LOGO van de instelling Format ZORGCONTINUÏTEITSPLAN NAAM ZORGINSTELLING Korte informatie over de instelling (verzorg / verpleeg, aantal bewoners) Missie / visie instelling Locatie(s) Bereikbaarheid Naam Adres Postcode Plaats Tel Fax Crisisnummer (crisiscoördinator) Foto van de instelling (voor de herkenbaarheid) Auteur: ……………………… Opdrachtgever: ……………………… Zorginstelling: …………………….. Functie: ……………………… Namens: VERANTWOORDELIJKE ……………………… Functie: ……………………… Plaats: ……………………… Datum: ……………………… Status: CONCEPT / DEFINITIEF ....................... Dit document is een product van de GHOR regio Zeeland, onderdeel van de Veiligheidsregio Zeeland Contactpersoon: Chantal Smolenaers, beleidsmedewerker zorgcontinuïteit [email protected] Inhoudsopgave 1. 2. 3. Format Zorgcontinuïteitsplan ................................................................................................................ 3 Belangrijke gegevens.............................................................................................................................. 4 Zorgcontinuïteit...................................................................................................................................... 6 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 4. Procedure prioriteren van zorg Procedure prioriteren van bedrijfscontinuïteit Vitale (zorg)processen NAAM ZORGINSTELLING 19 19 Toename fysiek aantal cliënten Checklist noodopvang Omgang cliëntgegevens Toename van zorgvraag 21 21 23 23 Verplaatsen van cliënten...................................................................................................................... 24 8.1. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5. 9. 16 17 17 18 18 18 Groot aanbod van cliënten / toename zorgvraag ................................................................................ 21 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 8. 13 13 13 Zeven gevolgen van een calamiteit ...................................................................................................... 15 Sluiting van (delen van) de locatie ....................................................................................................... 16 6.1. Ontruiming / evacuatie 6.2. Interne opvangcapaciteit 6.3. Externe opvangcapaciteit 6.4. Extra bedden 6.5. Cliëntgegevens en zorgdossiers 6.6. Personele inzet bij een evacuatie 6.7. Hulpmiddelen VERDERE AANPASSING DOOR ZORGINSTELLING VAAK HORIZONTAAL ONTRUIMEN (ZIE OOK ONTRUIMTINGSPLAN) 6.8. Checklist noodopvang 7. 6 6 6 6 6 7 8 9 11 Prioriteren van zorg en vitale processen ............................................................................................. 13 4.1. 4.2. 4.3. 5. 6. Wettelijke verplichtingen Kwaliteitswet zorginstellingen Veiligheid Bedrijfshulpverlening Definities Andere termen die hulpdiensten vaak gebruiken Kenmerken van een ramp Betrokkenen partijen bij de voorbereiding Niveaus in omvang van calamiteiten Mobiliteitslijsten Taken / verantwoordelijkheden personeel Eigen vervoersmiddelen NAAM ZORGINSTELLING Vervoersmaatschappijen Extra hulpmiddelen 24 25 26 26 26 Tekort aan personeel en andere personele gevolgen ......................................................................... 27 9.1. 9.2. 9.3. 9.4. 9.5. 9.6. Taken en verantwoordelijkheden personeel Prioriteren van werkzaamheden Alarmering en bereikbaarheid van personeel Contactpersonen extern voor extra personeel (Overschot aan) vrijwilligers / personeel tijdens ramp Psychologische ondersteuning aan personeel en cliënten na ramp Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 27 27 28 28 29 29 1 10. Uitval nutsvoorzieningen, apparatuur en ICT-middelen ...................................................................... 30 10.1. 10.2. 10.3. 10.4. Elektriciteit Water Gas ICT 30 31 32 33 11. Logistieke stagnatie .............................................................................................................................. 35 11.1. Intramuraal 11.2. Extramuraal 35 35 12. Uitbraak infectieziekten ....................................................................................................................... 37 12.1. 12.2. 12.3. 12.4. Infectiebeleid GGD Voorraad middelen Afspraken met NAAM OVERKOEPELENDE ZORGINSTELLING 37 37 37 37 13. De crisisorganisatie van NAAM ORGANISATIE ..................................................................................... 40 13.1. De crisisorganisatie op centraal niveau 13.2. Alarmering en bereikbaarheid crisisteam 40 41 14. Implementatie, beheer en opleiden, trainen en oefenen zorgcontinuïteitsplan ................................ 44 14.1. 14.2. 14.3. 14.4. Beheer van het zorgcontinuïteitsplan Opleiden Trainen en Oefenen Vergroten zelfredzaamheid van cliënten Evaluatie 44 44 45 45 15. Communicatie ...................................................................................................................................... 46 15.1. Communicatie 15.2. Communicatie in de crisisorganisatie 46 46 Bijlage 1: Bereikbaarheidsgegevens GHOR m.b.t. zorgcontinuïteit in Zeeland ......................................... 48 Bijlage 2: Procedure prioriteren van zorg ................................................................................................... 50 Bijlage 3: Procedure prioriteren van bedrijfscontinuïteit ........................................................................... 51 Bijlage 4: Indeling ruimten interne opvangcapaciteit ................................................................................. 52 Bijlage 5: Taakkaarten ................................................................................................................................. 53 Bijlage 6: Bereikbaarheidsgegevens eigen personeel ................................................................................. 62 Bijlage 7: Verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden leidinggevenden op tactisch niveau ............ 63 Bijlage 8: Jaarplan Opleiden, Trainen en Oefenen ...................................................................................... 64 Bijlage 9: Lijst te informeren externe partijen ............................................................................................ 65 Bijlage 10: Overzicht recent houden ........................................................................................................... 66 Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 2 1. Format Zorgcontinuïteitsplan Voor u ligt het format zorgcontinuïteitsplan. Dit format is de praktische vertaling van de Leidraad COBRA Zeeland. In dit zorgcontinuïteitsplan beschrijft u wat uw organisatie heeft geregeld in geval de zorgcontinuïteit bedreigd wordt. Onderhoudsprocedure Versiebeheer Versienummer 2012 Opleverdatum Verantwoordelijke Versie Verantwoordelijke Relatie met andere plannen Plan BHV-plan Calamiteitenplan / crisisplan / bedrijfsnoodplan OTO-plan (opleiden / trainen / oefenen) Crisiscommunicatieplan Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 3 2. Belangrijke gegevens Koepelorganisatie Adres: Telefoonnummer: E-mailadres: Website: Directie, portefeuillehouder Zorgcontinuïteit Telefoonnummer: E-mailadres: Crisiscoördinator Telefoonnummer: E-mailadres: Coördinator zorgcontinuïteitsplan Telefoonnummer: E-mailadres: Hoofd BHV Telefoonnummer: E-mailadres: Gemeente Adres: Telefoonnummer: E-mailadres: Website: Brandweer Adres: Telefoonnummer: E-mailadres: Website: Politie Adres: Telefoonnummer: E-mailadres: Website: GHOR Adres: Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 4 Telefoonnummer: E-mailadres: Website: Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 5 3. Zorgcontinuïteit 3.1. Wettelijke verplichtingen NAAM ZORGINSTELLING heeft de verantwoordelijkheid om te zorgen voor de veiligheid en gezondheid van haar cliënten. Er zijn verschillende wettelijke regelingen die verwijzen naar voorzieningen die zorginstellingen moeten treffen bij calamiteiten en rampen en de voorbereiding hierop. Belangrijker dan de wettelijke plicht is dat NAAM ZORGINSTELLING in de praktijk calamiteiten en rampen zoveel mogelijk voorkomt en de risico’s vermindert wanneer zich een ramp voordoet. 3.2. Kwaliteitswet zorginstellingen NAAM ZORGINSTELLING heeft een bij de wet opgedragen zorgplicht. Er dient verantwoorde zorg te worden aangeboden. Hieronder wordt verstaan zorg van goed niveau die in ieder geval doeltreffend, doelmatig en cliëntgericht wordt verleend en die afgestemd is op de reële behoefte van de cliënt. Verantwoorde zorg heeft niet alleen betrekking op de dagelijkse gang van zaken, maar geldt ook in bijzondere omstandigheden zoals bij een ramp. 3.3. Veiligheid Er zijn ook wettelijke regelingen die meer ingaan op de technische kant van veiligheid zoals veiligheidseisen, brandveiligheid, ontruimingen, vluchtwegen etc. Wetten die hierop aansluiten zijn: de Woningwet, het Bouwbesluit, de Gemeentelijke Bouwverordening, de Wet op de medische hulpmiddelen, de Arbeidsomstandighedenwet en het Arbeidsomstandighedenbesluit. 3.4. Bedrijfshulpverlening De bedrijfshulpverlening (BHV) speelt een belangrijke rol in het voorkomen en bestrijden van calamiteiten en rampen. De verplichting om de BHV te organiseren en de wettelijke eisen die aan de organisatie van de BHV worden gesteld, zijn opgenomen in de Arbeidsomstandighedenwet en het Arbeidsomstandighedenbesluit. De BHV’ers worden vaak als eerste geconfronteerd met een ramp en de gevolgen ervan. Bedrijfshulpverlening is bedoeld om, in de periode die de professionele hulpverlening nodig heeft om ter plaatse te komen, de ramp zo goed mogelijk te beheersen. De BHV maakt het mogelijk dat de professionele hulpverlening de hulpverlening zo snel mogelijk overneemt. Een zorginstelling voor verpleging en verzorging moet bij de inrichting van de bedrijfshulpverlening rekening houden met het aantal personen dat niet zelfredzaam is. 3.5. Definities Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 6 Hieronder volgt een aantal belangrijke definities van begrippen die vaak terug zullen komen in dit plan. Calamiteit: Een incident waarbij sprake is van overlast of schade. Een calamiteit in een zorginstelling zal in eerste instantie door de BHV-organisatie worden opgepakt en indien nodig zullen de hulpverleningsdiensten hieraan bijdragen. Een calamiteit kan uitmonden in een ramp. Voorbeelden van een calamiteit zijn een brand in een prullenbak maar ook ernstige (verkeers)ongevallen. Ramp: Volgens de Wet op de veiligheidsregio’s is een ramp: een zwaar ongeval of een andere gebeurtenis waarbij het leven en de gezondheid van veel personen, het milieu of grote materiële belangen in ernstige mate zijn geschaad of worden bedreigd en waarbij een gecoördineerde inzet van diensten of organisaties van verschillende disciplines is vereist om de dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken. Een ramp is dus een ernstig incident met veel slachtoffers en/of grote schade waarvan de gevolgen zo groot zijn dat de hulpdiensten (zoals politie, brandweer en ambulances) het incident niet af kunnen handelen met de normale middelen en organisatiestructuur. Er moeten dus extra middelen worden ingezet en een speciale coördinatiestructuur worden opgezet. De Bijlmerramp en de vuurwerkramp in Enschede zijn voorbeelden van rampen in Nederland. Crisis: Volgens de Wet op de veiligheidsregio’s is een crisis: een situatie waarin een vitaal belang van de samenleving is aangetast of dreigt te worden aangetast. Bij een crisis gaat het meestal om een serie gebeurtenissen of rampen en treft vaak een groot gebied. Een crisis vraagt om een zware bestuurlijke coördinatie, waaronder maatregelen om de crisis te beheersen (bijvoorbeeld het isoleren van een groot gebied, grootschalige evacuatie en noodopvang) en de voorlichting te coördineren. Een crisis tast de economie of de openbare orde ernstig aan. 3.6. Andere termen die hulpdiensten vaak gebruiken Koude fase: de fase waarin sprake is van risicoreductie. In deze fase houden de verschillende hulpverleningsdiensten zich bezig met: o Proactie: het wegnemen van structurele oorzaken van onveiligheid, ter voorkoming en het ontstaan ervan. Denk hierbij aan het in acht nemen van veiligheidsaspecten in bouw van openbare gebouwen etc. o Preventie: risico’s zo veel mogelijk op voorhand beperken. Denk hierbij aan vergunningverlening, bewustwordingscampagnes, etc. o Preparatie: de voorbereiding op de bestrijding van rampen. Het opstellen van een zorgcontinuïteitsplan is een voorbeeld van preparatie. Warme fase: het moment van de ramp en de onmiddellijke afwerking hiervan. In deze fase houden de hulpdiensten zich bezig met de: o repressie: het daadwerkelijk bestrijden van onveiligheid door zoveel mogelijk de schadelijke effecten van de ramp weg te nemen dan wel te beperken; Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 7 o nazorg: de afwikkeling van de ramp op langere termijn. Dit kan op verschillende vlakken spelen zoals schade afwikkeling maar ook psychosociale hulpverlening en de evaluatie en verantwoording van de rampbestrijding. Opschalen: opbouw van bestuurlijke en uitvoerende diensten (brandweer, gemeente, politie, geneeskundige hulpverlening) naar gelang de behoeften m.b.t. operationeel, tactisch en/of bestuurlijk / strategische afstemming betreffende de bestrijding van (de gevolgen) van een incident. Crisisorganisatie: een tijdelijke structuur die door een organisatie wordt ingezet om de ramp en/of gevolgen ervan te bestrijden. De crisisorganisatie bestaat uit de drie niveaus: bestuurlijk / strategisch, tactisch en operationeel. Piketfunctionaris: medewerker die regelmatig 24-uurs bereikbaarheidsdiensten draait. Crisiscoördinator: de dienstdoende medewerker binnen de zorginstelling die 24 per dag bereikbaar is om in het geval van een ramp het strategisch / bestuurlijk crisisteam van de zorginstelling te voorzien van informatie betreffende het zorgcontinuïteitsplan, bijbehorende procedures en de stand van zaken op tactisch en operationeel niveau. Deze persoon is tevens het eerste aanspreekpunt voor de hulpdiensten. ZCP -coördinator / ROP-coördinator: in deze leidraad introduceren wij de nieuwe term ZCPcoördinator. De ZCP-coördinator staat gelijk aan wat in veel zorginstellingen ook wel de ROP (Rampen Opvang Plan) coördinator wordt genoemd. ZCP staat hier voor ZorgContinuïteitsPlan. De ZCP-coördinator is verantwoordelijk voor het opstellen en borgen van het zorgcontinuïteitsplan binnen de zorginstelling. Dit is dus niet automatisch dezelfde persoon als de hierboven genoemde crisiscoördinator. Niet / minder zelfredzamen: individuen die in bepaalde situaties afhankelijk zijn van derden om te kunnen overleven. Denk hier bijvoorbeeld aan: zuigelingen, kinderen, ouderen, verpleegden, thuiszorgpatiënten en ziekenhuispatiënten. 3.7. Kenmerken van een ramp Kenmerken van een ramp of calamiteit: er is altijd sprake van ernstige verstoring van de openbare veiligheid; er is altijd sprake van bedreiging van gezondheid of milieu; er is altijd sprake van schade, zowel in materiële als in immateriële zin; er is een massaliteit van aanbod; er is sprake van een disbalans tussen aanbod en verwerking; vaak is de veiligheid van de hulpverleners in het geding; er moet (heel) snel worden gehandeld of beslist; als er niets gedaan wordt heeft dat ernstige gevolgen; elke beslissing kan vergaande gevolgen hebben; Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 8 er zijn weinig tot geen keuzemogelijkheden; een ramp is nieuws voor de media; de informatie over de ramp is vaak gebrekkig en diffuus. Voorbereiding op een dergelijke situatie is noodzakelijk. Een goede voorbereiding en een flexibele crisisorganisatie zorgen ervoor dat NAAM ZORGINSTELLING bij een ramp op een goede manier omgaat met de gevolgen ervan en zorgt voor de veiligheid van haar medewerkers en cliënten. 3.8. Betrokkenen partijen bij de voorbereiding Voor het opstellen van een zorgcontinuïteitsplan zijn er meerdere personen of instellingen betrokken. Hieronder een opsomming van de verschillende betrokkenen die hun bijdrage zullen leveren aan een goede invulling van het zorgcontinuïteitsplan. NAAM ZORGINSTELLING OVERKOEPELENDE ZORGINSTELLING GEMEENTE …………………. Veiligheidsregio Zeeland, afdeling GHOR NAAM ZORGINSTELLING Afhankelijk van de grootte van de calamiteit zal NAAM ZORGINSTELLING zelf de leiding voor de eigen organisatie houden en hiervoor ook verantwoordelijk zijn. Uiteindelijk valt NAAM ZORGINSTELLING onder OVERKOEPELENDE ZORGINSTELLING, maar in eerste instantie is de MANAGER ZORG verantwoordelijk voor NAAM ZORGINSTELLING. Bij kleine incidenten zal alles intern afgehandeld kunnen worden, maar zodra er een crisisteam moet worden opgezet zal het opgeschaald worden naar OVERKOEPELENDE ZORGINSTELLING. Zo zal de MANAGER ZORG beslissen wanneer er naar een opvanglocatie moet worden uitgeweken, welke voorzieningen direct geregeld moeten worden en alle andere zaken die zorgen voor zorgcontinuïteit. De MANAGER ZORG neemt hierover de beslissingen, waarna anderen dit kunnen gaan uitvoeren. (Aan te passen aan de mandaatregeling binnen de zorginstelling) OVERKOEPELENDE ZORGINSTELLING Wanneer er bij een calamiteit in NAAM ZORGINSTELLING een crisisteam moet worden ingesteld, dan is de calamiteit aardig groot. Het crisisteam wordt opgezet op NIVEAU OVERKOEPELDE ZORGINSTELLING, in dit crisisteam zal ook de MANAGER ZORG van NAAM ZORGINSTELLING plaatsnemen. Het crisisteam bepaalt wat er allemaal moet gebeuren; zij neemt hierover beslissingen, zij communiceert dit en is verantwoordelijk voor de hele gang van zaken. De beslissingen die genomen worden in het crisisteam, worden dan gecommuniceerd naar het managementteam en anderen van NAAM ZORGINSTELLING, zodat zij kunnen overleggen hoe er invulling wordt gegeven aan deze beslissingen en de strategie wordt bepaald. (Zie hoofdstuk 13: de crisisorganisatie.) Gemeente NAAM GEMEENTE(N) In wetten, zoals de Wet op de veiligheidsregio’s en de Gemeentewet, zijn de verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgelegd bij de bestrijding van rampen. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 9 Het college van burgemeester en wethouders is belast met de voorbereiding van de bestrijding van rampen en zware ongevallen in de gemeente. De burgemeester heeft bij een ramp of zwaar ongeval het opperbevel, dat wil zeggen dat de burgemeester de leiding heeft over de rampenbestrijding en dat hij of zij bevoegd is allerlei maatregelen te treffen, zoals het vorderen van een gebouw of het besluiten tot evacuatie. De uitvoering van de rampenbestrijding ligt bij de hulpdiensten en de overheid. De organisatie en structuur van de rampenbestrijding voor de regio Zeeland is beschreven in het Regionaal Crisisplan Zeeland (zie http://www.vrzeeland.nl/uploads/publicaties/Publicaties%20plannen%20RCP%20RBPNI/20110928_crisi splan_vrzeeland_v3.0.pdf) Tijdens een ramp is de gemeente verantwoordelijk voor de uitvoering van de volgende deelprocessen: voorlichten en informeren opvangen en verzorgen uitvaarverzorging registratie van slachtoffers voorzien in primaire levensbehoeften registratie van schade en afhandeling milieuzorg nazorg Veiligheidsregio Zeeland (VRZ) De VRZ is onder andere verantwoordelijk voor de brandweerzorg en Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR). Tijdens een ramp binnen de regio Zeeland is de VRZ dan ook verantwoordelijk voor de uitvoer van de volgende rampenbestrijdingsprocessen: Brandweer: bron- en effectbestrijding: bestrijden van brand en emissie gevaarlijke stoffen redden en technische hulpverlening ontsmetten van mens en dier ontsmetten voertuigen en infrastructuur waarnemen en meten waarschuwen van de bevolking toegankelijk maken en opruimen De brandweer is tijdens de ramp de enige die het onveilige terrein mag betreden. De andere diensten, zoals ambulancehulpverleners, de politie en de gemeente, betreden het rampterrein pas nadat de brandweer het terrein veilig heeft verklaard. GHOR: coördinatie en regie op de geneeskundige hulpverlening in de regio Spoedeisende Medische Hulpverlening Psychosociale Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (PSHOR) Publieke Gezondheidszorg (o.a. gezondheidsonderzoek bij rampen, infectieziektebestrijding, ongeval met gevaarlijke stoffen) Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 10 Bij een ramp geeft de directeur Publieke Gezondheid operationeel leiding aan de coördinatie van de geneeskundige hulpverlening. De GHOR adviseert de zorgzorginstelling(en) in de continuering van de zorgverlening. Zo kan de GHOR haar rol vervullen door bijvoorbeeld voor opvang van cliënten andere instellingen te benaderen. Voor geneeskundige en psychosociale zaken is de Algemeen Commandant Geneeskundige Zorg het aanspreekpunt voor de zorginstelling in nood. (Zie BIJLAGE 1, BEREIKBAARHEIDSGEGEVENS GHOR M.B.T. ZORGCONTINUÏTEIT IN ZEELAND.) Naast de coördinatietaak binnen de geneeskundige hulpverleningsketen heeft de GHOR ook een rol in de afstemming tussen zorginstelling(en) en andere hulpverleningsdiensten. Politie De politie in Nederland is als overheidsinstantie belast met het handhaven van de wetten en regels van het land, het bewaren van de openbare orde en het verlenen van hulp. De politie is tijdens een ramp of groot ongeval verantwoordelijk voor de volgende deelprocessen in de rampenbestrijding: ontruimen en evacueren afzetten en afschermen verkeer regelen (verkeerscirculatie) handhaven openbare rechtsorde identificeren slachtoffers begidsen strafrechtelijk onderzoek De politie houdt zich bezig met ordehandhaving, zodat de hulpverleningsactiviteiten ongestoord kunnen verlopen. Hierdoor blijven de schadelijke gevolgen van een ramp voor de cliënten en het personeel zoveel mogelijk beperkt. 3.9. Niveaus in omvang van calamiteiten Een calamiteit kan in grote en in kleine vorm voorkomen. In dit hoofdstuk wordt er een prioritering gegeven n.a.v. de omvang van calamiteiten. (Dient door de instelling ingevuld te worden.) Hierbij wordt rekening gehouden met wie hiervoor worden ingezet en wat voor impact de calamiteit voor de bewoners heeft. Hierbij is het belangrijk of de calamiteit intern kan wordt opgelost of dat er externe partijen bij moeten worden betrokken. De verschillen qua omvang van calamiteiten zullen worden ingedeeld in niveaus, waarbij niveau 1 een heel kleinschalige calamiteit is. Sommige organisaties gebruiken kleurcoderingen om fasering in de procedure / niveaus aan te brengen. Bijvoorbeeld bij fase rood gaat het crisisteam aan de slag. Niveau Omvang calamiteit Niveau 1 Klein, 1 kamer Effect voor NAAM ORGANISATIE Geen, kleine schade Niveau 2 Klein, 1 kamer Ontruiming 1 kamer, Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 Bestrijding calamiteit Verzorgend personeel, technische dienst of eventueel een BHV’er BHV’er(s) 11 Niveau 3 Niveau 4 Niveau 5 kleine schade Klein, 1 kamer Ontruiming compartiment, middel / grote schade Middelmatig, meerdere Ontruiming afdeling, kamers middelgrote schade Groot, gehele gebouw Gehele ontruiming, grote schade BHV’ers, brandweer crisisteam BHV’ers, brandweer crisisteam BHV’ers brandweer crisisteam Naast de BHV’ers en de brandweer zullen er natuurlijk nog meer instanties ingeschakeld worden, maar niet om de calamiteit zelf te bestrijden. Hierbij valt te denken aan ambulances, politie en gemeente. De gemeente zal er pas bij niveau 4 en 5 bij komen kijken. Bij niveau 4 omdat zij kunnen helpen een vervangende locatie te zoeken. Bij niveau 5 omdat het gehele gebouw ontruimd is zal er ook gevaar kunnen zijn voor de omgeving, het is dan een externe calamiteit geworden, waardoor de gemeente zich hiermee zal bemoeien. Bij niveau 4/5 en gevolgen voor de zorgcontinuïteit zal er ook contact zijn met de GHOR. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 12 4. Prioriteren van zorg en vitale processen 4.1. Procedure prioriteren van zorg NAAM INSTELLING hanteert de volgende procedure voor het prioriteren van zorg (ZIE BIJLAGE 2, PROCEDURE PRIORITEREN VAN ZORG). Afdeling / functionaris Verantwoordelijk voor Afstemming met Het crisisteam van naam van Instelling / locatie houdt op centraal (door organisatie in te vullen) niveau toezicht op de actuele zorgvraag en het aanbod van zorg dat geleverd kan worden. 4.2. Procedure prioriteren van bedrijfscontinuïteit NAAM INSTELLING hanteert de volgende procedure voor het prioriteren van bedrijfscontinuïteit (ZIE BIJLAGE 3, PROCEDURE PRIORITEREN VAN BEDRIJFSCONTINUÏTEIT). Afdeling / functionaris Verantwoordelijk voor Afstemming met 4.3. Vitale (zorg)processen NAAM ZORGINSTELLING Hieronder staan alle vitale processen van de zorginstelling beschreven. Dit zijn niet enkel zorgprocessen maar ook processen die van belang zijn voor het voortbestaan van de zorginstelling tijdens en na de ramp. Zorgprocessen Prioritering Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 Verantwoordelijke afdeling / functionaris 13 Persoonlijke verzorging Medicatie Voeding Zorgprocessen Prioritering Verantwoordelijke afdeling / functionaris Financiële administratie Schoonmaak ICT-processen Registratie / administratie cliënten Beveiliging Informatie en communicatie Gebouwen en faciliteiten Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 14 5. Zeven gevolgen van een calamiteit Hoe kan een organisatie zich goed voorbereiden op een crisis? Een manier om dit te doen is de organisatie voor te bereiden op risico’s voor een organisatie die tot een crisis kunnen leiden. Elke crisissituatie heeft, ongeacht het type of de omvang ervan, bepaalde gevolgen die vaak in combinatie met elkaar optreden. De praktijk wijst uit dat er zeven gevolgen zijn waarmee een organisatie bij een crisis te maken kan krijgen: • sluiting van (delen van) een locatie (als gevolg van een uitbraak brand, instorting gebouw, windhoos, enz.); • groot aanbod van cliënten (als gevolg van een calamiteit, uitval van een andere instelling, griepepidemie, enz.); • verplaatsen van cliënten intern of extern (als gevolg van een brand, infectieziekte enz.); • tekort aan personeel (als gevolg van een grieppandemie of infectieziekte-uitbraak onder medewerkers); • uitval apparatuur (als gevolg van uitval nutsvoorzieningen, zoals elektriciteit / gas, telecommunicatievoorzieningen, enz.); • logistieke stagnatie (als gevolg van het niet leveren van goederen zoals brandstof, medicatie, voedsel, drinkwater, enz.); • uitbraak infectieziekten (salmonella, legionella, MRSA-bacterie, influenza, enz.). Deze 7 gevolgen van een crisis kunnen tot een bedreiging van de continuïteit van zorg leiden, bijvoorbeeld door een grotere vraag naar zorg. Wanneer een organisatie goed om kan gaan met de 7 gevolgen van een ramp, is de kans groot dat de continuïteit van zorg aan de cliënten bij een ramp op verantwoorde wijze gecontinueerd kan worden. Elke zorginstelling moet voorbereidingen treffen voor elk van deze 7 gevolgen van een ramp. In de volgende hoofdstukken wordt beschreven hoe hieraan invulling wordt gegeven. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 15 6. Sluiting van (delen van) de locatie 6.1. Ontruiming / evacuatie Hieronder staat het schema ontruimingscenario (tot 8 uur), het schema evacuatie tot 36 uur en het schema langdurige evacuatie (langer dan 36 uur). Deze schema’s geven de vitale processen aan die in deze scenario’s onder druk komen te staan en welke middelen, materialen en maatregelen nodig zijn voor het continueren van verantwoorde zorg aan de cliënten. Zorgprocessen Prioritering Verantwoordelijke afdeling / functionaris Financiële administratie Schoonmaak ICT-processen Registratie / administratie cliënten Beveiliging Informatie en communicatie Gebouwen en faciliteiten Zorgproces (8 uur) Intramuraal Maatregelen Middelen Verantwoordelijke afdeling / functionaris Maatregelen Middelen Verantwoordelijke afdeling / functionaris Extramuraal Zorgproces (8- 36 uur) Intramuraal Extramuraal Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 16 Zorgproces (> 36 uur) Intramuraal Maatregelen Middelen Verantwoordelijke afdeling / functionaris Extramuraal 6.2. Interne opvangcapaciteit Interne opvangcapaciteit NAAM ZORGINSTELLING Beschikbare Ruimte Maximaal aantal personen (bedden) Zorg (die geleverd kan worden) Maximale opvangduur Totaal Deze ruimtes zijn allemaal opvangplekken voor de korte termijn. Aangezien deze ruimtes dagelijks gebruikt worden voor activiteiten. Hiermee kan natuurlijk wel geschoven worden, waardoor de opvang voor MAXIMAAL TWEE WEKEN is. Indeling van de ruimten (per cliënt 10 m2) is te vinden in BIJLAGE 4. 6.3. Externe opvangcapaciteit Instelling Contactpersoon + telefoonnummer Opvangcapaciteit Zorg (die geleverd kan worden) Maximale opvangduur Naam instelling Totaal Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 17 6.4. Extra bedden Indien een instelling wel ruimte heeft (intern of extern) maar bijvoorbeeld onvoldoende bedden om de ruimte in te richten kan de instelling een beroep doen op de GHOR. Organisatie Veiligheidsregio Zeeland Meldkamer Ambulancezorg Bereikbaar op ZIE BIJLAGE 1, BEREIKBAARHEIDSGEGEVENS GHOR 112 Aantal bedden (via rode kruis of andere contacten) 6.5. Cliëntgegevens en zorgdossiers BESCHRIJVEN VAN BACK-UP SYSTEMEN VAN CLIENTGEGEVENS EN ZORGDOSSIERS Per afdeling zijn NAAM, FUNCTIE ervoor verantwoordelijk dat de ZORGDOSSIERS ten tijde van een calamiteit worden meegenomen. Op elke kamer is het zorgdossier van de desbetreffende bewoner aanwezig. (CHECK) Het is NAAM, FUNKTIE of bij diens afwezigheid de eerst-verantwoordelijk-verzorgende, (CHECK) (telefoondragers per gang) die de verantwoordelijkheid voor de zorgdossiers hebben. Iedereen die telefoondrager is, is hierover geïnformeerd door het HOOFD ZORG. De werknemer die een telefoon bij zich heeft weet dus dat wanneer er iets gebeurt binnen NAAM INSTELLING dat zij dan moeten denken aan het meenemen van de zorgdossiers. Telefoondrager (CHECK) per afdeling / gang verantwoordelijk voor de zorgdossiers NAAM APOTHEEK bereikbaar op GEGEVENS Met de apotheek is de afspraak gemaakt dat zij bij een calamiteit 24/7 een lijst kunnen aanleveren van medicatie van onze cliënten. NAAM APOTHEEK 24/7 bereikbaar op: 6.6. Personele inzet bij een evacuatie Vanaf het bestuur tot aan de medewerkers op de werkvloer zijn er taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden vastgelegd bij een evacuatie of ontruiming (zie ook de BHV-plannen). Deze taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd middels taakkaarten per functionaris, ZIE BIJLAGE 5. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 18 Personele inzet bij evacuatie Taak Functionaris Telefoonnummer extramuraal 6.7. Hulpmiddelen VERDERE AANPASSING DOOR ZORGINSTELLING VAAK HORIZONTAAL ONTRUIMEN (ZIE OOK ONTRUIMTINGSPLAN) Beschikbare hulpmiddelen intramuraal Hulpmiddel Evac-chairs Evacuatie matrassen Polsbandjes cliënten Zaklampen Cellofaandekens Aantal Locatie Beheer door Aantal Locatie Beheer door Beschikbare hulpmiddelen extramuraal Hulpmiddel Evac-chairs Evacuatie matrassen Polsbandjes cliënten Zaklampen Cellofaandekens - matrassen van de bedden van bewoners kunnen zo nodig gebruikt worden ten tijde van een evacuatie. (CHECK) VERDERE AANPASSING DOOR ZORGINSTELLING VAAK HORIZONTAAL ONTRUIMEN (ZIE OOK ONTRUIMINGSPLAN) 6.8. Checklist noodopvang Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 19 Taken en verantwoordelijkheden bij noodopvang binnen NAAM ZORGINSTELLING en daarbuiten. Voorwaarde: de zorginstelling in nood neemt eigen medewerkers mee, ook ’s nachts. Mensen van buiten (externen) kunnen in de daarvoor aangewezen ruimtes worden opgevangen. Wanneer er binnen (intern) een calamiteit is geweest, kan deze checklist ook meegenomen worden naar de opvanglocatie. Een checklist noodopvang is terug te vinden onder hoofdstuk 7.2. Indeling ruimten van NAAM ZORGINSTELLING Zie voor plattegronden BIJLAGE 4. NAAM FUNCTIONARIS is verantwoordelijk voor het nemen van contact met leveranciers over eventuele levering op opvanglocatie (medicatie, voeding, hulpmiddelen, etc.). Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 20 7. Groot aanbod van cliënten / toename zorgvraag 7.1. Toename fysiek aantal cliënten De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van personeel tijdens een fysieke toename van het aantal cliënten staan in de taakkaarten beschreven, zie BIJLAGE 5. Alles wat met huisvesting te maken heeft valt onder NAAM ZORGINSTELLING. Dit zijn dus de mensen van de instellingen waar de opvang geregeld is, die zich bezig houden met bijvoorbeeld facilitaire zaken e.d. Dit komt omdat NAAM ZORGINSTELLING zelf verantwoordelijk is voor wat er binnen de instelling gebeurt, dus voor alle niet zorggerelateerde zaken. Het verzorgende personeel wat meekomt met de mensen die opgevangen worden blijven qua verantwoordelijkheid en aansturing vallen onder hun eigen zorginstelling. Het verzorgende aspect valt dus onder de leiding van de instelling die opgevangen wordt, omdat ze zelf verantwoordelijk zijn voor hun eigen cliënten. Binnen de muren van NAAM ZORGINSTELLING verandert hier dus niets aan. AFDELING / FUNCTIONARIS is verantwoordelijk voor het wegwijs maken van de medewerkers van de instelling in nood die mee komen met hun cliënten naar NAAM ZORGINSTELLING. Om de zorg aan de cliënten van de instelling in nood verantwoord te kunnen continueren Organisatiestructuur Voor de externe organisatie die wordt opgevangen Verzorgend personeel valt onder de op te vangen instelling Alles wat met huisvesting en Facilitaire Dienst te maken heeft valt onder de ontvangende NAAM INSTELLING 7.2. Checklist noodopvang Taken en verantwoordelijkheden bij noodopvang binnen NAAM ZORGINSTELLING en daarbuiten. Voorwaarde: de zorginstelling in nood neemt eigen medewerkers mee; ook ’s nachts. Mensen van buiten NAAM ZORGINSTELLING worden opgevangen in de daarvoor aangewezen ruimtes, zoals beschreven in het schema in hoofdstuk 6.3 Interne opvangcapaciteit. Introductie externe medewerkers binnen ontvangende organisatie Onderdeel Toegang Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 Verantwoordelijke 21 Zorgdossiers Medicatie Communicatie Bezoek Verder aanvullen De facilitaire zorg wordt geleverd door de ontvangende instelling Taak Aanstellen aanspreekpunt Aanstellen zorginstelling in nood / noodopvang Bewoners informeren Verzekering informeren Familie informeren (2 à 3 personen bij telefoon) Bedden regelen Bedschermen regelen Keuken informeren Leveranciers informeren (medicijnen / voeding) Aangeven dat bezoekers / personeel zich moeten melden bij de Verantwoordelijke Wat gebeurt er met de vuilnis / afval Wat gebeurt er met het wasgoed Schoonmaak opvangruimte (zelf of zorginstelling in nood) Vervoer van / naar NAAM ZORGINSTELLING / opvanglocatie Activiteiten in div. ruimtes uitstellen Extra personeel / vrijwilligers inschakelen (wanneer nodig) Nieuwe bewoners voorzien van sticker met naam en geboortedatum Zorginstelling in nood wegwijs maken + helpen in zorg Regelen van extra tilliften, douchebrancard, po-stoelen e.d. Medicatie aanwezig Opbergruimte medicatie creëren Regelen extra verbandmateriaal / incontinentiematerialen Genoeg begeleiding Tijdelijke bewonerslijst Hulpmiddelen (zoals po, tilliften, etc….) Zorgdossiers Huisartsen informeren Door organisatie aan te vullen Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 22 7.3. Omgang cliëntgegevens Onderdeel NAW -egevens Medische gegevens Verwanten informatie Door organisatie aan te vullen Verantwoordelijke 7.4. Toename van zorgvraag Hieronder staan de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het personeel beschreven voor de situatie van een plotselinge toename van zorgvraag. Taken Verantwoordelijke afdeling / functionaris Onderhoud contacten met GHOR / gemeenten / pers Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 23 8. Verplaatsen van cliënten 8.1. Mobiliteitslijsten De beslismatrix aan de hand waarvan TEAMLEIDERS kunnen bepalen welk soort vervoer bij welke cliënt past. Kan bewoner langer dan 1 uur zitten? Zittend vervoer naar de gemeentelijke opvanglocatie Ja Nee Voldoet bewoner aan 1 of meer van de volgende kenmerken? Verlaagd bewustzijn Afhankelijk van beademingsapparatuur Terminale zorg (overlijden verwacht < 36uur) Verhoogde kans op overlijden t.g.v. verplaatsing Per ambulance naar ziekenhuis Ja Nee Liggend vervoer naar opvanglocatie waar medische zorg binnen 60 minuten na aankomst aanwezig is Vervoersmiddel Aantal cliënten tijdens kantooruren (%) Aantal cliënten buiten kantooruren (%) Rolstoelvervoer Liggend vervoer Regulier personen vervoer (bus / taxi / auto) .. Op basis van bovenstaand schema 1e inschatting maken voor het aantal benodigde vervoersmiddelen. Er is per afdeling een mobiliteitslijst van bewoners in de rode BHV-kast. (CHECK) Op deze lijst staat de volgende informatie: - naam bewoner - zorgdossiernummer - geboortedatum - soort vervoer (zittend of liggend etc.) - soort begeleiding - hulpmiddelen (zoals zuurstof etc.) Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 24 - medicijngebruik (ja of nee) Deze lijsten worden maandelijks qua zorggegevens - als er iets verandert - bijgewerkt door de TEAMLEIDERS (CHECK FUNCTIE) van de zorg,. Op deze manier is er altijd een redelijk actuele lijst in de rode BHV-kast. 8.2. Taken / verantwoordelijkheden personeel In onderstaand overzicht is beschreven wie waarvoor, tijdens het verplaatsen van de cliënten intern en extern, verantwoordelijk is. Afdeling functionaris Taken / verantwoordelijkheden / bevoegdheden Wat is er intern al geregeld ? Inventariseer wat er al aan voorbereiding is gedaan. Zoek een geschikte opvanglocatie Maak afspraken, leg schriftelijk vast. Regel vervoer voor het verplaatsen. Maak afspraken, leg schriftelijk vast. Welke informatie van cliënt moet mee bij evacuatie ? Waar is die informatie ? Wie neemt mee ? En hoe ? Registratie van cliënten en medewerkers NAWgegevens, telefoon, etc. Opzetten van registratie van verplaatsing. Vastleggen wie gaat waar heen ? Controle op aanwezigheid van alle cliënten. Controle op aanwezigheid van alle medewerkers. Medewerkers begeleiden tijdens vervoer. Medewerkers aanwezig op opvangplek. Medicijnen en hulpmiddelen mee transporteren. Afstemming met hulpdiensten door crisisteam. Controleer of het gebouw echt leeg is. Sluit de nutsvoorzieningen af. Neem contact op met verzekeraar inzake calamiteit. Door organisatie zelf aan te vullen. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 25 Dagelijks worden er door de medewerker van de receptie de noodzakelijke aanpassingen m.b.t. aan- / afwezigheid op deze lijst bijgehouden. (doorgekregen op het ochtendoverleg) Bijv.: bewoner overleden, of nieuwe bewoner; bewoner met vakantie t/m…….. of: bewoner in het ziekenhuis, of weer terug uit het ziekenhuis etc. Verantwoordelijk voor het actueel houden hiervan is de medewerker van de receptie. (CHECK) 8.3. Eigen vervoersmiddelen NAAM ZORGINSTELLING Vervoersmiddel Aantal personen Bus 8 zittende personen of 2 rolstoelen en 6 zittende personen Locatie 8.4. Vervoersmaatschappijen Naam Telefoonnummer (24/7) Gemaakte afspraken Taxibedrijf …………………………. heeft aangegeven (CHECK) dat zij ten tijde van een calamiteit bij NAAM ZORGINSTELLING er alles aan zullen doen om vervoer te regelen voor hen. Gedurende 24 uur per dag bereikbaar. Op dit bedrijf kan men dus altijd terugvallen. 8.5. Extra hulpmiddelen In hoofdstuk 6.7 staat beschreven welke HULPMIDDELEN men kan inzetten tijdens de verplaatsing van de cliënten. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 26 9. Tekort aan personeel en andere personele gevolgen Uitgangspunt: bij een calamiteit zo lang mogelijk het primaire proces handhaven. Basiszorg moet geleverd worden. 9.1. Taken en verantwoordelijkheden personeel De MANAGER ZORG is eindverantwoordelijk. HOOFD FACILITAIRE ZAKEN en HOOFD ZORG geven opdrachten in de lijn. Extra personeel inzetten Maatregelen Het aanwezige personeel langer laten werken (tot maximaal 12 uur aaneengesloten). Keuzes maken in de zorgverlening: Noodzakelijke basiszorg wordt geleverd + medische zorg of keuze maken in uitstelbare en niet uitstelbare processen. Inzetten van medewerkers die vrij zijn. Inzetten van mantelzorg. Medewerkers terughalen van vakantie. Overleg met koepelorganisatie wat mogelijkheden zijn. Bepaal welke organisatie(s) kunnen worden benaderd voor extra personeel. Uitzendbureaus inschakelen. Scholen bellen om leerlingen in te zetten in de zorgverlening. Extra vrijwilligers inschakelen voor bijvoorbeeld: koffie schenken, maaltijden verstrekken, klein onderhoud en hand- en spandiensten. Bepaal het minimale bewakingsniveau / zorg per locatie. Verantwoordelijke Door organisatie aan te vullen. 9.2. Prioriteren van werkzaamheden Wanneer door bovenstaande maatregelen het personeelstekort nog niet is opgelost of niet kan worden opgelost dan dienen de werkzaamheden geprioriteerd te worden. Maatregelen Activiteiten worden stopgezet: vrijwilligers worden eventueel ingezet voor ondersteunende diensten. Schoonmaakwerkzaamheden: medewerkers huishouding worden eventueel Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 Verantwoordelijke 27 ingezet voor hand- en spandiensten. Warme maaltijden worden verstrek middels dagmenukeuze. Bewoners hoeven geen weekkaart meer in te vullen. Uitbesteden van maaltijdverzorging. Uitsluitend meest noodzakelijke technische werkzaamheden uitvoeren. Teamleiders en het MT worden ingezet voor ondersteunende diensten. Basiszorg prioriteren. Taken categoriseren in wel of niet medische bekwaamheid voor nodig. Aan te vullen door organisatie 9.3. Alarmering en bereikbaarheid van personeel FUNCTIONARIS is verantwoordelijk voor het actueel houden van de bereikbaarheidsgegevens van het personeel. Bereikbaarheidsgegevens zijn tijdens een ramp digitaal en op papier inzichtelijk. De hard copy versie is BIJLAGE 6. Alarmering van de medewerkers bij een personeelstekort gaat middels: telefoonboom / cirkel automatisch oproepsysteem sms-service 9.4. Contactpersonen extern voor extra personeel Eventueel kunnen onderstaande personen ook nog geïnformeerd worden over het personeelstekort binnen NAAM ZORGINSTELLING. Misschien kunnen zij hierin nok nog wat betekenen. In te zetten OVERKOEPELENDE ZORGINSTELLING Contactpersoon Wanneer beschikbaar ……………… Is afhankelijk van hoe druk zij het zelf hebben. In voorziene omstandigheden (dus vroegtijdig) kan er in overleg altijd wat geregeld worden. Een plotseling personeelstekort is moeilijk, maar altijd te proberen. (CHECK) Scholen: mogelijkheden om leerlingen in te zetten die een zorgopleiding doen; contactpersoon hiervoor binnen NAAM ZORGINSTELLING is het HOOFD ZORG. Uitzendbureaus: mogelijkheden om medewerkers van een uitzendbureau in te zetten; contactpersoon hiervoor binnen NAAM ZORGINSTELLING is ook het HOOFD ZORG. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 28 9.5. (Overschot aan) vrijwilligers / personeel tijdens ramp Bij overschot aan personeel / vrijwilligers bij een ramp is FUNCTIONARIS ervoor verantwoordelijk dat het personeel efficiënt wordt ingezet en overbodig personeel en vrijwilligers naar huis worden gestuurd. FUNCTIONARIS is verantwoordelijk voor het kunnen beschikken over voldoende personeel / vrijwilligers die kunnen zorg dragen voor een eventuele aflossing van personeel / vrijwilligers tijdens een ramp. 9.6. Psychologische ondersteuning aan personeel en cliënten na ramp NAAM EN GEGEVENS VAN ADVISEUR kan 24/7 benaderd worden voor advies over het omgaan met psychosociale klachten bij personeel en/of cliënten n.a.v. een ramp. FUNCTIONARIS is verantwoordelijk voor het inwinnen van dergelijk advies en overlegt beleid met MANAGEMENT / DIRECTIE. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 29 10. Uitval nutsvoorzieningen, apparatuur en ICT-middelen 10.1. Elektriciteit Wanneer er in NAAM ORGANISATIE de stroom uitvalt, dan is er ……………… (ZELF INVULLEN) geregeld m.b.t. noodstroomvoorziening. ZELF BESCHRIJVEN (HOE EN WAT) VAN ORGANISATIE RONDOM NOODSTROOMVOORZIENING. Uitval elektriciteit Voorziening Elektriciteit Noodstroom Door organisatie zelf aan te vullen. Leverancier Bereikbaarheidsgegevens 24/7 Maatregelen Contact opnemen leverancier Basiszorg prioriteren Locatiebeschrijving noodvoorziening Toegang tot patiënt / cliënt dossiers Noodprocedure zusteroproepsysteem Controle alarmsysteem Door organisatie aan te vullen. Checklist stroomuitval Verantwoordelijke Problemen na … uur Verantwoordelijke Automatische deuren Apparatuur beademing bewoners Bedden hoog / laag BHV alarmering Camerabewaking Cliëntgegevens CV-installatie Dagbehandeling Diepvries ECD bewoners registratie Elektronische driepuntsloten Elektronische sloten PG bewoners Garagedeur installatie ICT-voorziening Inbraaksysteem Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 30 Keukenapparatuur Keuken kookapparatuur Keuken kookapparatuur centraal (restaurant) Koelkasten Koffiezetapparatuur (afdeling) Koffiezetapparatuur (centraal) Koudwaterinstallatie Liftinstallatie Luchtbehandeling Maaltijd regenereerwagen Medische apparatuur, uitzuig / voedingspomp e.d. Noodverlichting Radio informatie Sondevoedingspompen Telefooncentrale Extern Telefooncentrale Intern Terreinverlichting Toegangscontrolesysteem Transport / logistiek materiaal TV voorziening CAI Vaatwasmachine (afdeling) Vaatwasmachine (centraal) Verlichting algemeen Warmwaterinstallatie Wasmachines (afdeling) Wasmachines (centraal) Waterdruk op leidingwerk Hydrofoor installatie Werkzaamheden voor personeel Zonwering installatie Zusteroproep installatie Zuurstof concentrator Door organisatie zelf aan te vullen 10.2. Water Bij een (langdurige) waterstoring neemt FUNCTIONARIS contact op met de leverancier over de aard en duur van de storing. Uitval water Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 31 Voorziening Drinkwater Door organisatie zelf aan te vullen. Leverancier Landelijk storingsnummer Bereikbaarheidsgegevens 24/7 0800-0202013 Maatregelen Contact opnemen met leverancier over aard en duur storing. Contact opnemen bij storing langer dan 24 uur met gemeente. Noodvoorziening / afspraken m.b.t. drinkwater. Informatievoorziening naar personeel en cliënten zuinig om te gaan met water. Door organisatie zelf aan te vullen. Verantwoordelijke Checklist wateruitval Verantwoordelijke Problemen na … uur Toiletspoeling Koffiezetapparatuur (afdeling) Koffiezetapparatuur (centraal) Koud water installatie Vaatwasmachine (afdeling) Vaatwasmachine (centraal) Warmwater installatie Wasmachines (afdeling) Wasmachines (centraal) Douchen Interieurverzorging Eten voorbereiding Door organisatie aan te vullen. 10.3. Gas Uitval gas Voorziening Gas Door organisatie zelf aan te vullen. Leverancier Landelijk storingsnummer Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 Bereikbaarheidsgegevens 24/7 32 Maatregelen Contact opnemen met leverancier over aard en duur storing. Contact opnemen bij storing langer dan 24 uur met gemeente. Informatievoorziening naar personeel en cliënten zuinig om te gaan met water. Door organisatie zelf aan te vullen. Verantwoordelijke Checklist uitval gas Verantwoordelijke Problemen na … uur CV installatie Drogers op gas Keukenapparatuur Restaurant Warmwater installatie Door organisatie aan te vullen. 10.4. ICT Uitval ICT Voorziening Door organisatie zelf aan te vullen. Leverancier Bereikbaarheidsgegevens 24/7 Maatregelen Contact opnemen met leverancier over aard en duur storing. Contact opnemen bij storing langer dan 24 uur met gemeente. Informatievoorziening naar personeel en cliënten zuinig om te gaan met water. Door organisatie zelf aan te vullen. Verantwoordelijke Checklist uitval ICT Verantwoordelijke Problemen na … uur Cliëntgegevens Door organisatie zelf aan te vullen. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 33 Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 34 11. Logistieke stagnatie 11.1. Intramuraal Zorgprocessen Interne / externe leverancier + bereikbaarheid Problemen Verantwoordelijke na … uur afdeling / functionaris Interne / externe leverancier Problemen Verantwoordelijke na …uur afdeling / functionaris Interne / externe leverancier Problemen Verantwoordelijke na … uur afdeling / functionaris Persoonlijke verzorging Medicatieprocessen Voeding Middelen en materialen Door organisatie zelf in te vullen. 11.2. Extramuraal Zorgprocessen Persoonlijke verzorging Medicatieprocessen Voeding Middelen en materialen Door organisatie zelf in te vullen. Algemene organisatorische processen instelling Financiële administratie Schoonmaak ICT processen Registratie / administratie cliënten Beveiliging Door organisatie zelf in te vullen. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 35 Prioriteringsmaatregelen Vergroten medicijnvoorraden (voor minimaal 1 week aanwezig). Vergroten voorraden DKW (voor 1 week aanwezig). Maak afspraak met de gemeente als er belemmeringen zijn voor de locatie door bijvoorbeeld wegwerkzaamheden, zorg dat de omleiding duidelijk is voor de leveranciers. Vraag na of de leverancier / keuken / cateraar een noodprocedure heeft (levert men ook op de opvanglocatie, als er een calamiteit bij de leverancier is hebben zij een noodprocedure). Ga na of de apotheek een duidelijke noodprocedure heeft als daar een calamiteit plaatsvindt. Maak een onderverdeling van uitstelbare en niet uitstelbare logistiek. Door organisatie zelf in te vullen. Verantwoordelijke Leverancier Groothandel DKW Bereikbaarheid Apotheek Afspraken Levering op opvanglocatie. Leverancier geeft zorginstelling prioriteit. Indien zij niet kunnen leveren organiseren zij dat andere leveranciers alsnog leveren. Levering op opvanglocatie. Leverancier geeft zorginstelling prioriteit. Indien zij niet kunnen leveren organiseren zij dat andere leveranciers alsnog leveren. Cateringbedrijf Door organisatie zelf in te vullen. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 36 12. Uitbraak infectieziekten 12.1. Infectiebeleid Binnen NAAM ZORGINSTELLING is een goed beleid op infectieziekten. In het handboek ISO-HKZ (CHECKEN) worden diverse infectieziekten duidelijk beschreven. Ook wordt hierbij beschreven hoe het personeel dient om te gaan met deze verschillende ziekten. Vooral op het gebied van hygiëne wordt veel aandacht besteed. Ook met name welke maatregelen moeten de werknemers nemen als er een bepaalde infectieziekte of bacterie in NAAM ZORGINSTELLING is om besmetting en uitbreiding te voorkomen. 12.2. GGD Een infectieziekte-uitbraak dient volgens de Wet publieke gezondheid bij de GGD gemeld te worden. GGD GGD Zeeland 24/7 bereikbaarheid Tijdens kantooruren via de receptie van de GGD Zeeland: 0113-249400 Na kantooruren: 0900-3676767 12.3. Voorraad middelen Hieronder staat een overzicht van middelen die bij een infectieziekte-uitbraak extra snel opraken. FUNCTIONARIS is ervoor verantwoordelijk dat een extra voorraad van deze (hulp)middelen wordt ingeslagen bij een infectieziekte-uitbraak. Schoon beddengoed Washandjes Luiers 12.4. Afspraken met NAAM OVERKOEPELENDE ZORGINSTELLING NAAM COLLEGA LOCATIE kan … middelen aan ons bieden op het moment dat NAAM EIGEN LOCATIE getroffen wordt door een infectieziekte uitbraak. Bij een infectieziekte-uitbraak dienen ook de procedures en afspraken horende bij HOOFDSTUK 7 (GROOT AANBOD VAN CLIËNTEN, TOENAME ZORGVRAAG) te worden ingezet. Infectiepreventie maatregelen Voorbereiding van (een plan met) preventieve en reactieve maatregelen. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 Verantwoordelijke 37 Inventariseren welke activiteiten essentieel zijn voor het blijven functioneren van de organisatie tijdens een grieppandemie. Maak onderscheid naar: activiteiten die niet mogen worden onderbroken; activiteiten die twee weken mogen worden onderbroken; activiteiten die gedurende negen tot twaalf weken mogen worden onderbroken. Maatregelen treffen om te voorkomen dat mensen ziek worden. Achtervang regelen voor mensen die kritieke taken in uw organisatie uitvoeren. Eén of meer functionarissen aanwijzen die tijdens een uitbraak van een infectieziekte verantwoordelijk zijn voor de coördinatie + vervangers regelen voor deze personen. Bepalen volgens welke procedures en op welk moment de maatregelen van kracht worden en stopgezet worden. Nadenken over de terugkeer naar een normale bedrijfsvoering na een uitbraak infectieziekte. Door organisatie aan te vullen. Maatregelen om het personeel te beschermen Inventariseren welk personeel tijdens het werk verhoogd risico loopt op een besmetting. Persoonlijke hygiëne aanmoedigen: Een plan ontwikkelen voor het gebruik van hygiënische hulpmiddelen in geval van een uitbraak infectieziekte. Hygiënische hulpmiddelen inkopen die in uw organisatie nodig zijn voor de bescherming van alle werknemers. Maatregelen treffen dat het gebouw bij een uitbraak infectieziekte voldoende schoongemaakt wordt. Door organisatie aan te vullen. Verantwoordelijke Isolatie maatregelen Door organisatie aan te vullen. Verantwoordelijke Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 38 Vaccinatiebeleid eigen personeel Door organisatie aan te vullen. Tekort aan (hulp)middelen Leveranciers Apotheek Door organisatie aan te vullen. Verantwoordelijke Contactpersoon Communicatie Contactpersoon GGD Interne communicatie Ziekmeldingsbeleid Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 Verantwoordelijke 24/7 bereikbaarheid 39 13. De crisisorganisatie van NAAM ORGANISATIE 13.1. De crisisorganisatie op centraal niveau NAAM INSTELLING hanteert tijdens een ramp de volgende crisisorganisatie op strategisch, tactisch en operationeel niveau. De NAAM INSTELLING draagt zorg voor de vulling van het strategisch crisisteam. De NAAM LOCATIE opereert op tactisch en operationeel niveau. Het crisisteam van NAAM INSTELLING komt bij elkaar bij een ramp vanaf niveau …, zie HOOFDSTUK 3.9. De tactische en operationele medewerkers komen bij elkaar bij een ramp vanaf niveau, zie HOOFDSTUK 3.9. Samenstelling crisisteam Functie Reguliere functie Portefeuillehouder Crisiscoördinator Lid Directie Lid Leidinggevende zorg Lid Leidinggevende facilitair Lid Leidinggevende financiën Hoofd BHV Hoofd BHV Hoofd Communicatie Leidinggevende P&O Taken i.v.m. crisisbeheersing Voorzitter, voorlichting Algehele coördinatie Opvang Personeel en Nazorg Herhuisvesting cliënten, roostering personeel Coördinatie en operationele inzet, logistiek, vervoer en catering Kosten, verzekering Waarneming door Ontruimen pand Communicatie intern / extern Secretariële ondersteuning Door organisatie zelf aan te vullen. De crisiscoördinator is 24/7 bereikbaar. De leidinggevenden / hoofden geven tijdens de ramp leiding aan de verschillende afdelingen. De crisiscoördinator zorgt voor afstemming tussen operationeel / tactisch en het crisisteam op strategisch niveau. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 40 De verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden van de leidinggevenden op tactisch niveau staan beschreven in BIJLAGE 7. 13.2. Alarmering en bereikbaarheid crisisteam AFDELING is verantwoordelijk voor het beheer van de bereikbaarheidsgegevens van het personeel binnen crisisorganisatie. Bereikbaarheid leden crisisteam en hun waarnemers Naam Telefoonnummer Mobiel nummer Voorzieningen crisisteam Vergaderruimte Beamer / smartbord Computer met internet Telefoon Faxnummer Catering Pieper etc. Uitwijkmogelijkheid Vergadering crisisteam Standaardagenda Beeldvorming Oordeelsvorming en Besluitvorming. Vergadercyclus van 20 minuten vergaderen en 40 minuten last en ruggespraak houden met tactisch niveau. 1. 2. 3. 4. Opening Vaststellen Agenda Mededelingen Beeldvorming Brongebied Aard, omvang en exacte locatie incident Status opschaling crisisorganisatie Slachtofferbeeld Bewoners, cliënten Gezondheidsrisico’s (korte en lange termijn) Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 41 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Knelpunten / beslispunten Effect / gevolgen Aard en omvang van de gevolgen Slachtofferbeeld Bewoners, cliënten Gezondheidsrisico’s (korte en lange termijn) Knelpunten / beslispunten Omgeving Knelpunten / beslispunten Oordeelsvorming Incidentanalyse; welke scenario’s kunnen (ook nog) optreden? Wat kunnen wij nu voorbereiden voor die gevallen? Besluitvorming Welke beslissingen passen bij het incident / scenario Welke beslissingen hebben wij voor de tactische- en operationele functionarissen Welke beslissingen hebben wij voor de hulpdiensten Voorgang van ingezette acties (a.d.h.v. actielijst) Bespreking nieuwe beslispunten / knelpunten en formuleren Afspraken over voorlichting (intern en extern) Rondvraag Vaststellen tijdstip volgende vergadermoment Sluiting Tactische en operationele niveau De FUNCTIONARIS (CRISISCOÖRDINATOR) is verantwoordelijk voor de alarmering van de verschillende niveaus. Bereikbaarheidsgegevens medewerkers Naam Functie Telefoonnummer Naam Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 Mobiele nummer Taken i.v.m. crisisbeheersing Vervanger directeur bij afwezigheid Medische zorg aan cliënten Salvage Technische assistentie Media te woord staan Pieper etc. Waarneming door 42 Systeembeheer en informatievoorziening Regelen vervoer naar alternatieve locatie Coördinatie cliëntendossiers / contacten Vervangen bij afwezigheid Ondersteunen sectormanager wonen in crisissituaties Financieel-administratieve dienstverlening en advisering Secretariële ondersteuning crisisteam Algehele advisering calamiteiten Door organisatie zelf aan te vullen. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 43 14. Implementatie, beheer en opleiden, trainen en oefenen zorgcontinuïteitsplan 14.1. Beheer van het zorgcontinuïteitsplan DE KWALITEITSFUNCTIONARIS EN ZCP COÖRDINATOR zijn verantwoordelijk voor het beheer van het zorgcontinuïteitsplan. Het zorgcontinuïteitsplan van NAAM INSTELLING is opgenomen in het kwaliteitssysteem en wordt jaarlijks herzien. Bijlagen die snel verouderen worden 2 tot 4 maal per jaar herzien (alarmeringsgegevens, bereikbaarheidsgegevens etc.). Beheer zorgcontinuïteitsplan Onderdeel Verantwoordelijke 14.2. Opleiden Trainen en Oefenen AFDELING / FUNCTIONARIS is verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van het OTO (Opleiden, Trainen en Oefenen) jaarplan en het opleiden, trainen en oefenen van het personeel op strategisch, tactisch en operationeel niveau. BIJLAGE 8 geeft het OTO jaarplan. Het crisisteam wordt door de organisatie opgeleid getraind en geoefend op De regionale crisisstructuur De interne crisisstructuur en planvorming Het nemen van besluiten tijdens druk De manier van besluitvorming Communicatie met extern en intern Het personeel op tactisch niveau wordt opgeleid, getraind en geoefend op De regionale crisisstructuur De interne crisisstructuur en planvorm Het uitvoer geven aan de planvorming Leidinggeven onder druk Communicatie met collega’s en externen Functioneren onder druk Het personeel op operationeel niveau wordt opgeleid getraind en geoefend op De regionale crisisstructuur De interne crisisstructuur en planvorm Het uitvoer geven aan de planvorming Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 44 Communicatie met elkaar Functioneren onder druk 14.3. Vergroten zelfredzaamheid van cliënten AFDELING / FUNCTIONARIS is verantwoordelijk voor het vergroten van de kennis van de cliënten i.h.k.v. hun eigen veiligheid en zelfredzaamheid. De relaties van de cliënten worden hier indien gewenst bij betrokken. Hierbij komen de volgende thema’s aan bod: Risico’s Wat doet de zorginstelling preventief Wat doet de zorginstelling bij een calamiteit / ramp Wat kan de cliënt doen tijdens een calamiteit ramp i.h.k.v. de eigen veiligheid. 14.4. Evaluatie AFDELING / FUNCTIONARIS is verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van een evaluatie na een calamiteit. Hierbij worden de medewerkers en eventueel de cliënten betrokken. De volgende thema’s kunnen aan bod komen: Beschrijving van de inzet van deze persoon. Was de voorbereiding adequaat? Waren de opdrachten uitvoerbaar? Was de communicatie binnen het team duidelijk? Was er overzicht over de totale rampsituatie? Was het doel van de opdrachten duidelijk? Leverde het geheel veel stress op? Werden er gevaarlijke situaties gesignaleerd? Was de voorziening voor eten en drinken adequaat? Was de aflossing en de overdracht van informatie voldoende? Ervaart de persoon nog psychische klachten en is er behoefte aan een nagesprek? De termijn waarop een reactie zal volgen dient vermeld te worden alsmede het doel van het invullen van het formulier. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 45 15. Communicatie 15.1. Communicatie AFDELING / FUNCTIONARIS is verantwoordelijk voor de communicatie naar cliënten, personeel en relaties van cliënten, tijdens en na een calamiteit of ramp ongeacht wat voor soort calamiteit of ramp. De AFDELING / FUNCTIONARIS / GEMEENTE draagt zorg voor communicatie met de pers. Voorlichter AFDELING / GEMEENTE 24/7 bereikbaar via: … AFDELING / FUNCTIONARIS heeft een lijst van externe partijen (familie van cliënten, cliënten, pers, leveranciers, etc.) die men dient te informeren, beschikbaar. Deze is openomen als BIJLAGE 9. Taken communicatie tijdens calamiteit Verhelderen informatiestromen en communicatiestromen. Organiseren van voorlichting aan medewerkers, cliënten, familieleden en betrokkenen. Afstemmen communicatie en voorlichting naar betrokkenen en de pers met de voorlichter van de gemeente. Verantwoordelijke Door organisatie aan te vullen. Communicatie Doelgroep Medewerkers instelling in nood Medewerkers ontvangende instelling Cliënten instelling in nood Cliënten ontvangende instelling Verwanten instelling nood Verwanten ontvangende instelling Pers Verantwoordelijke Gemeente Door organisatie aan te vullen. 15.2. Communicatie in de crisisorganisatie Tijdens een ramp hanteert NAAM INSTELLING / LOCATIE de volgende communicatielijnen. STRATEGISCH TACTISCH VIA DE CRISISCOÖRDINATOR TACTISCH OPERATIONEEL RECHTSTREEKS Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 46 HET CRISISTEAM HANTEERT EEN VERGADERKLOK VAN .. Het strategische niveau stemt met elkaar af via TELEFOON / OVERLEG ETC. NAAM AFDELING is verantwoordelijk voor de communicatie naar cliënten en relaties van cliënten. Niet aanwezig personeel wordt ingelicht door NAAM AFDELING / FUNCTIONARIS. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 47 Bijlage 1: Bereikbaarheidsgegevens GHOR m.b.t. zorgcontinuïteit in Zeeland Bereikbaarheidsgegevens Veiligheidsregio Zeeland / Bureau GHOR Opsteller E. van Noorden Bestemd voor ketenpartners GHOR Zeeland Versie 4.0 10 september 2012 Veiligheidsregio Zeeland Segeerssingel 10 4337 LG Middelburg Postbus 8016 4330 EA Middelburg Tel: 0118 - 42 11 00 Fax: 0118 - 42 11 01 E-mail: [email protected] Internet: www.vrzeeland.nl Directie Mevrouw G.J.M. Ruijs, Regionaal Commandant / Directeur Veiligheidsregio Zeeland De heer Drs. R. de Meij, Directeur Publieke Gezondheid Bij opschaling (vanaf GRIP 2) Sectie GHOR is vanaf GRIP 2 bereikbaar en wordt geactiveerd op aanwijzing van de Algemeen Commandant Geneeskundige Zorg. Sectie GHOR Tel: 0118 – 42 12 90 E-mail: [email protected] Noodnetnummer GHOR: Tel: 11802 Algemeen Commandant Geneeskundige Zorg Tel. 0118 – 42 12 92 (7 x 24 uur bereikbaarheidsdienst) Meldkamer Spoednummer meldkamer Tel. 0118 – 41 44 44 Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 48 Bureau GHOR Secretariaat GHOR Inge van Dam, Ondersteunend medewerker Tel: 0118 – 42 11 90 Edith van Noorden, Ondersteunend medewerker Tel: 0118 – 42 11 92 Zorgcontinuïteit Chantal Smolenaers, Beleidsmedewerker en coördinerend relatiebeheerder Zorgcontinuïteit Tel: 0118 – 42 11 91 Mobiel: 06 - 12 89 33 81 E-mailadres: [email protected] Relatiebeheerder: Verpleeg- en Verzorgingshuizen en Thuiszorg beneden de Westerschelde, Slachtofferhulp, AMW, Revalidatiecentrum Revant, Gehandicaptenzorg, Geestelijke Gezondheidszorg, Ziekenhuizen Kraamzorg en Verloskundigenzorg Jan Rotte, Teamleider GHOR Tel: 0118 – 42 11 64 Mobiel: 06 - 22 55 72 01 E-mailadres: [email protected] Relatiebeheerder: Ambulancezorg, Nederlandse Rode Kruis (NRK), Traumacentra, GGD, jeugdzorg, mondzorg, contacten GHOR-regio’s en landelijke GHOR Ton de Klerk, Beleidsmedewerker Tel: 0118 – 42 11 96 Mobiel: 06 - 53 68 06 17 E-mailadres: [email protected] Relatiebeheerder: Verpleeg- en Verzorgingshuizen en Thuiszorg boven de Westerschelde, Huisartsen, Huisartsenkringen en Huisartsenposten Zeeland, apotheken en Belgische partners Inge van Dam, ondersteunend medewerker Tel: 0118 – 42 11 90 E-mailadres: [email protected] E-mailadres algemeen inzake Zorgcontinuïteit: zorgcontinuï[email protected] Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 49 Bijlage 2: Procedure prioriteren van zorg Door organisatie in te vullen. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 50 Bijlage 3: Procedure prioriteren van bedrijfscontinuïteit Door organisatie in te vullen Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 51 Bijlage 4: Indeling ruimten interne opvangcapaciteit Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 52 Bijlage 5: Taakkaarten 1. Crisisteam 1. Functie: 2. Uitvoering door: 3. Algemeen (doel functie) 4. Alarmering (oproepprocedure) 5. Taken en activiteiten 6. Bereikbaarheid 7. Verantwoordelijkheid 8. Plaats 9. Rapporteert aan / registreert 9. Aandachtspunten 10. Middelen & voorwaarden (incl. medewerkers / functies) 11. Afschaling 12. Benodigde kennis en kunde (competenties) Coördinator crisisteam / crisiscoördinator Afdelings- of sectormanager of een speciaal hiertoe aangestelde functionaris (in dat geval is de crisiscoördinator niet per definitie degene die voorzitter is van het crisisteam. Dit is dan de afdelings- of sectormanager). De crisiscoördinator heeft zitting in het crisisteam en stemt daar de in- en externe samenwerking op strategisch en tactisch niveau af. De crisiscoördinator is vanuit het (strategisch) crisisteam de ‘primus inter parus’ in het eventueel aanwezige operationele crisisteam. Door organisatie in te vullen. Zie onderstaand kwalificatieprofiel . Door organisatie in te vullen. Is verantwoordelijk voor de uitvoering van het crisisplan / zorgcontinuïteitsplan en coördineert in opgeschaalde situatie de processen in de organisatie waar het crisisplan / zorgcontinuïteitsplan in werking is getreden en draagt in opgeschaalde situatie zorg voor afstemming met de GHOR in de betreffende regio. Door organisatie in te vullen. De crisiscoördinator staat onder directe, functionele leiding van de voorzitter van de directie en adviseert de voorzitter van het crisisteam over te nemen strategische beleidsbeslissingen. Door organisatie in te vullen. Door organisatie in te vullen. Zie verder onderstaand kwalificatieprofiel. Indien besluit tot afschaling door crisiscoördinator genomen is. Zie onderstaand kwalificatieprofiel. 1.1 Typering van de functie De crisiscoördinator heeft zitting in het crisisteam en stemt daar de in- en externe samenwerking op strategisch en tactisch niveau af. De crisiscoördinator staat onder directe, functionele leiding van de voorzitter van de directie en adviseert de voorzitter van het crisisteam over te nemen strategische beleidsbeslissingen. De crisiscoördinator is vanuit het (strategisch) crisisteam de ‘primus inter parus’ in het eventueel aanwezige operationele crisisteam. 1.2 Kerntaken Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 53 I. Coördinatie van de primaire- en overige bedrijfsprocessen. II. Het onderhouden van contacten en samenwerken met externe (keten)partners. III. Rapporteren en adviseren en verantwoording. 1.3 Nadere uitwerking kerntaken I. Coördinatie van de primaire- en overige bedrijfsprocessen. Werkzaamheden Coördineert gedurende een ramp / crisis de uitvoering van de processen. Rekening houdend met de locale, regionale en landelijke plannen. Analyseert en beoordeelt crisissituaties op basis van aangeleverde en gevraagde. Treft maatregelen betreffend de processen binnen de organisatie. Zorgt ervoor dat tactische besluitvorming plaatsvindt. Coördineert opschaling en afschaling en informeert project- en procesleiders hierover en draagt zorg voor de aflossing en debriefing. Alarmering en bijeenroepen crisisteam in daarvoor ingerichte locatie. o Belegt de eerste vergadering. o Laat medewerkers oproepen. Adviseert en faciliteert welke processen (ondersteunende processen) moeten worden opgestart binnen de organisatie. Wijst verantwoordelijkheden aan. Bewaakt de voortgang van de uitvoering van de processen binnen de organisatie en stemt daartoe af met directeur en GHOR (indien nodig). Draagt zorg voor de uitvoering van de opdrachten van de directeur. Vertaalt tactische besluiten van de directeur naar operationele opdrachten. Geeft opdrachten aan de procesleiders. Geeft opdrachten aan de overige deelnemers (ondersteunende functionarissen) van het crisisteam. De crisiscoördinator is een aanspreekpunt vanuit en voor de ketenpartners maar is niet in plaats van de reguliere contacten die o.a. de procesleiders hebben met de ketenpartners. Beoordelingscriteria Maakt een juiste inschatting van de duur en de consequenties van de crisissituatie. Heeft voortdurend overzicht van de activiteiten binnen de processen. Kan strategische beleidsbeslissingen vertalen naar operationele opdrachten. Monitort de uitvoering van opdrachten. Zorgt voor de aansturing, het informeren en het adviseren van het crisisteam. Zorgt dat de veiligheid en welzijn van het personeel optimaal is gewaarborgd. Uitdagingen De crisiscoördinator moet in staat zijn om vertrouwen te stellen in de procesleiders: operationele beslissingen binnen de processen moeten aan de procesleiders worden overgelaten. De crisiscoördinator moet niet gekleurd zijn door proces (moet alle processen kunnen aansturen). De crisiscoördinator moet zich vrij kunnen maken van zijn reguliere taken. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 54 II. Het onderhouden van contacten en samenwerken met externe (keten)partners Werkzaamheden Vormt samen met de procesleiders en ondersteunende functionarissen het crisisteam. Analyseert en beoordeelt crisissituaties op basis van aangeleverde en gevraagde. Vormt met de deelnemers aan het crisisteam een gemeenschappelijk beeld van de situatie. Adviseert - indien mogelijk / van toepassing - aan de directeur over opschaling en afschaling. Adviseert de directeur over tactische beleidsvraagstukken. Stemt op tactisch / uitvoerend niveau af met de (GHOR-)ketenpartners en andere betrokken partijen. Beoordelingscriteria Heeft voortdurend overzicht van de activiteiten binnen de processen. Verstrekt op basis van de beschikbare informatie gestructureerd, eenduidig en kernachtig (mondelinge) informatie. Kan uit operationele informatie tactische vraagstukken formuleren en van een advies voorzien. Uitdagingen De crisiscoördinator moet zich een zo juist mogelijk beeld vormen van het incident en de effecten daarvan, terwijl hij / zij op afstand zit en de informatie uit veel verschillende bronnen gefragmenteerd op hem / haar af komen. III. Rapporteren en adviseren en verantwoording. Werkzaamheden Rapporteert over de voortgang van de uitvoering van de processen o.a. middels Sitraps. Informeert en adviseert de directeur omtrent zaken die een beleidsbeslissing vergen (o.a. verstrekkende maatregelen aangaande de bevolking of met politieke lading). Informeert, rapporteert en adviseert de directeur en overige deskundigen over het verloop van het incident en genomen relevante beleidsbeslissingen. Laat zich, door de procesleiders en andere deskundigen informeren en rapporteren over de voortgang van de situatie, opdrachten en knelpunten. Ziet toe op het loggen en verslagleggen van de uitgevoerde werkzaamheden, ontvangen informatie en verstrekte opdrachten. Organiseert de informatiestromen. Verzamelt alle geregistreerde informatie (logboeken en sitraps) en draagt deze over voor evaluatie. Faciliteert besluitvorming over prioritering van kritische processen. Beoordelingscriteria Verstrekt alle relevante informatie tijdig aan de deelnemers aan het crisisteam en betrokken ketenpartners. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 55 Heeft overzicht van de van leden crisisteam en ketenpartners ontvangen informatie, uitgevoerde werkzaamheden en opdrachten, en van de verstrekte informatie aan de betrokken crisisteamleden, ketenpartners en externen (pers, bevolking etc.). Uitdagingen De crisiscoördinator moet in staat zijn om er vertrouwen in te hebben dat de directeur zich af zal houden van het operationele niveau. De crisiscoördinator kan dwingende aanwijzingen geven aan de teamleden, maar de teamleden blijven zelf verantwoordelijk voor het eigen proces. De crisiscoördinator moet in staat zijn na afloop van de crisissituatie uit de gelogde en in verslaglegging vastgelegde informatie een evaluatie op te maken en aanbevelingen te doen t.a.v. aanpassing van (regionale) plannen en procedures. De crisiscoördinator moet hoofd- en bijzaken goed kunnen scheiden. De crisiscoördinator moet in staat zijn om knelpunten tijdig te rapporteren. 1.4 Uitwerking competenties en niveaus Gedragskenmerken (Operationeel) management Aansturen en tot uitvoering brengen van diverse uitvoerende activiteiten. Taken en verantwoordelijkheden toewijzen. Activiteiten coördineren en zo nodig knelpunten wegnemen. In organisatorische zin randvoorwaarden creëren. Gedragsvoorbeelden: Stelt prioriteiten voor zichzelf en voor anderen. Formuleert doelstellingen voor zichzelf en voor anderen. Verdeelt taken over medewerkers en wijst middelen toe, (bevelsstructuur). Maakt afspraken over te nemen acties (wie doet wat en wanneer). Maakt planningen. Levert werk voor anderen op gestructureerde wijze aan. Stelt vast welke output wanneer en van wie wordt verwacht. Zorgt ervoor, dat er voldoende hulpmiddelen en ondersteuning aanwezig zijn om taken en activiteiten te kunnen uitvoeren. Leidinggeven Richting en sturing geven aan anderen in het kader van hun taakvervulling; stijl en methode aanpassen aan betrokken individuen, taken en situatie. Gedragsvoorbeelden: Geeft duidelijk instructies aan medewerkers (bevelsstructuur). Geeft duidelijk aan wat de doelstelling is voor een bepaalde periode of m.b.t. een bepaalde taak. Kiest de juiste stijl voor elke medewerker. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 56 Herkent het moment waarop stellend en directief moet worden gehandeld. Handelt vervolgens als zodanig. Geeft indien mogelijk ruimte voor ideeën van anderen. Geeft duidelijk aan wat zijn verwachtingen van een medewerker zijn. Levert toegevoegde waarde tijdens mono- en multidisciplinaire overleggen. Versterkt het zelfvertrouwen van de medewerkers en creëert een vertrouwensband met hen. Voortgangsbewaking Opstellen en bewaken van procedures om de voortgang van de taken en activiteiten van medewerkers en van de eigen taken en verantwoordelijkheden te bewaken en zeker te stellen. Gedragsvoorbeelden: Maakt zo mogelijk gebruik van checklists en planningsoverzichten. Rappelleert uit zichzelf wanneer bepaalde informatie achterwege blijft. Vraagt uit zichzelf om terugmelding of rapportage van anderen. Maakt aan het eind van mono- en multidisciplinaire overleggen duidelijke vervolgafspraken en voert deze uit. Probleemanalyse Signaleren van problemen, herkennen van belangrijke informatie; verbanden leggen tussen gegevens. Opsporen van mogelijke oorzaken van problemen; zoeken naar ter zake doende gegevens. Gedragsvoorbeelden: Herkent dat er sprake is van een bepaald probleem (in een vroeg stadium). Verzamelt informatie (mondeling en schriftelijk) over achtergronden en oorzaken van het probleem, voordat hij een besluit neemt. Diept het probleem uit. Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie. Legt verbanden tussen de verschillende soorten informatie. Weet symptomen van oorzaken te onderscheiden. Maakt onderscheid tussen feitelijke informatie en interpretaties / veronderstellingen. Oordeelsvorming Gegevens en mogelijke alternatieve handelswijzen in het licht van relevante criteria tegen elkaar afwegen en tot realistische beoordelingen komen. Gedragsvoorbeelden: Houdt in zijn afweging rekening met meerdere factoren. Benoemt de consequenties van verschillende handelswijzen / acties. Schat de capaciteiten en mogelijkheden van medewerkers en anderen goed in. Komt in geval van problemen aantoonbaar tot de juiste oplossing of het juiste oordeel. Zijn meningen zijn logisch herleidbaar tot, en afleidbaar uit een bepaalde hoeveelheid informatie en feitelijke gegevens. Kan duidelijk aangeven op basis waarvan hij tot een oordeel is gekomen. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 57 Samenwerken Bijdragen aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer de samenwerking niet direct van eigen belang is. Gedragsvoorbeelden: Komt met voorstellen hoe een gezamenlijk resultaat behaald kan worden. Blijft meedenken en mee discussiëren, ook wanneer hij daar geen direct eigen belang meer bij heeft. Komt niet zozeer met eigen voorstellen maar steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om zodoende het gezamenlijke doel te bereiken. Stelt het belang van het team boven het eigen belang. Helpt collega’s wanneer zij daar behoefte aan hebben. Biedt hulp aan in geval van problemen of conflicten. Stressbestendigheid Effectief blijven presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag en onder extreme fysieke en psychische omstandigheden. Gedragsvoorbeelden: Blijft constante prestaties leveren ondanks tegenslag en extreme omstandigheden. Blijft voortgangscontrole en planning en bewaking doen. Blijft vasthoudendheid tonen. Blijft rustig en gedisciplineerd werken. Organisatiesensitiviteit Onderkennen van invloed en gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op andere onderdelen van de organisatie; onderkennen van belangen van andere onderdelen van de organisatie. Gedragsvoorbeelden: Houdt in geval van beslissingen en acties rekening met de effecten op andere onderdelen van de ketenorganisatie. Heeft zicht op de verhouding tussen de eigen belangen en de belangen van anderen en houdt daarbij rekening in de besluitvorming. Houdt bij het uitoefenen van de functie rekening met de bedrijfscultuur. Zorgt ervoor dat hij beslissingen aan alle belanghebbenden communiceert. Neemt geen beslissingen zonder het effect daarvan op de rest van de organisatie vooraf te hebben onderzocht en ingeschat. Heeft zicht op organisatorische belemmeringen die medewerkers bij hun functioneren hebben en probeert deze belemmeringen weg te nemen. Organisatiecompetenties Organisatie en processen op tactisch niveau Ontwikkelingen in de structuur en processen van de rampenorganisaties in het algemeen en de organisatie in het bijzonder. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 58 Is en houdt zich op de hoogte van de ontwikkelingen m.b.t. de rampenorganisaties en inhoudelijke processen en procedures. Kent de relevante sleutelfiguren in het uitvoeringsveld. Vaktechnische competenties Bestuurlijke en operationele omgeving / positionering Kent de bestuurlijke en operationele omgeving en zijn positie daarin. Niveau: op hoofdlijnen. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Heeft inzicht in verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Niveau: op detailniveau. Processen en taken Beschikt over de benodigde kennis, inzicht en vaardigheden om processen en hieruit voortvloeiende taken te vervullen. Niveau: op gemiddeld niveau. Richtlijnen, protocollen en procedures Kent het crisisplan / zorgcontinuïteitsplan en de GHOR structuur en GHOR processen en kan deze toepassen en waar nodig bijstellen. Niveau: op gemiddeld niveau. (Technische) hulpmiddelen Heeft kennis van en kan gebruik maken van de beschikbare (technische) hulpmiddelen. Niveau: op detail niveau. Juridische aspecten Kent de juridische aspecten die van invloed zijn op de functies binnen de operationele GHOR organisatie. Niveau: op hoofdlijnen. 1. Functie: 2. Uitvoering door: 3. Algemeen (doel functie) 4. Alarmering (oproepprocedure) 5. Taken en activiteiten 6. Bereikbaarheid 7. Verantwoordelijkheid 8. Plaats 9. Rapporteert aan / registreert 10. Aandachtspunten 11. Middelen & In te vullen door organisatie Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 59 voorwaarden (incl. medewerkers / functies) 12. Afschaling 13. Benodigde kennis en kunde (competenties) 1. Functie: 2. Uitvoering door: 3. Algemeen (doel functie) 4. Alarmering (oproepprocedure) 5. Taken en activiteiten 6. Bereikbaarheid 7. Verantwoordelijkheid 8. Plaats 9. Rapporteert aan / registreert 10. Aandachtspunten 11. Middelen & voorwaarden (incl. medewerkers / functies) 12. Afschaling 13. Benodigde kennis en kunde (competenties) 2. In te vullen door organisatie Secretariële ondersteuning 1. Functie: 2. Uitvoering door: 3. Algemeen (doel functie) 4. Alarmering (oproepprocedure) 5. Taken en activiteiten Secretarieel / administratief medewerker In te vullen door organisatie De medewerkers verrichten op verzoek van de coördinator crisisteam administratieve taken. Via de procesleider worden medewerkers aangewezen op verzoek van coördinator crisisteam. T.b.v. het crisisteam Registratie van activiteiten en besluiten van het crisisteam t.b.v. latere rapportage en evaluatie van de inzet. Zorg dragen voor de verslaglegging en rapportage naar derden. T.b.v. processen (mailings, registratie, kopiëren e.d.) - communicatie - Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 60 6. Bereikbaarheid 7. Verantwoordelijkheid 8. Plaats 9. Rapporteert aan / registreert 9. Aandachtspunten 10. Middelen & voorwaarden (incl. medewerkers / functies) 11. Afschaling 12. Benodigde kennis en kunde (competenties) Telefonisch bereikbaar via speciale nummers in geval van een ramp of crisis. De medewerkers zijn verantwoordelijk voor registratie en verslaglegging. Rapporteert aan coördinator crisisteam en registreert activiteiten en besluiten. Voldoende computers met toegang tot het systeemnetwerk. Medewerkers aanwijzen die ingezet moeten gaan worden tijdens de ramp / crisis. Evaluatie met coördinator, ontbrekende gegevens alsnog invoeren. Goede beheersing van kantoorautomatiseringsoftware, uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, omgevingsgerichtheid, flexibiliteit samenwerkingsgerichtheid. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 61 Bijlage 6: Bereikbaarheidsgegevens eigen personeel Door organisatie in te vullen. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 62 Bijlage 7: Verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden leidinggevenden op tactisch niveau Door organisatie in te vullen. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 63 Bijlage 8: Jaarplan Opleiden, Trainen en Oefenen Door organisatie in te vullen. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 64 Bijlage 9: Lijst te informeren externe partijen Door organisatie in te vullen. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 65 Bijlage 10: Overzicht recent houden Hieronder puntsgewijs de verschillende zaken uit het zorgcontinuïteitsplan die elke jaar gecontroleerd moeten worden met erachter de persoon die hiervoor verantwoordelijk is. Zorgcontinuïteitsplan. Paragraaf 6.2 6.3 6.5 6.7 8.1 8.4 CHECKEN Wat te doen Opvangcapaciteit NAAM ORGANISATIE controleren. Externe opvanglocaties controleren op contactgegevens en afspraken. Contactgegevens voorzieningen controleren. Contactgegevens en afspraken controleren omtrent cliëntgegevens en zorgdossiers. Hulpmiddelen controleren op functioneren. Mobiliteitslijsten moeten in 4.1 ingevoegd worden en dagelijks worden bijgehouden door medewerker receptie in de BHV-kast. Contactgegevens en afspraken vervoersbedrijven controleren. 9.4 Contactgegevens controleren voor extra personeel. 10.1 t/m 10.3 Contactgegevens controleren van nutsvoorzieningen. ICT-contactgegevens controleren en de afspraken voor werkplekken op andere locaties. Contactgegevens van voedingleveranciers controleren en bij veranderende contracten de leveringsvoorwaarden controleren. 10.4 11 11.2 Contactgegevens en afspraken met apotheek controleren en bij veranderende contracten de leveringsvoorwaarden controleren. Format Zorgcontinuïteitsplan, versie 1.0 d.d. 20 juli 2017 Wie verantwoordelijk Paraaf / datum Facilitair Manager Facilitair Manager Zorgmanager Technische dienst Zorgmanager Facilitair Manager Facilitair Manager en Zorgmanager Facilitair Manager Facilitair Manager Facilitair Manager Zorgmanager 66