Interreg V

Controleprotocol controle ter plaatse
Draft controleprotocol
Eerstelijnscontrole
Interreg V-programma
2014-2020
Grensregio VlaanderenNederland
Controle ter plaatse
Versie 7 augustus 2015
1
Controleprotocol controle ter plaatse
1. DOEL VAN DE CONTROLE
Het doel van de controle bestaat erin de wettigheid en de rechtmatigheid van de uitgaven die worden
gedeclareerd door elke projectpartner na te kijken binnen de reikwijdte van dit controleprotocol (het doel
van de controle geldt zowel voor controle op stukken als voor controle ter plaatse).
2. REIKWIJDTE VAN DE CONTROLE DOOR DE EXTERNE ACCOUNTANT
2.1. Wet- en regelgeving
De controles zijn gebaseerd op het Beheers- en controlehandboek versie 1 voor de uitvoering van het
Interreg V-programma 2014-2020 Grensregio Vlaanderen-Nederland (of de meest recente versie van dit
handboek dat aan de Externe Accountant is aangeleverd) alsook op de verwijzingen naar andere
documenten waarin in het Beheers- en controlehandboek verwezen werd (voor zover van toepassing).
Verder wordt ook rekening gehouden met de interpretatiefiches waarin antwoord gegeven wordt op
interpretatievraagstukken.
De externe accountant verbindt zich ertoe rekening te houden met alle wettelijke, reglementaire en
administratieve, nationale of communautaire voorschriften die van toepassing zijn op de
eerstelijnscontrole voor het programma, met name de Verordening (EU) nr. 1299/2013 en 1303/2013,
Verordening (EU) nr. 480/2014, Verordening (EU) nr. 481/2014, Cocof_13_9527 (financiële correcties),
Guidance on simplified cost options dd. 06/10/2014, en aanpassingen. Relevante regelgeving op het
gebied van staatsteun, overheidsopdrachten, inkomsten, lonen, publiciteitsverplichtingen, afschrijvingen,
boekhoudkundige verwerking van uitgaven en inkomsten moet concreet worden toegepast.
2.2. Controletolerantie
Er wordt gecontroleerd of de gedeclareerde goederen en diensten zijn geleverd, juist zijn en of die
uitgaven en daarmee samenhangende projecten of delen van projecten in overeenstemming zijn met
nationale en Europese regels. De hierbij behorende tolerantie bedraagt 1% van de totale subsidiabele
uitgaven, met een betrouwbaarheid van 95%.
3. MOMENT VAN CONTROLE TER PLAATSE EN SELECTIE VAN DE PARTNER
Binnen het programma zijn er twee soorten controles ter plaatse: tussentijdse controles en controles na
de laatste declaratie van het project. De controle ter plaatse focust zich in hoofdzaak op die
controlewerkzaamheden die niet op stukken in het e-loket kunnen uitgevoerd worden: gelijke kansen,
duurzaamheid van de investeringen, leefmilieu, volledigheid van dossiers voor overheidsopdrachten of
marktbevraging, werkelijke realisatie, publiciteitsverplichtingen, financiering, projectadministratie, naleven
voorwaarden bij goedkeuring en netto-inkomsten.
-
De tussentijdse controle ter plaatse wordt bij een selectie van projectpartners of projectpartners
light uitgevoerd. De projectpartners en projectpartners light worden geselecteerd door
programma, die bij de selectie rekening zal houden met de aanvaarde uitgaven en de nog te
controleren gedeclareerde uitgaven die nog niet gecertificeerd zijn.
Bij de selectie wordt rekening gehouden met de risicoscreening (kan hoger of lager aantal te
controleren partners opleveren) uitgevoerd door het programma.
2
Controleprotocol controle ter plaatse
Daarnaast zijn er projectpartners en projectpartners light waar sowieso controles ter plaatse
moeten plaatsvinden omwille van beslissingen vastgelegd in interpretatiefiches of omwille van
beslissingen van Comité van Toezicht of een andere programmabeslissing.
Van elk project worden elk projectjaar minstens één projectpartner en/of projectpartner light ter
plaatse bezocht door de externe accountant of door het programma. Projectpartners kunnen
worden vrijgesteld van een tussentijdse controle indien ze recent een tweedelijnscontrole kregen
en dit geen aanleiding gaf voor een nieuwe controle.
-
De eindcontrole ter plaatse zal altijd plaatsvinden bij de projectverantwoordelijke. Daarnaast zal
bij een selectie van projectpartners eveneens een eindcontrole ter plaatse worden uitgevoerd.
In het kader van de eindafrekening zal de externe accountant controle ter plaatse uitvoeren voor
een selectie van projectpartners en projectpartners light, waarop ze een controle op stukken en
tussentijds ter plaatse heeft uitgevoerd. De projectpartners en projectpartners light worden
geselecteerd door het programma rekening houdend met de risicoscreening en de eerdere
controles ter plaatse.
Indien er bij de controles onregelmatigheden ontdekt worden die mogelijk een transversale aard hebben,
wordt dit gemeld aan het programma. Op basis hiervan kan het programma bepalen of het aantal te
controleren partners binnen het project moet worden uitgebreid.
4. UIT TE VOEREN CONTROLEWERKZAAMHEDEN
Ter voorbereiding van de controle ter plaatse wordt via het e-loket het inhoudelijke en financiële
projectdossier doorgenomen. De te bezoeken projectpartner zal vervolgens door het programma
gecontacteerd worden om een afspraak vast te leggen. Bij dit contact worden het doel van de controle
en de voor te bereiden werkzaamheden toegelicht.
4.1. Algemeen
De externe accountant gaat bij de start van de controle ter plaatse via een interview na of wat in de
inhoudelijke en financiële rapporten is neergeschreven, effectief is uitgevoerd. Het is aan de betrokken
projectpartner om hiervoor de nodige bewijslast te leveren.(b.v. effectieve aanwezigheid infrastructuur,
publiciteit, etc.).
Er volgt een controle op de bijkomende goedkeuringsvoorwaarden opgenomen bij de goedkeuring of
wijziging van het project. De projectpartner wordt gevraagd aan te geven op welke wijze de voorwaarden
werden ingevuld, waarna deze elementen worden geverifieerd door de controleur.
4.2. Projectadministratie en projectboekhouding
Er wordt nagegaan of de projectpartner maatregelen trof zodat de verplichting wordt nagekomen om de
projectadministratie (inclusief de originele exemplaren van de bewijsstukken) te bewaren. De
projectpartner moet er voor zorgen dat de complete projectadministratie raadpleegbaar en
controleerbaar is tot het einde van een periode van twee kalenderjaren volgend op het jaar waarin de
laatste uitgaven van het project werden gecertifieerd.
3
Controleprotocol controle ter plaatse
4. 2. 1. P ROJ EC TA D MIN I STRA TIE
De projectadministratie moet aansluiten bij de projectboekhouding. Er moet worden gecontroleerd of
voor alle gedeclareerde transacties een afzonderlijk boekhoudsysteem is gebruikt.
Interne afspraken moeten ervoor zorgen dat risico’s op administratieve fouten worden vermeden.
De workflow voor bestellingen en betalingen van kosten (handtekeningbevoegdheid, stempels, …),
opvolging van aanbestedingen, aansluiting tussen de financiële projectadministratie en de inhoudelijke
projectopvolging moeten duidelijk zijn.
Elk projectpartner moet ten minstenvolgende bewijsstukken kunnen voorleggen:
 de ondertekende overeenkomst tussen projectverantwoordelijke en projectpartners;
 de correspondentie met de bij de uitvoering van het programma betrokken instanties
die niet in het e-loket vervat zit;
 de relevante bewijslast met documenten betreffende overheidsopdrachten,
marktbevragingen, BTW-status, vergunningen, bewijs van activiteiten, bewijs
betreffende promotie en publiciteit, ….
4. 2. 2. P ROJ EC TB OEK H OUD ING
De controle ter plaatse heeft tot doel om de kwaliteit van de projectboekhouding na te gaan. Er wordt
nagegaan of de projectboekhouding zodanig is ingericht dat op een eenvoudige en duidelijke wijze alle
projectkosten, gespecificeerd overeenkomstig de subsidiabele kostencategorieën en kostensoorten,
kunnen worden afgelezen. Verder wordt nagegaan of de begunstigde en de andere, bij de uitvoering van
concrete acties betrokken instanties, voor alle transacties betreffende de concrete acties hetzij een
afzonderlijk boekhoudsysteem, hetzij een passende boekhoudkundige code gebruiken, zonder afbreuk te
doen aan nationale boekhoudregels.
Elke projectpartner voert een eigen boekhouding. Bij de projectpartners, waarbij controle ter plaatse
wordt uitgevoerd, zullen onder meer de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd:

Voor een sampling van de gecontroleerde stukken tijdens de controle ter plaatse, wordt
nagegaan of de originelen zich bij de projectpartner bevinden. De in het e-loket
ingelezen documenten worden vergeleken met de originele stukken. Het voorwerp van
de factuur, de geadresseerde, factuurdatum en factuurbedrag dienen overeen te
stemmen met de ingelezen versie. Daarenboven moet het bewijs van betaling kunnen
worden voorgelegd (rekeninguittreksel).
De sampling is erop gericht om bewijsstukken die 25% van de ingebrachte kosten
onderbouwen te controleren met een maximum van 50 kostenlijnen. Deze steekproef zal
op de onderstaande manier genomen worden.

Tijdens de tussentijdse controle zal er worden overgegaan tot een controle van
facturen, betaalbewijzen, etc, die representatief zijn voor de partner in de te
controleren periode (nog niet gecertificeerde uitgaven die aanvaard zijn na
controle op stukken):





die
die
die
die
gespreid
gespreid
gespreid
gespreid
zijn
zijn
zijn
zijn
over
over
over
over
de verschillende declaratiemomenten;
de verschillende kostenrubrieken;
verschillende leveranciers;
verschillende contracten.
Tijdens de eindcontrole ter plaatse zal er worden overgegaan tot controle van
facturen, betaalbewijzen, etc. die representatief zijn voor het volledige project:



die gespreid zijn over de hele duur van het project;
die gespreid zijn over de verschillende kostenrubrieken;
die gespreid zijn over verschillende leveranciers;
4
Controleprotocol controle ter plaatse


die gespreid zijn over verschillende contracten.
Volgende aandachtpunten moeten in acht worden genomen:
 personeelskosten: kwaliteit en plausibiliteit van de urenstaten (nagaan link met
projectuitvoering en met uren registratiesysteem van de organisatie); zijn het
betaalde uren, zijn het gewerkte uren, zij het voor het project gewerkte uren, is
de urenstaat conform de vereisten;
 reiskosten: detailstaten nakijken, controle achterliggende bewijstukken,
effectieve betaling en aansluiting met projectuitvoering;
 externe expertise, diensten en uitrusting: logo-gebruik/plaquette,
verdeelsleutels, nagaan realisatie en aansluiting bij project, controleren op
creditnota’(s (leveranciersfiches), alternatieve inkomsten nagaan, effectieve
betaling facturen controleren;
 infrastructuur en bouwwerken: aanvullend op bovenvermelde aandachtspunten,
het werfbord en eigendomsdocumenten;
 inkomsten: onderbouwing en alternatieve inkomsten nagaan;
 cofinanciering: werkelijk ontvangen bedrag vergelijken met het
financieringsplan, via financiering gelinkt aan projectuitgaven;
 Met betrekking tot naleving aanbestedingsregels; controle of het betaald bedrag
t.o.v. gegund bedrag en toetsing aan wetgeving van eventuele afwijkingen,
bewijslast controleren die niet bij controle op stukken diende opgeladen te
worden;
 met betrekking tot interne toelevering wordt nagegaan of de boekhoudkundige
verschuivingen correct zijn gebeurd en of de verschuivingen voor de interne
toelevering volledig werden gedeclareerd;
 Het door de projectpartner gedeclareerde BTW-percentage en BTW-regeling
wordt gecontroleerd.
 er moet een beoordeling plaatsvinden van de redelijkheid van de verdeelsleutel
die wordt gehanteerd. Dit gebeurt op basis van vaststellingen ter plaatse en de
motivering van de verdeelsleutel zoals deze door de partner is gegeven;
 bij de projectverantwoordelijke wordt in het bijzonder gekeken of de integrale
doorstorting van EFRO-geld kan worden bewezen. De externe accountant gaat
bij een controle ter plaatse van een gewone projectpartner na of de EFRO-steun
integraal ontvangen wordt (steekproef).
Indien er bij de steekproef onvolkomenheden worden vastgesteld, is een meer diepgaande en
uitgebreide steekproef vereist. De controleur zal beslissen (op basis van ‘professional judgement’)
in welke mate de steekproef wordt uitgebreid. Gebreken of onjuistheden resulteren in een
gedeeltelijke of gehele onaanvaardbaarheid van de factuur. Niet aantoonbare originele stukken
komen niet in aanmerking voor subsidiëring.

Controle op subsidiabiliteit: op basis van hoger vermelde sampling wordt nagegaan of er
geen fouten (inhoudelijke interpretatiefouten of rekenfouten) gemaakt zijn bij de
controle op de subsidiabiliteit in het kader van controle op stukken.

Controle op dubbele financiering en op overfinanciering: controle op dubbele
financiering gebeurt vanuit bevraging van de projectpartner over de wijze waarop de
partner de projectkosten van verschillende Europese projecten gescheiden houdt. De
controle op overfinanciering gebeurt door inzage in de (project)boekhouding en door na
te gaan of alle toegezegde cofinancieringen ook opgenomen zijn in het
financieringsplan.
5
Controleprotocol controle ter plaatse
4.3. Controle op behoud van de bestemming (cf.art.71 Verordening (EU) nr. 1303/2013)
Door kritische vraagstelling en beschouwing van het project wordt op het ogenblik van de
controle ter plaatse een controle uitgevoerd op behoud van de bestemming.
De EFRO-bijdrage voor een project wordt enkel gehandhaafd als het project gedurende vijf jaar
na de eindbetaling aan het project of in voorkomend geval binnen en in de voorschriften
betreffende staatssteun gestelde termijn geen van volgende gebeurtenissen zich voltrekken:
 een productieactiviteit wordt beëindigd of verplaatst naar een locatie buiten het
programmagebied;
 een verandering in de eigendom van een infrastructuurvoorziening vindt plaats waardoor
een onderneming of een overheidsinstantie een onrechtmatig voordeel behaalt;
 een substantiële verandering vindt plaats in de aard, de doelstellingen of de
uitvoeringsvoorwaarden waardoor de oorspronkelijke doelstellingen worden ondermijnd.
Als een project een investering in infrastructuur of een productieve investering omvat, wordt de
EFRO-bijdrage terugbetaald wanneer de productieactiviteit binnen tien jaar na de eindbetaling
aan de begunstigde wordt verplaatst naar een locatie buiten de Unie, behalve indien de
begunstigde een KMO/MKB is (indien het om een vorm van staatsteun gaat, zijn de termijnen
inzake staatssteun van toepassing).
4.4. Inkomsten (cf. art.61 en 65 lid 8 Verordening (EU) 1303/2013)
De controle van mogelijke inkomsten gebeurt op basis van het stroomschema uit het Beheers- en
Controlehandboek voor de uitvoering van het samenwerkingsprogramma Interreg Vlaanderen-Nederland
2014-2020, versie 1 en verdere aanvullingen. De externe accountant gaat de correcte verwerking van de
(eventuele) netto-inkomsten na. Uit de toepassing van het stroomschema kan volgend resultaat
voortkomen:

In het geval enkel netto-inkomsten gegenereerd tijdens de projectuitvoering moeten
worden verrekend, dan moeten de effectief gegenereerde inkomsten op een correcte
wijze in de financiële declaratie zijn opgenomen.

In het geval netto-inkomsten worden verrekend via ex-post monitoring, dan moet de in
de periode tussen de start van het project en 3 jaar na voltooiing ervan effectief
gegenereerde netto-inkomsten ex-post in mindering worden gebracht van de
subsidiabele uitgaven en moet dit conform het afzonderlijk controleprotocol
gecontroleerd worden.
Indien er bij de controle onregelmatigheden worden vastgesteld, wordt dit gemeld aan het programma.
Er kan worden beslist dat moet overgegaan worden op een ex post inkomstenmonitoring zoals
beschreven in het protocol ex post inkomstenmonitoring.
4.5. Realisatie
Vooraleer over te gaan tot de vaststelling van de subsidiabele uitgaven dienen er een aantal vragen
gesteld worden in verband met de realisatie van de projectaanvraag en (inclusief goedgekeurde
projectwijzigingen). Verder wordt nagegaan of de realisaties en de inhoudelijke bewijsstukken materieel
zijn ten opzichte van de ingediende kosten, zodat de realiteit van de projectkosten kan worden
vastgesteld. Volgende informatie is nuttig bij de controle van het dossier:


omschrijving van het gerealiseerde project;
toetsing van het gerealiseerde project aan het initieel vooropgestelde project: Werd dit
volledig gerealiseerd zoals gepland? Zo niet, welke redenen kunnen worden aangehaald
en wat is de impact op de financiering van het project;
6
Controleprotocol controle ter plaatse


werden alle doelstellingen bereikt? Zo niet, de redenen hiervan en de verdere
vooruitzichten;
eventuele onvoorziene problemen bij de uitvoering van het project.
In dit kader worden ook de inhoudelijke voortgangsrapporteringen en de eindrapportage geraadpleegd
via het e-loket. Wanneer deze niet zouden stroken met de vaststellingen die ter plaatse werden gedaan,
zal dit worden gemeld.
Tenslotte dient bij elk onderzoek ter plaatse een visuele controle van het gerealiseerde project
(investeringen en producten) te worden uitgevoerd.
Opmerking: soms zijn op het ogenblik van de controle de beoogde doelstellingen nog niet verwezenlijkt
(vb. het onderbrengen van een aantal ondernemingen op een bouwrijp gemaakt industrieterrein). De
controle zal zich in dergelijke gevallen beperken tot het vaststellen van wat er op het ogenblik van de
controle is verwezenlijkt en eventueel informeren naar de vooruitzichten op (korte) termijn.
4.6. Publiciteitsvoorschriften (annex XII Verordening (EU) nr.1303/2013 en art.4
Uitvoeringsverordening nr.821/2014)
Er wordt nagegaan of het gecontroleerde project de publiciteitsvoorschriften gevolgd heeft. Ook de
opvolging van de specifieke richtlijnen die de partner kreeg van het programma over de
publiciteitsvoorschriften, wordt gecontroleerd. Het gaat met name om het gebruik van het logo (correcte
logo van voldoende grootte, verplichte vermeldingen op de website van de projectpartner, de
projectaffiche, de publiciteit bij evenementen, tijdelijke borden en permanente plaquettes)
4.7. Melding onregelmatigheden
Wanneer onregelmatigheden worden vastgesteld zoals beschreven in punt 2.4 a van het Beheers- &
Controlehandboek, wordt het programma onmiddellijk op de hoogte gesteld. De externe accountant
rapporteert over de onregelmatigheid, welke inbreuk er op de wet- en regelgeving gedaan werd en de
acties die de projectverantwoordelijke zelf al nam naar aanleiding van de onregelmatigheden.
5. HELDER AUDITSPOOR EN WERKPAPIEREN
Indien bij de controle ter plaatse wordt vastgesteld dat uitgaven (bijkomend) verworpen moeten worden,
wordt deze verwerping via het e-loket maximaal op de individuele kostenlijn ingevoerd met de reden van
verwerping.
Daarnaast worden een verslag van de uitgevoerde controle ter plaatse en de werkpapieren worden
overgemaakt aan het programma met het oog op kwaliteitscontrole en audit.
In de werkpapieren dan wel in het e-loket moet een duidelijk spoor zijn van:
- De gecontroleerde en bijkomend verworpen bedragen.
- De uitgevoerde werkzaamheden met verwijzing naar stukken voor de details.
- De gevonden onregelmatigheden met een beschrijving van welke inbreuk er op de wet- en
regelgeving plaatsvond, de frequentie waarmee deze plaatsvonden en de genomen corrigerende
maatregel. Deze beschrijving en de details van de genomen corrigerende maatregel.
- Desgevallend de verwerking van bevindingen van het programma (bijvoorbeeld uit
voortgangsrapporten, eindrapporten of werkbezoeken) of van vaststellingen in verband met de
ex post inkomstenmonitoring.
- De datum waarop controle is uitgevoerd en de namen van de betrokkenen (zowel van de externe
accountant als van de projectpartner)
7