Document

PRIMAWEB ESF
Nieuwe toepassing 2008
1
Plan van de presentatie
•
•
Inleiding
Details van de stappen van de ESF-toepassing:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Login
Invoering van de gegevens van de promotor
Invoering van het projectvoorstel
Voorleggen van het projectvoorstel
Invoering van de beslissing van het Selectiecomité door de
beheersautoriteit
Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers
Start van het project
Invoering van de kosten en van de ontvangsten
De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit
Regularisatieperiode
Verslag
Certificeringstabel
Geschiedenis
Statistieken
2
Inleiding
Controleprocedure in 3 fases:
-
Eerste pijler: preventieve bezoeken
-
Tweede pijler: de administratieve controles
- Automatische controles en authentieke bron van ESFPrimaweb
- Bijkomende administratieve controles
- Derde pijler: de controles ter plaatse
3
Inleiding
• Kenmerken van de toepassing:
- Geïntegreerde toepassing
- Alle actoren van de programmatie werken in eenzelfde toepassing
- Vereenvoudiging voor de promotoren:
- Automatische stromen via de K.S.Z. (DMFA, R.R., KBO, Werkloosheid)
- Automatische antwoorden bij fout
- Gratis ter beschikking gesteld:
- Toegang via internet
- Kosten voor de beheersautoriteit (technische bijstand)
4
Inleiding
- Verbetering van de auditpiste:
- Verloop van het project wordt bewaard
- Verbetering van de opvolging:
- Begeleiders
- Statistieken
- Verbetering van de controles:
- Automatische controles in de toepassing
- Beheersautoriteit verbetert rechtstreeks
- Snellere financiële voorleggingen:
- Trimestriële voorleggingen
5
Inleiding
• Planning:
– Module invoering van de projecten:
– Module beslissing beheersautoriteit:
– Modules registratie van de deelnemers
en van de begeleiders:
– Module financiële voorleggingen:
– Module controle:
december 2007
januari 2008
februari 2008
juni 2008
oktober 2008
6
Plan van de presentatie
•
•
Inleiding
Details van de stappen van de ESF-toepassing:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Login
Invoering van de gegevens van de promotor
Invoering van het projectvoorstel
Voorleggen van het projectvoorstel
Invoering van de beslissing van het Selectiecomité door de
beheersautoriteit
Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers
Start van het project
Invoering van de kosten en van de ontvangsten
De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit
Regularisatieperiode
Verslag
Certificeringstabel
Geschiedenis
Statistieken
7
Login
• Juridische verantwoordelijkheid van de promotoren (meerdere
profielen)
• Veiligheidsaspecten:
– Beveiligd netwerk van het portaal van de sociale zekerheid
– Verplichting om een token of een elektronische identiteitskaart te
hebben
8
Plan van de presentatie
•
•
Inleiding
Details van de stappen van de ESF-toepassing:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Login
Invoering van de gegevens van de promotor
Invoering van het projectvoorstel
Voorleggen van het projectvoorstel
Invoering van de beslissing van het Selectiecomité door de
beheersautoriteit
Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers
Start van het project
Invoering van de kosten en van de ontvangsten
De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit
Regularisatieperiode
Verslag
Certificeringstabel
Geschiedenis
Statistieken
9
Invoering van de gegevens van de promotor
• Doel: identificatie van de promotor en van het soort organisme
10
Plan van de presentatie
•
•
Inleiding
Details van de stappen van de ESF-toepassing:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Login
Invoering van de gegevens van de promotor
Invoering van het projectvoorstel
Voorleggen van het projectvoorstel
Invoering van de beslissing van het comité van toezicht door de
beheersautoriteit
Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers
Start van het project
Invoering van de kosten en van de ontvangsten
De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit
Regularisatieperiode
Verslag
Certificeringstabel
Geschiedenis
Statistieken
11
Invoering van het projectvoorstel
• Aan te vullen elementen opgenomen in de projectoproep en in de
handleiding:
– Schatting van het aantal deelnemers
– Raming van de kosten
– Omschrijving van het project
– …
• Controles/Automatische hulp voor de gebruiker in de toepassing:
– Controle van het minimum aantal deelnemers
– Actieve of inactieve velden in functie van het soort project
– Controle van de spreiding van de kosten van de financiële
tabel
– Controle of het bankrekeningnummer van de promotor een
geldig rekeningnummer is
12
Invoering van het projectvoorstel
13
Invoering van het projectvoorstel
14
Invoering van het projectvoorstel
15
Invoering van het projectvoorstel
16
Invoering van het projectvoorstel
17
Invoering van het projectvoorstel
18
Plan van de presentatie
•
•
Inleiding
Details van de stappen van de ESF-toepassing:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Login
Invoering van de gegevens van de promotor
Invoering van het projectvoorstel
Voorleggen van het projectvoorstel
Invoering van de beslissing van het comité van toezicht door de
beheersautoriteit
Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers
Start van het project
Invoering van de kosten en van de ontvangsten
De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit
Regularisatieperiode
Verslag
Certificeringstabel
Geschiedenis
Statistieken
19
Voorstellen van het projectvoorstel
• De datum van voorlegging van het project bewaren
• Juridische verantwoordelijkheid van de promotor (dankzij
de profielen)
• Voorgelegd project = Meer mogelijkheden tot wijziging door
de promotor
• Voordelen van dit mechanisme:
– De beheersautoriteit ontvangt een projectvoorstel met
betrouwbare gegevens: het onderzoek heeft enkel betrekking
op de inhoud en het gedeelte van het ESF
– Eenvormigheid van de projectvoorstellen die aan het
Selectiecomité zullen worden voorgelegd
– Archivering: centralisering van de gegevens met het oog op
duurzame ontwikkeling
20
Plan van de presentatie
•
•
Inleiding
Details van de stappen in de toepassing ESF :
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Login
Inbrengen van de gegevens van de promotor
Inbrengen van het projectvoorstel
Voorleggen projectvoorstel
Invoering van de beslissingen van het Selectiecomité door de
beheersautoriteit
Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers
Start van het project
Invoering van de kosten en van de ontvangsten
De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit
Regularisatieperiode
Verslag
Certificeringstabel
Geschiedenis
Statistieken
21
Invoering van de beslissingen van het
Selectiecomité
22
Plan van de presentatie
•
•
Inleiding
Details van de stappen van de ESF-toepassing:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Login
Invoering van de gegevens van de promotor
Invoering van het projectvoorstel
Voorleggen van het projectvoorstel
Invoering van de beslissingen van het comité van toezicht door de
beheersautoriteit
Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers
Start van het project
Invoering van de kosten en van de ontvangsten
De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit
Regularisatieperiode
Verslag
Certificeringstabel
Geschiedenis
Statistieken
23
Invoering van de deelnemers, begeleiders en
onderaannemers
• De promotor voert het volgende in:
–
–
–
–
–
De begin- en einddatum van zijn project
De groepen met hun begin- en einddata
De deelnemers
De begeleiders
De onderaannemers
• Controles/hulp in de toepassing:
– Opzoeken van informatie van een persoon op basis van zijn
INSZ-nummer bij de authentieke bron (Rijksregister)
– Controle van het logisch verband van de data
– Controle of de deelnemers voorafgaandelijk geïntegreerd
werden met hoedanigheidscodes 2,3 of 6 (Authentieke bron
ocmw via KSZ)
– Automatische berekening van de leeftijd van de deelnemer
24
Invoering van de deelnemers, begeleiders en
onderaannemers
25
Plan van de presentatie
•
•
Inleiding
Details van de stappen van de ESF-toepassing:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Login
Invoering van de gegevens van de promotor
Invoering van het projectvoorstel
Voorleggen van het projectvoorstel
Invoering van de beslissingen van het Selectiecomité door de
beheersautoriteit
Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers
Start van het project
Invoering van de kosten en van de ontvangsten
De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit
Regularisatieperiode
Verslag
Certificeringstabel
Geschiedenis
Statistieken
26
Start van het project
• Starten = juridische verantwoordelijkheid van de betrokken
promotor
• Veelvuldige controles in de toepassing bij de start:
–
–
–
–
Traject: minimaal 10 deelnemers
Voortraject: minimaal 5 deelnemers
Minimaal 1 begeleider per groep
De 1ste groep start op de begindatum van het project
• Eens het project opgestart is:
– As 1: De promotor kan de deelnemers vervangen (maar mag
geen meer toevoegen) / As 2 zoveel hij wil
– De promotor ontvangt zijn 1ste voorschot van de
beheersautoriteit
• De beheersautoriteit kan in real time de lijst van de
opgestarte projecten raadplegen
27
Start van het project
28
Plan van de presentatie
•
•
Inleiding
Details van de stappen van de ESF-toepassing:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Login
Invoering van de gegevens van de promotor
Invoering van het projectvoorstel
Voorleggen van het projectvoorstel
Invoering van de beslissingen van het comité van toezicht door de
beheersautoriteit
Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers
Opstart van het project
Invoering van de kosten en ontvangsten
De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit
Regularisatieperiode
Verslag
Certificeringstabel
Geschiedenis
Statistieken
29
Invoering van de kosten en ontvangsten
• Trimestriële financiële voorleggingen – Waarom?
– Verbetering van de financiële stromen van de promotor
– Vermindert de debettoestand van de beheersautoriteit
– Vereenvoudiging voor de promotoren: kosten & prestaties
rechtstreeks berekend door de toepassing door te vertrekken
van de authentieke bron
• Onmogelijk om een kwartaal voor te leggen zonder dat het
vorige werd voorgelegd
• 5 periodes van voorlegging voor een project van een jaar:
01/01
Start
van het
project
01/04
01/07
01/10
01/01
30
Einde
van het
project
01/04
Invoering van de kosten en ontvangsten
• De gegevens die voorgelegd worden per kwartaal zijn:
–
–
–
–
De prestaties van de begeleiders & van de deelnemers
De facturen van de onderaannemers
De kwartaalontvangsten
De forfaitaire kosten
• Toegang tot de authentieke bron – Voordelen
–
–
–
–
Geen berekening meer
Geen bewijsstukken meer
Gewaarborgde controle van de RSZ
Eenvormigheid van de gegevens (geen interpretatie meer)
31
Invoering van de kosten en ontvangsten
• Talrijke kwartaal- en financiële controles:
Kwartaalcontroles
Eindcontroles
• Uren aangegeven door de promotor < Uren in de
DMFA
• Facturen ingevoerd in het systeem worden
uitbetaald (betalingsdatum moet ingegeven
worden)
• Gebruik van een verplichte verdeelsleutel
• Controle op de coherente verdeling van de
trimestriële financiële tabel
•…
• Toelaagbaarheidsdrempel van het project
• Relevantiedrempel van de deelnemers
• Controle of de maximale vervangingsdrempel niet
werd bereikt
• Controle of het ESF-gedeelte hoger is dan of
gelijk aan 25 % en lager is dan of gelijk is aan 50
% van de totale kosten
•…
32
Invoering van de kosten en ontvangsten
1) Het systeem
berekent automatisch
deze velden bij het
laden van de pagina op
basis van de
prestaties, van het
loon, van de dmfa, van
de facturen en
ingegeven ontvangsten
33
Invoering van de kosten en ontvangen
2) De gebruiker
verdeelt de publieke
velden
34
Invoering van de kosten en ontvangsten
3) Het systeem
berekent automatisch
de waarde van deze
velden in functie van
de verdeling die de
gebruiker heeft gedaan
35
Plan van de presentatie
•
•
Inleiding
Details van de stappen van de ESF-toepassing:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Login
Invoering van de gegevens van de promotor
Invoering van het projectvoorstel
Voorleggen van het projectvoorstel
Invoering van de beslissingen van het comité van toezicht door de
beheersautoriteit
Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers
Opstart van het project
Invoering van de kosten en ontvangsten
De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit
Regularisatieperiode
Verslag
Certificeringstabel
Geschiedenis
Statistieken
36
De financiële gegevens per kwartaal
voorleggen aan de BA
• Automatische controles zorgen er bij de voorlegging voor
dat:
– De effectieve DMFA-loonkosten in de toepassing staan
– Het totale aantal aangegeven uren door de promotor wel
degelijk lager zijn dan of gelijk aan het totaal opgenomen in de
DMFA
• Voordeel van het systeem:
– Snelheid van uitvoering in de uitwisseling van informatie tussen
de beheersautoriteit en de promotoren
• Wanneer een kwartaal wordt voorgelegd:
– Meer mogelijkheden tot
(raadpleging blijft mogelijk)
wijziging
voor
de
promotor
37
Plan van de presentatie
•
•
Inleiding
Details van de stappen van de ESF-toepassing:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Login
Invoering van de gegevens van de promotor
Invoering van het projectvoorstel
Voorleggen van het projectvoorstel
Invoering van de beslissingen van het comité van toezicht door de
beheersautoriteit
Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers
Opstart van het project
Invoering van de kosten en ontvangsten
De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit
Regularisatieperiode
Verslag
Certificeringstabel
Geschiedenis
Statistieken
38
Regularisatieperiode
• Maakt het de promotor mogelijk om:
– Een fout gegeven dat aan de beheersautoriteit werd
voorgelegd te verbeteren
– De laattijdige facturen in te voeren zonder de trimestriële
voorlegging te blokkeren
• Bij de voorlegging van de regularisatieperiode worden alle
eindcontroles nagekeken
• De promotor mag de regularisatieperiode niet voorleggen
als niet alle eindcontroles correct zijn
39
Plan van de presentatie
•
•
Inleiding
Details van de stappen van de ESF-toepassing:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Login
Invoering van de gegevens van de promotor
Invoering van het projectvoorstel
Voorleggen van het projectvoorstel
Invoering van de beslissingen van het comité van toezicht door de
beheersautoriteit
Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers
Opstart van het project
Invoering van de kosten en ontvangsten
De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit
Regularisatieperiode
Verslag
Certificeringstabel
Geschiedenis
Statistieken
40
Invoering van de verslagen
• Alle controleautoriteiten zullen de gegevens van de
toepassing kunnen raadplegen: BA, CA, cel audit inspectie
van Financiën,…
• Enkel de BA kan wijzigingen inbrengen in de gegevens van
het project
• Twee soorten verslagen:
– Preventieve bezoeken
– Administratieve controles ter plaatse (financiële audit)
41
Plan van de presentatie
•
•
Inleiding
Details van de stappen van de ESF-toepassing:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Login
Invoering van de gegevens van de promotor
Invoering van het projectvoorstel
Voorleggen van het projectvoorstel
Invoering van de beslissingen van het comité van toezicht door de
beheersautoriteit
Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers
Opstart van het project
Invoering van de kosten en ontvangsten
De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit
Regularisatieperiode
Verslag
Certificeringstabel
Geschiedenis
Statistieken
42
Certificeringstabel
• Omschrijving:
– De tabel zal op gelijk welk moment kunnen worden opgesteld
in Excel-formaat door de certificeringsautoriteit
– Geeft de vooruitgang weer die de promotoren moeten maken
per kwartaal
Projectnr
Promotor
Bankrekeningnr.
Titel
As
Projecttype
Toegek
end
bedrag
Kwartaal N
Regularisatie
Gede
elte
ESF
Overheid
sgedeelte
Ontvange
sten
Totaal
Ged.
FSE
Overheid
sgedeelte
Ontvangs
ten
Resterend
saldo
Totaal
1234567
CPAS de
Wavre
001-1546125-58
XYZ
1
Voortraject
2005 €
101 €
100 €
0€
201 €
1804 €
1458756
CPAS
d'Ottignies
001-1546125-58
AB
1
Voortraject
3005 €
200 €
100 €
0€
300 €
2700 €
43
Plan van de presentatie
•
•
Inleiding
Details van de stappen van de ESF-toepassing:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Login
Invoering van de gegevens van de promotor
Invoering van het projectvoorstel
Voorleggen van het projectvoorstel
Invoering van de beslissingen van het comité van toezicht door de
beheersautoriteit
Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers
Opstart van het project
Invoering van de kosten en ontvangsten
De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit
Regularisatieperiode
Verslag
Certificeringstabel
Overzicht
Statistieken
44
Overzicht
• Verschillende functionaliteiten:
– Het opnieuw samenstellen van een project op een bepaalde datum
en een bepaald uur
– Alle uitgevoerde acties raadplegen (opzoeking per referentie)
• Door wie?
• Welke actie?
• Wanneer?
– Erkenning van de partij die de wijziging heeft doorgevoerd: promotor
of beheersautoriteit
• Voordeel:
– Een breuk in de auditpiste wordt aanzienlijk beperkt
45
Plan van de presentatie
•
•
Inleiding
Details van de stappen van de ESF-toepassing:
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Login
Invoering van de gegevens van de promotor
Invoering van het projectvoorstel
Voorleggen van het projectvoorstel
Invoering van de beslissingen van het comité van toezicht door de
beheersautoriteit
Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers
Opstart van het project
Invoering van de kosten en ontvangsten
De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit
Regularisatieperiode
Verslag
Certificeringstabel
Geschiedenis
Statistieken
46
Statistieken
Op gelijk welk tijdstip in het jaar waarin het project loopt, in staat zijn om de
volgende gegevens te afleveren:
-
Het aantal OCMW’s of groeperingen van OCMW’s die een tegemoetkoming van het ESF genieten per
gewest.
Het aantal OCMW’s of groeperingen van OCMW’s die voor de eerste maal een tegemoetkoming van het
ESF genieten per gewest.
Voor elk soort tegemoetkoming (traject of voortraject) het aantal deelnemers en het doelpubliek.
Voor elk soort tegemoetkoming, het aantal deelnemers per gewest, leeftijd, geslacht, nationaliteit.
Voor elk soort tegemoetkoming, het aantal deelnemers per categorie (18-25 jaar, ouder dan 45 jaar, aan
het hoofd staand van een eenoudergezin, personen die oorspronkelijk niet uit de EU komen).
Voor elk soort tegemoetkoming, de gegevens betreffende de omkadering.
Op gelijk welk tijdstip in het jaar wanneer een project afgelopen is, in staat zijn om
de volgende gegevens af te leveren:
-
Het aantal afgewerkte trajecten en voortrajecten ten aanzien van deze die werden opgestart.
Voor elk soort tegemoetkoming (project of voortraject), het aantal deelnemers en het doelpubliek.
Voor elk soort tegemoetkoming, het aantal deelnemers per gewest, leeftijd, geslacht, nationaliteit.
Voor elk soort tegemoetkoming, het aantal deelnemers per categorie (18-25 jaar, ouder dan 45 jaar, aan
het hoofd staand van een eenoudergezin, personen die oorspronkelijk niet uit de EU komen).
47