Projectbeheer Exacte Wetenschappen

NWO Exacte Wetenschappen -Januari 2015
FAQ Aanvraagprocedure en projectbeheer
Aanvraag indienen
Welke stappen zijn er in het aanvraagproces?
Waar wordt een call gepubliceerd?
Welke richtlijnen staan in een call?
Welk type calls zijn er?
Hoe kan ik een voorstel indienen?
Wat is het personele budget?
Hoe hoog zijn de standaardbedragen voor aio’s, postdocs en overig personeel?
Wat is het materiële budget?
Beoordeling van de aanvraag
Hoe lang duurt een aanvraagprocedure?
Welke terugkoppelmomenten zijn er?
Waar is de status van een aanvraag te vinden?
Wie beoordeelt de aanvraag?
Hoe worden referenten geselecteerd?
Wat doen de referenten?
Zijn de referenten anoniem of niet?
Vindt er voorselectie plaats en waarom?
Hoe wordt een beoordelingscommissie samengesteld?
Wat doet de beoordelingscommissie?
Waartoe dient een weerwoord?
Waarom een interview?
Wie neemt het besluit over honoreringen?
Wat zijn de NWO kwalificaties?
Hoe kan het dat mijn voorstel goed is maar niet wordt gehonoreerd?
Hoe werkt een bezwaarschriftprocedure?
Aanvang project
Wat is een bench fee?
Wat is de procedure voor de personele aanstelling op een project?
Wie is verantwoordelijk voor de aanstelling van een uitvoerder?
Hoe wordt de inschaling van een uitvoerder vastgesteld?
Waar kan ik een Personeels Informatie Formulier (PIF) vinden?
Kan een aio worden aangenomen in plaats van een postdoc, of omgekeerd?
Binnen welke termijn moeten uitvoerders op een project zijn gestart?
Kan een uitvoerder worden gedetacheerd bij een andere organisatie?
Is een deeltijd aanstelling mogelijk?
Is een driejarige aio mogelijk?
Worden de kosten voor de werving van personeel vergoed?
Is het mogelijk een voorschot te krijgen op het materiële budget?
Loop(tijd) project
Mag een uitvoerder ook worden ingezet voor onderwijs?
Wat is opgenomen in de personele opslag binnen financieringschema’s?
Hoe verloopt de betaling van het subsidiebedrag?
Worden reiskosten vergoed of is er een apart potje voor reiskosten?
Is er binnen NWO budget voor een cursus Nederlands voor een buitenlandse onderzoeker?
Is een uitruil van personeelsbudget tegen materieel budget mogelijk?
Wat moet er gebeuren bij een afwijking van het materiële budget?
Wat moet er gebeuren bij voortijdig vertrek van een uitvoerder?
1
NWO Exacte Wetenschappen -Januari 2015
Kan een nieuwe projectleider worden benoemd?
Wat is de Money follows researcher regeling?
Wat gebeurt er bij de onderbreking van een project?
Is het mogelijk een tussentijdse bevordering of een extra periodiek te geven?
Onderzoeksresultaten
Hoe vaak moet er worden gerapporteerd gedurende de loop van het project?
Moet NWO worden vermeld in publicaties?
Wanneer moet NWO op de hoogte worden gebracht van een publicatie?
Wanneer breng ik NWO op de hoogte van een proefschrift?
Hoe wordt NWO vermeld in een proefschrift?
Moet een proefschrift naar NWO worden verzonden?
Is er een proefschriftvergoeding?
Einde project
Hoe ziet een correcte eindrapportage eruit?
Is het mogelijk de aanstelling van een aio te verlengen?
Is het mogelijk de aanstelling van een postdoc te verlengen?
Wat gebeurt er met restantgelden?
Wat gebeurt er als er niet aan de verplichtingen wordt voldaan?
Overige zaken
Wat is beleid omtrent integriteit?
Wat is het beleid omtrent kennisbenutting?
Wat is het beleid omtrent Open access?
Wat is het beleid omtrent Data Management?
Kan een HBO-instelling een aanvraag indienen?
2
NWO Exacte Wetenschappen -Januari 2015
FAQ Aanvraagprocedure en Projectbeheer
Belangrijk:
Iedere verandering ten opzichte van het projectplan en het subsidiebesluit moet
aan NWO worden doorgegeven.
Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend.
Aanvraag indienen
Welke stappen zijn er in het aanvraagproces?
Het indienen van onderzoeksvoorstellen vindt bij de meeste subsidies op de volgende wijze plaats:
1. Een uitgewerkt voorstel wordt ingediend naar aanleiding van een call (oproep tot indienen van
een onderzoeksvoorstel) via het digitale registratieprogramma van NWO (IRIS), in sommige
gevallen wordt gevraagd om een vooraanmelding of intentieverklaring;
2. Als het ingediende voorstel voldoet aan de criteria wordt de aanvraag ontvankelijk / in orde
verklaard en wordt het voorstel in behandeling genomen;
3. De onafhankelijke referenten (experts op het terrein van het onderzoek) beoordelen de
individuele onderzoeksvoorstellen;
4. De aanvrager van het onderzoeksvoorstel krijgt de kans om schriftelijk te reageren op de
beoordelingsrapporten door een weerwoord in te dienen;
5. De beoordelingscommissie brengt advies uit over de kwaliteit van het onderzoeksvoorstel op
basis van het onderzoeksvoorstel, de beoordelingsrapporten het weerwoord, én haar expertise;
6. Het advies en een rangorde van de te honoreren onderzoeksvoorstellen gaan naar het
besluitnemend orgaan - meestal het Gebiedsbestuur - dat een beslissing neemt over de honorering.
Waar wordt een call gepubliceerd?
Een call is op de volgende plaatsen te vinden
• via het kopje financiering op de NWO-website
• indien beschikbaar, op de website van het programma
• in de digitale nieuwsbrief van NWO Exacte Wetenschappen kan een link naar de programma
website of call worden opgenomen
• in een mailing naar relevante faculteiten
Welke richtlijnen staan in een call?
Er wordt praktische informatie gegeven over de volgende onderwerpen:
• wie kan aanvragen
• wat kan worden aangevraagd
• wanneer kan worden aangevraagd
• hoe de aanvraag moet worden opgesteld
• welke specifieke subsidievoorwaarden van toepassing zijn
• wanneer en hoe de aanvraag moet worden ingediend
Ook worden inhoudelijke criteria gesteld aan de onderzoeksvoorstellen. Alhoewel dit kan verschillen
per subsidieronde, zijn over het algemeen de volgende criteria geldend:
• de wetenschappelijke kwaliteit
• de kwaliteit van het team of onderzoeker
• het innovatief karakter
• de onderzoeksopzet en de gehanteerde methode
• de maatschappelijke meerwaarde
• de beoogde resultaten
• de kennisbenutting
3
NWO Exacte Wetenschappen -Januari 2015
Welk type calls zijn er?
NWO heeft verschillende soorten calls:
a. Open competitie calls, zoals de TOP subsidies
b. Persoonsgebonden calls, zoals de VI-subsidies
c. Thematische calls, zoals de Mathematics of Planet Earth
d. Publiek-private samenwerking calls zoals de IIPSI calls
NWO kent over het algemeen open en soms gesloten calls. Open calls worden gepubliceerd op de
website, waarop iedereen een voorstel kan indienen. Bij gesloten calls kunnen alleen specifieke
onderzoekers een voorstel indienen.
Hoe kan ik een voorstel indienen?
In de call van de betreffende subsidie staat aangegeven hoe een aanvraag kan worden ingediend.
Dat gebeurt met behulp van het digitale registratieprogramma IRIS (www.iris.nwo.nl).
Wat is het personele budget?
Het personele budget is het bedrag dat is toegekend voor de personeelskosten van het project. De
hoogte van het personele budget staat vermeld in de brief waarin de subsidie is toegekend.
Hoe hoog zijn de standaardbedragen voor aio’s, postdocs en overig
personeel?
De hoogte van standaardbedragen is vastgelegd in de overeenkomst die NWO heeft gesloten met de
Vereniging van Universiteiten (VSNU). Deze overeenkomst en de bijbehorende bedragen zijn te hier
te vinden.
Wat is het materiële budget?
Dit is het bedrag dat is toegekend voor bijvoorbeeld het gebruik en de aanschaf van materiële
benodigdheden en/of reiskosten ten behoeve van het onderzoek. In de call voor de subsidie staat
vermeld wat er wel en niet kan worden aangevraagd. De hoogte van het materiële budget staat
vermeld in de brief waarin de subsidie is toegekend. De besteding van dit budget moet
gespecificeerd zijn en het budget dient ook aan dat doel te worden besteed.
Beoordeling van de aanvraag
Hoe lang duurt een aanvraagprocedure?
In het algemeen valt ongeveer een half jaar na de deadline van indiening een definitief besluit over
de toekenningen en afwijzingen. De planning van de ronde staat doorgaans in de call vermeld.
Welke terugkoppelmomenten zijn er?
•
•
•
•
•
Ontvangstbevestiging
Ontvankelijkheid of eventuele terugplaatsing in Iris
In geval van vooraanmelding, advies over het al dan niet uitwerken van de vooraanmelding
Referenten en weerwoord
Toekenning/afwijzing
Waar is de status van een aanvraag te vinden?
In Iris is terug te vinden wat het stadium is waarin de procedure zich bevindt. De volgende stadia
zijn mogelijk:
• Aanvraag is ontvangen en geregistreerd
• Aanvraag is ter beoordeling voorgelegd aan referenten
• Aanvraag wordt beoordeeld en geprioriteerd door de commissie
• Besluit over subsidietoekenning
Wie beoordeelt de aanvraag?
Onafhankelijke referenten, minimaal twee tot maximaal vier, zijn de eerste die het voorstel
inhoudelijk beoordelen. De beoordelingscommissie, waarin leden zitten met verschillende en
relevante expertise voor de beoordeling van de voorstellen, maakt een prioritering van alle
voorstellen en adviseert (meestal) het Gebiedsbestuur, die de werkelijke honoreringen toekent.
4
NWO Exacte Wetenschappen -Januari 2015
Hoe worden referenten geselecteerd?
De beoordeling van individuele onderzoeksvoorstellen vindt bij NWO plaats door veelal buitenlandse
experts (peers) op het terrein van de aanvraag.
Voor de selectie van mogelijke referenten staan de beleidsmedewerker verschillende instrumenten
ter beschikking:
• de eigen kennis van het onderzoeksveld
• informatie in de aanvraag zelf, zoals de literatuurverwijzingen
• referenten die eerder zijn aangeschreven voor aanvragen op een vergelijkbaar onderwerp
• wetenschappelijke tijdschriften en andere publicaties, openbare databases met
onderzoeksinformatie en het Internet
• suggesties van de aanvrager zelf
• suggesties van de beoordelingscommissie
Referenten mogen op geen enkele wijze betrokken zijn bij het voorstel waarover hun oordeel wordt
gevraagd. Ook mogen ze geen nauwe betrokkenheid hebben met één van de andere aanvragers of
met voorstellen die in dezelfde ronde zijn ingediend. NWO hanteert hiervoor een Gedragscode
Belangenverstrengeling.
De keuze van de referenten moet uiteraard zoveel mogelijk aansluiten bij het onderzoeksthema van
de aanvraag.
Wat doen de referenten?
Referenten geven een beoordeling (review) van de ingediende aanvragen. Afhankelijk van de
steunvorm worden per aanvraag minimaal twee tot vier referenten verzocht een advies uit te
brengen aan de hand van de beoordelingscriteria. De adviezen worden geanonimiseerd en voor
weerwoord voorgelegd aan de aanvrager. De beoordeling door referenten wordt absoluut genoemd,
omdat zij zich slechts over één aanvraag uitspreken en geen concurrerende aanvragen onder ogen
krijgen.
Als hulpmiddel bij de beoordeling krijgen de referenten een gestructureerd formulier voorgelegd.
Daarop staan de te beantwoorden vragen of de lijst met criteria aan de hand waarvan zij hun
oordeel formuleren. De criteria zijn beschreven in de call. Van de referenten wordt verwacht dat zij
op alle criteria ingaan en hun rapport afsluiten met een overkoepelend eindoordeel. Wanneer de
referenten hun rapporten met de oordelen over de individuele projecten hebben ingeleverd, begint
de beoordelingscommissie met haar werk: het evalueren van die oordelen en het wegen van de
projecten.
Zijn de referenten anoniem of niet?
De gegevens over en informatie van referenten beschouwt NWO als vertrouwelijk.
Referentenrapporten zijn daarom anoniem: aanvragers komen niet te weten wie hun
onderzoeksvoorstel refereren, de leden van de beoordelingscommissie evenmin; dit om te
bevorderen dat referenten open en onbevangen een oordeel kunnen geven.
Een referentenrapport is niet voor derden opvraagbaar. Dit ter bescherming van de persoonlijke
levenssfeer en intellectuele eigendom van de indieners en de referent. Referenten moeten op hun
beurt met de hun toevertrouwde gegevens van onderzoekers volstrekt vertrouwelijk omgaan.
Vindt er voorselectie plaats en waarom?
NWO wil referenten niet onnodig belasten. Daarom kan een voorselectie plaatsvinden. Het doel
hiervan is het aantal onderzoeksvoorstellen dat aan de referenten wordt voorgelegd te beperken tot
die voorstellen die naar het oordeel van NWO kans maken op financiering. Zo’n voorselectie vindt
plaats als het aantal ingediende aanvragen erg groot is.
Hoe wordt een beoordelingscommissie samengesteld?
Het Gebiedsbestuur benoemt de leden van de beoordelingscommissie, soms na een advies van een
adviesorgaan. Zij worden meestal voor één jaar benoemd. Jaarlijks wordt een deel van de
commissie herbenoemd; de maximale zittingstermijn is in de regel drie jaar.
Bij de samenstelling worden de volgende aspecten betrokken:
5
NWO Exacte Wetenschappen -Januari 2015
•
•
•
•
competentie van de leden
spreiding disciplines
spreiding nationale universiteiten/kennisinstellingen
vrouw-man verdeling
Wat doet de beoordelingscommissie?
Aan de hand van het onderzoeksvoorstel, de beoordelingsrapporten van de referenten en het weerwoord
van de aanvrager beoordeelt de commissie eerst de kwaliteit van de referentenrapporten en de juistheid
van de eindkwalificaties die de referenten aan de aanvraag hebben toegekend. Dit doet zij o.a. door
1. vast te stellen of de argumentatie solide is
2. referentenoordelen die onvoldoende objectief zijn te neutraliseren
3. weinig onderbouwde referentenoordelen in perspectief te plaatsen
In een voltallige bijeenkomst stelt de beoordelingscommissie op basis van de beoordelingsrapporten
de absolute kwalificatie van de individuele aanvraag definitief vast. Vervolgens weegt zij de
voorstellen onderling om tot een prioritering te komen.
Een aantal beoordelingsprocedures voorziet – behalve in een weerwoord – in de mogelijkheid om
aanvragers uit te nodigen voor een interview.
Na deze (eventuele) interviews stelt de commissie de relatieve beoordeling van de aanvragen
eventueel bij en wordt de prioriteringsvolgorde vastgesteld. Deze prioriteringsvolgorde vormt de
basis van het advies dat de commissie aan het Gebiedsbestuur uitbrengt voor besluitvorming.
Waartoe dient een weerwoord?
De indiener van de aanvraag ontvangt de beoordelingsrapporten van de referenten en heeft de
mogelijkheid om schriftelijk te reageren op de punten van kritiek.
Het schriftelijk weerwoord moet zakelijk zijn en is gebonden aan een limiet voor het aantal
woorden. Het is dus niet de bedoeling dat het weerwoord wordt aangegrepen om een herschreven
versie van de aanvraag in te dienen. Een al te uitvoerig weerwoord kan bovendien de indruk
wekken, dat er nog veel vragen in het voorstel onbeantwoord zijn gebleven.
De reactie dient te bestaan uit een zo overtuigend mogelijke weerlegging van de kritiek van de
referenten, dan wel uit een nadere toelichting op die punten in het voorstel, die naar het oordeel
van de referenten nadere uitleg behoeven.
Waarom een interview?
Een aantal beoordelingsprocedures voorziet – behalve in een weerwoord – in de mogelijkheid om
aanvragers uit te nodigen voor een gesprek of interview. In dat gesprek kan de commissie ook
kwesties aan de orde stellen die door de referenten zijn aangedragen, maar waarop in het
weerwoord niet of onvoldoende is ingegaan. In het gesprek kan de indiener van een aanvraag ook
vermeende misverstanden bij de commissie wegnemen, bepaalde aspecten van het voorgestelde
onderzoek benadrukken of expliciet aangeven waarom hij het niet eens is met een bepaald
kritiekpunt.
Wie neemt het besluit over honoreringen?
Het Gebiedsbestuur toetst de prioriteringsvolgorde marginaal en kan eventueel wijzigingen
aanbrengen op grond van beleidsmatige overwegingen (bij themaprogramma’s kan dit ook worden
gedaan door de programmacommissie of stuurgroep). Bij sommige steunvormen, bijvoorbeeld in de
Vernieuwingsimpuls, neemt niet het Gebiedsbestuur maar het Algemeen Bestuur van NWO
vervolgens de finale beslissing.
Wat zijn de NWO kwalificaties?
NWO voorziet alle volledig uitgewerkte aanvragen van een kwalificatie, gebaseerd op de geldende
criteria. Een dergelijke kwalificatie biedt aanvragers en aanvragende universiteiten uniform inzicht
in het kwaliteitsoordeel over het onderzoeksvoorstel. Ook biedt het NWO een goed zicht op de
kwaliteit van de aanvragen en het stelt NWO in staat om te laten zien hoeveel zeer goede dan wel
excellente aanvragen ingediend worden. Op de volgende pagina kunt u hierover meer informatie
vinden.
6
NWO Exacte Wetenschappen -Januari 2015
Hoe kan het dat mijn voorstel goed is maar niet wordt gehonoreerd?
Een onderzoeksvoorstel indienen bij NWO betekent een aanzienlijke tijdsinvestering voor u. U heeft
echter geen garantie dat die investering leidt tot financiering van uw onderzoeksvoorstel. De kans
op afwijzing van uw voorstel is beduidend groter dan de kans op honorering. Zo is de kans op
financiering bij enkele belangrijke NWO-instrumenten maximaal vijftien procent, en bij sommige
instrumenten zelfs nog lager. Een reden dat de kans op honorering lager is dan de kans op afwijzing
is dat NWO hoge eisen stelt aan de kwaliteit van onderzoek dat zij financiert. Een andere
belangrijke reden is dat de middelen helaas meestal ontoereikend zijn om al het onderzoek dat
voldoet aan de kwaliteitseisen van NWO te financieren.
Hoe werkt een bezwaarschriftprocedure?
Wanneer een aanvrager meent benadeeld te zijn, wordt de wettelijke mogelijkheid geboden tot het
indienen van een bezwaarschrift. Een bezwaarschrift richt zich primair op de zuiverheid waarmee
een beoordelingsprocedure is uitgevoerd: zijn er stappen vergeten, zijn de termijnen niet
aangehouden, zijn er te weinig adviseurs benaderd, wijkt de commissie ongemotiveerd te ver af van
het oordeel van de referenten etc.
Hoewel soms de scheidslijn tussen strikt formele problemen en puur inhoudelijke kwesties niet altijd
eenvoudig is aan te geven, is de bezwaarschriftprocedure niet van toepassing op die laatste
categorie.
Omdat de aanvrager met het indienen van een bezwaarschrift een zwaar instrument in gang zet,
doet hij er verstandig aan om eerst contact op te nemen met de secretaris van de subsidieronde,
om zijn bezwaar voor te leggen en om nadere toelichting over of op de gevolgde procedure en de
uitslag te krijgen. Wanneer de aanvrager hierna alsnog een bezwaarschrift wil indienen, kan dat
binnen zes weken na de formele brief waarin de uitslag van de subsidieronde is meegedeeld. Daarin
moet hij aangeven wat precies zijn bezwaar is en deze met redenen omkleed uiteenzetten.
Het Gebiedsbestuur, namens wie de beoordelingscommissie haar werk heeft gedaan, schrijft een
weerwoord op het bezwaarschrift. Vervolgens dient de aanvrager te verschijnen voor de
onafhankelijke commissie Beroep- en Bezwaarschriften (verder: commissie B&B). De commissie
B&B zal op basis van het complete dossier (aanvraag, adviezen, weerwoord, eventueel
gespreksverslag, bezwaarschrift, reactie van het Gebiedsbestuur en eventuele andere relevante
stukken) en door middel van het stellen van vragen proberen inzicht te krijgen in het bezwaar van
de aanvrager. Het standpunt van het Gebiedsbestuur en de beoordelingscommissie wordt in die
zitting toegelicht door de secretaris, die verantwoordelijk was voor de subsidieronde waarin het
voorstel is behandeld.
Na de zitting brengt de commissie B&B een advies uit aan het Algemeen Bestuur van NWO.
Wanneer het bezwaar ongegrond wordt verklaard en het Algemeen Bestuur het advies overneemt,
is de procedure voor NWO ten einde. Voor de aanvrager rest dan de gang naar de rechtbank. Indien
de commissie B&B een bezwaarschrift gegrond verklaart en het Algemeen Bestuur haar advies
overneemt, zal de commissie vervolgens het Gebiedsbestuur verzoeken om uitvoering aan dat
advies te geven. Een advies kan luiden dat de afwijzing nauwkeuriger moet worden gemotiveerd of
dat de prioriteringsplaats van een voorstel moet worden herzien, dit hoeft echter niet per definitie te
leiden tot honorering van de aanvraag.
Aanvang project
Wat is een bench fee?
Projecten, waarop een aio of postdoc zit, ontvangen standaard een onkostenvergoeding, een bench
fee (€ 5000). De bench fee is bestemd voor de projectuitvoerder, maar wordt ter beschikking
gesteld aan de projectleider. De bench fee kan naar eigen inzicht van de projectleider en
projectuitvoerder worden aangewend. Zij hebben dus (wat NWO betreft) de vrijheid om te besluiten
de bench fee te gebruiken voor (buitenlandse) reizen of voor de aanschaf van een laptop voor het
onderzoek. Een tegemoetkoming in de drukkosten van een proefschrift voor de promovendus is ook
in de bench fee opgenomen.
Wat is de procedure voor de personele aanstelling op een project?
Nadat een subsidiebesluit is ontvangen, kan worden gestart om een uitvoerder voor het project te
vinden. Bij het subsidiebesluit zit een meldingsformulier voor de betaling van het gehele project.
7
NWO Exacte Wetenschappen -Januari 2015
Het meldingsformulier moet door de projectleider en de financiële beheerder worden ondertekend.
Nadat het ondertekende meldingsformulier en Personeels Informatie Formulie (PIF) is ontvangen,
wordt (in principe) binnen een maand na het begin van de aanstelling van de onderzoeker de eerste
tranche van de NWO-subsidie naar de universiteit overgemaakt.
Zodra er iemand is gevonden, moeten de volgende stappen worden genomen:
1. Er wordt een Personeels Informatie Formulier (PIF) ingevuld door de universiteit.
2. Het PIF wordt ondertekend, en samen met een CV van de kandidaat naar NWO gestuurd.
3. Op basis van het PIF en het meldingsformulier start NWO met de betaling van de eerste
tranche.
Wie is verantwoordelijk voor de aanstelling van een uitvoerder?
De universiteit of instituut waar de uitvoerder komt te werken is verantwoordelijk voor de
aanstelling. De uitvoerder is dus een werknemer van deze instelling. De CAO en alle andere
regelingen van de universiteit gelden ook onverkort voor medewerkers die op NWO projecten
werken.
Hoe wordt de inschaling van een uitvoerder vastgesteld?
Dit is gekoppeld aan de regeling van de instelling zelf en de CAO. NWO en VSNU hebben een
overeenkomst afgesloten waarin de bijdragen, die door NWO worden gegeven, zijn vastgesteld.
Deze overeenkomst is hier te vinden.
Waar kan ik een Personeels Informatie Formulier (PIF) vinden?
De meest recente versie van een PIF is te vinden onder projectformulieren op de EW website of via
www.nwo.nl/ew. Voor de Vernieuwingsimpuls moet een afwijkende PIF worden ingevuld.
Kan een aio worden aangenomen in plaats van een postdoc, of omgekeerd?
Ja, het is in principe mogelijk om een postdoc aan te nemen in plaats van een aio. De regel hierbij is
dat er eerst aantoonbaar is gezocht naar een aio. Als hiervoor geen geschikte kandidaat kan
worden gevonden en zich wel een goede kandidaat aandient voor een postdoc-plaats, is het
mogelijk een postdoc aan te nemen.
Dit moet wel in overleg gebeuren met NWO. De voorwaarden hiervoor zijn:
- de activiteiten van de postdoc passen binnen het gehonoreerde onderzoeksvoorstel
- de wijziging moet binnen het toegekende subsidiebedrag blijven, een eventuele overschrijding
dient door de instelling zelf te worden gedragen
Binnen welke termijn moeten uitvoerders op een project zijn gestart?
De eerste uitvoerder moet in principe binnen zes of negen maanden (bekijk hiervoor de
subsidievoorwaarden) na toekenning zijn gestart op een project. Voor sommige programma’s
gelden kortere termijnen, afhankelijk van de criteria die in de call zijn gesteld. Indien dit niet lukt,
kan eventueel in overleg met NWO uitstel worden verleend. Lukt het niet om binnen redelijke
termijn een uitvoerder te vinden, dan vervalt de subsidie.
Kan een uitvoerder worden gedetacheerd bij een andere organisatie?
Dit is mogelijk, mits de uitvoering van het onderzoeksplan is gewaarborgd. De subsidie wordt
uitbetaald aan de universiteit waaraan de subsidie is toegekend. Meestal wordt voor een
detacheringconstructie gekozen: uitvoerder is aangesteld bij universiteit X en wordt gedetacheerd
bij onderzoeksinstelling/bedrijf Y. De eventuele extra kosten die uit deze constructie voortkomen,
zijn voor rekening van de universiteit. Onderzoeksinstelling/bedrijf Y kan zich ook in het buitenland
bevinden.
Is een deeltijd aanstelling mogelijk?
Ja, een afwijking op de standaard werkweek van 38 uur is mogelijk. Voor aio’s geldt een minimum
aanstelling van tachtig procent om te voorkomen dat een promotie-onderzoek onnodig lang gaat
duren. Deze beperking is niet gesteld aan de andere onderzoeksposities. Het kan wel zijn dat er
binnen een programma voorwaarden worden gesteld aan de minimum omvang van een aanstelling.
In alle gevallen moet toestemming worden gevraagd bij NWO.
8
NWO Exacte Wetenschappen -Januari 2015
Is een driejarige aio mogelijk?
Een driejarige aio is mogelijk. Indien het eerste jaar van een aio-aanstelling onderdeel is van een
onderzoeksmaster, betaalt NWO alleen de laatste drie jaar.
Worden de kosten voor de werving van personeel vergoed?
Nee, deze kosten komen voor rekening van de universiteit. De uitvoerder wordt een medewerker
van de universiteit en wordt daarom ook geworven door de universiteit.
Is het mogelijk een voorschot te krijgen op het materiële budget?
Bij de start van het project wordt een meldingsformulier aangemaakt waarin staat wanneer de
tranches worden uitbetaald en hoeveel de tranches bedragen. In de tranches zijn ook het materiele
budget verwerkt.
Loop(tijd) project
Mag een uitvoerder ook worden ingezet voor onderwijs?
Uit de overeenkomsten met de VSNU volgt dat aio’s tot 10 procent van hun tijd, en overige door
NWO gefinancierde medewerkers maximaal 25 procent van hun tijd, aan neventaken mogen
besteden. Hieronder vallen ook de onderwijstaken. In alle gevallen dient de verminderde
onderzoekscapaciteit binnen de betrokken groep te worden gecompenseerd. In de regel zal dit
geschieden in de vorm van een bijdrage van de hoogleraar of andere senioronderzoeker aan het
door NWO gefinancierde project/programma.
Wat is opgenomen in de personele opslag binnen financieringschema’s?
De universiteit betaalt bijvoorbeeld de ziektekosten uit de personele opslag die NWO betaalt
bovenop de salariskosten. Het percentage van de opslag wordt jaarlijks vastgesteld en is verrekend
in de jaartabel van de VSNU.
Hoe verloopt de betaling van het subsidiebedrag?
Het subsidiebedrag zal worden uitbetaald in tranches. De eerste tranche wordt beschikbaar gesteld
direct na goedkeuring door het bureau van het meldingsformulier en het
Personeelsinformatieformulier. De overige tranches worden verder jaarlijks overgemaakt. De laatste
tranche wordt uitbetaald na goedkeuring van het wetenschappelijk eindverslag en de financiële
verantwoording (de feitelijke subsidievaststelling).
Worden reiskosten vergoed of is er een apart potje voor reiskosten?
Reiskosten binnen een project worden vergoed als deze zijn toegekend in het subsidiebesluit.
Aanvullend geldt voor postdocs en aio’s dat zij een bench fee ontvangen voor onder andere
reiskosten. Het is niet mogelijk reiskosten op het project te declareren als deze niet expliciet zijn
toegekend.
Is er binnen NWO budget voor een cursus Nederlands voor een buitenlandse
onderzoeker?
Nee, dit is de verantwoordelijkheid van de universiteit. De medewerker is in dienst van de
universiteit en voor algemene voorzieningen daarom ook afhankelijk van de voorzieningen van de
universiteit.
Is een uitruil van personeelsbudget tegen materieel budget mogelijk?
Het is in principe niet mogelijk geld dat is toegekend voor personeelskosten in te zetten voor
aankoop van materieel of omgekeerd. Het materiële budget anders inzetten kan eventueel na
toestemming van NWO. Hetzelfde geldt voor wijziging in het inzetten van personeelsbudgetten, dit
wordt over het algemeen veroorzaakt door vertrek van personeel.
Wat moet er gebeuren bij een afwijking van het materiële budget?
De besteding van dit budget moet gespecificeerd zijn en het budget dient ook aan dat doel te
worden besteed. Indien van het budget wordt afgeweken moet er contact worden opgenomen met
NWO.
9
NWO Exacte Wetenschappen -Januari 2015
Wat moet er gebeuren bij voortijdig vertrek van een uitvoerder?
Voortzetting is mogelijk, maar wel altijd in overleg met NWO. Vuistregel is dat een vacature binnen
drie maanden na het vertrek van een uitvoerder moet zijn opgevuld, en past binnen het
onderzoeksplan op basis waarvan het project is gehonoreerd.
De formele gang zaken is:
1. de projectleider stuurt een email of brief waarin hij het vertrek van de uitvoerder meldt.
2. de projectleider geeft aan waaraan hij/zij de resterende gelden wil besteden en vraagt tevens
om toestemming om resterende middelen daarvoor aan te wenden.
3. de projectleider voegt een verslag (incl. referenties van eventuele publicaties) toe van de
activiteiten van de vertrekkende uitvoerder.
Het is niet mogelijk een volle herstart te financieren. Als er een nieuwe aio of postdoc komt, dan
dient voor het betaalde deel een andere bron te worden gevonden. Een volle herstart financiering
zou neerkomen op een ophoging van de verstrekte subsidie.
Kan een nieuwe projectleider worden benoemd?
Het projectleiderschap is niet zonder meer overdraagbaar (zeker niet bij de VI). Hiervoor dient een
formeel verzoek van de huidige projectleider te worden ingediend.
Wat is de Money follows researcher regeling?
Via de MfR-regeling kunnen onderzoekers die een aanstelling krijgen aan een andere Europese
kennisinstelling een restant van hun financiering meenemen. De regeling is gericht op het
stimuleren van de mobiliteit van onderzoekers in Europa. Onderzoekers die in aanmerking komen
voor de MfR-regeling kunnen een verzoek bij NWO indienen. Voor meer informatie over de MfRregeling en de wijze waarop onderzoekers een verzoek kunnen indienen, neem contact op met de
secretaris van het desbetreffende financieringsinstrument.
Wat gebeurt er bij de onderbreking van een project?
Bij een tussentijdse onderbreking (bijvoorbeeld vanwege stage, een Marie Curie-beurs,
buitengewoon verlof of zwangerschapsverlof) wordt het project tijdelijk stopgezet. NWO stelt de
betaling van tranches dan uit. Het subsidiebedrag blijft echter gelijk en een tussentijdse
loonsverhoging is voor rekening van de universiteit.
Is het mogelijk een tussentijdse bevordering of een extra periodiek te
geven?
Dat is de eigen verantwoordelijkheid van de universiteit. De medewerker is in dienst van de
universiteit en NWO gaat daar niet over. Het toegekende subsidiebedrag wordt echter niet hoger.
Onderzoeksresultaten
Hoe vaak moet er worden gerapporteerd gedurende de loop van het project?
NWO vraagt jaarlijks een projectupdate van alle projectleiders. Dit gebruikt NWO voor haar
jaarrapportage. Op elk moment kan echter via IRIS een product, zoals publicatie of poster, worden
geregistreerd. Bij sommige programma’s wordt er ook een tussentijdse rapportage gevraagd waarin
de voortgang van het onderzoek moet worden beschreven.
Moet NWO worden vermeld in publicaties?
In project gerelateerde publicaties dient altijd een verwijzing naar de subsidie van NWO te worden
opgenomen.
Wanneer moet NWO op de hoogte worden gebracht van een publicatie?
NWO stelt het erg op prijs om op de hoogte te worden gehouden van publicaties, bijdragen aan
seminars, etc. en ontvangt hiervan graag een exemplaar. Het is mogelijk om publicaties door te
geven via IRIS, en van belangrijke publicaties wordt het bureau liever ook persoonlijk op de hoogte
gesteld, bij voorkeur vóór de verschijningsdatum.
Wanneer breng ik NWO op de hoogte van een proefschrift?
Als u tijdig, minimaal een maand voor de promotie, het proefschrift en de promotiedatum kunt
doorgeven dan kan NWO hier promotioneel iets mee doen.
10
NWO Exacte Wetenschappen -Januari 2015
Hoe wordt NWO vermeld in een proefschrift?
NWO moet worden vermeld in een proefschrift, bij voorkeur inclusief logo. De correcte vermelding
is: “This research was financially supported by the Netherlands Organisation for Scientific Research
(NWO) in the framework of <naam van het programma>, project 6………”. Het logo is in
verschillende formaten te downloaden op www.nwo.nl/logo
Moet een proefschrift naar NWO worden verzonden?
Ja, we ontvangen graag een proefschrift. NWO kan ook ondersteuning bieden bij eventuele
publiciteit rondom een promotie.
Is er een proefschriftvergoeding?
Nee, de proefschriftvergoeding is verwerkt in de bench fee.
Einde project
Hoe ziet een correcte eindrapportage eruit?
De projectleider ontvangt aan het einde van het project een brief of email met het verzoek voor een
eindrapportage. Het eindverslag bestaat uit twee delen: een inhoudelijk deel en een financieel deel.
Als deze in orde worden bevonden door NWO dan wordt de restant van de subsidie (de laatste
tranche) uitbetaald en wordt het project afgesloten van de kant van NWO.
De projectleider dient over het volledige project te rapporteren, ook over eventuele onderdelen van
het project die buiten de eigen onderzoeksgroep zijn uitgevoerd.
Is het mogelijk de aanstelling van een aio te verlengen?
Ja, maar NWO betaalt niet meer dan de subsidie voor vier jaar voltijds. De totale tijdsduur kan wel
uitlopen, bijvoorbeeld als een aio deeltijd werkt. Met een (minimum verplichte) deeltijdaanstelling
van tachtig procent, kan een project tot maximaal vijf jaar uitlopen. In elk geval moet de
projectleider het bureau op de hoogte te stellen van het voorstel tot verlenging en de redenen
daartoe.
Is het mogelijk de aanstelling van een postdoc te verlengen?
Dit is mogelijk, mits er middelen beschikbaar zijn binnen de projectbegroting. Er is wel expliciete
toestemming nodig voor het aanstellen van een postdoc op overgebleven gelden op een project.
Wat gebeurt er met restantgelden?
Het beleid is dat restanten vervallen. In uitzonderlijke gevallen is het mogelijk deze rechtstreeks in
het verlengde van het project aan te wenden. Een inhoudelijk gemotiveerd verzoek kan hiertoe
worden ingediend bij de secretaris van het programma. Een eerste vereiste hiervoor is dat het geld
direct moet worden besteed.
Wat gebeurt er als er niet aan de verplichtingen wordt voldaan?
U moet ten alle tijde het NWO bureau op de hoogte houden van veranderingen die het slagen van
het project kunnen verhinderen. Als aan de verplichtingen niet dan wel niet tijdig wordt voldaan dan
kan het bestuursorgaan de subsidieverlening, zo nodig met terugwerkende kracht, lager vaststellen
(bijvoorbeeld geen uitbetaling laatste tranche) of intrekken zolang de subsidie niet is vastgesteld.
Overige zaken
Wat is beleid omtrent integriteit?
Het NWO-beleid wetenschappelijke integriteit is gericht op het voorkomen en traceren van
wetenschapsfraude en sluit aan bij het beleid van de universiteiten, de VSNU en de KNAW. Iedereen
die bij NWO een aanvraag doet moet verklaren bekend te zijn met de code en daaraan te voldoen.
Ook na toekenning van een aanvraag vraagt NWO onderzoekers in de voortgangsverslagen aan te
geven de code na te leven. Meer informatie over dit onderwerp is hier te vinden.
11
NWO Exacte Wetenschappen -Januari 2015
Wat is het beleid omtrent kennisbenutting?
NWO vindt het belangrijk dat wetenschappelijke kennis en vaardigheden ook hun weg vinden en
toegepast worden buiten de wetenschap en/of in andere wetenschappelijke disciplines, ofwel: dat er
kennisbenutting plaatsvindt. Kennisbenutting speelt dan ook een rol in alle
financieringsinstrumenten van NWO. NWO Exacte Wetenschappen (EW) wil onderzoekers graag
helpen bij het vormgeven van kennisbenutting. Als aanvrager dient u in uw voorstel bij het
onderdeel kennisbenutting een toelichting te geven over de relevantie van uw onderzoek voor
derden - wie hebben er buiten uw eigen wetenschapsgebied en buiten de wetenschap belang bij uw
onderzoek -, hoe u denkt de belanghebbenden erbij te kunnen betrekken en hoe de kennisbenutting
gerealiseerd kan worden. Meer informatie over dit onderwerp is hier te vinden.
Wat is het beleid omtrent Open access?
NWO deelt met anderen de overtuiging dat onderzoeksresultaten verkregen met publieke middelen
zo veel mogelijk openbaar toegankelijk dienen te zijn. Dit geldt zowel voor wetenschappelijke
publicaties (tijdschriftartikelen, boeken) als voor onderzoeksdata. NWO stelt aan onderzoekers die
een NWO-subsidie ontvangen verschillende aanvullende fondsen beschikbaar voor Open Access
publiceren, bijvoorbeeld het Stimuleringsfonds Open Access - publicaties en het Stimuleringsfonds
Open Access - conferentiebijdrage. Meer informatie over dit onderwerp is hier te vinden.
Wat is het beleid omtrent Data Management?
Om de data die voortkomen uit NWO-gefinancierd onderzoek zoveel mogelijk toegankelijk en
herbruikbaar maken start NWO per 1 januari 2015 met een pilot datamanagement. Wetenschappers
moeten aangeven hoe ze hun onderzoeksdata gaan opslaan, vindbaar maken en geschikt gaan
maken voor hergebruik. NWO wil datamanagement verder brengen en gebruikt de input uit deze
pilot als basis voor doorontwikkeling van beleid en procedures. Van onderzoekers wordt verwacht
dat zij in de onderzoeksaanvraag vier vragen over datamanagement beantwoorden
(datamanagementparagraaf). Na honorering van een aanvraag dient de onderzoeker deze paragraaf
uit te werken in een datamanagementplan. Uiterlijk 4 maanden na honorering van het project moet
de onderzoeker de eerste versie van het datamanagementplan hebben ingediend bij NWO. Meer
informatie over dit onderwerp is hier te vinden.
Kan een HBO-instelling een aanvraag indienen?
HBO-instellingen behoren niet tot de door NWO erkende onderzoeksinstellingen en kunnen derhalve
geen aanvraag indienen. Een HBO-instelling kan soms wel deel uitmaken van een consortium. HBOinstellingen kunnen bij SIA onderzoeksvoorstellen indienen.
12