fiscale inkomsten met FEDCOM 2 3 Release 2 Release 3 Release 4 Centraal beheer van klanten Functionaliteiten PD en GIS 2 Functionaliteiten D&A Geïntegreerd verwerkingsysteem Q4 4 Supply Chain Management Asset Management 5 1.8 Facility (logistiek) Management Analytische boekhouding voor FOD Financiën 1.6 Q3 1 Integratie met JEPP 1.7 Q2 Federaal 2003 Q1 Coperfin2 Q4 FEDCOM Q3 3 Release 2 Release 3 Release 4 Coperfin1 2002 p. 14 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 1.3. Definitie van programma’s Mijlpaal aan programma het einde van Timing 1: De FOD Financiën zal in staat zijn om een algemene en begrotingsboekhouding te voeren met een centraal ERP-systeem. Q1 2004 – Q3 2004 2: De FOD Financiën zal in staat zijn om de boekingen van (fiscale) ontvangsten in het geïntegreerd systeem voor de verwerking van belastingen te integreren met het FedCom-platform, alsook de nietfiscale inkomsten. Parallel met de ontwikkeling van het geïntegreerd systeem (per type belasting) Mogelijke projecten Indicatoren Geconsolideerd beeld voor de Financiën in een centraal systeem FOD Verhoging van de kwaliteit van de gegevens beschikbaar gesteld voor de ambtenaar Release 1, 2, 3 & 4 : Q1 2004 – Q1 2005 Beschikbaarheid gegevens Q2 2005 – Q1 2006 van meer interne Q2 2006 – Q1 2007 Q2 2007 – Q1 2008 3: De FOD Financiën zal in staat zijn om een betere financiële planning uit te voeren op basis van accurate gegevens. Q1 2004 – Q1 2005 4: De FOD Financiën zal in staat zijn om alle aankopen en het beheer van leveranciersrelaties via een centraal ERP- Q2 2004 – Q1 2005 Behoefteanalyse Gealigneerd met FedCom-implementatie Ontwerp Akkoord tussen FOD Financiën en Federale Overheid over principes aanpak ERP p. 15 317477127 Mijlpaal aan programma Finale versie- 28 mei 2003 het einde van Timing Mogelijke projecten Indicatoren systeem te verrichten. Customizatie Verder zal de FOD Financiën in staat zijn om alle uitgaven via een centraal ERPsysteem te boeken Extra ontwikkelingen & Interfaces Conversie Test Piloot Gebruikerstraining voorbereiding organisatie Uitrol Productie-ondersteuning Beheer van leveranciersrelaties (aankopen, contractbeheer) & 5: De FOD Financiën zal in staat zijn Q3 2004 – Q1 2005 om kosten, opbrengsten, activa en passiva toe te wijzen aan activiteiten, aan geografische gebieden, aan jaaroverstijgende projecten, aan gebouwen, aan producten en diensten, .... door het voeren van een analytische boekhouding. Analyse en Definitie van de behoeften aan analytische boekhouding binnen de FOD Financiën Q2 2005 – Q3 2006 Implementatie analytische boekhouding voor de FOD Financiën Q4 2004 –Q1 2005: Financiële aspecten 6: De FOD Financiën zal in staat zijn om haar vaste activa (assets) zowel op financieel als op logistiek vlak te beheren. Elektronische bestelling door individuele ambtenaar van bepaalde artikelen door gebruik van een productcatalogus Beschikken over de richtlijnen voor het voeren van een analytische boekhouding p. 16 317477127 Mijlpaal aan programma Finale versie- 28 mei 2003 het einde van Timing Mogelijke projecten Indicatoren Q2 2005 – Q1 2006: Logistieke aspecten 7: De FOD Financiën zal in staat zijn om een globaal logistiek beheer te voeren Q2 2005 – Q1 2006 8: De FOD Financiën zal in staat zijn om haar facilities centraal te beheren Q2 2006 – Q1 2007 9: De FOD Financiën zal in staat zijn om de publicatie van lastenboeken via Internet te verzorgen door gebruik te maken van de JEPP-applicatie Q1 2005 – Q2 2005 Interface ERP-JEPP Na realisatie van Aankoopen Contractenbeheer Af te stemmen met JEPP p. 17 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 1.4. Deelnemers aan programma’s Programma Programma onder leiding van… 1.1. Algemene en Begrotingsboekhouding Stafdienst Budget & Beheerscontrole 1.2. Fiscale en niet-fiscale Inkomsten Stafdienst Budget & Beheerscontrole Diensten betrokken bij dit programma (in het kader van de uitvoering van hun processen) Verschillende lijndiensten, FOD B&B Stafdienst Studie & Documentatie Lijndiensten B&I, resp. PD 1.3 Financiële Planning Stafdienst Budget & Beheerscontrole 1.4. Aankopen en uitgaven (incl. contractbeheer) Stafdienst Budget & Beheerscontrole Stafdienst Secretariaat & Logistiek, FOD B&B Stafdienst ICT 1.5. Analytische boekhouding Stafdienst Budget & Beheerscontrole FOD B&B 1.6. Activabeheer (wagenpark, inventaris,…) Stafdienst Budget & Beheerscontrole Stafdienst Secretariaat & Logistiek Regie der Gebouwen, FOD B&B 1.7. Supply Chain Management Stafdienst Secretariaat & Logistiek Regie der Gebouwen,Stafdienst Budget & Beheerscontrole, FOD B&B 1.8. Facility management Stafdienst Secretariaat & Logistiek Stafdienst Personeel & Organisatie 1.9. JEPP Stafdienst Secretariaat & Logistiek Stafdienst Budget & Beheerscontrole, FOD Defensie p. 18 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 1.5. Risico’s en randvoorwaarden Beschrijving Mogelijke aanpak Afhankelijkheid van FEDCOM-timing Tussenoplossing definiëren voor boeking vanuit geïntegreerd systeem in geval van vertraging - Impact op optimale “Geïntegreerd systeem” integratie met - Impact op einddatum ERP-implementatie bij FOD Financiën Integratie op het vlak van betaling van lonen van ambtenaren tussen eventueel twee verschillende ERPpaketten (één voor HRM en een ander voor FinancieelLogistieke aspecten) moet verzekerd worden. Tijdige opstart van het traject Analytische Boekhouding kan dure en moeilijke integratie met de operationele systemen achteraf vermijden. Verantwoordelijke voor de analyse op federaal niveau van de noden op vlak van Activabeheer moet aangeduid worden. De beslissing om al dan niet deel te nemen aan het JEPP-initiatief moet formeel genomen worden door de FOD Financiën. p. 19 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 2. Domein 2: e-Learning, planning van resources en ERP voor Human Resource Management 2.1. Draagwijdte en context Voor de modernisering van het Human Resource Management beschrijven we hieronder de aspecten waarbij de ambtenaar, zijn opleiding of zijn beschikbaarheid centraal staan: e-HR module (als onderdeel van een ERP-pakket) applicatie voor tijds- en aanwezigheidsregistratie systeem voor Scheduling en Resource Planning e-Learning De implementatie van een e-HR module gebeurt via de implementatie van de HRM-onderdelen van een ERP-pakket. Dit is in lijn met de visie van de directie e-HR van de FOD Personeel & Organisatie, die voor de realisatie volgende fasering voorstelt: Eerste implementatiegolf: implementatie in 6 federale instellingen ondersteuning van de personeels- en administratie van de verloning competentiebeheer interface met SELOR-systeem voor rekrutering interface met OFO voor opleiding Tweede implementatiegolf: p. 20 317477127 uitbreiding van het aantal deelnemende federale organisaties ESS3-functionaliteit Managementrapportering Finale versie- 28 mei 2003 Derde implementatiegolf: implementatie in resterende federale instellingen loopbaanbeheer beheer extra voordelen succession planning andere functionele noden geïdentificeerd tijdens vorige golven In de planning gaan we ervan uit dat de FOD Financiën zich kan inschakelen in het ERP-initiatief van de directie e-HR van de FOD P&O vanaf de eerste implementatiegolf. Tijds- en aanwezigheidsregistratie moet ruimer gezien worden dan een applicatie waarbij de ambtenaar zijn aanwezigheid registreert. Het resultaat van tijdsregistratie is een globaal beeld van de tijdsbesteding van de ambtenaren (tijd besteed aan operationele taken, tijd voor opleiding, aantal vakantiedagen (per type), deelname aan projecten (per projectcode),…). Door gegevens uit operationele systemen (bijvoorbeeld aantal verwerkte dossiers,…) samen met de tijdsregistratiegegevens te analyseren, kunnen onder meer prestatie-indicatoren van de organisatie gemeten worden. Tijdsregistratie vormt een onmiskenbare input voor zowel de Human Resources module (administratie van de verloning, vakantieplanning,…) als voor de financiële module (beheer van uitgaven, analytische boekhouding waarbij bijvoorbeeld de besteding van interne mandagen geanalyseerd wordt,…). In het geval voor de aanwezigheidsregistratie gebruik wordt gemaakt van een badge, dient de analyse hiervoor gecombineerd te worden met de analyse in het kader van Beheer van Identiteiten (zie bladzijde 49). 3 Employee Self-Service p. 21 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 Op het vlak van scheduling (planning van de toekenning van personen aan initiatieven, zoals bijvoorbeeld een doelgerichte controle,…) & Resource Management (operationele kalender voor inplannen van middelen zoals vergaderzalen, projectoren,…) verwijzen we naar het programma “Geïntegreerd resource management” in het kader van gevallenstudie (thema 5 van Coperfin 1). We stellen voor om een realisatie voor de Stafdiensten bij bovenvermeld programma te laten aansluiten, of erin te integreren. Voor de implementatie van de e-Learning stellen we voor om aansluiting te vinden bij de piloot die in de loop van 2003 binnen de FOD Financiën hieromtrent loopt (e-Learning met standaardpakketten zoals taalcursussen). Bij dit pilootproject zijn momenteel opleiders van de Nationale School voor Fiscaliteit betrokken, met het oog op ontwikkeling van e-Learning pakketten voor het fiscale kennisdomein. De voorziene uitbreidingen na de piloot betreffen zowel aangekochte als (in-house) aangemaakte opleidingsmodules. De FOD P&O (Directie OFO) volgt de resultaten van dit project op, en beslist op basis van de resultaten over haar aanpak op federaal vlak. p. 22 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 2.2. Timing Q3 Q4 2003 Q1 Q2 2004 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 2005 Q4 Q1 Q2 Q3 2006 Q4 Q1 Q2 2007 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 2008 Q4 Q1 eHR release 1 eHR release 2 eHR release 3 Recruiting Recruiting Recruiting HR Management HR Management HR Management Competentie Management Competentie Management 2.2 2 5 HR Planning Tijdsbeheer Evaluatie / Mentoring Transitie Management 2.3 Pilootproject release 1 E-Learning Tijds- 9 registratie Thema 5 Planning Resources 2.1 Roll-out release 1 Analyse Pilootproject release 2 release 2 Analyse 2.4 Geïntegreerd resource mgt Q4 Coperfin2 eHR Payroll Q3 Federaal eHR Bestek & Selectie Q2 5 Piloot (North Galaxy) Geïntegreerd resource management 5 Release 2 Release 3 Roll-out release 2 Roll-out Release 2 Roll-out Release 3 6 Release 4 Roll-out Release 4 Coperfin1 2002 p. 23 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 2.3. Programma’s Mijlpaal aan programma het einde van 1: De FOD Financiën zal in staat zijn om een gedetailleerd beeld te vormen van de tijdsbesteding (en ermee verbonden kosten) van al haar personeelsleden Timing Voor het onderdeel gebruik zou gemaakt van een zie ook toegangscontrole Mogelijke projecten waarbij worden badge: timing Analyse: Q3 2004 – Q1 2005 Lastenboek opstellen Selectie van de applicatie door middel van openbare aanbesteding Pilootimplementatie Roll-out FOD Personeelsadministratie Administratie van de verloning, met link naar tijdsregistratie Roll-out: gefaseerd 2: De FOD Financiën zal in staat zijn om de Human Resources in één centraal systeem te beheren (inclusief loopbaanbeheer, inzet & transitie) Voor timing per module, zie overzichtsdiagram timing Analyse (gebruikersbehoeften, managementrapporterin g, interfaces, ...) Q4 2003 – Q2 2004 Piloot: Indicatoren voor Percentage van de tijd die via een centrale toepassing gecapteerd wordt Definitie van tijdsgelieerde prestatieindicatoren voor de organisatie Objectieven indicatoren voor deze prestatie- volledige Competentiebeheer Integratie met voor rekrutering Integratie met OFO voor opleiding SELOR Centrale geautomatiseerde administratie van de verloning HR managementrapportering ESS Uitbetaling van lonen via ERP (zie 2. en ERP voor Human Resource Management) p. 24 317477127 Mijlpaal aan programma Finale versie- 28 mei 2003 het einde van 3: De FOD Financiën zal in staat zijn om opleiding via moderne tools voor elearning aan te bieden Timing Piloot release 1 FOD Financiën: Mogelijke projecten binnen ESS Managementrapportering Loopbaanbeheer Vervolledigen van centrale opleidingscatalogus, en aanpassen aan nieuwe loopbaanstructuur Q1 2003 – Q4 2003 Roll-out release 1 Trainingscatalogus afgestemd op noden van de individuele ambtenaar Modaliteit voor reservatie trainingssessie via ESS van Q1 2004 – Q4 2004 Ontwikkelen van interactieve C(omputer) B(ased) T(rainingen) Release 2: Interactieve C(omputer) B(ased) T(raining) voor specifieke opleidingsdomeinen van de FOD Financiën Online reserveren (e-) opleiding Virtuele trainingssessies en coaching Virtuele klas & coaching/training Q1 2004 – Q2 2006 4: De FOD Financiën zal in staat zijn om een globaal zicht te hebben op de beschikbaarheid van haar werknemers en beschikken over een tool voor efficiënt beheer van middelen Indicatoren Release 1: Q2 2004 – Q3 2005 Volgende releases: telkens 6 maanden van online Zicht op personeel beschikbaarheid van Centrale boeking van vergaderzalen & trainingslokalen Reservatie van projectoren,… p. 25 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 2.4. Deelnemers aan programma’s Programma Programma onder leiding van… Diensten betrokken bij dit programma (in het kader van de uitvoering van hun processen) 2.1. Tijdsregistratie Stafdienst Personeel & Organisatie Stafdienst Secretariaat & Logistiek 2.2. e-HR FOD P&O (ICT-aspecten) Thesaurie Stafdienst Personeel & Organisatie (niet ICT-aspecten) Stafdienst Budget- en Beheerscontrole 2.3. e-Learning Stafdienst Personeel & Organisatie OFO/IFA 2.4. Scheduling & Resource Planning Stafdienst Personeel & Organisatie Stafdienst Secretariaat Stafdienst Functionele Ondersteuning & Logistiek Expertise & Stafdienst Studie & Documentatie Stafdienst Budget- en Beheerscontrole p. 26 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 2.5. Risico’s en randvoorwaarden Beschrijving Mogelijke aanpak Afhankelijkheid van de FOD P&O voor wat betreft timing eHR Integratie op het vlak van betaling van de verloning van ambtenaren tussen eventueel twee verschillende ERPpaketten (één voor HRM en een ander voor FinancieelLogistieke aspecten) moet verzekerd worden. p. 27 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 3. Domein 3: Informatie- en kennisbeheer 3.1. Draagwijdte en context 3.1.1. Kennisdatabank, Document & Content Management Om aan de noden van de Stafdiensten tegemoet te komen, stellen we voor om aan te sluiten bij de applicaties die vanuit Coperfin 1 voorzien werden. Hierbij kan het gaan om de implementatie van één applicatie die instaat voor het inbrengen en updaten van documenten waarbij gebruik gemaakt wordt van een workflow. Deze applicatie kan ook ingezet worden voor het beheren van de kennis die in deze documenten is opgeslagen. Binnen dergelijke applicatie is voor dit tweede aspect over het algemeen een krachtige zoekfunctionaliteit beschikbaar. In Coperfin 1 wordt de implementatie voorzien van een kennisbeheersysteem voor modellen en handleidingen binnen het thema 4 (Bijstand, controle, invordering en informatie). Ook binnen thema 5 van Coperfin 1 (gevallenstudie) wordt de implementatie van een kennisbeheersysteem ingepland (Q1 2003 –Q1 2004). Verder wordt de implementatie van een documentbeheersysteem voorzien binnen project 1.4 (Ontwerpen en Implementeren van een dossierbeheer- en documentbeheersysteem) van Thema 6 (Consistente Reglementering;FEO) uit Coperfin 1. Verder is de realisatie van een informatiebeheersysteem vermeld (project 2.4) binnen hetzelfde thema van Coperfin1. 3.1.2. Infotheekbeheer Bij de implementatie van een modern bibliotheekbeheersysteem, dient de link met de aankoopmodule 4, en eventueel de module voor activabeheer, van een ERP-systeem geanalyseerd te worden. 4 In dit stadium wordt in het midden gelaten of de aankoopfunctionaliteit al dan niet deel uitmaakt van het bibliotheekbeheersysteem. Het lijkt evenwel aangewezen dat de aankoop binnen het ERP-pakket gebeurt. p. 28 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 Voor de inplanning in de tijd van een toepassing voor bibliotheekbeheer voor de Infotheek van de FOD Financiën, moet rekening gehouden worden met: Een bestaand federaal initiatief rond bibliotheekbeheer (afspraken rond standaarden, categorieën,…). Precieze timing voor implementatie van een eventueel gemeenschappelijk systeem is ons nog niet bekend. De implementatie van ERP (Financieel-Logistieke modules) binnen de FOD Financiën Het nieuwe systeem voor de infotheek dient geïntegreerd te worden met systemen van de andere biliotheken/infotheken van de federale overheid. 3.1.3. Vertaalsoftware De invulling van de nood aan deze applicatie wordt al voorzien door project 2.5 (Ontwerpen en implementeren vertaalsoftware) in het kader van thema 6 (Consistente Reglementering) uit Coperfin 1. Voorziene projectduur: Q2 2003 – Q2 2004, implementatie binnen Stafdienst FEO Na bespreking met de verschillende Stafdiensten, en aansluitend bij de resultaten van de BPR van S&L wordt voorgesteld deze implementatie te laten verlopen onder leiding van S&L, in plaats van binnen FEO zoals voorzien was in Coperfin 1. Om vervolgens te komen tot een roll-out naar de andere Staf- en Lijndiensten is het belangrijk om bij de analyse de noden van àlle Stafdiensten te beschouwen. Deze analyse moet onder meer uitwijzen of de Trados-applicatie, die momenteel bij S&L in gebruik is, ook geschikt is voor de andere Staf- en Lijndiensten. p. 29 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 3.1.4. Kennissystemen bij automatiseringsprojecten Met het oog op het groot aantal ICT-initiatieven dat binnen de FOD Financiën gerealiseerd zal worden ter ondersteuning van de to be-situatie is het belangrijk om vóór de start van deze initiatieven te beschikken over hulpmiddelen die deze projecten kunnen ondersteunen op vlak van kennisbeheer (o.m. methodologie, te volgen standaarden, …). 3.1.5. e-Community De realisatie van dit project kan snel verlopen omdat: de ontwikkeling van de e-community applicatie op het Federaal Portaal is voltooid (in opdracht van FedICT). Het vergt een zeer beperkte inspanning om e-communities voor een extra werkgroep of community te realiseren. Er dient wel aangestipt dat de richtlijnen rond het beheer en het gebruik van e-communities binnen de FOD Financiën moeten vastgelegd worden. 3.1.6. Legistieke kennissystemen De invulling van de nood aan een legistiek ontwerpsysteem wordt al voorzien door project 1.8 (Ontwerpen en implementeren legistieke software) in het kader van thema 6 (Consistente Reglementering) uit Coperfin 1. Een uitbreiding naar de Stafdienst P&O kan overwogen worden. p. 30 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 3.2. Timing 2003 Q1 Q2 2004 Q3 Q4 Q1 Q2 2005 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 2006 Q4 Q1 Q2 2007 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 2008 Q4 Q1 eCommunities Federale Portaalsite Thema 6 ExpertInformatie- & systemen Kennisbeheer Federale Portaalsite Q2 Q3 Q4 Federaal Q4 3.1 eCommunities piloot 3 eCommunities roll-out Document & Content Mgt (piloot) 7 Document & Content Mgt (roll-out) Kennisdatabank release 2 Kennisdatabank release 1 3.3 Kennisdatabank release 3 Zoekmotor 3.6 3.5 3.2 Kennisdatabank Document & Content Management Vertaalsoftware Legistieke software Library Mgt. System Vertaalsoftware Legistieke software (piloot) Software Dev. Knowledgebase 3.4 1 Legistieke software (release 1) Coperfin2 Q3 Legistieke software (release 2) Coperfin1 2002 p. 31 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 3.3. Programma’s Mijlpaal aan programma het einde van Timing Mogelijke projecten 1: De FOD Financiën zal in staat zijn om het kennisbeheer in werkgroepen te ondersteunen via een tool voor virtuele samenwerking Q3 2003 (piloot) 2: De FOD Financiën zal in staat zijn om bij de ontwikkeling van nieuwe ICTapplicaties een set standaarden en een consistente methodologie te hanteren voor het beheer van de behoeften, modellering en ontwerpspecificaties Idealiter geïmplementeerd vóór de start van de ICTontwikkelingen in het kader van Coperfin 1. 3: De FOD Financiën zal in staat zijn om alle relevante informatie die vereist is voor een goede taakuitoefening te identificeren, te verzamelen en te organiseren in kennissystemen en die informatie tijdig ter beschikking te stellen van haar ambtenaren. (aansluitend 1) 4: De FOD Financiën zal in staat zijn om het opstellen van wet- en regelgeving te Aansluitend bij Coperfin 1: – Q1 Indicatoren 2004 Q2 2004 - …: roll-out Uniforme methodologie ontwikkelingen bij ICT- Q3 2003 – Q2 2004 bij Coperfin Analyse Efficiënt informatie zoekrobot opzoeken met Document & Content Mgt, Zoekmotor: Q1 2005 – Q4 2005 Kennisdatabank – release 1: Q3 2005 – Q2 2006 p. 32 317477127 Mijlpaal aan programma Finale versie- 28 mei 2003 het einde van Timing Mogelijke projecten faciliteren door het gebruik van legistieke software Q1 2005 – Q4 2005 5: De FOD Financiën zal in staat zijn om haar vertalingen efficiënt en consistent uit te voeren dankzij moderne applicaties die dit proces verregaand kunnen automatiseren In te passen in Coperfin 1 (Q2 2004 – Q1 2005) 6: De FOD Financiën zal in staat zijn om het infotheekbeheer te moderniseren en hierbij optimaal te integreren met bestaande applicaties Na de implementatie van aankoop binnen ERP Indicatoren Q1 2006 – Q4 2006 Q2 2005 – Q1 2006 Gebruik van consistente woordenschat over volledige FOD heen Analyse Aankopen voor infotheek via interface Lastenboek & evaluatie Implementatie Geautomatiseerde uitleningen opvolging van de 3.4. Deelnemers aan programma’s Programma Programma onder leiding van… Diensten betrokken bij dit programma (in het kader van de uitvoering van hun processen) 3.1. e-Community implementatie Stafdienst P&O FOD FEDICT 3.2. Kennissysteem bij automatisering Stafdienst ICT Andere Staf-en Lijndiensten 3.3. Kennissysteem Stafdienst Personeel & Organisatie Alle Stafdiensten p. 33 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 Programma Programma onder leiding van… Diensten betrokken bij dit programma (in het kader van de uitvoering van hun processen) 3.4. Legistieke Software Stafdienst FEO Stafdienst P&O 3.5. Vertaalsoftware (in kader van Coperfin 1) Stafdienst Secretariaat & Logistiek Alle Stafdiensten 3.6. Infotheekbeheer Stafdienst Studie & Documentatie 3.5. Risico’s en randvoorwaarden Beschrijving Mogelijke aanpak p. 34 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 4. Domein 4: Strategische planning, Analyse en Rapportering 4.1. Draagwijdte en context Voor de functionele beschrijving van dit domein verwijzen we naar de annex voor de Stafdiensten van het ICT-boek. We maken hier wel een aantal bemerkingen: De hulpmiddelen voor strategische planning die hiervoor (zeker voor Human Resource Planning en Financiële Planning) door ERPpakketten worden geboden, kunnen fungeren als vertrekpunt voor het beantwoorden van specifieke noden van de FOD Financiën op dit vlak. We verwijzen hierbij ook naar een Balanced Scorecard5. Op basis van de informatie uit MIS/EIS wordt hierin gerapporteerd over de performantie van de FOD Financiën op alle relevante domeinen. Met betrekking tot de macro-economische rapportering is behalve de informatie uit MIS/EIS ook de integratie vereist van externe gegevens (bijvoorbeeld: Nationale Rekeningen) Door aggregeren of drill-down van de informatie zal het MIS/EIS (Management & Enterprise Information System) zowel flexibele rapportering als detailanalyse ondersteunen (voor details: zie het ICT-boek). o De projecten 4.6 en 4.7 van Thema 6 (Consistente Reglementering) voorzien in de implementatie van decision support en MIS toepassingen (Q2 2004 – Q2 2005) In Coperfin 1 wordt verder de implementatie voorzien van analytische hulpmiddelen binnen het thema 4 (Bijstand, controle, invordering en informatie). Er kunnen synergieën zijn om aan de noden van de Stafdiensten op het vlak van analytische hulpmiddelen tegemoet te komen. (mogelijk gelijkaardige tools voor Trendanalyse, simulatiemodellen in het kader van decision support voor beleidsbeslissingen, microanalyse, what-if analyse,…). Het is cruciaal om tijdig, i.e. van bij het ontwerp van de nieuwe systemen die (in het kader van Coperfin) voor de FOD Financiën gebouwd zullen worden, rekening te houden met zowel de noden op het vlak van rapportering als op het vlak van analyse. Hierdoor kunnen dure herwerkingen of weinig kwalitatieve resultaten vermeden worden. 5 In dit verband is er momenteel het TBT-project, dat verder uitgebouwd wordt (M.i.s.s.i.s.s.i.p.p.i). De realisatie van dit project binnen de as is omgeving zal de FOD Financiën onder meer toelaten om in dit domein expertise op te bouwen om ook dergelijk project voor de to be op te zetten. p. 35 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 Bij de uitbouw van het nieuwe applicatielandschap kan de beschikbare kennis en ervaring binnen de Stafdiensten van grote waarde zijn. We denken hier bijvoorbeeld aan de diverse modellen voor microsimulatie waarover S&D beschikt. p. 36 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 4.2. Timing 2002 2003 Q4 Q1 Q2 Q3 2004 Q4 Q1 Q2 2005 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 2006 Q4 Q1 Q2 Q3 2007 Q4 Q1 Q2 Q3 2008 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Federaal Q3 HR Planning 4.1 4 4.2 Program Portfolio Planning Strategische Planning (analyse) 3 4.2 Analyse Tools (MIS / EIS) Supply Chain Planning Analyse Tools (MIS / EIS) Balanced Scorecard Trend & Policy Analysis MIS Decision Support Coperfin1 8 Coperfin2 eHR Strategische Planning Thema 6 4 Financiële Planning FEDCOM p. 37 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 4.3. Programma’s Mijlpaal aan programma het einde van Timing Mogelijke projecten Indicatoren 1: De FOD Financiën zal in staat zijn om het inplannen van nieuwe veranderingsprogramma’s binnen de FOD optimaal te ondersteunen door gebruik van een tool voor program portfolio planning Kan zo snel mogelijk starten, samen met applicatie Project/Programmabeheer 2: De FOD Financiën zal in staat zijn om de informatie aanwezig binnen de FOD aan te wenden voor strategische rapportering (balanced scorecard), strategische planning, en rapportering voor analytische doeleinden. Analyse van informatiearchitectuur tijdig op te starten. Behoefteanalyse Impactanalyse voor verschillende nieuwe ontwikkelingen Timing: zie diagram Input Stafdiensten naar Balanced Scorecard FOD Financiën MIS/EIS Balanced Scorecard Microsimulatie Trend & analyses Analytische hulpmiddelen zullen toelaten om beleidsbeslissingen (zowel binnen het beleidsdomein Financiën als erbuiten) te ondersteunen. Q3 2003 – Q2 2004 Accurate gegevens snel beschikbaar Policy p. 38 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 4.4. Deelnemers aan programma’s Programma Programma onder leiding van… 4.1. Program Portfolio Stafdienst PMO 4.2. Informatiesystemen en tools voor strategische planning, analyse en rapportering Stafdienst Budget- & Beheerscontrole6 Diensten betrokken bij dit programma (in het kader van de uitvoering van hun processen) Stafdienst Functionele Ondersteuning Expertise & Stafdienst Studie & Documentatie7 Stafdienst ICT Verschillende Staf- en Lijndiensten 6 De Stafdienst Budget-en Beheerscontrole staat in voor de meting van indicatoren die toelaten om na te gaan of de doelstellingen binnen de FOD gehaald worden; de analyse van de meetresultaten, en dus ook bijvoorbeeld de uitwerking van de indicatoren, gebeurt samen met de belanghebbende (Staf)dienst. De implementatie van een aantal specifieke tools voor de Stafdienst Functionele Expertise en Ondersteuning of de Stafdienst Studie & Documentatie kan als project binnen dit programma 4.2 gebeuren. Deze projecten zullen verlopen onder leiding van de respectieve Stafdienst. 7 De Stafdienst S&D dient erover te waken dat de rapportering de vereiste informatie voor Tax Policy-doeleinden oplevert. p. 39 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 4.5. Risico’s en randvoorwaarden Beschrijving Mogelijke aanpak De Stafdienst S&D moet betrokken zijn bij de uitbouw van FedCom/ERP om erover te waken dat van bij het ontwerp rekening wordt gehouden met noden aan specifieke informatie voor analytische doeleinden. De timing van de implementatie van zowel ERP als operationele systemen (o.m. geïntegreerde verwerking) bepaalt de timing van de beschikbaarheid van de basisgegevens, en dus de mogelijkheid tot rapporteren/analyse. p. 40 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 5. Domein 5: CRM & Customer Support 5.1. Draagwijdte en context Onder de rubriek CRM en Customer Support bespreken we voor de Stafdiensten 2 aspecten: Support Center: Een eerste aspect op het vlak van ondersteuning van (interne) klanten voor de Stafdiensten is de realisatie van een ICT Helpdesk, met de erbij horende tools. De ondersteuning van de andere Stafdiensten kan ingepast worden in het kader van het Coperfin 1 contact center voor de burger (thema 3). Binnen Coperfin 2 gaat het hoofdzakelijk over het bieden van ondersteuning aan interne klanten. G2E (Government to Employee; Overheid naar Ambtenaar) interactie: De consistentie van de interacties van de FOD Financiën met (interne en externe) klanten bepaalt voor een belangrijk deel het imago van de FOD. Daarom is het belangrijk deze consistentie te verhogen door een aantal standaarden (templates, standaard look & feel voor communicatie) ter beschikking te stellen. Ook de ondersteuning van het E(mployee) S(elf)-S(ervice) principe voor een aantal applicaties maakt hier deel van uit. De implementatie van ESS gebeurt applicatie na applicatie (vb: eHR, ICT Helpdesk, managementrapportering, Contact Center,…). Onder deze noemer kunnen we ook de hulpmiddelen onderbrengen die het gebruiksgemak verhogen, zoals Single Sign On, gemeenschappelijk portaal,…. p. 41 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 5.2. Timing 2003 Q1 Q2 Q3 2004 Q4 Q1 Q2 Q3 2005 Q4 Q1 Q2 Q3 2006 Q4 Q1 Q2 Q3 2007 Q4 Q1 Q2 Q3 2008 Q4 Q1 Intenties op statisch portaal Self-service transacties op dynamisch portaal Federale Portaalsite Q3 Q4 5 Thema 3 (CRM) Thema 3 (CRM) Q2 Federaal Q4 5.1 5.2 G2E interactie 5 G2E interactie Contact Center Stafdiensten (release 1) ICT Help Desk 5.3 (release 1) Contact Center Info per e-mail Info per brief Transacties G2E interactie G2E interactie Contact Center Stafdiensten (release 1) ICT Help Desk ICT Help Desk (release 2) (release 3) Coperfin2 Q3 Coperfin1 2002 p. 42 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 5.3. Programma’s Mijlpaal aan programma het einde van Timing 1: De FOD Financiën zal in staat zijn om de consistentie van interacties (van de Stafdiensten) met interne en externe klanten te garanderen door deze te ondersteunen met een set standaarden en hulpmiddelen Mogelijke projecten ESS Look & Feel 2: De FOD Financiën zal in staat zijn om de dienstverlening van andere Stafdiensten te verhogen door het opzetten van contact center initiatieven8, die ondersteund worden met aangepaste tools. Release 1, 2: 3: De FOD Financiën zal in staat zijn om de gebruikers van ICT optimaal te bedienen via een uitgebouwde ICT Helpdesk Release 1, 2, 3: Indicatoren Verbeterd Financiën imago van de FOD Q3 2004 – Q2 2005 Q2 2006 – Q1 2007 Tevredenheid van ICT-gebruikers Q1 2005 – Q4 2005 Q1 2006 – Q4 2006 Q1 2007 – Q4 2007 8 Bijvoorbeeld: Single Point of Contact (SPOC) via lokale antennes voor P&O en S&L p. 43 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 5.4. Deelnemers aan de programma’s Programma Programma onder leiding van… Diensten betrokken bij dit programma (in het kader van de uitvoering van hun processen) 5.1. G2E-interactie Programma CRM (Coperfin 1) 5.2. Ondersteuning contact centers van Stafdiensten Programma CRM (Coperfin 1) Alle Stafdiensten 5.3 ICT Helpdesk Programma CRM (Coperfin 1) Stafdienst ICT 5.5. Risico’s en randvoorwaarden Beschrijving Mogelijke aanpak p. 44 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 6. Domein 6: Projectmatige werking 6.1. Draagwijdte en context Voor het ondersteunen van een projectmatige werking binnen de Stafdiensten zien we twee initiatieven: Program & Project Management waarbij verwezen wordt naar een applicatie voor het opvolgen van de voortgang van programma’s en projecten. Dossierbeheer waarmee vooral verwezen wordt naar workflow functionaliteit bij het uitvoeren en doorsturen van operationele dossiers. De projecten in het kader van mijlpaalprogramma’s 1 (Case-matig werken) en 4 (Ondersteuning Case-behandeling) van Thema 5 (Gevallenstudie) sluiten hierbij aan. De implementatie van een dossierbeheersysteem kan aansluiting vinden bij de uitwerking van dergelijke oplossing binnen project 1.4 (Ontwerpen en Implementeren van een dossierbeheer- en documentbeheersysteem) van Thema 6 (Consistente Reglementering) uit Coperfin 1. De vereiste functionaliteit voor FEO sluit aan bij het project binnen thema 6. Voor de implementatie binnen de andere Stafdiensten van de FOD Financiën stellen we evenwel voor om aan te sluiten bij de projecten binnen thema 5. p. 45 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 6.2. Timing 2003 Q1 Q2 Q3 2004 Q4 Q1 Q2 2005 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 2006 Q4 Q1 Q2 Q3 2007 Q4 Q1 Q2 Q3 2008 Q4 Q1 eCommunities Federale Portaalsite Thema 5 Thema 5 Q3 Q4 6 Program Program & Project 6.1 & Project 8 Management Management 7 6.2 Casematig werken Q2 Federaal Q4 Casematig werken Ondersteuning case behandeling Casematig werken Dossierbeheer (piloot) Casematig werken Ondersteuning Ondersteuning case behandeling case behandeling Dossierbeheer (roll-out) Coperfin2 Q3 Coperfin1 2002 p. 46 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 6.3. Programma’s Mijlpaal aan programma het einde van Timing Mogelijke projecten 1: De FOD Financiën zal in staat zijn om een standaard werkwijze te hanteren voor het plannen van en rapporteren over programma’s en projecten Q3 2003 – Q3 2004 2: De FOD Financiën zal in staat zijn om dossierbeheer elektronisch te laten verlopen Piloot: Zo snel mogelijk opstarten Q1 2005 – Q4 2005 Indicatoren Uniforme rapportering verschillende projecten overheen Uniforme aanpak projectplanning opstellen voor Automatische statusrapportering verwerking dossiers over Kortere doorloop/verwerkingstijden voor een dossier Roll-out: Q1 2006 – Q4 2006 6.4. Deelnemers aan de programma’s Programma Programma onder leiding van… Diensten betrokken bij dit programma (in het kader van de uitvoering van hun processen) 6.1. Project & Programma Planning Stafdienst PMO Alle Stafdiensten 6.2. Dossierbeheer Stafdienst PMO Alle Stafdiensten9 9 Voor de Stafdienst S&L: Juridische dienst p. 47 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 6.5. Risico’s en randvoorwaarden Beschrijving Mogelijke aanpak p. 48 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 7. Domein 7: Beheer identiteiten 7.1. Draagwijdte en context Aan het huidige initiatief “Identity Management”, dat eerder op het niveau van beveiliging van informatie te situeren is voegen we een element toe: het beheer van identiteiten met het oog op rechten voor toegang tot bepaalde facilities (bv.gebouwen of lokalen) Omdat het beheer van rollen (Wie binnen de organisatie mag wat doen?) eerder een P&O-aangelegenheid is, plaatsen we dit programma onder leiding van de Stafdienst P&O. S&L staat hierbij onder meer in voor: aanduiden van de categorieën van gebouwen, lokalen,… opstellen veiligheidsplan voor elk gebouw optreden bij overtredingen, met rapportering aan P&O De rol van S&L hierbij valt te vergelijken met de rol van ICT bij het huidige initiatief “Identity Management” (dat ook onder leiding van P&O verloopt). In het geval voor de aanwezigheids- en tijdsregistratie gebruik wordt gemaakt van een badge, is er uiteraard een belangrijke interactie met de daarmee verbonden applicaties en gegevens. p. 49 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 7.2. Timing 2002 Q4 2003 Q1 Q2 2004 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 2005 Q4 Q1 Q2 Q3 2006 Q4 Q1 Q2 Q3 2007 Q4 Q1 Q2 Q3 2008 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Federaal Q3 Analyse 7.1 5 Piloot (North Galaxy) Roll-out Roll-out Beheer toegang facilities Identity Management Identity Management Tools Identity Management Identity Management Identity Management Tools Roll-out Coperfin1 Identity Mgt. Identity Mgt. 9 Coperfin2 7 Toegang facilities p. 50 317477127 Finale versie- 28 mei 2003 7.3. Programma’s Mijlpaal aan programma het einde van 1: De FOD Financiën zal in staat zijn om de toegang van personen tot haar infrastructuur centraal te beheren Timing Mogelijke projecten Q3 2003 – Q3 2004 Opstart samen met de voorbereidingen voor verhuis Financietoren Indicatoren Online zicht op aanwezigen binnen elk gebouw Centrale aanpassing toegangsrechten via definitie van rollen 7.4. Deelnemers aan de programma’s Programma Programma onder leiding van… Diensten betrokken bij dit programma (in het kader van de uitvoering van hun processen) 7.1. Toegang facilities Stafdiensten P&O Stafdienst S&L 7.5. Risico’s en randvoorwaarden Beschrijving Mogelijke aanpak p. 51
