Toon gehele stuk - Gemeente Heemstede

Collegebesluit
Collegevergadering: 17 januari 2012
ONDERWERP
Vervanging auto bureau Bouwkunde en Facilitaire Zaken
SAMENVATTING
Tijdens het vervoer van een auto (Peugeot Boxer) van bureau Bouwkunde door de onderhoudsgarage, is
deze auto zwaar beschadigd geraakt en total loss verklaard. Vervanging van deze auto is daardoor
noodzakelijk geworden. De levertijd van een nieuwe auto is enkele maanden. Om snel weer mobiel te
kunnen zijn, kan een voormalige demo-auto (Volkswagen transporter) worden aangeschaft. Omdat
hiervoor afgeweken moet worden van het inkoopbeleid, is een specifiek besluit nodig.
BESLUIT B&W
1. Akkoord te gaan met onderhandse aanschaf van een voormalige demo-auto bij de firma Auto Century
te Groningen en hiervoor af te wijken van het inkoopbeleid.
INLEIDING
Oorspronkelijk stond voor 2010 vervanging van de grote auto van bureau Bouwkunde op de planning.
Omdat deze auto nog redelijk goed was, is vorig jaar besloten de vervanging van de auto door te
schuiven naar 2014. De auto is echter in december bij een ongeval zwaar beschadigd geraakt en total
loss verklaard. Vervanging is daardoor noodzakelijk geworden. Doordat er voor dit jaar vervanging van de
andere auto (Peugeot partner) op het programma stond, zijn er financiële middelen beschikbaar.
Aangevuld met de schade-uitkering van de kapotte auto en het verschuiven van enkele andere
investeringen binnen het wagenpark, zorgen ervoor dat er een redelijk budget beschikbaar is (zie verder
financiën).
Bij de aanschaf van de eerste auto op aardgas in 2008 is aangegeven dat bij aanschaf van toekomstige
auto’s de optie voor rijden op aardgas steeds opnieuw wordt bekeken. In 2010 is bovendien door de
gemeente de intentie uitgesproken om alle toekomstige auto’s op aardgas te laten rijden. De levertijd van
een nieuwe auto is echter enkele maanden. Omdat de auto niet meer rijdbaar is, moet worden ingehuurd.
Deze kosten komen in eerste instantie voor rekening van de garage, maar daardoor is ook gekeken naar
alternatieven. Het alternatief is gevonden door de aanschaf van een demo-auto. Deze auto is voor
promotie-doeleinden gebruikt in de regio Groningen en is voorzien van aardgas. Bovendien is de auto net
1 jaar oud. De auto is op korte termijn leverbaar en voldoet aan de intentie om het gemeentelijk
wagenpark op aardgas te laten rijden.
MOTIVERING
De auto is op korte termijn beschikbaar
De markt voor gebruikte auto’s op aardgas is relatief klein. Een Volkswagendealer in Groningen heeft
echter een nette gesloten bestelwagen (Volkswagen transporter) staan van 1 jaar oud die goed is te
gebruiken voor de werkzaamheden van Bouwkunde. De auto is inmiddels bekeken en wordt gezien als
een goed alternatief.
De auto voldoet aan de gemeentelijke intentie om op aardgas te rijden
Doordat de auto rijdt op aardgas, voldoet de auto aan de gemeentelijke intentie om tot een duurzamer
wagenpark te komen.
Nieuwe auto’s op aardgas zijn duurder dan de beschikbare middelen
In eerste instantie is gekeken naar een vergelijkbare bestelauto op aardgas. De markt voor dergelijke
auto’s is echter zeer beperkt. Daardoor zou er gekozen moeten worden voor een veel kleinere auto of
een grotere en duurdere auto (ca. € 42.000). Beide opties zijn ongunstig. Daarom is gekeken naar
mogelijke alternatieven. De keuze is uiteindelijk gevallen op de demo-auto.
561649
1/2
Collegebesluit
Collegevergadering: 17 januari 2012
FINANCIËN
In de begroting is voor 2012 rekening gehouden met de vervanging van de kleine auto van bureau
Bouwkunde. Ook staan er voor dit jaar een aantal aanhangers op het programma om te worden
vervangen. In 2014 staat vervanging van de grote auto op het programma. Op het moment van de
daadwerkelijke keuze voor vervanging wordt altijd gekeken naar de staat van de betreffende auto of
materieel. Zo mogelijk wordt vervanging uitgesteld.
De vervanging betreffende de kleine auto kan zonder veel risico op hoge onderhoudskosten worden n
doorgeschoven naar 2014. Ook is vervanging van twee van de drie geplande aanhangers nog niet
noodzakelijk. Een van de aanhangers zal op termijn worden afgedankt en de andere is nog in zeer goede
staat kan een aantal jaren worden doorgeschoven. Dat betekent dat van het beschikbare bedrag ad €
12.400 een bedrag van € 8.400 wordt ingezet als dekkingsmiddel.
Aanschaf
Aanschafkosten auto
Restdeel BPM
Niet compensabele BTW
(14% van aandeel BTW)
Benodigd budget aanschaf
Aanvullende kosten aanpassing
Totale kosten
€ 19.175,€ 4.685,€ 510,-
Dekking
Vervanging auto Bouwkunde 2012
Schade-uitkering
Restbudget aanhangers 2012
€ 14.000
€ 7.000
€ 8.400
€ 24.370
€ 5.000
€ 29.370,-
Totaal budget
€ 29.400,-
Doordat de auto nog moet worden gespoten en voorzien van gemeentelijk logo en de tekst ‘deze auto
rijdt op aardgas’, moeten er na de aanschaf nog kosten worden gemaakt. Bovendien is voor het
vervoeren van lange materialen een imperiaal noodzakelijk. Hiervoor is nog ca. € 5.000 beschikbaar.
KANTTEKENINGEN/RISICO’S
De schade-uitkering is nog niet definitief vastgesteld. Indien deze lager uitvalt, zal het verschil in eerste
instantie uit de reguliere middelen worden gefinancierd. Indien dit op termijn tot problemen leidt als er
wederom onverwachte uitgaven worden gedaan, zal een apart voorstel worden gedaan.
JURIDISCH KADER
Het inkoopbeleid gaat uit van een meervoudig onderhandse aanbesteding (offertes) bij een dergelijke
inkoopwaarde. Omdat een offertevergelijking voor een gebruikte auto niet mogelijk is en de markt voor
gebruikte auto’s op aardgas beperkt is, wordt voorgesteld af te wijken van het inkoopbeleid en de auto via
en enkelvoudige onderhandse aanbesteding aan te schaffen.
PLANNING/UITVOERING
Jan
Feb
Mrt
Apr
Mei
Jun
Jul
Aug
Sep
Okt
Nov
Dec
Besluitvorming
Aanschaf
Ombouw
In gebruikname
COMMUNICATIE/BEKENDMAKING
Op de auto zelf wordt aangegeven dat de auto op aardgas rijdt. Rond de aflevering en ingebruikname
wordt hier een stuk aan gewijd in de gemeentelijke rubrieken in de Heemsteder en de web-site.
BIJLAGEN
verseonkenmerk: 561844 Onderwerp: Opdrachtbevestiging aankoop auto (o.v.v. besluit college).
561649
2/2