Werken met processen in plaats van structuren

Jan Bosman (ConQuaestor) over de relatie tussen procesmanagement, bedrijfsvoering en organisatieontwikkeling
Werken met processen
in plaats van structuren
‘De manier waarop mensen samenwerken
verandert in snel tempo. Organisatie- en
afdelingsgrenzen vervagen omdat mensen
steeds vaker samenwerken in teams
en netwerken die buiten de bestaande
organisatiestructuren om ontstaan. Ook
social media, het ‘nieuwe’ werken, workflowmanagement en IT met een steeds meer
open karakter, maken organisatiebesturing
door middel van traditionele functies en
afdelingsgrenzen achterhaald’.
Aldus Jan Bosman (partner en lid van de directie van
ConQuaestor, en auteur van ‘Verbeteren & Beheersen’
over de rol van procesmanagement in organisatieontwikkeling, Kluwer 2011) in een interview voor deze
FD special. ‘Vergeet statische organisatiestructuren,
en focus op veranderende markten en klantvragen.
Vraag je vooral af hoe je je organisatieprocessen kunt
aanpassen zodat je de bedrijfsvoering en de prestaties
kunt verbeteren’.
VERGEET STATISCHE ORGANISATIESTRUCTUREN, EN
FOCUS OP VERANDERENDE MARKTEN EN KLANTVRAGEN
Wat is er mis met vertrouwde organisatiestructuren?
Bosman: ‘De nieuwe werkelijkheid van formele en
informele samenwerkingsvormen vereist procesgerichter denken, organiseren en beheersen.
Successen van teams die zijn samengesteld door
afdelingsgrenzen heen om juist disciplines te
bundelen, zijn bepalend voor de ontwikkeling van
organisaties. Processen houden zelden op bij de deur
van de afdeling, en de communicatie tussen mensen
van verschillende afdelingen schat ik sinds de komst
van e-mail op basis van mijn dagelijkse inbox meer
dan vervijftigvoudigd. De horizontale stroom van
processen door organisaties – van leverancier tot
klant – zijn vele malen belangrijker geworden dan
de communicatie en samenwerking in de functionele
hiërarchie. Wil je in deze context waarde toevoegen
aan de wijze waarop professionals nu samenwerken,
dan zul je als organisatie en als manager of bestuurder
moeten leren hoe je een bijdrage kunt leveren aan
de dynamiek van processen waarin mensen elkaar
vinden en met elkaar werken. Denken langs klassieke
structuren is daarvoor ontoereikend, dat voelt
iedereen wel aan’.
De hiërarchische functie van het organisatiemodel heeft haar langste tijd gehad?
Bosman: ‘Zo ver durf ik niet te gaan. Wie om zich heen
kijkt ziet dat zaken als corporate governance, transparantie en duurzaamheid niet zonder afdwingen
en controle gebeuren. Ook op operationeel niveau
blijft sturing nodig. Maar hoe je stuurt is verandert!
De invloed van het nieuwe werken - vooral het nieuwe
samenwerken, in teams, in virtuele teamrooms vergt een andere kijk op organisatieontwikkeling.
Dus meer gericht op veranderende processen en
klantvragen, en daarmee het verbeteren van de
bedrijfsvoering. En dus ook op het loslaten van
de schijnzekerheid van het klassieke topdown
organisatiemodel. Want te veel organisaties
sturen nog op klassieke managementinformatie
in plaats van op de waarde van organisatieprocessen.
Organisatieontwikkeling, verbeterde bedrijfsvoering, bedrijfsresultaten… richt procesmanagement zich niet gewoon op de optimalisering en de beheersing van de processen zelf?
‘Al lang niet meer uitsluitend daarop’, reageert
Bosman. ‘Het vakgebied procesmanagement richt
zich op de manier waarop gegevens, diensten en
producten van begin tot eind, en tussen en door de
organisatie stromen. Organisaties kunnen alleen
nog maar succesvol zijn als ze de realisatie van hun
strategie koppelen aan het managen van die processen. Een strategiewijziging hoeft dan niet automatisch
tot een structuurverandering te leiden, maar wel per
definitie tot een verandering in de inrichting van de
processen. Daarom gaat procesmanagement over het
besturen en ontwikkelen van organisaties, niet alleen
over het verbeteren van processen zelf. Bestuurders
die strategische veranderingen operationeel willen
maken zijn zich overigens wel bewust van het belang
van procesgeoriënteerde ketens’.
Dus
wordt
Mintzbergs’
‘Organizational
Structure’ een ‘Organizational Process’?
Bosman: ‘Wat mij betreft wel, maar er is nog wel een
weg te gaan. Bestuurders voelen wel aan dat procesmanagement een aantoonbare bijdrage levert aan de
kwaliteit van de bedrijfsvoering, maar veel organisaties vinden het nog lastig om dit om te zetten naar een
strategische besturingsfilosofie. Wijzelf voeren ook
jaarlijks onderzoek uit naar de status en de mate van
volwassenheid van procesmanagement in organisaties.
Uit het procesmanagementonderzoek van 2011 onder
230 bedrijven is naar voren gekomen dat uitgerekend
het management vaak een blokkade voor wasdom
vormt. Enerzijds omdat traditionele managers nog veel
werken vanuit hun– hiërarchisch ingestelde – rol als
eindverantwoordelijke voor een afdeling, in plaats van
horizontaal de gehele keten te kunnen overzien. Maar
daarnaast – en dat is misschien nog wel opvallender
- is ook de stuur- en managementinformatie nog vaak
gebaseerd op traditionele managementstructuren. Dat
betekent dat er te weinig informatie wordt verschaft
over de gehele keten leverancier – interne organisatie
– klant’, zo meent Bosman.
‘PROCESMANAGEMENT
GAAT OVER HET BESTUREN EN
ONTWIKKELEN VAN ORGANISATIES, NIET ALLEEN OVER
HET VERBETEREN VAN PROCESSEN’
‘Het management als bottleneck maakt het doorvoeren van veranderingen uiteindelijk ook lastig, want
je kunt aan de kalkoen niet vragen hoe hij er rond deze
kerstdagen uit wil zien. Maar gelukkig beschikt het
vakgebied inmiddels over meerdere instrumenten om
per organisatie ook op andere plekken te achterhalen
waar betrekkelijk eenvoudig grote verbeteringen door
te voeren zijn. En het zoeken naar nieuwe inzichten en
instrumenten om de bedrijfsresultaten te verbeteren,
dat is het samenspel tussen organisatie en adviseur’,
aldus Bosman.
Drs. Jan Bosman (1970) is partner en lid van de directie van ConQuaestor. ConQuaestor biedt met 500
consultants, finance professionals en interim managers financieel-administratieve en bedrijfseconomische
oplossingen voor haar opdrachtgevers. De adviesorganisatie - opgericht in 2004 - werkt aan de strategische en operationele vraagstukken op de CFO-agenda om de bedrijfsvoering in de publieke en private
sector te verbeteren.
Jan Bosman is onder andere auteur van het in oktober 2011 door
Kluwer gepubliceerde ‘Verbeteren & Beheersen’, het managementboek waarin de rol van procesmanagement in organisatieontwikkeling
wordt beschreven. Bosman e.a. bieden aan de hand van 6 beelden
inzicht in de wijze waarop effectief procesmanagement een directe
invloed heeft op het verbeteren van de bedrijfsvoering en het verhogen
van het bedrijfsresultaat.