Reglement OR 2015 - OBS De Krullevaar

Huishoudelijk reglement Ouderraad OBS De Krullevaar
1. Doelstelling van de ouderraad
2. Samenstelling
3. Hoe komt de ouderraad tot stand
3.1 De leden
3.2 Het dagelijks bestuur
4. Taken en voorrechten van de leden van de ouderraad
4.1 De klassenouders
4.2 Het dagelijks bestuur
5. De middelen
5.1 De rol van de medezeggenschapsraad
6. Vergadering
6.1 Informatie voor de ouders
7. Rolverdeling
7.1 Rol van de afvaardiging van het team
7.2 Rol van de afvaardiging van de ouders
8. Verantwoordelijkheden ouderraad, team en directie
9. Slotbepalingen
10. Ondertekening
1. Doelstelling ouderraad
Het (mede) organiseren en realiseren van activiteiten buiten het reguliere
lesprogramma. Voor de financiering van deze activiteiten wordt gebruik gemaakt van de
vrijwillige ouderbijdrage.
2. Samenstelling
De ouderraad bestaat uit een Dagelijks Bestuur (DB) en alle klassenouders. Het DB
bestaat uit een voorzitter, een penningmeester en een secretaris.
3. Hoe komt de ouderraad tot stand?
3.1 Klassenouders
Jaarlijks, bij aanvang van het nieuwe schooljaar worden alle ouders gevraagd of zij
zich het lopende schooljaar beschikbaar willen stellen als klassenouder. Zij kunnen
hierbij aangeven voor welke groep zij klassenouder willen zijn. Opgave om
klassenouder te worden kan tot de in de mailing aangegeven datum.
Per groep wordt gestreefd naar tenminste 1 klassenouder. Wanneer er geen
aanmeldingen zijn zal het DB ouders benaderen.
De taken van de klassenouders worden onderling verdeeld zodat duidelijk is voor de
ouders en de school wie van de ouders welke taken heeft. De taakverdeling wordt
tijdens de eerste vergadering van de OR vastgelegd.
Indien er meerdere klassenouders per klas zijn, zal er per klas één aanspreekpunt
voor de leerkracht en ouders worden gekozen. Tijdens het 1e overleg van de
ouderraad zal in onderling overleg worden vastgesteld welke van de klassenouders
deze taak in zullen gaan vullen.
3.2 Dagelijks bestuur

Stichting Ouderraad de Krullevaar wordt gevormd door het DB van de
Ouderraad. Naast de bestuursfunctie in de Stichting, neemt het DB ook
plaats in de ouderraad.

Deze functies kennen een zittingstermijn van maximaal 3 jaar, met de
mogelijkheid om deze termijn met eenzelfde duur te verlengen na
verkiezingen.

De functies worden vervuld door ouders/verzorgers.

Het schema van aftreden is zodanig dat niet alle DB-leden in hetzelfde jaar
aftredend zijn.

Na de meivakantie worden de eventuele vacatures voor het nieuwe schooljaar
bekend gemaakt.

Bij meerdere kandidaten voor één vacature vindt er een stemming plaats vóór
de zomervakantie.
4. Taken en voorrechten van de leden van de ouderraad
4.1 De klassenouders
De klassenouders hebben de volgende taken

Alle vergaderingen bijwonen; bij afwezigheid altijd overleggen met de
voorzitter.

Participeren in werkgroepen (de verdeling van de werkgroepen wordt in de
eerste vergadering van het schooljaar vastgesteld);

Verantwoording afleggen aan Stichting OR de Krullevaar voor de
terugkoppeling van de activiteiten van een betreffende werkgroep in de
ouderraad betreffende de gang van zaken, financiën en de evaluatie;

Budgetbeheer van een of meerdere werkgroepen en terugkoppeling naar de
penningmeester. Belangrijk hierbij is dat bewaakt wordt dat het beschikbare
budget niet overschreden wordt;

Regelen van vervoer voor de groep bij excursies (op verzoek van de
groepsleerkracht);

Versieren/aankleden van de klas en/of school voor verschillende activiteiten
en gelegenheden (in overleg met de groepsleerkracht);

Aanspreekpunt voor de groepsleerkracht (1 persoon per klas)
Voorrechten zijn

Klassenouders mogen in overleg met de leerkracht aanwezig zijn bij alle
activiteiten die door de ouderraad georganiseerd zijn, ook wanneer zij geen
deel uitmaken van de betreffende werkgroep;
4.2 Dagelijks bestuur
Het DB is gezamenlijk belast met
a. Het naleven van de Statuten van Stichting OR de Krullevaar
b. De zorg voor de voortgang van de activiteiten die door de ouderraad
georganiseerd worden door middel van:

Het bijhouden van de post

Communicatie met de werkgroepen, bewaken van de voortgang van de
werkgroepen

Onderhouden van contact met de klassenouders

Onderhouden van contact met de schoolleiding

Toezien op de uitvoering van besluiten van de OR

Maken van het financieel en secretarieel jaarverslag

Vaststellen van de begroting aan het begin van een schooljaar

Voorbereiden van de ouderraad vergadering

Verzorgen van de agenda

Tijdig uitnodigen van de ouderraad en het team

Verspreiden van verslagen van vorige vergaderingen

Verspreiden van relevante stukken onder de leden van de ouderraad
c. Zorg voor verslaglegging van de ouderraad vergaderingen (secretaris).

Opstellen secretarieel jaarverslag

Notulen maken

Beheren en actualiseren van documenten

Rooster van aftreden DB opstellen en bijhouden

Toezenden van notulen en relevante stukken aan de MR
d. Leidinggeven aan de vergaderingen van de ouderraad(voorzitter).
e. Verzorgen van de financiën van de ouderraad (penningmeester)

Regelen van inkomsten en uitgaven

Bijhouden van een kas- en bankboek

Opstellen financieel verslag voor kascontrole commissie

Opstellen begroting voor komend schooljaar

Het beheren van gelden uit de vrijwillige bijdragen en andere baten
5. De middelen
De volgende middelen staan de Ouderraad ter beschikking

De vrijwillige medewerking van enthousiaste ouders

De vrijwillige ouderbijdragen

Schenkingen en andere toevallige baten

Opbrengsten uit winstgevende activiteiten die door de Ouderraad
georganiseerd zijn (zoals geraniumverkoop, rommelmarkt etc.)
De middelen worden besteed aan alle activiteiten zoals omschreven in de schoolgids,
volgens de jaarlijks vastgestelde begroting.
Indien er in een schooljaar een surplus aan gelden is (buiten de vastgestelde som van
het budget voor de door de stichting georganiseerde casu quo te organiseren
activiteiten tot en met december van het daaropvolgende schooljaar) dient dit surplus
te worden besteed conform het doel van de stichting.
Het bestuur van de stichting stelt alle ouders, die in het betreffende schooljaar een
vrijwillige bijdrage aan de stichting hebben betaald, in de gelegenheid kenbaar te maken
waaraan de extra besteed dienen te worden.
Het DB bepaalt op welke keuzemogelijkheden gestemd kan worden. Het DB wordt
hierbij geadviseerd door de klassenouders en de leerlingenraad.
Hoewel de ouderbijdrage vrijwillig is, worden er geen kinderen uitgesloten van
activiteiten. Echter alleen de kinderen waarvoor betaald is gaan mee op
schoolreis/schoolkamp.
Jaarlijks vindt aan het begin van een schooljaar een kascontrole van het vorige
schooljaar plaats door 2 onafhankelijke ouders.
5.1 De rol van de medezeggenschapsraad
De medezeggenschapsraad heeft instemming in het vaststellen van de hoogte van de
ouderbijdrage en het reglement van de ouderraad.
6. Vergadering
a. De OR vergadert zo vaak als nodig (maximaal 8 keer per schooljaar)
b. Bij aanvang van het schooljaar wordt een vergaderschema opgesteld
c. De agenda van de vergadering wordt per mail verstuurd
d. De notulen worden zo snel mogelijk na de vergadering via mail verspreid aan de leden
van de ouderraad, directeur en het team. Het verslag wordt pas tijdens de volgende
vergadering vastgesteld
e. De werkgroepen vergaderen zo vaak als nodig is en met de werkgroep afgesproken is
6.1 Informatie naar ouders
a. De vergaderingen van de ouderraad vinden plaats in de school en zijn openbaar
b. Ouders worden regelmatig via de nieuwsbrief van de ouderraad op de hoogte
gehouden van hulpvragen
c. De financiële verantwoording van het activiteitenplan van het voorbije schooljaar
wordt tijdens het 1e overleg van de ouderraad toegelicht. Na controle van de
kascommissie zal het verslag worden gepubliceerd op de website van de school.
7. Rolverdeling werkgroepleden teamafvaardiging/ouderafvaardiging
Een werkgroeplid is een klassenouder of leerkracht die de stuwende kracht is voor
grotere evenementen zoals: juffendag, Sinterklaas, Kerst, carnaval, open ochtend,
verkeersactiviteiten, schoolkamp/afscheid groep 8, avonddriedaagse, projectweek,
laatste schooldag. De werkgroep leden zorgen voor voldoende voortgang in de
uitvoering. De werkgroepen vergaderen na schooltijd.
7.1 Rol van de afvaardiging van het team:
a. De eerste bijeenkomst van een werkgroep wordt door de directeur in overleg
met de voorzitter voor een schooljaar vastgelegd.
b. De leerkracht fungeert als schakel tussen het team en de werkgroep, legt de
eerste plannen n.a.v. de brainstormsessie met de werkgroep voor aan het team
en vraagt om goedkeuring aan het team.
c. De leerkracht checkt het plan van de werkgroep op pedagogische en
organisatorische aspecten en legt het plan voor aan de BHV’er
(veiligheidsaspecten)
d. De leerkracht is eindverantwoordelijk voor het proces binnen de werkgroep
7.2 Rol van de afvaardiging van de ouderraad
a. Een werkgroepouder maakt het werkgroepplan in overleg met de werkgroep en
mailt dit volgens vastgestelde data naar de directeur en de voorzitter van de
ouderraad.
b. De werkgroepleden fungeren als schakel tussen de werkgroep en de ouderraad,
brengen verslag uit aan de ouderraad en zorgen voor medewerking.
c. De werkgroepleden gaan indien nodig actief op zoek naar hulpouders om een
activiteit te doen slagen. In eerste instantie zal de ouderraad hiervoor gevraagd
worden, indien er onvoldoende animo is vanuit de ouderraad kan verder gevraagd
worden.
d. Het hiervoor aangewezen werkgroeplid is verantwoordelijk voor de begroting en
financiële verantwoording van de activiteit. Hij/zij voegt alle bonnen toe aan het
werkgroepplan en levert dit in bij de penningmeester.
e. De werkgroepleden zijn in beginsel aanwezig bij de door hen georganiseerde
activiteit. Wanneer dit niet mogelijk is zorgen zij zelf voor vervanging
8. Verantwoordelijkheden ouderraad, team en directie
a. Alle activiteiten vinden plaats onder eindverantwoordelijkheid van de school
b. De financiële eindverantwoordelijkheid voor de activiteiten ligt bij Stichting OR de
Krullevaar.
9. Slotbepalingen
a. Dit reglement treedt onmiddellijk in werking, na goedkeuring door het dagelijks
bestuur en MR
b. In gevallen waar dit reglement niet voorziet beslist het dagelijks bestuur
c. Tot wijziging van het reglement kan worden overgegaan na overleg met het dagelijks
bestuur en de MR.
d. In geval van geschillen over de uitleg en de toepassing van dit reglement beslist de
MR nadat zij de partijen gehoord heeft.
e.
10. Ondertekening: …./…./2015, Sprang-Capelle
Voorzitter OR: C. Pruijsen
Penningmeester OR: S. Harreman
Voorzitter MR: D. de Been
Secretaris OR: G. van Gestel
Directeur OBS De Krullevaar: A. Coolen