Resource Allocatie - Customer Support Portal

Principal Toolbox
Expert Training
RELEASE 7.0
Agenda
Dag 1:

Bepalen focus van de training
Dag 1 & dag 2:

Welkom

Training, lunch, training

Plenaire terugkoppeling

Afsluiting
Inhoudsopgave
1.
Algemeen en gebruikersbeheer
2.
Projectmanagement
3.
Resource Allocatie
4.
Tijdregistratie
5.
Portfoliomanagement
6.
Documenten
7.
Rapporten
8.
Custom velden
9.
Support
10.
Vooruitblik...
11.
Oefeningen dag 1
12.
Oefeningen dag 2
13.
QRC’s
Principal Toolbox
Expert Training
RELEASE 7.0
Modules
Systeeminstellingen
Tijdregistratie
•
Gebruikersadministratie
•
Goedkeuringsproces
•
Instellingen en configuratie
•
Tijdregistratiegroepen
•
Custom velden
•
Niet project activiteiten
Projectuitvoering
•
Projectmodellen
•
Vastleggen van projectgegevens
•
Projecten starten en archiveren
•
Projecten verplaatsen
Portfolio Management
•
Portfoliomodel
•
Rapportagemodel
•
Portfoliorapportage cyclus
Resource Allocatie
•
Resource Pools
•
Niet project activiteiten
•
Beschikbaarheid vastleggen
•
Allocaties vastleggen
Documenten en rapportage
•
Omgaan met documenten
•
Automatische rapportages
•
Weergaven / dashboards
•
Boekingen en tijdrapporten
Onderwerpen
1.
Algemeen en gebruikersbeheer
2.
Projectmanagement
3.
Resource Allocatie
4.
Tijdregistratie
5.
Portfoliomanagement
6.
Documenten
7.
Rapporten
8.
Custom velden
9.
Support
10.
Vooruitblik...
Algemeen

Gebruikersbeheer

Systeeminstellingen

Integratie met directory services
Gebruikersbeheer
Rollen en rechten
Twee soorten gebruikers:

Systeembeheerders t.b.v. beheer

Normale gebruikers voor normaal gebruik

Systeembeheerders hebben alle rechten binnen het systeem.

De rechten van normale gebruikers zijn afhankelijk van de rollen die ze krijgen (in
portfolio’s, projecten en add-ons)
Tip: Help, search ‘roles’ voor detail uitleg
Gebruikersbeheer
Rollen en rechten
Rollen op ‘mappen’ (programma, portfolio)
Manager

Aanmaken, verplaatsen, archiveren van submappen

Aanmaken, verplaatsen, archiveren van projecten

Aanmaken, verplaatsen, archiveren van projectmodellen

Beheer van rollen op het eigen niveau

Leesrechten voor alle informatie van het eigen en onderliggende niveaus
Lezer

Leesrechten voor alle informatie van het eigen en onderliggende niveaus
Gebruikersbeheer
Rollen en rechten

PRINCE2 rollen op projecten
Projectmanager en project support

Alle rechten binnen het project
Stuurgroep, teammanagers en teamleden

Leesrechten binnen het project

Aanmaken van issues
Producteigenaar (per product te benoemen)

Toevoegen van documenten (resultaten) aan het product

Aanmaken van risico’s, issues en andere log items gekoppeld aan het product.
Gebruikersbeheer
Rollen en rechten
Gebruikers toevoegen

Klik onder Setup op Gebruikersbeheer

Klik op

Vul de gegevens in, selecteer een gebruikersrol, klik op OK
Gebruikers bewerken

Selecteer de gebruiker in het overzicht

Klik vervolgens op Bewerk account details

In de pop-up kun je de gegevens aanpassen

NB: in dit scherm kun je ook het wachtwoord resetten
Gebruikersbeheer
Rollen en rechten
Login uitschakelen versus gebruiker verwijderen
Login uitschakelen (NB: is weer ‘in te schakelen’)
, vink aan ‘login uitschakelen’

Selecteer de gebruiker, klik op

De gebruiker is WEL te her-activeren

De data van deze gebruiker toont ‘zwart’
Gebruiker verwijderen (NB: is niet weer ‘in te schakelen’)

Selecteer de gebruiker, klik op

Verwijderde gebruikers zijn NIET te her-activeren

De data van deze gebruiker toont ‘rood’
, een pop-up verschijnt. Klik op OK.
Onderwerpen
1.
Algemeen en gebruikersbeheer
2.
Projectmanagement
3.
Resource Allocatie
4.
Tijdregistratie
5.
Portfoliomanagement
6.
Documenten
7.
Rapporten
8.
Custom velden
9.
Support
10.
Vooruitblik...
Hiërarchie
Programma’s en projecten
Enterprise
dashboard
Afdeling
Operations
Infrastructuur
Programma
Project
Project
Project
Programma
Project
Project
Divisie …
Afdeling
ICT
Unit
Project
Project
Project
Project
Project
Projectmanagement
Project starten
Je kunt in Principal Toolbox een project starten vanuit een programma en/of vanuit een
portfolio*
Meestal worden projecten gestart vanuit een portfolio
Je kunt een project langs twee wegen starten:

direct

vanuit een initiatief*
Een nieuw project aanmaken kan door
gebruikers met de rol portfoliomanager
of programmamanager en door de
beheerder.
* Indien de portfoliomodule aanwezig is
Projectmanagement
Project starten
Direct
1.
Ga naar een portfolio en klik in het kader projecten op
.
2.
Vul de naam en doelstelling van het project in.
3.
Om een project te starten: kies in de keuzelijst voor Start project en klik OK. Richt
vervolgens het project in*.
4.
Om een initiatief te starten: kies in de keuzelijst voor Geen project starten. Klik op
OK.
* Zie basistraining
Projectmanagement
Projectmodel

Een projectmodel is een sjabloon voor een heel project.

Elk project dat gestart wordt is een kopie van een projectmodel.

Vervolgens kan het project naar wens worden aangepast.
Projectmanagement
Projectmodel
Tabblad ‘Modellen’
• Projectmodel A
Enterprise
dashboard
• Projectmodel B
• Projectmodel C
Afdeling
Operations
Infrastructuur
Programma
Project
Project
Project
Programma
Project
Project
Divisie …
Afdeling
ICT
Unit
Project
Project
Project
Project
Project
Projectmanagement
Projectmodel
Een projectmodel bevat:

Een eigenschappenpagina

Een fasering met producten
- managementproducten (PID, faseplan etc.)
- specialistische producten

Optioneel: een productdecompositie

Aangepaste pagina lay-out van producten

Goedkeuring van producten

Automatische rapporten

Resourcepools (zie Resource Allocatie)
Het projectmodel kies je bij het starten van het project.
Projectmanagement
Projectmodel
Eigenschappenpagina (1)
De eigenschappenpagina van het projectmodel wordt de eigenschappenpagina
van het project.
Deze pagina bevat project gerelateerde informatie
De eigenschappenpagina kan in het projectmodel naar wens ingedeeld worden:
1.
Klik in het projectmodel op het tabblad Eigenschappen.
2.
Klik op Wijzig pagina Lay-out en kies voor Zelf gedefinieerde pagina lay-out
3.
Maak de gewenste indeling met velden met behulp van drag-and-drop.
Projectmanagement
Projectmodel
Eigenschappen (2)
1
2
3
Projectmanagement
Projectmodel
Fasering met producten (1)

In het projectmodel kan de gewenste projectfasering worden gemaakt.

In een fase kun je naar wens producten toevoegen. Je kunt werkpakketten gebruiken
om (specialistische) producten te groeperen.

In het projectmodel kun je producten verplicht stellen. Een projectmanager is dan niet
in staat om het product te wijzigen of te verwijderen.

In het projectmodel kun je ook afhankelijkheden tussen producten toevoegen.

In de productdecompositie kun je ‘alternatieve / aanvullende’ producten opnemen.
Projectmanagement
Projectmodel
Fasering met producten (2)
1.
Ga naar het projectmodel, tab planning, klik op
2.
Pas de fasering en producten naar wens aan
3.
Vink producten ‘verplicht’ in de kolom Verplicht
NB: maak de kolom zichtbaar via Weergave  Kolommen
4.
Klik op Opslaan
Projectmanagement
Projectmodel
Producten met eigen schermindeling

Voor ieder product kun je de schermweergave zelf definiëren

Kies voor weergave van Planning item (Product) of Project informatie

Bepaal welke stuurinformatie van het product wordt getoond
1.
Klik op het gewenste product, klik op Lay-out,
1
klik op Wijzig lay-out, kies zelfgedefinieerde lay-out
2.
Maak met drag-and-drop de gewenste indeling
Je kunt pagina lay-outs hergebruiken
op andere plaatsen in Principal Toolbox
met behulp van de export/import
functie.
2
Best Practice
Pagina lay-outs

Gebruik secties waar het kan. Vul aan met grids waar het moet (zie verder).

Laat de kolombreedtes op auto staan. Werk pas met instellen van kolombreedtes als de auto
instelling niet voldoet.

Stel in elke sectie de ‘Label breedte’ gelijk in; ervaringscijfer is 200.
NB: hiermee definieer je op het oog een ‘kantlijn’ in het scherm.

Gebruik het component ‘label’ alleen als nodig. Als de veldoptie ‘toon label’ volstaat, gebruik dan
dat. Pas daarvoor zo nodig de naam van het veld aan.

Tip bij ‘notitievelden’: werk dan wel met labels, en zet het betreffende veld onder het label.
NB: hiermee ontstaat op het oog een tweede ‘kantlijn’ in het scherm.

Grids zijn handig als je een tabel met rij- en/of kolomlabels wilt weergeven.
NB: bij Grids moet je juist wel kolombreedtes instellen; reden is dat sommige browsers ‘lege
velden’ in Grids inklappen wat het scherm onleesbaar maakt.

Tip: hou het bovenste kader gelijk aan het ‘standaard’ scherm van specialistische producten. Dan
is voor de gebruiker de bovenkant van elk productscherm altijd hetzelfde.

Tip: gebruik ‘lege’ secties met een kleurtje tussen de verschillende secties. Dit geeft een rustiger
beeld voor de gebruiker.
Projectmanagement
Projectmodel
Goedkeuring van producten

Per product kan je een goedkeuringsaanvraag instellen, inclusief wie als
beoordelaar(s) is te selecteren
1.
Klik in het projectmodel op het product, klik op Goedkeuringsaanvraag Instellingen.
2.
Vul de gegevens in
en klik op OK.
Projectmanagement
Projectmodel
Automatische rapporten
Je kunt Automatische rapporten toevoegen aan een projectmodel

In het kader Automatische rapporten

Op de eigenschappenpagina van producten
Deze rapporten laden de relevante informatie uit Principal Toolbox op het moment dat je
ze start (zie verder het onderwerp Rapportage).
Projectmanagement
Een projectmodel aanmaken of wijzigen
Aanmaken kan op twee manieren:
1.
Exporteer/importeer een bestaand projectmodel.
2.
Maak een model van een project (klik op Model in het programmadashboard).
Aandachtspunt bij wijzigen van een projectmodel

Werkt wel door in bestaande projecten: eigenschappenpagina’s en automatische
rapporten, goedkeuring van producten, pagina lay-out van producten.

Werkt niet door in bestaande projecten: fasering/planning, gekoppelde resourcepools.
Projectmanagement
Bijzonder projectmodel: Single Sheet

Met een single sheet kun je projecten registreren en erover rapporteren, zonder
gebruik te maken van projectbeheersing.

Een single sheet project
past in één scherm.

Aanmaken van een single sheet project:
volg de werkwijze ‘een project starten’, en kies bij projectmodel voor single sheet
projectmodel.

Het is mogelijk (later) een projectmodel te koppelen aan een single sheet project.
Projectmanagement
Bijzonder projectmodel: Single Sheet
Een voorbeeld
Projectmanagement
Project archiveren

Nadat een project is afgesloten kun je deze archiveren.

Archiveren houdt dashboards en rapporten overzichtelijk.

Let op: je moet een project zowel in het programma als in het portfolio archiveren!
Projectmanagement
Project archiveren
1.
Selecteer het project, klik op Archiveer
2.
Klik in de pop-up die verschijnt op OK
3.
Het project wordt verplaatst naar het tabblad Archief van het betreffende programma of
portfolio
LET OP: In het archief kun je projecten definitief verwijderen; hiermee verwijder je alle
projectgerelateerde informatie
Onderwerpen
1.
Algemeen en gebruikersbeheer
2.
Projectmanagement
3.
Resource Allocatie
4.
Tijdregistratie
5.
Portfoliomanagement
6.
Documenten
7.
Rapporten
8.
Custom velden
9.
Support
10.
Vooruitblik...
Resource Allocatie
Algemeen
Resource allocatie ondersteunt het proces van het aanvragen en toewijzen van
resourcecapaciteit aan projecten:

Projectmanagers beheren de planning & vragen resourcecapaciteit aan

Resourcemanagers beheren de beschikbaarheid & wijzen de capaciteit toe
Kan antwoord geven op o.a.:
•
Wie werkt wanneer aan welk project?
•
Is er capaciteit om dit project te gaan doen?
•
Welke capaciteit behoefte vanuit projecten komt er aan?
•
Wordt het team efficiënt ingezet?
Resource Management
Het proces
Resources
aanvragen
Project
plannen
Resources
plannen
Analyse
PM
Communicatie
tussen
PM - RM
Resource
alloceren
Tijdschrijven
(realisatie)
Beschikbaarheid beheren
Resource Management
De rollen
Projectmanager
Resourcemanager(s)
Resources
aanvragen
Project
plannen
Resources
plannen
Resource
alloceren
Tijdschrijven
(realisatie)
Medewerkers
Beschikbaarheid beheren
Resource Management
Modules Principal Toolbox
Resource Allocatie
Projectmanagement
Project
plannen
Resources
aanvragen
Resources
plannen
Resource
alloceren
Tijdschrijven
(realisatie)
Tijdschrijven
Beschikbaarheid beheren
Resource Allocatie
Resource Manager
•
Is verantwoordelijk voor efficiënte inzet van de totale capaciteit van het team van
medewerkers
•
Houdt de totale beschikbaarheid van het team bij
•
Legt vast welke uren worden toegewezen aan algemene taken
•
Beoordeelt de aanvragen vanuit projecten t.o.v. de beschikbaarheid en stemt af met
projectmanager
•
Wijst uren van medewerkers toe aan projecten.
•
Analyseert conflicten in aanvraag / toewijzing versus de beschikbaarheid, zoals overen onder allocatie.
•
Escaleert en adviseert richting projectmanager en portfolio
Resource Allocatie
Principal Toolbox voor de resourcemanager
•
Resource pool per team
•
Schermen voor: Invoeren beschikbaarheid, zien van aanvragen en toewijzen uren
•
Rapportages en widgets voor inzicht en analyse.
Resource Allocatie
Projectmanager
•
Verantwoordelijk voor het opstellen van het projectplan en het vaststellen van de
resource behoefte in het project.
•
Legt de aanvraag vast per resource pool
•
Aanvraag kan op skills en/of medewerker niveau worden gedaan
•
Informeert resourcemanager over aanvraag en stemt af
Resource Allocatie
Principal Toolbox voor projectmanager
•
Aanvraag scherm in het project
•
Vastleggen van aanvragen in project
•
Zien van gealloceerde uren door resourcemanager.
•
Vastleggen van de aanvraag is optioneel. Er kan ook zonder aanvraag een toewijzing
door de resourcemanager worden gedaan.
Resource Allocatie
Voordelen
•
1 integraal systeem met gegevens, direct gekoppeld aan de projectadministratie
•
Ondersteunt het proces en vervangt eventueel andere tooling.
•
Eigen beheeromgeving voor resourcemanagers
•
Analyses mogelijk over inzet per team, medewerker, resource, skill, periode…
•
In combinatie met tijdschrijfinformatie is een vergelijk tussen planning en
werkelijkheid te maken.
Naast goede tooling blijven een proces, discipline en goede communicatie tussen
resource- en projectmanager heel belangrijk!
Resource Allocatie
Implementatie
Resource Management
Ondersteunde procesvarianten
1.
Alleen aanvragen
Aanvragen
2.
Tijdschrijven
Planning als referentie om aan te vragen
Plannen
3.
Alloceren
Aanvragen
Alloceren
Tijdschrijven
Alloceren
Tijdschrijven
Planning is de aanvraag
Plannen
Aanvragen
Resource Allocatie
Project 3
Project 2
Project 1
Januari
Februari
Resource C
X uur
X uur
Resource B
X uur
X uur
Januari
Februari
Resource A
X uur
X uur
Resource B
X uur
X uur
Januari
Februari
Resource A
X uur
X uur
Resource D
X uur
X uur
Aanvraag
Pool 2
Allocatie
Pool 1
Aanvraag
Beschikbaar
Resource C
X uur
X uur
Resource D
X uur
X uur
Aanvraag
Beschikbaar
Resource A
X uur
X uur
Resource B
X uur
X uur
Resource Allocatie
Volgorde der dingen
1.
Definieer skills
2.
Ken skills toe aan resources
3.
Maak een resource pool aan en voeg resources toe
4.
Ken rollen toe op de resource pool
5.
Koppel ‘Niet Project Activiteiten’ aan de resource pool
6.
Leg de beschikbaarheid van de resources vast
7.
Koppel de resource pool aan een project(model)
8.
Resources aanvragen en alloceren…
Resource Allocatie
Definieer de skills
1.
Navigeer naar Setup  Configuratie  Beheer skills.
2.
Klik op
1
om skills toe te voegen.
2
Resource Allocatie
Ken skills toe aan resources

Gebruikers zijn automatisch beschikbaar als resource

Je kunt ook ‘niet –gebruikers’ aanmaken als resource
(Setup > beheer resources)
Resource Allocatie
Ken skills toe aan resources

Een resource heeft één primaire skill en optioneel meerdere secundaire skills

Wijs skills toe via Beheer resources. Klik in de gebruikerslijst op
skills toe te voegen. Klik vervolgens op opslaan.
om de primaire
Resource Allocatie
Ken skills toe aan resources

Om een secundaire skill toe te voegen klik je op de naam van de persoon en
vervolgens op

Een resource kan meerdere secundaire skills hebben.
Resource Allocatie
Resource pools en resources toevoegen
Resource pool aanmaken

Een pool heeft één of meer resourcemanagers

Beschikbaarheid en allocatie van resources worden per resourcepool gemanaged
door een resourcemanager

Resources zitten meestal maar in één resourcepool, maar kunnen in meerdere zitten

Navigeer naar Resource Allocatie, klik in het kader Resource Pools op
pop-up scherm in en klik op OK.
. Vul het
Resource Allocatie
Rollen toekennen
Twee niveaus: op moduleniveau kun je afschermen wie een rol kan
krijgen op een resourcepool.
Rollen op module niveau:

Allocatie Managers: lees en schrijfrechten voor alle pools

Allocatie Lezers: leesrechten voor alle pools

Allocatie Leden: om lees en/of schrijfrechten te kunnen krijgen voor een specifieke pool
Rollen op resource pools:

Resource Pool Manager: gebruikers toevoegen en beheren, beheren eigenschappen en NPAsets, beheren beschikbaarheid, alloceren van resources

Resource Pool Lezer: leesrechten op de resourcepool
Resource Allocatie
Rollen toekennen
1.
Navigeer naar Resource Allocatie, klik op Beheer rollen
2.
Navigeer naar een Resource Pool, tabblad Overzicht, klik op Beheer rollen
Resource Allocatie
Koppel ‘Niet project activiteiten’ aan de resource pool
1.
Navigeer naar de Resource Pool, tabblad Overzicht, klik op Eigenschappen,
een pop-up scherm verschijnt.
2.
Selecteer hier de juiste niet-project activiteitenset(s), klik op OK
NB: zie het onderdeel Tijdschrijven
voor het aanmaken van NPA-sets.
Resource Allocatie
Beschikbaarheid beheren

De resource manager onderhoudt de beschikbaarheid van de resources in de pool

In dit kader kan hij resources alloceren op Niet-Project-Activiteiten
Resource Allocatie
Beschikbaarheid beheren
1.
Navigeer naar de betreffende resource pool, naar het tabblad Beschikbaarheid
2.
Een rooster met de gealloceerde, resterende en beschikbare uren verschijnt.
Klik op
3.
.
In de kolom Beschikbaar kunnen de beschikbare uren per periode worden ingevoerd:
leg voor alle resources de beschikbaarheid voor projecten vast.
Resource Allocatie
Beschikbaarheid beheren
4.
Om Niet-Project Activiteiten toe te wijzen voeg je een nieuwe rij toe: klik op het
groene ‘+’ teken voor de naam van de resource. Een nieuwe rij verschijnt met een
leeg activiteitenveld
5.
Klik op het lege veld en selecteer de juiste niet-project activiteit. Alloceer uren op de
niet-project activiteit door ze in te voeren in de kolommen Allocatie
6.
Herhaal stap 4 en 5 voor elke niet-project acitiviteit
Resource Allocatie
Resource pool koppelen aan project(model)

Een projectmanager kan alleen resources uit een resource pool aanvragen als die
pools aan het project is gekoppeld.

Je kunt resource pools ook koppelen in het projectmodel, zodat nieuwe projecten
direct aan de juist pools zijn gekoppeld
Resource Allocatie
Resource pool koppelen aan project(model)

Ga naar het project en klik op de tab Resource Management.

Druk op de knop Wijzig resource pools rechtsboven in het scherm

Gebruik “” om de resource pools toe te voegen aan het project.

Klik op OK. De projectmanager kan nu resources aan vragen van de resource pool.
2
1
Resource Allocatie
Aanvragen en alloceren
1.
Navigeer in een project naar het tabblad Resource Management, klik op Resource
Allocatie.
2.
Klik in het kader Aanvraag & toewijzing op Wijzigen. Je kunt nu resources aanvragen
voor het project.
Resource Allocatie
Aanvragen en alloceren
3.
Om een rij toe te voegen waarin een resource of vaardigheid kan worden ingevoerd,
klik op het groene ‘+’ teken voor de juiste resource pool
4.
Selecteer op resource of skill en vul de uren in onder de datumkolommen
5.
Klik op Opslaan. Dit stuurt automatisch nieuwe of gewijzigde aanvragen naar de
resourcemanager
5
3
4
Resource Allocatie
Aanvragen en alloceren
De resource manager ziet alle resource aanvragen van de projecten in één overzicht. Dit
overzicht wordt op twee manieren gepresenteerd.

Overzicht vanuit projecten

Overzicht vanuit resources
De resource manager alloceert resources op de aanvragen o.b.v. de resterende
beschikbaarheid; beide overzichtschermen zijn handig!
Resource Allocatie
Aanvragen en alloceren
6.
Alloceer resources op de aanvragen o.b.v. de resterende beschikbaarheid
7.
Via het pen-symbool
kan er een discussie gestart worden met de aanvrager van
de resource
8.
Klik na het alloceren van de uren op Opslaan om de gegevens op te slaan
8
7
6
Resource Allocatie
Aanvragen en alloceren
Hulpmiddelen voor snelle invoer

Vul velden (sneltoets ‘q’): Hiermee kunnen meerdere velden gevuld worden met een
opgegeven waarde

Kopieer aanvraag/ Kopieer gepland (sneltoets ‘r’): Met deze functie kan de
allocatie gevuld worden o.b.v. de aangevraagde/geplande uren

Wis velden (sneltoets ‘x’): Wis de opgegeven waarden voor de geselecteerde velden
(alleen wijzigbare velden in weergave)
Onderwerpen
1.
Algemeen en gebruikersbeheer
2.
Projectmanagement
3.
Resource Allocatie
4.
Tijdregistratie
5.
Portfoliomanagement
6.
Documenten
7.
Rapporten
8.
Custom velden
9.
Support
10.
Vooruitblik...
Tijdschrijven
Algemeen
De module Tijdschrijven ondersteunt het proces van indienen en
afhandelen van weekstaten.

Gebruikers schrijven tijd

Goedkeuren vindt plaats door projectmanagers en/of lijnmanagers, of automatisch
Tijdschrijven kan zowel op projectactiviteiten als andere activiteiten
Tijdschrijven kan alleen op projecten waar je een rol hebt!
Tijdschrijven
Configuratie stappen
1.
Maak een NPA-set (Niet Project Activiteiten set)
2.
Maak een ‘tijdschrijf configuratie’:
- opzet weekstaat
- keuze goedkeuringsproces
3.
Maak een tijdregistratiegroep, koppel configuratie en NPA-set
4.
Voeg deelnemers & goedkeurders toe
5.
Weekstaten indienen en afhandelen…
Tijdschrijven
NPA-set maken

NPA= Niet Project Activiteiten

NPA’s gebruik je om uren te schrijven op andere dan projectactiviteiten.
Bijvoorbeeld: overleg, ziekte, vakantie...

Je kunt meerdere NPA-sets maken

NPA-sets kun je koppelen aan Tijdregistratiegroepen en aan resource pools
Tijdregistratie
NPA-set maken
1.
Ga naar Setup, klik op Configuratie, klik op Beheer Niet-project activiteitensets.
2.
Klik op Nieuw, vul de gegevens in het klik op OK.
3.
Klik op de aangemaakte NPA-set, klik op Wijzig categorieën en activiteiten,
gebruik ‘drag & drop’ om categorieën en activiteiten te maken, klik op Opslaan.
Tijdregistratie
Tijdschrijf configuratie maken

Instellen van het goedkeuringsproces

Bepalen welke planningsitems worden getoond op de weekstaten van de gebruikers

Bepalen welke niet-project-activiteiten worden getoond op de weekstaten van de
gebruikers

Nota Bene: Er kunnen meerdere configuraties naast elkaar bestaan.
Tijdregistratie
Goedkeuringsproces
Goedkeuring
projectmanager
Weekstaat
invullen
Weekstaat
indienen
indienen
Goedkeuring
lijnmanager
Afgekeurde
weekstaat
Heropenen
weekstaat
Goedgekeurde
weekstaat
Tijdregistratie
Goedkeuringsproces
Tijdregistratie
Goedkeuringsproces
Nota Bene: Goedkeuring door projectmanager vergt ook een instelling in de setup – zie
volgende slide
Tijdregistratie
Goedkeuringsproces
Instellingen voor goedkeuren uren door projectmanager

Deze optie moet je activeren onder Setup > Configuratie > Tijdregistratie >
Instellingen.

Je kunt nu per projectmodel goedkeuring door de projectmanager aan of uitzetten:
navigeer naar het projectmodel, tab eigenschappen,
klik op Configuratie.

De goed te keuren uren worden op de startpagina getoond onder Goedkeuring van
uren.
Tijdregistratie
Tijdschrijf configuratie maken
1.
Ga naar de module Tijdregistratie
2.
Klik in het kader Configuraties op Nieuw.
3.
Vul alle gegevens in en klik op Opslaan
•
Naam en instellingen
•
Voorgeselecteerde plan-items (o.b.v. filters)
•
Selecteerbare plan-items (o.b.v. filters)
•
Velden tonen
•
Goedkeuring
uiterlijk van de
weekstaat
Tijdregistratie
Voorselectie
(o.b.v. de filters)
Vrij selecteerbaar
(binnen de filters)
Tijdregistratie
Instellen filters

Klik op een Tijdschrijf Configuratie, ga naar tabblad Planning-item filters.

Maak onder Weergave de gewenste filters op planning-item en sla ze op.

Nota Bene: Je moet ook filters maken voor NPA-sets.
Voorbeeld: filter op “project = naam{NPA set}”

Tip: Filters werken op één plan-niveau. Een filter op twee plan-niveaus is alleen te
maken door een custom (vink) veld op plan-items te maken, en dat veld als filter te
gebruiken.
Tijdregistratie
Tijdregistratiegroep maken

Medewerkers verantwoorden uren in een tijdregistratiegroep.
Meestal zijn de tijdregistratiegroepen de afdelingen in een organisatie.

Voor een tijdschrijfgroep stel je in wie de weekstaten goedkeurt.

Er kunnen meerdere tijdregistratiegroepen zijn.

Nota Bene: Weekstaten worden per tijdschrijfgroep aangemaakt. Als een
medewerker in twee groepen zit, krijgt hij twee weekstaten.
Tijdregistratie
Voeg deelnemers & goedkeurders toe
Twee niveaus: op moduleniveau kun je afschermen wie een rol kan
krijgen op een tijdschrijfgroep.

Op moduleniveau: voor lezen en/of bewerken van de tijdregistratiegroep(en)

Per tijdregistratiegroep: medewerkers & reviewers
Rollen op module niveau
Medewerkers & reviewers per tijdregistratiegroep
Tijdregistratie
Voeg deelnemers & goedkeurders toe
1.
Ga naar Tijdregistratie, klik in het kader Tijdregistratiegroepen op Nieuw.
2.
Vul de informatie in en klik op OK. De tijdregistratiegroep verschijnt in het kader
Tijdregistratiegroepen.
3.
Klik op de aangemaakte Tijdregistratiegroep.
4.
Ga naar het tabblad Medewerkers & reviewers, klik op Voeg toe/ Verwijder om de
leden te beheren.
Tijdregistratie
Recap: de NPA-walkthrough voor Tijdsregistratie
1.
Maak de NPA-set
(onder setup, configuratie, Beheer NPA-sets)
2.
Maak een filter voor de NPA-set in de tijdschrijf configuratie
(op tabblad Planning-item filters)
3.
Pas het filter toe in de tijdschrijfconfiguratie
(op het tabblad Overzicht)
4.
Koppel de NPA-set aan de tijdschrijfgroep
(onder de knop Eigenschappen)
Tijdregistratie
Weekstaat indienen
1.
Ga naar de startpagina.
2.
Open de weekstaat en vul hem in.
3.
Klik op Opslaan en goedkeuring aanvragen.
Tijdregistratie
Goedkeuren door projectmanager
De goed te keuren weekstaten komen op de startpagina van de
lijnmanager te staan ter goedkeuring.
1.
Ga naar de startpagina, tabblad Goedkeuring van uren
2.
Selecteer regels, keur de geselecteerde regels goed of af
Tijdregistratie
Goedkeuren door lijnmanager
De goed te keuren weekstaten komen op de startpagina van de
lijnmanager te staan ter goedkeuring.
1.
Ga naar de startpagina
2.
Open de weekstaat, een pop-up verschijnt
3.
Keur de weekstaat goed of af
2
1
Tijdregistratie
Heropenen weekstaat
Als een goedgekeurde weekstaat moet worden aangepast kan de
lijnmanager de weekstaat heropenen
1.
Ga naar het tabblad Tijdregistratie, open de betreffende weekstaat. Er verschijnt een
pop-up
2.
Klik Heropenen, geef een reden op en klik op OK
3.
De medewerker kan de weekstaat nu aanpassen en opnieuw goedkeuring vragen
3
1
2
Tijdregistratie
Boekingsregels

Een weekstaat genereert boekingsregels op het moment van goedkeuren.

Heropenen en opnieuw goedkeuren van een weekstaat leidt tot:
•
tegenboeking van de eerdere regels
•
nieuwe boekingsregels
Onderwerpen
1.
Algemeen en gebruikersbeheer
2.
Projectmanagement
3.
Resource Allocatie
4.
Tijdregistratie
5.
Portfoliomanagement
6.
Documenten
7.
Rapporten
8.
Custom velden
9.
Support
10.
Vooruitblik...
Portfoliomanagement
Algemeen

In de Portfoliomanagement module kun je projecten èn
initiatieven onderbrengen in portfolio's.

In de Portfoliomanagement module kun je voortgang van
de projecten in een portfolio monitoren en portfoliorapportages maken.

Portfolio’s zijn gebaseerd op een portfoliomodel.
Hiërarchie
Samenhang tussen portfolio’s, programma’s en projecten
Ideeën
Projecten
Portfoliomanagement
Afdeling /
programma
Portfolio 1
= Initiatief
Project
Project
Project
Project
Project
Project
Portfolio 2
Portfolio 3
…
Afdeling /
programma
Project
Project
Project
Project
Project
Tijdregistratie
= Single Sheet project
Resource allocatie management
= Project
= Idee
Project
Project
Project
Project
Portfoliomanagement
Portfoliomanagement in Principal Toolbox
Portfolio X
Portfolio Y
Initiatief A
Initiatief B
statisch
Project 1
Project 4
dynamisch
Project 2
Project 3
Single Sheet
Enterprise
Programma 1
Project 1
Portfolio
Rapportage
Project 2
Portfolio
Rapportage
Programma 2
Project 3
Portfolio
Rapportage
Project 4
Portfolio
Rapportage
Project
5
Single Sheet
Portfoliomanagement
Soorten portfolio items
Een portfolio kan een of meerdere portfolio items bevatten.
•
Ideeën (initiële ideeën voor projecten)
•
Initiatieven (business initiatieven voor projecten)
•
Single Sheet Projecten (simpele projecten met alleen basis informatie)
•
Reguliere projecten (kleine tot grote projecten en programma's).
Elk type heeft zijn eigen icoon:
•
Ideeën
•
Initiatief
•
Single Sheet Projecten
•
Project

Projecten en initiatieven worden in het portfolio getoond als portfolio-item kaart.
Portfoliomanagement
Rollen

Twee niveaus: op moduleniveau kun je afschermen wie een rol kan
krijgen op een resourcepool.

Rollen op module niveau:
•
PFM Managers: lees en schrijfrechten voor alle portfolio’s
•
PFM Lezers: leesrechten voor alle portfolio’s
•
PFM Leden: om lees en/of schrijfrechten te kunnen krijgen voor specifieke portfolio’s

Rollen op portfolio’s:
•
Portfolio Manager en Portfolio support: gebruikers en rollen binnen het portfolio
beheren, afwijken van het projectmodel, lees- en schrijfrechten op het portfolio.
•
Portfolio Lezer: leesrechten op het portfolio
Portfoliomanagement
Portfoliomodel
Een portfolio is gebaseerd op een portfoliomodel. Een portfoliomodel omvat:
1.
De portfolio-item kaart
2.
Veldconfiguratie
3.
Financiële configuratie
4.
Het rapportagemodel
5.
Rapporten & documenten
Portfoliomanagement
Veldconfiguratie en
Financiële configuratie
statisch
dynamisch
Portfolio
Projecten
Project Project Project
1
2
3
Project Project Project
1
2
3
Portfolio-item
kaart
Portfolio-item
kaart
Portfolio-item
kaart
Tabblad
Tabblad
Tabblad
Eigenschappen
Eigenschappen
Eigenschappen
Portfolio
rapportage
Portfolio
rapportage
Portfolio
rapportage
Portfolio
rapportage
Portfolio
rapportage
Portfolio
rapportage
Financiële
informatie
Financiële
informatie
Financiële
informatie
Financiële
informatie
Financiële
informatie
Financiële
informatie
Rapportagemodel
Portfoliomanagement
Portfoliomodel: portfolio-item kaart
Je kunt in een portfolio een portfolio-item kaart maken die projectgegevens toont, zoals
projectgegevens en statusinformatie.
Met een portfolio-item kaart kun je eenvoudig de relevante projectgegevens raadplegen
zonder het project zelf te hoeven openen. De indeling van een portfolio-item kaart is naar
wens aan te passen.
De portfolio-item kaart kan op twee plaatsen aangemaakt worden:
•
In het portfoliomodel
•
In het portfolio
Portfoliomanagement
Portfoliomodel: portfolio-item kaart
1.
Open een portfoliomodel of een portfolio.
2.
Klik op Wijzig Portfolio-item lay-out, een pop-up verschijnt.
3.
Maak de gewenste indeling van de portfolio-item kaart met behulp van drag-anddrop. Klik op Opslaan.
1
2
Portfoliomanagement
Portfoliomodel: veldconfiguratie

In een portfolio(model) kun je het gedrag van velden configureren: de manier waarop
velden in het portfolio en het project met elkaar corresponderen.

De veldconfiguratie is vooral van belang voor custom velden. Deze velden hebben in
het project en het portfolio dezelfde naam, maar gedrag en inhoud kunnen van elkaar
verschillen.

Veldconfiguraties kunnen verschillen per portfolio.
Portfoliomanagement
Portfoliomodel: veldconfiguratie
De volgende configuraties zijn mogelijk:

Je kunt velden wel of niet beschikbaar stellen.

Je kunt velden wel of niet aanpasbaar maken.

Je kunt velden laten synchroniseren van project naar portfolio of andersom.

Je kunt velden laten berekenen op basis van een veldcalculatie.
Portfoliomanagement
Portfoliomodel: veldconfiguratie
1.
Om de veldconfiguratie te wijzigen klik je in een portfolio op Veldconfiguratie. In de
pop-up die verschijnt kun je het gedrag van de velden configureren.
Portfoliomanagement
Portfoliomodel: veldconfiguratie
2.
Klik op Wijzigen om het gedrag van de velden aan te passen.
Portfoliomanagement
Portfoliomodel: veldconfiguratie
3.
Kies een van de in de tabel beschreven opties.
4.
Klik op Opslaan om de configuratie op te slaan.
Portfoliomanagement
Portfoliomodel: financiële configuratie
In portfolio-item kaarten en de portfoliorapportage kun je werken met financiële overzichten.
Een financieel overzicht omvat budgetten, reserveringen, verplichtingen, gerealiseerde kosten
en prognoses.
Van het financieel overzicht kun je configureren:
•
Het gedrag en detailniveau van de velden Gereserveerd, Budget, Besteed, Verplichting en
Prognose
•
De zichtbaarheid van de financiële perioden (huidige, voorgaande, opvolgende periode)
•
De beschikbaarheid van financiële categorieën
•
Weergave opties
Je kunt het financieel overzicht op twee plaatsen configureren:
•
In een portfoliomodel
•
In een portfolio
Portfoliomanagement
Portfoliomodel: financiële configuratie
1.
Open een portfoliomodel of een portfolio.
2.
Klik op het tabblad Financieel, klik op Financiële Configuratie.
Portfoliomanagement
Portfoliomodel: financiële configuratie
3.
Configureer het financiële proces in de
pop-up:
•
Financiële perioden
•
Gedrag van de financiële typen
•
Het prognoseproces
4.
Stel onder Gedrag financiële typen het
gewenste gedrag in van de velden
gereserveerd, budget, besteed,
verplichting en prognose.
De gedragsopties zijn:
1.
Wijzigbaar op portfolioniveau
2.
Wijzigbaar op projectniveau
3.
Niet wijzigbaar
4.
Niet gebruikt
Portfoliomanagement
Portfoliomodel: financiële configuratie
5.
Onder de kop Financiële perioden kun je de huidige financiële periode instellen.
Optioneel kun je gegevens over de voorgaande en opvolgende periode getoond
worden
6.
Onder de kop Financiële categorieën kun je de categorieën selecteren die zichtbaar
moeten zijn in het overzicht.
Het prognoseproces
“estimate at completion (EAC)”
”
“estimate to complete (ETC)”
prognose startdatum (PSD)
bestedingen
huidige periode
prognose huidige
periode
prognose
volgende
financiële
perioden
bestedingen
vorige financiële
perioden
“geschat”
op basis van boekdatum
prognose vanaf PSD
(inclusief bestedingen na PSD!)
EAC negeert bestedingen na PSD!
Portfoliomanagement
Portfoliomodel: financiële configuratie
7.
Nota Bene. Financiële categorieën kun je aanmaken en bewerken onder Setup >
Configuratie  Financiële categorieën
Portfoliomanagement
Portfoliomodel: portfoliorapportage inrichten

Met portfoliorapportages kun je een rapportage cyclus instellen om informatie van de
projecten naar het portfolio te brengen.

Met een rapportagemodel bepaal je welke informatie naar het portfolioniveau moet
worden overgebracht en kun je rapportage opvragen van projecten in het portfolio.
Portfoliomanagement
Portfoliomodel: portfoliorapportage inrichten
1.
Ga naar een portfolio, klik
in het kader Rapportagemodellen.
Een pop-up verschijnt.
2.
Voer de naam en de doelstelling van het nieuwe rapportagemodel in.
3.
Klik op Opslaan. Er is nu een leeg rapportagemodel aangemaakt.
4.
Open het rapportagemodel en klik op Wijzig Lay-out. In het scherm dat verschijnt kun
je bepalen welke informatie wordt gerapporteerd.
Portfoliomanagement
Portfoliomodel: portfoliorapportage inrichten
5.
Maak een pagina layout voor de te rapporteren gegevens. Gebruik drag-and-drop om
pagina layout items (rechtsbovenin), pagina componenten (rechtsbovenin) en velden
(rechtsonderin) te verslepen naar de rechterkant van het scherm.
6.
Klik op Opslaan om het rapportagemodel op te slaan.
Portfoliomanagement
Een nieuw portfolio maken
1.
Ga naar de Portfoliomanagement module, klik op
. Vul het pop-up scherm in, klik
op OK.
2.
Het nieuwe portfolio is nu zichtbaar in het kader portfolio’s.
Portfoliomanagement
Portfolio: het tabblad Overzicht
Widgets tonen visuele
weergaven van dit portfolio.
Overzicht van de projecten
en initiatieven in dit portfolio.
Hier kunnen vorige versies van
portfolio’s bewaard worden.
Een rapportage verzoek is gebaseerd
op een rapportagemodel.
Portfoliomanagement
Initiatief starten
1.
Ga naar het portfolio en klik in het kader Projecten op
2.
Vul de naam, de doelstelling en de projectmanager in.
3.
Bij Project starten kies je voor Geen project starten.
. Een pop-up verschijnt.
1
2
3
Portfoliomanagement
Project starten
Project starten vanuit een initiatief
1.
Klik in het portfolio op het initiatief, een pop-up verschijnt.
2.
Klik op Start Project en kies een projectmodel en het programma waar het project
onder valt.
3.
1
Het initiatief
is nu omgezet in een project.
2
Portfoliomanagement
Project starten
Direct een project starten
1.
Zie sheets ‘Initiatieven starten’, maar kies voor Project starten, een pop-up verschijnt.
2.
Kies het projectmodel en het programma waar het project onder valt.
3.
Het project zal dan automatisch aan de projectmanagementzijde zichtbaar worden.
Daar kan de projectmanager het project verder inrichten.
Portfoliomanagement
Vorige versies (1)

Je kunt (op een bepaalde datum) een versie van een portfolio opslaan.

Deze versies kunnen je gebruiken om de statusontwikkeling van (de projecten in) het
portfolio te volgen.

Het opslaan van een versie omvat alle projecten en initiatieven en alle gegevens die
daarop in het portfolio beschikbaar zijn.
Portfoliomanagement
Vorige versies (2)
1.
Navigeer naar het portfolio dat u wilt opslaan, naar het tabblad Overzicht.
2.
Klik op Bewaar versie in de kop van het kader Projecten.
Een pop-up scherm verschijnt.
3.
Voer een naam en (optioneel) opmerkingen in en klik op ‘OK’. Een opgeslagen versie
van het portfolio wordt toegevoegd aan het kader Vorige versies. Een opgeslagen
versie kan worden geopend door op de naam te klikken.
Portfoliomanagement
De portfolio rapportagecyclus (1)
1.
In een portfolio, selecteer een (of meer) project(en), klik op Stuur rapportageverzoek.
Een pop-up scherm verschijnt.
2.
Selecteer het juiste rapportagemodel. Voer de vervaldatum voor het
rapportageverzoek in. Voeg (eventueel) een opmerking voor de projectmanager toe.
NB: het is mogelijk de prognose startdatum handmatig te wijzigen.
3.
Klik op OK. Het rapportageverzoek wordt verzonden aan projectmanager(s) van de
geselecteerde projecten.
Portfoliomanagement
De portfolio rapportagecyclus (2)
4.
De projectmanager vindt het rapportageverzoek in zijn project
onder het tabblad Portfolio rapportage.
5.
Hij navigeert naar de tab Portfolio rapportage en klikt op Wijzigen.
Hij kan de portfolio rapportage nu invullen.
6.
Wijzig de informatie in de aanpasbare velden, klik op Opslaan.
7.
Klik op Publiceer naar portfolio om de informatie te versturen naar het portfolio.
Portfoliomanagement
De portfolio rapportagecyclus (3)

In het portfolio wordt de status van (het meest recente) rapportageverzoek van een
specifiek project getoond met de volgende icoontjes:
rapportageverzoek verzonden, nog geen antwoord
rapportageverzoek verzonden, antwoord ontvangen
rappportageverzoek verzonden, antwoord te laat

Met het publiceren/ontvangen van een rapportageverzoek worden de betreffende
gegevens in het portfolio vervangen.
Portfoliomanagement
Projectreferentie (1)

Een project dat je start vanuit de portfoliozijde is altijd aan de
projectmanagementzijde zichtbaar (onder het geselecteerde programma).

Een project dat je start aan de projectmanagementzijde (uitvoeringskant) is niet
gekoppeld aan een portfolio, en is dus niet zichtbaar aan de portfoliozijde.

Je kunt een project aan een portfolio koppelen met de functie Projectreferentie.
Portfoliomanagement
Projectreferentie (2)
1.
Navigeer naar een portfolio en maak (of open) een initiatief om te koppelen aan het
project aan de uitvoeringskant
2
3
2.
Klik in de initiatiefkaart op Wijzig projectreferentie.
3.
Typ de naam van het betreffende project en klik op OK.
Onderwerpen
1.
Algemeen en gebruikersbeheer
2.
Projectmanagement
3.
Resource Allocatie
4.
Tijdregistratie
5.
Portfoliomanagement
6.
Documenten
7.
Rapporten
8.
Custom velden
9.
Support
10.
Vooruitblik...
Documenten
Achtergronddocumentatie
alle projecten en
programma’s
Tabblad
‘Documenten & kennis’
Achtergronddocumentatie
project, programma
of portfolio
Tabblad
‘Documenten’
Project
resultaten
In de
productpagina
(evt. als hyperlink)
Documenten
Opslaan
Je kunt documenten op diverse plaatsen opslaan: in portfolio’s, programma’s, projecten,
logboeken, logboekitems , enz.
1.
Klik op toevoegen, een pop-up verschijnt.
1
Documenten
Opslaan: drie varianten
1.
Bestand toevoegen. Klik op Bestand kiezen en selecteer het bestand op je harde
schijf. Het document wordt geüpload.
2.
Internet adres. Voeg een internet adres toe.
3.
Interne document verwijzing. Om te verwijzen naar een bestand op een andere plek
in Principal Toolbox.
Documenten
Opslaan: interne documentverwijzing
Toelichting
1.
Kun je gebruiken om documenten op een centrale plek te beheren.
2.
Een interne verwijzing heeft een ander icoon:
3.
Tip: beheer rapportsjabonen centraal!
Let op: als je een (centraal) document verwijdert dan worden
de interne verwijzingen verbroken!
Documenten
Opslaan met drag&drop

Met drag&drop kun je meerdere documenten ineens toevoegen
Documenten
Opslaan: een oude versie vervangen door een nieuwe
1.
Selecteer een document in de lijst, klik op Aanpassen.
2.
In de pop-up die verschijnt kun je een nieuwe versie van het bestand toevoegen.
Documenten
Raadplegen van oude versies van documenten
Het systeem houdt de historie bij van toegevoegde documenten.
Het is mogelijk om vorige versies te openen.
1.
Selecteer een document in de lijst.
2.
Klik op ‘Historie’, een pop-up verschijnt
1
2
Nota Bene:
In deze pop-up kun je het
referentienummer van
documenten vinden
Onderwerpen
1.
Algemeen en gebruikersbeheer
2.
Projectmanagement
3.
Resource Allocatie
4.
Tijdregistratie
5.
Portfoliomanagement
6.
Documenten
7.
Rapporten
8.
Custom velden
9.
Support
10.
Vooruitblik...
Rapportages
Achtergronddocumentatie
alle projecten en
programma’s
Tabblad
‘Documenten & kennis’
Achtergronddocumentatie
project, programma
of portfolio
Tabblad
‘Documenten’
Project
resultaten
In de
productpagina
(evt. als hyperlink)
Standaard
rapporten
Kader automatische
rapporten,
widgets
Velden
Weergaven
Ad hoc
rapportages
Kader of tabblad
‘Rapporten’
Widgets
Dashboards
Rapporten
Centraal beheren: werk met interne documentverwijzingen
Project Management,
tab documenten & kennis
Project Management,
tab modellen,
‘automatische rapporten’
Project,
‘automatische rapporten’
PID werkscherm
bibliotheek met
unieke referentienrs.
Rapporten
Elk niveau zijn eigen plek
Portfolio
Uitvoering
‘Enterpise’
Programma/
afdeling
Programma/
afdeling
Project
jan
Portfolio
feb
Programma
mrt
Project
Project
Project
Portfolio
apr
Project
mei
rapportages per portfolio
(in de tijd)
(status) rapportages per
portfolio
Project
rapporteren aan portfolio
rapporteren binnen
projecten/programma
Rapporten
Elk niveau zijn eigen plek
Je kunt op elk niveau rapporteren:

Portfolioniveau

Programmaniveau

Projectniveau
Navigeer naar het juiste niveau en kies:

Kader/Tab Rapporten (voor ad hoc rapportages)

Kader Automatische rapporten (voor automatische rapporten)
Rapporten
Ad hoc rapportage (in de tool)

Rapporten op basis van weergaven

Tijdlijnrapporten
Automatische rapporten (op basis van Office sjablonen)

Rapporten op basis van velden en weergaven

Automatische Excel Rapporten

Automatische Word Rapporten
Rapporten
Ad hoc rapporten
Soorten rapporten

Rapporten op basis van weergaven

Tijdlijnrapporten
Rapporten
Ad hoc rapportage met weergaven
Je kunt weergaven gebruiken op
Er zijn weergaven beschikbaar op alle
verschillende niveaus:
objecten:

Project

Producten

Programma

Issues

Portfolio

Risico’s

Alle portfolio’s

Kwaliteitsbeoordelingen

Wijzigingen

Acties

Leerpunten

Boekingsregels

Projecten

Programma’s

Portfolio’s
Een weergave kun je zelf samenstellen uit
de beschikbare velden.
Rapporten
Ad hoc rapportage met weergaven
1
Weergaven definiëren, opslaan, wijzigen (1)
2
1.
Selecteer een item onder het kopje Rapporten
waarvan je een rapport wilt opvragen.
2.
Klik op Weergave-opties en dan op Kolommen
kiezen.
3.
In het scherm dat verschijnt kun je aan de linkerkant
de velden selecteren die je wilt gebruiken in je
rapport. Verplaats deze velden naar de rechterkant
en klik op OK.
3
Rapporten
Ad hoc rapportage met weergaven
Weergaven definiëren, opslaan, wijzigen (2)
4.
De gekozen weergave verschijnt. Om deze op te slaan klik je
onder Weergave-opties op Opslaan.
1
2
Rapporten
Ad hoc rapportage met weergaven
Weergaven definiëren, opslaan, wijzigen (3)
5.
Vul de gegevens in in het scherm dat verschijnt:

Kies een nieuwe weergave of overschrijf een bestaande weergave.

Bij een nieuwe weergave:

Voer een naam in

Bepaal het type:
Persoonlijk: alleen zichtbaar voor de gebruiker die hem opslaat
Lokaal: zichtbaar voor iedereen op het niveau waar je de weergave hebt gemaakt
Systeembreed: zichtbaar voor iedereen op alle niveaus
Rapporten
Ad hoc rapportage met weergaven
Weergaven definiëren, opslaan, wijzigen (4)
6.
Onder de drop-down list kun je alle opgeslagen weergaven vinden.
‘*’ voor weergave
= de standaard weergave
‘-- Aangepaste weergave –’
= huidige weergave is niet opgeslagen
Onder Weergaven beheren kun je:

Weergaven importeren/exporteren/verwijderen

De naam van weergaven aanpassen

Het type van weergaven aanpassen (persoonlijk/lokaal/globaal)

Weergaven ‘verbergen’ (.. in de drop-down list)
Rapporten
Ad hoc rapporten
Soorten rapporten

Rapporten op basis van weergaven

Tijdlijnrapporten
Rapporten
Ad hoc rapportage over boekingsregels
Resource
Management
Tijdregistratie
Project
Management
Programma
Management
Portfolio
Management
ID
Datum
…
…
…
…
…
…
…
Import /
Export
Rapporten
Ad hoc rapportage over boekingsregels
Er zijn twee typen boekingsregels:
1.
Boekingsregels (kosten en uren)

Tijdregistratie

Bevat standaard veel informatie (uitbreidbaar met custom velden)
2.
Boekingsregels

Financiële overzichten op portfolio en in project

Resource allocatie

Importen van gegevens uit financiële applicaties

Bevat beperkte informatie (beperkt aantal custom velden)

Eenvoudiger en daardoor veel sneller. Standaard voor nieuwe functionaliteit.
Rapporten
Ad hoc rapportage over boekingsregels

Als je over losse boekingen wilt rapporteren, kies dan
het juiste type boekingsregel (zie vorige slide)

Als je over geaggregeerde informatie wilt rapporteren, kies dan de
tijdslijnrapporten; hierin zijn beide typen boekingsregels verwerkt
Onder Setup > Configuratie > Beheer boekingsregels kun je beide typen boekingsregels
vinden. Hier kun je indien noodzakelijk boekingen handmatig verwijderen.
Waarschuwing: het verwijderen van boekingen leidt tot
gegevensverlies!
Rapporten
Ad hoc rapportage met tijdlijnrapporten

Met tijdlijnrapporten kun je in de tijd rapporteren over kosten of uren.
Tijdlijnrapporten zijn gebaseerd op boekingsregels.

Een tijdlijnrapport toont een overzicht in de tijd op basis van de starten einddatum van boekingen. Bijvoorbeeld:
- ‘de totale kosten per maand per project ‘, of
- ‘het aantal uren per resource dat is gealloceerd per project’.

Tijdlijnrapportages zijn (net als ‘gewone’ rapportages) beschikbaar op
enterprise-, programma-, portfolio-, en projectniveau.
Rapporten
Ad hoc rapportage met tijdlijnrapporten
3
1.
Klik in het kader Timeline Rapporten
op Boekingsregels.
2.
Open Weergave-opties en klik
op Basisinstellingen.
3.
Bepaal de waardes voor de instellingen en
klik op OK.
4.
Sla de view (eventueel) op
2
Rapporten
Automatische rapporten
Soorten rapporten

Automatische Excel Rapporten

Automatische Word Rapporten
Rapporten
Automatische rapporten
Introductie Automatische Rapporten (1)

Automatische rapporten kunnen op diverse dashboards voorkomen.

Automatische rapporten worden automatisch overgenomen uit projectmodel
Rapporten
Automatische rapporten
Introductie Automatische Rapporten (2)

Rapporten bevatten velden of tabellen met informatie.

Tabellen zijn gebaseerd op de weergaves in het kader
Rapporten in Principal Toolbox.
Rapporten
Automatische rapporten
Introductie Automatische Rapporten (3)

Rapport weergave / logboek weergave: deze weergaves zijn te gebruiken in
automatische rapporten.

Dashboard weergave: alleen beschikbaar in het (betreffende) scherm.
Rapporten
Automatische Excel rapporten
Algemene werkwijze Automatische Excel Rapporten
1.
Definieer de benodigde Weergaves in Principal Toolbox
2.
Download en open een leeg Excel sjabloon (Download leeg sjabloon)
3.
Voeg referentievelden toe aan het sjabloon
4.
Bewaar sjabloon met Opslaan als sjabloon
5.
Voeg het sjabloon toe aan de Principal Toolbox
6.
Open het automatisch rapport (eerst opslaan!)
Rapporten
Automatische Excel rapporten
1.
Definieer weergaves in de Principal Toolbox
I.
Ga naar Rapporten
II.
Selecteer bestaande Weergave als basis
III.
Selecteer kolommen & filter
IV.
Bewaar als nieuwe Weergave, persoonlijk, lokaal of globaal
Tip: zet achter de naam “-AR” om
aan te geven dat de weergave
voor een automatisch rapport
bedoeld is. Dit voorkomt dat deze
weergave onbedoeld gewijzigd
wordt.
Rapporten
Automatische Excel rapporten
2.
Download het Excel sjabloon (1)
in het kader ‘Automatische rapporten’
I.
Klik op
II.
Download een leeg Excel sjabloon. Dit is de basis om te starten.
Schakel de Macro Security uit!
Ga naar Tools  Macro 
Security en selecteer Medium
Rapporten
Automatische Excel rapporten
2.
Download het Excel sjabloon (2)

Extra Macro’s voor het invoegen van informatie

Extra tabblad in MS Excel:
De taal van de teksten van de
werkbalken hangt af van de taal
van de versie van Excel
Rapporten
Automatische Excel rapporten
2.
Download het Excel sjabloon (3)
Er zijn in Excel drie typen weergaves mogelijk:
•
Individuele velden
•
Tabellen (Weergaves uit Principal Toolbox)
•
Draaitabellen & grafieken op basis van ingevoegde tabellen
Rapporten
Automatische Excel rapporten
3.
I.
Voeg referentievelden toe – velden
Klik in het kader Automatische rapporten op Wijzigen. Klik in het pop-up scherm
op Referentieveldenlijst.
II.
Klik op betreffende referentieveld. Kies voor de tab Velden of Weergaven.
Deze wordt hierdoor in het ‘klembord’ geplaatst.
III.
Klik in Excel in een cel en plak het veld er in. Drag & drop is ook mogelijk.
2
1
Tip: Voeg in een MS Excel sjabloon een extra
werkblad Data toe, voor meer opmaak
mogelijkheden  verwijs vervolgens vanuit
het rapportage naar het data werkblad
Rapporten
Automatische Excel rapporten
3.
Voeg referentievelden toe – weergaven

De weergaven in Principal Toolbox kun je net als velden in Excel plakken.

Weergaven in Principal Toolbox leiden tot tabellen in Excel.

Deze tabellen dienen ook als basis voor draaitabellen en grafieken.
Rapporten
Automatische Excel rapporten
4.
Bewaar het sjabloon
I.
Sla het Excel sjabloon op d.m.v. de knop Opslaan als sjabloon
Rapporten
Automatische Excel rapporten
5.
Voeg sjabloon toe in de Principal Toolbox
I.
Klik op
om een automatisch rapport toe te voegen
II.
Zorg ervoor dat het vakje ‘voeg dit toe als automatisch rapport' is aangevinkt
Rapporten
Automatische Excel rapporten
6.
Open het Automatisch rapport
I.
I.v.m. macro security: altijd eerst het gegenereerd rapport opslaan en daarna openen
II.
Open report en klik ‘Enable Macros’
1
2
Rapporten
Automatische Excel rapporten
Tabel opmaak in Excel

Kolomkoppen: kan direct worden opgemaakt
Opmaak header >

Tabel inhoud: opmaak plaatsen in de regel onder de data / header
Opmaak inhoud >
Rapporten
Automatische Excel rapporten
Excel formules in een tabel (1)
Formule in een regel
•
Voeg een nieuwe kolom toe
•
Plaats formule in alle regels van de kolom naast de data en de regel direct onder de
tabel.
Rapporten
Automatische Excel rapporten
Excel formules in een tabel (2)
Formule in een kolom
•
Plaats formule in regel onder de lege onder tabel - bijv. Totaal
•
Let op: de formule moet ook het header veld omvatten!
Rapporten
Automatische Excel rapporten
Conditionele opmaak in Excel, een voorbeeld

Plaats een status-veld in een cel (Groen, Oranje, Rood)

Maak standaard de tekstkleur groen

Voeg voorwaardelijke opmaak toe:
Rapporten
Automatische Excel rapporten
VLOOKUP (1)

Tabel met projectlijst

Tabel met boekingsregel op uren

Om de projectcode in de tabel met boekingsregels te combineren wordt de
VLOOKUP* functie gebruikt
* in Nederlandse Excel versie: VLOOKUP = VERT.ZOEKEN
Rapporten
Automatische Excel rapporten
VLOOKUP (2)
1.
Zoek het overeenkomstige project op basis van projectnaam en kopieer de
projectcode
2.
Plaats de formule in de lege regel onder de tabel
3.
Gebruik absolute referenties voor kolommen zodat de formule automatisch mee
verandert met de nieuwe regels
Rapporten
Automatische rapporten
Soorten rapporten

Automatische Excel Rapporten

Automatische Word Rapporten
Rapporten
Automatische Word rapporten
Algemene werkwijze Automatische Word Rapporten
1.
Definieer indien nodig weergaven in Principal Toolbox
2.
Open een leeg Microsoft Word document
3.
Voeg referentievelden en weergaven toe aan het document
4.
Bewaar het document als .RTF
5.
Voeg sjabloon toe aan de Principal Toolbox
6.
Open het rapport
Rapporten
Automatische Word rapporten
1.
Definieer weergaves in de Principal Toolbox
I.
Ga naar Rapporten
II.
Selecteer bestaande Weergave als basis
III.
Selecteer kolommen & filter
IV.
Sla de Weergave op, persoonlijk, lokaal of globaal
Tip: zet achter de naam “-AR” om
aan te geven dat de weergave
voor een automatisch rapport
bedoeld is. Dit voorkomt dat deze
weergave onbedoeld gewijzigd
wordt.
Rapporten
Automatische Word rapporten
2.
Open een leeg Word document
Rapporten
Automatische Word rapporten
3.
I.
Voeg Referentievelden toe (1)
Klik op ‘Wijzigen’ in de sectie Automatische rapporten.
Er wordt een nieuw scherm geopend.
II.
Open Referentieveldenlijst
III.
Klik op betreffende referentieveld; deze is nu op het ‘kladblok’ geplaatst
2
1
Rapporten
Automatische Word rapporten
3.
Voeg Referentievelden toe (2)
I.
Plak (of sleep) het referentieveld in het Word document
II.
Alle referentievelden worden vervangen met echte data als het rapport
wordt geopend vanuit Principal Toolbox
III.
Verander de opmaak door het veld te selecteren en het lettertype,
grootte of kleur aan te passen
Rapporten
Automatische Word rapporten
3.
Voeg Referentievelden toe (3)

Alle weergaven in Principal Toolbox kunnen als tabel in een Word rapport gebruikt
worden. De opmaak voor Principal Toolbox tabellen in MS Word is beperkt.

In een weergave kun je de breedte van de kolommen instellen voor een correcte
weergave in MS Word
Rapporten
Automatische Word rapporten
4.
Sla het Word document op als .RTF file
Rapporten
Automatische Word rapporten
5.
Voeg het rapport sjabloon toe (1)

Voeg het Word document toe als rapport sjabloon aan de sectie Automatische
rapporten

Een rapport sjabloon kan ook als sjabloon aan een product worden toegevoegd.
- Automatische rapporten
- Product templates
Rapporten
Automatische Word rapporten
5.
Voeg het rapport sjabloon toe (2)
I.
Klik op toevoegen om het rapport sjabloon toe te voegen
II.
Zorg ervoor dat het vakje ‘Voeg dit document toe als automatisch rapport’ is
aangevinkt.
Rapporten
Automatische Word rapporten
6.
Open het Automatische Rapport

Klik op het rapport om het te openen. Het rapport wordt dan gevuld vanuit het
systeem. Alle referentievelden worden vervangen door echte data.
Rapporten
Widgets
•
Met widgets kan je grote hoeveelheden data visualiseren
•
Widgets zijn eenvoudig te configureren
•
Widgets staan op meerdere plekken in de toolbox
•
Voor klanten kunnen specifieke widgets worden ontwikkeld .
Rapporten
Widgets: risk matrix, bubble chart
Rapporten
Widgets: resource uitnutting, burn down
Rapporten
Geo widget
Onderwerpen
1.
Algemeen en gebruikersbeheer
2.
Projectmanagement
3.
Resource Allocatie
4.
Tijdregistratie
5.
Portfoliomanagement
6.
Documenten
7.
Rapporten
8.
Custom velden
9.
Support
10.
Vooruitblik...
Custom velden
Onderwerpen:

Custom velden aanmaken / aanpassen

Instellingen

Geavanceerde opties
Custom velden

Principal Toolbox kan worden uitgebreid met eigen velden (custom velden).

Bijvoorbeeld velden voor:
•
Projectkosten
•
SAP nummers
•
Projectcode
•
Status voortgang
•
Risicoberekening

Custom velden worden centraal (systeembreed) beheerd en toegevoegd.

Custom velden kunnen worden toegevoegd aan alle objecten, zoals
projecten, portfolio’s, plan items, risico’s, issues, resources, enz.

Deze velden kunnen worden gebruikt in weergaven en rapportages.

Er zijn diverse typen velden mogelijk: tekst, memo veld, getallen, valuta,
selectielijst, enz.
Custom velden
Aanmaken/aanpassen (1)

Ga naar de Setup > Configuratie, klik op Velden aanpassen.

Hier kan het onderdeel worden geselecteerd waar het custom veld moet worden
toegevoegd. Er kunnen velden worden aangemaakt op:
1. Actie
6. Resource
10. Kwaliteitsbeoordeling
2. Wijziging
7. Programma / Map /
Organisatie
11. Risico
3. Boekingsregel
(kosten/uren)
12. Product/Plan item
8. Projecten
13. Portfolio’s
4. Issue
9. Resource Pool
14. Boekingsregels
5. Leerpunten
15. Benefit
Custom velden
Aanmaken/aanpassen (2)

Klik op het onderdeel waar het veld aan moet worden toegevoegd. Klik op ‘Wijzigen’
om het veld toe te voegen.
Custom velden
Aanmaken/aanpassen (3)

Er zijn verschillende typen mogelijk voor de custom velden:
Custom velden
Zichtbaar maken (1)

Na het toevoegen van het veld is het
beschikbaar bij het (betreffende) object.

De schermafbeelding hiernaast toont een
custom veld op een portfolioproject waarin
KPI scores geselecteerd kunnen worden.

Het is een keuzelijst waarin meerdere
waarden kunnen worden geselecteerd, zoals
in het voorbeeld; 0,1,2,3,4,5.
Custom velden
Zichtbaar maken (2)

Bij gebruik van de ‘standaard pagina lay-out’ kun je velden zichtbaar maken in de
custom veld instelling: vink ‘weergeven op eigenschappenpagina’ aan, en voeg evt.
een volgordenummer toe.

Bij gebruik van ‘zelfgedefinieerde pagina lay-outs’ kun je velden zichtbaar maken
door ze toe te voegen in de (betreffende) pagina lay-out.
Custom velden
Geavanceerde opties: calculaties

Je kunt custom velden laten berekenen op basis van waarden van andere
velden.

Voorbeeld:
Een projectmanager wil in zijn risicologboek de ‘risicoscore’ laten berekenen en tonen.
Hiervoor zijn drie velden nodig:
•
Kans (op een schaal van 1 tot 5)
•
Effect (op een schaal van 1 tot 5)
•
Risicoscore: (kans x effect)
De calculatie wordt opgenomen in het custom veld risicoscore.
Voor calculaties neem contact op met [email protected]
Custom velden
Geavanceerde opties: calculaties resetten en herberekenen

Reset: verwijderen van de instellingen van een custom veld
LET OP: hiermee wordt alle in dit veld ingevoerde data uit de database
verwijderd. Dit kan niet worden hersteld!

Herberekenen: activeren van een calculatie; de calculatie wordt voor alle objecten
met dit veld opnieuw berekend.
Complexe berekeningen kunnen de performance van het systeem tijdelijk
beïnvloeden.
Onderwerpen
1.
Algemeen en gebruikersbeheer
2.
Projectmanagement
3.
Resource Allocatie
4.
Tijdregistratie
5.
Portfoliomanagement
6.
Documenten
7.
Rapporten
8.
Custom velden
9.
Support
10.
Vooruitblik...
Support
Wat doet Support

Aanspreekpunt na afronding van de implementatie

Vragen met betrekking tot functioneel beheer

Analyse van incidenten

RFC’s

Updates/Onderhoud/Testomgevingen

Advies over inrichting/configuratie

Bijhouden customer support portal (Zendesk)
Support
Het proces
gebruikers
1ste
lijn:
key users
2de
lijn:
funct.beheer
3de lijn:
support
4de lijn:
development
Contactmogelijkheden Support
portal: https://principaltoolbox.zendesk.com
email: [email protected]
telefoon: 088 – 888 4 222
Support
Ticket aanmaken

De Portal (Zendesk)

Inloggen

Een ticket aanmaken

Een ticket volgen

Een ticket sluiten
Onderwerpen
1.
Algemeen en gebruikersbeheer
2.
Projectmanagement
3.
Resource Allocatie
4.
Tijdregistratie
5.
Portfoliomanagement
6.
Documenten
7.
Rapporten
8.
Custom velden
9.
Support
10.
Vooruitblik...
Vooruitblik
Roadmap: zie de support portal, knowledge base
Bedankt voor uw aandacht
Fortes Solutions BV
Capitool 50-3
7521 PL Enschede
The Netherlands
T
F
M
W
+31(0)53 43 17 450
+31(0)53 43 45 578
+31 612345678
www.fortesglobal.com