Your Country/Territory Here

Tips om uw papieren
archief in te krimpen
Anton Hijlkema, Iron Mountain
Peter van den Hout, Weka Business Media
Hoeveel meldingen van datalekken noteerde
de Autoriteit Persoonsgegevens in 2016?
1. 3.300
2. 4.700
3. 5.500
2
3
Antwoord 3: 5.500 meldingen
Een AP persbericht van 10 mei:
“Van januari tot en met maart 2017 zijn er ruim 2300 datalekken gemeld
aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De meeste datalekken werden
gemeld vanuit de sectoren gezondheid en welzijn (27%), financiële
dienstverlening (21%) en openbaar bestuur (20%).”
Privacy
In Nederland is het recht op privacy vastgelegd in de artikelen 10 tot en
met 13 van de Nederlandse Grondwet. Een onderdeel van privacy, de
verwerking van persoonsgegevens, wordt sinds 1 september 2001 nader
geregeld in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).
CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY
En toen was er de AVG
25-5-2018
CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY
Tien belangrijkste wijzigingen
1.
Verplichte databeveiliging en datalekken meldplicht (nieuw)
2.
Een verplichte Data Protection Officer (functionaris gegevensbescherming) (nieuw)
3.
Toestemming van personen (data subject, klare taal) (veel strenger)
4.
Datavervoer over de grens, beperkingen (strenger)
5.
Profiling & monitoring (waarom en wat?) en het recht van weigering
6.
Het recht om vergeten te worden, inzage en op data-portabiliteit (nieuw)
7.
Onderscheid tussen eigenaren & verwerkers (controllers & processors)
8.
Doel en grondslag (strenger)
9.
Gedragscodes en certificering (nieuw)
10. Boetes. Gigantische boetes. 20 miljoen of 4% globale omzet (strenger)
CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY
(Her)gebruik
van uw
kantoorruimte
Uitdagingen
Oudere, Inactieve
Onsite Records
Moeilijk in staat om
gearchiveerde stukken
te vinden
Gelimiteerd budget en /
of resources
Risico van schade of
datalek
€
Iron Mountain RIM360 model
Digitaal werken,
Activtiy based
Verbinden van
informatie
Digitiser
Terugbrengen van
historische opslag
Unifier
Records Reducer
Managen van
leveranciers
Vendor Consolidator
Consistentie door het
gehele bedrijf
Information Promoter
Ruimte
creëeren
Space Saver
Wat kan ‘space saver’ organsaties brengen.
 Hergebruik van de ruimte die nu
gebruikt wordt voor de opslag van
archieven voor activiteiten die meer
waarde toevoegen.
 Makkelijk terugvinden van alle recrods
 Resources effectiever inzetten
 Terugbrengen van het risico van
schade aan of verlies van archieven.
 Managen van alle records via één
specifieke webased applicatie.
Tools voor de uitvoering
Analyse
Identificeren
Managen
Analyseren
•
•
Draag zorg voor buy in
Senior Management
Aankondigen en
communiceren naar de
organisatie
Brainstorm over de
informatie
•
•
•
•
Fysiek versus elektronisch
Locaties
Staat van de informatie
Beveiliging
Identificeren
• Betrek collega’s
– Participatie is essentieel
• Breed communiceren
– Gebaseerd op initiële input
Enquete:
•
Verzamelen van informatie om
tot een plan te komen
•
Selecteren van services
gebaseerd op data.
Managen
Betrek collega’s
Participatie is essentieel
Project Plan
details van de verhuizing
Finaal Plan
(Roadmap)
Samenvattend: 5 essentiële stappen
• Draag zorg voor buy in Senior Management:
Met name voor advies en overzicht
• Eén programma eigenaar:
Om transitie naar de nieuwe situatie te managen
• Creëer een communicatie plan met een enquete
mogelijkheid:
Communicatieplan om de organisatie te informeren over
de tranisatie. Enquete om de gewenste services te
bepalen.
• Bepaal doelstellingen en milestones:
Specifieke data zijn kritisch om de doelstellingen te halen.
• Status Reporting: Periode overleg en rapportering met
de gekozen provider om voortgang te bewaken.