sjabloon functiebeschrijvingen

DEPARTEMENT BESTUURSZAKEN
AFDELING BELEID - DIENST CORPORATE HR
https://bz.vonet.be/corporateHR
Identificatiecode:
Functiefamilie: organisatieondersteunend
Functiebeschrijving:
Stafmedewerker Financiën en Begroting
Voor akkoord
Naam leidinggevende(n):
Datum + Handtekening(en)
Beleidsdomein: Werk en Sociale Economie
Entiteit: Departement Werk en Sociale
Economie
Naam functiehouders/-woordvoerders
-
Handtekening(en)
DEPARTEMENT BESTUURSZAKEN
AFDELING BELEID – DIENST CORPORATE HR
[email protected]
https://bz.vonet.be/corporateHR
DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE
0. Identificatiecode
1. Functietitel (M/V)
Stafmedewerker Financiën en Begroting
2. Organisatie
Het Departement Werk en Sociale Economie (WSE) staat in voor de beleidsontwikkeling, de handhaving en de evaluatie van de beleidsuitvoering van
het Vlaams beleid voor Werk en Sociale Economie.
Daarnaast is haar opdracht het duurzaam ondersteunen, versterken en stimuleren van de werkgelegenheid in de reguliere sector, de non-profitsector
en in de sociale economie in Vlaanderen.
Zij voert, door middel van labeling, erkenningen, vergunningen, subsidie- en andere maatregelen, de programma’s betreffende de bevordering van de
werkgelegenheid uit die de Vlaamse overheid beslist.
Het departement bestaat uit 6 afdelingen, nl. Algemene Diensten, Werkgelegenheidsbeleid, Sociale Economie en Duurzaam Ondernemen, Juridische
Diensten en Erkenningen, ESF en Toezicht en Handhaving.
2
DEPARTEMENT BESTUURSZAKEN
AFDELING BELEID – DIENST CORPORATE HR
[email protected]
https://bz.vonet.be/corporateHR
3. Context
3.1. Hoofdactiviteit van de afdeling / dienst / het team
De functie situeert zich binnen de afdeling Algemene Diensten, Dienst Financieel Management en Beheerscoördinatie. Naast deze dienst bestaat de
afdeling verder nog uit de Strategische Managementscel en de Dienst Studie en Beleidscoördinatie.
De Dienst Financieel Management en Beheerscoördinatie zorgt voor de Begeleiding van de begrotingscyclus binnen het domein WSE en bewaakt de
voortgang van de begrotingsuitvoering. Zij zorgt ook voor het administratief beheer van de werkingsmiddelen van het Departement.
Samen met andere financiële medewerkers vormt deze functie een draaischijf tussen de verschillende WSE-entiteiten in functie van een
gecoördineerde aanpak t.a.v. het beleidsniveau.
3.2. Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden
Noodzakelijke afstemming met het beleidsniveau (kabinetten) en nauwe samenwerking met andere WSE-entiteiten en met de Managementondersteunende dienst
(boekhouding). Netwerking t.a.v. en wisselwerking met: domein Financiën en Begroting, kabinet Begroting en met de controle instanties (Audit Vlaanderen,
Rekenhof, Inspectie van Financiën, controleur van de vastleggingen).
3.3. Interne organisatie
3.3.1. Rapporteringslijnen
Aan welke functie rapporteert de functiehouder?
Aan het Diensthoofd Financieel Management en Beheerscoördinatie
Welke andere functies rapporteren aan diezelfde functie?
De andere functies van deze Dienst.
Welke functies rapporteren aan de functiehouder?
Geen
3
DEPARTEMENT BESTUURSZAKEN
AFDELING BELEID – DIENST CORPORATE HR
[email protected]
https://bz.vonet.be/corporateHR
3.3.2. Organogrammen
4
DEPARTEMENT BESTUURSZAKEN
AFDELING BELEID – DIENST CORPORATE HR
[email protected]
https://bz.vonet.be/corporateHR
4. Kwantitatieve gegevens
Aantal personeelsleden waaraan wordt leiding gegeven:
Geen
Budgetten (met vermelding van het type impact dat de
functiehouder heeft):
O.l.v. het Diensthoofd en samen met andere financiële medewerkers:
- opstellen en opvolgen van besluiten
- beheer van provisionele kredieten.
- monitoring/advisering in tweede lijn van departementale apparaatkredieten
- advisering van collega’s-materiedeskundigen bij omgang met de beleidskredieten
Totaal budget Departement in rechtstreeks of onrechtstreeks beheer: ongeveer 1,5 miljard euro. Dit
budget zal stijgen i.f.v. de 6de Staatshervorming.
Bijkomende kwantitatieve gegevens:
5
DEPARTEMENT BESTUURSZAKEN
AFDELING BELEID – DIENST CORPORATE HR
[email protected]
https://bz.vonet.be/corporateHR
DEEL 2: DOEL EN RESULTAATSGEBIEDEN
5. Doel
Interne klanten bijstaan via ontwikkelen en uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt met het functionele domein financiën en
begroting teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de
organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden
Context : rekening houdend met het beleid, geformuleerd door de Vlaamse overheid en de entiteit, van het functioneel domein financiën en begroting en
in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement.
6. Resultaatgebieden
6.1. Behoefteanalyse
(Meehelpen) Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de
noden.
Voorbeelden van activiteiten:
- Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen op vlak van overheidsbegroting en comptabiliteit inzonderheid het nieuwe instrumentarium
- Analyseren van ad hoc vragen en problemen rond financiële thema’s
- Analyseren van behoeften en problemen rond de werkprocessen met financiële draagwijdte
- Opvolgen van tendensen en instrumenten op vlak van veilige bedrijfsvoering en organisatiebeheersing
- Voorbereiding van budgetimplicaties bevoegdheidsoverdrachten i.k.v. de staatshervorming
-
6.2. Financiële dienstverlening uitbouwen
Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein financiën
en begroting (in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement) teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te
ondersteunen. Dit gebeurt in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement.
6
DEPARTEMENT BESTUURSZAKEN
AFDELING BELEID – DIENST CORPORATE HR
[email protected]
https://bz.vonet.be/corporateHR
Voorbeelden van activiteiten:
- Begrotingscyclus binnen het beleidsdomein begeleiden / faciliteren door vertaling van generieke instructies, duiding van aandachtspunten,
aanreiken van cijferinfo….
- Operationele ondersteuning bij coördinatie en eindredactie van de begrotingsvoorstellen
- Medewerking aan de opstelling van besluiten
- Mee instaan voor instructie aan de MOD inzake betalingsopdrachten van de werkingsmiddelen
- Ondersteuning bij globale follow – up van apparaatkredieten en monitoring van apparaatkredieten
- Periodieke rapportering uit Orafin mbt aanwending van beleidskredieten,
- Tweedelijn opvolging van dossiers met financiële impact die aan de SG worden voorgelegd
6.3. Werkinstrumenten
Helpen ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen
toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren.
Voorbeelden van activiteiten:
- Meehelpen aan de uitwerking van procedures en richtlijnen bijvoorbeeld handleidingen voor, subsidiebesluiten en correcte gunning van
overheidsopdrachten, deontologisch correct omgaan met overheidsmiddelen dit in eerste instantie t.b.v. de departementale afdelingen en teams.
- Opstellen en ter beschikking stellen van financiële overzichten bv. n.a.v. begrotingswijzigingen.
- I.s.m. het VSA: periodiek opstellen van BG – overzichten per BA van het beleidsdomein.
- Operationele ondersteuning bij de uitwerking (van instrumenten voor) omgang met het Rekendrecreet
6.4. Adviesverlening
Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor
vraagstukken of problemen inzake procedures en financieel beheer.
7
DEPARTEMENT BESTUURSZAKEN
AFDELING BELEID – DIENST CORPORATE HR
[email protected]
https://bz.vonet.be/corporateHR
Voorbeelden van activiteiten:
- Antwoorden op vragen van klanten. Deze klanten zijn naast personeelsleden van het departement ook de kabinetten en personeelsleden van
sommige WSE-agentschappen en andere entiteiten.
- Gebruikers adviseren over interpretatie regelgeving bvb. in verband met begrotingsopmaak en – aanpassing, i.v.m. Rekendecreet
- Gebruikers adviseren rond interne controle en organisatiebeheersing
- Inspelen op specifieke vragen van management.
- Meehelpen aan het analyseren van complexe financieringsdossiers met het oog op gepaste regelingen (bijv voor aanwending van provisies)
6.5. Kwaliteitsborging
Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en
efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving.
Voorbeelden van activiteiten:
- Meehelpen bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen bijvoorbeeld bij het toekennen van subsidies
- Meehelpen bewaken van de maatregelen in het kader van organisatiebeheersing en van veilige bedrijsfvoering (risicobeperking)
- Toezien op naleving van kwaliteitsnormen bijvoorbeeld bij het opstellen van begrotingsfiches
- Er (mee) op toezien dat wet – en regelgeving zoals Rekendecreet en aanverwante regelgeving worden gerespecteerd en ook bij gunning van
overheidsopdrachten/aangaan van verbintenissen.
6.6. Communicatie en contacten
Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken.
Voorbeelden van activiteiten:
- Vertegenwoordiging van departement of beleidsdomein op overlegfora en werkgroepen (back up voor de teamcoördinator)
- Deelnemen aan (en organiseren van) werkgroepen, vergaderingen, infosessies
- Fungeren als aanspreekpunt op vlak van financiële verrichtingen/procedures
- Feedback vragen aan klanten
8
DEPARTEMENT BESTUURSZAKEN
AFDELING BELEID – DIENST CORPORATE HR
[email protected]
https://bz.vonet.be/corporateHR
6.8. Kennis m.b.t. het vakgebied
Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren.
-
Onderhouden van netwerken (bijv. ikv ontwikkeling rapportage-omgeving Orafin)
Bijhouden van vakliteratuur
Volgen van nieuwe ontwikkeling op het vlak van financieel management
Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied
6.9. Projectdeelname
Deelnemen aan projecten m.b.t. het eigen functionele domein evenals projecten buiten het eigen vakgebied waar financiële expertise dient ingebracht
teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen.
Voorbeelden van activiteiten:
- Meewerken aan ‘projectmatige’ opdrachten zoals begrotingsopstelling en – wijzigingen en aan projecten zoals ‘invoering analytische boekhouding’
- Adviseren en bijsturen van projecten waarbij financiële expertise vereist is
- Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor die projecten.
- Administratieve ondersteuning en voortgangsbewaking bij financieel gerichte projecten
9
DEPARTEMENT BESTUURSZAKEN
AFDELING BELEID – DIENST CORPORATE HR
[email protected]
https://bz.vonet.be/corporateHR
6.10. Beschikbare middelen
Staat mee in voor de raming, het beheer en de opvolging van het budget teneinde dit optimaal aan te wenden voor een kwaliteitsvolle dienstverlening.
Voorbeelden van activiteiten:
- Monitoring van kredieten (en kredietbestedingen):
 monitoren van de maatregelbudgetten
 follow-up van apparaatkredieten
 de nodige herschikkingen tussen budgetposten of overdrachten regelen via herverdelingsbesluiten
 opstellen en opvolging van de besluiten
- Coördinatie en eindredactie van de begrotingsvoorstellen
 regelmatig overleg met de kabinetten
 dispatching mét eigen duiding van begrotingsinstructies en andere financiële richtlijnen die van tel zijn bij de BG opstelling & wijziging;
 de adviesverlening en begeleiding van de collega’s maatregelverantwoordelijken bij het maken van budgetramingen;
 in overleg en nauwe samenwerking met de financiële verantwoordelijken van de agentschappen zorgen voor tijdige en kwalitatieve BG fiches
voor de agentschap- budgetten;
 verwerking in SharePoint en indien nodig zorgen voor bundeling en eenduidige presentatie van de diverse BG voorstellen;.
10
DEPARTEMENT BESTUURSZAKEN
AFDELING BELEID – DIENST CORPORATE HR
[email protected]
https://bz.vonet.be/corporateHR
DEEL 3: COMPETENTIEPROFIEL
7. Waardegebonden en gedragscompetenties
7.1. Voortdurend verbeteren
Voortdurend het eigen functioneren en de werking van de entiteit verbeteren, door bereid te zijn om te leren en mee te groeien met veranderingen.
Niveau II.
-
Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. Nieuwe regelgeving, werkmethoden…)
Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot een eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen…)
Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk
Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden
Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete
voorstellen
-
7.2. Samenwerken
Met het oog op het algemeen belang, een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, een entiteit of de organisatie, ook wanneer dat
niet onmiddellijk van persoonlijk belang is.
Niveau II. Helpt anderen en pleegt overleg
-
Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen
Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep
Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen
Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht
Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen
11
DEPARTEMENT BESTUURSZAKEN
AFDELING BELEID – DIENST CORPORATE HR
[email protected]
https://bz.vonet.be/corporateHR
7.3. Klantgerichtheid
Met het oog op het dienen van het algemeen belang de legitieme behoeften onderkennen van verschillende soorten (interne en externe) klanten en er adequaat op
reageren.
Niveau II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen
-
Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen
Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze
Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant
Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening
Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp
Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant. Bij het ontbreken van bewijzen, opvragen van bewijzen i.p.v. subsidiebedrag te
verminderen
7.4. Betrouwbaarheid
Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en
ethische normen (diversiteit, milieuzorg, …). Afspraken nakomen en verantwoordelijkheid opnemen.
Niveau II Brengt sociale en ethische normen in de praktijk
-
Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe)
Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau
Leeft de integriteitscode na van het departement evenals de generieke regels ter zake
Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen
Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan
Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag verspreid worden, bijvoorbeeld in welke mate wanneer en naar wie kunnen
begrotingsvoorstellen meegedeel worden
Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, bvb inzake aangaan van verbintenissen via vastlegging en ordonnancering
12
DEPARTEMENT BESTUURSZAKEN
AFDELING BELEID – DIENST CORPORATE HR
[email protected]
https://bz.vonet.be/corporateHR
7.5. Probleemanalyse (analytisch denken)
Een probleem in zijn verbanden duiden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar bijkomende, relevante informatie.
Niveau II Legt verbanden en ziet oorzaken
-
Verzamelt en ontleedt gegevens bvb. bij gunning van overheidsopdrachten of inschatting budgetbehoefte
Begrijpt de opdracht, ontleedt de opdracht, deelt deze op in deelaspecten
Onderscheidt de hoofd – van de bijzaken
Kan essentiële dingen onderscheiden en kaderen
Legt verbanden tussen verschillende gegevens bvb linken van inhoud aan budget
Trekt conclusies
7.6. Oordeelsvorming (synthetisch denken)
Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria
Niveau I. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens
-
Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is
Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese, zoals gebeurt bij de beoordeling van een inhoudelijk
eindrapport met het oog op de uitbetaling van een saldo in het kader van een subsidiebesluit
Betoont een gezonde kritische ingesteldheid
Weegt alternatieven tegen elkaar af
Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties
7.7. Initiatief
Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen
Niveau II. Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel)
- Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar of brengt ze onder de aandacht
- Formuleert voorstellen om bestaande situaties te verbeteren
- Stelt zelf documentatie samen om efficiënt te kunnen werken
- Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd
- Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk verbeterd kan worden
13
DEPARTEMENT BESTUURSZAKEN
AFDELING BELEID – DIENST CORPORATE HR
[email protected]
https://bz.vonet.be/corporateHR
7.8. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep
Niveau II. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek
-
Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn
Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd)
Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief …)
Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft leesbare teksten …)
Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen
7.9. Organisatiesensitiviteit
Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie
Niveau I. Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan de (verschillende) belangen van de eigen entiteit
-
Maakt gebruik van expertise binnen de eigen entiteit
Neemt geen beslissing zonder het effect op andere delen van de eigen entiteit te hebben ingeschat
Is op de hoogte van gebeurtenissen in de verschillende delen van de eigen entiteit en houdt daar op voorhand rekening mee
Betrekt andere diensten binnen de eigen entiteit bij overleg en besluitvorming
Onderkent de invloed en gevolgen van eigen beslissingen op andere entiteiten binnen de eigen entiteit
7.10. Visie (conceptueel denken)
De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief
plaatsen
Niveau I. Plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context
- Schat de ruimere consequenties van de eigen acties, voorstellen en beslissingen correct in
- Kan disciplineoverschrijdend denken (bv. bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten, gebruikt informatie uit andere domeinen)
- Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden (anticiperen op gevoeligheden/aandachtspunten van controle instanties)
- Maakt zich los van de dagelijkse problematiek, neemt de tijd om vooruit te denken en geeft de grote lijnen aan
14
DEPARTEMENT BESTUURSZAKEN
AFDELING BELEID – DIENST CORPORATE HR
[email protected]
https://bz.vonet.be/corporateHR
8. Vaktechnische competenties
8.1. Diploma:
- universitair (Master), bij voorkeur in een financieel-economische richting
8.2. Ervaring:
-
ervaring met de materie en/ of in een soortgelijke functie is niet vereist maar strekt tot aanbeveling
8.3. Functiespecifieke kennis:
-
goede kennis van de regelgeving inzake overheidsfinanciering, Rekendecreet en overheidsopdrachten of bereid zijn deze kennis op te bouwen /
indien aanwezig te verdiepen
8.4. Strekt tot aanbeveling:
- voeling hebben met cijfers
- goed overweg kunnen met office toepassingen (met nadruk op Excel en powerpoint) en elektronisch
-
kennis van het financiële instrument Orafin dat binnen de Vlaamse overheid wordt gebruikt
9. Functiefamilie
9.1. Functiefamilie
Organisatieondersteunend
10. Opmerking
Enerzijds noopt de aard van de kerntaken (vooral dualiteit tussen dagelijks financieel beheer en opvolging enerzijds en coördinatie van de
Begrotingscyclus anderzijds) enige mate van functiescheiding, anderzijds is het de bedoeling dat in een klein team van mensen met een financiële
achtergrond men toch ook elkaars back up is . De specifieke taakverdeling wordt continu verfijnd in functie van de gestelde organisatiebehoeften en
prioriteiten met weerslag op de (verdere) expertise ontwikkeling.
15