Handleiding financieel registratiesysteem

Handleiding financieel registratiesysteem
Uitgaven geef je in met een min voor ( een – voor het getal), inkomsten geef je
gewoon het getal in.
Wanneer MS je een bepaald bedrag stort registreer je dit als een inkomst bij 4161
Voorschotten op kassa. Wanneer Naima jullie kassa ontvangt registreer zij dit bij haar
algemeen overzicht als een uitgave onder dezelfde rubriek.
Je kiest voor elke uitgave de passende rubriek en de passende code. Is het een
uitgave voor een project dan selecteer je bij de code het juiste project. Is het een uitgave
die specifiek is voor een bepaalde regio, dan selecteer je de juiste regio. Vervoersonkosten
voor personeel of GSM-onkosten voor personeel registreer je ofwel bij een project, ofwel
voor FMDO algemeen. Deze registreer je nooit bij de regio.
Bij overkoepelende activiteiten waarbij de uitgaven niet toe te schrijven zijn aan één
regio, registreer je dit onder FMDO/algemeen.
Heb je op één ticket uitgaven staan die vallen onder meerdere codes of rubrieken,
dan splits je die op.
Bij projecten zit je bij aanvang van je project samen met Ivy en bekijk je welke vaste
uitgaven je reeds kan doorgeven aan Naima voor je project. Bijvoorbeeld: GSM-onkosten
personeelslid X mogen in jaar X voor 50% in project X, 50 % huur Kortrijk mag in project X,
of ik ga voor 2000 euro printkosten Davin doen of bestel voor 1500 euro
kantoorbenodigdheden. Zo moeten deze kosten niet achteraf gerecupereerd worden, maar
kunnen deze van bij het begin correct ingevoerd worden.
Inkomsten worden zo weinig mogelijk op een kassa gestort. Je geeft hiervoor het
rekeningnummer van de kassa die Naima beheert door.
Op het einde van elke maand stuur je je kassa samen met alle bewijsstukken door
naar Naima. Zij kopieert deze gegevens in het algemeen overzicht. Je markeert telkens de
laatste lijn van de vorige maand in het rood zodat Naima weet dat ze onder deze lijn moet
starten met kopiëren.
Voor elke uitgave in je kassa heb je een geldig bewijsstuk nodig. Hieronder enkele
richtlijnen:
o
Onkostennota’s en vrijwilligersvergoedingen dienen altijd gedateerd te zijn. Bij een
vrijwilligersvergoeding zowel de datum waarop de prestatie is geleverd als de datum waarop
het document is ondertekend. Bij onkostennota’s enkel de datum waarop het ondertekend is.
o
Onkostennota’s en vrijwilligersvergoedingen moeten altijd ondertekend worden.
o
Het moet duidelijk zijn voor welke prestatie de vrijwilliger een vergoeding krijgt.
o
Een vrijwilligersvergoeding mag nooit meer zijn dan het wettelijk bepaald maximum
per dag. Je kan ook altijd spreiden over meerdere dagen.
o
Bij een vrijwilligersvergoeding moet je kiezen tussen een forfaitair bedrag +
eventuele vervoersonkosten of vergoeding van de reële onkosten. Forfaitair + terugbetalen
van bepaalde ticketjes mag niet gecombineerd worden.
o
Als een onkostennota verwijst naar een bepaalde factuur (bijvoorbeeld GSMonkosten)
dan moet die factuur steeds toegevoegd worden.
o
Bij vervoersonkosten met privévervoer voor de werknemer kan er ofwel gewerkt
worden met een maximum forfaitair bedrag per kilometer ofwel met een forfaitbedrag. Bij dit
laatste moet er ook een overeenkomst zijn met de werkgever waarin dit afgesproken werd.
Hieronder alle rubrieken met de nodige uitleg:
Uitgaven:
6100 Huur gebouwen en lokalen
o
Vaste huurcontracten (bijvoorbeeld bij Vorming Plus, zuiderpershuis, Beweging.net
Oostende, Hof van Watervliet, …). Geen huur van vergaderzalen, feestzalen, … ook al is het
voor de algemene werking.
61011 Energie: Vlaams energiebedrijf
o
Enkel de factuur van Vlaams energiebedrijf wordt hier geregistreerd.
61012 Energie: Electrabel
o
Enkel de factuur van Electrabel wordt hier geregistreerd.
61013 Energie: Luminus
o
Enkel de factuur van Luminus wordt hier geregistreerd.
61014 Energie: Overige
o
Alle overige facturen van gas, water, elektriciteit worden hier geregistreerd.
6102: Onderhoud en herstellingen
o
Alle herstellingen aan de gebouwen die gehuurd worden of onderhoud van deze
gebouwen worden hier geregistreerd. Ook onkostenvergoedingen aan de poetsvrouw. Het
materiaal dat je hiervoor koopt registreer je bij 6125 onderhoudsproducten.
6110 Kantoorbenodigdheden
o
Hier registreer je alles wat aangekocht wordt van bureaumateriaal en geen klein
materiaal is (papier, balpennen, mapjes, schriftjes, lamineerbladen, …)
6111 Klein materiaal
o
Hier registreer je al het materiaal goedkoper dan 250 euro dat je niet specifiek hebt
gekocht voor de uitvoering van een sociaal-culturele activiteit (bijvoorbeeld: geen kartonnen
bordjes of knutselmateriaal ter voorbereiding van het nieuwjaarsfeest). Onderhouds- of
kuismateriaal moet je hier ook niet registreren.
61121 Drukwerk of inbinden: eigen printer
o
Hier registreer je de kostenvan de vaste printers van FMDO vzw (zowel dus facturen
van Davin voor de printer in Brussel als Zuiderpershuis, ACW, Vormingplusprinters)
61122 Drukwerk of inbinden: externe printkosten
o
Hier registreer je de kosten eigen aan externe printkosten. Zowel copycenters als
genscom, vistaprint, …
6113 Verzendingskosten
o
Hier registreer je alles wat verzending betreft. Zowel aankoop postzegels als
aangetekende zendingen. Enveloppen worden geregistreerd bij 6110 kantoorbenodigdheden.
61141 Telefoon: GSM medewerkers
o
Hier registreer je alle facturen van GSM’s gebruikt door de medewerkers of stagiaires.
Ook als het gaat om je eigen GSMabonnement waarvan de factuur volledig of deels wordt
terugbetaald door FMDO. Vergeet de factuur dan zeker niet toe te voegen als bewijsstuk.
GSMonkosten worden altijd bij FMDO/algemeen geregistreerd. Enkel projectmedewerkers
registreren onder hun project.
61142 Telefoon + internet: vaste lijn
o
Hier registreer je alle facturen eigen aan de abonnementen voor een vaste lijn voor
de telefoon en voor internet via een vaste lijn. Indien er hiervoor een technicus komt,
registreer je dit ook hier onder.
61143 Telefoon: Skype
o
Hier registreer je enkel de onkosten die je hebt gemaakt omdat je skype beltegoed
hebt gebruikt en hiervoor een terugbetaling vraagt aan FMDO.
6115 Hosting – email – google drive
o
Hier registreer je alle onkosten die te maken hebben met de hosting van de website
van FMDO, met de aanmaak van emailadressen, met de aankoop van ruimte op google
drive, … Betaal je dit met je VISA, voeg dan zeker een bewijsstuk toe.
61211 Verplaatsingskosten: openbaar vervoer
o
Hier registreer je al je eigen ticketjes van de trein, tram, bus, metro. Je gebruikt hier
steeds de code FMDO/algemeen voor ook al was dit vervoer in het kader van je project of
regio. Zijn het ticketjes van deelnemers die FMDO betaalt dan registreer je dit onder 6143
verplaatsingskosten deelnemers en gebruik je natuurlijk wel de code van je project of regio.
Is het een ticketje van een externe spreker of vrijwilliger in het kader van een activiteit dan
registreer je dit onder 6141 vergoeding externen sociaal-culturele activiteiten. Is het een
ticketje van een externe spreker of vrijwilliger maar niet in het kader van een activiteit dan
registreer je dit onder 6133 Onkosten prestaties door externen of 6134 Onkosten prestaties
door vrijwilligers.
61212 Verplaatsingskosten: privévervoer
o
Hier registreer je al je onkostennota’s die te maken hebben met de terugbetaling van
het gebruik van je eigen wagen. Is het privévervoer van een deelnemer dat terugbetaald
wordt registreer zoals hierboven bij 6143, is het privévervoer van een externe dan registreer
je onder 6141, 6133 of 6134. Ook hier gebruik je bij je eigen privévervoer altijd de code
FMDO/algemeen. Bij deelnemers en externen registreer je wel onder je project of regio.
61213 Verplaatsingskosten: parking
o
Hier registreer je al je eigen parkingticketjes. Gebruik ook hier steeds code
FMDO/algemeen. Parkingticketjes van externen die uitzonderlijk terugbetaald worden,
registreer je onder 6141, 6133 of 6134. Bij deelnemers valt dit onder 6143.
61221 Andere verzekeringen: auto
o
Hier registreer je enkel de factuur van de autoverzekering van FMDO bij AXA.
61222 Andere verzekeringen: eenmalige activiteiten
o
Indien er extra verzekeringen afgesloten worden voor eenmalige activiteiten (hier
vallen ook projecten onder), dan registreer je deze hier.
61223 Andere verzekeringen: brand
o
Hier registreer je enkel de factuur van de brandverzekering van FMDO bij AXA.
Aangezien wij een totaalpakket betalen bij AXA dient deze factuur uitgesplitst te worden.
6123 Onderhoud auto
o
Hier registreer je alle onkosten eigen aan het onderhoud en herstellingen van de
wagen van FMDO. Boetes registreer je onder 641 boetes.
6124 Voedingswaren aankoop + consumptie medewerkers
o
Hier registreer je alle voedingswaren die aangekocht zijn voor de medewerkers.
Aankopen in het kader van een activiteit, regionaal overleg, project, … worden geregistreerd
onder 6142 materiaal of voeding sociaal-culturele aciviteiten. Ook restaurantbezoeken van
de medewerkers die terugbetaald worden door FMDO worden geregistreerd onder 6124
voedingswaren aankoop + consumptie medewerkers. Ga je in het kader van een activiteit op
restaurant dan registreer je onder 6142. Als je gaat winkelen koop je vaak ook andere
dingen dan enkel voeding. Dan splits je de factuur op en registreer je bijvoorbeeld zowel
onder klein materiaal als voedingswaren.
6125 Onderhoudsproducten
o
Hier registreer je alle onderhoudsproducten die aangekocht worden voor FMDO.
Zowel afwasmiddel, keukenrol, dweilen, WC-papier, …
6130 Lidgelden
o
Hier registreer je de lidgelden die FMDO betaalt. (VSDC, Het Punt, Sociare, …)
Mensura registreer je onder 6223 kosten mensura.
6131 Geschenken
o
Hier registreer je al de geschenken, zowel voor de medewerkers als voor externen,
die FMDO aankoopt. (alle FNAC-bons, pralines en kaartjes vallen hier dus onder)
6132 Opleiding en bijscholing medewerkers
o
Hier registreer je de onkosten eigen aan de opleidingen, vormingen, bijscholingen die
de medewerkers hebben gevolgd.
6133 Onkosten prestaties door externen
o
Hier registreer je de onkosten die terugbetaald worden aan externen die een
prestatie hebben geleverd niet in het kader van een activiteit en niet als vrijwilliger.
Bijvoorbeeld Janes die dit financieel registratiesysteem heeft ontwikkeld of Bieke die het spel
van Tine heeft ontwikkeld. Je registreert enkel bij vergoeding externen sociaal-culturele
activieiten als de externe de prestatie geleverd heeft op de activiteit zelf.
6134 Onkosten prestaties door vrijwilligers
o
Hier registreer je de onkosten door vrijwilligers voor prestaties die niet geleverd zijn
in het kader van een sociaal-culturele activiteit. Bijvoorbeeld Yannick die onze computers
herstelt of een vrijwilliger die een nieuwjaarskaartje opmaakt.
6140 Huur lokalen voor sociaal-culturele activiteiten
o
Hier registreer je alle huuronkosten in het kader van een sociaal-culturele activiteit.
Vergaderingen, vormingen, feesten vallen hier allemaal onder.
6141 Vergoeding externen sociaal-culturele activiteiten
o
Hier registreer je alle onkosten door vrijwilligers of externen voor prestaties die
geleverd zijn in het kader van een sociaal-culturele activiteit.
6142 Materiaal of voeding sociaal-culturele activiteiten
o
Hier registreer je alle uitgaven voor materiaal of voeding in het kader van een
sociaal-culturele activiteit. Heeft een vrijwilliger eten gemaakt voor een feest dan registreer
je dit bij 6141 en niet hier.
6143 Verplaatsingskosten deelnemers
o
Hier registreer je de verplaatsingskosten van deelnemers aan activiteiten van FMDO
vzw.
6151 Publicaties (layout en drukwerk)
o
Hier registreer je de onkosten, zowel lay out als drukwerk, eigen aan publicaties van
FMDO vzw. Zowel het drukwerk van het beleidsplan als de lay out van het beleidsplan
worden hier dus geregistreerd.
6161 Financiële steun aan lidverenigingen
o
Hier registreer je alle onkostennota’s steun aan lidverenigingen. Wanneer je dus een
factuur van een lidvereniging betaald of terugbetaald registreer je deze onder deze rubriek.
618 Bezoldigingen
o
Hier registreer je het loon van de medewerkers
6201 Bezoldigingen: vakantiegeld
o
Hier registreer je het vakantiegeld van de medewerkers
6202 Bezoldigingen: eindejaarspremie
o
Hier registreer je de eindejaarspremie’s van de medewerkers
6220 Verzekering BA
o
Hier registreer je de burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering van de medewerkers
6221 Verzekering arbeidsongevallen
o
Hier registreer je de factuur voor de arbeidsongevallen verzekering
6222 Kosten sociaal secretariaat
o
Hier registreer je alle kosten van partena
6223 Kosten mensura
o
Hier registreer je alle kosten van mensura
631 Aankoop laptop
o
Hier registreer je de aankoop van een laptop. (afhankelijk van onze
waarderingsregels worden deze afgeschreven over x aantal jaar en registreer je dus elk jaar
een bepaald deel van de aankoopprijs)
632 Aankoop overig materiaal
o
Hier registreer je de aankoop van materiaal duurder dan x euro (afhankelijk van onze
waarderingsregels)
641 Boetes
o
Hier registreer je alle boetes die FMDO moet betalen
65 Financiële kosten
66 Uitzonderlijke kosten
690 Overboeking naar het overgedragen resultaat
6162 Doorstorten VGC subsidies
o
Hier registreer je alle subsidies van de VGC die werden doorgestort aan de
lidverenigingen in het kader de werkingssubsidies voor lokale verenigingen.
6203 Maaltijdcheques
o
Hier registreer je de uitgaven voor de maaltijdcheques
Inkomsten:
73710 Subsidie sociaal-cultureel volwassenwerk Vlaamse Gemeenschap
o
Hier registreer je de enveloppesubsidie van de Vlaamse Gemeenschap
73711 DAC normalisering
73712 Interne staatshervorming
7372 Subsidie: Work Up
7373 Subsidie: Twee thuizen, één gids
73743 Subsidie: Ouders zonder grenzen
73750 West-Vlaanderen: Impulssubsidies
73760 Antwerpen
73761 Brugge
73762 Brussel
73763 Kortrijk
73764 Leuven
737650 Oostende
737651 Oostende
73766 Vorst
7377 Vlaamse Gemeenschapscommissie
73770 VGC sociaal-cultureel werk
73771 VGC Scan 4 diversity
7378 Europese Unie
7379 Overige
7400 Inkomsten educatieve activiteiten
o
Hier registreer je inkomsten van een vorming
7401 Inkomsten educatief materiaal
o
Hier registreer je inkomsten van educatief materiaal. Bijvoorbeeld de bundel
ontwikkelingssamenwerking.
7402 Inkomsten sociaal-culturele activiteiten
o
Hier registreer je inkomsten van sociaal-culturele activiteiten. Bijvoorbeeld het
nieuwjaarsfeest.
7403 Inkomsten project twee (t)huizen, één gids
o
Hier registreer je inkomsten van het project twee (t)huizen, één gids. Vergeet niet
om dit ook onder de juiste code van je project te registreren.
7404 Lidgelden
o
Hier registreer je lidgeld dat FMDO ontvangt.
7405 Sponsoring
o
Hier registreer je sponsoring
7406 Andere inkomsten
7430 Sociale maribel
7431 VIA+
7432 VIVO Vormingsbudget
7433 DAC regularisering
75 Financiële opbrengsten
76 Uitzonderlijke opbrengsten
790 Onttrekking van het overgedragen resultaat
791 Onttrekking aan de bestemde fondsen
792 Onttrekking aan de fondsen van de vereniging
4161 Voorschotten op kassa
o
Hier registreer je het geld dat MS stort op je kassa als inkomsten. Wanneer Naima je
kassa overneemt en je hebt een storting in het deel staan dat Naima moet overnemen dan
registreert Naima hier ditzelfde bedrag als een uitgave.