4C Uitleenadministratie met rapport

Vakopdracht ICT-trainer
Reeks 4
Databases
4C Uitleenadministratie met rapport
Opdracht:
Iedereen kent de moeilijkheid: Waar is mijn cd? Uitgeleend, geloof ik, maar aan wie en wanneer? Deze
uitleenadministratie in een Access-database maakt een eind aan dat probleem.
Nodig:
Een database met adressen, zoals die gemaakt kan worden met vakopdracht 4A Adressenbestand.
Toelichting:
De uitleenadministratie kan worden toegevoegd aan elk adressenbestand. Het is niet zinvol om daarvoor
een kopie van dat adressenbestand te maken, want dan moeten bij het onderhoud van de adressen steeds
alle correcties en aanvullingen twee keer gebeuren. Uiteraard is het wel veilig om een kopie van de
oorspronkelijke database als backup te bewaren voor je aan de toevoeging van de nieuwe tabellen begint.
Stappenplan en tips:
Leerobject:
Start Access en open de database met adresgegevens.
5.1
Start databaseprogramma
5.2
Database openen en aanpassen 993
1021
Ondersteunende tabel maken
Kies eerst voor Tabel maken door gegevens in te voeren.
Geef de kolom Veld1 de naam Medium. en vul in de kolom de
volgende gegevens in: boek, cd, cd-rom, dvd enz.
Sluit deze tabel en geef hem de naam Medium.
Sluit de tabel en definieer daarbij een primaire sleutel.
998
Nieuwe tabellen
1024
Maak nu een nieuwe tabel in ontwerpweergave.
De velden zijn:
Veldnaam:
Gegevenstype: Lengte:
Titel
Tekst
50
Artiest/auteur
Tekst
50
Opbergplaats
Tekst
50
Aangekocht
Datum/tijd
Voeg ook het veld Medium toe.
Kies bij het gegevenstype Wizard Opzoeken.
Laat de in te voeren waarden opzoeken in de tabel Medium, uit
het veld Medium.
5.4
Relaties en regels
1075
Sla de nieuwe tabel op onder de naam Items. Je definieert een
primaire sleutel.
998
Vul nu de gegevens van enkele cd's in.
1024
Maak ten slotte nog een tabel in ontwerpweergave.
De velden zijn:
Veldnaam:
Gegevenstype:
Standaardwaarde:
Datum
Datum/tijd
Date()
Terug_voor
Datum/tijd
Date()+30
Teruggebracht
Ja/Nee
Door de gekozen Standaardwaarde verschijnen automatisch de
datum van vandaag en de datum over 30 dagen in de velden.
Deze gegevens kunnen nog wel worden aangepast.
5.3
Help gebruiken
Het invoegen van formules voor de Standaardwaarde is ook
mogelijk met een Wizard [...]. Zie hiervoor eventueel de Help.
© NijghVersluys - IntraQuest
43/47
Voeg ook het veld Lener toe.
Kies bij het gegevenstype Wizard Opzoeken.
Laat de in te voeren waarden opzoeken in de tabel
Contactpersonen, uit de velden Voornaam, Tussenvoegsel,
Naam.
5.4
Relaties en regels
1075
998
Sla de nieuwe tabel op onder de naam Uitleningen. Je definieert
een primaire sleutel.
Voeg nu het veld Item toe.
Kies bij het gegevenstype Wizard Opzoeken.
Laat de in te voeren waarden telkens opzoeken in de tabel Items
uit de velden Titel, Artiest/auteur.
1075
Open via de menubalk de Relaties.
Dubbelklik achtereenvolgens op de relaties tussen Uitleningen en
Items en Uitleningen en Contactpersonen.
Kies in beide gevallen voor Referentiële integriteit afdwingen,
Gerelateerde velden trapsgewijs bijwerken en Gerelateerde
velden trapsgewijs verwijderen.
1077
Vul nu enkele uitleningen in.
Een query maken
Sluit de tabellen, maar niet de database en kies Query's en
vervolgens Query maken in ontwerpweergave.
5.7
Filters en query's
1034
Kies uit de tabel Uitleningen de velden Datum, Terug_voor en
Teruggebracht.
Kies uit de tabel Contactpersonen de velden Voornaam,
Tussenvoegsel en Naam.
Kies uit de tabel Items het veld Titel
Kies uit de tabel Medium het veld Medium.
Sla de query op onder de naam Uitlening.
1137
Open de query in ontwerpweergave en voeg onder
Teruggebracht het criterium Nee in.
Een rapport maken
Sluit de tabellen, maar niet de database en kies Rapporten en
vervolgens Rapport maken met wizard.
Kies de query Uitlening en selecteer alle velden.
Breng geen groepering aan.
Sorteer Oplopend op het veld Terug_voor.
Kies een liggend papierformaat en de stijl die je het meest
geschikt lijkt.
5.8
Rapporten
1147
1148
Sla het rapport op onder de naam Uitleningen.
1148
Open het rapport in ontwerpweergave en wijzig de titel van
Uitlening naar Uitgeleend. De query bevat immers alleen items
die nog niet zijn teruggebracht.
Pas eventueel ook de breedte van de kolommen aan.
1154
Toelichting:
Door de query te maken kun je gemakkelijk velden uit verschillende tabellen tegelijk in beeld brengen. Deze
(niet noodzakelijke) tussenstap is ook erg handig bij het maken van rapporten.
Tips:
Bij het maken van query's is het soms handig als in de namen van velden geen spaties voorkomen. Gebruik
in plaats van de spatie daarom het teken _ in namen van velden.
© NijghVersluys - IntraQuest
44/47