Omgevingsvergunning: betere dienstverlening door

Omgevingsvergunning:
betere dienstverlening
door integratie en
digitalisering
vergunningsverlening?
Durven met dienstverlening 15 oktober 2015
Ranja Van Asbroeck– Strategie en ontwikkeling
Pascale Priem – Stafcel Data
Er was eens …
Alles kan beter …
Op het goede spoor, maar!
Een nieuw bestuur
334. In 2018 is Mechelen de eerste stad waar burgers alle
337. We onderzoeken hoe we de
overheidsdocumenten via digitale weg kunnen afhandelen zonder
openingsuren van het Huis van de
naar het stadhuis te moeten.
Mechelaar beter kunnen afstemmen
op de behoeften van de mensen,
40. We zorgen voor een
340. Mechelen zorgt
inzonderheid van zij die arbeidsactief
aantrekkelijk investeringsklimaat
ervoor dat alle
zijn.
onder meer met een
Mechelaars toegang
De toegankelijkheid wordt niet bepaald
klantvriendelijke en laagdrempelige
kunnen krijgen tot
door het aantal uren, maar door het
bouwdienst die oplossingsgericht
het internet. We
moment waarop de stadsdiensten hun
meedenkt, informatie op maat
moeten blijven
deuren openen. We voeren een systeem
verstrekt: wegwijs in
inzetten op
in waarbij mensen online zelf een
reglementeringen, procedures en
"alfabetisering" op
afspraak kunnen boeken met de
subsidiestelsels en tegelijk ruimte
digitaal vlak van
betrokken ambtenaar.
laat voor de private inzichten.
kansengroepen.
336. Stadsdiensten delen informatie met elkaar. Dat moet de administratieve lasten voor inwoners en
ondernemers drastisch verminderen. Aanvragen die meerdere diensten aangaan mogen geen
verantwoordelijkheid leggen bij de aanvragers om diezelfde informatie tweemaal aan te leveren. Alle
informatie voor één aanvraag kan geconsulteerd en gebruikt worden door andere diensten. Via een nieuw
centraal oproepnummer en mechelen.be kan je alle stadsdiensten makkelijk bereiken. Een digitale pasfoto
voor je rijbewijs of paspoort kan je snel even laten maken aan het loket van het Huis van de Mechelaar.
Een nieuwe visie





Een nieuw centraal onthaal
Een nieuwe werking
Een nieuw klantencontact
Een nieuwe ploeg
Een nieuwe samenwerking
 Alle processen en
producten afstemmen
Een nieuw begin: het project
legende
Afgewerkt
lopende
fase 2 (15 dec- 31ma)
fase 3 (zomer)
nog niet voorzien maar belangrijk
Huis van de Mechelaar
Coördinatie
- Swiii-t: wekelijk overleg (stro, wim, geb, ict, bouw)
- stuurgroep: maandelijks (Veerle, Myriam, Mia, Gert)
- college: maandelijks
Herinrichting Huis van de
Mechelaar
(GEB+ICT)
Opstart
KlantenContactCentrum
(WIM+STRO)
Uitwerking dienstverlening
(WIM+STRO)
Werken op afspraak
(WIM)
Opstart nieuwe dienstverl
(STRO?+DIENST)
Sluiting balie stadhuis en
toegangen
Communicatie
(MARCOM)
Archief
(?)
Verhuis en herschikking
Back-office werking diensten
(GEB)
Verbouwing + schoonmaak
Visie taken en onthaal
(tel+balie)
Visie loketwerkingen en
producten
onthaal-, snel-, themaloket
selfservicedesk,
openbaaronderzoek,
openbaarheid
Implementatie
klantenbegeleidingsysteem
Algemeen:
productencatalogus,
productinformatie +
procedures, documenten en
formulieren, website
aanpassen, inoveren Bo-FO
werken, kkc oppleiding, kbs
parametriseren, archief,
verhuis communicatie +
werken op afspraak
Aanpassingswerken inkom
balie stadhuis + hvdM
+ fianciën + hallestraat
Website
producten, practische info en
werken op afspraak
Verhuis materiaal jeugd
Lokaal onthaal jeugd
Verhuis materiaal wijkz?
Marcom
Kelder opruimen
Onderwijsondersteuning
Visie archivering
Computerleslokaal
Visie afvalstromen
Kabinet ?
Nieuwe proces (lean) +
dienstnota en opleiding
Handhaving
Meubilair
Aanwerving
ICT
Kindvriendelijkheid
Opldeiding
telefoon, producten,
onthaal
Practische regelingen
Verbouwing nieuw lokaal
Plotter
verbeteringswerken HvdM
na evaluatie
bijkomende schermen na
evaluatie oo
ICT
aankoop telefoonscentrale,
crm, computers enz
Visie beheer producten +
uitwerken sharepoint
Visie Sluiting balie stadhuis
+ verruiming openingsuren
hvdm
Afspraken gebruik ruimtes
loketzaal, wachtzaal,
onthaalbalie, loketten,
gespreksruimtes,
vergaderzalen
Huishoudelijk reglement
Opmaak en opleiding
Parametrisatie
klantenbegeleidingsysteem
Beheer verlof en
aanwezigheidsplanning
opleiding systeem
Werfcommunicatie
Verhuiscommunicatie
2 fases
Verbetering dienstverlening
Burgerzaken Bevolking
Vreemdelingen
vergaderzalen aanpassingen
Interne communicatie
meubilair
Werken op afspraak
Huisstijl afstemming
sjablonen, formulieren en
documenten
Regeling afwas + kuisen
(loketzaal +vergaderzaal)
Bouwdienst
Visie veiligheid en
toegankelijkheid gebouwen
Oplossing ontlenen
materiaal balie + post
Visie bezoekers + praktische
uitwerking
ICT voor uitrusting zalen
Aankoop meubilair
Sluiting balie
Energiepunt
Reservatie kalender
Algemene test:
producten, organisatie en
Regeling permanentie
na openingsuren HvdM
Videofoonsysteem
installeren
Overgangscoördinatie
Wonen
Visie gebruik vergaderzalen
Badgessysteem installeren
aan alle inkomedeuren
Milieu
Economie
Ruimtelijke planning
Openbaar domein
Monumentenzorg
Financiën
e-formulieren, intellistamp
Preventie en veiligheid
Procedures en
dienstverlening onthaalbalie
optimaliseren
Procedures en
dienstverlening logsitiek
optimaliseren + uurroosters
dienstnota veranderingen
Nieuwe dienstverlening
Verhuis archieven
diensten HvdM
Nieuwe vergaderzalen
Digitaliseren archieven
FO diensten
Energiepunt
Borstvoedingslokaal
Bouwdienst
Aanstellen
verantwoordelijke
beheer archiefruimte +
beheer digitaal archief
Preventie en veiligheid
Juiste mindsetting DBA
De weg naar
1 november DBA wat?
De cijfers
Balans vereenvoudigingen
Burger
 Geen verplaatsing voor indiening dossier
 Geen verzendings- en afdrukkosten
 Onmiddellijk bewijs van indienen
 Altijd beschikbaar
 Opvolgen dossierstatus 24/24
Architect
Administratie
 Opmaak plannen nu reeds veelal digitaal
 Digitaal werken
 Geen overvloed aan papier
 Mogelijk werken op afstand
 Klanten kunnen thuis dossier ondertekenen
 Minder papier / archivering
 Mogelijks mee status opvolging
 Betere opvolging deadlines
 Sneller en eenvoudiger opvragen adviezen
 Makkelijkere organisatie openbaar onderzoek en
openbaarheid van bestuur
 Authentificatie ondertekening
 Doorlooptijd ingekort: post en adviezenflow
vereenvoudigd
Wordt vervolgd …
 Openbaar onderzoek online
 Duidelijke communicatie bij ontbrekende stukken /
foutmelding
 Duidelijk contactpunt bij Vlaamse overheid
 Eenvoudigere procedure voor eenvoudige aanvragen
 Verbetering software OO
 Meerdere gemeenten die DBA gebruiken (normering) om
processen aan te passen
 Toevoegen ontbrekende dossierstukken





Intern: automatisering tussen verschillende BO programma’s
Wetgeving volgt: minder papier / archivering
Authentificatie ondertekening
Digitalisering van papieren dossiers en plannen
Integratie BO- werking en afstemming processen: milieu –bouw – economie wonen
 Geschikte software
 Aanpassing hardware
 Grondig testen
(ook alles wat kan mislopen)
 Flow to be aanpassen
 BO- werking aanpassen
 Alle documenten en formulieren aanpassen
 2de test na aanpassingen
 Opleiding personeel
 Aanpassing locatie: ruimte OO
 Communicatiedragers aanpassen (website, folders, enz)
 Communicatie: adviesverleners intern, architecten
=> Ook de weg die je als administratie en klant aflegt om het doel te
bereiken is van belang
Nog vragen